Uanmeldt tilsynsrapport 2013 Botilbuddet Stokrosevej 2 Stokrosevej Viborg

Transkript

1 Botilbuddet Disposition Konklusion, anbefalinger og påbud, side 1 Formalia, side 2 Indledning, side 2 Den generelle faglige indsats, side 3 o Kerneydelse, Skriftlig dokumentation, Magtanvendelse og håndtering af klager, Beboeren, Beboerøkonomi, Beboerinterview og Samarbejde eksternt. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 5 o Hygiejne og sikkerhed, Medicinadministration, Kost/motion og Rygning, alkohol og stofmisbrug. Organisation og medarbejderforhold, side 6 o Organisation, Ledelsesstruktur, Medarbejdersammensætning, Faglig udvikling, Arbejdsmiljø og samarbejde internt. Tilbudsportalen, side 9 Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn, side 9 Konklusion, anbefalinger og påbud Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutralt, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af det uanmeldte tilsyn på var tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at er et velfungerende botilbud. Det var tilsynets indtryk, at botilbuddet efterlever de oplysninger der står om på Tilbudsportalen, på Viborg Kommunes hjemmeside samt i tilbuddets servicedeklaration. Dog stemmer enkelte oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen, og oplysning på kommunens hjemmeside om at tilbuddet tilbyder ferieture, ikke overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Der var klarhed over målet med beboernes modtagelse af ydelsen og værdier i indsatsen over for målgruppen. Medarbejderen var etisk og fagligt velfunderet og havde indsigt i målgruppen, dennes behov samt faglige tilgange i arbejdet med målgruppen. Beboernes modtagelse af ydelser tilrettelægges individuelt for den enkelte beboer med udgangspunkt i beboernes 141 handleplaner og delhandleplaner. Den skriftlige dokumentation af det pædagogiske arbejde var i orden. Det var tilsynets indtryk, at der var en høj grad af beboerinddragelse og beboerindflydelse, et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og pårørende, samt at beboernes ret til selvbestemmelse blev efterlevet. På grund af langtidssygemeldinger var der færre medarbejdere på arbejde end normalt. Tilbuddet anvendte vikarer, men ikke helt svarende til medarbejderfraværet. Medarbejderne har i perioden med langtidssygemeldinger løbet stærkt for at løse opgaverne i tilbuddet. De fysiske rammer var i orden. Tilbuddet er registreret ved Fødevareregionen. Botilbuddet administrerer beboernes medicin i varierende omfang. Tilbuddets dokumentation af medicinadministrationen var i orden. Tilbuddet anvender ikke sikker mail i mailkorrespondancen med andre myndigheder, men sender personfølsomme oplysninger pr. post. Personfølsomme oplysninger blev opbevaret forsvarligt. Tilbuddet havde udarbejdet skriftlige samtykkeerklæringer med beboerne omkring videregivelse af oplysninger, samt adgang til beboernes lejligheder. Tilbuddet havde kendskab til tavshedspligten og lovgivningen vedrørende magtanvendelser. Tilbuddet administrerer ikke beboernes økonomi. Side 1 af 9

2 Botilbuddet Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde var i orden. Medarbejderen udtrykte tilfredshed med det interne samarbejde kollegerne i mellem. Medarbejderen fandt, at arbejdsmiljøet var belastet af stor travlhed, langtidssygemeldinger og afskedigelser. Medarbejderne modtog supervision og havde gode muligheder for sparring og intern faglig udvikling. Medarbejder og afdelingsleder ønskede bedre muligheder for deltagelse i eksterne kurser. Tilbuddet havde senest afviklet MUS i 2011 og planlagde MUS i foråret APV var senest udarbejdet i 2011, og bliver afviklet igen i april Arbejdstilsynet havde på tilsynsbesøg medio 2012 pålagt tilbuddet/ledelsesområdet strakspåbud vedr. sikkerhedsforhold. Botilbuddet var næsten i mål med de i handleplanen opstillede mål for at bedre arbejdsmiljøet i forhold til sikkerheden. Beboeren udtrykte stor tilfredshed med botilbuddet, men udtrykte bekymring for botilbuddet på grund af medarbejdernes travlhed og besparelserne i tilbuddet. Tilsynet oplevede en behagelig og afslappet stemning i botilbuddet. Tilsynet har følgende anbefalinger og påbud i forhold til videreudvikling af tilbuddet: Tilsynet anbefaler, at botilbuddet sætter fokus på det psykiske arbejdsmiljø og medarbejdernes arbejdsbyrde. Dette bl.a. ved at sikre overensstemmelse mellem normeringen på tilbuddets grundplan og arbejdsplan. Tilsynet påbyder, at tilbuddet sikrer at oplysninger om tilbuddets takst og ansatte på Tilbudsportalen opdateres, så de stemmer overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingslederen deltog. Medarbejderrepræsentanter: 1 medarbejder deltog. Beboere: 1 beboer deltog. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved konsulent Lonni Stadsbjerg Egtved. Program for uanmeldt tilsyn den 28. januar 2013: Kl Interview med afdelingsleder Kl Gennemgang af skriftlig dokumentation Kl Interview med medarbejder Kl Interview med beboer Indledning Det uanmeldte tilsyn blev effektueret mandag den 28. januar Ved tilsynsbesøget blev beboer, medarbejder og afdelingsleder interviewet. Tilsynet besigtigede fællesarealerne. Deltagerne i tilsynet blev informeret om formålet med tilsynet og offentliggørelsen af tilsynsrapporten. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget, det skriftlige materiale der forelå inden besøget, samt materialer forevist tilsynet på tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten har været i høring i botilbuddet og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Tilbudsportalen samt på Viborg Kommunes hjemmeside. Botilbuddet Stokrosevej er beliggende i Viborg by på adressen,. Tilbuddet er normeret til 16 pladser og på tilsynstidspunktet var der to ledige pladser. Botilbuddet Stokrosevej er et døgndækket midlertidigt botilbud for 17 til ca. 35 årige med psykosociale og psykiatriske problemstillinger der medfører, at de har behov for at opnå og udvikle færdigheder på det personlige, sociale og praktiske plan. Botilbuddet drives efter Servicelovens 107. Botilbuddet varetager endvidere opgaven med pasning af Viborg Kommunes akuttelefon. Tilbuddets ledelse består af en afdelingsleder og en strategisk leder. Side 2 af 9

3 Den generelle faglige indsats Uanmeldt tilsynsrapport 2013 Botilbuddet Kerneydelse Det overordnede mål med indsatsen i tilbuddet er, at støtte beboerne i at udvikle færdigheder, så beboerne kan komme til at leve så selvstændig en tilværelse som muligt. Der arbejdes hen imod, at beboerne bliver parate til at flytte i egen lejlighed med/uden bostøtte. Afdelingslederen oplyste, at det i vid udstrækning under beboernes ophold i botilbuddet, lykkes at få gjort beboerne klar til at flytte ud i egen bolig. De værdier der efterleves i indsatsen over for målgruppen er anerkendelse og øje for de små fremskridt, respekt, god dialog, værdighed, inklusion i samfundet, at bære håbet for og sammen med beboerne, at beboerne har et ansvar for eget liv, at beboerne er medbestemmende og inddrages, at tage udgangspunkt i den enkelte beboers behov og ønsker, at der er humor og en positiv tilgang. Tilbuddets primære metodiske tilgange i arbejdet med beboerne er relationsarbejde, kognitive metoder, en recovery orienteret tilgang, motivationsarbejde, social færdighedstræning, medarbejderne som rollemodeller, psykoedukation, stor viden om psykiske lidelser, ADL træning, struktur, Liv i fokus, tegneterapi, sanseintegration, familiesamtaler, beboerinddragelse og brugerlærere (tidligere beboere der fortæller om deres liv før, under og efter opholdet på Stokrosevej). Afdelingslederen og medarbejderen oplyste, at relations- og motivationsarbejdet er blevet vigtige elementer i indsatsen, i takt med at målgruppens funktionsniveau ved indflytning er blevet lavere. Beboerne modtager støtte, motivation og vejledning til bl.a. oprydning, rengøring, hygiejne, post, medicin, indkøb og økonomi, samt deltagelse i samfundet og meningsfulde aktiviteter som f.eks. uddannelse, undervisning, kreative aktiviteter og socialt samvær i eller udenfor botilbuddet. Endvidere arbejdes der med forståelse for egen sygdom, mestring, indsigt i egen livsstil, kommunikation og lyst til og mod på socialt samvær. Botilbuddet har fokus på at afdække beboernes problemer og ressourcer, så træningen bliver tilpasset beboernes behov for støtte. Der er en fast struktur og systematik i det daglige arbejde. Beboerne har faste kontaktpersoner, der er