Fakultetssekretariatet, Bülowsvej 17, 1870 Frederiksberg Mødelokale A 145 (På første sal til højre i hovedbygningen ved dekanens kontor.

Transkript

1 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Til medlemmerne af Akademisk Råd AR MØDEINDKALDELSE 5. DECEMBER 2013 Forum Akademisk Råd AR Mødedato: Fredag d. 13. december 2013, Kl FAKULTETSSEKRETARIATET BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C Sted: Fakultetssekretariatet, Bülowsvej 17, 1870 Frederiksberg Mødelokale A 145 (På første sal til højre i hovedbygningen ved dekanens kontor.) TLF DIR MOB Forslag til dagsorden: Kl Godkendelse af dagsordenen Kl Studiefremdriftsreformen og institutionsakkrediteringen (Orientering) Kl Samarbejde med Brasilien, Øst-Asien og Indien (Orientering) Kl Budgetudvikling Q3 2013og Budget 2014 (Orientering) Kl Særligt udpegede personer (named persons) på SCIENCE (Beslutning) Kl Forskningssikring på KU og SCIENCE (Drøftelse) Kl Behandling af doktorsager på SCIENCE (Godkendelse) Kl KU senat (Orientering) Kl Høring vedr. "Rapport om brug af engelsk som administrativt sprog på KU" (Drøftelse) Kl Mødeplan 2014 (Beslutning) Kl Orienteringer Kl Eventuelt stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

2 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 2 Akademisk Råd 13. december 2013 SAGSFREMSTILLING 5. DECEMBER 2013 Studiefremdriftsreformen og institutionsakkrediteringen FAKULTETSSEKRETARIATET Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C Prodekan Henrik Busch vil give Akademisk Råd en orientering om implementering af studiefremdriftsreformen. Se også: som er den eksterne kommunikationsplatform vedr. reformen. TLF DIR MOB stla@science.ku.dk Bilagsoversigt: Ingen bilag REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

3 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 3 Akademisk Råd 13. december 2013 SAGSFREMSTILLING 5. DECEMBER 2013 Samarbejde med Brasilien, Øst-Asien og Indien FAKULTETSSEKRETARIATET Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C Prodekan Grete Bertelsen vil orientere Akademisk Råd om samarbejdet med Brasilien, Øst-Asien og Indien. TLF DIR MOB Bilag 3.1: Nyt om Brasilien-initiativet. (Fra SCIENCEnyt d. 27. nov. 2013) stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

4 Nyt om Brasilien-initiativet Side 1 af Nyt om Brasilien-initiativet Se Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet Der er mange der har taget aktiv del i bestræbelserne for at styrke samarbejdet siden fakultetets delegationsrejse. Direktion, fakultetssekretariat og ikke mindst institutterne på SCIENCE har siden fakultetets delegationsrejse til Brasilien i april taget aktiv del i en fælles bestræbelse på at styrke samarbejdet med brasilianske universiteter og forskningsinstitutioner. Det være sig i form af brug af det brasilianske stipendie- og mobilitetsprogram Science without Borders, udstationering af forskere i brasilianske forskningsmiljøer, besøg af brasilianske forskere, organiseringen af workshops med dansk-brasiliansk deltagelse eller i form af ansøgning om ekstern finansiering til fremme af dansk-brasilianske samarbejder, for her bare at nævne nogle af de aktiviteter, der har fundet sted. Der er med andre ord kommet godt gang i hjulene ift. vores ambition om at opbygge tættere forbindelser mellem SCIENCE og forskningsinstitutioner i Brasilien. Senest var SCIENCE med, da det danske Innovationscenter i São Paolo afholdt Top Talent Denmark i starten af november en markedsføringsevent, der fandt sted i Rio de Janeiro og São Paolo, og som var målrettet studerende og unge forskertalenter fra Brasiliens 30 bedste universiteter. Til stede var de fleste danske universiteter samt lokale repræsentanter fra danske virksomheder, der opererer i Brasilien. Formålet var, at universiteter og virksomheder sammen skulle markedsføre danske uddannelser og karriereveje. I december vil forskere fra Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning repræsentere os i en dansk-brasiliansk workshop om bioraffinering, og i det nye år vil både Kemisk Institut og NBI sende større delegationer til Brasilien mhp. deltagelse i seminarer. SCIENCE har som et led i den strategiske indsats i det seneste halve år også indgået flere nye udvekslingsaftaler med de bedste brasilianske universiteter med det formål at rekruttere yngre forskertalenter, lave samarbejdsaftaler om udstedelse af double degrees og for at give vores egne studerende mulighed for at studere ved et eliteuniversitet i udlandet, hvor der er samtidig er gode muligheder for at kombinere studier med praktik i en virksomhed. Arbejdet har indtil videre givet sig udslag i særligt gode muligheder for studerende, der ønsker at opholde sig ved et universitet i områderne omkring São Paolo, Minas Gerais og Rio de Janeiro i et semester eller to. Vi har store forventninger til de nye aftaler og glæder os til at se, hvad der kommer ud af dem fremover. SCIENCE direktion Alle nyheder Denne nyhed vises for følgende målgrupper: Ansatte NAT Studerende NAT Sidst rettet: :17

5 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 4 Akademisk Råd 13. december 2013 SAGSFREMSTILLING 5. DECEMBER 2013 Budgetudvikling Q og Budget 2014 Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse Dekanen og fakultetsdirektøren vil orientere om: fakultetets økonomiske udvikling efter 3. kvartal 2013 (Q3) og prognosen for årets resultat. budgettet for Som opfølgning på fakultetets budgetseminar og FSU-mødet d. 1. november vil dekanen gøre status for arbejdet med fakultetets budget for KUs bestyrelse forventes at godkende KUs budget for 2014 på bestyrelsesmødet d. 10. december. Til ARs orientering vedlægges sagsfremstillingen til bestyrelsesmødet. I sagsfremstillingen refereres til følgende budgetdokumenter, som ligger på KUs hjemmeside: KU Budget 2014 Hoveddokument (link) KU Budget Bilagsmateriale (link) FAKULTETSSEKRETARIATET BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C TLF DIR MOB stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilagsoversigt: Bilag 4.1: Sagsfremstilling. Q SCIENCE Bilag 4.2: Sagsfremstilling: Pkt. 8. Godkendelse af budget 2014

6 Bilagsoversigt: Bilag 4.1: Sagsnotat. Q SCIENCE SIDE 2 AF 2

7 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Bilag 4.1 Akademisk Råd 13. december 2013 Til SLT, FSU, AR SAGSNOTAT 19. NOVEMBER 2013 Vedr.: Q SCIENCE ØKONOMI Sagsbehandler: Rasmus Borum Rydahl Indledning Hvert kvartal holdes der Q-møder med institutterne og afdelingerne i fakultetssekretariatet samt med universitetsdirektøren. Q-møderne bruges bl.a. til at drøfte Q-prognosen dvs. skønnet for fakultetets regnskabsresultat. I det følgende redegøres kort for resultatet af budgetopfølgningen efter 3. kvartal Kvartalsrapporteringen omfatter årets første 9 måneder, fra januar til september BÜLOWSVEJ 17 DK-1870 FRB C MOB rbr@science.ku.dk REF: RBR Q3-resultatet Nedenstående tabel viser Q3-prognosen og sammenholder den med primobudget Tabel 1: Q3-prognosen Årets priser Primobudget 2013 Q3-prognose 2013 Regnskab 2013 ÅTD ÅTD i % af Q3-prognose 1 Indtægter , , ,8 66,6% 2 Løn 1.654, , ,2 41,3% 3 Drift 1.068, ,0 712,5 36,2% 5 Finansielle poster 0,2-2,9-2,7 102,2% Resultat 32,2-50,7-366,9 Note 1): ÅTD er en forkortelse for År-Til-Dato. I Q3-sammenhæng er det forbruget fra januar til og med september.

8 Note 2): Indtægter og overskud angives med et negativt fortegn, mens udgifter og underskud angives med et positivt fortegn. SIDE 2 AF 3 SCIENCE forventer et overskud på ca. 50,7 mio. kr. ved Q Det er en forbedring på 82,9 mio. kr. i forhold til primobudgettet. Både indtægter og udgifter forventes at stige ift. primobudgettet. Indtægterne forventes at stige ca. 128 mio. kr. fra 2.690,3 mio. kr. ved primobudgettet til 2818,3 mio. kr. ved Q3. Udgifterne forventes at stige ca. 45,1 mio. kr. fra 2.722,5 mio. kr. ved primobudgettet til 2767,6 mio. kr. ved Q3. Ekstern virksomhed Ekstern virksomhed omfatter på SCIENCE følgende virksomhedstyper: VT 30: Indtægtsdækket virksomhed (fx kontraktforskning, efteruddannelse af eksterne personer, analyseopgaver for eksterne modtagere) VT 50: Ekstern finansiering med ikke-finanslovstildelte forskningsmidler, bevilget af eksterne parter (fx fonde, råd) VT 60: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter er aktiviteter, som ligger i naturlig forlængelse af KU s almindelige virksomhed, men som ikke kan kaldes forskningsvirksomhed (fx kongresser, kunst, workshops, støtte til anlægsarbejder, frikøb fra undervisning) På baggrund af tilbagemelding fra institutterne på SCIENCE, er omsætningen på VT 50 opjusteret med 68,8 mio. kr. i forhold til primobudgettet, således at den forventede omsætning i 2013 nu anslås til 1.075,5 mio. kr. Samtlige institutter med undtagelse af BIO, IGN og Fakultetet budgetterer med stigninger ved Q3 ift. primobudgettet. Mest markant PLEN (+34,3 mio. pga. en række hjemtagne bevillinger i foråret), NEXS (+17,6 mio.; flere større bevillinger), CHEM (+27,4 mio.; flere nye projekter), NBI (+49,1 mio.; ) og SNM (+14,1 mio.: Bl.a. overførsel af et grundforskningscenter fra BIO.) På VT 30 forventes et nettooverskud på ca. 3,7 mio. kr., en forbedring på 1,2 mio. siden primobudgettet. Der forventes en samlet omsætning på 13,3 mio. kr. på VT30 i Den forventede omsætning på VT 60 er øget med 11,7 mio. kr. fra primobudgettet til Q3, således at den forventede omsætning i 2013 nu anslås til 67,1 mio. kr. En række institutter har budgetteret med forbedringer i størrelsesordenen 0,5-1,5 mio. (IGN, DIKU, KIKU, SNM og IFRO). Især PLEN, og FOOD og NBI budgetterer med markante ændringer ift. primobudgettet. NBI med +2,3 mio., PLEN med +7,9 mio. kr. og FOOD med -6,0 mio. kr.

9 (for PLEN og FOOD s vedkommende er der hovedsagelig tale om tekniske korrektioner. FOOD: de givne projekter endte med at blive oprettet på VT 50 i stedet for 60; PLEN: midlerne skulle have været regnskabsført i regnskabet.) SIDE 3 AF 3 Ordinær virksomhed I forhold til primobudget 2013 forventes øgede indtægter på 44,8 mio. kr. ved Q3. De stigende indtægter forventes dels på art 12 (salg af varer og tjenester) og vedrører huslejebetaling vedr. kollegieværelser, dels på art 19 og vedrører faglige fyrtårne og 2016-bevillinger fra Rektor. Disse forbedringer udlignes til dels af en nedskrivning af de forventede ordinære STÅindtægter med ca. 30 mio. kr. i KU lagde sig i efteråret 2012 fast på en bestemt vækst i antallet af STÅ. På den baggrund fik fakultetet besked på, at vi skulle budgettere med ca. 30 mio. kr. mere i STÅ indtægter end det niveau som fakultetets egen prognose forudsagde. Da vi vidste, at dette var et urealistisk højt niveau, valgte vi at budgettere med både en ekstra indtægt og udgift på ca. 30 mio. kr. på fakultetets centrale stednummer, således at bundlinjen var uberørt af de politiske STÅ udmeldinger. STÅ er netop opgjort, og det har vist sig, at vi har produceret for 27,5 mio. kr. færre STÅ end KU s primoprognose. På baggrund af tilbagemelding fra institutterne på SCIENCE er det forventede underskud ved primobudgettet på 34,8 mio. på VT10 nu vendt til et forventet overskud for 2013 på 46,9 mio. kr. på VT ud 12 institutter forventer overskud i 2013, her i blandt MATH, CHEM, IFRO og BIO, der tilsammen forventer et overskud på 42,6 mio. kr. Ved primobudgettet for 2013 var det forudsat, at der skulle igangsættes et noget højere aktivitetsniveau end de to foregående år via ansættelse af mere VIP-personale. Det har ikke været muligt at opfylde denne forudsætning med den hastighed, der var forudsat. Om de vedlagte tabeller I nedenstående tabeller er Q3-prognosen opdelt på virksomhedstyper i tabel 2 og på institutter i tabel 3. Tabel 4 er ny og viser som ønsket en opdeling af personalet i hhv. VIP, TAP ADM og TAP FU.

10 SIDE 4 AF 3 Tabel 2: Q3-prognosen opdelt på virksomhedstyper Primobudget Q3-prognose Difference Regnskab ÅTD i % af Årets priser (primo-q3) 2013 ÅTD Q3-prognose 10 Almindelig virksomhed 1 Indtægter -1617,7-1662,4 44,8-1522,0 92% (OV) 2 Løn 1100,1 1076,6 23,5 807,0 75% 3 Drift 552,1 541,7 10,4 354,8 65% 5 Finansielle poster 0,2-2,9 3,1-2,9 101% Total 34,8-46,9 81,7-363,1 30 Indtægtsdækket 1 Indtægter -10,6-13,3 2,7-10,0 75% virksomhed (IV) 2 Løn 4,4 5,4-0,9 3,3 62% 3 Drift 3,6 4,2-0,6 2,8 66% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,0 0,1 Total -2,6-3,7 1,2-3,8 50 Tilskudsfinansieret 1 Indtægter -1006,7-1075,5 68,8-712,7 66% forskningsvirksomhed (IFV) 2 Løn 533,2 570,3-37,0 393,1 69% 3 Drift 473,5 505,2-31,7 319,6 63% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,0 0,1 242% Total 0,0 0,0 0,0 0,0 60 Andre tilskudsfinansierede 1 Indtægter -55,3-67,1 11,7-49,1 73% aktiviteter (ATA) 2 Løn 16,3 22,2-6,0 13,8 62% 3 Drift 39,1 44,8-5,8 35,3 79% 5 Finansielle poster 0,0 0,0 0,0 0,0 381% Total 0,0 0,0 0,0 0,0 Hovedtotal 32,2-50,7 82,9-366,9 Tabel 3. Årets forventede resultat opdelt på institutter Primobudget Q3-prognose Difference Årets priser i mio.kr (Primo-Q3) Institut for Matematiske Fag 0,0-17,0-17, Niels Bohr Institutet -0,2-1,1-0, Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning 0,0-2,6-2, Datalogisk Institut 0,0-2,0-2, Institut for Naturfagenes Didaktik 0,0-1,6-1, Kemisk Institut 0,0-12,0-12, Statens Naturhistoriske Museum 0,0-3,8-3, Institut for Idræt og Ernæring -0,3-1,8-1, Institut for Plante- og Miljøvidenskab 0,0-4,2-4, Institut for Fødevare- og Ressourceøkonomi 0,0-6,7-6, Institut for Fødevarevidenskab 0,0 0,5 0, Biologisk Institut 0,0-6,9-6, SCIENCE Campus Service 0,0-4,8-4, SCIENCE Plan & Projekt 0,0-0,1-0,1 Fakultetet i øvrigt 1) 32,7 13,6-19,2 Resultat 32,2-50,7-82,9 Note1: Fakultetet i øvrigt omfatter fakultetssekretariatet, centre, feltstationer samt energirefusioner, investeringer og afskrivninger m.v.

11 SIDE 5 AF 3 Tabel 4. Oversigt over personalekategorier på institutterne: VIP, TAP ADM, TAP FU Tabel 4: Personaleforbrug på institutterne Regnskabstal, periode 1-9, mio. kr. Institut VIP TAP FU TAP AS I ALT Institut for Matematiske Fag Niels Bohr Institutet Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning Datalogisk Institut Institut for Naturfagenes Didaktik Kemisk Institut Statens Naturhistoriske Museum Institut for Idræt og Ernæring Institut for Plante- og Miljøvidenskab Institut for Fødevare- og Ressourceøkonomi Institut for Fødevarevidenskab Biologisk Institut SCIENCE Campus Service SCIENCE Plan & Projekt Fakultetet i øvrigt 1) SUM Note1: Fakultetet i øvrigt omfatter fakultetssekretariatet, centre, feltstationer samt energirefusioner, investeringer og afskrivninger m.v.

12 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 70, den 10. december 2013 Pkt. 8. Sagsfremstilling Københavns Universitets bestyrelse SAGSFREMESTILLING 29. NOVEMBER 2013 Vedr.: Pkt. 8. Godkendelse af budget 2014 Sagsbehandler: Koncern økonomi KONCERN-ØKONOMI ØKONOMISTYRINGSSEKTIONEN NØRREGADE 10 Bilag 1. Budget 2014 Hoveddokument 2. Budget Samlet bilagsmateriale Baggrund Københavns Universitets budget 2014 er præget af den generelle udvikling i universitetets økonomiske rammevilkår og de strategiske satsninger, som er fastlagt med Strategi Med forslag til finanslov 2014 er den treårige budgetsikkerhed videreført fra finanslov Regeringen har videreført udmøntningen af nye basisforskningsmidler samt takst 1-forhøjelsen i endnu et år (2016) og har afsat midler til at imødekomme et øget meroptag i Med udgangspunkt i finanslovsforslaget i august 2013 har universitetets hovedområder udarbejdet budgettet på baggrund af indtægtsfordelingen i den ordinære virksomhed samt forventninger til den eksterne virksomhed. Indtægtsallokering blev revideret ultimo oktober 2013 som følge af endelig TB2013 og forventninger til STÅ-prognosen for de kommende år. STÅprognosen for 2014 og fremefter indeholder indarbejdelse af udviklingskontraktens målsætninger, mål fra Strategisk Fysisk Plan, Studiefremdriftsreformen samt omvendt STÅ. POSTBOKS 2177 DK-1017 KØBENHAVN K TLF DIR IKI@adm.ku.dk REF: IKI

13 Hovedområdernes budgetter er konsolideret til et samlet budgetforslag for KU. Der har været afholdt budgetmøder med fakulteterne i forhold til at kvalificere fakulteternes budgetter. De budgetterede indtægter i 2014 ligger på niveau med 2013, idet der for 2014 opleves en afdæmpet forventning til projektomsætningen, samt usikkerhed på uddannelsesindtægterne som følge af usikkerheder i studiefremdriftsreformens første år. Samlet udviser budget 2014 et underskud på 200 mio. kr. Heri er indarbejdet et træk på KU s centrale egenkapital på 47 mio. kr. til bl.a. finansiering af KU s særlige it-pulje. Fakulteterne har indarbejdet et træk på deres egenkapital på godt 201 mio. kr. Omvendt er der indarbejdet en ledelsesmæssig korrektion på -48,2 mio. kr., som skal ses som et udtryk for, at ledelsen vurderer, at de budgetterede driftsudgifter er sat for højt, ligesom erfaringerne generelt og også i 2013 viser en vis forsigtighed i forhold til at generere underskud. SIDE 2 AF 2 Forelægges med henblik på Til bestyrelsens behandling og godkendelse.

14 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 5 Akademisk Råd 13. december 2013 AR-møde den 13. december 2013 pkt. 5 SAGSFREMSTILLING 22. NOVEMBER 2013 Særligt udpegede personer på SCIENCE SCIENCE FORSKNING OG INNOVATION Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ 17 DK-1870 FREDERIKSBERG C Indstilling Det indstilles, at Akademisk Råd Drøfter og godkender forslaget til rammer og principper for særligt udpegede personer på SCIENCE med eventuelle forbehold omkring anonymitet og ansvarsfordeling med PU. DIR pfni@science.ku.dk Baggrund Rammer og principper Fakultetets forskningsudvalg har udarbejdet et udkast til Rammer og retningslinjer for en særligt udpeget person på SCIENCE. Dokumentet er efterfølgende behandlet i direktionen. Udkastet tager udgangspunkt i et materiale om Named Person fra SUND samt Det Udvidede Praksisudvalgs betænkning af februar 2013 om god videnskabelig praksis på KU. Fakultetets husjurist har været konsulteret i forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet. De mest centrale overvejelser i forskningsudvalget har været spørgsmålene omkring anonymitet, armslængde og oplysningspligt i forhold til ledelsen. Anonyme eller fortrolige henvendelser Forskningsudvalget finder således ikke, at det bør være muligt at rette anonym henvendelse til særligt udpegede personer, idet den særligt udpegede person ikke bør forholde sig til evt. udokumenterede, useriøse og måske gentagne beskyldninger mod andre forskeres arbejde, som en anmelder ikke vil lægge navn til. Kravet om notatpligt vil endvidere medføre, at henvendelser, anonyme såvel

15 som navngivne, om konkrete sager, skal noteres på personalesagen for den person, som anmeldelsen vedrører. Dette understøtter behovet for at sikre, at henvendelser til den særligt udpegede person er seriøse. SIDE 2 AF 3 SCIENCE har fastsat, at henvendelser til den særligt udpegede person altid skal behandles fortroligt, og at den særligt udpegede person ikke må orientere ledelsen om den enkelte henvendelse, med mindre andet aftales med anmelderen, eller før der er konkret mistanke om videnskabelig uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis. Der vil endvidere være mulighed for at anonymisere forskellige forhold i en henvendelse, efter aftale mellem anmelder og den særligt udpegede person, når en sag skal afdækkes, og evt. forelægges fakultetsledelsen. SUND har tilsvarende besluttet, at der ikke kan rettes anonym henvendelse til den særligt udpegede person, som anført i SUNDs Anbefalinger vedrørende god videnskabelig praksis af 26. september Fakultetet er imidlertid blevet gjort opmærksom på, at KUs bestyrelse, ved de generelle drøftelser om særligt udpegede personer, har understreget, at: I og med at der kan være behov for anonymitet og fortrolighed i samtalerne med en NP, ønsker bestyrelsen det præciseret, at det skal være muligt at have anonyme samtaler med en NP, selvom denne ikke har pligt til at bringe en evt. anmeldelse el. lign. videre. Synligheden, af at muligheden for anonym henvendelse foreligger, er vigtig. Det kan bemærkes, at en anmelder vil kunne rette anonym henvendelse til fakultetsledelsen ved mistanke om videnskabelig uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis, og fakultetsledelsen vil altid skulle tage stilling til sådanne henvendelser. Fakultetet har over for rektorsekretariatet påpeget det uhensigtsmæssige i anonyme henvendelser til særligt udpegede personer, og det formodes, at der er tale om en sammenblanding af begreberne anonymitet og fortrolighed, som pt. er ved at blive afklaret. Der forventes en mundtlig redegørelse på mødet. Armslængde Forskningsudvalget og direktionen finder det vigtigt, at der er en klar adskillelse mellem den særligt udpegede person og fakultets- og institutledelsen, for at opnå den størst mulige grad af uvildighed. Det ønskes derfor, at de særligt udpegede personer på SCIENCE udpeges af Akademisk Råd efter indstilling fra fakultetets forskningsudvalg. Ansvarsfordeling mellem den særligt udpegede person og PU LT har besluttet, at den særligt udpegede person skal synliggøre de eksisterende strukturer/ordninger og skal bidrage til, at der foregår diskussioner om videnskabelig redelighed og god videnskabelig praksis i de faglige miljøer som også anført i Det Udvidede Praksisudvalgs anbefalinger. En lignende opgave ligger

16 imidlertid i Praksisudvalgets (PU) opgaveportefølje, idet PU skal bidrage til at klargøre de eksisterende normer for god videnskabelig praksis samt tage initiativ til, at der foregår en drøftelse af normerne for god videnskabelig praksis. SCIENCE har foreslået rektorsekretariatet, at LT drøfter en præcisering af, hvem der har den generelle rådgivningspligt på området, samt hvordan de almindelige rådgivningsaktiviteter tænkes koordineret mellem Praksisudvalget og fakulteternes særligt udpegede personer. Spørgsmålet vil blive drøftet på det første møde i LT i SIDE 3 AF 3 Nationale retningslinjer for god videnskabelig praksis Uddannelsesministeriet har i samarbejde med Danske Universiteter nedsat en arbejdsgruppe, der i første halvdel af 2014 skal udarbejde forslag til en fælles national kodeks for forskningsintegritet. Der henvises til vedhæftede pressemeddelelse. Sagsbehandler/afdeling: PFNI/SCI-FI Bilag: Bilag 5.1 Udkast til rammer og principper for særligt udpegede personer på SCIENCE Bilag 5.2 Pressemeddelelse om Fælles spilleregler skal styrke forskeres troværdighed af 28. oktober 2013

17 Udkast af 19. november 2013 Rammer og principper for særligt udpegede personer på SCIENCE Bilag 5.1 Akademisk Råd 13. december 2013 En implementeringsplan for det Udvidede Praksisudvalgs (UPU) anbefalinger 1 omkring videnskabelig uredelighed blev tiltrådt på Københavns Universitets LT-møde den 26. juni Dermed blev det besluttet, at der på alle KUs fakulteter skal indføres Named persons/særligt udpegede personer, der som uformel instans bl.a. skal fungere som vejleder for potentielle anmeldere af sager om videnskabelig uredelighed, skal synliggøre de eksisterende strukturer/ordninger og skal bidrage til, at der foregår diskussioner om videnskabelig redelighed og god videnskabelig praksis i de faglige miljøer. Formål En særligt udpeget persons opgave er at sikre, at normerne for god videnskabelig praksis udvikles og respekteres på fakultetet, og at den viden der opstår i forbindelse med konkrete sager bedst muligt kan udnyttes til at videreudvikle forskningskulturen. Udpegningen af en særligt udpeget person skal effektivisere og forbedre adgangen til at rejse sager, så mistanker om uredelighed og brud på god videnskabelig praksis kan blive behandlet hurtigt, og så der kan rettes op på uønskede forhold så tidligt som muligt. Samtidig skal den særligt udpegede person kunne yde rådgivning i forbindelse med spørgsmål af generel karakter vedrørende videnskabelig praksis, f.eks. i forhold til forskellige regler og traditioner for bl.a. medforfatterskaber. Særligt udpegede personer på SCIENCE Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på KU har valgt at udpege to særligt udpegede personer, dels for at understøtte den store faglige spredning, der findes på fakultetet og dels for at imødegå eventuelle inhabilitets-spørgsmål. De særligt udpegede personer udpeges af Akademisk Råd efter indstilling fra fakultetets forskningsudvalg (SFU). For at opnå den størst mulige grad af uvildighed er de særligt udpegede personer uafhængige af institut- og fakultetsledelse, og den særligt udpegede person må ikke orientere ledelsen om konkrete henvendelser med mindre det aftales med den person, der har henvendt sig, eller før der er konkret mistanke om videnskabelig uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis. Udpegningen af en særligt udpeget person hindrer ikke, at forskere kan vælge at rette henvendelse direkte til institutleder eller dekan om afvigelser fra god videnskabelig praksis. De særligt udpegede personer på SCIENCE skal være videnskabeligt aktive og yderst respekterede forskere med høj integritet. De skal have et tæt samarbejde i forhold til deres funktion. De skal afholde jævnlige møder med henblik på at drøfte aktuelle sager, erfaringsudveksle og planlægge eventuelle tiltag i forhold til at sætte fokus på god videnskabelig praksis på fakultetet. De særligt udpegede personer på SCIENCE udpeges i første omgang for to år, hvorefter rammerne for ordningen evalueres og tilrettes. De særligt udpegede personer vil herefter blive udpeget for en periode på 3 år, med mulighed for genudpegning. 1 Læs Det Udvidede Praksisudvalgs betænkning til bestyrelsen om god videnskabelig praksis på Københavns Universitet her: 1

