PRÆKVALIFIKATIONSFASE

Transkript

1 7. juni 2013 PRÆKVALIFIKATION TIL UDVIKLING, LEVERING OG VEDLIGEHOLDELSE AF ET IT-SYSTEM TIL HÅNDTERING AF INFORMATION OG SUNDHEDSLØSNINGER PÅ SUNDHEDSOMRÅDET I SILKEBORG KOMMUNE SINAS (Silkeborg Information og Nem Adgang til Sundhed) Tidsplan PRÆKVALIFIKATIONSFASE 7. juni 2013 Offentliggørelse af prækvalifikationsmaterialet 17. juni 2013, Kl Frist for afgivelse af spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet 19. juni 2013 Offentliggørelse af spørgsmål og svar - prækvalifikation 26. juni 2013, Kl Frist for kommunens modtagelse af ansøgning om prækvalifikation Uge 27, 2013 Meddelelse om prækvalifikation Uge 35-36, 2013 Udsendelse af annonceringsmateriale TILBUDSFASE Ultimo september 2013 Frist for afgivelse af tilbud (Nærmere dato vil fremgå af annonceringsmaterialet) Ultimo oktober 2013 Meddelelse om tildeling af kontrakt (Nærmere dato vil fremgå af annonceringsmaterialet) Side 1

2 Indhold: Indhold: Indledning Kort om it-systemet Baggrundsoplysninger Om Sundheds- og Omsorgsafdelingen Overordnet beskrivelse af det ønskede it-system Forventede effekter Integrationer/udveksling af data Samarbejde Påtænkte optioner og kontraktlængde Optioner Kontraktlængde Prækvalifikationsprocessen Skriftlige spørgsmål og svar Rettelsesblade Udarbejdelse af ansøgning om deltagelse Aflevering af ansøgning Meddelelse om prækvalifikation Offentliggørelse Vurdering af ansøgninger Konditionsmæssighed Egnethedsvurdering Gennemførelsen af egnethedsvurderingen af ansøgningerne Silkeborg Kommunes forbehold Bilag A: Politik og målsætninger Bilag B Ansøgningsskema Bilag C - Tro og love-erklæring Bilag D Skema vedr. underleverandører / andre aktører Bilag E Erklæring om konsortiedannelse Bilag F Kvittering for modtagelse Side 2

3 1. Indledning Silkeborg Kommune annoncerer hermed udvikling, levering og efterfølgende vedligeholdelse samt support og evt. driftsafvikling af et it-system, der skal sikre en nem og tilgængelig indgang og adgang til it-systemer og informationer i Sundhed og Omsorg. Brugerne/målgrupperne af itsystemet vil være medarbejdere som borgere. Annonceringen gennemføres som et begrænset udbud efter reglerne i kapitel 6 a i tilbudsloven (lov nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter). 1.1 Kort om it-systemet Formålet er at skabe én indgang til it-systemer og informationer i Sundhed & Omsorg, der løser borgerens og medarbejderens behov, hvad enten der er tale om tilgængelighed til information, dokumentation eller adgang til relevante fagsystemer i det hele taget. Løsningen skal således overordnet set bidrage til en understøttelse af smidige og effektive arbejdsprocesser set i forhold til informationsdeling, dokumentation, kommunikation og interaktion. Løsningen skal sikre en intuitiv brugergrænseflade/platform, hvor brugervenlighed og grafisk design er vægtet højt, og hvor der er et sammenhængende grafisk design på tværs af løsningen og målgrupper. Løsningen skal baseres på single-sign-on-funktionalitet for medarbejdere og borgere. Det skal dermed f.eks. være muligt at tilgå 3. partssystemer uden at skulle logge ind igen for hvert nyt system brugeren vil tilgå. Løsningen skal kunne administrere brugernes adgang til forskellige systemer og informationer samt tilpasses til den enkelte brugers profil i forhold til, hvilke muligheder brugeren præsenteres for. Der henvises til pkt. 3 for en nærmere beskrivelse af det ønskede it-system. 2. Baggrundsoplysninger Ordregiver er: Silkeborg Kommune Sundheds- og Omsorgsafdelingen Søvej Silkeborg Side 3

