UDBUDSBETINGELSER. for. Etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den Fællesoffentlige Datafordeler

Transkript

1 1 UDBUDSBETINGELSER for Etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den Fællesoffentlige Datafordeler Version Ændringer Dato 1.0 Første udsendte version Punkt 5.2, afsnit Afgivelse af foreløbige tilbud til brug for dialogen : Tilføjelse af henvisning til punkt 7 i udbudsbetingelserne Punkt 5.2, side 9: Tilføjelse af to nye afsnit samt redigering af et eksisterende afsnit. Tilføjelse af nyt punkt mødeoplæg til opsamlingsmøde. Tilføjelse af nyt punkt mødeoplæg til opsamlingsmøde. 1.2 Korrigeret bilagshenvisning vedrørende bodsmaksimering i punkt 4, delkriterium 1, tredje underkriterium Punkt 15: Korrigeret overskrifterne i tabel indeholdende tidsplan for 2. dialogrunde. Punkt 15: Tilføjet ekstra række i tabellerne Tidsplan for 1. dialogrunde og Tidsplan for 2. dialogrunde. 1.3 Punkt 9.1: Tilføjelse vedr. sprogkrav Punkt 9.1: Tilføjelse af ønske til format på den elektroniske version af tilbuddet.

2 2 1.4 Punkt 5.3: Tilføjelse af afsnit om samlet kontraktværdi Punkt 6.2: Præcisering af hvad der forstås ved vejledende og beskrivende tekst. Punkt 6.2: Tilføjelse af afsnit vedrørende ordregivers berigtigelse af de beskrivende dokumenter. Punkt 9.1: Det er anført, at tilbud gerne ses afleveret i 5 papireksemplarer frem for 10 eksemplarer. Foreløbige tilbud ses gerne afleveret i 5 papireksemplarer, hvoraf kun det ene eksemplar vedlægges licensbetingelser. Punkt 9.1: Præcisering af hvorledes tilbudsgiver skal markere ændringer. Punkt 14.11: Tilføjelse af afsnit om andre løsningsmodeller for hurtig etablering af OIS og Kortforsyningen på Datafordeleren end migrering, samt tilføjelse af afsnit om fremrykning af datoen for overtagelse af Platformen. 2.0 Ophøjet til version Ændringsmarkeringer fjernet 2.1 Punkt 14.10: Dato for hvornår tilbudsgiver senest kan foreslå eventuelle yderligere emner til dialogen i anden dialogrunde er ændret til 4. december Ændret i: Punkt 3 - Punkt 4 - Punkt Punkt Punkt Punkt 13 - Punkt Ophøjet til version Udbud med forhandling

3 3

4 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED 4 Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks København K Hjemmeside: Kontaktperson: Jens Krieger Røyen adresse: datafordelerudbud@digst.dk 2. INDLEDNING Beskrivelsen i dette punkt 2 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå udbudsmaterialet. Denne udbudsforretning vedrører etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den Fællesoffentlige Datafordeler. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i medfør af artikel 30, stk. 1, litra a), 2. led i udbudsdirektivets (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Den forudgående udbudsforretning blev gennemført efter reglerne for konkurrencepræget dialog i udbudsdirektivet, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S Den konkurrenceprægede dialog måtte aflyses, da ingen af de modtagne 4 tilbud var konditionsmæssige. Alle 4 tilbudsgiver fra den forudgående konkurrenceprægede dialog er inviterede til at afgive et nyt tilbud. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til udkastet til kontrakt og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til kontrakten, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, proces for den konkurrenceprægede dialog, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet.

5 5 Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til kontrakten. Derfor henviser kontraktens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for udkastet til kontrakt, bilag 0 eller krav, som er klassificeret som mindstekrav i udkastet til bilag 1-19, jf. punkt 6. Bilag 1-19 bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten og skal således kunne håndhæves over for den leverandør, som ordregiver indgår kontrakt med. I udbudsmaterialet indgår endvidere udkast til en tro og love-erklæring, som tilbudsgiveren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige, jf. punkt 9.3 i udbudsbetingelserne. Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 13, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Der udarbejdes ikke en ny version af udbudsmaterialet (de samlede beskrivende dokumenter), undtagen nærværende udbudsbetingelser. De beskrivende dokumenter fra den konkurrenceprægede dialog i den seneste gældende version, samt de nærværende reviderede udbudsbetingelser, udgør udbudsmaterialet for udbuddet med forhandling, som således består af: Brev med opfordring til at afgive tilbud. Nærværende reviderede udbudsbetingelser. Udkast til kontrakt for etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den Fællesoffentlige Datafordeler. Udkast til bilag 1-19.

