S e k r e t a r i a t e t

Transkript

1 Til: Strukturudvalget Fra: Sekretariatet Emne: Tilsynsindsatsen på klientkontoområdet KRONPRINSESSEGADE KØBENHAVN K TLF FAX DATO: 16. oktober 2013 SAGSNR.: ID NR.: Sagsbehandler: RBP Beskrivelse af tilsynsindsatsen på klientkontoområdet Klientkontoerklæring Medio januar udsendes fra Advokatsamfundet brev til samtlige advokater/advokatselskaber med information omkring klientkontoerklæringen for det foregående år. Herunder modtager advokaten/advokatselskabet brugernavn og adgangskode til brug for elektronisk indberetning, ligesom der udtrykkeligt gøres opmærksom på, at erklæringen skal være modtaget senest den 31. marts. Endelig gøres opmærksom på, at manglende overholdelse af klientkontovedtægtens regler, herunder pligten til at indsende klientkontoerklæring, er en tilsidesættelse af advokatpligterne For så vidt angår erklæringer der efterfølgende modtages via den elektroniske indberetningsmulighed, registreres disse automatisk i Advokatsamfundets elektroniske register AMK For så vidt angår klientkontoerklæringer der modtages som fysisk post, registreres disse løbende manuelt hos sekretariatet. Idet en meget væsentlig del af klientkontoerklæringerne modtages umiddelbart forinden fristen den 31. marts, strækker ovenstående registreringsarbejde sig typisk over adskillige uger efter denne dato Manglende indsendelse Når samtlige erklæringer er registreret og der dermed er skabt klarhed over, hvilke erklæringer, der ikke er modtaget udsendes første påmindelse til de advokater/advokatselskaber, der ikke har indgivet erklæring. Advokaten/selskabet opfordres til at sende erklæringen inden 10 dage Kort efter ovennævnte 10-dages frist udsendes anden påmindelse. I dette brev gøres advokaten/selskabet opmærksom på, at såfremt erklæringen ikke er 1

2 sekretariatet i hænde inden yderligere 8 dage, må det forventes, at forholdet bliver indbragt for Advokatnævnet De advokater/selskaber, der efter to rykkere fortsat ikke har indgivet klientkontoerklæring, indbringes for Advokatnævnet Idet sekretariatet er bemyndiget til uden om Advokatrådets Regel- og Tilsynsudvalget og Advokatrådet at indbringe sager vedr. manglende indsendelse af klientkonto for Advokatnævnet, skrives, efter den nævnte 8-dages frist, anklageskrift, der fremsendes til nævnet. Der nedlægges påstand om, at advokaten/selskabet ikendes en disciplinær sanktion, samt at advokaten/selskabet pålægges at indsende klientkontoerklæringen inden for en fastsat frist Sekretariatets nævnte bemyndigelse gælder alene i forhold til manglende indsendelse af klientkontoerklæring, og kun når sanktionspåstanden er bøde. Bemyndigelsen gælder således ikke tilfælde, hvor der bliver tale om påstand om frakendelse af retten til at udøve advokatvirksomhed. Bemyndigelsen gælder endvidere ikke tilfælde, hvor klientkontoerklæringen er modtaget men viser, at advokaten/selskabet ikke i øvrigt har overholdt klientkontovedtægtens regler (se nedenfor). I disse situationer skal sagen forelægges Regel- og Tilsynsudvalget og herefter Advokatrådet, før der eventuelt udfærdiges anklageskrift Ved Advokatnævnets kendelse i sager om manglende indgivelse af klientkontoerklæring pålægger nævnet i tillæg til den ikendte bøde i overensstemmelse med sekretariatets påstand advokaten/selskabet at indgive erklæringen. Efterkommer advokaten/selskabet ikke nævnets pålæg om at indgive erklæringen, forelægger sekretariatet sagen for Regel- og Tilsynsudvalget og Advokatrådet med indstilling om, at der rejses sag med påstand om, at advokaten/selskabet ikendes en skærpet disciplinær sanktion for ikke at have efterkommet nævnets pålæg, samt at advokaten/selskabet på ny pålægges at indsende klientkontoerklæringen inden for en (yderligere) fastsat frist. Denne fremgangsmåde fortsættes, indtil erklæringen er modtaget, hvilket i sidste ende kan medføre påstand om frakendelse af retten til at udøve advokatvirksomhed Afsiges i sidste ende kendelse om frakendelse af retten til at udøve advokatvirksomhed samt endnu et pålæg om at indgive den pågældende klientkontoerklæring, uden at dette har fået advokaten/selskabet til at indgive erklæringen, må det på dette tidspunkt anses for udsigtsløst at formå advokaten/selskabet til at rette for sig, hvorfor dette sidste pålæg ikke forfølges (med en påstand om yderligere frakendelse af retten til at udøve advokatvirksomhed). Sagen henlægges således med en påmindelse om det åbne pålæg for det tilfælde, at advokaten på ny søger beskikkelse I tilfælde af frakendelse er advokaten/selskabet forpligtet til inden for en måned at afgive erklæring om, at pågældende ikke længere er i besiddelse af betroede 2