18 Udkast af 19. november 2013 De særligt udpegede personers opgaver på SCIENCE Den særligt udpegede person har til opgave at varetage en række særlige arbejdsopgaver i forhold til god videnskabelig praksis på fakultetet: 1. At rådgive om, hvad der er god videnskabelig praksis, herunder regler for medforfatterskab 2. At håndtere henvendelser ved mistanke om brud på god videnskabelig praksis, herunder initiere og være ansvarlig for en indledende undersøgelse 3. At sætte fokus på god videnskabelig praksis generelt på fakultetet Alle ansatte og studerende på SCIENCE kan henvende sig til en særligt udpeget person med alle typer af spørgsmål, der relaterer sig til god videnskabelig praksis inden for forskning. Der kan ikke rettes anonym henvendelse til en særligt udpeget person, men henvendelser til den særligt udpegede person behandles fortroligt, ligesom identiteten på den, som henvendelsen vedrører, ikke vil blive oplyst af den særligt udpegede person eller af fakultetet. Hvis den særligt udpegede personer er enig i en mistanke om brud på god videnskabelig praksis eller uredelighed understøtter den særligt udpegede person, at sagen sendes videre til ledelsen, Praksisudvalget (PU) 2 eller Udvalgene vedrørende Videnskabelig Uredelighed (UVVU) 3. Den særligt udpegede person skal dermed ses som et supplement til de allerede eksisterende organer, eksempelvis ledelsen, PU og UVVU. Ved henvendelse til den særligt udpegede person er der mulighed for at medarbejdere, uden involvering af ledelsen, kan få fortrolig vejledning om relevante regler, procedurer m.v., med henblik på selv at overveje, om de ønsker at gå videre med en indberetning til ledelsen eller indgive en klage til PU eller UVVU. De særligt udpegede personer skal således ikke træffe egentlige afgørelser, men kortlægge eventuelle misforståelser og løse uoverensstemmelser inden de når at blive alvorlige, eller henvise til den mest hensigtsmæssige videre sagsbehandling ved de allerede eksisterende organer. De særligt udpegede personer skal løbende holde sig opdaterede med hensyn til standarder for god videnskabelig praksis samt have indgående kendskab til de forskellige forskningstraditioner, herunder for medforfatterskab, som findes inden for fakultets område. De særligt udpegede personer skal understøtte, at god videnskabelig praksis jævnligt diskuteres på fakultetet samt sikre, at de særligt udpegede personers erfaringer løbende samles op og bearbejdes i de lokale miljøer, bl.a. gennem en årsrapport og ved afholdelse af diverse arrangementer/workshops. 2 Praksisudvalget har som en af sine opgaver at afgive indstilling om konkrete sager, der vedrører brud på god videnskabelig praksis, men som ikke er så vidtgående, at der er tale om egentlig videnskabelig uredelighed. Hvis en sag bliver forelagt Praksisudvalget, og udvalget skønner, at sagen vedrører egentlig videnskabelig uredelighed, vil klager blive henvist til at tage sagen op over for UVVU. Se yderligere på: 3 Udvalgene vedrørende Videnskabelig Uredelighed kan kun behandle sager vedrørende videnskabelig uredelighed, der har betydning for dansk forskning. Ved videnskabelig uredelighed forstås: Forfalskning, fabrikering, plagiering og andre alvorlige brud på god videnskabelig praksis, som er begået forsætligt eller groft uagtsomt ved planlægning, gennemførelse eller rapportering af forskningsmæssige resultater. Se yderligere på: 2

19 Udkast af 19. november 2013 Mistanke om mulige uregelmæssigheder eller ulovligheder Har en ansat på SCIENCE mistanke om, at en nuværende eller tidligere ansat, inkl. gæsteforskere, ved SCIENCE har begået uregelmæssigheder eller ulovligheder i forbindelse med sin forskning, bør den ansatte så vidt muligt indledningsvist rette henvendelse til den ansvarlige forsker selv eller eventuelt drøfte sagen med en kollega. Hvis dette ikke er muligt eller ønskeligt, eller hvis en dialog ikke løser problemet, har forskeren mulighed for at rette henvendelse til den særligt udpegede person, for at drøfte sin mistanke. Mistanken skal vedrøre forskning udført under den påklagedes ansættelse ved SCIENCE, og skal i videst muligt omfang underbygges med dokumentation. Hvis henvendelsen vedrører strafbare forhold, skal den særligt udpegede person informere om, at der i stedet skal ske direkte henvendelse til ledelsen, PU eller UVVU. Ansatte skal normalt rette henvendelse til den særligt udpegede person, som ligger fagligt tættest på det forskningsområde, som henvendelsen vedrører (se dog nedenfor vedr. inhabilitet). Den person som henvendelsen vedrører, vil i kraft af reglerne om aktindsigt have mulighed for at få oplyst identiteten på den person, som har rettet henvendelse til den særligt udpegede. Figur 1. Hvad gør jeg, hvis jeg har mistanke om uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis?. Muligheder for at drøfte/belyse en sag samt overordnet sagsgang ved henvendelse til en særligt udpeget person. Behandling af henvendelser Henvendelser kan ske skriftligt eller mundtligt og have mere eller mindre abstrakt eller generel karakter i forhold til, hvorledes bestemte regler eller kodeks for god videnskabelig praksis mv. skal forstås. Den særligt udpegede person kvitterer skriftligt for modtagelse af henvendelsen over for den person, der har henvendt sig. Sker henvendelsen mundtligt, og har den generel karakter, 3

20 Udkast af 19. november 2013 udarbejder den særligt udpegede person endvidere et notat om henvendelsen og indholdet heraf, særligt af hensyn til erfaringsopsamling. Drejer henvendelsen sig om en konkret sag, anmoder den særligt udpegede person den, der har henvendt sig, om at dokumentere sin mistanke eller klage i det omfang, det er muligt. Den person, som mistanken vedrører orienteres hurtigst muligt, og i al fortrolighed, om sagens indhold, og der fastsættes en tidshorisont inden for hvilken, den særligt udpegede person vil behandle sagen. Den særligt udpegede person skal bestræbe sig på at kunne behandle en sag inden for fire uger efter modtagelse af en henvendelse. Retssikkerheden for den person, der undersøges skal sikres ved, at denne holdes fuldt ud orienteret om henvendelsen og den efterfølgende proces, ligesom personen er berettiget til at lade sig bistå af en bisidder, evt. med juridisk baggrund, i forbindelse med eventuelle møder. Personen skal informere den særligt udpegede person om bisidderens nærmere rolle. Inhabilitet Den særligt udpegede person skal nøje overveje eventuelle inhabilitetsspørgsmål i forbindelse med henvendelser, idet personen er underlagt forvaltningslovens fastsatte regler om inhabilitet (der henvises til Forvaltningslovens 3-6). Forvaltningslovens habilitetsregler forbyder en person at medvirke ved sagsbehandlingen, såfremt vedkommendes personlige interesser gør, at der er fare for, at vedkommende ikke vil være uvildig i sin sagsbehandling. Hvis en personlig interesse kan vække tvivl om, hvorvidt vedkommende er inhabil, må vedkommende ikke deltage i sagsbehandlingen. Hvis den særligt udpegede person er inhabil i en sag, skal sagen videreføres til den anden særligt udpegede person på fakultetet. Hvis også denne er inhabil, behandles sagen af ledelsen. Aktindsigt og fortrolighed Dokumenter udarbejdet i forbindelse med konkrete sager er interne arbejdsdokumenter. Når den særligt udpegede person modtager en henvendelse om en konkret sag, udarbejder den særligt udpegede person et notat om sagen, som lægges på personalesagen for den person, som sagen vedrører. Notatet følges op af endnu et notat, når den særligt udpegede person afslutter sagen. Sagen kan enten afsluttes som værende ubegrundet eller ved en orientering af ledelsen. Tredjemand kan ikke få indblik i sagens akter. De særligt udpegede personer må ikke indbyrdes drøfte konkrete henvendelser. Indsamling af oplysninger Den særligt udpegede person kan samle yderligere oplysninger til belysning af sagen, og kan således anmode både den, som har henvendt sig, den som henvendelsen vedrører samt en hel tredje person om at fremsende materiale/afgive oplysninger, som den særligt udpegede person vurderer nødvendige for at tage stilling til, om henvendelsen har noget på sig. Henvendelser til tredje person skal foregå under almindelig hensynstagen til fortrolighed. 4

21 Udkast af 19. november 2013 Den særligt udpegede person kan ikke pålægge en person at udlevere materiale/afgive oplysninger. Ledelsen kan derimod i medfør af ledelsesretten pålægge en ansat ved SCIENCE at udlevere materiale, som er udarbejdet som led i dennes ansættelse ved SCIENCE. Såfremt den særligt udpegede person mener, at det er nødvendigt, at bestemt materiale indhentes fra en ansat ved SCIENCE, og denne person nægter at udlevere materialet til den særligt udpegede person, skal den særligt udpegede person således anmode ledelsen om at pålægge den person, der ligger inde med materialet, at udlevere dette. Vurdering af en henvendelse Når den særligt udpegede person vurderer, at sagen er tilstrækkeligt oplyst, foretager han/hun en nærmere vurdering af sagen. Udfaldet af vurderingen kan være følgende: Sagen kan afsluttes som åbenbart grundløs Når den særligt udpegede person på baggrund af henvendelsen og de foreliggende oplysninger vurderer, at henvendelsen er åbenbart grundløs, og at der ikke er behov for at afholde en samtale med nogle af de involverede parter, kan den særligt udpegede person afslutte sagen. Sagen kan afsluttes efter kollegial samtale I visse sager, som ikke giver anledning til mistanke om, at god videnskabelig skik er tilsidesat, kan det være hensigtsmæssigt, at den særligt udpegede person afholder en kollegial samtale med en af eller begge de involverede parter, med henblik på at udrede eventuelle misforståelser eller lignende, hvorefter den særligt udpegede person kan afslutte sagen. Sagen giver anledning til indberetning Hvis den særligt udpegede person ved en konkret sagsbehandling vurderer, at der er grundlag for en sag om uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis, orienteres fakultetsledelsen (evt. ved et møde) og de involverede parter herom. Den særligt udpegede person rådgiver endvidere anmelderen i forhold til at rette henvendelse til hhv. ledelsen, PU eller UVVU. Hvis anmelderen ikke ønsker at forfølge sagen yderligere eller trækker sin klage tilbage, beslutter den særligt udpegede person og ledelsen, om der alligevel skal foretages en indberetning af sagen til PU eller UVVU. Den person, som henvendelsen vedrører orienteres om, at sagsbehandlingen fortsætter indtil sagen er afdækket. En indrømmelse eller et ansættelsesophør for den, som henvendelsen vedrører, vil ikke have opsættende virkning i forhold til den videre proces. Hvis den særligt udpegede person finder, at der ikke er tale om uredelighed eller brud på god videnskabelig praksis, kan den person der har rettet henvendelsen, vælge at rette henvendelse direkte til ledelsen, som har pligt at foretage en fornyet vurdering. Ligeledes kan den særligt 5

22 Udkast af 19. november 2013 udpegede person vælge selv at føre en sag videre til UVVU eller PU, selvom fakultetsledelsen har valgt, ikke at gå videre med sagen. Forholdet til UVVU og PU Det er frivilligt for en person, som har mistanke om brud på god videnskabelig praksis eller videnskabelig uredelighed, om denne ønsker at gå til den særligt udpegede person, til ledelsen eller til PU/UVVU. Den særligt udpegede person overtager ikke kompetence fra UVVU eller PU. Det er op til PU/UVVU at vurdere, om et forhold faktisk er i strid med god videnskabelig praksis eller videnskabelig uredelighed. Der henvises i øvrigt til beskrivelsen af indbringelser af sager for UVVU og Praksisudvalget i notatet Vejledning om behandling/oplysning af en sag om videnskabelig uredelighed og/eller brud på god videnskabelig praksis på fakultetsniveau af 18. juni 2013 (LINK). Eksempler på den særligt udpegede persons behandling Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har i Anbefalinger vedr. god videnskabelig praksis fra sep ( befalinger% pdf ) beskrevet en række eksempler på den særligt udpegede persons behandling af henvendelser (side 32ff.). SCIENCE tilslutter sig disse beskrivelser som retningslinjer for de særligt udpegede personer på SCIENCE. Principper for god videnskabelig praksis på SCIENCE SCIENCE tilslutter sig de overordnede principper for god videnskabelig praksis fra The European Code of Conduct for Research Integrity: The European Codes otte principper: Reliability in performing research Objectivity Duty of care Impartiality and independence Honesty in communication Fairness in providing references and giving credit Openness and accessibility Responsibility for the scientists and researchers of the future SCIENCEs tilsvarende principper: Forskningen skal udføres pålideligt, objektivt, med omhu, uvildigt og uafhængigt Forskningen skal kommunikeres ærligt og med retvisende og fair kreditering af andres forskning Forskningen skal diskuteres og udveksles åbent og modtageligt Forskningen skal ledes med ansvar for uddannelse af fremtidens forskere Disse overordnede principper sætter, sammen med Vancouver-reglerne for medforfatterskab, retningslinjerne for de særligt udpegede personer virke på SCIENCE. 6

23 Højreklik her for at hente billeder. For at beskytte dine personlige oplysninger har Outlook forhindret automatisk hentning af dette billede fra internettet. Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser - link til fivu.dk. Linket åbner i nyt vindue Pia Fredberg Nielsen Fra: Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser <noreply@fivu.dk> Sendt: 28. oktober :24 Til: Pia Fredberg Nielsen Emne: Pressemeddelelse fra Uddannelsesministeriet: Fælles spilleregler skal styrke forskeres troværdighed Kategorier: Rød kategori Is this not displaying correctly? View it in your browser. Fælles spilleregler skal styrke forskeres troværdighed Spørgsmålet om forskeres eventuelle fusk er ofte mere kompliceret, end det fremstilles i offentligheden. Nu skal nye, klarere spilleregler give forskere og forskningsinstitutioner en fælles opfattelse af god forskningsadfærd. 28. oktober 2013 Danske og internationale sager om videnskabelig uredelighed har i de senere år fyldt en del i medierne. Selvom der er sket en stigning i antallet af sager om forskerfusk i både Danmark og udlandet i form af for eksempel plagiering og fabrikation af data, har langt de fleste forskere en meget høj troværdighed. Spørgsmålet om forskeres eventuelle fusk er således ofte mere kompliceret, end det fremstilles i offentligheden. Hidtil har Danmark dog ikke haft fælles nationale retningslinjer for, hvad der kendetegner god praksis i forskningsverdenen. Nu har Uddannelsesministeriet taget initiativ til at udarbejde en fælles 1

24 adfærdskodeks en Code of Conduct, der skal være med til at sikre troværdighed og integritet i dansk forskning. Uddannelsesminister Morten Østergaard fastslår, at de danske forskningsresultater skal være pålidelige, og at de fælles retningslinjer skal øge gennemskueligheden. - Vores dygtige forskere skal selvfølgelig have høj integritet og ansvarlig adfærd. Det er helt afgørende for, at vi kan udvikle vores samfund i den retning, vi ønsker, og at vi stadig kan gøre fremskridt på væsentlige områder som sygdomsbekæmpelse, energiforsyning, fødevareproduktion, genopretning af miljøet og inden for grundlæggende emner som for eksempel partikelfysik, nanoteknologi og molekylærbiologi. En Code of Conduct på området er et meget væsentligt initiativ i forhold til at sikre og synliggøre troværdigheden i dansk forskning, siger Morten Østergaard. Uddannelsesministeriet har i samarbejde med Danske Universiteter nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde forslag til en fælles kodeks for forskningsintegritet. Kodeksen vil blandt andet fokusere på ansvarlig forskningspraksis inden for relevante emner som data management og authorship, samt på uddannelse og træning i god videnskabelig praksis. Den primære målgruppe for kodeksen er de offentlige forskningsinstitutioner og de udførende forskere, men den skal også kunne anvendes af forskningsråd, fonde og private virksomheder, som vil blive inviteret til at tilslutte sig kodeksen. God praksis skal dokumenteres I dag er det op til den enkelte forskningsinstitution at formulere retningslinjer for dens forskere. Derfor er retningslinjerne på området forskellige fra institution til institution. Da forskning i Danmark i stigende omfang foregår i projekter med deltagere fra forskellige forskningsinstitutioner, er det hensigtsmæssigt, at forskerne arbejder under et fælles sæt af retningslinjer. Dertil 2

25 kommer, at flere udenlandske fonde stiller det som vilkår for at give midler til forskning, at bevillingsmodtageren kan dokumentere, at der er taget hånd om integriteten i forskningen for eksempel ved at henvise til en gældende kodeks for integritet og god videnskabelig praksis. I det kommende EU-rammeprogram for forskning Horizon 2020 er der således mulighed for at lade principper for forskningsintegritet indgå som en del af bevillingsgrundlaget til forskningsprojekter. Arbejdet forventes færdigt primo For yderligere oplysninger, kontakt: Styrelsen for Forskning og Innovation: Kontorchef Charlotte Elverdam, tlf , chel@fi.dk Presse- og kommunikationskonsulent Steen Bruun Jensen, tlf , sbj@fi.dk Senest opdateret 28. oktober 2013 Med venlig hilsen Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser Copyright 2013 Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, All rights reserved. Du modtager dette nyhedsbrev fordi du et tilmeldt nyhedsbreve fra fivu.dk. Vores adresse er: Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser Slotsholmsgade 10 København K 1216 Denmark Add us to your address book unsubscribe from this list update subscription preferences 3

26 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 6 Akademisk Råd 13. december 2013 AR-møde den 13. december 2013 pkt. 6 SAGSFREMSTILLING 27. NOVEMBER 2013 Forskningssikring på SCIENCE SCIENCE FORSKNING OG INNOVATION Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ 17 DK-1870 FREDERIKSBERG C Indstilling Det indstilles, at AR tager de planlagte indberetninger af videnskabeligt personales forskningsindsats fra institutterne til efterretning DIR pfni@science.ku.dk Baggrund I henhold til KU s fælles regler for det videnskabelige personales forskningsindsats ( skal institutlederen årligt give en indberetning til dekanen om instituttets forskningsindsats. På den baggrund skal dekanen afgive en tilsvarende indberetning til rektor for det samlede fakultet. I ovennævnte regelsæt er det anført, at for at kunne afgive denne indberetning skal ledelsen mindst én gang årligt drøfte forløbet af det forgangne års opgaver med den enkelte medarbejder, og evt. den enkelte forskergruppe. Denne drøftelse sker gerne i forbindelse med MUS/GRUS-samtalerne, hvor det kommende års arbejdsopgaver og ressourcetildelinger drøftes. Hvis forskningsindsatsen ikke er opfyldt efter aftalen, skal institutlederen undersøge årsagen hertil, og kan evt. tildele mere tid, økonomiske ressourcer eller andet, med henblik på at rette op på uhensigtsmæssigheder. Med henblik på at kunne opfylde forpligtigelsen om indberetning af forskningsindsatsen på SCIENCE for 2012, er institutterne, med frist den 17. december 2013, blevet anmodet om at meddele fakultetssekretariatet, om der er fastansatte

27 forskere på institutterne, der ikke i tilstrækkelig grad opfylder krav til forskningsindsatsen. Institutterne skal redegøre for følgende: SIDE 2 AF 2 1) hvor mange fastansatte 1 forskere der opfylder forskningsindsatsen, uden navns nævnelse. 2) Hvor mange fastansatte forskere, der ikke opfylder forskningsindsatsen, uden navns nævnelse. 3) En beskrivelse af de konkrete foranstaltninger, der er taget for at rette op på manglende opfyldelse. På baggrund af indberetningerne fra institutterne vil dekanen derefter kunne orientere rektor om fakultetets forskningsindsats for det forgangne år. Som grundlag for institutlederens vurdering af den enkelte medarbejders forskningsindsats, kan der rekvireres bibliometriske rapporter over de enkelte medarbejdere på instituttet i forhold til antal publikationer og citationer fra SCIENCE- Forskningsdokumentation. På SLT-mødet den 3. december 2013 blev det aftalt med institutlederne, at de fremover årligt forespørges i maj om de fastansatte forskeres opfyldelse af forskningsindsatsen for det foregående år, med tilbagemelding til dekanen i oktober. Sagsbehandler/afdeling: SCI-FI/PFNI Bilagsoversigt: Ingen bilag 1 Ved fastansatte forskere forstås (tenure track) adjunkter, lektorer og professorer

28 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 7 Akademisk Råd 13. december 2013 AR-møde den 13. december 2013 pkt. 7 SAGSFREMSTILLING 22. NOVEMBER 2013 Behandling af doktorsager på SCIENCE Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse Indstilling Det indstilles, at AR godkender de foreliggende dokumenter for håndtering af doktorsager på SCIENCE. Herunder at vurderingen af, om en indleveret afhandling kan antages til forsvar, delegeres til et ad hoc-udpeget arbejdsudvalg at doktordisputatser fremover kan indleveres og behandles elektronisk at disputatser skal afleveres på engelsk, at forsvarshandlingen skal foregå på engelsk, og at bedømmelsesudvalgets indstilling skal foreligge på engelsk, med mindre AR giver en særlig tilladelse til at anvende andre sprog i det konkrete tilfælde at der ikke tildeles jus docendi i tilknytning til en doktorgrad fra SCIENCE SCIENCE FORSKNING OG INNOVATION BÜLOWSVEJ 17 DK-1870 FREDERIKSBERG C DIR pfni@science.ku.dk Baggrund I henhold til universitetsloven er det Akademisk Råd, der alene kan træffe beslutning om tildeling af en doktorgrad. Beslutningen træffes på baggrund af en indstilling fra et bedømmelsesudvalg og et fyldestgørende doktorforsvar. Doktorbekendtgørelsen og KU s interne regler vedr. doktordisputatser foreskriver samtidig, at de fleste opgaver i forbindelse med selve behandlingen af doktorafhandlinger ligger hos AR, herunder vurderingen af, om en afhandling kan indle-

29 veres til fakultetet, nedsættelse af bedømmelsesudvalg, behandling af indstilling fra bedømmelsesudvalg, udpegning af opponenter m.v. SIDE 2 AF 3 Fusionen mellem gl. NAT og gl. LIFE har medført et behov for at revidere og opdatere rammerne og retningslinjerne for behandling af doktorsager på SCI- ENCE, idet procedurerne på de to fakulteter ikke har været fuldstændigt ens. Med udgangspunkt i materialet om doktorsager fra gl. LIFE og gl. NAT og med inspiration fra KU-SUND, DTU og AaU, er der udarbejdet vedlagte dokumenter, som det foreslås fremover skal danne rammerne for behandling af doktorsager på SCIENCE. Der er stilet mod en fælles procedure, der er så smidig som mulig for de involverede parter, og som samtidig holder sig inden for rammerne af doktorbekendtgørelsen og KU s interne regler vedr. doktordisputatser. Da Akademisk Råd ikke altid vil besidde tilstrækkelig faglig ekspertise i forhold til en vurdering af, om en indleveret afhandling kan antages til forsvar, foreslås det, at AR generelt delegerer denne opgave til ad hoc-udvalg (arbejdsudvalg) der består af det relevante AR-medlem (AR-medlemmet fra det repræsentationsområde, der omfatter doktorandens faglighed), prodekanen for forskning samt den relevante institutleder. AR-medlemmet vil fungere som formand. Det relevante institut stiller forslag til sammensætning af et bedømmelsesudvalg. Doktorbekendtgørelsen og KU s interne regler vedr. doktordisputatser er fra I disse dokumenter angives det, at doktordisputatser skal fremsendes til bedømmelse i papir, og at et antal disputatser skal trykkes i forbindelse med doktorforsvaret. Det er imidlertid blevet afklaret med hhv. fakultetsbiblioteket og Det Kgl. Bibliotek, at papirudgaver og trykte udgaver af doktordisputatser kan erstattes af elektroniske udgaver. Det er dog op til doktoranden at sikre, at eventuelle oprethavslige forhold i forhold til allerede udgivne artikler, der indgår i doktorafhandlingen, er afklaret. Akademisk Råd kan træffe beslutning om, hvilke sprog en doktorafhandling kan afleveres på (f.eks. engelsk, dansk, norsk eller svensk), og tilsvarende hvilket sprog forsvarshandlingen skal foregå på, og hvilket sprog bedømmelsesudvalgets indstilling skal være på. Det foreslås, at der skal indhentes en særlig tilladelse fra AR, hvis der ønskes anvendt andre sprog end engelsk. Akademisk Råd kan beslutte, om der kan tildeles jus docendi i tilknytning til en doktorgrad fra fakultetet. Dette har ikke været tilfældet på gl. NAT eller gl. LIFE. Hvis AR godkender de foreslåede rammer og procedurer, kan den reviderede procedure for behandling af doktorsager træde i kraft per 1. januar 2014 Der vil blive udarbejdet skabeloner for de standardbreve, der indgår i de forskellige processer, når procedurematerialet og vejledningerne er godkendt af Akademisk Råd. Det relevante materiale vil blive oversat til engelsk. Sagsbehandler/afdeling: SUSTA/E&M og PFNI/SCI-FI