4 Alle henvendelser vedrørende prækvalifikationen skal rettes til følgende kontaktperson: Heidi Duus Projektleder Henvendelser bedes sendt elektronisk og bedes mærket SINAS. Disse prækvalifikationsbetingelser er offentliggjort på kommunens hjemmeside på og på Den efterfølgende tilbudsevaluering vil ske ud fra tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtigt. 2.1 Om Sundheds- og Omsorgsafdelingen Sundheds- og Omsorgsafdelingen beskæftiger ca medarbejdere. Sundheds- og Omsorgsafdelingen er opdelt i fire sektioner samt tre ældreområder. Der er tale om følgende funktioner: - De tre ældreområder ( Nord, Syd, Øst): De tre ældreområder er defineret geografisk. Langt hovedparten af de ansatte i Sundheds- og Omsorgsafdelingen har funktion inden for de tre ældreområder. Funktionerne i de tre ældreområder omfatter selve plejen på plejecentre og i hjemmeplejen. Derudover varetages sygeplejen. Indenfor sygeplejen bliver der taget udgangspunkt i borgerens behov for sygepleje, som kan være opgaver som medicinadministration, sårpleje og inkontinens. - Rehabiliteringssektionen (hjælpemidler og træning): Rehabiliteringsektionen (Hjælpemidler) har til opgave at bevilge og udlåne genbrugshjælpemidler og personlige hjælpemidler til personer med en varig nedsat funktionsevne. Rehabiliteringsektionen (Træning) varetager genoptræning bredt i kommunens træningscentrene, på døgnrehabliteringen, på plejecentre samt i borgerens eget hjem. - Myndighedssektionen: Varetager visitationen til praktisk hjælp, personlig pleje, madservice, indkøb, træning, mestringsforløb, sygeplejeydelser, pleje- og ældreboliger, midlertidige ophold, daghjem, pasningsorlov samt omsorgstandpleje - Udviklings- og forebyggelsessektionen: Sektionens formål er at understøtte udvikling inden for sundhedsfremme-, uddannelses- og frivillighedsområdet i Silkeborg Kommune - Økonomi, IT og administrationssektionen: Sektionen varetager opgaver omkring afdelingens og sundhedsområdets økonomi. Derudover administreres afdelingens ejendomme og materiel, udbetaling af plejevederlag til alvorligt syge, tilskud til pensionistforeninger samt drifter afdelingens it-systemer. Der er i dag knap borgere i Silkeborg Kommune, og Silkeborg Kommune er i dag landets 11. største kommune. Af kommunens indbyggere er ca. 17% 65 år eller ældre en andel der i Side 4

5 befolkningsprognosen for Silkeborg Kommune forventes stødt stigende i 2026 er andelen således estimeret til 24%. Der er 20 plejecentre i Silkeborg Kommune i dag. 3. Overordnet beskrivelse af det ønskede it-system Som det fremgår af uddrag fra Sundheds- og Ældrepolitikken, jf. bilag A, er der er stor fokus på borgerens egen mestring af hverdagslivet, på det nære sundhedsvæsen herunder virtuel behandling i eget hjem samt høj kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Med udgangspunkt i borgere, beboere, besøgende, pårørende og medarbejdere skal der sikres forbedringer på kort og længere sigt i forhold til: øget tilgængelighed til informationer (målrettet medarbejdere og borgere, herunder pårørende) øget tilgængelighed til dokumentation (målrettet medarbejdere) fremme borgernes egen mestring af hverdagslivet gennem virtuel interaktion, træning og sundhedsløsninger (målrettet borgere og medarbejdere) Med henblik på at understøtte initiativer og mål i Sundheds- og ældrepolitikken, jf. bilag A, vil en lang række af nye it-systemer komme til, og allerede i dag benytter Sundheds- og Omsorgsafdelingen en lang række it-systemer, som alle har en funktion i relation til driften af funktionsområdet. Disse underliggende systemer kræver hver især unikke login for de ansatte. Det opleves ikke som særligt smidigt og effektivt. Borgerne har behov for en let adgang til information om Sundhed og Omsorgs ydelser på området og til fremtidige virtuelle trænings- og behandlingsforløb med henblik på at fremme og understøtte behandlingen i eget hjem. Disse behandlingsprogrammer skal borgeren kunne tilgå på en enkelt men stadig sikker måde, uden at skulle logge ind og ud af flere systemer med forskellige brugernavne og passwords, med henblik på at gøre det så nemt og så brugervenligt som muligt. Sundheds- og Omsorgsafdelingen ønsker derfor at skabe en brugergrænseflade/platform, der giver adgang til: - it-systemer, herunder 3. parts systemer - informationer (hvoraf nogle hentes fra andre fagsystemer) der måtte være relevante, og som løser de forskellige behov for borgere såvel som for medarbejdere. Det er essentielt, at løsningen helt overordnet set bidrager til smidige og effektive arbejdsprocesser samt en højere grad af tilgængelighed og mobilitet. Det er essentielt, at løsningen er baseret på Side 5

