Rettet 9. september 2005

Transkript

1 1. Indledning Dette supplement er udarbejdet som et bilag til PV6 Overgang til drift og har til formål at konkretisere og beskrive de forhold, som en institution skal være opmærksom på ved tilpasning af sin regnskabsinstruks efter omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Beskrivelsen af de nye forretningsgange, og regnskabsinstruksen som sådan, bygger på institutionsledelsens beslutninger om de overordnede retningslinier for regnskabsopfølgning og kontrol. Det er derfor vigtigt, at ledelsen udstikker retningslinier i forbindelse med de nye forretningsgange, foretager de nødvendige beslutninger og i øvrigt deltager aktivt i tilpasningen af instruksen. Bilaget er tænkt som et hjælpemiddel til at komme i gang med og give inspiration til beskrivelsen af de nye forretningsgange, som følger af regnskabsreformen. Der er ikke tale om en fuldstændig model for en instruks. Eksemplerne repræsenterer derfor ikke en fast skabelon, men skal tilrettes de konkrete forhold i den enkelte institution. Hvis en institution, som led implementeringen af regnskabsreformen, herudover har omlagt sin regnskabsmæssige organisering med henblik på at effektivisere regnskabsopgaverne, bl.a. ved at indgå i fællesadministrative enheder, skal dette også tænkes ind i regnskabsinstruksen. Det betyder, at forretningsgangene mellem et administrativt fællesskab og de tilsluttede institutioner skal være beskrevet i detaljer således, at det klart fremgår, hvem der har hvilke opgaver og ansvar. Endvidere kan der være særlige forhold omkring indførsel af elektroniske medier med henblik på effektivisering af salgs-, indkøbs-, registrerings- og godkendelsesprocesser, som eksempelvis elektronisk fakturering, der skal tænkes ind i tilpasningen af regnskabsinstruksen. Tilpasningen af regnskabsinstruksen til omkostningsbaserede principper kan enten ske gennem et tillæg til den eksisterende regnskabsinstruks eller gennem en omskrivning af selve instruksen. I første omgang er det vigtigste at få beskrevet de nye forretningsgange i et tillæg, så institutionen i praksis kan overgå til drift snarest muligt. I anden omgang skal selve regnskabsinstruksen omskrives. Deadline for tilpasning af regnskabsinstruks er fastsat til 1. oktober Tilpasningen kan således enten bestå i et tillæg til regnskabsinstruksen eller en decideret omskrivning af hele instruksen. Det anbefales imidlertid, at en helt ny instruks udarbejdes snarest Opbygning af supplement til PV6 Supplementet til PV6 er opbygget som en generel introduktion til en række generelle forhold, samt en række eksempler på specifikke beskrivelser af nye forretningsgange. De generelle forhold retter sig mod de indledende overvejelser, det er nødvendigt at gøre sig, og de ledelsesbeslutninger, der skal foretages, før institutionen kan tilpasse sin regnskabsinstruks på de underliggende områder. De tilhørende underliggende forretningsgange (eller tjeklister) retter sig primært mod beskrivelsen af nye forretningsgange indenfor specifikke områder, der følger af overgangen til omkostningsprincipper og som eksisterer for de fleste institutioners vedkommende. For enkelte 1 Rettet 9. september

