Spørgsmål og svar vedrørende udbuddet af personlig pleje, praktisk hjælp, ikke kompleks sygepleje og håndtering af nødkald i Gladsaxe Kommune.

Transkript

1 Spørgsmål og svar vedrørende udbuddet af personlig pleje, praktisk hjælp, ikke kompleks sygepleje og håndtering af nødkald i Gladsaxe Kommune. 30. september 20 Tilbudsgiver skal være opmærksom på at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige udbudsmateriale. Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående annoncering: Nr. Spørgsmål: Svar: Besvar et 1. Side 3, punkt 4: Det står beskrevet at målgruppen for de annoncerede opgaver, er borgere der er visiteret til hjælp i henhold til Servicelovens 83. Er der taget stilling til hvem der skal levere afløsning i henhold til Servicelovens 84 stk. 1? Hvis der i forvejen leveres hjælp hos borgeren af en privat leverandør, så skal leverandøren også varetage hjælp efter 84 stk. 1. Der visiteres meget sjældent hjælp efter denne paragraf. 2. Side 4, punkt 4: Det er et krav at leverandøren skal levere både praktisk og personlig hjælp, samt hverdagsrehabilitering i henhold til Servicelovens 83 og 86 stk. 2. Det er samtidig beskrevet på side 3, punkt 4 at borgeren ikke kan vælge to forskellige leverandører. Hvordan sikres at der ikke er 2 leverandører hos borgere der har behov for såvel personlig pleje, praktisk hjælp som hverdagsrehabilitering, da der ikke er frit valg på Servicelovens 86 stk. 2? 3. Side 4, punkt 4, Option: Hvordan skal begrebet midlertidig rehabiliterende hjælp forstås? 4. Side 5, punkt 4: Af tabellerne 1, 2, 3, og 4 fremgår de Hverdagsrehabilitering er en generel tilgang til udførelsen af opgaven sammen med borgeren under serviceloven ( 83). Hverdagsrehabilitering skal i denne sammenhæng forstås som hjælp til selvhjælp, der ligger implicit i Servicelovens formål om at fremme den enkeltes mulighed for at klare sig selv. Der henvises i øvrigt til Gladsaxe Kommunes kvalitetsstandarder (Rehabilitering 2 forbedring af funktionsevne ved sosu-hjælper) Det er borgere, som visiteres til en ydelse, hvor ydelsen har en ophørsdato. En Privat leverandør skal tilpasse hjælpen til borgerens aktuelle behov, både i opad og Side 1 af

2 visiterende timer på forskellige områder. Der anvendes begrebet visiteret af f.eks. af den kommunale leverandør eller af private leverandører. Skal anvendelse af ordet af opfattes således at der finder en grad af selvvisitering sted hos leverandørerne af hjemmehjælpsydelser m.m.? 5. Side 5, punkt 4: Det er hensigten at der indgås aftale med en privat leverandør foruden den kommunale leverandør af hjemmehjælpsydelser. Betyder dette at der afregnes med samme timepriser til såvel den kommunale leverandør som den private leverandør? 6. Side 8, punkt 6, under Teknisk og/eller faglig formåen : Det anføres i 3. bullit: Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver for nuværende har ansatte indenfor kategorien socialog sundhedshjælpere. Hvordan skal dette krav forstås. Vil det at have ansat en eller to social- og sundhedshjælper opfylde det stillede krav? 7. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 2, punkt 3 Ydelsen : Det står anført at Rammekontrakthaver kan søge vejledning og rådgivning om undervisning af personale i faglige emner. Hvad består denne vejledning og rådgivning i? Vil der skulle nedadgående retning. Der aflønnes for visiteret tid. Nej, den kommunale afregnes til en pris, der afspejler den kommunale leverandørvirksomheds gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved at producere og levere ydelsen. Kravet er opfyldt ved minimum 2 ansatte social- og sundhedshjælpere. I forbindelse med overlevering af sygeplejeopgaver til ukompliceret sygeplejeopgaver, kan det være nødvendig at vejlede eller oplære assistenten i opgaven, dersom vedkommende ikke har erfaring med udførelsen. Eller hvis assistenten har brug for at stille spørgsmål til den kommunale sygeplejerske om konkrete faglige spørgsmål i relation til den enkelte borger. Ydelsen koster ikke noget. Side 2 af