6 single-sign-on (nemid for borgere og et dr-nummer 1 for medarbejdere), og det er essentielt, at integrationer til øvrige fagsystemer håndteres så fleksibelt som muligt, blandt andet ved brug af fællesoffentlige standarder, således udskiftning af og udvidelse med nye systemer kan ske forholdsvis enkelt, fleksibelt og så omkostningseffektivt som muligt. Den samlede leverance dækker over informationsskærme på plejecentre i kommunen, til et behandlingsværktøj for borgere i eget hjem, til et arbejdsredskab for de sundhedsfaglige medarbejdere. Løsningen skal være platformsuafhængig samt kunne fungere på mobiler og tablets (skalerer til anvendte platform). De fleste skærme vil være touch-baseret, men systemet skal også kunne bruges på en Windows-PC uden touch skærm. Der ønskes et gennemgående grafisk design, der skaber visuelt sammenhæng på tværs af de forskellige målgrupper, hvor brugervenlighed er en afgørende parameter. It-systemet vil på medarbejdersiden skulle understøtte det sundhedsfaglige personale, hvor systemet skal understøtte den sundhedsfaglige funktion. Der er i dag på ca medarbejdere. Denne målgruppe har overvejende funktion inden for de tre ældreområder og rehabiliteringssektionen, jf. pkt På borgersiden forventes it-systemet at skulle understøtte ca borgere i eget hjem Forventede effekter Projektet forventes at resultere i følgende effekter: Medarbejderrettet: Effektivisering af arbejdsprocesser for det sundhedsfaglige personale da tilgængeligheden til dokumentation, information og relevante it-systemer øges Øget kvalitet i opgaveløsningen, da tilgængeligheden til den rette information og de rette systemer er tilgængeligt på stedet Øget mulighed for at kunne se og tilgå relevant information fra ledelsen og øvrig information for kommunens medarbejdere generelt Øget mulighed for videndeling Borgerrettet: Relevant information for den enkelte borger er nemt tilgængeligt og informationsniveauet er højt ud fra det behov den enkelte måtte have i eget hjem, som beboer på et plejecenter, som pårørende eller besøgende Øget tryghed Øget grad af mestring i forbindelse med virtuelle sundheds- og træningsløsninger 1 Dr-nummer er et unikt medarbejdernummer med tilhørende kodeord, som alle ansatte ved Silkeborg Kommune får tildelt ved ansættelse), Side 6

7 3.2. Integrationer/udveksling af data Sundheds- og Omsorgsafdelingen har i dag en række fagsystemer, hvorfra der enten skal etableres snitflade til, eller hvorfra data skal udstilles. Som nævnt er det essentielt, at integrationer til øvrige fagsystemer håndteres så fleksibelt som muligt, blandt andet ved brug af fællesoffentlige standarder Integration/udveksling af data med eksisterende systemer Der er tale om følgende eksisterende systemer i dag, som it-systemet skal integrere til/udskille data fra: - SD-løn. Løn- og personaleadministration fra Silkeborg Data, som dog skal i udbud senere på året - Elektronisk dokumenthåndtering (ESDH). Systemet har været i udbud (og er i stand still periode). Netcompany er ny leverandør. - Omsorgssystem, i dag er det KMD Care, men systemet er på vej i udbud - Pleje.net (system til sårbehandling) - Key2Know e-learning ift borgerens egen mestring - Lync (system til chat og online-møder) - ZoomIN, intranet i Silkeborg Kommune baseret på intranote - PCD Food, it-system fra madleverandør - Kommunen anvender Microsoft Active Directory og et CA Identity Management (IDM) til brugeradministration (medarbejdere) Integration til nye systemer (systemer der implementeres parallelt med dette projekt) Sideløbende med udviklingen af denne løsning, vil der blive købt flere virtuelle sundhedsløsninger, genoptræningsløsninger samt løsning til e-learning. Der er tale om 3. parts systemer, som der skal etableres snitflade til. Ingen af disse løsninger er endnu valgt. 3.3 Samarbejde It-systemet ønskes udviklet gennem et agilt udviklingssamarbejde mellem Silkeborg Kommune og ansøger med henblik på at opnå det bedste resultat og løsning, der opfylder Sundheds- og Omsorgsafdelingens behov. Annonceringsmaterialet vil derfor være en beskrivelse af de forretningsmæssige behov (nogle mere detaljeret beskrevet end andre), og vil dermed ikke indeholde en detaljeret kravspecifikation. Det er vigtigt, at samarbejdet foregår i øjenhøjde og anskues som et partnerskab, hvor tillid og fleksibilitet er helt afgørende for et succesfuldt resultat. Side 7

