IMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation?

Transkript

1 IMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation? Hvis ikke, så bliv inspireret af Esbjerg Kommune, der er på vej til at forankre ESDH organisatorisk og samtidig øge brugen af ESDH på alle niveauer. Når ESDH-systemet bruges af både høj og lav samt den centrale og decentrale administration, så øges chancen for, at der skabes korrekte og sammenhængende data, der oven i købet opfylder lovgivningen.

2 Esbjerg Kommune er digital kommune Fra 2. januar 2007 (direktionsbeslutning) Arkivdannelsen sker digitalt, kun i anerkendte ESDH- og fagsystemer og efter en anerkendt opmærkning (KLE) Kun data fra digitale systemer arkiveres Papirsager er kopier og kasseres ifølge arkivloven I Esbjerg Kommune deles data privatpraktiserende sagsbehandlere findes ikke ESDH er også for ledere Hvad ikke findes i ESDH- eller fagsystemer, findes ikke i Esbjerg Kommune

3 Lovgivningskrav nu og i fremtiden Offentlighedsloven (Et dokument, som myndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter modtagelsen eller afsendelsen) Arkivloven (skelne væsentligt fra uvæsentligt) God forvaltningsskik (ombudsmandens udtalelser) Partens mulighed for digitalt at se egen sag Datatilsynet

4 Acadre er udbredt til hele organisationen Automatisk tildeling af software CM klient Web klient Tildeling af autorisationer via IDM Alle ansatte ved Esbjerg Kommune har Acadre Ca sagsbehandlere Ca læsere Let tilgængelige vejledninger Et teknisk succesfuld projekt Et system alle elsker at hade

5 Når alle har Acadre, så er alt vel godt? Nej Vi forsøgte at få sagsbehandlerne i tale Vi forsøgte at få ledelsen i spil Vi tilbød nye kurser Vi forsøgte med spot på vores intranet Vi talte en sag, som ingen gad høre på for vi var godt klar over, at korrekt brug af Acadre, ikke blev prioriteret lige højt i de enkelte afdelinger, hvis det altså blev brugt Langt om længe fik vi lavet en ekstern revisionsrapport omkring Sagsdannelse og journaliseringspraksis i Esbjerg Kommune

6 Revisionsrapporten blev vendepunktet Revisionsrapporten blev fremlagt på et møde for de øverste chefer i Esbjerg Kommune heriblandt kommunaldirektøren

7

8 FIXIT. Hvordan skaber man engagement? Handleplan for forbedring af Sagsdannelse og journaliseringspraksis Direktionens opbakning og godkendelse Løbende tilbagemeldinger til direktionen Ajourføring af ESDH principper Nye retningslinjer fx at skannet post journaliseres senest 5 dage efter modtagelse Deltagelse på ledermøder over alt i organisationen. Når noget har direktionens opmærksomhed, så smitter det af på hele organisationen Køb af Fleksibel rapportering ved Formpipe Reklame for vores nye webklient Placering af ansvar

9 FIXIT. Hvordan skaber man engagement? For at skabe synlighed for den enkelt afdeling: Løbende servicetjek af hver enkelt afdeling tilbagemelding sendt til: leder, lederen over, sekretariatschefen på området samt Acadre administrator BI-rapport Inspirationslister Stikprøver Individuel forbedringsplan Forslag til autoprofiler Forslag til bedre systemudnyttelse

10 Servicetjek

11 Er vi i mål? Der arbejdes på at få data fra Fleksibel rapportering i LIS Endnu lettere adgang for lederne til data Konstant synlighed Evt. samkørsel med andre data i LIS Der skal fortsat laves løbende Servicetjek med tilbagemelding til Direktionen Der indkøbes formentlig Acadre Kvalitetskontrol Hjælp til den enkelte sagsbehandler Opnå ensartethed i sagsbehandlingen Tryghed for den enkelte sagsbehandler før offentliggørelse af sager og dokumenter Vi ser frem til den fortsatte udvikling af Acadre Web

12 Er vi i mål? Nye udfordringer Data gemt andre steder såsom i Outlook, private drev mv. Data gemt i systemer, som vi ikke har haft kendskab til Digitale kompetencer Kan vi holde gejsten Kan vi bibeholde fortsat engagement Kan vi fastholde opmærksomheden Bliver vi bedre til at udnytte alle de muligheder Acadre har Esbjerg Kommune er på en fortsat spændende og udfordrende forandringsrejse