Brugervejledning e-arkiv. Arbejde med e-arkiv

Transkript

1 Brugervejledning e-arkiv Arbejde med e-arkiv Indhold 1. Tilføje (uploade) dokumenter/bilag til arkivet 2. Lægge dokumenter/bilag på plads i arkivet (tilføje tags) 3. Arbejde med dokumenter/bilag i arkivet (søge/rette/slette)

2 ARBEJDE MED E-ARKIV LOGIN til e-arkivet via 1. Tilføje (uploade) dokumenter/bilag til arkivet VÆLG punktet Arkiv og derunder punktet Integrationer : Der er 4 måder at tilføje dokumenter/bilag til arkivet: A. Upload via stifinder B. Træk og slip dokumenter/bilag til arkivet C. Automatisk upload fra mappe på lokal PC D. Indsende dokumenter/bilag via mail A. Upload via stifinder KLIK på knappen Upload : Der svares med standard stifinder dialog boks: NAVIGÉR til aktuel mappe på normal vis. MARKÉR de filer, der skal uploades og KLIK på Åbn. Filerne vises nu i upload-billedet: Se sidst i næste punkt hvordan filerne lægges helt på plads.

3 B. Træk og slip dokumenter/bilag til arkivet ARRANGÉR dine vinduer så både browser-vinduet med arkivet og vinduet med aktuelt dokument er synlige på skærmen KLIK og TRÆK nu det/de ønskede dokument(er) til upload-feltet i arkiv-billedet: Filerne vises nu i upload-vinduet: A. og B. Gem filer fra upload-billedet Efter at filer er uploadet/trukket til upload-billedet, skal filerne gemmes. I: Gem filer i Indbakke og foretag slut-arkivering senere fra indbakken (se punkt 2) KLIK på Gem i arkiv : Filerne gemmes nu i indbakken.

4 II: Foretag slut-arkivering straks KLIK på det lille blyant-symbol ud for filen for at starte redigering: VÆLG passende mappe til filen. INDTAST relevante kendeord/kategorier i feltet Tags. KLIK på fluebenet for at afslutte redigering. KLIK på Gem i arkiv. C. Automatisk upload fra mappe på lokal PC Når funktionen skal bruges første gang på PCen: På de PCere, hvor du ønsker automatisk upload af dokumenter fra en lokal mappe på PCen, skal der installeres et lille upload-program. Programmet skal installeres for hvert af de e-arkiver, som du ønsker automatisk upload til. KLIK på knappen Automatisk upload : KLIK på linket Hent DLBR Arkiv. :

5 Såfremt denne advarsel dukker op, så KLIK i feltet I accept og KLIK Run: Herefter svares med dialog, hvor du kan angive, hvor du ønsker den lokale upload-mappe placeret. Som default placeres upload-mappe i dit dokument-bibliotek. Når installation er gennemført, svares med dette billede: KLIK på minimer-knappen for at lægge vinduet ned på processlinjen. Programmet starter automatisk i forbindelse med opstart af PC. GENTAG denne procedure på øvrige PCere, hvor funktionen ønskes anvendt. Sådan anvendes funktionen Dokumenter/bilag der ønskes overført til e-arkivet gemmes i upload-mappe på PCen. Disse kan åbnes ved at åbne stifinderen. Stifinderen åbnes ved at trykke på enten Windows-flaget og efterfølgende dokumenter. Eller ved at trykke på mappe-ikonet som anvist.

6 Bemærk: der er særskilt mappe til regnskabsbilag og mappe til alt andet (Indbakke). Hvad der gemmes i mappen: C:\Users\bruger\Documents\DLBR Arkiv for CVR\Regnskabsbilag uploades til mappen Regnskabsbilag i arkivet. Hvad der gemmes i mappen: C:\Users\bruger\Documents\DLBR Arkiv for CVR \Indbakke uploades til mappen Indbakke i arkivet. Når upload programmet er åbent, holder der øje med, om der kommer dokumenter i de 2 upload mapper. Dokumenterne vil blive uploadet til arkivet og derefter flyttes de til mapperne xxxxx_behandlede. D. Indsende dokumenter/bilag via mail. Alle Summax arkiv brugere bliver tildelt deres egen unikke arkiv mailadresse. Den består af CVR-nummer og en 4-cifret editerbar Alle mailadresser er fra start udstyret med koden Eksempel på Summax arkiv mail @summax.dk. Det fungerer på den måde, at de mails, som bliver sendt til Summax, vil blive fordelt imellem brugerne hvert kvarter. De kommer ind i indbakken, hvor alle vedhæftede filer i mailen og selve mailen, bliver til hver sit dokument i indbakken. Emne feltet fra mailen kommer til at stå i afsender feltet ved alle dokumenterne fra samme mail. Din arkivmailadresse findes under Profil :