30 Bilagsoversigt: 7.1 Supplerende regler og procedurer for SCIENCE med udgangspunkt i doktorbekendtgørelsen 7.2 Tjekliste for doktorsager på SCIENCE 7.3 Vejledning til forfatteren af doktordisputatsen 7.4 Retningslinjer til bedømmelsesudvalget 7.5 Vejledning til lederen af forsvarshandlingen SIDE 3 AF 3

31 Udkast 23. november 2013 Bilag 7.1 Akademisk Råd 13. december 2013 Det Natur og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer I forbindelse med Undervisningsministeriets Bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgraden Formateret: Skrifttype: (Standard) Arial, 12 pkt, Fed, Kursiv Det der nedenfor er skrevet med fed og i kursiv er afskrift af bekendtgørelsens tekst. Kapitel 1 Fælles bestemmelser om doktorgrader og æresdoktorgrader 1. De højere uddannelsesinstitutioner, der er omfattet af universitetsloven, kan tildele doktorgrader og æresdoktorgrader efter de bestemmelser, der er anført nedenfor, og de bestemmelser, der i øvrigt er gældende, herunder bestemmelserne i den enkelte institutions statut. Stk. 2. Institutionerne kan inden for rammerne af bekendtgørelsen fastsætte nærmere regler. Bemærkninger til 1 Konsistorium vedtog den 18. december 1996 Interne regler og vejledning vedr. doktordisputatser på Københavns Universitet (herefter benævnt KU s vejledning ). Disse er indarbejdet i nærværende vejledning, idet de udgør en del af retsgrundlaget. Undervisningsministeriet udsendte den 17. september 1996 en skrivelse med kommentarer til enkelte punkter i bekendtgørelsen, og disse er ligeledes indarbejdet. Tildeling af en doktorgrad er at betragte som en forvaltningsakt. Det betyder, at forvaltningslovens regler finder anvendelse. 2. Institutionerne kan i det omfang, de enkelte fagområder med tilhørende kandidatgrader er repræsenteret på institutionen, tildele de anførte doktorgrader, og de, der har fået tildelt graden, har ret til at betegne sig som ligeledes anført: doktorgraden i teologi - doctor theologiae (dr.theol), doktorgraden i filosofi - doctor philosophiae (dr.phil), doktorgraden i antropologi - doctor scientiarum anthropologicarum (dr.scient.ant.), doktorgraden i pædagogik - doctor pædagogiae (dr.pæd.), doktorgraden i psykologi - doctor psychologiae (dr.psyk.), doktorgraden i erhvervsprog - doctor linguae mercantilis (dr.ling.merc.), doktorgraden i jura - doctor juris (dr.jur.), doktorgraden i statsvidenskab - doctor politices (dr.polit.), doktorgraden i statskundskab - doctor scientiarum politicarum (dr.scient.pol.), 1

32 Udkast 23. november 2013 doktorgraden i økonomi - doctor oeconomices (dr.oecon.), doktorgraden i erhvervsøkonomi - doctor mercaturae (dr.merc.), doktorgraden i administration - doctor scientiarum administrationis (dr.scient.adm.), doktorgraden i sociologi - doctor scientiarum socialium (dr.scient.soc.), doktorgraden i socialvidenskab - doctor rerum socialium (dr.rer.soc.), doktorgraden i medicin - doctor medicinae (dr.med.), doktorgraden i odontologi - doctor odontologiae (dr.odont.), doktorgraden i veterinærvidenskab - doctor medicinae veterinariae (dr.med.vet.), doktorgraden i naturvidenskab - doctor scientiarum (dr.scient.), doktorgraden i farmaci - doctor pharmaciae (dr.pharm.), doktorgraden i jordbrugsvidenskab - doctor agronomiae (dr.agro.), doktorgraden i teknik - doctor technices (dr.techn.). Stk. 2. Institutionerne kan tildele de tilsvarende æresdoktorgrader. Til betegnelsen tilføjes i disse tilfælde: honoris causa (h.c.). Stk. 3. Personer, der har fået tildelt en doktorgrad eller en æresdoktorgrad, modtager fra institutionen et diplom. De har ret til at bære en ring med plade, som erhverves på institutionen, og hvori der er præget et minervahoved omgivet af en laurbærkrans. De, der har erhvervet en doktorgrad i teologi, har ret til at bære kjoler af silke med fløjl på forstykke og vinger samt huer af fløjl. Bemærkninger til 2 Behandlingen af sager om tildeling af æresdoktorgraden Æresdoktorgrader, jf. stk. 2, tildeles af rektor efter indstilling fra de enkelte Akademiske Råd, jf. KU s vejledning, hvor Konsistorium dog nu skal læses som rektor ifølge rektorsekretariatet. Institutledere kan til dekanen fremsende en motiveret indstilling om tildeling af æresdoktorgraden. Indstillingen skal indeholde en vurdering af den indstillede persons forventede fremtidige betydning for Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet og suppleres med den indstillede persons CV samt andet materiale, der i kort form giver grundlag for at foretage en umiddelbar vurdering af, om det forekommer sandsynligt, at indstillingen kan blive fulgt. Såfremt dekanen vurderer, at sagen skal bringes videre til behandling, sker der under medvirken af Fakultetssekretariatet, Science Forskning og Innovation (i det følgende SCI-FI) som det sagsbehandlende kontor følgende: SCI-FI anmoder instituttet om at fremsende eventuelt supplerende materiale, der skal indgå i bedømmelsen samt forslag til medlemmer af bedømmelsesudvalget. Akademisk Råd nedsætter, jf. 8, bedømmelsesudvalg på normalt tre personer efter udtalelse fra den relevante referencegruppe. SCI-FI igangsætter udvalgets arbejde og meddeler frist for afgivelse af indstilling. Bedømmelsesudvalget vurderer indstillingen fra instituttet på grundlag af doktorbekendtgørelsens 24 og 3, stk. 2. 2

33 Udkast 23. november 2013 I bedømmelsesudvalgets udtalelse skal indgå vurdering af personens egne videnskabelige præstationer, hans/hendes indsats i forhold til forskningsledelse, formidling og anvendelse samt øvrige aktiviteter, som er af stor betydning for videnskaben i almindelighed. Udtalelsen skal endvidere indeholde en redegørelse for personens fremtidige betydning for Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. Bedømmelsesudvalget fremsender indstilling til den relevante institutleder via SCI-FI. Institutlederen behandler indstillingen fra bedømmelsesudvalget og afgiver udtalelse til Akademisk Råd. Akademisk Råd træffer beslutning om afgivelse af indstilling til rektor. Bestilling af diplom og doktorgrad Diplomet, jf. stk. 3, udarbejdes af Københavns Universitets kommunikationsafdeling efter godkendt forsvar på foranledning af SCI-FI. Doktorringen kan bestilles, før doktorgraden er tildelt, hvis der i bedømmelsesudvalget har været enighed om, at afhandlingen bør antages til forsvar for doktorgraden. Pladen til doktorringen kan bestilles af doktoranden ved skriftlig henvendelse til Københavns Universitet, Kommunikation, Nørregade 10, Postboks 2177, 1017 København K. Akademisk Råd ved de enkelte fakulteter kan beslutte, at der tildeles jus docendi i medfør af en doktorgrad fra fakultetet. Akademisk Råd ved Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet har besluttet, at jus docendi ikke tildeles hverken generelt eller konkret. Kapitel 2 Doktorgraden Generelt om doktorgraden 3. Tildeling af doktorgraden sker på grundlag af en afhandling, der forsvares ved en mundtlig, offentlig forsvarshandling. Under ganske særlige omstændigheder kan institutionen godkende, at det mundtlige forsvar bortfalder. Stk. 2. Tildelingen af doktorgraden skal være udtryk for anerkendelse af, at forfatteren har betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre, jf. 5, stk. 2. Bemærkninger til 3 3

34 Udkast 23. november 2013 Om forsvarshandlingen, se nedenfor under Ved institutionen forstås Akademisk Råd, jf. KU s vejledning. Akademisk Råd ved Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet kan under ganske særlige omstændigheder godkende, at det mundtlige forsvar bortfalder, jf. i øvrigt 22. Der henvises til bemærkningerne under Personer, der har erhvervet en kandidatgrad, en magistergrad eller en ph.d. grad inden for det nærmest vedkommende fagområde, har, jf. dog stk. 2, ret til at indlevere en doktorafhandling til bedømmelse. Institutionen kan tillade andre at indlevere en doktorafhandling. Stk. 2. Institutionen kan uanset bestemmelsen i stk. 1 undlade at tage en indleveret afhandling under bedømmelse, hvis 1) det er åbenbart, at doktorgraden under hensyn til afhandlingens form eller indhold ikke kan tildeles, eller 2) der ikke ved institutionen er fagkyndige på professorniveau inden for afhandlingens emneområde, eller 3) afhandlingen tidligere har været underkastet bedømmelse med henblik på erhvervelse af doktorgraden ved en højere uddannelsesinstitution, uden at graden er blevet tildelt, hvilket forfatteren i så fald har pligt til at oplyse om ved indleveringen af afhandlingen. Bemærkninger til 4 Ved Institutionen forstås Akademisk Råd, jf. KU s vejledning. På Science foreligger der delegation fra Akademisk Råd til et ad hoc arbejdsudvalg, bestående af det relevante medlem af AR (formand), prodekanen for forskning og den relevante institutleder. Dette arbejdsudvalg tager stilling til den konkrete doktorafhandling. I medfør af 4, stk. 1, 2. pkt., kan arbejdsudvalget tillade, at personer, som ikke har erhvervet kandidat-, magister- eller ph.d.-grad inden for fakultetets nærmest vedkommende fagområde, indleverer en doktorafhandling. Eventuelle tvivlsspørgsmål vedr. forståelsen af begrebet nærmest vedkommende fagområde forelægges Akademisk Råd til afgørelse. Til Akademisk Råds behandling af ansøgning om tilladelse til at indlevere en doktorafhandling, skal arbejdsudvalget sørge for, at der foreligger de fornødne oplysninger i sagen: 4

35 Udkast 23. november ) Der skal foreligge en af forfatteren afgivet redegørelse for dennes levnedsforløb med særligt henblik på studie- og erhvervsmæssige erfaringer af betydning for det pågældende videnskabelige arbejde. 2) Såfremt ansøgeren tidligere har udarbejdet videnskabelige afhandlinger eller artikler, skal den pågældende opfordres til at oplyse herom og til at stille et eksemplar af disse værker til disposition for fakultetet. Det vil normalt være nødvendigt at arbejdsudvalget, selvom der ikke skal foretages en egentlig bedømmelse af afhandlingen, tager stilling til, om afhandlingen er affattet på en sådan måde, at det er rimeligt at underkaste den en egentlig bedømmelse. Hermed menes, om forfatteren sidder inde med betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre, jf. kravene i 3, stk. 2. Arbejdsudvalgets udtalelse skal alene gå på, om der er rimelig grund til, at afhandlingen underkastes en egentlig bedømmelse, ikke om det kan forventes, at afhandlingen kan antages til forsvar for doktorgraden. Ligeledes underrettes forfatteren om, at der ikke hermed er taget stilling til, om afhandlingen kan antages til forsvar. 3) Såfremt den, der indleverer en afhandling, har gennemført sin uddannelse i udlandet, skal det foreligge oplyst, om der er nogen særlig begrundelse for, at afhandlingen bedømmes her i landet og ikke i det land, hvor den pågældende har fået sin uddannelse. Som eksempler på sådanne særlige forhold, der kan begrunde, at afhandlingen tages under bedømmelse her i landet, kan nævnes følgende: a. Personlige grunde: Den pågældende er dansk statsborger, er af dansk afstamning, er dansk gift eller har fast bopæl her i landet. b. Videnskabelige grunde: Emnet for afhandlingen vedrører danske forhold eller har særlig forskningsmæssig interesse for Danmark, emnet er i særlig grad blevet dyrket af danske videnskabsmænd, eller den pågældende har under udarbejdelsen haft et nært samarbejde med danske videnskabelige institutioner. Afslag på ansøgning om tilladelse til at indlevere en doktorafhandling skal begrundes efter forvaltningslovens regler. I nogle særligt nævnte tilfælde har Akademisk Råd ret - men ikke pligt - til at undlade at tage sagen under behandling, jf. stk. 2. Det gælder bl.a., hvis afhandlingen tidligere har været underkastet bedømmelse ved en anden højere uddannelsesinstitution, uden at graden er blevet tildelt, hvilket forfatteren i så fald skal oplyse om. Sigtet er, at en forfatter ikke gang på gang skal kunne påføre institutionerne det ressourceforbrug, et iværksat bedømmelsesarbejde medfører. En institution kan herefter ikke nægte at tage en afhandling under bedømmelse, hvis den har været indleveret til en anden institution men er trukket tilbage, før bedømmelsesudvalget blev nedsat. Afhandlingen har i dette tilfælde ikke været underkastet bedømmelse. Har forfatteren derimod accepteret bedømmelsesudvalget, skal forfatteren ved senere 5

36 Udkast 23. november 2013 indlevering af afhandlingen til en anden institution orientere herom, og institutionen kan nægte at tage afhandlingen under behandling. Afhandlingen 5. En doktorafhandling kan bestå af en afhandling eller flere afhandlinger, der er beslægtede i emnekreds eller metode. Består en doktorafhandling af flere afhandlinger, skal der tillige indgå en sammenfattende redegørelse for de forskningsresultater, forfatteren mener at have opnået. Indgår der tidligere bedømte arbejder i doktorafhandlingen, jf. stk. 2, skal det også fremgå af sammenfatningen, hvori de nye forskningsresultater i forhold hertil består. Stk. 2. Hvis der i en doktorafhandling indgår afhandlinger eller forskningsresultater herfra, der tidligere har dannet grundlag for, at der i Danmark eller i udlandet er tildelt vedkommende en akademisk grad, eller er positivt bedømt som prisopgave, skal doktorafhandlingen indeholde oplysninger herom. Doktorgraden kan kun tildeles, hvis forfatteren ved doktorafhandlingen dokumenterer at have opnået nye forskningsresultater, der i sig selv har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre i forhold til det tidligere bedømte, jf. 3. Stk. 3. Sammen med doktorafhandlingen indsendes et resumé af denne. Stk. 4. Hvis en doktorafhandling eller dele heraf er resultat af et gruppearbejde, skal der medsendes erklæring underskrevet af medforfatterne og af forfatteren selv om omfanget og karakteren af dennes andel af gruppearbejdet. Bemærkninger til 5 Der sondres i 5 mellem sammenfattende redegørelse (stk. 1) og resumé (stk. 3). Hvis der i en doktorafhandling indgår flere afhandlinger, skal selve doktorafhandlingen altid indeholde en sammenfattende redegørelse for de forskningsresultater, forfatteren mener at have opnået. Hvis der indgår en eller flere afhandlinger, der tidligere har ført til tildeling af en akademisk grad, jf. 5, stk. 2, skal det fremgå af sammenfatningen, hvori de nye resultater i forhold hertil består. Sammen med - men ikke som en del af - doktorafhandlingen skal der indsendes et resumé af denne. Dette gælder for alle doktorafhandlinger. Se tillige om resumé ndf. under 6. Bestemmelsen i 5, stk. 2, skal ses i sammenhæng med 3, stk. 2. Herefter kan doktorgraden kun tildeles, hvis forfatteren ved doktorafhandlingen dokumenterer at have opnået nye forskningsresultater, der i sig selv har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre i forhold til tidligere bedømte afhandlinger, der har ført til, at der er tildelt doktoranden en akademisk grad, eller som er positivt bedømt som prisopgave. Sådanne afhandlinger kan godt helt eller delvist indgå i en doktorafhandling, og der kan bygges videre på de tidligere opnåede forskningsresultater. De kan blot ikke tages i betragtning ved vurderingen af, om doktoranden har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre. 6

37 Udkast 23. november 2013 Bestemmelsen indebærer, at bedømmelsesudvalget skal vurdere hele det materiale, der indleveres med henblik på erhvervelse af doktorgraden, herunder også resultater der f.eks. stammer fra en ph.d.-afhandling. Bedømmelsesudvalget skal således vurdere, om de i forhold til det allerede bedømte nye forskningsresultater udgør en sådan substantiel faglig del af det samlede videnskabelige materiale, at der samlet er basis for at erklære, at forfatteren har betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre Da en doktorgrad naturligvis kun kan tildeles på grundlag af forfatterens egen videnskabelige indsats, skal denne indsats, hvis der er tale om gruppearbejde, dokumenteres ved hjælp af medforfattererklæringer. Der kræves også erklæring herom fra forfatteren (doktoranden) selv, jf. afsnittet nedenfor om medforfattererklæringer. En enkelt større afhandling monografi Ved indlevering af en doktorafhandling, der består af en enkelt større afhandling (monografi), jf. 5, stk. 1, gælder følgende forhold ved monografiens udformning: 1) Alt det materiale, som forfatteren ønsker bedømt med henblik på erhvervelsen af doktorgraden, skal være indeholdt i monografien. 2) Hvis en del af materialet har været publiceret tidligere (undtagen i form af abstracts) skal der være vedlagt en redegørelse. Monografiformen kan ikke anvendes, såfremt data og/eller specifikke, mere detaljerede beskrivelser, der er nødvendige for bedømmelsen af disputatsarbejdet, i større omfang er publiceret tidligere af forfatteren. 3) Monografien skal kunne hvile i sig selv. Dette indebærer, at materiale, som monografien indeholder herunder især forfatterens metodik og resultater er så fyldigt beskrevet, at hele grundlaget for bedømmelse er til stede. 4) En monografi har kun én forfatter. Dette forhindrer ikke, at materialet, der indgår i monografien, kan være fremkommet som resultatet af et gruppearbejde. Er dette tilfældet, skal monografien i lighed med hvad der gælder ved indlevering af en flerhed af afhandlinger være ledsaget af underskrevne erklæringer fra såvel forfatteren som fra medforfatteren/-erne om omfanget og karakteren af doktorandens andel i arbejdet, jf. 5, stk. 4 og afsnittet ndf. om medforfattererklæringer. En flerhed af afhandlinger Ved indlevering af en flerhed af afhandlinger skal disse være ledsaget af en sammenfattende redegørelse. Redegørelsen skal være forfattet alene af den, der ønsker at opnå doktorgraden på grundlag af de indleverede afhandlinger. De afhandlinger, der ønskes bedømt, skal foreligge i form af allerede publicerede artikler, og det indsendte materiale vil så bestå af særtryk af disse. Et manuskript, der er accepteret til publikation, kan dog også indleveres under forudsætning af, at der vedlægges dokumentation for manuskriptets accept til publikation. 7

38 Udkast 23. november 2013 Redegørelsen skal beskrive forfatterens arbejde og arbejdsområdets nuværende udviklingstrin. Den skal udformes således, at den også tjener som orientering for de fagfæller, der ikke har det foreliggende arbejdsområde som speciale. Redegørelsen skal derfor indeholde: 1) en indholdsfortegnelse men ikke nødvendigvis et stikordsregister, 2) en kortfattet almen fremstilling af den aktuelle problemstilling indenfor det forskningsområde eller problemkompleks, som er behandlet i de indsendte arbejder, 3) en kort fremstilling af de opnåede resultater med en bedømmelse af de anvendte metoder og en kritisk vurdering af de konklusioner, som forfatteren mener at kunne drage på grundlag af de samlede resultater, 4) en sammenligning med og en vurdering af andre forskeres resultater i det omfang dette menes relevant for fremstillingen af det eller de bidrag, som forfatteren mener at have ydet til belysning eller opklaring af den behandlede problematik, 5) om muligt en sammenfattende konklusion og/eller retningslinjer for videre forskningsarbejde inden for området og 6) en litteraturliste med angivelse af titlerne på hvert af de refererede arbejder. Indgår der tillige tidligere bedømte arbejder i doktorafhandlingen, jf. 5, stk. 2, skal der i den sammenfattende redegørelse også redegøres for, hvilke nye forskningsresultater der er opnået i forhold til det tidligere bedømte. Forfatteren skal drage omsorg for, at der klart er redegjort for tidligere arbejder/forskningsresultater i doktorafhandlingen. Redegørelsen bør ske efter forordet. Følgende formuleringer bør anvendes: Arbejderne x-x har indgået som en del af..(afhandling, titel, årstal). Arbejde nr. x er baseret på de resultater, som danner grundlag for min (afhandling, titel, årstal). De øvrige arbejder x til x, eller deri indgående resultater, har ikke tidligere været indleveret med henblik på opnåelse af en akademisk grad. Fælles bestemmelser for begge typer af afhandlinger Afhandlingen og materiale, der er relevant for bedømmelse af forfatterens videnskabelige indsats, og som ønskes lagt til grund for bedømmelse med henblik på erhvervelse af doktorgrad, indsendes elektronisk eller i 6 eksemplarer samlet i sæt. Doktorafhandlingen indsendes/afleveres til SCI-FI. 8

39 Udkast 23. november 2013 Forfatteren kan vedlægge forslag til, hvilke personer Akademisk Råd kan udpege som medlemmer af bedømmelsesudvalget, jf. 8. Om ret til forfatterskab Følgende fire krav skal alle være opfyldt for, at der kan opnås ret til forfatterskab: 1) En forfatter skal have ydet væsentlige bidrag til den skabende proces, sædvanligvis inden for mere end ét af følgende elementer: idé, planlægning, eksperimentelt arbejde, indsamling af data, analyse af data og fortolkning af disse. 2) En forfatter skal have ydet bidrag til udarbejdelse af den resulterende artikel gennem deltagelse i udfærdigelse af manuskriptudkast eller gennem kritisk revision af betydning for artiklens fremtræden. 3) En forfatter skal skriftligt godkende den endelige udgave af manuskriptet. I sammenhæng hermed bør udarbejdes en samlet medforfattererklæring, som præcist beskriver art og omfang af hver enkelt forfatters bidrag uden anvendelse af stereotypier. Den bør underskrives af alle forfattere og opbevares af dem, således at de kan medsende den til de tidsskrifter, der kræver en sådan erklæring og anvende den til ansøgninger samt til dokumentation for videnskabelig indsats ved indlevering af akademiske afhandlinger. 4) En forfatter skal kunne redegøre i enkeltheder for sit eget bidrag og skal have deltaget så meget i arbejdets helhed, at vedkommende kan redegøre oversigtsmæssigt for hele manuskriptets indhold og diskutere principielle aspekter af de øvrige bidrag. Alle forfattere af en artikel har inden for det muliges og rimeliges grænser medansvar for, at den er baseret på redelig forskning. Om medforfattererklæringer Såvel medforfatter(e) som forfatteren selv skal underskrive en erklæring om omfanget og karakteren af forfatterens andel i det gruppearbejde, der måtte ligge til grund for doktorafhandlingen eller dele af den. Erklæringerne må ikke antage kliché-form men skal være uddybende og klare. Det skal således klart fremgå, hvilke dele af arbejdet medforfatter(e) og forfatter er ansvarlige for. Det skal af erklæringen desuden fremgå, om den pågældende artikel tidligere er indgået i et disputats- og/eller ph.d. arbejde. Summariske medforfattererklæringer er ikke tilstrækkeligt vejledende som grundlag for vurdering af den pågældendes faktiske indsats. Derfor skal medforfattererklæringer for hver af de tilgrundliggende publikationer detaljeret specificere indsatsen for samtlige medforfattere, inkl. for den, der indleverer afhandlingen. Hvor publikationer ønskes anvendt som grundlag for flere disputatsafhandlinger, anvendes følgelig identiske medforfattererklæringer for de pågældende publikationer. 9

40 Udkast 23. november 2013 Erklæringen fra medforfattere og fra forfatteren selv er et juridisk bindende dokument og skal underskrives af både forfatteren og medforfattere. 6. De enkelte institutioner træffer bestemmelse om, på hvilke sprog en doktorafhandling og resuméet heraf kan være affattet. Hvis afhandlingen er på et fremmed sprog, skal resuméet dog være på dansk. Bemærkninger til 6 Ved institutionen forstås Akademisk Råd, jf. KU s vejledning. Akademisk Råd udarbejder bestemmelser for på hvilket sprog, en doktorafhandling og resuméet heraf kan affattes. På tilsvarende vis udarbejder Akademisk Råd bestemmelser for på hvilket sprog, indstillingen kan affattes. En doktorafhandling og indstilling, der indleveres på Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet, skal normalt være affattet på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Akademisk Råd kan give tilladelse til affattelse på andre sprog. Er doktorafhandlingen på et andet sprog end dansk, kan resumé skrives på samme sprog. Der skal dog altid foreligge resumé på dansk. 7. Efter indstilling fra bedømmelsesudvalget kan institutionen give forfatteren tilladelse til at foretage mindre ændringer i eller suppleringer af afhandlingen, indtil den gøres tilgængelig forud for forsvaret, jf. 16. Bemærkninger til 7 Ved institutionen forstås dekanen, jf. KU s vejledning. Almindeligvis kan der ikke foretages ændringer i en indleveret afhandling. Bedømmelsesudvalget kan dog vælge at afgive indstilling om, at forfatteren gives tilladelse til at foretage mindre ændringer i eller suppleringer af afhandlingen. Indstillingen afgives til den relevante institutleder, der afgiver udtalelse til arbejdsudvalget. Arbejdsudvalget kan herefter efter en konkret vurdering give forfatteren skriftlig tilladelse til at foretage mindre ændringer i eller suppleringer af afhandlingen. Bedømmelsesudvalg og behandling af udvalgets indstilling 8. Til at bedømme en doktorafhandling nedsætter institutionen snarest og normalt senest 3 måneder efter modtagelsen et bedømmelsesudvalg. Dette skal bestå af 2 10