tovholdere på konkrete opgaver, og beboerne har en til to ugentlige samtaler med kontaktpersonerne. Tilbuddet har udarbejdet en samlet oversigt over de opgaver der skal løses hele døgnet ved alle beboere i forhold til vækning, medicin og aktiviteter. Endvidere er der udarbejdet aftaleskemaer, tidspunkter for ugesamtaler og nogle beboere har ugeplaner. Der er en struktur for måltider, husmøder og fællesmøder. Der er overlap morgen, eftermiddag og aften, hvor medarbejderne bl.a. koordinerer indsatsen. Afdelingslederen og medarbejderen oplyste, at kommunikationen med beboerne er anerkendende, ordentlig, positiv, humoristisk og respektfuld og at der er en hyggelig tone i tilbuddet. Medarbejderne agerer som rollemodeller i forhold til kommunikationen, som flere beboere har behov for at træne og udvikle færdigheder i, med henblik på at kunne begå sig i sociale sammenhænge. Tonen beboerne i mellem er generelt ordentlig, og beboerne har det godt sammen og tager hensyn til hinanden. Afdelingslederen oplyste, at målgruppen de senere år har ændret sig. Beboernes funktionsniveau er lavere ved indflytning. Antallet af beboere med ADHD problematik er stigende, og antallet af beboere med psykotiske lidelser er faldende. Skriftlig dokumentation Alle beboere har en 141 handleplan og en delhandleplan. Delhandleplanen udarbejdes med udgangspunkt i beboernes 141 handleplan i samarbejde mellem beboer og medarbejder, hvor indsatsområderne prioriteres. Botilbuddet har endvidere et tæt samarbejde med beboernes sagsbehandlere om prioritering af indsatsområderne. Tilsynet gennemgik to delhandleplaner, hvilke var i orden. Tilbuddets skriftlige dokumentation omfatter delhandleplaner, samlet oversigt over de opgaver der skal løses hele døgnet ved alle beboere i forhold til vækning, medicin og aktiviteter, aftaleskemaer, tidspunkter for ugesamtaler, ugeplaner, kalender, statusrapporter, referater af hus- og fællesmøder og p-møder, underskrevet skrivelse om adgang til beboernes lejligheder, underskrevet samtykkeerklæring om videregivelse af oplysninger, stamoplysninger, journalnotater, oversigt over samarbejdspartnere og tjeklister i Side 3 af 9

4 Botilbuddet forbindelse med indflytning. Beboerne havde hver en mappe, hvor den skriftlige dokumentation om den enkelte var samlet. Tilsynet gennemgik størstedelen af den skriftlige dokumentation, hvilken var struktureret samt fagligt velbeskrevet og ordentlig. Tilbuddet anvender ikke sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder. Tilbuddet tager print og sender med posten. Afdelingslederen var bekendt med muligheden for at maile oplysninger sikkert, men havde ikke nået at implementere det. Personfølsomme oplysninger blev forsvarligt opbevaret i aflåst kontor. Magtanvendelse og håndtering af klager Botilbuddet har ikke været nødsaget til at anvende magt over for beboerne siden sidste tilsyn. Lovgivningen om magtanvendelser og indberetning var blevet drøftet på p-møde i 2012 Der forelå mappe i botilbuddet med information om lovgivningen vedr. magtanvendelser samt indberetning, og medarbejderen var bekendt med lovgivningen. Botilbuddet havde ikke modtaget klager. Afdelingslederen oplyste, at botilbuddet løbende er i dialog med pårørende, og at henvendelser løses i dialog uden egentlige klager. Beboeren Medarbejderne og afdelingslederen oplyste, at beboerne har fuld selvbestemmelse over eget liv. Der er en høj grad af inddragelse og medbestemmelse i tilbuddet, både hvad angår den individuelle støtte og fællesskabet. En gang om ugen er der husmøde, hvor beboerne samles i grupperne med en medarbejder og drøfter praktiske ting og laver aftaler. Hver anden onsdag er der fællesmøde, hvor alle beboere i tilbuddet samles og drøfter udflugter m.m., lytter til hinandens holdninger og får informationer fra medarbejdere og afdelingsleder. Afdelingslederen oplyste, at der er stort fremmøde til fællesmøderne, og at beboerdemokratiet fungerer rigtig godt. Inden indflytning orienteres beboerne om Stokrosevejs forventninger til beboerne herunder husaftalerne på Stokrosevej. Husaftalerne revideres løbende, og beboerne bliver inddraget, når der laves ændringer. I tilbuddet er der tilbud om fælles aftensmad med deltagelse af medarbejdere