8 4. Påtænkte optioner og kontraktlængde 4.1. Optioner Der er endnu ikke et fast billede af om og i givet fald hvilke optioner, der stilles i forbindelse med annonceringen. Emner, der har været vendt på nuværende tidspunkt, men som ikke nødvendigvis er dækkende, omhandler blandt andet: Informationsarkitektur (IA): løsningens informationsdesign og interaktionsdesign Grafisk design Single sign on til mobile enheder: Da NemID til mobile platforme endnu ikke er færdigudviklet, og lige nu forventes udviklet medio april 2014 (udmelding fra Digitaliseringsstyrelsen på nuværende tidspunkt), er det muligt, at det bliver nødvendigt med et alternativ til det fællesoffentlige log-in, der opfylder de nødvendige sikkerhedskrav Silkeborg Kommune har som udgangspunkt en holdning om selv at ville drifte it-systemer, men da de enkelte it-systemer kræver forskellige kompetencer afhænger driftsafviklingen bl.a. af, hvorvidt Silkeborg kommune råder over de nødvendige kompetencer til at kunne drifte systemet. Kommunen forventer derfor at stille krav i det kommende annonceringsmateriale om, at tilbudsgiver vil skulle afgive tilbud både med og uden driftsafvikling 4.2. Kontraktlængde Kontrakt ønskes indgået for en periode på 4 år med optioner på forlængelse i år. 5. Prækvalifikationsprocessen 5.1. Skriftlige spørgsmål og svar Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet herunder anmodning om yderligere oplysninger skal stilles skriftligt på dansk via til kontaktpersonen, jf. pkt. 2. Mundtlige spørgsmål besvares ikke. Eventuelle spørgsmål bedes være kontaktpersonen i hænde senest den 17. juni 2013, kl Spørgsmål, som modtages senere vil kun blive besvaret, hvis kommunen har mulighed for at besvare dem senest den 19. juni Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Alle spørgsmål og svar anonymiseres Rettelsesblade I tilfælde af at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i prækvalifikationsmaterialet, vil dette ske i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende. Side 8

9 Rettelsesblade vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside på Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 19. juni Udarbejdelse af ansøgning om deltagelse Ved ansøgningen skal der udfyldes en række bilag, som er det materiale, der udgør selve ansøgningen. Bilag Ved ansøgningen skal benyttes de bilag, som fremgår nedenfor. Ansøgningen skal herudover vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af ansøgningen, i det omfang disse oplysninger ikke fremgår af bilagene. Bilag Bemærkninger 1. Ansøgningsskema Bilag B skal benyttes og udgør selve ansøgningsskemaet 2. Tro og love-erklæringer Bilag C skal benyttes (Udenlandske ansøgere er berettigede til i stedet at afgive en erklæring under ed eller en højtidelig erklæring med et tilsvarende indhold.) 3. Skema vedr. underleverandører / andre økonomiske aktører Baserer ansøger sig på underleverandører/andre økonomiske aktører skal bilag D benyttes 4. Konsortieskema Indgår ansøger i et konsortium skal bilag E benyttes. Sprog Ansøgninger herunder samtlige bilag skal afgives skriftligt på dansk. Ansøgers omkostninger Ansøgerens omkostninger i forbindelse med ansøgningen er Silkeborg Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Silkeborg Kommune. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i prækvalifikationen. Fortrolighed og ejendomsret Ansøger er omfattet af offentlighedslovens regler om offentlighedens aktindsigt. Silkeborg Kommune vil ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før ansøgeren har fået mulighed for at oplyse, hvorvidt der er oplysninger i ansøgningen, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Ansøger kan i forbindelse med ansøgningen tilkendegive på forhånd, hvilke oplysninger der efter ansøgerens opfattelse ikke er omfattet af adgangen til aktindsigt. De afgivne ansøgninger vil ikke blive tilbageleveret til ansøgeren. Side 9

10 5.4. Aflevering af ansøgning Silkeborg Kommune skal have modtaget ansøgningen senest den 26. juni 2013, kl lokal tid. Ansøgningen skal som udgangspunkt afleveres elektronisk ved fremsendelse til kontaktpersonens e- mail, jf. pkt. 2. Kontaktpersonen vil sende en kvitteringsmail umiddelbart efter modtagelsen som bekræftelse på rettidig modtagelse af ansøgningen. Ansøgningen skal leveres som PDF, og det er den elektroniske udgave, som er juridisk gældende. Det elektroniske tilbud skal være modtaget rettidigt. Ansøgningen kan sendes/afleveres i en lukket kuvert eller pakke med 4 eksemplarer til adressen: Silkeborg Kommune Økonomi- og IT Søvej Silkeborg Kuverten eller pakken skal være mærket: Må kun åbnes af Økonomi- og IT, Heidi Duus SINAS og være modtaget rettidigt. Ansøger har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Ansøger kan f.eks. medbringe kvittering i bilag F. Ansøgerne har ikke adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne Meddelelse om prækvalifikation Samtlige ansøgere vil blive orienteret samtidigt om resultatet af prækvalifikationen i uge 27. Orienteringen vil ske pr Offentliggørelse Meddelelse om resultatet af prækvalifikationen vil blive offentliggjort på Silkeborg Kommunes hjemmeside på og på 6. Vurdering af ansøgninger 6.1. Konditionsmæssighed Forinden selve bedømmelsen af ansøgningerne vil det blive konstateret, om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i ansøgningen, og at ansøgningen (inkl. alle bilag) er modtaget rettidigt. Er dette ikke tilfældet, er ansøgningen som udgangspunkt ukonditionsmæssig og vil i så fald ikke blive taget i betragtning, jf. dog 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter m.v. Side 10