7 2. Lægge dokumenter/bilag på plads i arkivet (tilføje tags) VÆLG Arkiv og Indbakke for at få oversigt over dokumenter, der endnu ikke er arkiveret på plads. KLIK på forstørrelsesglas ud for det dokument, der skal lægges på plads KLIK her for at gemme en kopi af dokumentet uden for arkivet Hvis der er tale om regnskabsbilag: Systemet forsøger selv at aflæse Højeste beløb og Nyeste dato fra bilaget. Er det ikke lykkedes, kan disse oplysninger tilføjes manuelt og dermed gøre koblingen til Ø90 posteringen nemmere. VÆLG passende mappe Afsenderinfo: Du kan øge overblikket i dine arkivmapper ved at indtaste afsenderinfo. Kommentarer: De notater, bemærkninger o.s.v. man naturligt ville skrive på et papirdokument (eller på en post-it ) skrives her i feltet Kommentar Tags (udfyldes ikke ved regnskabsbilag): INDTAST relevante kendeord til dokumentet. Det er ord, som kan være nyttige i forbindelse med en efterfølgende filtrering af indholdet i den aktuelle mappe. Genoptagelsesdato: Hvis du har et dokument, du ved skal behandles på et senere tidspunkt, så indtast en genoptagelsesdato. Denne dato kan efterfølgende avendes ved filtrering af arkivet. KLIK på Gem og Luk for at gennemføre arkiveringen Disse oplysninger udfyldes af systemet i forbindelse med indlæsning i arkivet. F.s.v. angår regnskabsbilag, så udfyldes enkelte felter først når bilag linkes til postering i Ø90. Samme fremgangsmåde anvendes, når dokumenter senere ønskes flyttet til anden mappe, eller hvor tags ønskes ændret.

8 3. Arbejde med dokumenter/bilag i arkivet (søge/rette/slette) Gennemgang af skærmbillede: Funktioner: Giver mulighed for at slette, redigere eller maile markerede dokumenter Vælg søgning: Giver mulighed for kun at se: - dokumenter med flueben i Favorit - de seneste 50 arkiverede dokumenter - dokumenter med opfølgningsdato i aktuel måned - regnskabsbilag der endnu ikke er linket til postering i Ø90 Øverst vælges hovedmappe. Mappen Alle viser samtlige dokumenter i arkivet Her angives hvilken periode, man ønsker at se dokumenter for KLIK på forstørrelsesglas for at åbne og redigere dokument MARKER de dokumenter som du vil behandle via knappen Funktioner INDTAST søgeord og KLIK på forstørrelsesglas, for kun at få vist de dokumenter, der indeholder dette /disse ord Via felterne over de enkelte kolonner kan man afgrænse visningen. Tastes f.eks under Genoptagelsesdato vises kun dokumenter med denne genoptagelsesdato. HOLD musen henover forstørrelsesglas for at se yderligere oplysninger Favorit: SÆT flueben på de dokumenter, du meget ofte vil vende tilbage til KLIK på over de enkelte kolonner for at få dokumenterne sorteret efter denne kolonne I dette felt fremgår alle de kendeord (tags), som du har knyttet til de dokumenter, der vises i det aktuelle billede. Jo større skrifttype, jo oftere er kendeordet anvendt. KLIK på et kendeord/tag for kun at få vist dokumenter med dette kendeord.

9 Redigere (/flytte) flere dokumenter i én arbejdsgang MARKÉR de dokumenter som ønskes redigeret (/flyttet) KLIK på Funktioner og Rediger : Der svares med dette billede: VÆLG nu den mappe som dokumenterne skal flyttes til og/eller ANGIV de tags som skal gælde for alle dokumenterne. Det også muligt at MARKERE alle dokumenterne som Favorit. KLIK på Gem.