41 Udkast 23. november 2013 eller 3 medlemmer, der skal være fagkyndige inden for doktorafhandlingens emneområde og enten være professorer eller besidde en faglig indsigt på tilsvarende niveau. Kun medlemmerne af bedømmelsesudvalget kan deltage i bedømmelse. Bemærkninger til 8 Ved institutionen forstås Akademisk Råd, jf. KU s vejledning. Akademisk Råd nedsætter - efter rådgivning og indstilling fra den relevante institutleder - bedømmelsesudvalget og udpeger samtidigt formanden. Formanden skal være ansat ved Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. Ingen kan deltage i bedømmelsen af en afhandling, når der foreligger omstændigheder, der er egnet til at vække tvivl om den pågældendes upartiskhed. Alle, der involveres i en disputatssag, har pligt til at gøre opmærksom på eventuel inhabilitet. 8 indebærer, at hvis et foreslået medlem ikke allerede er professor, skal der i hvert enkelt tilfælde fremskaffes skriftlig dokumentation for, at den pågældende inden for afhandlingens område besidder en faglig indsigt på tilsvarende niveau som en professor. Dokumentationen kan fremskaffes på forskellig vis. Den pågældende kan f.eks. tidligere have beklædt et professorat eller kan være blevet vurderet kvalificeret i forbindelse med besættelsen af et professorat. Endvidere kan der i forbindelse med den konkrete disputatssag - i undtagelsestilfælde - indhentes en fagkyndig udtalelse om det foreslåede medlems kvalifikationsniveau fra en af fakultetets professorer. SCI-FI igangsætter udvalgets arbejde og meddeler frist for afgivelse af indstilling, jf. herved Umiddelbart efter at sammensætningen af bedømmelsesudvalget er besluttet, underrettes forfatteren herom, og om at indsigelse herimod kan fremsættes inden for en nærmere fastsat frist på mindst 8 og højst 14 hverdage (ikke søndage). Eventuelle indsigelser behandles snarest muligt efter modtagelsen. Hvis det besluttes at ændre sammensætningen af bedømmelsesudvalget, skal forfatteren på tilsvarende måde underrettes herom og have mulighed for indsigelse. Stk. 2. Når institutionen har truffet endelig afgørelse om sammensætningen af bedømmelsesudvalget, underrettes forfatteren herom og om, at vedkommende inden for en nærmere fastsat frist på mindst 8 og højst 14 hverdage kan trække doktorafhandlingen tilbage fra bedømmelse. Efter udløbet af denne frist og indtil modtagelsen af bedømmelsesudvalgets endelige indstilling kan afhandlingen kun trækkes tilbage fra bedømmelse, hvis institutionen under særlige omstændigheder tillader dette. Bemærkninger til 9 11

42 Udkast 23. november 2013 Ved institutionen i stk. 2, 1. pkt., forstås Akademisk Råd, jf. KU s vejledning. Det præciseres såvel over for forfatteren som over for bedømmelsesudvalget, at kommunikation mellem de to parter alene foregår via SCI-FI. Ved institutionen i stk. 2, 2. pkt., forstås dekanen, jf. KU s vejledning. Det er således dekanen, der under særlige omstændigheder kan tillade, at afhandlingen trækkes tilbage. Dekanen rådfører sig med AR s arbejdsudvalg. Som udgangspunkt kan en forfatter, der har indleveret en afhandling til bedømmelse, trække sin afhandling tilbage og dermed standse bedømmelsesproceduren og institutionens stillingtagen til, om graden skal tildeles. Dette gælder helt frem til Akademisk Råds stillingtagen til, om det skal konferere forfatteren graden. Ønske om at trække afhandlingen tilbage skal fremsættes skriftligt over for dekanen, der afbeskikker bedømmelsesudvalget og sørger for, at de indleverede eksemplarer af afhandlingen returneres til forfatteren. Ét eksemplar henlægges dog i fakultetets arkiv til dokumentation af sagen. Bedømmelsesudvalget honoreres efter gældende regler på statens område. For nærmere oplysning herom kontaktes HR. Imidlertid indeholder 9, stk. 2, sidste punktum, en bestemmelse om, at forfatteren i perioden fra den endelige nedsættelse af bedømmelsesudvalget (inkl. udløbet af klagefrist) og til modtagelsen af bedømmelsesudvalgets indstilling kun kan trække sin afhandling tilbage, hvis fakultetet (dekanen) under særlige omstændigheder tillader dette. Der fordres altså i denne fase af sagsforløbet en begrundet ansøgning om tilbagetrækning. Hvis en sådan ansøgning ikke imødekommes, skal bedømmelsen gennemføres og bedømmelsesudvalget afgive indstilling, hvorefter forfatteren igen frit kan trække afhandlingen tilbage (jf. 11, stk. 2). Bestemmelsen om, at bedømmelsen skal gennemføres, selvom forfatteren har tilkendegivet ønske om tilbagetrækning, skal ses i sammenhæng med 4, stk. 2, nr. 3. Efter denne bestemmelse er fakultetet og andre højere uddannelsesinstitutioner - når der er gennemført en bedømmelse af afhandlingen - ikke forpligtet til atter at tage den under bedømmelse. Bestemmelsen har således til formål at hindre en forfatter i gang på gang at kunne påføre institutionerne det ressourceforbrug, et iværksat bedømmelsesarbejde medfører. Modsætningsvis gælder, at fakultetet ikke kan modsætte sig at tage en afhandling under bedømmelse, selvom den tidligere har været indleveret til en anden institution men er trukket tilbage, før bedømmelsesudvalget er blevet nedsat. Afhandlinger, der har været indleveret til bedømmelse og er blevet trukket tilbage, før bedømmelsesudvalget er blevet nedsat, vil ved fornyet indlevering blive betragtet som nyindleverede. Har en forfatter accepteret bedømmelsesudvalget, jf. 9, stk. 2, skal forfatteren ved eventuel senere indlevering af afhandlingen til en anden institution orientere om, at afhandlingen har været underkastet bedømmelse. Denne institution kan herefter nægte at tage afhandlingen under behandling, jf. 4, stk. 2, nr

43 Udkast 23. november Bedømmelsesudvalget afgiver en begrundet, skriftlig indstilling om, hvorvidt afhandlingen bør antages til forsvar for doktorgraden eller bør forkastes. Hvis der er uenighed i udvalget om bedømmelsen, afgiver medlemmerne indstilling enkeltvis eller gruppevis. Indstillingen skal affattes i en passende objektiv form og skal udgøre et tilfredsstillende beslutningsgrundlag. Stk. 2. Indstillingen skal, hvis der ikke i det enkelte tilfælde fastsættes en anden frist, foreligge senest 8 måneder efter nedsættelsen af bedømmelsesudvalget. Bemærkninger til 10 Som bilag 1 er vedlagt Retningslinjer for udarbejdelse af bedømmelsesudvalgsindstillinger ifm. Doktordisputatser. Indstillingen kan affattes på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Bedømmelsesudvalgets frist for udarbejdelse af indstillingen fastsættes almindeligvis til 6 måneder. 11. Hvis indstillingen giver mangelfuld vejledning eller er behæftet med væsentlige mangler, sendes indstillingen tilbage til bedømmelsesudvalget til omarbejdelse eller rettelse af formelle fejl. Når den endelige indstilling foreligger, sendes den snarest til forfatteren. Stk. 2. Hvis indstillingen eller i tilfælde af en delt indstilling en af indstillingerne går ud på, at afhandlingen forkastes, skal forfatteren underrettes om, at vedkommende inden for en frist på 3 uger skriftligt kan fremsætte bemærkninger til indstillingen eller trække afhandlingen tilbage fra videre behandling. Stk. 3. Hvis der fremsættes bemærkninger til bedømmelsesudvalgets indstilling, uden at afhandlingen samtidig trækkes tilbage, sendes de til bedømmelsesudvalget til kommentering og eventuel revision af indstillingen. Forfatteren underrettes om bedømmelsesudvalgets reaktion på indsigelserne. Bemærkninger til 11 Det er arbejdsudvalget, efter rådgivning fra husjuristen, der udøver legalitets-kontrol og eventuelt sender indstillingen tilbage til bedømmelsesudvalget til omarbejdelse og/eller rettelse af formelle fejl. Indtil arbejdsudvalget finder, at indstillingen udgør et tilfredsstillende bedømmelsesgrundlag (for Akademisk Råd), jf. 10, stk. 1, 3. pkt., betragtes indstillingen som et internt arbejdsdokument, der ikke kan kræves udleveret af forfatteren, jf. forvaltningslovens

44 Udkast 23. november 2013 Bestemmelsen om, at forfatteren underrettes om bedømmelsesudvalgets reaktion på forfatterens indsigelser, indebærer som udgangspunkt ikke i sig selv, at forfatteren via SCI-FI - kan indgå i yderligere diskussion med bedømmelsesudvalget. Fremkommer forfatteren imidlertid med sådanne yderligere bemærkninger, skal der tages konkret stilling til, hvorvidt disse supplerer/korrigerer sagens faktiske omstændigheder på en sådan (ny) måde, at bedømmelsesudvalget skal konfronteres med dem, før sagen kan behandles i Akademisk Råd. Vedrører forfatterens bemærkninger retlige forhold, skal der gives klagevejledning i forbindelse med besvarelsen. Bedømmelsesudvalgets endelig indstilling afgives til det nedsatte arbejdsudvalg, som afgiver udtalelse til Akademisk Råd om, hvorvidt afhandlingen kan antages til forsvar, jf Med henblik på afklaring af tvivlsspørgsmål i forbindelse med indstillingen kan medlemmer af bedømmelsesudvalget, der ikke tillige er medlemmer af vedkommende kollegiale organ, indkaldes til behandlingen af sagen i organet med mindst 14 dages varsel. De deltager ikke i afstemningen. Fremkommer der under behandlingen oplysninger af betydning for afgørelsen, som forfatteren ikke tidligere er gjort bekendt med, skal denne skriftligt orienteres herom og have lejlighed til at kommentere disse, før der træffes beslutning. Bemærkninger til 12 Ved det kollegiale organ forstås Akademisk Råd. 13. Om afstemning i det kollegiale organ om bedømmelsesudvalgets indstilling gælder nedenstående regler. Ved stemmeberettigede medlemmer forstås samtlige medlemmer af vedkommende besluttende organ. Ved afstemninger, der afgøres ved simpelt eller kvalificeret flertal blandt dem, der deltager i afstemningen, medregnes ikke blanke stemmer. Hvis det besluttes ikke at følge bedømmelsesudvalgets indstilling, skal sagen behandles i et udvidet bedømmelsesudvalg. Stk. 2. En enstemmig indstilling om, at afhandlingen antages til forsvar, er vedtaget, hvis ikke mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer stemmer imod. En enstemmig indstilling om, at afhandlingen ikke antages til forsvar, kan vedtages med simpelt stemmeflertal blandt dem, der deltager i afstemningen. Stk. 3. En flertalsindstilling om, at afhandlingen antages til forsvar, kan vedtages med simpelt stemmeflertal blandt dem, der deltager i afstemningen. En flertalsindstilling om, at afhandlingen ikke antages til forsvar, er vedtaget, hvis mindst 2/3 af de stemmeberettigede stemmer for indstillingen. 14

45 Udkast 23. november 2013 Stk. 4. Har bedømmelsesudvalget kun bestået af to medlemmer, og har disse afgivet hver sin indstilling om henholdsvis antagelse til forsvar og forkastelse, skal afhandlingen behandles i et udvidet bedømmelsesudvalg. Bemærkninger til 13 Ved det kollegiale organ forstås Akademisk Råd. Det er alene Akademisk Råd, som ved at godkende bedømmelsesudvalgets motiverede, skriftlige indstilling træffer beslutning om en afhandlings antagelse til forsvar for doktorgraden eller om dens forkastelse. Det bemærkes, at Akademisk Råds beslutning alene forudsætter stillingtagen til indstillingen og ikke en selvstændig stillingtagen til afhandlingen. Når Akademisk Råd derfor enten tiltræder eller forkaster bedømmelsesudvalgets indstilling, så indebærer dette alene en stillingtagen til, om Akademisk Råd finder, at bedømmelsesudvalgets afgørelse om arbejdets videre skæbne er truffet på et tilstrækkeligt og betryggende grundlag. Af stk. 1, sidste punktum fremgår, at sagen skal behandles i et udvidet bedømmelsesudvalg, hvis det besluttes ikke at følge bedømmelsesudvalgets indstilling. Dette gælder, uanset om der er tale om en enstemmig indstilling eller en flertalsindstilling. Aktindsigt i / udlevering af bedømmelsesudvalgets indstilling Begæringer om aktindsigt kan ikke imødekommes/afslås, før Akademisk Råd har taget stilling til bedømmelsesudvalgets indstilling. Er en doktorafhandling antaget til forsvar, skal institutionen, såfremt der begæres aktindsigt, udlevere indstillingen fra bedømmelsesudvalget i henhold til offentlighedslovens 4, stk. 1. (pr. 1. jan vil det være 7, stk.1 i den nye offentlighedslov) Der opkræves betaling for indstillingen. Medforfattererklæringer kan rekvireres sammen med indstillingen, når doktorafhandlingen er antaget til forsvar. Er en doktorafhandling ikke antaget til forsvar, kan anmodninger om aktindsigt i bedømmelsesudvalgets indstilling efter dekanens konkrete vurdering i hver enkelt sag afslås, jf. offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6, (pr. 1. jan vil det være 33, nr. 5 i den nye offentlighedslov) medmindre forfatteren selv giver samtykke til, at anmodningen om aktindsigt imødekommes. Udvidet bedømmelsesudvalg og behandling af udvalgets indstilling 15

46 Udkast 23. november Har det oprindelige udvalg bestået af 2 medlemmer, skal det udvidede udvalg være på enten 3 eller 5 medlemmer. Har det oprindelige udvalg bestået af 3, skal det udvidede udvalg bestå af 5 medlemmer. Medlemmer af det oprindelige udvalg indgår normalt i det udvidede bedømmelsesudvalg. I øvrigt finder bestemmelserne i 8-12 tilsvarende anvendelse. 15. Om afstemning i det kollegiale organ om indstillingen fra det udvidede bedømmelsesudvalg gælder følgende, jf. 13, stk. 1, 2. pkt.: 1) En enstemmig indstilling om antagelse af afhandlingen til forsvar er vedtaget, hvis ikke 4/5 af de stemmeberettigede medlemmer stemmer imod. En enstemmig indstilling om forkastelse af afhandlingen kan ikke underkendes. 2) En flertalsindstilling om afhandlingens antagelse til forsvar er vedtaget, hvis ikke mindst 2/3 af de stemmeberettigede stemmer imod. En flertalsindstilling om afhandlingens forkastelse er vedtaget, hvis ikke mindst 4/5 af de stemmeberettigede stemmer imod. Bemærkninger til 15 Ved det kollegiale organ forstås Akademisk Råd. Der henvises til bemærkninger under 13 vedrørende udlevering/ikke-udlevering af bedømmelsesudvalgets indstilling. Forvaret og de officielle opponenters indberetning 16. Når en afhandling antages til forsvar, skal forfatteren sørge for, at eksemplarer af den kan erhverves, og den skal efter institutionens nærmere bestemmelse foreligge tilgængelig mindst 4 uger, før forsvaret finder sted. Bemærkninger til 16 I forbindelse med offentliggørelse af, hvor og hvornår forsvaret skal finde sted, og hvor afhandlingen kan fås, skal SCI-FI endvidere oplyse, at bedømmelsesudvalgets indstilling kan rekvireres (imod betaling). Medforfattererklæringer kan rekvireres sammen med bedømmelsesudvalgets indstilling, jf. bemærkningerne under

47 Udkast 23. november 2013 Vedr. offentliggørelse Når afhandlingen er antaget til forsvar, skal forfatteren sørge for, at eksemplarer af den trykte udgave kan erhverves, eller at afhandlingen er gjort elektronisk tilgængelig, f.eks. via CURIS. Bestemmelsen skyldes, at forsvarshandlingen er offentlig, og at andre personer end de officielt udpegede skal have lejlighed til at opponere. Dette indebærer, at afhandlingen skal offentliggøres og almenheden have mulighed for at kunne erhverve den. Trykte afhandlinger skal, gennem Dansk Bibliotekscenter (DBC) ( - eller tilsvarende udenlandsk institution - forsynes med ISBN-nummer, for tidsskriftsartikler ISSN-nummer. Elektroniske afhandlinger skal, ligeledes gennem DBC, forsynes med et e- ISBN-nummer. Der fremsendes en elektronisk udgave eller der indleveres 20 eksemplarer af afhandlingen til SCI-FI, som sørger for udlevering til bedømmelsesudvalg. Dekanen kan i konkrete tilfælde godkende andre former for offentliggørelse, så længe tilgængeligheds- og registreringshensyn tilgodeses tilfredsstillende. Hvis doktorafhandlingen består af en flerhed af afhandlinger, skal alle disse være offentliggjort før forsvaret. Doktorafhandlingen skal offentliggøres med den tekst, hvori den er antaget. Ændringer kan kun foretages med dekanens godkendelse, jf. 7. På bagsiden af titelbladet eller på et andet tilsvarende sted skal der for så vidt angår de eksemplarer, der skal afleveres til universitetet - være anført følgende: Denne afhandling er af Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet antaget til offentligt at forsvares for den [ ] doktorgrad. København, den / dekan På samme sted skal gives oplysning om tid og sted for forsvaret. Er der tale om en flerhed af afhandlinger, gælder kravet kun den sammenfattende redegørelse, der så må indeholde nøjagtige oplysninger om, hvilke andre afhandlinger der indgår i doktorafhandlingen. Teksten til meddelelsen affattes da således: Denne afhandling er i forbindelse med de nedenfor anførte offentliggjorte afhandlinger af Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet. antaget til. osv. Ovennævnte meddelelse kan evt. gives ved fastklæbning af en seddel i afhandlingen. Afleveringspligt 17

48 Udkast 23. november 2013 Doktoranden skal senest 4 uger før det berammede forsvar sikre tilgængelighed til en elektronisk afhandling eller aflevere 20 trykte eksemplarer af afhandlingen, inkl. resumé til fakultetet til brug i forbindelse med forsvarshandlingen m.v. De trykte eksemplarer eller en elektronisk afhandling afleveres/indsendes til SCI-FI, hvorefter de fremsendes til bedømmelsesudvalg, Akademisk Råd, Dekanat og forsvarslederen. Evt. eksemplarer til pressen påhviler doktoranden selv. 17. Forsvarshandlingen er offentlig og ledes af formanden for det kollegiale organ, sagen hører under, eller en anden videnskabelig medarbejder, som formanden har udpeget. Institutionen skal sikre, at forløbet af forsvarshandlingen i fornødent omfang kan dokumenteres efterfølgende. Stk. 2. Forsvaret skal foregå på dansk, norsk eller svensk, medmindre institutionen giver tilladelse til anvendelse af et andet sprog. Stk. 3. Senest 4 uger før forsvaret skal institutionen bekendtgøre tid og sted for dette og oplyse, hvor afhandlingen kan erhverves, samt nærmere regler for forsvarshandlingen, herunder om tilmelding som uofficiel opponent. Bemærkninger til 17 Ved det kollegiale organ forstås Akademisk Råd. Forsvaret ledes af institutlederen for det relevante institut, eller en anden videnskabelig medarbejder, som institutlederen har udpeget. Forsvaret kan tidligst finde sted 4 uger efter, at afhandlingen er afleveret til fakultetet, og den i øvrigt er blevet tilgængelige for offentligheden, jf. ovenfor under 16. Forsvaret skal forinden være bekendtgjort, normalt ved annoncering i Science nyt på fakultetets hjemmeside og om muligt Universitetsavisen, hvilket SCI-FI i samarbejde med Kommunikationsafdelingen på SCIENCE sikrer. Forløbet af forsvarshandlingen skal kunne dokumenteres. Der er rektoralt påbud om, at handlingen skal optages på bånd. Det er doktoranden, bistået af SCI-FI, der via Campus Service sikrer, at AV-udstyr er til stede. Lederen af forsvarshandlingen skal bekendtgøre, at forsvarshandlingen lydoptages, tillige med der udarbejdes resumé. Optagelsen lægges i en forseglet kuvert, som opbevares i SCI-FI, indtil spørgsmålet om, hvorvidt doktoranden skal tildeles doktorgraden, er endeligt afgjort. Herefter returneres optagelsen til doktoranden. Forseglingen kan evt. afvente, at de officielle opponenter gennemlytter optagelsen, inden de afgiver deres indberetning. 18

49 Udkast 23. november 2013 Dekanen kan give tilladelse til, at forsvaret foregår på et andet sprog end dansk, norsk, svensk eller engelsk. Doktoranden træffer aftale med de officielt udpegede opponenter (jf. 18) og institutlederen eller den, der i dennes sted skal lede forsvarshandlingen, om tidspunktet for denne. SCI-FI bekendtgør senest 4 uger før forsvaret tid og sted for dette og oplyser, hvorledes afhandlingen kan erhverves. Når tidspunktet for afhandlingens offentliggørelse er oplyst, og tidspunktet og stedet for forsvarshandlingen er fastlagt, annonceres dette ved SCIENCE kommunikationsafdelings mellemkomst i SCIENCE Nyt og Universitetsavisen følgende oplysninger: 1) Doktorandens navn, 2) afhandlingens titel samt oplysning om, hvorledes den kan erhverves samt pris, 3) tid og sted for forsvaret, 4) navnene på de 2 officielle opponenter, 5) forsvarslederens navn og , 6) hvorledes tilmelding som uofficiel opponent kan ske og at 7) rekvirering (imod betaling) af bedømmelsesudvalgets indstilling og medforfattererklæringer kan ske ved skriftlig henvendelse til SCI-FI. Doktoranden skal i samarbejde med SCI-FI og med Campus Service s mellemkomst sikre, at lokalernes ydre rammer er sufficiente i forbindelse med disputatsforsvar, inkl. lokalet til de officielle opponenter, jf. 20. Ønsker doktoranden at anvende andre lokaler end de neden for nævnte, skal der indhentes forudgående tilladelse hertil i Campus Service. Det skal understreges, at såfremt forsvaret holdes i andre lokaler, påhviler det doktoranden selv at sikre, at AVudstyr er til rådighed det pågældende sted. Til forsvarshandlingen anvendes om muligt Science s festauditoruim, Bülowsvej 17, 1870 Frederiksberg. Lokalebestilling til festauditoriet sker direkte til Lokaleadministration eller ved henvendelse til SCI-FI, der aftaler de nærmere detaljer med Campus Service. Der skal reserveres et nærliggende mødelokale til bedømmernes efterfølgende diskussion. Dette kan være samme rum som forsvarshandlingen er sket i, såfremt alle deltagere forlader rummet, efter handlingen har fundet sted. 18. Til at fungere som officielle opponenter udpeges 2 bedømmelsesudvalgsmedlemmer. Under særlige omstændigheder kan andre sagkyndige udpeges som officielle opponenter. 19

50 Udkast 23. november 2013 Stk. 2. Eventuelle uofficielle opponenter må melde sig til den, der leder forsvarshandlingen, inden den begynder. Lederen kan dog lade senere anmeldte opponenter få ordet, men uden at fratage tidligere anmeldte deres forret. Bemærkninger til 18 Som bilag 2 er vedlagt Vejledning til lederen af forsvarshandlingen og til opponenterne. Det er Akademisk Råd, der - efter udtalelse fra bedømmelsesudvalgets formand - udpeger de 2 officielle opponenter, jf. bemærkningerne under 8. Der udpeges kun 2 officielle opponenter. Bestemmelsen i 18, stk. 1, 2. pkt., vedrører alene eventuel udpegning under særlige omstændigheder - af 1 eller 2 sagkyndige, der ikke er bedømmelsesudvalgsmedlemmer. 19. Hvis doktoranden ønsker det, gives der denne ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning på indtil ½ times varighed, hvori der gives en oversigt over afhandlingens emne og de forskningsresultater, der er fremlagt til bedømmelse. Stk. 2. Der gives i almindelighed hver af de officielle opponenter højst 1 ½ time og hver uofficiel opponent højst ¾ time, heri indbefattet den tid, doktoranden behøver til at give svar. Den tid, der gives opponenterne, kan dog efter omstændighederne indskrænkes eller udvides. Hele forsvarshandlingen må højst vare 6 timer inkl. eventuelle pauser. 20. Snarest efter forsvarshandlingen, jf. dog stk. 2, skal de officielle opponenter afgive en indberetning om, hvorvidt de finder, at forsvaret har været fyldestgørende. Hvis begge opponenter eller den ene af dem ikke anser forsvaret for fyldestgørende, skal dette nærmere begrundes i indberetningen. Stk. 2. Hvis forsvarshandlingen er forløbet således, at begge opponenter eller en af dem er i tvivl om, hvorvidt der kan afgives en positiv indberetning, kan det indstilles til det besluttende kollegiale organ, at institutionen indhenter skriftlige bemærkninger, herunder efter omstændighederne fra eventuelle uofficielle opponenter, med henblik på afklaring af tvivlen. Institutionen skal give doktoranden lejlighed til at kommentere udtalelser, der ikke hidrører fra vedkommende selv, før materialet sendes til opponenterne med henblik på afgivelse af deres indberetning. Stk. 3 Hvis en indberetning giver mangelfuld vejledning eller er behæftet med væsentlige formelle fejl, sendes den tilbage til opponenterne til omarbejdelse eller rettelse af formelle fejl. Når der foreligger en endelig indberetning, sendes den til doktoranden. Hvis ikke begge opponenter har fundet forsvaret fyldestgørende, skal 20

51 Udkast 23. november 2013 doktoranden inden for en frist på mindst 14 dage have lejlighed til at fremkomme med bemærkninger til indberetningen. Bemærkninger sendes til opponenterne til kommentering og eventuel revision af indstillingen. Doktoranden underrettes om opponenternes reaktion. Bemærkninger til 20 I umiddelbar forlængelse af forsvarshandlingen skal opponenterne sikres mulighed for at diskutere og sammen evaluere forløbet af forsvarshandlingen. Til dette formål er der altid reserveret et specielt lokale til de officielle opponenter, jf. ovenfor under 17. Det er SCI-FI, der indhenter de i stk. 2, nævnte skriftlige bemærkninger og sørger for eventuelle partshøringer af doktoranden i henhold til stk. 2 og stk. 3. Den afsluttende behandling af sagen m.v. 21. Til sagens behandling i det besluttende kollegiale organ kan de officielle opponenter indkaldes, hvis disse ikke tillige er medlemmer af organet. Bestemmelserne i 12 finder tilsvarende anvendelse. Stk. 2. Medmindre sagen giver det besluttende kollegiale organ anledning til ekstraordinært at skaffe supplerende oplysninger, før sagen afgøres, jf. stk. 3, gælder følgende, jf. 13, stk. 1, 2. og 3. pkt.: 1) Hvis begge opponenter har anset forsvaret for fyldestgørende, skal doktoranden tildeles doktorgraden. 2) Hvis begge opponenter anser forsvaret for ufyldestgørende, kan doktoranden kun tildeles doktorgraden, hvis mindst 2/3 af dem, der deltager i afstemningen, stemmer herfor. 3) Beslutning herom kan dog først træffes, efter at der er indhentet supplerende oplysninger som anført i stk. 3. 4) Hvis der foreligger en delt indberetning fra opponenterne, skal doktorgraden tildeles doktoranden, hvis ikke mindst 2/3 af de stemmeberettigede stemmer imod. Stk. 3. Hvis et flertal af dem, der deltager i afstemningen, finder, at sagen på grund af ekstraordinære omstændigheder ikke bør afgøres alene på grundlag af den foreliggende indberetning fra opponenterne, men at der bør tilvejebringes supplerende oplysninger, skal disse indhentes i skriftlig form. Doktoranden og opponenterne skal underrettes herom og have lejlighed til at kommentere materiale, der ikke kommer fra vedkommende selv, inden sagen afgøres. Medmindre det 21