11 6.2. Egnethedsvurdering Udelukkelse og mindstekrav Kommunen prækvalificerer alene ansøgere, som lever op til nedenstående: 1) Lovovertrædelser og lign. Ansøger må ikke have gjort sig skyldig i de lovovertrædelser og lign., som er nævnt i bilag C. 2) Gæld. Ansøger må ikke have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. Ansøger må endvidere ikke være under konkurs, betalingsstandsning eller lign. Der henvises til tro og love-erklæringen i bilag C. 3) Økonomisk og finansiel formåen i øvrigt. Ansøger skal som minimum have haft en positiv egenkapital det seneste afsluttede regnskabsår. Benyt bilag B. Kravene til dokumentationen for disse kravs opfyldelse fremgår af bilag B og C. Se om muligheden for at anvende underleverandør eller basere sig på andre aktørers økonomiske, finansielle, tekniske eller faglige formåen under pkt og pkt Udvælgelseskriterier Kommunen ønsker at prækvalificere 5 leverandører. Hvis der er flere end 5 ansøgere, som opfylder mindstekravene m.v. i pkt ovenfor, vil kommunen vurdere ansøgerne ud fra nedennævnte kriterier. Kommunen vil prækvalificere de 5 leverandører, som i videst muligt omfang ud fra en samlet vurdering opfylder nedennævnte udvælgelseskriterier. 1) Økonomisk og finansiel formåen. Der vil blive lagt vægt på de nøgletal, som skal oplyses i bilag B. 2) Erfaring og referencer. Der vil blive lagt vægt på, at ansøger kan referere til udvikling af relevante it-systemer set i relation til det ønskede it-system hos Silkeborg Kommune, som skal oplyses i bilag B. Der vil blive lagt vægt på omfanget af relevante løsninger. Eventuelle referencer fra kommunen selv vil indgå i vurderingen. Elementer, der har særligt interesse i relation til løsningsreferencer er bl.a.: a) Agil projektmetode. Ansøgers evne og erfaring med at benytte agil projektmetode og indgå i et agilt udviklingssamarbejde. b) Integration. Ansøgers evne og erfaring med integrationer til it-systemer, herunder erfaring med fællesoffentlige standarder. c) Log-in og sikkerhed. Ansøgers indsigt i og erfaring med at håndtere personfølsomme data. d) Informationsarkitektur (IA). Ansøgers evne og erfaring med informationsdesign og interaktionsdesign. e) Digitalt grafisk design. Ansøgers evne og erfaring med udarbejdelse af intuitivt digitalt grafisk design f) Udvikling og support. Leverandørens organisering af de enheder, som varetager dels de almindelige udviklingsopgaver (i forbindelse med almindelig vedligeholdelse Side 11