6 Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love erklæring om gæld til det offentlige TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1. Leveringssikkerhed - 40 % Tidsplan idet det tillægges positiv vægt, hvorvidt tidsplanen er gennemarbejdet og realistisk, samt at Delleverancer leveres til overtagelse tidligere end Kunden har specificeret, jf. bilag 1. Afprøvning idet det tillægges positiv vægt, at den tilbudte afprøvning understøtter rettidige Delleverancer samt stabil drift og vedligeholdelsesevne, jf. bilag 9 og 14. Bodsmaksimering for servicemål idet det tillægges positiv vægt, at Leverandøren tilbyder en bodsmaksimering, der overstiger de 25 %, jf. bilag 3 og 7. Skalering idet det tillægges positiv vægt, hvor hurtigt og præcist kapaciteten løbende skaleres op og ned for at leve op til garanterede servicemål, jf. bilag 7. Indsigt idet det tillægges positiv vægt, hvorvidt Kunden opnår løbende indsigt i levering af Ydelserne, jf. bilag 9 og bilag 15. Kompetencer idet det tillægges positiv vægt, såfremt kompetencer og praktisk erfaring hos nøglemedarbejdere er på et højt niveau, og at de tilbudte nøglemedarbejderes kompetencer og praktiske erfaring inddrages og nyttiggøres på en sådan måde, at kvaliteten i Leverancen forøges, jf. bilag 11. Sikkerhed idet det tillægges positiv vægt, i hvilket omfang og med hvilket indhold kravene til sikkerhed opfyldes, jf. bilag 3 og bilag Kvalitet - 40 % Systemets alsidighed idet det tillægges positiv vægt, i hvilket omfang Systemet kan håndtere mange forskellige typer af data og datamodeller, jf. bilag 3. Systemets integration med Registrene idet det tillægges positiv vægt, i hvilket omfang Systemet samlet set understøtter en effektiv integration med Registrene, jf. bilag 3.

7 7 Teknologivalg idet det tillægges positiv vægt, i hvilket omfang Systemet er baseret på tidssvarende, velafprøvet og moden teknologi, jf. bilag 3. Fremtidssikring idet det tillægges positiv vægt, i hvilket omfang Systemet er modulært, og overdrageligheden af Systemet er sikret, jf. bilag 3 og bilag 5. Residualkrav: Systemets funktionalitet idet det tillægges positiv vægt, i hvor høj grad og med hvilket indhold de øvrige funktionelle krav i bilag 3 opfyldes. 3. Økonomi - 20 % I vurderingen indgår den samlede evalueringspris jf. bilag 12a. 5. GENNEMFØRELSE AF UDBUDDET MED FORHANDLING Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med artikel 30, stk. 1, litra a), 2. led, i udbudsdirektivet, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, og de grundlæggende EU-retlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed mv. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialet, herunder mindstekravene i udbudsmaterialet. Udbuddet med forhandling vil foregå skriftligt og processen vil være kort og intensiv. Der vil som udgangspunkt kun være én forhandlingsrunde, der består i, at tilbudsgiver får mulighed for at afgive et nyt (justeret) tilbud, jf. punkt 9.2. Der vil ikke blive afholdt forhandlingsmøder med Digitaliserinsstyrelsen, men tilbudsgiver har mulighed for at stille spørgsmål, jf. punkt 8.2. Digitaliseringsstyrelsen forbeholder sig dog ret til at gennemføre yderligere forhandlingsrunder, såfremt der i de modtagne tilbud konstateres forhold, som nødvendiggør yderligere forhandlingsrunder. I dette tilfælde vil Digitaliseringsstyrelsen forud for gennemførelsen af en ny forhandlingsrunde sende grundlaget herfor.

8 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Behandling af forbehold Tilbudsgiver har inden for de nedenfor angivne rammer mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. 6.2 Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Udkast til kontrakt: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til kontrakt, der således er at betragte som et mindstekrav. Udkast til bilag 1-19: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende krav, som er klassificeret som mindstekrav. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende vejledende og beskrivende tekst i bilagene. De behov, som tilbuddet skal dække, er klassificeret og beskrevet som krav. Alle krav er indsat i en kravskabelon, hvor selve kravet fremgår af feltet Kravbeskrivelse.