52 Udkast 23. november 2013 kollegiale organ med simpelt flertal beslutter at søge dispensation efter 25, afgøres det efter reglerne i stk. 2, om doktorgraden tildeles eller nægtes tildelt. Bemærkninger til 21 Ved det besluttende kollegiale organ forstås Akademisk Råd. AR s arbejdsudvalg behandler indberetningen fra de officielle opponenter og afgiver udtalelse til Akademisk Råd, der træffer afgørelse. 22. Hvis institutionen på grund af ganske særlige omstændigheder har godkendt, at det mundtlige forsvar bortfalder, træffes beslutningen om, hvorvidt graden kan tildeles, efter de regler, der i øvrigt gælder for beslutningen om antagelse til forsvar. Bemærkninger til 22 Ved institutionen forstås Akademisk Råd, jf. 3, stk Der skal afleveres 1 eksemplar af afhandlingen til Det Kgl. Bibliotek, 1 eksemplar til Statsbiblioteket i Århus og 1 eksemplar til hovedbiblioteket for institutionen. Dette sørger Det Natur og Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek Frederiksberg Campus for. Kapitel 3 Æresdoktorgraden 24. Æresdoktorgraden kan tildeles forskere, der skønnes i den grad at have gjort sig videnskabeligt fortjent, at det findes naturligt at hædre dem med den højeste videnskabelige grad. Kapitel 4 Dispensationer og klager 22

53 Udkast 23. november Universitets- og Bygningsstyrelsen kan tillade institutionerne at meddele andre doktorgrader end dem, der er nævnt i 2, og at fravige bekendtgørelsens bestemmelser, når det findes begrundet i usædvanlige forhold. 26. (Ophævet) Kapitel 5 Ikrafttræden m.v. 27. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober Bekendtgørelse nr. 410 af 2. juni 1987 om erhvervelse af doktorgraden ophæves. Stk. 2. Personer, der tidligere inden for de naturvidenskabelige fagområder har erhvervet den filosofiske doktorgrad har ret til at betegne sig doktor scientiarum (dr.scient.), hvis de ønsker det. Som vedtaget af Akademisk Råd den [dato] 23

54 Bilag 7.2 Akademisk Råd 13. december 2013 Udkast 23. november 2013 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets Tjekliste for doktorsager Nedenfor oplistes de forskellige arbejdsgange i forbindelse med modtagelse, behandling og forsvar af en doktorafhandling, tidsfristen for opgaverne samt hvem der er ansvarlig for opgavens udførelse. For uddybning af de enkelte punkter eller ved eventuelle afvigelser i forhold til nedenstående (specielt i forhold til de rosa felter, som markerer, at der kan være flere udfald af en proces) henvises til Det Natur og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer i forbindelse med Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgradser og KU s retningslinjer. Tjekliste forud for forsvarshandlingen Handling Tjekliste for administrationen Tidsfrist Involveret i processen Når der indleveres en doktorafhandling tjekkes følgende: - Der skal være 6 eksemplarer på tryk (1 til hvert bedømmelsesudvalgsmedlem, 1 til forsvarslederen og 1 til fakultetets arkiv) eller doktorafhandlingen skal være indleveret elektronisk - Titel (grad), navn, adr. på doktoranden - Om der er resume og evt. sammenfattende redegørelse* - CV - Medforfattererklæringer - Erklæring om, hvorvidt afhandlingen tidligere har været underkastet bedømmelse. En kvittering sendes derefter til forfatteren med oplysning om, at han kan komme med forslag til medlemmer af bedømmelsesudvalget. *Der skal altid foreligge et resume på dansk. AR orienteres skriftligt om, at der er indleveret en doktorafhandling, og et forslag til arbejdsudvalg (bestående af et AR-medlem (inden for det relevante faglige repræsentationsområde) (formand), den relevante institutleder og prodekanen for forskning) fremsendes samtidig til AR s til godkendelse Bekræftelse på modtagelse til doktorand, evt. med bemærkninger om udbedring af mangler (Doktorbrev 1) Mail til AR Max. 1 uge Max. 1 uge 1. SCI-FI 2. Doktorand 1. SCI-FI 2. AR En elektronisk udgave af afhandlingen eller 3 eksemplarer sendes til arbejdsudvalget med anmodning om, at udvalget tjekker, om afhandlingen holder sig inden for fakultetets fagområde, at den er affærdiget på en sådan måde, at det er rimeligt at igangsætte en egentlig bedømmelse og om eventuelle forfatter og medforfattererklæringer er fyldestgørende. Arbejdsudvalget får en frist på 30 dage til at melde tilbage. Ved negativ vurdering gives en udførlig uddybende begrundelse. Arbejdsudvalget kan rådføre sig med det relevante institut under vurderingen AR orienteres om arbejdsudvalgets vurdering og træffer beslutning om igangsættelse af en bedømmelse. Der gives en frist for tilbagemelding på 1 uge. Hvis doktorafhandlingen ikke tages under behandling underrettes doktoranden om dette. Doktoranden gives klagevejledning. Mail til Arbejdsudvalg Orientering af AR med anmodning om beslutning omkring behandling af doktorafhandlingen Brev til doktorand Max. 1 uge Max. 1 måned 1. SCI-FI 2. Arbejdsudval g 1. SCI- FI 2. AR SCI-FI 1

55 Udkast 23. november 2013 Tjekliste forud for forsvarshandlingen Hvis doktorafhandlingen tages under behandling anmodes det relevante institut om at afgive begrundede forslag til sammensætning af et bedømmelsesudvalg på 2-3 personer. Hvis instituttet/institutterne ikke kan fremsende forslag til bedømmelsesudvalg, så fakultetet kan oplyse forfatteren om forslag til bedømmelsesudvalg inden 3 mdr. fra afleveringsdagen, sender fakultetet brev til forfatteren om forsinkelse med begrundelse. Instituttet skal om de forslåede medlemmer oplyses følgende: titel, navn, adresse, , hvem der bør være formand for udvalget (skal være ansat ved SCIENCE) samt at de foreslåede medlemmer ikke er inhabile, og at de er villige til at påtage sig opgaven. Såfremt der indstilles en person til bedømmelsesudvalget, som ikke er professor, skal institutlederen bekræfte, at det foreslåede medlem besidder faglig indsigt på tilsvarende niveau. CV og udførlig publikationsliste samt citationsindex for hvert medlem medsendes. Instituttets forslag til bedømmelsesudvalg sendes til Akademisk Råd via SCI-FI til skriftlig godkendelse med svarfrist på 10 hverdage. Såfremt der modtages indsigelser mod bedømmelsesudvalgets sammensætning behandles de ad hoc. Når Akademisk Råd s frist er udløbet, sendes et brev til doktoranden om mulighed for indsigelse mod bedømmelsesudvalgets sammensætning. Doktoranden får 8 14 dages indsigelsesfrist. Doktoranden kan inden for disse dage trække afhandlingen tilbage. Herefter kan afhandlingen kun trækkes tilbage efter tilladelse fra AR. Når først bedømmelsesudvalget påbegynder sit arbejde kan afhandlingen først trækkes tilbage når bedømmelsesudvalgets indstilling foreligger. Har doktoranden en begrundet indsigelse mod bedømmelsesudvalgets sammensætning anmodes instituttet om et revideret forslag, som sendes til godkendelse i AR før doktoranden høres igen, og igen får mulighed for at trække afhandlingen tilbage. Når doktorandens indsigelsesfrist er udløbet, og der ikke er modtaget indsigelse orienteres instituttet. Institutsekretariatet sender et brev til medlemmerne af bedømmelsesudvalget med anmodning om, at de påtager sig opgaven, oplysninger om bedømmelsesudvalgets sammensætning, fristen for afleveringen af indstillingen, og at arbejdet kan påbegyndes. Afhandlingen medsendes til bedømmelsesudvalgets medlemmer sammen med Retningslinjer for bedømmelsesudvalgets arbejde. Formanden for bedømmelsesudvalget bedes om at afgive en indstilling om, hvem af bedømmelsesudvalgets menige medlemmer, der bør være hhv. 1. og 2. opponent ved en eventuel forsvarshandling. Honorarstørrelsen afklares med HR i forhold til aktuelle takster. Bedømmelsesudvalget skal afgive deres indstilling (underskrevet af hele bedømmelsesudvalget) til instituttet senest 8 mdr. efter nedsættelse af udvalget (tidsfristen sættes almindeligvist til 6 mdr. med mindre der er forhold der taler imod det. Datoen søges så vidt muligt fastlagt, så den passer til eventuelle fastlagte møder i AR). Ellers skal der søges om forlængelse inden fristens udløb. Ansøgning om forlængelse skal begrundes. Henvendelse til det/de relevante institutter om forslag til bedømmelsesudvalg. 1 mdr. svarfrist. (Doktorbrev 2) Evt. brev til doktoranden om forsinket nedsættelse af bedømmelsesudvalg Instituttet henvender sig til de foreslåede medlemmer af udvalget Brev til AR om godkendelse af bedømmelsesudvalg (Doktorbrev 3) Høring af doktorand om kommentering af bedømmelsesudvalgets sammensætning. (Doktorbrev 4) Brev til institut om revideret forslag til bedømmelsesudvalg Brev til AR om godkendelse af nyt bedømmelsesudvalg Høring af doktorand om udvalgets sammensætning Orientering af institut om nedsættelse af bedømmelsesudvalg og orientering om AR s møder mhp. fastsættelse af tidsfrist Afklaring af aktuel honorarstørrelse til bedømmelsesudvalgets medlemmer hos HR Brev til medlemmer af bedømmelsesudvalg om deres opgave (Doktorbrev 5a) Max 8 mdr. 1½ mdr. Max 2 uger Max 2 uger Max. 1 måned 1. SCI-FI 2. Institut 1. SCI-FI 2. AR 1. SCI-FI 2. Doktora nd 1. SCI-FI 2. AR 3. Doktorand 1. SCI-FI 2. Institutsekretariat 2

56 Udkast 23. november 2013 Tjekliste forud for forsvarshandlingen Der sendes brev til forfatteren hvori det oplyses at bedømmelsesudvalget nu er nedsat og hvornår indstillingen forventes at foreligge. Der sendes kopi af brev 5a og 5b til SCI-FI til orientering. Brev til doktorand om bedømmelse (Doktorbrev 5b) Mail afsendes til SCI-FI Institutsekretariat Institutsekretariat Når instituttet modtager indstillingen fra bedømmelsesudvalget, sendes den til SCI-FI, så den kan læses igennem af en jurist på fakultetet. Institut modtager indstilling og sender den til SCI-FI Indstillingen læses af jurist Jurist melder tilbage til SCI-FI Max 2 uger 1. Institutsek. 2. SCI-FI 3. Hus-jurist Er indstillingen negativ afholder jurist og arbejdsudvalget et møde hurtigst muligt med henblik på at drøfte indstillingen og fastlægge det videre forløb i forhold til doktorand og bedømmelsesudvalg. Arrangering og afholdelse af møde 1. Hus-jurist 2. Arbejdsudva lg Såfremt indstillingen er tilfredsstillende, sendes den til doktoranden, som har 10 hverdage til at fremkomme med bemærkninger. Er indstillingen negativ eller delt negativ sendes den til doktoranden med en frist på 3 uger til bemærkninger eller til at trække afhandlingen tilbage. Hvis der ikke er bemærkninger til indstillingen, sender fakultetet brev til Akademisk Råd om, at indstillingen foreligger, og at forfatteren ikke har bemærkninger. Såfremt Akademisk Råds medlemmer ikke fremsætter anmodning om, at sagen behandles i et møde, betragtes indstillingen som tiltrådt. AR anmodes i samme brev om at udpege to officielle opponenter. Disse skal som hovedregel være medlemmer af bedømmelsesudvalget (typisk de to menige medlemmer af bedømmelsesudvalget). Formanden for bedømmelsesudvalget vil normalt stille forslag om, hvem der skal være hhv. 1. og 2. opponent. AR har en svarfrist på to uger. Er der bemærkninger til indstillingen sendes bemærkningerne til bedømmelsesudvalget med en frist på 1 mdr. om eventuelle yderligere kommentarer. Doktoranden orienteres om bedømmelsesudvalgets eventuelle kommentarer. Akademisk Råd træffer beslutning om afhandlingen skal tages til forsvar eller afvises, eller om der skal nedsættes et udvidet bedømmelsesudvalg. Medlemmer (typisk formanden) af bedømmelsesudvalget kan evt. inviteres med til ARs møde. Høring af doktorand om indstillingen Brev til AR om indstillingen fra bedømmelsesudvalg og doktorandens bemærkninger (Doktorbrev 7) Brev til bedømmelsesudv. om kommentarer til doktorandens bemærkninger Brev til doktorand om evt. bemærkninger fra bedømmelsesudv. Brev til AR om stillingstagen til afhandling Max 2 uger eller max 3 uger Max 2 uger Max 2 mdr. 1. SCI-FI 2. Doktorand 1. SCI-FI 2. AR 1. SCI-FI 2. Bedømmelsesudvalg 3. Doktorand 4. AR 3

57 Udkast 23. november 2013 Tjekliste forud for forsvarshandlingen Den relevante institutleder kontaktes om vedkommende kan være leder af forsvarshandlingen og de relevante papirer og vejledningen fremsendes. Såfremt dette ikke er muligt, kan institutlederen udpege en stedfortræder. 3. Henvendelse til institutlederen om leder af forsvarshandlinge n og fremsendelse af relevante papirer og vejledning. 4. En stedfortræder spørges, hvis institutlederen ikke har mulighed. Max. to uger 1. SCI-FI 2. Institutleder Fakultetet sender et brev til doktoranden om antagelse af afhandlingen, navne på officielle opponenter, navn på lederen af forsvarshandlingen samt anmodes om at tage kontakt med lederen af forsvarshandlingen med henblik på at aftale nærmere om forsvarsdatoen. Endvidere gives der vejledning om hjælp i forbindelse med udfærdigelse af pressemeddelelse. Der anmodes om 20 eksemplarer af afhandlingen vederlagsfrit, samt om oplysninger om hvor yderligere eksemplarer kan rekvireres (evt. elektronisk) samt evt. pris på trykte eksemplarer. Det er doktorandens opgave at sikre, at der ikke er ophavsretlige problemer forbundet med at offentliggøre afhandlingen. Retningslinjer for indskrift i afhandlingerne oplyses. Allerede publiceret artikler behøver ikke trykkes på ny; der skal blot skrives en henvisning til, hvor de er offentligt gjort. Der bedes om hurtig tilbagemelding om endelig dato for forsvaret, som doktoranden skal aftale med lederen af forsvarshandlingen. Dette skal finde sted mindst 4 uger før forsvaret. Har doktoranden specielle ønsker til annoncering om forsvaret i specifikke fagblade, skal doktoranden selv sørge for samt bekoste dette. Fakultetssekretariatet orienterer det relevante instituts kommunikationsmedarbejder om at være behjælpelig med en pressemeddelelse, hvis doktoranden henvender sig. 5. Brev til doktorand om antagelse af afhandling (Doktorbrev 8) 6. Mail til kommunikationsmedarbejd er Max 2 uger 1. SCI-FI 2. Doktorand 1. SCI-FI 2. Komm. Medarbejder på inst. Institutsekretariatet bistår doktoranden med at booke lokale med AV-udstyr, projektor, lærred og talerstole til forsvaret og et specielt mødelokale til opponenterne umiddelbart efter forsvarshandlingen. Det samme lokale kan evt. bruges til begge handlinger. Forsvaret må max vare 6 timer. Institutsekretariatet sender besked til doktorand, forsvarsleder og opponenter om endelig dato og sted for forsvaret. Det oplyses, at forsvaret optages på bånd. Institutsekretariatet orienterer SCI-FI. 7. Bookning af lokaler 8. Mail om tidspunkt for forsvaret til doktorand, forsvarsleder, opponenter og SCI-FI Institutsekretariatet sender invitationer om forsvaret til AR og dekanatet. 9. Afsendelse af invitation Umiddelbart efter fastsættelse af dato og sted Umiddelbart efter fastsættelse af dato og sted I god tid inden forsvaret 1. Institutsekretariat 2. Doktorand Institut-sekretariat Institutsekretariat 4

58 Udkast 23. november 2013 Tjekliste forud for forsvarshandlingen Institutsekretariatet sørger for evt. hotel- og rejsebooking for opponenter. Institutsekretariatet sørger for frokost og/eller evt. middagsreservation for opponenter og leder af forsvarshandlingen efter forsvaret. Dette aftales med forsvarsleder og doktorand. 10. Kontakt til opponenter om behov for rejse- og ophold 11. Bookning af nødvendigt 12. Bestilling af frokost 13. Bestilling af middag I god tid inden forsvaret I god tid inden forsvaret Institutsekre tariat Institutsekretariat Institutsekretariatet sørger for vand (sodavand, kaffe, te, frugt, blomster) i forsvarslokalet, kaffe til opponenterne efter forsvarshandlingen samt evt. receptionsarrangement efterfølgende, efter aftale med doktorand og forsvarsleder. 14. Bestilling af forplejning I god tid inden forsvaret Institutsekretariat Fakultetssekretariatet sørger for opslag af forsvaret i Universitetsavisen i samarbejde med institutsekretariatet eller lederen af forsvarshandlingen. Det skal sikres, at opslaget minimum offentliggøres 4 uger før forsvaret. Annonceringen skal indeholde oplysninger om navn, titel på afhandling, tid og sted for forsvaret, navne på officielle opponenter, hvor og til hvilken pris afhandlingen kan erhverves, hvordan og til hvem man melder sig som uofficiel opponent, forsvarslederens navn og titel. Endelig at bedømmelsesudvalgets indstilling (mod betaling) og medforfattererklæringer kan rekvireres hos SCI-FI. Fakultetssekretariatet sørger for, at forsvaret annonceres på SCIENCE s hjemmeside minimum 4 uger før forsvaret. 15. Opslag sendes til Universitetsavisen. 16. Nyheden sendes til KOM. Min. 4 uger før forsvar Min. 4 uger før forsvar SCI-FI/Institutsekretatriat 1. SCI-FI 2. KOM Hvis doktoranden indsender en trykt afhandling sender fakultetssekretariatet afhandlingen til Det Kgl. Bibliotek og Statsbiblioteket i Aarhus. 17. Udsendelse af afhandling Når afhandlingerne modtages SCI-FI En referent til forsvarshandlingen kan udpeges efter behov, hvis lederen af forsvarshandlingen finder det nødvendigt og evt. efter aftale med opponenterne. Referenten kan således også være til stede under opponenternes efterfølgende møde efter behov. Da forsvarshandlingen optages på bånd er der ikke nødvendigvis behov for en referent. 18. Aftal med lederen af forsvarshandlinge n om behov for referent 19. Evt. henvendelse til referent I god tid inden forsvaret Institutsekretari at I god tid på dagen for forsvaret tjekker institutsekretariatet om det tekniske udstyr er på plads og fungerer. 20. Teknisk udstyr tjekkes På dagen for forsvaret Institutsekretariat Tjekliste efter forsvarshandlingen 5

59 Udkast 23. november 2013 Når de officielle opponenter har afgivet deres kortfattede indberetning om, hvorvidt forsvaret har været fyldestgørende, skal referenten eller formanden for forsvarshandlingen sørge for, at dokumentet samt optagelsen af forsvaret sendes til fakultetssekretariatet. Opponenterne kan, hvis der er tvivl om, hvorvidt der kan afgives en positiv indberetning indstille til AR, at der indhentes skriftlige bemærkninger fra evt. uofficielle opponenter. 21. Indberetning og optagelse modtages På dagen for forsvaret 1. Leder af forsvarshandling 2. SCI-FI AR tager stilling til, om eventuelle skriftlige bemærkninger skal indhentes fra evt. uofficielle opponenter indhentes. 22. Brev til AR Max 2 uger SCI-FI Bemærkninger indhentes fra evt. uofficielle opponenter. 23. Brev til uofficielle opponenter Max 2 uger SCI-FI Bemærkninger fra uofficielle opponenter sendes i partshøring hos doktorand. 24. Brev til doktorand 2-3 uger SCI-FI De uofficielle opponenters bemærkninger og partshøringssvaret fra doktorand sendes til de officielle opponenter så de kan udarbejde en endelig indberetning. 25. Brev til officielle opponenter Max 2 uger SCI-FI Opponenternes indberetning gennemlæses af fakultets jurist. Det er dekanen, der har ansvaret for legalitetskontrol og sørger for, at indberetningen sendes tilbage til opponenterne til omarbejdelse og/eller rettelse af formelle fejl. Indtil dekanen finder, at indberetningen udgør en tilfredsstillende vejledning for AR, betragtes indberetningen som et internt arbejdsdokument, der ikke kan kræves udleveret af doktoranden. Når der foreligger en endelig indberetning sendes den til partshøring hos doktoranden, som har 14 dage til at komme med kommentarer. 26. Gennemlæsning af jurist 27. Brev til doktorand Max 1 uge Max 2 uger Husjurist SCI-FI AR behandler indberetningen og eventuelle kommentarer fra doktoranden og træffer beslutning om tildeling af doktorgraden. AR har 14 dage til at træffe beslutning. 28. Brev til AR Max 2 uger AR Hvis AR ikke umiddelbart kan træffe beslutning om at tildele doktorgraden fordi opponenternes indberetning har været negativ eller delvis negativ, kan der indhentes supplerende oplysninger fra de officielle opponenter evt. ved deres deltagelse i ARs møde. 29. Indhentelse af supplerende oplysninger/evt. invitation til ARmøde SCI-FI Hvis AR ved afstemning beslutter ikke at tildele doktorgraden oplyses dette til doktoranden og der gives klagevejledning. Hvis AR træffer beslutning om tildeling af doktorgraden skrives lykønskningsbrev til doktoranden at doktorgraden er opnået, og at der senere kommer et doktordiplom samt information om rekvirering af doktorring. Returner eventuelle overskydende afhandlinger. 30. Brev til doktorand 31. Brev til doktoranden (Doktorbrev 11) Hurtigst muligt efter beslutning Hurtigst muligt efter beslutning SCI-FI SCI-FI 6

60 Udkast 23. november 2013 Doktorbrev bestilles ved henvendelse hos Kommunikationsafdelingen i FA. 32. Bestilling af doktorbrev Hurtigst muligt efter beslutning SCI-FI Der sendes et brev til ledelsessekretariatet om forsvarets forløb med henblik på promovering ved førstkommende årsfest. 33. Besked til rektor Hurtigst muligt efter beslutning SCI-FI Når doktorbrevet kommer til fakultetet, sendes det straks til doktorranden. Det bør sendes rekommanderet. 34. Doktorbrev sendes til doktorand Hurtigst muligt SCI-FI Der sendes brev til bedømmelsesudvalgets medlemmer om fremsendelse af relevante oplysninger til brug for udbetaling af honorar (instituttet, hvis det er instituttet der sørger for det praktiske). 35. Brev til bedømmelsesudv algets medlemmer Hurtigst muligt Institut Institutsekretariatet sørger for, at bedømmelsesudvalget får honorar for deres arbejde i bedømmelsesudvalget. For honorarstørrelse kontaktes HR. 36. Indsamling af bankoplysninger 37. Udbetaling af honorar Hurtigst muligt Institutsekretariat Økonomi: Dekanen besluttede i efteråret 2012, at institutterne finansierer udgifter i forbindelse med doktorsager. 7

61 Bilag 7.3 Akademisk Råd 13. december 2013 Udkast 23. november 2013 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets vejledning til forfatteren af en doktorafhandling Formateret: Skrifttype: (Standard) Arial, 14 pkt, Fed I. Generelt om doktorgraden Doktorgraden er universitetets højeste akademiske grad og skal være et udtryk for anerkendelse af, at: 1. Forfatteren har betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og 2. med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre. 1 En doktorafhandling kan bestå af en afhandling eller flere afhandlinger, der er beslægtede i emnekreds eller metode. Består en doktorafhandling af flere afhandlinger (artikler), skal der tillige indgå en sammenfattende redegørelse for de forskningsresultater, forfatteren mener at have opnået. Alt materiale, der indleveres som del af en doktorafhandling, vurderes på lige fod. Der skelnes derfor ikke mellem selve afhandlingen og eventuelt supplerende baggrundmateriale. Ønsker du at indlevere en monografi, kan du læse mere om de særlige krav til monografiens udformning i Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer i forbindelse med Undervisningsministeriets Bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgraden (LINK). II. Hvem kan indlevere en doktorafhandling? Personer, der har erhvervet en kandidatgrad eller en ph.d. grad indenfor det nærmest vedkommende fagområde, har ret til at indlevere en doktorafhandling til bedømmelse. Fakultetet kan dog tillade andre med kandidatgrader eller ph.d. grader indenfor andre fagområder at indlevere en afhandling. Til brug for fakultetets behandling af sagen skal følgende oplysninger foreligge sammen med afhandlingen: - en redegørelse for forfatterens karriereforløb med særlig henblik på studie- og erhvervsmæssige erfaringer af betydning for det pågældende videnskabelige arbejde. - Har ansøgeren tidligere udarbejdet videnskabelige afhandlinger eller artikler, bør den pågældende opfordres til at stille et eksemplar af disse værker til disposition for fakultetet. - Såfremt den, der indleverer en afhandling, har gennemført sin uddannelse i udlandet, bør det foreligge oplyst, om der er nogen særlig begrundelse for, at afhandlingen bedømmes her i landet og ikke i det land, hvor den pågældende har fået sin uddannelse. Som eksempler på sådanne særlige forhold, der kan begrunde, at afhandlingen tages under bedømmelse her i landet, kan nævnes følgende: 1 3, stk. 2, i Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgrader (herefter bekendtgørelsen ) 1