3 erlægges betaling for ydelsen? 8. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 2, punkt 3 Ydelsen : I samme afsnit står det anført at ordregiver mod betaling tilbyder undervisning i en række emner. Vil tilsvarende tilbud kunne gives i forbindelse med uddannelse af praktikvejledere ud over det interne 2 dages introduktionskursus? 9. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 4, punkt 7 Fakturering : Det anføres at Ordregiver yder betaling for ydelser ud fra visiteret tid og forudsætter at den leverede tid svarer overens med den visiterede. Hvis denne forudsætning ikke holder, hvordan vil der så blive afregnet? 10. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 5, punkt 9 Prisregulering : Parterne kan altid forlange ændringer i den aftale pris. Hvem afgør om en eventuel lovændring vil medfører en fordyrelse eller en billiggørelse i leveringen af visiterede ydelser? 11. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 9, punkt 20 Forholdsmæssigt afslag : Kan der gives et konkret eksempel på hvilke omstændigheder der skal foreligge for der kan kræves et forholdsmæssigt afslag? 12. Vedrørende: Bilag 1 Rammekontrakt Side 10, punkt 22 Bod : Der Nej. Der ydes kun betaling for ydelser der er visiteret. Det gør Ordregiver. Hvis Kontrakthaver har leveret en mangelfuld ydelse, som ikke kan afhjælpes, er Ordregiver berettiget til forholdsmæssig afslag. Nej, Ordregiver ser sig ikke i stand til på nuværende tidspunkt at forudsige et konkret eksempel. Bod kan alene i det konkrete tilfælde tildeles under forudsætning af, at fejlen kan henføres til forhold hos kontrakthaver og ikke forhold hos Ordregiver. Side 3 af

4 kan opkræves en bod på 500 kr. for fejl på de fremsendte faktura. Hvem bærer ansvaret for manglende eller fejlbehæftede leverandør meddelelser? Og vil Ordregiver kunne pålægges en bod? 13. Vedrørende: Kontraktbilag a Er Kontraktbilag a identisk med Kontraktbilag A?. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 3, punkt 2,2: Har borgeren en opsigelsesvarsel F.eks. løbende måned + en måned? Eller kan et skifte ske fra dag til dag uden varsel? 15. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 5, punkt 2.5: Hvis det er borger der aflyser praktisk hjælp skal der så også leveres erstatningshjælp indenfor 3-5 hverdage? 16. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 9, punkt 4.1: Er der mulighed for eller planer om at den private leverandør kan disponere i KMD Care? 17. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 13, punkt 7,3: Et fast team af medarbejdere. Tænkes der her på et konkret antal? 18. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 16, punkt 8,2: Har Visitationen nogle opgaver i forbindelse med arbejdsmiljøscreening? Bliver leverandører varslet om særlige forhold i hjemmet Ja Svaret findes i kvalitetsstandarden side, punkt Nej, det aftales med borgeren, hvornår ydelsen erstatningshjælp ydes. Ja, det kan leverandøren allerede på nuværende tidspunkt. Nej, der er ingen antal på, men borgeren skal opleve kontinuitet. Ja, dersom visitationen er dem, som kommer først i hjemmet. Men ved udskrivning eller anden visitering af hjælp, som skal opstartes samme dag, vil det altid være leverandøren, som udfører opgaven. Dersom visitationen har foretaget en APV, vil det fremgå KMD Care, om der er særlige forholdsregler, der skal være på plads for at kunne levere hjælpen, og hvilke aftaler der er indgået med borgeren Side 4 af