9 9 Kravtitel og Kravområde er vejledende information til tilbudsgiver som har til formål at danne grundlag for en logisk gruppering af krav. I feltet Delleverance angives vejledende, hvilken eller hvilke bestemte Delleverancer eller Optioner, kravet vedrører. For krav som vedrører alle dele af Projektet angives ingen værdi i feltet Delleverance. Kravtypen kan antage en af følgende værdier: Kravtype Markering af kravtype Betydning Mindstekrav Værdi: MK Mindstekrav skal opfyldes uden forbehold for, at et tilbud kan være konditionsmæssigt Prioriteret krav Værdi: PK Prioriterede krav har stor betydning for opfyldelse af de forretningsmæssige mål, og tillægges derfor særlig vægt ved vurdering af de afgivne tilbud. Krav Værdi: K Almindelige krav, som bidrager til opfyldelse af de forretningsmæssige mål. Tilbudsgiver kan angive alternative forslag til disse krav i form af forbehold. For krav som stilles til Agile Delleverancer, angives i feltet Agil kravtype, om kravet er et Absolut Krav eller et Øvrige Krav som defineret i Bilag 0. Alle krav er nummereret på 2. niveau, med foranstillet bilagsnummer, jf. nedenstående eksempel: Kravnr. 1.1 Kravtitel Eksempel på krav Kravtype K Kravområde Eksempel Agil kravtype Øvrige krav Delleverance

10 10 Kravbeskrivelse Leverandøren skal tage dette krav til efterretning Vejledende og beskrivende tekst i bilag I bilagene er der imellem de konkrete krav visse steder indføjet vejledende og/eller beskrivende tekst. Vejledende og beskrivende tekst er unummereret generel tekst til tilbudsgivers orientering. Dette illustreres med følgende eksempel: Dette bilag indeholder Kundens specifikation af krav til Systemets funktion og virkemåde. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tekst omgivet af firkantede parenteser og angivet med fed og kursiv skrift er vejledende tekst til tilbudsgiver om, hvad tilbudsgiver med egne ord skal beskrive i tilbuddet. Dette illustreres med følgende eksempel: [Tilbudsgiver beskriver opfyldelsen af kravet i underbilag X.X.] Angivelse af kravsopfyldelse Alle bilag, som indeholder krav til Leverandøren, afsluttes med et complianceskema, hvor tilbudsgiver skal angive hvilke krav, der opfyldes af det afgivne tilbud, og om der er taget forbehold i form af ændring af kravteksten. Ved udfyldelsen af complianceskemaerne placeret sidst i bilaget skal tilbudsgiver for hvert krav angive med afkrydsning, om kravet er opfyldt, om kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst, eller om kravet ikke er opfyldt. Eksempel på udfyldt complianceskema: Krav Kravet er Kravet er opfyldt med forbehold Kravet er ikke op- Delkriterie nr. opfyldt i form af ændret fyldt kravtekst 1.1 X Tidsplan 1.2 X Tidsplan 1.3 X Tidsplan

11 X Såfremt et krav er opfyldt uden forbehold skal tilbudsgiver angive dette ved afkrydsning i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer og Kravet er opfyldt. Mindstekrav er i complianceskemaerne markeret med grå og er på forhånd afkrydset i kolonnen "Kravet er opfyldt", idet enhver anden afkrydsning fører til, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold til et krav, der ikke er et mindstekrav, indarbejdes forbeholdet direkte i kravteksten som en ændring af denne. Ændringen skal være markeret med ændringsmarkering. Der sættes herudover kryds i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer i kolonnen Kravet er opfyldt med forbehold i form af ændret kravtekst. Der kan herudover henvises til evt. yderligere bilagsmateriale/dokumentation, der er vedlagt tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver vil angive at et krav ikke er opfyldt, skal tilbudsgiver angive dette ved afkrydsning i complianceskemaet ud for det aktuelle kravnummer og i kolonnen Kravet er ikke opfyldt. I complianceskemaets højre kolonne fremgår det, hvilket delkriterie, jf. punkt 4, det pågældende krav er relateret til. Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9 nedenfor. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag. Berigtigelse af udbudsmaterialet Hvis ordregiver berigtiger udbudsmaterialet, anvender ordregiver gennemstreget tekst for så vidt angår slettet tekst, og gulmarkeret tekst for så vidt angår nytilføjet tekst. Herudover anfører ordregiver en oversigt over ændringer i en ændringslog på forsiden af hvert dokument. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har ikke adgang til at afgive alternativt tilbud.

12 12 Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL 8.1 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan stille skriftlige spørgsmål om udbudsmaterialet. Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Spørgsmål, der modtages senest tirsdag den 29. april 2014, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne frist, kan ikke forventes at blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 9.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt med udkast til bilag 1-19, der udtrykker de krav og forventninger, som ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud. I materialet kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, eksempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet eller tilsvarende. Såfremt der enkelte steder mod forventning fortsat alene er henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen eller tilsvarende. De af bilagene, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, og som indsendes på ny, skal udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag.