62 Udkast 23. november Personlige grunde: Den pågældende er dansk statsborger, er af dansk oprindelse, er dansk gift eller har bopæl her i landet. 2. Videnskabelige grunde: Emnet for afhandlingen vedrører danske forhold eller har særlig forskningsmæssig interesse for Danmark, emnet er i særlig grad blevet dyrket af danske videnskabsmænd, eller at den pågældende under udarbejdelsen har haft et nært samarbejde med danske videnskabelige institutioner. Fakultetet kan i tvivlstilfælde bede forfatteren om at indsende tidligere udarbejdede videnskabelige afhandlinger eller artikler. III. Afhandlingen III.1. Rammer Afhandlingen skal fremsendes til fakultetet (SCI-FI, Bülowsvej 17, 1870 Frederiksberg) i 3 eksemplarer eller som pdf-fil(er) til SCI-FI@science.ku.dk. Afhandlingen skal vedlægges: - Titel (grad), navn, adresse (herunder privatadresse) og øvrige kontaktoplysninger - Dansk resume af afhandlingen - En sammenfattende redegørelse (se nedenfor) - CV - Medforfattererklæringer - Erklæring om, hvorvidt afhandlingen tidligere har været underkastet bedømmelse. - Liste over artikler III.2. Tidligere bedømte afhandlinger (genindleveringer) Såfremt en afhandling tidligere har været underkastet bedømmelse med henblik på erhvervelse af doktorgraden ved en højere uddannelsesinstitution uden, at graden er blevet tildelt, har forfatteren pligt til at oplyse herom ved indleveringen. Fakultetet vil herefter tage stilling til, hvorvidt den på ny kan underkastes bedømmelse. 2 Til brug for sagsbehandlingen skal forfatteren indsende følgende: - begrundet ansøgning, - redegørelse over de ændringer, der er foretaget i forhold til den oprindelige afhandling og - den reviderede afhandling. III.3. Om ph.d. artikler eller lignende i afhandlingen Hvis der i afhandlingen indgår artikler eller forskningsresultater herfra, der tidligere har dannet grundlag for, at der i Danmark eller udlandet er tildelt forfatteren en akademisk grad eller er positivt bedømt som prisopgave, skal ansøgningen indeholde oplysninger herom. 2 4, stk. 2, nr. 3, i bekendtgørelsen 2

63 Udkast 23. november 2013 I afhandlingen bør oplysningerne fremgå efter forordet. Følgende formuleringer bør anvendes: Artiklerne x-x har indgået som en del af..(afhandling, titel, årstal). Artikel nr. x er baseret på de resultater, som danner grundlag for min (afhandling, titel, årstal). De øvrige artikler x til x, eller deri indgående resultater, har ikke tidligere været indleveret med henblik på opnåelse af en akademisk grad. Doktorgraden kan kun tildeles, hvis forfatteren ved afhandlingen dokumenterer at have opnået nye forskningsresultater, der i sig selv har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre i forhold til det tidligere bedømte. 3 Det skal fremgå af den sammenfattende redegørelse, hvori de nye forskningsresultater i forhold hertil består. III.4. Den sammenfattende redegørelse Ved indlevering af en flerhed af artikler skal disse være ledsaget af en sammenfattende redegørelse. Redegørelsen skal være forfattet alene af den, der ønsker at opnå doktorgraden på grundlag af de indleverede afhandlinger. Redegørelsen skal beskrive forfatterens arbejde og arbejdsområdets nuværende udviklingstrin. Den skal udformes således, at den også tjener som orientering for de fagfæller, der ikke har det foreliggende arbejdsområde som speciale. Redegørelsen skal derfor indeholde: 1) En indholdsfortegnelse men ikke nødvendigvis et stikordsregister, 2) en kortfattet almen fremstilling af den aktuelle problemstilling indenfor det forskningsområde eller problemkompleks, som er behandlet i de indsendte artikler, 3) en kort fremstilling af de opnåede resultater med en bedømmelse af de anvendte metoder og en kritisk vurdering af de konklusioner, som forfatteren mener at kunne drage på grundlag af de samlede resultater, 4) en sammenligning med og en vurdering af andre forskeres resultater i det omfang dette menes relevant for fremstillingen af det eller de bidrag, som forfatteren mener at have ydet til belysning eller opklaring af den behandlede problematik, 5) om muligt en sammenfattende konklusion og/eller retningslinjer for videre forskningsarbejde inden for området og 6) en litteraturliste med angivelse af titlerne på hvert af de refererede arbejder. III.5. Afhandlings form 1. Afhandlingen skal være på engelsk, men der skal være et dansk resume , stk. 2 i bekendtgørelsen 4 6 i bekendtgørelsen 3

64 Udkast 23. november Der stilles ikke krav om, at afhandlingen skal indeholde et bestemt antal artikler. Det er derfor op til forfatteren at vurdere, hvorvidt de valgte artikler er tilstrækkelige. Typisk ligger antallet dog mellem 7 og 10 artikler. 3. De artikler, der ønskes bedømt, skal foreligge i form af allerede publicerede artikler, og det indsendte materiale vil så bestå af særtryk af disse. Et manuskript kan dog også indleveres, såfremt der vedlægges dokumentation for, at det er accepteret og sat op til publikation. Artiklen skal dog være offentliggjort, før det mundtlige forsvar finder sted. 4. Hvis en afhandling eller dele heraf er resultat af et gruppearbejde, skal der medsendes en medforfattererklæring underskrevet af medforfatterne og af forfatteren selv, om omfanget og karakteren af dennes andel i gruppearbejdet. Du kan læse mere om ret til forfatterskab i Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer i forbindelse med Undervisningsministeriets Bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgraden (LINK). 5. Afhandlingen skal være sat op, således som den vil se ud, hvis den skal trykkes, da der som udgangspunkt ikke gives tilladelse til ændringer efterfølgende. IV. Bedømmelsen Efter modtagelsen af afhandlingen vil der indledningsvist blive taget stilling til, om afhandlingen er affattet på en sådan måde, at det er rimeligt at underkaste den en egentlig bedømmelse med hensyn til, om kravene i bekendtgørelsens 3, stk. 2 er opfyldt, nemlig at forfatteren sidder inde med betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre. Et arbejdsudvalg i tilknytning til Akademisk Råd, bestående af det relevante rådsmedlem, prodekanen for forskning og den relevante institutleder, giver en udtalelse. Udtalelsen skal alene gå på, om der er rimelig grund til, at afhandlingen underkastes en egentlig bedømmelse, ikke om det kan forventes, at afhandlingen kan antages til forsvar for doktorgraden. Ligeledes underrettes forfatteren om, at der ikke hermed er taget stilling til, om afhandlingen kan antages til forsvar. Herefter anmodes det/de relevante institut(ter) om at fremkomme med forslag til bedømmelsesudvalg. Det undersøges herefter, om der er habilitetsproblemer i relationen mellem forfatteren og de foreslåede bedømmere. Dernæst får forfatteren mulighed for at udtale sig om sammensætningen 5, hvorefter udvalget forelægges Akademisk Råd. Har forfatteren indsigelser vil bedømmelsesudvalgets sammensætning blive genovervejet. Når Akademisk Råd har godkendt bedømmelsesudvalget skal forfatteren have mulighed for at trække afhandlingen tilbage fra bedømmelse. Herefter og indtil modtagelsen af bedømmelsesudvalgets endelige indstilling kan afhandlingen kun trækkes tilbage fra bedømmelse, hvis dekanen under særlige omstændigheder tillader dette i bekendtgørelsen 6 9, stk. 2, i bekendtgørelsen 4

65 Udkast 23. november 2013 Bedømmelsesudvalget igangsættes med en frist for indlevering af indstillingen på 6 måneder. Forfatteren orienteres om, hvornår indstillingen forventes at foreligge. Sammen med indstillingen skal formanden for bedømmelsesudvalget stille forslag til AR om, hvem af de menige udvalgsmedlemmer der skal være hhv. 1. og 2. officielle opponent ved det mundlige forsvar. Bedømmelsesudvalgets indstilling sendes til ansøger, som har mulighed for at komme med bemærkninger eller trække afhandlingen tilbage. Indstillingen, eventuelle bemærkninger fra ansøger samt opponentrækkefølge forelægges herefter Akademisk Råd til godkendelse. Godkender rådet en positiv indstilling, er afhandlingen antaget til offentligt mundligt forsvar, og der identificeres en leder af forsvarshandlingen. V. Det offentlige mundtlige forsvar V.1. Trykning af afhandlingen Når afhandlingen er antaget, skal den offentliggøres. Dette er opfyldt, hvis afhandlingen gennem Dansk ISBN kontor, Dansk Bibliotekscenter eller tilsvarende udenlandsk institution bliver forsynet med et ISBN nummer, for tidsskriftsartikler et ISSN nummer, eller hvis afhandlingen offentliggøres elektronisk. Afhandlingen skal offentliggøres med den tekst, hvori den er antaget. Dekanen kan dog efter en konkret vurdering - efter indstilling fra bedømmelsesudvalget give forfatteren tilladelse til at foretage mindre redaktionelle ændringer i eller suppleringer af afhandlingen. Den trykte afhandling skal påføres en dekantekst med følgende ordlyd: Denne afhandling er af Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet antaget til offentligt at forsvares for doktorgraden i XXXX. København, den / 20xx Navn på dekan. På samme sted oplyses tid og sted for forsvaret. De samme oplysninger skal være tilstede i forbindelse med en elektronisk udgave af afhandlingen. Forfatteren skal senest 4 uger før forsvaret sende en elektronisk udgave af afhandlingen eller aflevere 20 trykte eksemplarer af afhandlingen vederlagsfrit til fakultetet til brug i forbindelse med forsvarshandlingen. Der er afleveringspligt til Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket i Aarhus, KU s hovedbibliotek samt til fakultetets arkiv. Fakultetssekretariatet bistår med dette. Afhandlingerne afleveres til SCI-FI. V.2. Praktiske oplysninger om forsvaret Når forfatteren ved, hvornår afhandlingen vil være færdig, skal forfatteren aftale en dato for forsvaret med forsvarslederen. Forfatteren skal i samarbejde med det relevante institutsekretariat sørge for at bestille lokaler til forsvarshandlingen. Der gøres opmærksom på, at der skal reserveres et 5

66 Udkast 23. november 2013 nærliggende lokale til opponenterne. Såfremt forfatteren ønsker at anvende andre lokaler end disse, skal der indhentes forudgående tilladelse hos fakultetet. Det er et krav, at der finder lydoptagelse sted under forsvarshandlingen. Ved bestilling af lokale skal der således samtidig bestilles udstyr til lydoptagelse. Senest 4 uger før forsvaret skal forfatteren rette henvendelse til fakultetsservice med oplysning om tid og sted for forsvaret, så fakultetsservice kan annoncere forsvaret i kalenderen på fakultetets hjemmeside samt i Universitetsavisens onlineudgave. Endvidere skal fakultetsservice modtage besked om, hvor og hvordan afhandlingen kan erhverves samt prisen herpå. Forfatteren skal selv sørge for eventuel annoncering i specifikke fagblade, hvis der er ønsker herom. Ønskes der udsendt en pressemeddelelse kan kommunikationsmedarbejderen fra det relevante institut kontaktes med henblik på eventuel bistand. V.3. Selve forsvarshandlingen Hele forsvarshandlingen må højst vare 6 timer, inkl. eventuelle pauser. Forsvarslederen, der er fakultetsansat, har en helt neutral rolle under forløbet. Det påhviler denne at indlede forsvarshandlingen, fungere som ordstyrer, sørge for overholdelse af formelle regler og for, at lydoptagelse af forsvaret sammen med opponenternes underskrevne erklæring indleveres til fakultetet. Hvis forfatteren ønsker det, gives denne ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning på indtil ½ times varighed, hvori der gives en oversigt over afhandlingens emne og de forskningsresultater, der er fremlagt til bedømmelse. Der gives i almindelighed hver af de to officielle opponenter højst 1 ½ time og hver uofficiel opponent højst ¾ time, heri indbefattet den tid, doktoranden behøver for at give svar. Den tid, der gives opponenterne, kan dog efter omstændighederne og efter forsvarslederens beslutning indskrænkes eller udvides. I umiddelbar forlængelse af forsvarshandlingen skal opponenterne diskutere og sammen evaluere forløbet af forsvarshandlingen med henblik på at underskrive erklæringen om, hvorvidt de finder, at forsvaret har været fyldestgørende. VI. Konferering Såfremt de officielle opponenter har fundet forsvaret tilfredsstillende, konfererer Akademisk Råd forfatteren doktorgraden. Forfatteren får herefter tilsendt et doktorbrev samt lydoptagelse af forsvaret. Pladen til doktorringen kan rekvireres ved henvendelse til Københavns Universitet, Fællesadministrationen, Koncernøkonomi, mail: oko-hovedkassen@adm.ku.dk. Ring og påmontering af plade skal ske for egen regning. Årets doktorander inviteres til universitetets årsfest. 6

67 Udkast 23. november 2013 VII. Forkastelse Modtager fakultetet en indstilling fra bedømmelsesudvalget om, at afhandlingen ikke bør antages til offentligt forsvar sendes indstillingen i høring hos forfatteren, der herefter har mulighed for at 1) trække afhandlingen tilbage eller 2) fremkomme med bemærkninger til indstillingen Vælger forfatteren at trække afhandlingen tilbage, har forfatteren mulighed for at revidere og genindlevere den. Fakultetet har dog ikke pligt til at lade den underkaste fornyet bedømmelse. Fremkommer forfatteren med bemærkninger, sendes disse i høring hos bedømmelsesudvalget. Forfatterens bemærkninger samt bedømmelsesudvalgets svar hertil forelægges Akademisk Råd, der tager stilling til sagen. Såfremt rådet ikke giver forfatteren medhold, vil forfatteren have mulighed for at revidere afhandlingen og genindlevere den til fakultetet med anmodning om fornyet bedømmelse. Fakultetet har dog ikke pligt til at lade den underkaste fornyet bedømmelse. Har de offentlige opponenter ikke fundet forsvaret fyldestgørende kan AR beslutte, at der skal indhentes bemærkninger fra eventuelle uofficielle opponenter. Sådanne bemærkninger sendes i partshøring hos forfatteren, hvorefter der kan udarbejdes en endelig indberetning. Den endelige indberetning sendes i partshøring hos forfatteren. Herefter træffer AR endelig beslutning om tildeling af doktorgraden. 7

68 Bilag 7.4 Akademisk Råd 13. december 2013 Udkast 23. november 2013 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets retningslinjer for udarbejdelse af bedømmelsesudvalgsindstillinger i forbindelse med doktorafhandlinger I. Indledning Formålet med en vejledning til bedømmelsesudvalget er at sikre et optimalt beslutningsgrundlag for Akademisk Råd og en vis ensartethed i udformningen af indstillinger og udtalelser. Tildeling af doktorgraden skal være udtryk for anerkendelse af, at afhandlingens forfatter sidder inde med betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre, jf. 3, stk. 2, i Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgrader. Det er derfor af stor betydning, at den specielle sagkundskab og erfaring, som det fagkyndige udvalg repræsenterer, er den bedst opnåelige med hensyn til det arbejdsområde, afhandlingen omhandler, således at den første forudsætning for en kvalificeret bedømmelse er opfyldt. Vedrørende habilitetsspørgsmål henvises til Retningslinier for behandling af habilitetsproblemer på Københavns Universitet. Forvaltningslovens regler skal finde anvendelse på udvalgets arbejde, da tildeling af en doktorgrad betragtes som en forvaltningsakt. II. Bedømmelsesudvalgsindstillinger Til at bedømme en indleveret afhandling nedsætter Akademisk Råd - efter indstilling fra det relevante institut - et bedømmelsesudvalg på 2 eller 3 medlemmer (et udvidet bedømmelsesudvalg kan være på op til 5 medlemmer). Akademisk Råd udpeger formanden blandt bedømmelsesudvalgets medlemmer. Formanden skal være ansat på Science. II.1. Formandens opgaver Formanden har instruktionspligt over for udvalgets øvrige medlemmer og har ansvaret for, at den fastsatte frist for aflevering af indstillingen overholdes. Formanden skal så tidligt som muligt søge om fristforlængelse, såfremt afleveringsfristen ikke kan overholdes. Formanden skal drage omsorg for, at eventuelle tvivlsspørgsmål vedrørende udvalgets arbejde afklares hurtigst muligt. II.2. Indstillingens funktion. Præmisser for udvalgets arbejde Formålet med at lade et bedømmelsesudvalg behandle og vurdere en indkommen

69 doktorafhandling er først og fremmest at sikre en uvildig og kvalificeret bedømmelse af afhandlingen. Bedømmelsesudvalget skal imidlertid også sikre tilvejebringelsen af det optimale grundlag for et tilfredsstillende beslutningsgrundlag for Akademisk Råd. Det påhviler følgelig alle udvalgsmedlemmer at gøre sig bekendt med alt foreliggende materiale, således at doktorafhandlingen bliver bedømt af samtlige udvalgsmedlemmer. Indstillingen skal - i form og indhold - være formuleret således, at også de ikke-fagkyndige medlemmer af Akademisk Råd får den rådgivning, som de er berettigede til at forvente med hensyn til en redegørelse for afhandlingens baggrund, indhold og resultater samt for grundlaget for den konklusion, bedømmelsesudvalget er nået frem til. Enhver kontakt mellem doktoranden og bedømmelsesudvalget vedrørende afhandlingen må kun finde sted gennem SCI-FI. Bedømmelsesudvalget skal snarest efter sin nedsættelse orientere sig i det tilsendte materiale alene med henblik på at afgøre, om dets formelle udformning svarer til fakultetets bestemmelser, jf. bekendtgørelsen 5 og Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer. Såfremt der er formelle mangler, returneres det fremsendte materiale til SCI-FI sammen med en kort angivelse af, på hvilke punkter materialet afviger fra reglerne. Når bedømmelsesudvalget har godkendt den formelle udformning af materialet, kan selve realitetsbehandlingen af afhandlingen påbegyndes. Bedømmelsesudvalget skal vurdere hele det materiale, der indleveres med henblik på erhvervelse af doktorgraden, herunder også resultater der f.eks. stammer fra en ph.d.- afhandling. Bedømmelsesudvalget skal således vurdere, om de i forhold til det allerede bedømte nye forskningsresultater udgør en sådan substantiel faglig del af det samlede videnskabelige materiale, at der samlet er basis for at erklære, at forfatteren har betydelig videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre. Indstillingen bør udarbejdes af medlemmerne i fællesskab, dog kan udkast udarbejdes af de enkelte medlemmer efter en aftalt arbejdsfordeling og med udgangspunkt i en forudgående foreløbig behandling i udvalget. Hvis der i udvalget er uenighed om bedømmelsen, kan udvalget vælge at lade hver bedømmer udarbejde særskilte bedømmelser. Indledningen 1), ligesom konklusionen 5) skal samarbejdes, jf. nedenfor under afsnittet Indstillingens form og indhold. Indstillingen skal udarbejdes som et selvstændigt aktstykke, der ikke forudsætter læserens konferering med forfatterens skriftlige arbejder, og den skal være så tilpas detaljeret, klar og udtømmende, at medlemmerne af Akademisk Råd kan følge tankegangen fra 2

70 præmisser til konklusion. Indstillingen skal éntydigt konkludere, om afhandlingen indstilles til antagelse eller til forkastelse til mundtligt forsvar Der er endvidere krav om, at indstillingen affattes i en passende objektiv form, jf. 10, stk. 1, i bekendtgørelsen, og at den også for ikke-fagkyndige medlemmer af Akademisk Råd udgør et tilfredsstillende beslutningsgrundlag, idet Akademisk Råds afgørelse beror på kvaliteten af den rådgivning, som det fagkyndige udvalg yder med sin udtalelse om antagelse eller forkastelse af det pågældende arbejde. Udvalget bør endelig være opmærksomt på, at indstillingen i sin helhed vil blive sendt til forfatteren, der må forventes at ville kontrollere, at bedømmelsen af doktorafhandlingen er korrekt og rimelig. Hvis bedømmelsesudvalgets indstilling går ud på, at afhandlingen forkastes, vil forfatteren blive underrettet om, at vedkommende inden for en frist på 3 uger skriftligt kan fremsætte bemærkninger til indstillingen eller trække afhandlingen tilbage fra videre behandling, jf. bekendtgørelsen 11, stk. 2. Den indstilling, der fremkommer som resultat af bedømmelsesudvalgets arbejde, vil umiddelbart blive anvendt som beslutningsgrundlag for Akademisk Råd, den vil være tilgængelig for forfatteren, og den kan ved senere lejlighed tænkes anvendt af andre myndigheder og sagkyndige udvalg. Den vil således blive anvendt af såvel fagkyndige som ikke-fagkyndige, og det er derfor af betydning, at den er udformet under hensyntagen hertil. Ingen andre end medlemmerne må deltage i udvalgets arbejde. Medlemmer af udvalget, medlemmer af Akademisk Råd og alle andre, der involveres i sagen har tavshedspligt. II.3. Bedømmelseskriterier De specielle kvalitetskrav, som kræves opfyldt i et indleveret arbejde for opnåelsen af doktorgraden, vil være bestemt af det pågældende fagområdes udviklingstrin internationalt såvel som nationalt/lokalt. Det er derfor umuligt at give en præcis og dækkende beskrivelse af den standard eller det niveau, som de indleverede arbejder skal have for at kunne danne grundlaget for tildeling af doktorgraden. Bedømmelsesudvalget skal dog besvare, om det indsendte arbejde indeholder følgende: Indeholder det indsendte arbejde: 1) En klar og velvalgt måske endda original problemstilling, 2) en relevant og veludformet metodik, der er anvendt og beskrevet således, at resultaternes troværdighed ikke anfægtes, 3) en behandling af de indvundne data, der afspejler evne til at fortolke disse udtømmende og kritisk og til at sætte dem i relation til andres offentliggjorte resultater med modenhed og fantasi og 3

71 4) observationer eller fortolkninger, der må anses for væsentlige nye bidrag til udviklingen af det pågældende forskningsområde. Bedømmelsesudvalget afgiver senest 6 måneder efter dets nedsættelse en motiveret, skriftlig indstilling til Akademisk Råd om afhandlingens antagelse til forsvar for doktorgraden eller om dens forkastelse. Rent praktisk foregår afgivelsen af indstillingen således, at bedømmelsesudvalgets endelige indstilling sendes til SCI-FI via instituttet, hvorefter indstillingen fra bedømmelsesudvalget behandles i fakultetssekretariatet, og sendes i partshøring hos doktoranden. Når doktorandens svar modtages, afgives der en udtalelse til Akademisk Råd om, hvorvidt afhandlingen kan antages til forsvar, jf. bekendtgørelsens 13. Akademisk Råd træffer herefter afgørelse. II.4. Indstillingens form og indhold Det følgende er skrevet med udgangspunkt i, at der foreligger en doktorafhandling af typen en flerhed af afhandlinger, inkl. en sammenfattende redegørelse. Det skal derfor læses/anvendes med de nødvendige modifikationer, hvis den aktuelt foreliggende doktorafhandling er en monografi. Indstillingen skal bestå af: 1) Indledning, der skal indeholde følgende: - Forfatterens navn og afhandlingens titel, - oplysninger om bedømmelsesudvalgets sammensætning og datoen for nedsættelse af udvalget, - de elementer, der udgør afhandlingen, og de formelle kommentarer der kan knyttes hertil. Ofte vil afhandlingen foreligge i form af et vist antal tidsskriftsartikler samt en sammenfattende redegørelse. Tidsskriftartikler og accepterede manuskripter anføres i den af forfatteren valgte rækkefølge med angivelse af samtlige forfatternavne, titler og eventuelle forekomst i tidsskrift. Hvis der er flere forfattere på afhandlingerne, redegøres der for de erklæringer, som beskriver de enkelte forfatteres personlige andele i de enkelte arbejder. - Titlen på den sammenfattende redegørelse samt dennes omfang og opdeling anføres. 2) Orientering om afhandlingen og dens hovedresultater - Der beskrives kort de forhold indenfor det pågældende forskningsområde, som udvalget finder, har motiveret forfatteren til at formulere det specifikke problem, der er søgt belyst ved den foreliggende undersøgelse og afhandling. 4

72 - Forfatterens problemstilling og arbejdets hovedresultater sammenfattes kort. Afsnittet bør endvidere indeholde en kort, helt generel stillingtagen til de helt overordnede spørgsmål ved vurderingen, nemlig - a) om arbejdets gennemførelse er velmotiveret, dvs. om der for arbejdet som helhed har foreligget en rimelig, relevant og aktuel problemstilling, og - b) om det opnåede resultat er trivielt eller indeholder et nyt bidrag, og hvad dets betydning er. 3) Gennemgang af de enkelte afhandlinger - En detailleret og teknisk betonet gennemgang af arbejdet. Der tilsigtes ikke her en minutiøs opsummering af afhandlingens indhold men en fremdragelse af de forhold i afhandlingen (eksperimentel teknik i videste forstand og den logiske struktur af konklusionerne), som danner grundlaget for en afvejning af arbejdets fortrin og eventuelle mangler. De enkelte afhandlinger gennemgås i den af forfatteren anførte rækkefølge. For hver afhandling beskrives og vurderes delproblemet og dets relevans, den benyttede metodik, præsentationen af de opnåede resultater og disses behandling samt fortolkning og diskussion af resultaterne. Gennemgangen af hver afhandling bør munde ud i et forsøg på at afveje arbejdets gode sider mod dets eventuelle mangler. 4) Gennemgang af den sammenfattende redegørelse - Forfatteren har det fulde ansvar for både form og indhold af den sammenfattende redegørelse. Den sammenfattende redegørelse giver derfor en mulighed for at vurdere, om forfatteren selv har formået at give en kort og klar redegørelse for sit forskningsområde, og hvilken relation forfatterens egen problematik og egne forskningsresultater har hertil. - Der afsluttes med en samlet vurdering af de indleverede arbejder. Gennemgangen skal være alment forståelig og udformet således, at det skrevne er forståeligt for samtlige medlemmer af Akademisk Råd 5) Konklusion - Dette afsnit skal indeholde bedømmelsesudvalgets endelige rådgivning til Akademisk Råd og skal - uden at inddrage nye synspunkter - berøre alle væsentlige sider i indstillingen, herunder: a) Arbejdets formål. De opnåede resultater og udvalgets bedømmelse af disse, b) en samlet opvejning af arbejdets positive og negative aspekter og c) en endelig vurdering af, om arbejdet repræsenterer en indsats af en størrelse og en kvalitet, der danner det tilstrækkelige grundlag for afhandlingens antagelse til forsvar for den. Dette forudsætter, at forfatteren sidder inde med en betydelig 5