alle ugens dage. I den ene af de to grupper, har beboerne mulighed for selv at lave mad i deres lejligheder evt. med støtte fra medarbejderne. Afdelingslederen oplyste, at der det forgangne år er blevet færre ressourcer til aktiviteter og at det ikke har været muligt at tilbyde ferieture. I stedet har der været ca. otte én-dags udflugter i løbet af sommeren I tilbuddet er der mulighed for at lave kreative sysler, der er poolbord, internetcafé og jævnligt hygge- og videoaftener. Støtteforeningen på sponsorer flere udflugter til beboerne. Der holdes generalforsamling en gang om året, hvor beboere og pårørende inviteres, og hvor der er et fagligt oplæg ved ekstern oplægsholder næste gang om ADHD. Ikke alle beboere er ude af huset i dagtimerne, men alle beboere bliver på et tidspunkt i forløbet tilknyttet eksterne aktiviteter. De eksterne aktiviteter beboerne primært er tilknyttet er aktivitets- og samværstilbud, beskyttet beskæftigelse, CKU, Teknisk Skole, 10. klasse og Ny Indsats. Der er plads til tre beboere i Stokrosevejs bruger- og pårørenderåd, men de tidligere valgte beboere er enten fraflyttet eller ønsker ikke at deltage, hvorfor der skal holdes nyvalg. Der er plads til to pårørende, men kun én pårørende er aktiv. Afdelingslederen oplyste, at det er vanskeligt at få bruger- og pårørenderådet til at fungere efter hensigten, da beboernes ophold er af kortvarig karakter, og da de pårørende ikke når at lære hinanden at kende. Afdelingslederen oplyste, at de to månedlige fællesmøder er der hvor beboerdemokratiet kommer til sin ret. Der udvises respekt for beboernes privatliv ved at ringe på og først gå ind, når beboeren inviterer indenfor. Botilbuddet havde udarbejdet skrivelse om adgang til beboernes lejligheder underskrevet af beboerne. Afdelingslederen vurderede, at beboerne er meget tilfredse med opholdet på. Botilbuddet evaluerer indsatsen i form af spørgeskemaer til beboere og pårørende ved fraflytning. I besvarelserne fremgår det bl.a. at beboerne har stort udbytte af opholdet, at beboerne inddrages under hele forløbet, og at botilbuddet udviser respekt for beboernes personlige integritet. Side 4 af 9

5 Botilbuddet Beboerøkonomi Botilbuddet administrerer ikke beboernes økonomi, men støtter og vejleder gerne beboerne om økonomiske forhold og aftaler med banken. Beboerinterview Beboeren oplyste at er et rigtig dejligt sted at bo, og at tilbuddet har ændret beboerens liv i positiv retning. Beboeren begrundede sin glæde for tilbuddet med, at beboeren har fået den hjælp beboeren havde brug for, for at komme videre i sit liv, at beboeren er blevet stærkere som person og har lært at tage vare på sin egen hverdag, at beboeren har lært om relationer og at færdes blandt andre, at medarbejderne har været gode til at læse beboeren og række hånden ud, hvis beboeren ikke selv har været i stand til at bede om hjælp, at medarbejderne aldrig har blevet taget en beslutning uden at beboeren har været med i det, at man kan være sig selv og bliver rummet uanset om man har en god eller dårlig dag, at man kan være social og trække sig når man vil, og at det er dejligt at have sin egen lejlighed. Beboeren oplyste, at have et rigtig godt samarbejde med sine to kontaktpersoner, og at beboeren har det godt med alle medarbejderne. Beboeren oplyste, at medarbejderne taler pænt til beboerne, og at medarbejderne i høj grad respekterer beboernes privatliv. Beboeren udtrykte tilfredshed med husmøderne og fællesmøderne, og fandt det vigtigt at beboere og medarbejdere samles og får drøftet konkrete ting og hører hinandens meninger, og at afdelingslederen giver gode informationer. Beboeren oplyste, at medarbejderne altid gerne vil høre beboernes mening, og at der lyttes til og handles på beboernes ønsker i den udstrækning det kan lade sig gøre. Beboeren oplyste, at have stor indflydelse på såvel den individuelle støtte og delhandleplanen som fællesskabet i tilbuddet. Beboeren oplyste generelt at have det godt med de andre beboere, og at medarbejderne er behjælpelige med at løse konflikter, når beboerne ikke selv kan løse disse. Beboeren udtrykte utilfredshed med de besparelser der har været i tilbuddet, mens beboeren har boet der. Beboeren oplevede, at tiden