2 institutioner vil beskrivelser af flere forretningsgange være påkrævet. Hertil kan den model, der præsenteres i dette supplement, ligeledes benyttes. Vedrørende de underliggende forretningsgange er det vigtigt, at de faglige enheder i institutionen også deltager i processen vedrørende udarbejdelse af instruksen, idet de vil blive involveret i den efterfølgende budget- og regnskabsmæssige opfølgning. 2. Indledende overvejelser De indledende overvejelser berører de forhold, som det er nødvendigt at overveje, før tilpasningen af regnskabsinstruksen kan påbegyndes, herunder: 1. Ændring eller tilpasning af bogføringskredse som følge af regnskabsreformen 2. Ledelsesbeslutninger i relation til den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol 3. Hvilke nye forretningsgange der skal beskrives i regnskabsinstruksen Nedenfor behandles de tre punkter i nævnte rækkefølge. 2.1 Ændring eller tilpasning af bogføringskredse Inden institutionen igangsætter udarbejdelsen af regnskabsinstruksen, er det nødvendigt at overveje, om der skal ske ændringer i relation til de bogføringskredse, som institutionen har i dag. Som følge af regnskabsreformen vil visse typer af bevillinger, som institutionen modtager, ikke være omfattet af reformen og der skal derfor ske en tilpasning herfor, såfremt de f.eks. ligger i samme bogføringskreds som institutionens driftsbevilling. Økonomistyrelsen har udarbejdet en vejledning, der ligger på hjemmesiden, som beskriver de tilpasninger, som skal foretages ( 2.2 Ledelsesbeslutninger i relation til den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol I forbindelse med regnskabsreformen skal der træffes nogle beslutninger, som ledelsen skal forestå, inden de detaljerede forretningsgange tilrettelægges og indarbejdes i regnskabsinstruksen. Det skal understreges, at de detaljerede forretningsgange er afhængige af disse ledelsesbeslutninger og ikke kan fastlægges, før de er på plads. Den løbende regnskabsopfølgning og rapportering er et vigtigt led i den regnskabsmæssige kontrol. Udover beslutningen om, hvor ofte, der skal foretages periodeafslutning, er detaljeringsgraden i regnskabsopfølgningen væsentlig. De daglige forretningsgange afhænger således af en række beslutninger bl.a. omkring omfanget af den løbende periodisering, der skal foretages og de væsentlighedsbetragtninger, som skal danne grundlag for den løbende regnskabsopfølgning, rapportering og kontrol. Hertil kommer formelle krav, som ledelsen skal sikre overholdes, som eksempelvis månedsvis afstemning mellem registreringer i SKS og det lokale økonomisystem og kvartalsvis kontrol og godkendelse af, at aktiver og passiver er opgjort korrekt (se Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen, samt Økonomistyrelsens skrivelse af 4. november 2004). Overholdelse af de formelle krav kræver selvsagt, at de rette oplysninger er tilgængelige. På den baggrund er der relevant at få defineret og fastlagt de regnskabsopgaver, som skal foretages i forbindelse med den løbende periodeafslutning - med øje for det ønskede detaljeringsniveau. Dette 4

3 gælder især de væsentlighedsbetragtninger, der relaterer sig til den løbende regnskabsmæssige behandling vedrørende periodeafgrænsning, periodisering af udgifter og indtægter generelt og nedskrivning mv. Mængden af regnskabsopgaver vil selvsagt begrænses af et højere væsentlighedsniveau. Hensynet til frekvensen af periodeafslutninger og detaljeringsgraden afspejles begge i tjeklisten nedenfor. I sidste instans er de to forhold et udtryk for den økonomistyring, der ønskes i institutionen. Det er således nødvendigt, at nedenstående overvejelser er gjort før de nye forretningsgange/arbejdsgange fastlægges og beskrives i regnskabsinstruksen. Tjekliste: Ledelsesbeslutninger i relation til regnskabsopgaver Generelle nye forretningsgange og kontroltiltag Hvilke periodiseringsmæssige opgaver mener ledelsen er nødvendige i relation til en retvisende løbende rapportering? Hvilket væsentlighedsniveau skal fastsættes for periodeafgrænsning og periodisering af almindelige udgifter og indtægter generelt samt hvilke kriterier for nedskrivning skal gælde? Hvilke nye kontroltiltag skal indføres nu, hvor regnskabsaflæggelse efter omkostningsprincipper beror mere på skøn og vurderinger? 2.3 Nye forretningsgange i regnskabsinstruksen I forbindelse med det omkostningsbaserede regnskab er det nødvendigt at få beskrevet og indarbejdet en række nye forretningsgange i institutionens regnskabsinstruks. Nedenstående figur 1 viser, hvilke (nye) overordnede arbejdsgange, der kan være relevante at få beskrevet for den enkelte institution. 5

4 Figur 1: Overordnede arbejdsgange: Hvilke processer kan være relevante for den enkelte institution? Centralt niveau: Ledelsesbeslutninger Fastsætter overordnede retningslinier / principper (væsentlighedsvurderinger) Fastlæggelse af periodiseringsmæssige opgaver Nye kontroltiltag Decentralt niveau: Afdelingsledelse (Budgetansvarlige) Godkender alle skøn Orienterer ledelsen Periodevis kontrol Løn/Personalekontoret Opgørelser af tidsregistrering til feriepengeforpligtelsen, over/merarbejde og flekstid Afdelinger (Aktivitetsansvarlige) Alm. inventarregistrering Køb Forbedring/vedligeholdelse / skøn Nedskrivningsvurdering / skøn Levetidsvurdering / skøn Salg, kassation, donation / skøn Lager: Køb og forbrug Registrering af udviklingsprojekter Registering af igangværende arbejder Regnskabsfunktion Registrering OBR Daglig bogføring og kontering Oprettelse af afskrivningsprofiler Håndtering af forpligtelser Foretager afstemninger Opsætning i økonomisystem Overgangen til omkostningsprincipper stiller større krav til udøvelse af skøn og vurderinger, hvilket selvsagt stiller yderligere krav til intern kontrol, herunder funktionsadskillelse mellem den, der henholdsvis disponerer, konterer og kontrollerer. Dette afspejles i figuren, hvor det centrale er sondringen mellem den aktivitetsansvarlige, budgetansvarlige og regnskabsfunktionen. Den enkelte institution må selv afgøre, hvor opgaverne løses mest effektivt, herunder hvilke opgaver, der eventuelt skal løses af et administrativt fællesskab. Da løbende budget- og regnskabsmæssig opfølgning i højere grad end tidligere vil berøre de faglige enheder i institutionen, er det vigtigt, at de inddrages i processen omkring udarbejdelse af regnskabsinstruksen. Funktionsadskillelsen indarbejdes i regnskabsinstruksen, f.eks. ved en beskrivelse i et flow-chart, hvor de aktører, som deltager i arbejdsgangen, samt deres rolle og opgaver beskrives. Når de nye forretningsgange er besluttet og beskrevet er det vigtigt, at de videreformidles til resten af institutionen, så overgangen til drift efter de nye omkostningsbaserede principper bliver reel og ikke kun formel. En udførlig beskrivelse i instruksen gennem diagrammer, skemaer og uddybende tekst kan derfor være en fordel. De nye forretningsgange, der erfaringsmæssigt forekommer hyppigst i institutionerne som følge af omkostningsbaserede regnskabsprincipper, er udvalgt nedenfor. For den enkelte institution kan der 6