73 videnskabelig indsigt og modenhed og med sin afhandling har bragt videnskaben et væsentligt skridt videre. Bedømmelsesudvalget kan indstille til Akademisk Råd, at en afhandling antages til forsvar for doktorgraden, men at udvalget samtidig finder, at den sammenfattende redegørelse indeholder sprogligt uheldige formuleringer, kosmetiske fejl o. lign., der bør rettes inden den endelige version af afhandlingen offentliggøres. På grundlag af bedømmelsesudvalgets indstilling træffer Akademisk Råd herefter beslutning om afhandlingens antagelse til forsvar for doktorgraden eller om dens forkastelse, jf. bekendtgørelsens 13. Akademisk Råd tager alene stilling til bedømmelsesudvalgets indstilling (og ikke selvstændig stilling til selve afhandlingen). III. Reglerne for tilbagetrækning af doktorafhandlingen Bekendtgørelsen indeholder i 9, stk. 2, en bestemmelse om, at forfatteren i perioden fra den endelige nedsættelse af bedømmelsesudvalget (inkl. udløbet af klagefrist over bedømmelsesudvalgets sammensætning) og til modtagelsen af bedømmelsesudvalgets indstilling kun kan trække sin afhandling tilbage, hvis fakultetet (dekanen) under særlige omstændigheder tillader dette. Der fordres altså i denne fase af sagsforløbet en begrundet ansøgning om tilbagetrækning. Hvis en sådan ansøgning ikke imødekommes, skal bedømmelsen gennemføres og bedømmelsesudvalget afgive indstilling, hvorefter forfatteren igen frit kan trække afhandlingen tilbage, jf. 11, stk. 2. Bestemmelsen om, at bedømmelsen skal gennemføres, selvom forfatteren har tilkendegivet ønske om tilbagetrækning, skal ses i sammenhæng med 4, stk. 2, nr. 3, hvorefter fakultetet og andre højere uddannelsesinstitutioner, når der er gennemført en bedømmelse af afhandlingen, ikke er forpligtet til atter at tage den under bedømmelse. Bestemmelsen har således til formål at hindre en forfatter i gang på gang at kunne påføre institutionerne det ressourceforbrug, et iværksat bedømmelsesarbejde medfører. Modsætningsvis gælder, at institutionen ikke kan modsætte sig at tage en afhandling under bedømmelse, selvom den tidligere har været indleveret til en anden institution - men er trukket tilbage før bedømmelsesudvalget er blevet nedsat. Afhandlinger, der er indleveret til bedømmelse, men er blevet trukket tilbage før bedømmelsesudvalget er blevet nedsat, vil ved fornyet indlevering blive betragtet som nyindleverede. Har forfatteren accepteret bedømmelsesudvalget, jf. 9, stk. 2, skal forfatteren ved eventuel senere indlevering af afhandlingen til en anden institution orientere om, at afhandlingen har været underkastet bedømmelse. Denne institution kan herefter nægte at tage afhandlingen under behandling, jf. 4, stk. 2, nr. 3. 6

74 IV. Eventuel deltagelse i Akademisk Råds behandling I forbindelse med behandlingen af indstillingen i Akademisk Råd kan medlemmer af Akademisk Råd, der har spørgsmål til indstillingen, lade medlemmer af bedømmelsesudvalget indkalde til Akademisk Råds møde med henblik på afklaring af disse tvivlsspørgsmål. Der indkaldes med mindst 14 dages varsel. Bedømmelsesudvalgsmedlemmerne kan ikke deltage i afstemningen i Akademisk Råd om en afhandlings antagelse eller forkastelse. Fremkommer der under Akademisk Råds behandling af indstillingen problemstillinger eller oplysninger af betydning for Akademisk Råds afgørelse, skal SCI-FI skriftligt underrette forfatteren herom. Forfatteren skal inden for en frist af mindst 14 dage have lejlighed til at fremkomme med bemærkninger, inden der træffes en afgørelse i Akademisk Råd om antagelse eller forkastelse. Henvisninger: Undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgrader, der trådte i kraft den 1. oktober Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer i forbindelse med ovennævnte bekendtgørelse, vedtaget [dato]. 7

75 Bilag 7.5 Akademisk Råd 13. december 2013 Udkast 23. november 2013 Det Natur og Biovidenskabelige Fakultets vejledning til lederen af forsvarshandlingen og til opponenterne i forbindelse med doktordisputatser I. Indledning af forsvarshandlingen Der er tradition for at doktorand, opponenterne og forsvarslederen samles bag ved auditoriet sammen med doktorer i faget. I øvrigt kan alle tilstedeværende doktorer deltage. Derefter går man præcis på det annoncerede tidspunkt i procession ind i auditoriet. I Studiestræde er der en ceremonimester, som styrer slagets gang. I andre tilfælde må forsvarslederen instruere. Man går i gåsegang med doktorand forrest, derefter den udenlandske opponent, så kommer den lokale opponent, derefter forsvarslederen og eventuelle repræsentanter fra dekanatet, og processionen afsluttes af de deltagende doktorer. Doktorand går op til sin talepult, hvor han forbliver under hele handlingen. Opponenter og doktorer sætter sig og forsvarslederen går op til den anden pult. Fra denne pult taler opponenterne, og forsvarslederen foretager sine annonceringer herfra. Der bør være blomster ved præces pult. II. Bekendtgørelse af forsvarshandlingen Forsvaret kan tidligst finde sted 4 uger efter, at forfatterne har afleveret afhandlingen til fakultetet som en pdf-fil eller i trykte eksemplarer, og afhandlingen i øvrigt er blevet tilgængelige for offentligheden, evt. elektronisk. Tid og sted for forsvarshandlingen skal bekendtgøres senest 4 uger før forsvaret finder sted. Fakultetssekretariatet sørger for bekendtgørelse af forsvarshandlingen på fakultetets hjemmeside og evt. universitetsavisen. Doktoranden træffer aftale med de officielt udpegede opponenter og den, der skal lede forsvarshandlingen, om tidspunktet for denne. III. Forsvarsleder Forsvarshandlingen er offentlig. Forsvaret ledes sædvanligvis af den relevante institutleder eller en anden videnskabelig medarbejder, som institutlederen har udpeget. Forsvarslederen udsender invitationer til forsvarshandlingen til AR og dekanatet. Forsvarslederen skal før forsvaret aftale detaljerne med de deltagende. Doktoranden har ret til at tale i ½ time, men behøver ikke at udnytte denne ret. Normalt starter den udefra kommende opponent og den lokale afslutter. Forsvarslederen bør aftale, hvornår han og opponenterne skal afløse hinanden ved talepulten. Doktoranden bør afslutningsvist have lov til at komme med nogle personlige bemærkninger, herunder at takke opponenterne. IV. Officielle opponenter Det er Akademisk Råd, der udpeger de 2 bedømmelsesudvalgsmedlemmer (sædvanligvis blandt de menige medlemmer) til at være officielle opponenter. Der udpeges kun 2 officielle opponenter. 1

76 Udkast 23. november 2013 V. Uofficielle opponenter Eventuelle uofficielle opponenter skal melde sig til lederen af forsvarshandlingen, inden handlingen begynder. Dog kan lederen af forsvarshandlingen lade senere anmeldte få ordet, men må ikke fratage tidligere anmeldte deres forret. VI. Lokaler og forplejning Forsvarslederens institutsekretariat skal sørger for bookning af lokaler med AV-udstyr, projektor, lærred og talerstol til forsvaret og et specielt mødelokale til opponenterne umiddelbart efter forsvarshandlingen. Det samme lokale kan evt. bruges til begge handlinger. Forsvarslederens institutsekretariat sørger for forplejning (vand, kaffe m.v.) og eventuelt blomster i forsvarslokalet, samt til opponenterne efter forsvarshandlingen. VII. Lydoptagelse Hele forsvarshandlingen skal kunne dokumenteres og lydoptages derfor tillige med der udarbejdes et resumé. Det er forsvarslederens ansvar at bekendtgøre ved forsvarshandlingens start, at lydoptagelsen finder sted. Optagelsen skal efterfølgende opbevares i en forseglet kuvert i Fakultetssekretariatet. Forseglingen kan eventuel afvente, at de officielle opponenter gennemlytter optagelsen, inden de afgiver deres indberetning. VIII. Sprog Forsvaret foregår på dansk eller engelsk. Ved fastsættelse af sproget tages der hensyn til opponenterne. IX. Forsvarshandlingens varighed Hele forsvarshandlingen må højst vare 6 timer, inkl. eventuelle pauser. Forsvarslederen fastlægger tidspunkt, antal og udstrækning af evt. pauser. Hvis doktoranden ønsker det, gives denne ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning på indtil ½ times varighed, hvori der gives en oversigt over afhandlingens emne og de forskningsresultater, der er fremlagt til bedømmelse. Der gives i almindelighed hver af de to officielle opponenter højst 1 ½ time og hver uofficiel opponent højst ¾ time, heri indbefattet den tid, doktoranden behøver for at give svar. Den tid, der gives opponenterne, kan dog efter omstændighederne og efter forsvarslederens beslutning indskrænkes eller udvides. Det er forsvarslederens ansvar at sørge for, at de nævnte tider overholdes. X. Forsvarshandlingens forløb (det følgende skal opfattes som en drejebog for forsvarslederen) Forsvarslederen skal indledningsvis huske, at: give signal til teknikeren om, at båndoptagelsen skal startes præsentere sig selv med navn og titel gøre opmærksom på, at båndoptagelse finder sted 2

77 Udkast 23. november 2013 gøre opmærksom på, at forsvarshandlingen maksimalt må vare 6 timer, og at der (eventuelt) vil blive indlagt pauser byde velkommen, f.eks. med flg. ordvalg: Doktorand, ærede opponenter, doktorer, mine damer og herrer. På Københavns Universitets vegne byder jeg velkommen til denne handling, hvor... titel navn forsvarer sin afhandling afhandlingens titel for den naturvidenskabelige/jordbrugsvidenskabelige doktorgrad. Det af Akademisk Råds nedsatte bedømmelsesudvalg har haft flg. medlemmer:...(formand) titel navn... titel navn... titel navn Akademisk Råd har udpeget 2 officielle opponenter: 1. opponent er:. titel navn 2. opponent er:. titel navn Der har meldt sig følgende uofficielle opponenter:... titel navn... titel navn Hvis andre ønsker at melde sig som uofficiel opponent, kan vedkommende skrive sit navn, titel og arbejdssted på en seddel og aflevere til mig, inden 1. opponenten har afsluttet sit indlæg. eller 3

78 Udkast 23. november 2013 Der har ikke meldt sig uofficielle opponenter. Hvis nogen ønsker at melde sig, kan vedkommende skrive sit navn, titel og arbejdssted på en seddel og aflevere til mig, inden 1. opponenten har afsluttet sig indlæg. Jeg gør opmærksom på, at de officielle opponenter hver har maksimalt 1 ½ time, inkl. den tid doktoranden behøver for at svare. De uofficielle opponenter har hver højst ¾ time, inkl. den tid doktoranden behøver for at svare. Jeg skal herefter spørge, om doktoranden ønsker at udnytte sin ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning på indtil ½ times varighed? Hvis svaret er ja, giver forsvarslederen ordet til doktoranden. Derefter til 1. opponenten. Hvis svaret er nej, giver forsvarslederen ordet til 1. opponenten. Jeg giver hermed ordet til 1. officielle opponent:... titel navn Efter 1. opponent: Der har ikke meldt sig nogen uofficielle opponenter. Jeg skal derfor give ordet til 2. officielle opponent eller Der har meldt sig (yderligere) følgende uofficielle opponenter:... titel navn... titel navn... titel navn Jeg skal derfor - før 2. opponenten får ordet - give ordet til de uofficielle opponenter (disse får ordet i den rækkefølge, de har meldt sig). Når de uofficielle opponenter har afsluttet deres indlæg: Jeg giver hermed ordet til 2. officielle opponent:... titel navn 4

79 Udkast 23. november 2013 Efter 2. opponent: På Københavns Universitets vegne takker jeg de officielle opponenter for deres store arbejde med bedømmelsen af den foreliggende afhandling. De officielle opponenter vil umiddelbart efter handlingen trække sig tilbage for at votere og vil senere kunne meddele resultatet heraf. Jeg giver ordet til doktoranden for en kort bemærkning. Når doktoranden har haft ordet: Jeg erklærer forsvarshandlingen for afsluttet. Forsvarsleder giver signal til tekniker om at slukke for båndoptagelsen. Herefter kan følge eventuelle takketaler, annoncering af reception m.v. XI. De officielle opponenters indberetning I umiddelbar forlængelse af forsvarshandlingen skal opponenterne sikres mulighed for at diskutere og sammen evaluere forløbet af forsvarshandlingen med henblik på at underskrive indberetningen om, hvorvidt de finder, at forsvaret har været fyldestgørende. Til dette formål er der på forhånd reserveret et lokale, som stilles til opponenternes rådighed. Indberetningen skal indeholde: - doktorandens titel og navn - afhandlingens titel og dato for forsvarshandlingen - titler og navne på de officielle opponenter - navn/navne på eventuelle uofficielle opponenter De officielle opponenter kan afgive: 1) en positiv indberetning, dvs. at de to opponenter er enige om, at forsvaret har været fyldestgørende. eller 2) en indberetning, hvor begge opponenter eller den ene af dem ikke anser forsvaret for fyldestgørende. I så fald skal dette begrundes i indberetningen. Henvisninger: Der henvises til reglerne om Forsvaret og de officielle opponenters indberetning, der findes i i bkg. nr. 750 af 14. august 1996 om doktorgrader, jf. hertil Det Naturog Biovidenskabelige Fakultets supplerende regler og procedurer. 5

80 DET NATUR- OG BIOVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 8 Akademisk Råd 13. december 2013 SAGSFREMSTILLING 5. DECEMBER 2013 KU senat FAKULTETSSEKRETARIATET Sagstype Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C Indstilling Det indstilles, at senatsmedlemmerne orienterer om arbejdet i senatet og eventuelle overvejelser om samspillet mellem senatet og AR. Baggrund Den rådgivende Universitetsforsamling på Københavns Universitet, i daglig tale senatet, blev nedsat af rektor i efteråret SCIENCE repræsenteres i senatet af: Professor Niels Kærgård (VIP) Økonomikonsulent Kristian Bjergbakke (TAP) Nastasia Okulova (Studerende) Dekan John Renner Hansen TLF DIR MOB stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Det første møde blev afholdt d. 3. oktober i år. Referatet af dette møde er vedlagt. Der er planlagt følgende mødet i 2014: Torsdag d. 27. feb kl Torsdag d. 22. maj 2014 kl Torsdag d. 30. okt kl Bilag 8.1: Referat af møde i KU senat d. 3. oktober 2013

81 KØBENHAVNS UNIVERSITET Senatet MØDEREFERAT - GODKENDT 13.NOVEMBER 2013 Forum Senatet REKTORSEKRETARIATET Møde afholdt: 3. okt kl Sted: Udvalgsværelse 3 NØRREGADE KØBENHAVN K Referent: John Martinsen, Nele Høgsbro DIR MOB Nele.Hoegsbro@adm.ku.dk REF: NELH

82 Til stede: Rektor Ralf Hemmingsen, prorektor for forskning og innovation Thomas Bjørnholm, prorektor for uddannelse Lykke Friis, universitetsdirektør Jørgen Honoré. Det Teologiske Fakultet: professor mso, Gitte Buch-Hansen (suppleant for professor Niels Henrik Gregersen), studieadministrativ medarbejder Michelle Rommedahl (suppleant for Anne Rahbek-Damm), studerende Anders Martin Lauritsen, dekan Kirsten Busch Nielsen. Det Juridiske Fakultet: professor Morten Broberg, specialkonsulent Christian Riis Stenby, studerende Kristian Heegaard, prodekan og professor Jørn Vestergaard (suppleant for dekan Henrik Dam). Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet: professor Annemarie Thuri Kristensen, kontorfuldmægtig Lene Agersted, studerende Therese Naur, dekan Ulla Wewer. Det Humanistiske Fakultet: lektor Bo Fritzbøger, specialkonsulent Hans- Christian Køie Poulsen (suppleant for Hans Lorenzen), studerende Philip Steen Longos Winkel, dekan Ulf Hedetoft. Det Samfundsvidenskabelige Fakultet: professor David Dreyer Lassen, økonomikoordinator Tom Kozuch, studerende Helene Skovhøj Henriksen, dekan Troels Østergaard Sørensen. Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet: professor Niels Kærgård, økonomikonsulent Kristian Bjergbakke, dekan John Renner Hansen. Næstformand i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU), Ingrid Kryhlmand. Formand for Studenterrådet, Gwen Gruner-Widding. SIDE 2 AF 11 Fra sekretariatet: Vicedirektør Steen Ulrich, gruppeleder Torben Rytter Kristensen, gruppeleder John Martinsen, fuldmægtig Nele Høgsbro. Fraværende: Fra Det Juridiske Fakultet dekan Henrik Dam, fra Det Humanistiske Fakultet økonomimedarbejder Hans Lorenzen, fra Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet studerende Nastasia Okulova, fra Det teologiske Fakultet professor Niels Henrik Gregersen og forskningsformidler Anne- Grethe Rahbek. Lykke Friis forlod mødet kl Jørgen Honoré forlod mødet kl Annemarie Thuri Kristensen forlod mødet kl Dagsorden: 1. Velkomst og præsentation ved rektor

83 Rektor bød velkommen til dette første senatsmøde og konstaterede, at der ikke siden det sidste møde i Konsistorium i 2004 har eksisteret et tværgående forum for medarbejdere, studerende og ledelse på centralt niveau, hvor man mødes og drøfter både aktuelle sager og temaer af betydning for hele universitetet med henblik på at styrke universitetets kerneydelser, sammenhæng og samarbejde. Senatet forventes at opfylde dette behov uden at forsøge at genoplive det gl. Konsistorium. Det påtænkes at senatet træder sammen til ordinære møder en til to gange i semestret, og derudover vil senatet om nødvendigt også kunne indkaldes til møde med kort varsel. SIDE 3 AF 11 Der var ingen bemærkninger til dagsordenen, hvorefter medlemmerne præsenterede sig selv med navn og stilling. Enkelte var suppleanter for medlemmer (se Til stede ovenfor). Rektor orienterede om, at mødet var åbent for hele universitetsbefolkningen. Universitetsavisen var til stede med journalist og fotograf; senatet gav tilladelse til at sidstnævnte kunne tage billeder under præsentationsrunden, men ikke under selve mødet. 2. Drøftelse af udkast til forretningsorden Rektor fremlagde udkast til forretningsorden og betonede, at der er lagt vægt på senatets virke som et forum for gensidig drøftelse mellem medarbejdere, studerende og ledelse. Møderne vil være åbne for universitetsbefolkningen (herunder Universitetsavisen, der er en del af universitetsbefolkningen), men ikke offentlige. Der vil kunne blive inviteret eksterne gæster, hvis det skønnes relevant. I forlængelse af 2 vil der blive udarbejdet et overordnet årshjul, hvori der indarbejdes en årlig drøftelse af KU s økonomiske perspektiver og budget (dette vil ske forud for forelæggelsen i bestyrelsen og således finde sted på et efterårsmøde) samt en årlig drøftelse af KU s samlede udvikling (herunder de styringsmæssige rammer, som f.eks. Målplan og Udviklingskontrakt). Paragrafferne blev gennemgået en for en. 1 Ingen bemærkninger. 2 Ingen bemærkninger. 3: På forespørgsel vedr. 3, stk. 3 understregede rektor at (VIP-, TAP-, og studenter-) senatsmedlemmerne fungerer som bindeled mellem senatet og Akademisk Råd, men ikke repræsenter Akademisk Råd i senatets arbejde,

84 således at medlemmerne kan agere med en vis frihed i forhold til deres respektive fakultet. SIDE 4 AF 11 Efter en drøftelse af mødernes forberedelse og medlemmernes involvering heri, besluttede rektor, at der nedsættes et mødeforberedende udvalg på fem personer, bestående af en repræsentant for hhv. VIP-, TAP- og studentersiden blandt senatsmedlemmerne samt en dekan og rektor. Grupperne i senatet udvælger hver især selv deres medlem, dog således at det sikres, at flest mulige fakulteter er repræsenteret i udvalget. En passus om mødeforberedende udvalg tilføjes. (Tilføjes 8) 4: Rektor konkluderede i forlængelse af gennemgangen af 4, at det er den faste suppleant i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU), der er suppleant for HSUmedlemmet i senatet. (Indføres i 3) 5: På baggrund af et medlems forespørgsel vedr. 5: stk. 7, besluttede rektor at sætningen ændres til Materialet gøres tilgængeligt for universitetsbefolkningen hurtigst muligt efter. Ligeså rettes "medhør" i 5, stk. 5 til "medfør". Ovenstående tilføjes 5. 6: Efter en drøftelse af antallet af medlemmer, der gennem en skriftligt fremsættelse af dagsorden kan begære et møde afholdt, besluttede rektor at der ændres i 6, stk. 3 til at formanden skal indkalde senatet, når mindst 8 af rådets medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom med forslag til dagsorden. Ovenstående tilføjes 6. 7 Ingen bemærkninger. 8: Vedr. 8, stk.5, besluttede rektor på baggrund af drøftelse med senatet, at det nævnte antal ændres til " Mindst 8 af senatets medlemmer kan skriftligt kræve punkter optaget på dagsordenen." Ovenstående tilføjes 8. Efterfølgende er passus om mødeforberedende udvalg tilføjet 8. 9 Ingen bemærkninger. 10 Ingen bemærkninger.

85 11: Rektor forklarede i forlængelse af gennemgangen af 11, at bestemmelsen er tænkt som et vindue for evt. skriftlig behandling. Mht. hvilke type sager der kan blive tale om, nævnte rektor som eksempel høringssager vedr. organiseringen af forskningsråd, men understregede samtidig, at det ikke er tanken at høre senatet i alle sager. Der kan ligeledes foretages høringer forud for et møde, ligesom bestyrelsen evt. kan tænkes at ville fremsætte en høring i senatet. SIDE 5 AF Ingen bemærkninger. 13: Rektor understregede i forbindelse med behandlingen af 13, at bestemmelsen skal supplere 7 om enkeltstående frafald og markere, at en suppleant overtager pladsen som medlem i senatet, hvis det ordinære medlems fravær varer over 6 mdr. 14 Ingen bemærkninger. 15: Efter en drøftelse om hjemlen til at nedsætte og udstede senatets forretningsorden, udtalte rektor, at han fandt, at senatet som rådgivende organ får størst legitimitet ved at det er rektor, der udsteder senatets forretningsorden. 15 fastholdes som forelagt. 16 Ingen bemærkninger. Vedr. 17 og 18 var der enighed om, at disse bestemmelser er overflødige i regi af forretningsordenen, hvorfor paragrafferne udgår. Rektor tilkendegav samtidig, at der foretages evaluering af senatets virke efter 2 år. På forespørgsel om der skal være en bestemmelse om senatets mulige ophævelse bemærkede rektor, at forretningsorden med forsæt ikke indeholder nogen passus herom, idet rektor ikke anser dette for realistisk, nu hvor senatet er nedsat. Formelt vil det imidlertid være rektor der i givet fald kan nedlægge senatet. Rektor konkluderede fsva. forretningsordenen, at denne nu færdiggøres på baggrund af drøftelsen og udstedes. 3. Temadrøftelse: Internationalisering på Københavns Universitet Prorektor for forskning og innovation, Thomas Bjørnholm og rektor indledte temadrøftelsen i henhold til det udsendte notat, som redegør for KU s for-

86 skellige typer af initiativer på internationaliseringsområdet, målrettet både forskere, studerende og medarbejdere, danske såvel som udenlandske. Ledelsens ønske er at høre senatets ideer til, og tanker omkring, hvordan KU kan optimere sin internationaliseringsindsats og hvordan KU kan bruge denne indsats som et middel til at udvikle og styrke kerneydelserne forskning og uddannelse. Thomas Bjørnholm fremhævede, at internationaliseringens grundlag stedse er de enkelte forskeres forbindelser og samarbejder med udenlandske miljøer, dette skal ikke ændres, men det må konstateres, at en stigende del af forskningsfinansieringen kommer fra ekstern finansiering, hvorfor spørgsmålet om hvordan vi kan understøtte og stimulere dette er vigtigt, ligesom spørgsmål om understøttelse af international rekruttering, talentudvikling og overvindelse af sprogbarrierer er vigtige. Rektor tilføjede, at KU udover de i notatet nævnte initiativer vedr. internationalisering på studenterområdet også ser den kommende udrulning af studiemiljøplanen i 2014 som en løftestang for området, særligt i forhold til fastholdelse af de udenlandske studerende og kandidater. Et andet initiativ er Center for Internationalisering og Parallelsproglighed (CIP) på HUM, som varetager den didaktiske side af parallelsproglighed i undervisningen. Der udestår dog stadig en drøftelse af hvordan KU fremadrettet skal håndtere en eventuel dobbeltsproglighed i Akademiske Råd, Institutråd og på det generelle administrative område. Rektor og prorektor Thomas Bjørnholm pointerede samtidig, at kortlægningen af de barrierer der virker hæmmende for en fremadskridende internationalisering fra politiske og lovgivningsmæssige barrierer til kulturelle og sociale barrierer samt udformningen af forskellige typer af løsningsforslag stadig pågår og er nødvendig for at udfolde potentialet for internationalisering på KU. Senatet drøftede derefter med udgangspunkt i notatet en række forhold. Referatet er struktureret efter de tematikker, der blev anslået. SIDE 6 AF 11 Internationaliseringsstrategi og samarbejds- og udvekslingsaftaler: Der blev efterlyst en mere sammenhængende internationaliseringsstrategi. I den skal vi se på hvor vi har vores styrkeområder og hvad vi vil fokusere på. Og så bør vi have en generisk database/indgang over de lokale samarbejdsaftaler der må være på KU's fakulteter med udenlandske universiteter på både forsker- og udvekslingsniveau, således at disse med en fælles internationaliseringsstrategi kan blive styrket. Hertil sagde rektor, at selvom det kunne være ønskeligt med en sådan oversigt, vil det ikke være praktisk muligt, idet området vil være for dynamisk og en sådan database derfor ikke vil væ-