5 forud for første besøg? 19. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 20, punkt 11.1: Er det alle hjemmehjælpsmodtagere i Gladsaxe Kommune der i forlængelse af udbuddet får mulighed for at skifte leverandør? 20. Vedrørende: Kontraktbilag a Side 22, punkt 12.3: Er det et krav af den private leverandør skal stille terapeutiske kompetencer til rådighed? Eller er det Ordregiver der stiller terapeutiske kompetencer til rådighed for borgerne? 21. I forbindelse med ovenstående udbud vil jeg gerne vide og selve udbuddet kan sendes til os på papir (altså om der er lavet et papirmateriale til udlevering til interesserede leverandører. Ja. Ja, i forbindelse med optionen, skal ordregiver stille terapeutiske kompetencer til rådighed. Nej materialet bliver ikke tilsendt, men materialet kan downloades på Gladsaxe Kommunes hjemmeside: /aktuelle_udbud_og_licitationer/annoncering_af_per sonlig_pleje-_praktisk_hjaelp- _ikke_kompleks_sygepleje_og_haandtering_af_noedk ald_i_gladsaxe_kommune 22. Der skal indsættes omsætning for de seneste 3 år Der står ikke at det er et mindstekrav men at vi skal have haft en samlet omsætning på kr i det seneste regnskabsår. Vi har kun eksisteret i 2 år og kan indsætte tallene for omsætningen for disse og samtidig opfylde kriterierne. Er det rigtig forstået at vi godt kan byde? 23. Er det korrekt at vi ikke skal besvare/beskrive vores kvalitetsmæssige formåen men kun vores tekniske? Det er rigtig forstået i det konkrete tilfælde. Tilbudsgiver skal besvare alle forhold som er listet under afsnit 6 Udvælgelseskriterier, jf. dokumentet Annonceringsbetingelser. Tilbudsgiver skal afgive en pris ud fra de krav, som er angivet i det samlede annonceringsmateriale. Side 5 af

6 24. I kontraktbilag C, skemaet "oplysninger om tilbudsgivers reference", kontraktperiode: Vores reference 1, har som et eksempel en kontraktperiode som strækker sig fra d derefter er kontrakten blevet forlænget fra d til d Skal begge kontraktperioder angives eller kan man nøjes med at skrive at kontraktperioden går fra og dermed har vi dokumenteret erfaringen med én tilsvarende leverance som den udbudte i løbet af de sidste 3 år? 25. I kontraktbilag C spørges der om en samlet omsætning for én reference. Eksempel. Vi har i: 2008: 1 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference : 1 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference : 2 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference : 3 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference : 4 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference : 5 mio i omsætning indenfor personlig pleje og praktisk hjælp for reference 1 Ordregiver præciserer formulering, som i annonceringsbetingelser og kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse ændres Fra: Samlet omsætning for referencen: Til: Samlet omsætning for referencen indenfor de seneste 3 afsluttede regnskabsår: Ordregiver har ændret formuleringen i dokumenterne, som har fået følgende datering: Annonceringsbetingelser Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse Tilbudsgiver skal anvende de nye dokumenter, som vil være at finde på Ordregivers hjemmeside, jf. svar på spørgsmål 21. Se svar på spørgsmål 24. Tilbudsgiver skal for referencen angive Samlet omsætning for referencen indenfor de seneste 3 afsluttede regnskabsår: Side 6 af