til beboerne er blevet mindre, og at medarbejderne ofte ikke har tid til de fem minutters snakke og behov for hjælp, som kan have stor betydning for at beboerne kan komme videre med det beboerne er kørt fast i/har det svært med. Beboeren oplevede, at det for nogen går udover træningen og sikkert medfører, at opholdet bliver længere end det ellers ville have været. Samarbejdsrelationer eksternt Medarbejderen og afdelingslederen oplyste, at tilbuddet har et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Botilbuddets samarbejdspartnere omfatter beboernes beskyttede beskæftigelsestilbud, aktivitets- og samværstilbud, uddannelsestilbud, Ny Indsats, kommunale sagsbehandlere, privatpraktiserende læger og psykiatere, distriktspsykiatrien, SSP konsulenter, politiet og Rusmiddelcentret. Afdelingslederen udtrykte tilfredshed med, at botilbuddet/beboerne har fået to faste sagsbehandlere i Visitation Social, og at sagsbehandlerne deltager på et kommende p-møde, hvor samarbejdet drøftes. Medarbejderen oplevede, at sagsbehandlerne har travlt og at statusmødeplanlægning er en udfordring. Medarbejderen og afdelingslederen oplyste, at der er et godt og konstruktivt samarbejde med de pårørende, og at de pårørende generelt er tilfredse med tilbuddet. Botilbuddet har udarbejdet skriftlige samtykkeerklæringer med alle beboere omkring videregivelse af oplysninger ved samarbejdspartnere. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Botilbuddet Stokrosevej er beliggende i naturskønne omgivelser i Viborgs sydlige bydel med ca. 20 minutters gang til banegården og Søndersø. De fysiske rammer består af 16 lejligheder, delt op i 3 grupper. Der er to grupper med plads til 5 beboere og en gruppe med plads til 6 beboere. Lejlighederne er på ca. 35 m2 og indeholder tekøkken, stue, soveværelse og et stort badeværelse. Lejlighederne i stueplan er handicapvenlige. Til hver af de tre grupper er der et stort fælles køkken/alrum med spiseplads og hyggekrog med tv m.m., adgang til terrasse/altan, grovkøkken og vaskerum. Der er en stor fælles opholdstue med tv m.m., poolbord, klaver, guitar og tre computere. Der er rigtig gode personalefaciliteter. Endvidere er der en have med frugttræer og buske, andedam, vandkunst og flere hyggekroge med havemøbler, en bål/grillplads Side 5 af 9

6 Botilbuddet med udekøkken, drivhus og pavillon. Der er tilknyttet et værksted, et atelier samt to aflåste cykelskure. Afdelingslederen udtrykte stor tilfredshed med de fysiske rammer. Hygiejne og sikkerhed Tilbuddet er registreret ved Fødevareregionen og har fået glade smiley er i fælleskøkkenerne i tilbuddet. Tilbuddet tilkøber rengøring af fællesarealerne ved Viborg Kommunes rengøringsafdeling. Der var pænt, rent og hyggeligt i fællesarealerne. Botilbuddet har et eksternt brandvarslingsanlæg. Botilbuddet havde beredskabs-/evakueringsplaner der hang synligt flere steder i tilbuddet. Alle medarbejdere har været på førstehjælpskursus, og flere medarbejdere har i 2012 været på genopfriskningskursus i førstehjælp. Medicinadministration Medarbejderne administrerer i varierende omfang medicinen for de beboere der er i medicinsk behandling. Botilbuddet følger de i Socialpsykiatrien i Viborg Kommune vedtagne og af Embedslægen godkendte skriftlige procedurebeskrivelser for medicinhåndteringen, herunder den skriftlige dokumentation af medicinhåndteringen. Den skriftlige dokumentation af medicinhåndteringen, var i orden. Afdelingslederen oplyste, at en medarbejder der er sygeplejerske har en konsulentrolle i forhold til medicinhåndteringen. Medarbejderen er pt. udlånt til nærliggende botilbud, men varetager fortsat funktionen. Beboernes kontaktpersoner er medicinansvarlige for den pågældende beboer. Alle medarbejdere med en ikke-sundhedsfaglig uddannelse havde været på medicinkursus. Beboernes medicin opbevares i beboernes lejligheder. En beboer fik dosispakket medicin og tre beboere vil i nær fremtid overgå til dosispakket medicin. Medarbejderen havde kendskab til, at utilsigtede hændelser skal rapporteres i DPSD og oplyste at dette blev efterlevet. Kost/motion Der er fokus på at rådgive, vejlede og motivere beboerne til at leve sundt, røre sig og spise en varieret kost. Nogle beboere laver selv mad. De fleste beboere tilbereder og spiser aftensmaden sammen. Der er aftaler med konkrete beboere om faste gåture. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Beboerne må ryge i deres lejlighed og udenfor. Medarbejderne må ryge udenfor. I botilbuddets husaftaler fremgår det, at botilbuddets alkohol- og misbrugspolitik er: At der ikke må indtages alkohol i fællesarealerne. At alkohol kun indtages i socialt øjemed, og at man respekterer sin psykiske lidelse: man har et fælles ansvar, passer på sig selv og hinanden og man respekterer et nej. Det anbefales, at evt. indtag af alkohol kun foregår fredag og lørdag aften og under hensyntagen til egen situation og de andre beboere. At indtagelse af euforiserende stoffer ikke er foreneligt med træningen på Stokrosevej, og at ulovlig besiddelse af stoffer politianmeldes. At ved et evt. forbrug/misbrug af alkohol og/eller euforiserende stoffer er en del af træningen i botilbuddet at nedsætte eller ophøre forbruget. Afdelingslederne oplyste, at botilbuddet har et samarbejde med Rusmiddelcentret om de beboere der har behov for behandling til at nedsætte eller ophøre forbruget. Botilbuddet har kontaktet politiet tre gange i 2012, hvorefter politiet alle tre gange har fundet hash ved razzia. Organisation og medarbejderforhold Organisation Botilbuddet har fået retvisende budgetter, der er udarbejdet ud fra Viborg Kommunes politisk vedtagende serviceniveau/ressourcetildelingsmodel. Beboerne er blevet funktionsevnevurderet og er derefter blevet bevilget ét af de 6 niveauer i ydelseskataloget. 1 beboer er visiteret til niveau 3, 8 beboere er visiteret til niveau 4, og 5 beboere er visiteret til niveau 5 i ydelseskataloget. Niveau 3-5 svarer til mellem 4,6 og 25 timer om ugen. Side 6 af 9

7 Botilbuddet Afdelingslederen oplyste, at indførelsen af den nye ressourcetildelingsmodel i 2012 medførte, at Stokrosevej 2 måtte afskedige tre deltidsansatte medarbejdere svarende til ca. to fuldtidsstillinger. De færre medarbejderressourcer har medført, at botilbuddet har måttet lægge to af de tre bo-grupper sammen, så medarbejderne arbejder i to teams mod tidligere tre. Afdelingslederen oplevede, at sammenlægningen har givet en større fleksibilitet i det beboerne i de to grupper der er sammenlagt kan tilbydes individuel støtte til madlavning, hvor det tidligere kun var beboerne i den ene gruppe det var muligt at tilbyde dette. Beboerne skal til gengæld forholde sig til flere medarbejdere. Siden 1. april 2012 har varetaget opgaven med pasning af Viborg Kommunes akuttelefon. Botilbuddet har fået afklaret forventninger og ansvar omkring opgaven, og afdelingslederen oplyste, at medarbejderne er klædt på til opgaven, men at pasningen af akuttelefonen forstyrrer i dagligdagen. Botilbuddet forsøger at planlægge sig ud af, at medarbejderne f.eks. ikke har akuttelefonen, når de har ugesamtaler med beboerne eller ledsager beboerne ud af huset, hvilket dog ikke altid kan lade sig gøre at undgå. Der er ca. 25 opkald på akuttelefonen om måneden, og medarbejderne har rykket ud på hjemmebesøg tre gange i Ledelsesstruktur Medarbejderne refererer som udgangspunkt til afdelingslederen omkring ledelsesmæssige spørgsmål. Afdelingslederen oplyste, at samarbejdet med den strategiske leder og de andre afdelingsledere i ledelsesområdet fungerer godt. Ledelsesgruppen holder ledermøde en gang ugentligt, og afdelingslederne mødes derudover efter behov. Medarbejdersammensætningen Der er udover afdelingslederen ansat 13 medarbejdere og en vikar (for sygdom) i tidsbegrænset stilling. På tilsynstidspunktet var en medarbejder på barsel - der var ikke ansat barselsvikar. 10 medarbejdere (inklusiv vikar) er ansat på fuldtid, og 4 medarbejdere er ansat på deltid timer/ugen. Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde fordeler sig med 2 ergoterapeuter, 3 pædagoger, 1 socialrådgiver, 4 social- og sundhedsassistenter og 4 plejere. Medarbejderne har lang anciennitet i tilbuddet. En medarbejder laver arbejdsplan for tilbuddet ud fra et fast 2x6 ugers grundrul. Arbejdsplanen udarbejdes for en 4 ugers periode og godkendes af afdelingslederen. Medarbejderne skriver ønsker til arbejdsplanen i en bog, og ønskerne forsøges imødekommet. Afdelingslederen oplyste, at systemet fungerer godt. Afdelingslederen oplyste, at der i grundrullet kalkuleres med 3-4 medarbejdere i dagvagt og 2-3 medarbejdere i aftenvagt i hverdagene. Medarbejderen oplyste, at der i praksis er 2-3 medarbejdere i dagvagt og 2 medarbejdere i aftenvagt. I weekenderne kalkuleres der i grundrullet med 1 i dagvagt, 1 i 12- timers mellem-/aftenvagt og 1 i aftenvagt, hvilket efterleves. Derudover er der vågen nattevagt alle ugens dage. Afdelingslederen oplyste, at botilbuddet i en periode har haft i alt 5 langtidssygemeldinger (ikke arbejdsrelateret), hvoraf en enkelt har varet siden juni Den sidste sygemelding kom i november En medarbejder var raskmeldt pr. tilsynsdagen, og en anden medarbejder var delvis raskmeldt. En medarbejder er indstillet til afskedigelse og de to øvrige langtidssygemeldte forventes at være på vej tilbage i de kommende måneder. Langtidssygemeldingerne har medført et vikarforbrug der er væsentligt højere end det plejer. Merforbruget har i perioden med langtidssygemeldinger svinget mellem hvad der svarer til ca. en til to fuldtidsstillinger. I perioden 15. september 2012 til 31. marts 2013 er der ansat en vikar på fuldtid. Derudover anvender tilbuddet 7-8 faste tilkaldevikarer, der er uddannet social- og sundhedsassistenter, socialrådgiver, pædagoger og plejere. Afdelingslederen oplyste, at der avendes meget tid på at få arbejdsplanen til at gå op som følge af de begrænsede medarbejderressourcer, og at det er hårdt for de tilbageværende 9-10 medarbejdere at løse opgaverne i tilbuddet. Tilbuddet har nedprioriteret kurser m.m., og medarbejderne har haft mere A til A tid end forventet. Medarbejderen oplyste, at der ikke er et tilfredsstillende forhold mellem opgaver og ressourcer på tilsynstidspunktet, og at arbejdsbelastningen er stor. Normalt er medarbejderne kontaktperson for 2 beboere, men grundet situationen er medarbejderne kontaktpersoner for 3 beboere, da vikarer ikke kan Side 7 af 9

8 Botilbuddet varetage denne funktion. Medarbejderen oplyste, at det kun er lykkedes medarbejderne at holde skruen i vandet, fordi der har været to ledige lejligheder, og fordi der ikke har været nyindflyttede beboere. Faglig udvikling Afdelingslederen har siden sidste tilsyn taget diplommodul i Ledelse og medarbejdere. Afdelingslederen har løbende faglig sparring med sine afdelingslederkolleger. Afdelingslederen oplyste, at der ikke nåede at blive afviklet MUS i 2012, men at MUS vil blive afviklet i foråret Seneste MUS var i Medarbejderne modtager supervision 5 gange årligt. Medarbejderne har siden sidste tilsyn været på intern kursusdag om vold og krisehåndtering, et par temadage om ADHD og tre medarbejdere er blevet færdige med en to-årig uddannelse i relationsterapi. I 2013 er der planlagt en temadag om relationsbehandling med ekstern underviser samt et internat i efteråret. Afdelingslederen oplyste, at der skal mere faglig opkvalificering til, hvis botilbuddet skal kunne holde den faglige standard og kvalitet. Årsagen til at udbuddet af kurser til medarbejderne ikke har været større, skyldes faktorer som økonomi, turbulens som følge af afskedigelser og implementering af ny ressourcetildeling samt strakspåbud fra Arbejdstilsynet, der har fyldt meget i tilbuddet. Medarbejderen var ikke tilfreds med muligheden for faglig udvikling i form af deltagelse i kurser. Medarbejderen udtrykte tilfredshed med det faglige udbytte af p-møder, teammøder og til dels supervision. Der afvikles et månedligt p-møde hver anden gang af en hel dags varighed og hver anden gang af en halv dags varighed. På p-møderne er der informationer fra ledelsen m.fl., planlægning, præsentation af nye beboere og intern og ekstern undervisning. F.eks. har SSP konsulenter holdt oplæg, og på næste p-møde deltager skolekonsulenter fra kommunen i p-mødet med oplæg om ungdomsmiljø. Der er teammøde en gang om måneden hver anden gang af en hel dags varighed inklusiv supervision og hver anden gang af en halv dags varighed. Teammøderne anvendes primært til kollegial faglig sparring. Medarbejderne har mulighed for faglig sparring med kolleger morgen, eftermiddag og aften i overlap, og når tiden tillader det i løbet dagen. Botilbuddet modtager