13 13 Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis vi har ofte med succes gjort, man kunne også forestille sig, at, eller det kunne eventuelt søges løst ved, at er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 4 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Tilbud skal være på dansk. Dog kan tekst i figurer, datablade til standardprogrammel og licensbetingelser være på engelsk, svensk eller norsk. Tilbud skal sendes eller indleveres til Digitaliseringsstyrelsen, att. Jens Krieger Røyen, jf. punkt1. Tilbud ses gerne afleveret i 5 papireksemplarer, dog kontraktens bilag 15 og underbilag hertil kun i 1 papireksemplar, i en lukket forsendelse og mærket Etablering, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den Fællesoffentlig Datafordeler- tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen. I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på Cd-rom eller usb-nøgle, gerne som Word eller andet tekstbehandlingsformat. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 9.2 Tilbuddets udformning Tilbud bør indeholde et fremsendelsesbrev og et resumé. Tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på én af følgende to måder: 1) Et tilbud, som kun indeholder de reviderede bilag Tilbudsgiver kan vælge alene at aflevere nye versioner af de bilag, hvor der under den forudgående konkurrenceprægede dialog blev konstateret problemer med konditionsmæssighed og andre forhold, der gav anledning til tvivl om konditionsmæssighed.

14 14 Det står tilbudsgiver frit for også at ændre de øvrige bilag i forhold til det forudgående endelige tilbud under den konkurrenceprægede dialog. Sådanne ændringer kan bl.a. være nødvendige, hvis tilbudsgiver efter sin egen gennemgang finder andre uhensigtsmæssigheder end dem, som Digitaliseringsstyrelsen har konstateret. Hvis tilbudsgiver foretager ændringer (uanset grunden dertil), bedes disse klart fremhæves i forhold til det tidligere endelige tilbud i den konkurrenceprægede dialog. Tilføjelser bedes fremhævet med rød skrift og slettet tekst bedes gennemstreget. Endvidere bedes alle ændringer markeret med lyseblå overstregning. Vælger tilbudsgiver at anvende denne fremgangsmåde, skal tilbudsgiver i fremsendelsesbrevet erklære, at tilbudsgiver vedstår sit endelige tilbud i den forudgående konkurrenceprægede dialog, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2012/S , undtagen de på ny fremsendte reviderede bilag, som erstatter de tilsvarende bilag i det forudgående afgivne endelige tilbud. Digitaliseringsstyrelsen ser gerne, at den ovenfor beskrevne fremgangsmåde anvendes ved afgivelse af tilbud under nærværende udbud med forhandling. 2) Afgivelse af nyt tilbud Tilbudsgiver har mulighed for at afgive et nyt tilbud. Det bemærkes, at tilbud - uanset om de afgives som angivet under 1) eller 2) - i dets helhed vil blive genstand for en fornyet vurdering af konditionsmæssighed i overensstemmelse med de fastlagte krav i udbudsmaterialet. Tilbudsgivere kan således ikke henholde sig til konditionsmæssighedsvurderingen foretaget under den forudgående konkurrenceprægede dialog. 9.3 Særlig erklæring Tilbudsgiveren skal uanset om fremgangsmåde 1) eller 2) anvendes, jf. ovenfor under punkt 9.2, underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbuddet har forfalden gæld til det offentlige.

15 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Frist for modtagelse af tilbud er tirsdag, den 6. maj 2014, kl. 12. Tilbud, der modtages efter denne dato, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå tilbuddet i 3 måneder fra udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 12. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at

16 16 konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 13. TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet. Resumé af tilbuddet med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Kontrakt. Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand, i den udstrækning tilbudsgiver fremsender ny version af bilagene. Opfyldelse af alle mindstekrav. Tilbudsmaterialet i det i punkt 9.1 angivne antal eksemplarer. Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 9.1. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 9.1.

17 17 Korrekt adressering, jf. punkt 9.1 og punkt 1. Dateret og underskreven erklæring som omhandlet i punkt 9.3. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Nedenfor er tidsplanen for udbudsforretningen beskrevet: Dato, klokkeslæt Tirsdag den 29. april 2014 Aktivitet Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Tirsdag den 6. maj 2014 kl. 12 Frist for afgivelse af tilbud Mandag den 2. juni 2014 Forventet tildeling af kontrakten Onsdag den 18. juni 2014 Forventet indgåelse af kontrakten