7 I ovenstående tilfælde giver det samlet 16 mio kr. i omsætning - er de 16 mio kr. det tal, der skal angives, som samlet omsætning for én reference eller kan de ældste referencer fra 2008, 2009 og 2010 være forældet? Eller spørger I til en samlet omsætning for én reference indenfor de seneste 3 år? I så fald, er referencen for 2010, 2011 og 2012 forældet eller ønsker I referencer for 2011, 2012 og 2013? 26. I skriver i kontraktbilag C side 5 at: Oplysninger om referencer......erfaring med en tilsvarende leverance som den udbudte i løbet af de sidste 3 år indeholdende de adspurgte informationer. Er der nogle nærmere specifikke interesser i ordet "tilsvarende referencer", eller kan man blive afvist på "kun" at have en samlet omsætning for én reference på kr.? 27. Det fremgår af kontraktbilag A: punkt 11.1 at tilbudsgivere skal indregne besvarelse af nødkald i timeprisen, har Gladsaxe en oversigt over borgere der har nødkald og antallet af besvaret nødkald pr. uge / måned? Vil det være muligt for Gladsaxe Kommune, at lave en opdeling af borgere med nødkald, der modtager hjælp Ved tilsvarende leverancer anses levering af personlig pleje og praktisk hjælp til offentlige myndigheder. Det er ikke tilstrækkeligt, at der alene dokumenteres erfaring med enten personlig pleje eller praktisk hjælp. Ordregiver vil se på hele tilbudsgivers besvarelse af kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse i egnethedsvurdering og ikke kun se på specifikke elementer i egnethedsvurderingen. Ca. 350 borgere har nødkald. Akutte besøg som følge af et nødkald registreres ikke altid og derfor kan det ikke opgøres, hvor mange besøg disse kald giver anledning til. Af de borgere som i dag får hjælp til praktisk bistand og personlig pleje leveret af privat leverandør har ca. 50 borgere et nødkald. Side 7 af

8 fra den kommunale leverandør henholdsvis de private leverandører? Hvor stor en andel af borgere i Gladsaxe Kommune har Bekey systemet? - Er der andre omkostninger forbundet end smartphones med Bekey systemet? 29. Vil det være muligt at sende en elev-opdeling, hvor mange elever der er tilgået Gladsaxe hjemmepleje, og hvor mange elever der total er tilgået de private leverandører gennem de sidste 3 år? 30. Hvad menes med medicinansvarlig jf. punkt 3.11 i kontraktbilag A? 31. Gladsaxe Kommune anvender fiberklude, som medarbejderen selv medbringer. (i) Skal den vindende leverandør medbringe fiberklude og moppefremfører ved rengørings-ydelser hos borgere? (ii) I så fald, skal vindende leverandør selv stå for vask af fiberklude? (iii) Skal vindende leverandørs prissætning tage højde for Ca. 550 borgere har installeret Bekey systemet. Nej, der er ikke andre omkostninger end smartphones og den tid som medgår til at følge beskrevne arbejdsgange. Nej Privat leverandør har ikke tidligere haft elever, da deres borgergrundlag har været for lille som enkelt stående firma, det forventes dog at ved en privat leverandør vil borgergrundlaget blive stort nok til at der kan være elever. Kommunen varetager dermed selv elevopgaven som består i ca. 95 hjælper elever om året og 50 assistent elever. Sundhedspersoner, der er autoriseret i henhold til autorisationsloven til at varetage sundhedsfaglige opgaver herunder medicinadministration. Dette gælder sygeplejersker og social og sundhedsassistenter. (i) Gladsaxe Kommune har valgt at anvende fiberklude. Det er ikke et krav at leverandøren anvender fiberklude. (ii) Se ovenfor. (iii) Se ovenfor. (iv) Ja. Se endvidere kontraktbilag A, pkt. 7.5 vedr. vikarer og afløsere. (v) Ja. Side 8 af