ergoterapeutstuderende og social- og sundhedsassistentelever i praktik. Tilbuddet holder pt. pause som praktiksted for sygeplejestuderende, da botilbuddets sygeplejerske er udlånt til andet botilbud. Arbejdsmiljø og samarbejde internt Botilbuddet havde udarbejdet APV i efteråret 2011, og der er planlagt udarbejdelse af anerkendende APV på det psykiske arbejdsmiljø den 4. april Botilbuddet har haft besøg af Arbejdstilsynet medio Arbejdstilsynet gav tilbuddet strakspåbud vedrørende sikkerhedsforholdene i tilbuddet/ledelsesområdet. Tilbuddet/ledelsesområdet har efterfølgende udarbejdet en handleplan for at imødekomme strakspåbuddene. Handleplanen er godkendt af Arbejdstilsynet og omfatter kursus i volds- og konflikthåndtering, alle medarbejdere er udstyret med mobiltelefon, der er udarbejdet beskrivelse af voldshåndtering og -forebyggelse, der er strammet op på husaftalerne, der er udarbejdet procedure for sikkerhedsvurderinger af beboerne og der installeres alarm der forventes klar til ibrugtagning pr. 1. marts Alarmen er det eneste punkt i handleplanen der mangler at blive effektueret. Afdelingslederen oplyste, at ingen medarbejdere giver udtryk for at være utrygge, hvilket medarbejderen bekræftede for sit eget vedkommende. Afdelingslederen oplyste, at der er et godt og konstruktivt samarbejde medarbejderne i mellem, at medarbejderne tager hånd om hinanden, bakker hinanden op, har gode faglige diskussioner, har en stor åbenhed og er gode til at italesætte problemer og at medarbejderne brænder for opgaven. Medarbejderen oplyste, at der er et godt samarbejde mellem medarbejderne, at medarbejderne har det godt sammen, rummer hinanden og hjælper hinanden med at prioritere opgaverne i en travl hverdag. Medarbejderen oplyste, at der er fokus på at få flere faglige diskussioner med henblik på at udvikle praksis, da besparelserne m.m. i en periode har fyldt meget. Side 8 af 9

9 Botilbuddet Afdelingslederen og medarbejderen oplyste, at arbejdsmiljøet og arbejdsglæden er/har været belastet på flere fronter. Afskedigelser, langtidssygemeldinger, trusler og stor travlhed har skabt store frustrationer, der tilbagevendende er blevet drøftet på p-møderne i Indførelsen af de nye timetildelinger og de detaljerede 141 handleplaner har medført, at medarbejderne oplever at have fået mindre indflydelse på deres arbejde, og at medarbejdernes faglige vurderinger i nogen grad er tilsidesat. Sagsbehandlerne inviteres til p-møde, hvor samarbejdet og samspillet mellem deres og medarbejdernes faglighed drøftes. Afdelingslederen oplyste, at den netop offentliggjorte evalueringsrapport for HPU, og uvisheden om konsekvenserne af denne skaber usikkerhed i medarbejdergruppen, og at medarbejdergruppen på tilsynstidspunktet var sårbar. Medarbejderen oplyste, at den store arbejdsbyrde, akuttelefonen, det at alle har travlt og afskedigelserne særligt påvirker/har påvirket det psykiske arbejdsmiljø. Medarbejderen oplyste, at nogle beboere kommenterer medarbejdernes travlhed. Medarbejderen fandt det utrygt, at der er afskediget kolleger som led i besparelser og på grund af langtidssygemelding, og at det har påvirket tilliden til ledelsen. Medarbejderen udtrykte derudover tilfredshed med samarbejdet med afdelingslederen. Se endvidere afsnit vedr. Medarbejdersammensætning. Medarbejderen udtrykte bekymring for botilbuddets fremtid, og stillede spørgsmål til hvornår tilbuddet får en stabilitet hvor fagligheden er i fokus, og hvor det ikke er de organisatoriske forhold der fylder. Der har været i alt været fem episoder omhandlende trusler/truende adfærd og verbal overfusning. Tre episoder er indberettet i EASY, og to episoder er beskrevet og journaliseret på personalesagen. Sygefraværet i tilbuddet er lavt, hvis de fem langtidssygemeldtes fravær ikke medregnes. TR og AMR fra repræsenterer medarbejderne i LMU. Tilbudsportalen Botilbuddet er at finde på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddets takst og ansatte på Tilbudsportalen stemmer ikke overens med de faktiske forhold i botilbuddet. Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn den 16. januar 2012 Tilsynet havde ingen opmærksomhedspunkter i forhold til videreudvikling af tilbuddet fra sidste tilsyn. Side 9 af 9