5 være tale om flere beskrivelser, hvortil den model, der skitseres i dette supplement, ligeledes kan benyttes. 1. Procedure for registrering af nyanskaffelser 2. Efterfølgende værdiregulering (afskrivninger og nedskrivninger af nyanskaffelser) 3. Fastlæggelse af procedure for periodeafgrænsning og væsentlighedsvurderinger i forbindelse med periodisering af indtægter og udgifter 4. Registrering og afvikling af feriepengeforpligtelser 5. Registrering af over/merarbejde eller flekstid til afspadsering/udbetaling 6. Aktivering af udviklingsprojekter De udvalgte forretningsgange indeholder beskrivelser af arbejdsgange indenfor de enkelte områder. Beskrivelserne består af et eksempel på et flow-chart for arbejdsgangene med uddybende kommentarer og eksempler, samt en tjekliste, der angiver, hvilke forhold, der skal være beskrevet i regnskabsinstruksen. Det er hensigten, at tjeklisten udelukkende er rettet mod de nye forretningsgange og kontroltiltag, der følger af regnskabsreformen. Listen er derfor ikke fyldestgørende i relation til, hvad en fuldstændig regnskabsinstruks bør indeholde. En beskrivelse af forretningsgangen ved et flow-chart er en god ide med henblik på at kortlægge og skulle beskrive den. Et flow-chart i en regnskabsinstruks vil i mange tilfælde bidrage til at skabe overblik og give en bedre forståelse af forretningsgangene og de nye principper, som skal indføres. 2.4 Sammenfatning Denne introduktion er en indledning til en række nye forretningsgange og kontroltiltag, der følger af overgangen til omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Introduktionen retter sit primære fokus mod de ledelsesvalg, der skal træffes og besluttes, og de overvejelser, der skal gøres, før en egentlig beskrivelse af de nye forretningsgange kan udarbejdes. Følgende centrale forhold og opmærksomhedspunkter er derfor væsentlige at få fastlagt inden de detaljerede beskrivelser udarbejdes: Der skal foretages en række ledelsesmæssige beslutninger bl.a. vedrørende nye rapporter, periodeafslutning og den løbende, samt den afsluttende regnskabsgodkendelse. Disse forhold skal fastlægges, før de daglige og underliggende forretningsgange kan beskrives. Udover de direkte effekter af omkostningsbaserede regnskabsprincipper skal regnskabsinstruksen tilpasses institutionens konkrete forhold og rammer såsom indførsel af administrative fællesskaber og elektroniske medier med henblik på at effektivisere regnskabsopgaverne. Det kan være relevant med ændringer eller tilpasninger til institutionens bogføringskredse, såfremt der f.eks. ligger tilskudsmidler, som ikke er omfattet af regnskabsreformen i samme bogføringskreds som driftsbevillingen Som følge af overgangen til omkostningsbaserede principper stilles større krav til intern kontrol og funktionsadskillelse mellem den, der henholdsvis disponerer, kontrollerer og konterer, idet der skal udføres flere skøn og vurderinger i forbindelse med de regnskabsmæssige opgaver At regnskabsreglerne i ØAV er beskrevet og fulgt i regnskabsinstruksen Det er vigtigt at videreformidle og få gjort beskrivelserne af de nye forretningsgange let tilgængelige for resten af institutionen - særlig til de faglige enheder i institutionen, som berøres heraf. 7