12 af systemet) og dels support-funktioner. Udvælgelseskriteriet Erfaring og referencer og Økonomisk og finansiel formåen vægtes på lige fod. Hvad angår Erfaring og referencer lægges særligt vægt på ansøgerens evne og erfaring med: a) Agil projektmetode b) Integration. c) Informationsarkitektur (IA) og grafisk digitalt design. Kravene til hvilke oplysninger, ansøger skal afgive med henblik på kommunens vurdering efter ovennævnte kriterier, fremgår af bilag B Hvis ansøger anvender underleverandører Hvis ansøger anvender underleverandør i forbindelse med det ønskede it-system bedes ansøger udfylde bilag D Hvis ansøger baserer sig på andre aktører Har ansøger f.eks. ikke ressourcer og/eller de fornødne kompetencer, der kan imødekomme udvælgelseskriterierne, jf. afsnit , kan ansøger basere sig på andre økonomiske aktørers 2 formåen i forhold til de mindstekrav og udvælgelseskriterier, som er nævnt ovenfor. Dette uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren selv og disse enheder. Det kan f.eks. være koncernforbundne selskaber. Der kan også dannes et konsortium. Hvis ansøgeren baserer sig på andre økonomiske aktørers formåen, skal ansøgeren oplyse om dette og godtgøre over for kommunen, at ansøgeren råder over de ressourcer, som er nødvendige for opgavens udførelse. Herunder skal ansøgeren oplyse om disse andre aktørers identitet og redegøre for relationerne mellem ansøgeren og aktørerne. Der henvises til bilag D og hvis der er tale om en konsortiedannelse bilag E. I denne forbindelse henledes opmærksomheden på, at kommunen ikke vil acceptere, at personoplysninger behandles i et tredjeland 3 i persondatalovens forstand, jf. 27 i persondataloven Gennemførelsen af egnethedsvurderingen af ansøgningerne Vurderingen af ansøgningerne forventes at blive foretaget af projektgruppen bag denne annoncering. Projektgruppen består af: digitaliseringsmedarbejder fra kommunens digitaliseringsenhed, Økonomi og IT chefkonsulent inden for velfærdsteknologi fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen souschef fra Område Syd, jf. pkt 2.1, fra Sundheds- og Omsorgsafdelingen projektleder fra kommunens digitaliseringsenhed, Økonomi og IT 2 Jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og 3, samt artikel 48, stk. 3 og 4. 3 Ved tredjelande forstås en stat, som ikke indgår i Det Europæiske Fællesskab, og som ikke har gennemført aftaler, der er indgået med Det Europæiske Fællesskab, og som indeholder regler svarende til direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, (EØS landene). Der henvises i øvrigt til Datatilsynet. Side 12

13 Derudover er der en jurist tilknyttet processen. Styregruppen består af: Sektionsleder, Økonomi, IT og administrationssektionen (projektejer), Sundhed- og Omsorgsafdelingen Områdeleder, område Øst, Sundhed- og Omsorgsafdelingen Sektionsleder, Rehabiliteringssektionen, Sundhed- og Omsorgsafdelingen Souschef, område Syd, Sundhed- og Omsorgsafdelingen IT-chef, Økonomi- og IT Chefkonsulent for velfærdsteknologi, Sundhed- og Omsorgsafdelingen 7. Silkeborg Kommunes forbehold Silkeborg Kommune tager forbehold for politiske og administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringsforretningen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringsforretningen. Side 13

14 Bilag A Politik og målsætninger Bilag A: Politik og målsætninger Sundheds- og ældrepolitikken danner rammen og udstikker retningen for initiativer og indsatser på sundheds- og omsorgsområdet i Silkeborg Kommune. Den gældende politik vedtog Byrådet i efteråret Politikken tager afsæt i de udfordringer, der ligger inden for sundheds- og omsorgsområdet i Silkeborg Kommune, hvor fremtiden vil byde på flere ældre og på nye og mere komplicerede plejeopgaver indenfor stramme økonomiske rammer. Dertil kommer, at rekrutteringen af nye medarbejdere med stor sandsynlighed vil blive vanskelig på grund af de mindre ungdomsårgange. En anden stor udfordring er, at antallet af borgere med demens og borgere med kroniske sygdomme forventes at vokse markant. Udviklingen på sygehusområdet, bl.a. overgangen til mere ambulant behandling og de store besparelser, skaber også flere udfordringer. Politikken understøtter ligeledes Ældre- og Sundhedsudvalgets mission og vision: Mission: At fremme borgerens mestringsevne (Mestring er menneskets evne til at reagere og handle hensigtsmæssigt på indre og ydre hændelser, der kan påvirke både funktionsevnen og oplevelsen af mening med livet) gennem forebyggende og rehabiliterende indsatser forankret i Sandhedens Øjeblik 4 med prioritering af værdig hjælp til de mest sårbare. Vision: Et bæredygtigt sundheds- og omsorgsområde skabt i samspil med borgeren, hvor dialog, medansvar, respekt, frihed og livskvalitet er i fokus. Politikken indeholder syv indsatsområder skitseret nedenfor. 4 Sandhedens øjeblik er dét øjeblik, hvor borgerne og medarbejderne mødes, og hvor Silkeborg Kommunes værdier og medarbejdernes faglighed omsættes til handlinger Side 14