9 fiberklude-omkostninger og mopper? (iv) Skal alle medarbejdere som udgangspunkt være uddannede SSH'er for at udføre rengøring? (v) Gladsaxe Kommune tilbyder forflytningskurser til medarbejdere - kan den vindende private leverandør købe sig ind på de udbudte kurser? 32. Annoncering s. 5: I skriver at i 2013 fik borgere leveret hjemmeplejeydelser, men i en tabel på samme side skriver I, at borgere er visiteret tid i Annoncering s. 5 Der står ordret visiterede tid af den kommunale leverandør i 2013 Skal det forstås som de timer visitationen rent faktisk har visiteret? 34. Annoncering s. 4 Leverandøren skal levere både praktisk og personlig hjælp, samt hverdagsrehabilitering i henhold til servicelovens 83 og 86 stk. 2. Er det pga. af jeres status som frikommune, at I har valgt at stille dette krav? Tallet henviser til unikke CPR-numre. Tallet er et udtryk for at flere borgere har f.eks. visiteret både ikke kompleks sygepleje og hjemmehjælp. Ja I Gladsaxe Kommune har vi en såkaldt Rehab2 der er en ekstra pakke hjemmehjælpen yder i ft. 83 og det er den vi henviser til her. Der kommer kun en leverandør i hjemmet. 35. Kravspecifikation s. 3 punkt 2.3 Akut, midlertidig og varig ændring: I skriver: Det betyder, at øget behov for hjælp på op til 8 uger, skal varetages inden for Nej, i praksis er det periodisk, at borgere er enten meget gode og dårlige. Det drejer sig om midlertidig og akut opstået sygdom hos borgere. Ikke ved indlæggelser og udskrivning til nyt funktionsniveau. Side 9 af

10 gældende visitering. Er der begrænsning i antallet af minutter det kan indeholde? 36. Kravspecifikation s. 20 punkt 11.1 Afregning og fakturaspecifikation: I skriver: Da der afregnes for visiteret tid, skal udgifter til håndtering af nødkald være indeholdt i prisen. Hvor stor er udgiftsposten årligt for de private leverandører? Ordregiver ser sig ikke i stand til at svare på spørgsmålet. 37. Kan I trække en log over hvor mange nødkald I modtager på en måned? 38. Ydelsen på nødkald skal regnes med i den endelige pris 39. Kravspecifikation s. 8 punkt 3.5 Klager: I skriver at leverandør er forpligtiget til at orientere om klager. I kravspecifikationen skriver I det skal ske via e- mail. Kan de ske gennem EOJsystemet i stedet? 968 kald i august 20. Ja. Ja, det kan man. Man vil i så fald skulle skrive en genkendelig overskrift, så Ordregiver kan trække statistikker. 40. Kravspecifikation s. 10 punkt 4.2 IT-hardware og software: I skriver: Ved kontraktens indgåelse er der krav om, at leverandøren har en internetforbindelse på minimum 20/2MB (dedikeret til alle maskiner der bruger KMD Care). Gælder det også for medarbejdere i borgerens hjem? 41. Kravspecifikation s. 10 punkt 4.3 IT-ansvarlig: Det præciseres at det kun er i basen derhjemme hvorpå firmaet har KMD Care adgang. iphones og ipads i borgerens hjem skal ikke køre på 20/2MB. Det er et grundkursus på to dage og de kører løbende hver måned med undtagelser af sommerperioden. Side 10 af

11 I skriver: Ordregiver kan tilbyde kurser i KMD Care mod betaling. Hvor lang tid varer kurserne og hvad er prisen? 42. Uddannes alle, eller er det blot superbrugere? Pris 2000 kr. Alle i Gladsaxe Kommune uddannes, men det er ikke et krav i udbuddet. 43. Hvilket redskab bruger jeres medarbejdere, iphone eller ipad? Hjælperne har iphones, assistenterne har ipads. 44. Kravspecifikation s. 18 punkt 9.2 Koordinering med hjemmesygeplejen: I skriver: Hjemmesygeplejersken kan med udgangspunkt i kvalitetsstandarderne delegere opgaver direkte til leverandøren, uden visitationen involveres. Opgaven vil blive overdraget via forudgående advis, og handleplan vil være fuldt opdateret ved overdragelsestidspunktet. Gælder det kun nye ydelser? Hvordan sikres det, at afregningsgrundlag reguleres efterfølgende? Det er ikke ved nye ydelser. Det er en opgave, der ikke længere er kompleks og dermed overgår fra sygeplejerske til assistent. Den tid, som er visiteret til opgaven, flyttes fra sygeplejen til leverandøren. 45. De automatiske låse der sidder på borgernes hjem i Gladsaxe Kommune, vil den private leverandør også skulle bruge dem? Ja, låsene sidder på borgerens dør, og den private leverandør skal anvende smartphones (jf. krav 6.3)til at låse dørene op. 46. Kan man låse dørene op, hvis telefonen er løbet tør for strøm? Nej, telefonen skal være ladet op, når medarbejderen ankommer til borgerens dør. 47. Hvem betaler programmet og Gladsaxe Kommune betaler for programmet og Side 11 af

