Styringsudvalget Drøftelse. Kopi til. BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Styringsudvalget Drøftelse. Kopi til. BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune"

Viggo Fog
6 år siden
Visninger:

1 Til Til Kopi til Styringsudvalget Drøftelse Bilag: Drejebog og guide til temadrøftelse i byrådet den 9. marts Tid Aktiviteter Praktik Praktik: - Gruppeinddeling til dialoger som udgangspunkt 6 grupper 2 der arbejder med mødestruktur, 2 der arbejder med politikudvikling og 2 der arbejder med gentænkning af regnskabsprocedure. - Metode (cafemetode, med besøg hos hinandens cafe) - Praktik (tusser, duge til at skrive på m.v.) - Bordformænd: rep. Fra styringsudvalg, Christian Mølgaard, Lars Kloppenborg, Niels Højberg. - Bordformænds guide til cafedrøftelserne - Modeller til inspiration (mødedage, 17.4 udvalg) Velkomst ved Jette Jensen - Kort baggrund intentionerne i aftalen, forudsætninger for at de kan indfries, nulsumsspil i forhold til tid. - Byrådets arbejdsvilkår. - Pejlemærkerne for styringsudvalget - Formål med temadrøftelsen inspirere og undersøge ikke at træffe beslutning eller forhandle. Bordopstilling, tusser, papirs duge, navneskilte til grupperne. Guide til bordformænd. Pejlemærker Drejebog til Jette Slides Side 1 af 6 BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune Struktur og Samarbejdskultur Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte blau@aarhus.dk Sag: 16/ Sagsbehandler: Lars Uldall Beck Præsentation af processen for temadrøftelsen. V. Lars Program med tider De tre runder med dialoger hvor alle vil få lejlighed til at drøfte de tre temaer - Gruppeinddeling og bordformændenes rolle - Præsentation af inspirationsmateriale til drøftelsen - Præsentation af opsamlingsarket duen. 1. runde: Deltagerne folder temaerne ud - 3 grupper arbejder med temaet omkring mødestruktur og 3 andre grupper arbejder med det blanke papir. - I hver gruppe er der en bordformand der facilitere og samler op. (Bordformandsguide) Baggrundsnotater og modeller til inspiration. Guide til bordformand.

2 Refleksion og undersøgelse af muligheder og udfordringer for de enkelte temaer ved bordene. Tusser Side 2 af runde: Deltagerne bygger videre på hinandens perspektiver Deltagerne går til nyt bord (fra temaet det blanke papir til mødestruktur, fra mødestruktur til gentænk regnskab og fra gentænk regnskab til det blanke papir), bordformanden bliver ved sit bord. - Bordformanden introducere til den tidligere drøftelse - Deltagerne kvalificere og perspektivere drøftelsen 3. runde: Deltagerne bygger vider på perspektiverne - Bordformanden introducere kort til dialogen. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver. - Opsamling fra bordformænd: Hvad har været særlig i fokus hos jer? Hvilke tre anbefalinger kan der gives til styringsudvalgets videre arbejde? Generelle bemærkninger og det videre arbejde v. styringsudvalget: Modeller og baggrundsnotater, tusser. Spørgeguide til bordformænd Flipover, tusser Spørgeguide til bordformænd Hvad har styringsudvalget særligt fået øje for i forbindelse med drøftelsen i forhold til det videre arbejde? Formål med dialogen: Udkast til Guide til bordformænd det blanke papir.

3 Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod det blanke papir, 18. januar men 2016 en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad Side skal 3 være af 6 politikudviklende. Rollen som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Bordene til dialogerne vil være beklædte med duge, hvor vigtige pointer m.v. skrives ned løbende. Tid: 50 minutter til dialogen 1. Runde: Spørgeguide til temaet omkring politikudvikling via det blanke papir: (30 min) Indledende spørgsmål: o Det blanke papir skal ses som en metafor for at politikerne kommer tidligere på banen i forbindelse med politikudvikling, hvordan ser I konkret det ske? o I hvilken sammenhæng kunne I konkret se det blanke papir blive bragt i anvendelse? og hvor vil det ikke give mening? Spørgsmål vedr. aktørernes rolle og ansvar: o Hvilke udfordringer ser I når politikudviklingen starter hos politikerne med en enkelt overskrift? Hvad kræver det af og hvordan udfordre det politikerne og embedsværket? o Hvilken rolle ser I civilsamfundet og faglige eksperter spille i forbindelse med politikudviklingen? Spørgsmål vedr. metode og ideer: o Hvad tænker I omkring de foreløbige kriterier for det blanke papir? o Hvilke andre ideer/metoder har I som kunne være med til at sikre en større og tidligere involvering af politikerne i forbindelse med politikudvikling? Afsluttende spørgsmål: o Hvad skal styringsudvalget efter jeres opfattelse have særligt fokus på i forhold til det videre arbejde? 2. Runde: Spørgeguide til temaet om politikudvikling via det blanke papir (20 min.)

4 Bordformanden præsentere kort de vigtigste perspektiver fra første runde. Side 4 af 6 o Maks. 5 minutters præsentation Åbningsspørgsmål til efterfølgende dialog: o Hvilke perspektiver/overvejelser får I på baggrund af dette? Hvad bliver i særlig nysgerrig på? o Brug spørgsmål fra 1. runde igen. 3. Runde: - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde

5 Side 5 af 6 Udkast Guide til bordformænd vedr. drøftelse af udvalgsstruktur og anvendelse af 17.4 udvalg Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod hvordan 17.4 udvalgene bruges, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad skal være politikudviklende. Din rolle som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Tid: 65 minutter til dialogen 1. Runde: Spørgsmål til drøftelse: Hvilke fordele og ulemper ser I ved de to modeller for mødestruktur? Hvad tænker I særligt 17.4 udvalgene skal anvendes til fx policy udvikling, tværgående problemstillinger, wicked problems etc. Med udgangspunkt i de to måder at bruge 17.4 udvalg på som beskrevet i baggrundsnotatet, hvilke fordele og udfordringer ser I i de to modeller for brugen af 17.4 udvalg. 2. Runde: - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde 3. Runde: - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde

6 Udkast Guide til bordformænd vedr. gentænkning af regnskabsproceduren Side 6 af 6 Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod hvordan regnskabsproceduren skal være, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at Byrådet højere grad skal have mulighed for at sætte retning og følge op. Din rolle som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Tid: 65 minutter til dialogen 1. Runde: Spørgeguide til første runde omkring mødestruktur (30min) : 2. Runde: Spørgeguide til anden runde omkring gentænkning af regnskab (20 min): 3. Runde: Spørgeguide til tredje runde omkring gentænkning af regnskab (15 min)

Relaterede dokumenter

Styringsudvalget Drøftelse. Kopi til. BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune

Styringsudvalget Drøftelse. Kopi til. BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune Til Til Kopi til Styringsudvalget Drøftelse Bilag: Drejebog og guide til temadrøftelse i byrådet den 13. april Tid Aktiviteter Praktik Praktik: - Gruppeinddeling til dialoger som udgangspunkt 6 grupper