15 Bilag A Politik og målsætninger Politikken har følgende mål: At borgeren oplever høj livskvalitet med mest mulig personlig ansvar og frihed At understøtte borgerens evne til at mestre eget liv gennem sundhedsfremmende og forebyggende initiativer At styrke og udvikle borgerens motivation og evne til at mestre eget hverdagsliv. At anvende relevant velfærdsteknologi for at sikre høj kvalitet, effektivitet og et godt arbejdsmiljø At der er et stærkt samarbejde med det nære netværk, de frivillige og de frivillige organisationer i forhold til borgeren At borgerne oplever sammenhæng i deres forløb, og at behovet for kvalificeret og specialiseret udredning og koordinering af indsatser bliver imødekommet At skabe rammer for en tryg hverdag, hvor borgeren gennem professionel hjælp støttes i at mestre eget liv. Målet er også at sikre den nødvendige hjælp til de mest sårbare og at understøtte de borgere, som ønsker at blive i eget hjem At sikre et professionelt forløb for borgere med behov for palliation Gennem en professionel indsats at skabe rammer for et værdigt liv for borgere med demens At skabe rammer, hvor ældre borgere bliver understøttet i at mestre de daglige gøremål og dermed mulighed for at få en meningsfyldt hverdag At borgeren oplever god kvalitet gennem stolte, motiverede og velkvalificerede medarbejdere At udvikle nye idéer og metoder gennem vidensdeling, innovation og forskning med offentlige og private aktører At være en konkurrencedygtig og attraktiv arbejds- og uddannelsessted med stolte, motiverede og velkvalificerede medarbejdere Side 15

16 Bilag B Ansøgningsskema Bilag B Ansøgningsskema (Bilaget ligger også på som en word-fil) Ansøgning om prækvalifikation til at afgive tilbud på SINAS til Silkeborg Kommune Ansøgningsfrist den 26. juni 2013, kl Ansøger/anden aktør Denne ansøgning indgives af: Navn på virksomhed CVR-nummer Adresse Kontaktperson Tlf.nr. på kontaktperson på kontaktperson Hvis der ønskes samarbejde med underleverandører eller andre aktører, skal bilag D udfyldes. Hvis der ønskes en konsortiedannelse, skal skemaet i bilag E udfyldes. 2. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger/anden aktør bedes angive nedenstående nøgletal. Eventuelle udenlandske ansøgere skal indsende tilsvarende nøgletal. Angiv størrelsen på egenkapitalen Angiv størrelsen af ansøgers omsætning Angiv ansøgers soliditetsgrad Side 16

17 Bilag B Ansøgningsskema 3. Erfaring og referencer Ansøger/anden aktør skal beskrive relevante løsninger samt hvilke elementer, ansøger/anden aktør vil fremhæve som særligt væsentlige i forhold til den ønskede løsning ved Silkeborg Kommune. Ansøger/anden aktør bedes udfylde nedenstående skema, hvoraf de ønskede oplysninger fremgår, herunder blandt andet kontaktoplysninger på referencer. Med denne ansøgning har ansøger givet samtykke til, at kommunen kontakter ansøgerens referencer og spørger til deres tilfredshed omkring samarbejdet med ansøger, udviklingsprocessen samt den udviklede løsning. Eventuelle referencer fra Silkeborg Kommune selv vil indgå på lige fod med referencer fra andre kunder. Ansøger/anden aktør bedes udfylde skemaet nedenfor for hver af de fundne relevante løsninger. Navn på virksomhed eller myndighed: [udfyldes] Løsningens navn: [udfyldes] Beskrivelse af relevant løsning, herunder antallet af brugere: [udfyldes] Fremhæv særligt væsentlige og relevante elementer fra denne løsning: [udfyldes] Fremhæv særligt væsentlige og relevante elementer fra denne løsning specifikt i forhold til elementer omkring: a) Integration. b) Log-in og sikkerhed. c) Informationsarkitektur (IA). d) Digitalt grafisk design. e) Udvikling og support. [udfyldes] Beskriv ansøgers rolle i forbindelse med denne løsning samt medarbejdernes kompetence ift løsningen: [udfyldes] Status for løsningen - Angiv om projektet er gennemført, igangværende eller kommende samt periode: [udfyldes] Side 17

18 Bilag B Ansøgningsskema Beskriv hvilken projektmetode, der er anvendt/skal anvendes (vandfald, agil mv): [udfyldes] Beskriv om udviklingen af løsningen skete i samarbejde med andre leverandører og den indbyrdes rolle- og ansvarsdeling: [udfyldes] Navn og kontaktoplysninger hos kunden: [udfyldes] Ansøger/anden aktør bedes kopiere ovenstående tabel ifm beskrivelse af yderligere relevante løsninger og referencer. Underskrift Dato, underskrift og stempel Side 18