3 midler i henhold til klientkontovedtægtens 11 a, stk. 2. Afgives denne sluterklæring ikke, indstiller sekretariatet til Regel- og Tilsynsudvalget samt Advokatrådet, at der nedlægges påstand om yderligere frakendelse af retten til at udøve advokatvirksomhed Anmærkninger fra revisor Sideløbende med den ovenfor nævnte registrering af fysisk modtagne klientkontoerklæringer gennemgår sekretariatet samtlige erklæringer med henblik på at udskille advokater/selskaber, der i henhold til revisors anmærkninger ikke fuld ud har overholdt reglerne om behandlingen af betroede midler Som ovenfor nævnt registreres erklæringer, der modtages via den elektroniske indberetningsmulighed, automatisk i Advokatsamfundets elektroniske register/system AMK. Såfremt systemet ikke med sikkerhed genkender en klientkontoerklæring som udfyldt uden revisoranmærkninger, bliver erklæringen automatisk registreret som modtaget med fejl. Sekretariatet gennemgår derfor ligeledes alle erklæringer, der er automatisk registreret med fejl Sekretariatet skriver herefter til den pågældende advokat/selskab med anmodning om en udtalelse vedrørende revisors anmærkninger Efter modtagelsen af advokatens/selskabets udtalelse vurderer sekretariatet, hvorvidt en skriftlig indskærpelse fra sekretariatet er en tilstrækkelig reaktion, eller om sagen skal forelægges Regel- og Tilsynsudvalget og Advokatrådet med indstilling om disciplinærforfølgning og/eller pålæg om indgivelse af ekstraordinær klientkontoerklæring i henhold til klientkontovedtægtens 13 Er der tale om særlig kvalificerede revisoranmærkninger, vurderer sekretariatet endvidere, hvorvidt der er grundlag for en revisorundersøgelse og/eller udpegning af en kontrolførende advokat, der øjeblikkeligt afskærer advokatens/selskabets adgang til egenhændigt at disponere over klientmidler (se nedenfor) Anmeldelser/indberetninger/underretninger vedrørende konkrete advokater Sekretariatet modtager jævnligt anmeldelser/indberetninger/underretninger vedrørende konkrete advokaters/selskabers fejlagtige håndtering af betroede midler. I disse tilfælde samt i tilfælde, hvor revisors anmærkninger på klientkontoerklæringen er særlig kvalificerede, foretages en vurdering af, hvorvidt der er behov for en øjeblikkelig indgriben over for advokaten/selskabet 3

4 I henhold til klientkontovedtægtens 14 kan Advokatrådet, hvor rådet finder særlig anledning dertil, beslutte ved en revisor at undersøge, om den pågældende advokat/selskab overholder reglerne om behandlingen af betroede midler Udgifterne forbundet med en revisorundersøgelse afholdes af Advokatsamfundet, såfremt det viser sig, at forholdene hos den, hvis virksomhed har været undersøgt, er og har været i orden. I modsat fald hvilket helt overvejende er den praktiske hovedregel må pågældende selv afholde udgifterne I henhold til klientkontovedtægtens 17 kan Advokatrådet endvidere såfremt det med føje må antages, at en advokat/selskab groft har tilsidesat vedtægtens bestemmelser bestemme, at den pågældende ikke uden samtykke af en kontrolførende advokat, der udpeges af rådet, må hæve på klientbankkonti Som følge af sagernes naturligt presserende karakter træffes beslutning om iværksættelse af revisorundersøgelse og/eller tilsyn af kontrolførende advokat i praksis af Regel- og Tilsynsudvalgets formand efter indstilling fra sekretariatet Effektivisering Med henblik på generelt at effektivisere og forkorte sagsbehandlingstiden i sager vedr. manglende overholdelse af klientkontoreglerne blev der i foråret 2013 gennemført drøftelser mellem sekretariatet og Regel- og Tilsynsudvalget På denne baggrund har Advokatrådet efterfølgende vedtaget, at adgangen til at indsende klientkontoerklæringer som fysisk post afskæres, således at der pr overgås til en rent elektronisk modtagelse via den eksisterende løsning, samt at der fremover samtidig med at sekretariatet sender en sag vedr. manglende klientkontoerklæring i nævnet fra sekretariatets side iværksættes et ekstraordinært tilsyn hos advokaten Endvidere har sekretariatet foreslået Advokatnævnets sekretariat, at der vedrørende sager omkring tilsidesættelse af klientkontovedtægten etableres en hasteprocedure/et fast-track hos Advokatnævnet. Da sagerne som hovedregel er ukomplicerede og bærer præg af ensartethed, formodes sagsbehandlingstiden at kunne nedbringes ved at rykke disse sager foran køen i Advokatnævnet I forhold til revisorundersøgelser, jf. klientkontovedtægtens 14, har sekretariatet endelig i samarbejde med PwC netop etableret en ny form for light-undersøgelse, der kan gennemføres hurtigere og mindre omkostningstungt end den traditionelle fuldstændige undersøgelse. Light-modellen er tiltænkt tilfælde, hvor der er tale om en indberetning/underretning vedr. ukorrekt håndtering af betroede midler i en eller flere konkrete sager. Denne nye undersøgelsesform anvendes indtil videre forsøgsvis. 4

5 / RBP 5