12 licensen, så telefonen kan låse dørene op? 48. Bruger I mopper og fiberklude i Gladsaxe Kommune? Skal den private leverandør selv købe fiberklude? 49. Skal borgeren ikke købe klude etc.? licensen. Leverandøren står selv for at rekvirere login og kode til medarbejderne hos Gladsaxe Kommune, som administrerer brugeradgange i systemet. Gladsaxe Kommune har valgt selv at anvende fiberklude. Nej der er intet krav til fiberklude i udbuddet. Jo, men stiller man krav om fiberklude må leverandøren selv stå for indkøb af disse. 50. Hvorfor vælger I en løsning med fiberklude? 51. Hvor stor er kommunens behov for værnemidler i forbindelse med MRSA, er det udbredt? 52. Hvad bruger I på årsbasis på værnemidler? Pga. arbejdsmiljø. Ordregiver har jævnligt borgere med MRSA og Clostridium Difficile. Ca kr. årligt 53. I skriver: 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. Hvilke renter kan man forvente, hvis kommunen ikke betaler til tiden? Jeg tænker også på kompensationsbeløbet der er vedtaget af EU. 54. Rammekontrakt s. 9 punkt 22. Bod: I skriver, at I skal godkende underleverandør. Hvor bredt ses det? En leverandør kan en sjælden gang gøre brug af et udenbys vikarkorps. Skal I have besked om det? 55. Skal der levere årsrapport for tre år? Hvis ordregiver ikke betaler til tiden, er forholdet reguleret af renteloven, der indeholder bestemmelser omkring renter og kompensationsbeløb. Vikarkorpset er i så fald at regne som underleverandør, og skal godkendes. Nej, der er ikke krav om levering af årsrapporter. Jf. udbudsbetingelserne pkt. 6, skal der leveres - Den samlede omsætning inden for de seneste 3 regnskabsår. - Den samlede omsætning inden for det annoncerede område det seneste afsluttede regnskabsår. Side 12 af

13 - Egenkapital for det seneste afsluttede regnskabsår. 56. Er det korrekt forstået, at I ikke beder om en beskrivelse af vores leverance? 57. Tilbudsliste: Felt B9 mangler en formel 58. Tilbudsliste F5 og F7 kan ikke vise den fulde pris 59. Har antallet af assistenter og sygeplejersker et firma har ansat betydning, når I vurderer tilbuddene? Ja Nyt kontraktbilag D vedlagt. Nyt kontraktbilag D vedlagt. Nej 60. Har I mindstekrav til antal hjælpere? Ja Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver for nuværende har ansatte inden for kategorien social- og sundhedshjælpere (udfyldes i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse). Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende tilføjelser til udbudsmaterialet: Nr. Afsnit: Tilføjelse Besvaret 1. I relation til spørgsmål 24 Ordregiver præciserer formulering, som i annonceringsbetingelser og kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse ændres 20 Fra: Samlet omsætning for referencen: Til: Samlet omsætning for referencen indenfor de seneste 3 afsluttede regnskabsår: Ordregiver har ændret formuleringen i dokumenterne, som har fået følgende datering: Side 13 af

14 Annonceringsbetingelser Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse Tilbudsgiver skal anvende de nye dokumenter, som vil være at finde på Ordregivers hjemmeside, jf. svar på spørgsmål I relation til spørgsmål 57 og 58 Nyt Kontraktbilag D - Tilbudsliste3009 oploadet Revideret udbudsmateriale er udarbejdet og datomarkeret. Side af