19 Bilag C Tro og love-erklæring Bilag C - Tro og love-erklæring (Bilaget ligger også på som en word-fil) Sæt Kryds Sæt Krydser Offentlig gæld A: Undertegnede ansøger erklærer hermed på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 5, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Andre forhold B: Undertegnede ansøger erklærer desuden hermed på tro og love, at ansøger eller ansøgers virksomhed ikke har endelig dom for: 1. medvirken til strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3 (organiseret kriminalitet) 2. overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a 4. overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290, eller 5. strafbart forhold, der rejser tvivl om tilbudsgivers faglige hæderlighed C: At ansøger ikke er under konkurs, rekonstruktion, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, ikke er i betalingsstandsning, ikke har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation, ikke er begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på rekonstruktion, likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling. D: At ansøger ikke har begået bevisligt konstaterbare alvorlige fejl ved udøvelse af sit erhverv. Desuden giver undertegnede ansøger hermed samtykke til, at de ovenstående afgivne oplysninger kan kontrolleres af Silkeborg Kommune ved henvendelse til SKAT eller andre relevante myndigheder. Sted: Dato: CVR-nr: Underskrift og stempel 5 Ved gæld til det offentlige forstås forfaldne ubetalte skatter, forfaldne ubetalte afgifter, herunder forbrugsafgifter, samt forfaldne ubetalte bidrag til sociale sikringsordninger. Side 19

20 Bilag D Underleverandørskema/andre aktører Bilag D Skema vedr. underleverandører / andre aktører (Bilaget ligger også på som en word-fil) 1. Almindelige oplysninger vedr. påtænkt brug af underleverandører Ansøger skal angive, hvem ansøger agter at benytte som underleverandører. Med underleverandører sigtes til leverandører af ydelser, f.eks. driftsafvikling, udvikling eller support, men ikke leverandører af tredjepartsprogrammel. Ansøger bedes angive, hvilke underleverandører ansøger agter at benytte, samt hvilke elementer af den ønskede opgave af Silkeborg Kommune underleverandøren skal løse. Underleverandører Hvilke elementer af den ønskede opgave skal underleverandør løse (F.eks. grafisk design) [udfyld med navne og CVR-numre] [Udfyld] 2. Hvis ansøger baserer sig på andre aktører i forbindelse med egnethed Ansøger er berettiget til at basere sig på andre økonomiske aktører 6 i forbindelse med kommunens vurdering af ansøgers egnethed. Dette gælder både i forhold til mindstekrav, jf. pkt , og udvælgelseskriterierne, jf. pkt Hvis ansøgeren baserer sig på andre aktørers formåen, skal ansøgeren oplyse følgende: Hvilke aktører baserer ansøgeren sig på? Hvilke relationer er der mellem ansøgeren og disse aktører? (F.eks. koncernforhold) Hvilke ikke-økonomiske ressourcer hos de andre aktører baserer ansøger sig på? (Erfaring og referencer) [udfyld med navne og CVR-numre] [Beskriv relationen] Angiv hvilke ikke-økonomiske ressourcer som erfaring og kompetence hos andre aktører ansøger baserer sig på Erklæring og evt. dokumentation Hvis ansøger baserer sig på andre aktører i forbindelse med egnethedsvurderingen, skal ansøgeren indsende en erklæring fra disse aktører, hvoraf det fremgår, at de stiller de nødvendige ressourcer til rådighed for ansøgeren, såfremt denne måtte vinde annonceringen, og hvilke ressourcer der er tale om. Derudover bedes bilag B udfyldes af anden aktør. Manglende indsendelse medfører ikke ukonditionsmæssighed, men det vil kunne få indflydelse på egnethedsvurderingen. 6 Jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og 3, samt art. 48, stk. 3 og 4. Side 20

21 Bilag E - Erklæring om konsortiedannelse Bilag E Erklæring om konsortiedannelse (Bilaget ligger også på som en word-fil) Nedenstående virksomheder erklærer hermed, at vi indgår i et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte leverance over for Kommunen, idet vi samtidig udpeger nedenfor anførte deltagende virksomhed til med fuld prokura at repræsentere konsortiet. Vi bekræfter samtidigt, at vi vil hæfte solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter eventuel kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Ved konsortiedannelse skal konsortieansøgerne udfylde følgende: Angiv konsortiets økonomiske kapacitet minimum for det seneste regnskabsår (Egenkapital, omsætning, soliditetsgrad): Angiv konsortiets erfaring og referencer: [Udfyld] [Udfyld] For ovenstående underskrives: (Virksomheds navn) (Titel, underskrift) (Virksomheds navn) (Titel, underskrift) (Virksomhedsnavn) (Titel, underskrift) (Virksomheds navn) (Titel, underskrift) Følgende deltagende virksomhed i konsortiet har fuld prokura til at repræsentere konsortiet: (Virksomheds navn) (Titel, underskrift) Side 21

22 Bilag F Kvittering for modtagelse Bilag F Kvittering for modtagelse Undertegnede, som er ansat i Silkeborg Kommune, bekræfter hermed at have modtaget: (angiv f.eks. kuvert eller pakke + teksten på kuverten / pakken) Materialet er modtaget: Sted: Dato: kl. Underskrift Side 22