87 re udtømmende. Vi kan måske lave en kortlægning af de universiteter vi har udvekslingsaftaler med, men ikke en oversigt over samtlige aftaler. Rektor fandt, at det kan være rigtigt ikke at skelne så kraftigt imellem I- og U-lande i en internationaliseringsstrategi, dog bør der arbejdes på at få flere samarbejdspartnere i BRIK- og next11-landene og på at koble studentersiden på allerede eksisterende forskningssamarbejder i disse lande. Og i forbindelse med dette, kan der bestemt tænkes en systematisk tilrettelæggelse, også på tværs af fakulteterne. SIDE 7 AF 11 Parallelsproglighed og dobbelt sproglighed: Vedr. den fremtidige eventuelle beslutning i forhold til dobbeltsproglighed og de økonomiske konsekvenser, der vil følge af at skulle operere med to sprog i administrationen, forklarede rektor, at man allerede decentralt konkret tager stilling til, hvilket sprog der tales i de forskellige organer, afhængigt af behovet, men at der formodentlig ikke vil blive taget en central beslutning herom. Hensigtsmæssighed må være det styrende kriterium. Der foregår dog allerede en diskussion i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) vedr. dette og hvordan man evt. klæder medarbejdere på igennem opkvalificering m.v., ligesom problematikken også drøftes på sektorniveau i Danske Universiteter. Senatet udtrykte ønske om, at ledelsen fastholder sit fokus på også at inkludere fx fransk og tysk i forhold til drøftelserne omkring parallelsproglighed. Det blev samtidig påpeget, at det ikke kun er VIP'erne der her er relevante, sprogproblematikken er også en udfordring der omfatter TAP'erne. TAP ernes kompetencer ift. internationalisering kan også stimuleres af en større grad af udsendelse af TAP'erne. Rektor oplyste, at der er en rapport undervejs fra Arbejdsgruppen om brug af engelsk som administrativt sprog, om problematikken om administration og fremmedsprog, ved siden af det arbejde der i øjeblikket pågår vedr. studerende, der ikke går på egentlige sprogstudier. Et medlem forklarede, at der er behov også for opkvalificering af de studenteransatte, der ikke formår at give internationale studerende vejledning på tilstrækkeligt højt (fremmed-)sprogligt niveau. I forhold til didaktisk opkvalificering af undervisere, der varetager undervisning på engelsk, oplyste rektor at CIP varetager denne opkvalificering gennem udvidelse af deres tilbud. Der blev i senatet givet udtryk for at vi også må erkende, at internationaliseringen også har et harmoniseringsaspekt, og at universitetet ikke bare skal

88 blive en enhed der fungerer på samme vis alle steder. Internationalisering skal ikke automatisk medføre ensartethed. Rektor var enig i, at der er en fare for identitetstab, men fandt dog, at der er et stykke vej endnu inden dette bliver aktuelt. SIDE 8 AF 11 Praktiske barrierer ved ud- og indrejsende forskere og studerende: Flere senatsmedlemmer beklagede de lovgivningsmæssige og praktiske barrierer, der ofte hindrer en god cirkel, hvor de udrejsende studerende og ph.d.ere - som gode repræsentanter/ambassadører for KU - ofte får udenlandske kontakter og kollegaer til Danmark, hvorefter den udenlandske kollega og evt. medfølgende ægtefælle oplever massive bureaukratiske barrierer for at etablere sig i Danmark. Besværlighederne gælder også den anden vej; at den udrejsende danske studerende eller forsker oplever adskillige tidskrævende forhindringer. Det er paradoksalt med disse barrierer, når man fra politisk side ønsker øget udveksling med omverden på vidensområdet. Rektor var enig i problematikken, han fandt det ikke troværdigt for KU at gå ud og reklamere for at komme til KU/DK generelt, men bilateralt kan man udbygge sine kontakter. Han tilkendegav, at vi skal have opsummeret de barrierer der eksisterer (fx skattemæssige uklarheder), evt. i samarbejde med relevante parter fra erhvervslivet, og så forsøge at få dem løftet op på relevant politisk niveau. Senatet udtrykte generelt stor tilfredshed med KU s International Staff Mobility-initiativ og service. Et medlem bemærkede dog, at internettet med fordel kan udbygges og foreslog, at man kunne etablere en fælles (studenter-) indgang på KU s hjemmeside for International Staff Mobility. Samt at vi skal være opmærksomme på, at intranettets oplysninger ikke er tilgængelige udenfor KU. Sociale og kulturelle barrierer for indrejsende forskere og studerende: Der var bred enighed i senatet og hos ledelsen om, at en stor del af udfordringen med at inkludere og fastholde udenlandske studerende, kandidater og forskere i høj grad handler om sociale og kulturelle faktorer, Der blev givet udtryk for, at vi som danskere er for svære at komme ind på livet af, dette ved siden af de praktiske problemer med bolig og jobs til medfølgende ægtefæller. Det fører samlet til risiko for, at både forskere og studerende rejser hjem med dårlige oplevelser og at de dermed bliver dårlige ambassadører for både KU og DK. Overfor dette blev det foreslået at sætte mere systematisk ind med mentorgrupper. Og det blev forslået, at man måske kunne indføre en form for turnus-integration, hvor man inviterer de nye kolleger hjem. Overfor boligmangel hos udenlandske (full degree-)studerende bemærkede rektor, at KU's

89 boligfond er på vej og at der via boligfonden og en eventuel medfinansiering evt. kan afhjælpes nogle af problemerne. Og så forventes den kommende studiemiljøplan at medvirke til at dæmme op for de (udenlandske) studerendes ensomhed, forklarede rektor, der samtidig tilkendegav, at den psykiske studiemiljøplan skal udvides til også at omfatte internationale studerende. Alle var enige om, at såvel hjemvendte som herblivende, udenlandske studerende og kandidater, der har oplevet tilfredshed med deres studie og studiemiljø, fungerer som gode ambassadører for KU. Et medlem foreslog, at man på studierne konkret burde blande de faglige internationale og danske miljøer bedre, til gavn for alle, fagligt som socialt. SIDE 9 AF 11 Internationalisering via undervisning: Det blev påpeget, at STÅ-regnskabet i sig selv kan være en hindring. Og at online og mere blended learning kunne medvirke til at åbne op. Og at der også skal ses på internationaliseringen ud fra et didaktisk perspektiv. Rektor redegjorde for den komplicerede STÅ-debat, hvor man fra politisk side er gået væk fra den omvendte STÅ, således at denne stadig ligger på universiteterne og ikke følger den studerende. Der arbejdes politisk på en ændring heraf, men sagen er pt. uafklaret. Fsva. det interne STÅ-regnskab medgav rektor, at ej heller dette er simpelt, og dette giver udfordringer vedr. indvendig mobilitet og gensidige betalinger. I øjeblikket foregår dialog med CBS om mulighed for at tage kurser på tværs af CBS og KU. Øvrige bemærkninger fra senatet: Et senatsmedlem pointerede, at KU skal betragte arbejdsmarkedet globalt og at KU derfor også må overveje/forsøge at forudsige, hvor dets kandidater skal hen efter endt uddannelse og hvilke kompetencer der i denne forbindelse kræves og dermed tilbydes under studiet. Rektor var enig: KU står overfor et kvalitativt skifte, hvor internationaliseringsområdet i høj grad er blevet endnu mere dynamisk og samtidig bredt ud til alle områder af universitets virke og grupper forskning, undervisning, medarbejdere og studerende. Rektor udtrykte enighed med et senatsmedlems fremhævelse af den amerikanske sabbatical-ordning som en model der potentielt kunne understøttende det internationale samarbejde, men afviste umiddelbart at KU bør finansiere dette med estimerede ca mio. om året.

90 På forespørgsel forklarede rektor, at KU ikke har forventning om at kunne indføre en art passus om spousestilling i overenskomsterne dette må løses lokalt, formelt og uformelt. SIDE 10 AF 11 Rektor takkede for en god drøftelse. 4. Drøftelse af emner på kommende møder (inkl. mødedatoer for 2014) Rektor orienterede om datoer for senatets møder i 2014: Torsdag d. 27. februar 2014 kl Torsdag d. 22. maj 2014 kl Torsdag d. 30. oktober 2014 kl Vedr. emner for temadrøftelser på næste møde nævnte rektor: Studiefremdriftsreformen Kommunikation Akkreditering Senatsmedlemmerne havde yderligere forslag: Unge forskere på tidsbegrænsede stillinger (i forhold til fastholdelse) Prisopgaver (som virkemidler, hvordan kan disse bruges på fakulteterne?) Studiemiljø og hvordan TAP deltager heri Studieforankring Rektor fandt med udgangspunkt i disse forslag at næste mødes temadrøftelse kunne bestå af to dele: En del på knap tre kvarter/40 minutter, hvor der drøftes studiefremdriftsreform og de tilknyttede udfordringer i forhold til at opfylde regeringens målsætning om øget gennemførselshastighed. En del på fem kvarter, der deles op i to: o En del om studenter-underviser-relationer (en uformel drøftelse af hvordan man skaber en god kultur). o En del om det indre marked og hvordan man skaber gode studenterrelaterede brobygninger. Rektor bemærkede, at næste møde vil blive tilrettelagt sammen med det mødeforberedende udvalg, der tidligere på mødet blev besluttet nedsat. 5. Evt.

91 Intet nævnt. SIDE 11 AF 11 Mødet sluttede kl Næste ordinære møde finder sted torsdag d. 27. februar 2014 kl

92 FAKULTETSSEKRETARIAT KØBENHAVNS UNIVERSITET Punkt 9 Akademisk Råd 13. december 2013 Mødetitel og dato: Akademisk Råd den 13. dec Sag: Høring vedr. "Rapport om brug af engelsk som administrativt sprog på KU". Sagsbehandler: Pernille Witten Mogensen LEDELSESFORKLÆDE 5. DECEMBER 2013 Indstilling: Godkendelse Orientering Strategisk drøftelse SCIENCE FAKULTETSSEKRETARIATET Det indstilles, at Akademisk Råd drøfter "Rapporten om brug af engelsk som administrativt sprog", samt ikke mindst anbefalingerne i bilag 1. Baggrund: SCIENCE har modtaget høring fra LT, hvoraf fremgår, at rapporten nu sendes til fakulteterne mhp. kommentering i de Akademiske Råd og FSU. Rapporten vil ligeledes blive drøftet i SLT. SCIENCE ledelsessekretariat skal udforme ét samlet fakultetssvar med frist medio januar Til orientering er rapporten behandlet på Hovedsamarbejdsudvalget på møde den 4. december. I forlængelse af høringen tager LT endelig stilling til rapportens anbefalinger. BÜLOWSVEJ FREDERIKSBERG C TLF DIR pm@science.ku.dk REF: PM Oplæg til drøftelse: KU s Ledelsesteam (LT) besluttede tidligere i år at nedsætte en tværfakultær arbejdsgruppe, der skulle undersøge behov og udfordringer vedrørende brug af engelsk som administrativt sprog på Københavns Universitet. I rapporten anbefales det, at målrettet parallelsproglighed efter et hensigtsmæssighedsprincip må være KU s overordnede sprogpolitiske mål (jf. side 15). Rapporten indeholder konkrete anbefalinger til, hvorledes KU kan nå dette sprogpolitiske mål, og disse anbefalinger konkretiseres i en handleplan (jf. rapportens bilag 1). LT tilsluttede sig de overordnede linjer i rapporten og besluttede, som led i den videre proces at sende rapporten i bred høring på fakulteterne. Der var

93 enighed om, at høringen skal have sigte på handleplanen, men at der også skal være mulighed for at afgive mere generelle bemærkninger. SIDE 2 AF 2 Fakulteterne bedes om at sammenfatte deres svar fra de enkelte instanser, således at der fremkommer ét samlet fakultetssvar, struktureret efter nedenstående spørgsmål: 1. Genkender enhederne den kortlægning af status og udfordringer vedrørende brug af engelsk i administrationen, som fremgår i rapporten (jf. side 7 og 14)? Er der væsentlige udfordringer/problemer, der ikke bliver nævnt i rapporten? 2. Har KU s enheder konkrete udfordringer ift. valg af sprog, f.eks. i forbindelse med at afholde møder, tage referater og/eller udarbejdelse af andet skriftligt materiale? 3. Har enhederne kommentarer til anbefalingerne og handleplanens punkter vedrørende Udmøntning af parallelsprogspolitikken (jf. side og bilag 1, side 1), som bl.a. indeholder anbefalinger til valg af sprog i officielle organer? 4. I rapporten anbefales det bl.a., at alle nye udenlandske medarbejdere automatisk tilmeldes et intro-kursus i dansk, og at danske medarbejdere tilbydes engelskkurser, hvis de har behov for at forbedre deres engelskkompetencer (jf. side 16 og bilag 1, side 2-3). Er KU s enheder enige i disse anbefalinger? Hvorfor/hvorfor ikke? 5. I rapporten skitseres konkrete anbefalinger under seks overskrifter: 1) Udmøntning af parallelsprogspolitikken, 2) Kompetencer, 3) Skriftlig og mundtlig kommunikation, 4) Webkommunikation 5) Den flersproglige arbejdsplads og 6) Videndeling og best practice. Hvilke anbefalinger bør prioriteres højst? Hvorfor? 6. Evt. mere overordnede/generelle forhold og betragtninger, som man finder, bør indgå i det videre arbejde? Bilag 8.1: "Rapporten om brug af engelsk som administrativt sprog på KU". Rapporten findes også i en engelsk udgave.

94 KØBENHAVNS UNIVERSITET Rapport om brug af engelsk som administrativt sprog på KU Til rektor og KU s ledelsesteam Oktober 2013

95 Indholdsfortegnelse 1 SAMMENFATNING ARBEJDSGRUPPENS OPGAVE Definitioner og afgrænsning STATUS FOR BRUGEN AF ENGELSK PÅ FAKULTETER OG I FÆLLESADMINISTRATIONEN Fakulteterne og BRIC Fællesadministrationen Opsummering af status for brugen af engelsk på fakulteterne og BRIC (jf. bilag 5) Opsummering af status for brugen af engelsk i Fællesadministrationen DE VÆSENTLIGSTE PROBLEMER VEDRØRENDE BRUGEN AF ENGELSK SOM ADMINISTRATIVT SPROG Den formelle kommunikation Webkommunikation Internet og hjemmesider KUnet Kommunikationen på det lokale niveau Ledelsesmæssig forankring Integration og sociale behov Opsummering af de væsentligste problemer vedrørende brug af engelsk som administrativt sprog MÅL, ANBEFALINGER, HANDLINGSPLAN OG RESSOURCEOPGØRELSE Anbefalinger Udmøntning af parallelsprogspolitikken Kompetencer Skriftlig og mundtlig kommunikation Webkommunikation Den flersproglige arbejdsplads Videndeling og best practice Handleplan og ressourceopgørelse BILAGSOVERSIGT SAMLET DOKUMENTOVERSIGT

96 1 Sammenfatning Knap en tredjedel af Københavns Universitets VIP-ansatte og knap en tiendedel af de studerende er i dag udenlandske. Internationaliseringsindsatsen har hidtil koncentreret sig om forskning og uddannelse, bl.a. via universitetets parallelsprogspolitik. Også i administrationen er de parallelsproglige udfordringer blevet betydeligt skærpet gennem de seneste år. Denne rapport rummer en kortlægning af disse udfordringer samt anbefalinger til, hvordan KU kan imødegå dem. Rapporten er udarbejdet af Arbejdsgruppen om brug af engelsk som administrativt sprog, som LT nedsatte i januar Gennem gruppens arbejde er en række udfordringer kommet for dagen. Deriblandt ikke mindst, at udenlandske medarbejdere ofte oplever, at de pga. sproglige barrierer ikke modtager den information, som de har behov for i deres arbejde. Denne gruppe af medarbejdere oplever i mange tilfælde at være dårligt integreret i fællesskabet på arbejdspladsen. Omvendt er engelsk blevet det fremherskende sprog også i administrationen en del steder på universitetet. Her er der dansksprogede medarbejdere, f.eks. tillidsrepræsentanter, der af sproglige grunde oplever ikke at kunne tage del i arbejdet i tilfredsstillende grad. Arbejdsgruppen finder, at det overordnede mål for KU s sprogpolitiske bestræbelser i de kommende år må være, at kommunikationen på og fra universitetet uden barrierer kan ske på det sprog (dansk eller engelsk), som det i den givne situation er mest formålstjenligt at bruge, eller på begge sprog, hvis det er mest formålstjenligt. Arbejdsgruppen forstår dette som målrettet parallelsproglighed. Rapporten indeholder seks overordnede anbefalinger til, hvorledes KU kan nå det sprogpolitiske mål: 1. Der skal udstikkes klare retningslinjer for sprogbrug i kommunikationen på og fra universitetet samt i officielle organer. Den parallelsproglige indsats skal have solid ledelsesmæssig forankring med fokus på evaluering og opfølgning. 2. Medarbejdere skal ikke pga. manglende sprogkundskaber savne information, som er nødvendig for deres arbejde. 3. Den skriftlige og mundtlige kommunikation skal kunne foregå på dansk, på engelsk eller på begge sprog alt efter, hvad der er mest formålstjenligt. 4. KU s webplatforme skal formidle den eksterne og interne kommunikation således, at nuværende og fremtidige medarbejdere, studerende og eksterne samarbejdspartnere finder den information, som de søger, uden sproglige barrierer. 5. KU skal som flersproglig arbejdsplads støtte udenlandske medarbejderes integration såvel som danske medarbejderes forståelse for det interkulturelle. 6. Bl.a. gennem etablering af en ny engelsksproglig serviceenhed skal videndeling og best practice faciliteres. 2

97 Rapporten konkretiserer disse anbefalinger i en handleplan med ressourceopgørelse (jf. bilag 1). Handleplanen medfører medudgifter på en række områder, for en stor dels vedkommende dog kun initialt. 2 Arbejdsgruppens opgave Den 23. januar 2013 besluttede Ledelsesteamet (LT) at nedsætte en tværfakultær arbejdsgruppe med sekretariatsbetjening af KU KOM. Arbejdsgruppen skulle undersøge nuværende behov og udfordringer samt skitsere en handlingsplan vedrørende brug af engelsk som administrativt sprog på Københavns Universitet. Arbejdsgruppens sammensætning blev godkendt på et direktionsmøde den 13. marts 2013 på baggrund af fakulteternes indstilling (jf. bilag 2), og arbejdsgruppen fik til opgave at udarbejde en rapport til LT, der skulle: 1. Kortlægge problemstillingen og tilhørende udfordringer ift. brug af engelsk som administrativt sprog. 2. Afdække nuværende behov for at kunne agere på både dansk og engelsk i organisationen. 3. Skitsere en handlingsplan med konkrete anbefalinger til LT. Direktionen pålagde formanden og sekretariatet at udarbejde forslag til kommissorium til forelæggelse på første udvalgsmøde. Følgende kommissorium blev vedtaget på arbejdsgruppens første møde den 18. april 2013 (jf. bilag 3): 1. Som baggrund for sit arbejde får udvalget en orientering om KU s nuværende parallelsprogspolitik og ligeledes en orientering om denne politiks placering i det universitetspolitiske landskab. 2. Gennem medlemmerne indhenter udvalget korte beskrivelser af status for brugen af engelsk og vurderinger af behov for ændringer på området på fakulteter og i FA. 3. På baggrund af medlemmernes vurderinger af status for brugen af engelsk og vurderinger af behov for ændringer planlægges og gennemføres en undersøgelse, evt. i samarbejde med et eksternt konsulentbureau, af de væsentligste problemer ift. brug af engelsk som administrativt sprog på KU. 4. På grundlag af undersøgelsen foretager udvalget sin kortlægning af problemstillingen med tilhørende udfordringer og skitserer det mål, som KU anbefales at arbejde henimod, når det gælder brugen af engelsk som administrativt sprog hhv. brugen af dansk og engelsk parallelt. 5. Udvalget opstiller handlingsplan (med ressourceopgørelse) for de tiltag, der vil være nødvendige til målets indfrielse. Handlingsplanen rummer konkrete anbefalinger. 6. Udvalget udarbejder en rapport til LT om sit arbejde. Rapporten omhandler kortlægningen af problemstillingen med tilhørende udfordringer, det mål, som udvalget anbefaler KU at arbejde henimod, når det gælder brugen af engelsk som administrativt sprog hhv. brugen af dansk og engelsk parallelt, og den handlingsplan inkl. konkrete anbefalinger, som udvalget anbefaler. 3

98 Arbejdsgruppen har tilrettelagt sit arbejde efter kommissoriets enkeltpunkter. Arbejdet har taget udgangspunkt i KU s sprogpolitik. Denne så dagens lys i 2008 som del af Destination 2012 (jf. bilag 4). Udgangspunktet for sprogpolitikken er princippet om parallelsprog. Dette princip er videreført i Strategi 2016, ifølge hvilken KU fortsat skal satse på parallelsprog. Med parallelsproglighed som bærende sprogpolitisk princip ligger KU på linje med flertallet af nordiske universiteter. Sprogpolitikkerne ved de øvrige danske universiteter går i en lignende retning, om end der er indbyrdes forskelle. I den internationale kontekst er billedet ikke væsentligt anderledes. Ikke-engelsktalende universiteter som f.eks. Universiteit Leiden og Universiteit van Amsterdam har lignende sprogpolitikker og i øvrigt også ofte udfordringer, der svarer til dem, vi møder på KU (jf. notat fra US om internationaliseringsbenchmark). KU adskiller sig således ikke markant fra andre lignende universiteter, når det gælder parallelsproglighed som redskab for internationalisering af forskning og uddannelse. I takt med KU s fokus på internationalisering, øget rekruttering af udenlandske forskere (graf 1) og stigning i antallet udenlandske studerende (graf 2) er de parallelsproglige udfordringer også i administrationen blevet betydeligt skærpet gennem de seneste år. Med gode løsninger på disse udfordringer vil KU som dansk universitet og flersproget arbejdsplads tage endnu et skridt i arbejdet på at forbedre sin position i en hård international konkurrence (jf. Strategi 2016 s. 10). Graf 1: Udvikling i andelen af udenlandske VIP i procent i perioden Q2 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q Note: Dykket i Q skyldes, at forskere ansat under forskerbeskatningsordningen pga. en registreringsfejl ikke er talt med i dette kvartal. 4

99 Graf 2: Udviklingen i antal internationale studerende på KU s fuldtidsuddannelser Antal Internationale studerende i alt, heraf nordiske Antal I alt nordisk År 2.1 Definitioner og afgrænsning KU s Center for Internationalisering og Parallelsproglighed (CIP) har følgende definition af parallelsproglighed: Parallelsproglighed er, når to sprog opleves som ligeværdige inden for en bestemt sproglig praksis, og at valg af sprog er bestemt af, hvad der er mest hensigtsmæssigt i den givne situation. På KU er de to sprog engelsk og dansk. Arbejdsgruppen har her lagt vægt på ordet hensigtsmæssighed og vil i afsnit 5 introducere og definere begrebet målrettet parallelsproglighed som det overordnede mål for KU s fremtidige sprogpolitiske bestræbelser. Netop som udmøntning af parallelsprogspolitikken har arbejdsgruppen også lagt vægt på, at overvejelser om engelsk som administrativt sprog må gå hånd i hånd med overvejelser om dansk som administrativt sprog. Arbejdsgruppen har herudfra defineret administrativt sprog som den sprogbrug, der ikke direkte er led i forskning eller undervisning. Der kan være tale om mundtlig og skriftlig kommunikation, intern og ekstern kommunikation samt kommunikation på såvel engelsk som dansk. Det er indlysende, at grænserne ikke kan drages entydigt mellem administration og forskning eller mellem administration og uddannelse. Det samme gælder grænserne mellem sprogbrug og kultur, derunder forvaltningskultur. Også den sociale integration af udenlandske medarbejdere og studerende spiller en rolle i forbindelse med de pågældendes evne til at forstå deres danske kollegaer. Administrativt sprog er med andre ord andet og mere end sprog. Det omfatter arbejdskonteksten, 5

100 menneskelige relationer samt kulturforståelse og medarbejdernes oplevelse af at høre til og at være inddraget i universitetets hverdag. For at indfri kommissoriets punkter har arbejdsgruppen foretaget en række delundersøgelser med forskellige mål, felter og metoder. Der er inddraget baggrundsmateriale om sammensætningen og størrelsen af gruppen af udenlandske medarbejdere, interviews med nøglepersoner, kvantitative og kvalitative undersøgelser vedrørende sproglige kompetencebehov, statistiske opgørelser, uddrag af APV en samt en fokusgruppeundersøgelse foretaget af Rambøll og omfattende VIP, ph.d./postdoc, TAP og studerende. Sidst, men ikke mindst har arbejdsgruppemedlemmerne selv bidraget ud fra egne erfaringer med og kendskab til det parallelsproglige landskab på KU. Arbejdsgruppen har været meget opmærksom på, at opgaven med at kortlægge problemstillingen og at skitsere mål og anbefalinger er af betydelig kompleksitet. Men gruppen har samtidig holdt sig for øje, at den måtte arbejde på et alment niveau for at kunne overholde den fastsatte tidsramme. Detaljer og nuancer har måttet vige for mere overordnede og repræsentative overvejelser. 3 Status for brugen af engelsk på fakulteter og i Fællesadministrationen Arbejdsgruppen har kortlagt status for brug af engelsk som administrativt sprog, herunder brugen af engelsk i officielle organer, på alle seks fakulteter samt i de FA-afdelinger, som var repræsenteret i arbejdsgruppen, og på BRIC (jf. bilag 5). Kortlægningen fremhæver en række fælles problemer vedrørende sprogbrug i administrative sammenhænge. De væsentligste er fremhævet i opsummeringen forneden. De fleste fakulteter beskriver situationen som det, at de befinder sig i et vadested, hvor der savnes klare retningslinjer og minimumskrav. Den aktuelle status for brugen af engelsk på fakulteter og i Fællesadministrationen kan kort beskrives som følger: 3.1 Fakulteterne og BRIC Der findes ikke lokale sprogpolitikker på fakulteterne. Dansk er i høj grad det administrative arbejdssprog, men der er en stigende brug af engelsk, især på de institutter, hvor der er mange udenlandske medarbejdere. På BRIC er engelsk arbejdssprog og al formel kommunikation er på engelsk. På alle fakulteter er der et generelt ønske om at fremme parallelsproglighed, men ikke ressourcer til at gøre det tilfredsstillende. Af den grund efterlyses retningslinjer og minimumskrav til hjælp for prioritering af indsatser. 3.2 Fællesadministrationen Dansk er arbejdssprog. Der tages ofte stilling til oversættelse (dansk til engelsk) fra opgave til opgave, derunder til, om der skal oversættes 1-til-1 eller versioneres til en ikke-dansktalende målgruppe. Der savnes oversættelser på nationalt niveau af bekendtgørelser mv. FA-afdelingerne efterlyser øget koordination og videndeling mellem FA og fakulteter om allerede oversatte tekster samt bedre ressourceanvendelse på området. Det drøftes f.eks., hvordan KU kan forberede sig på den situation, at et bestyrelsesmedlem eller en leder ikke behersker dansk. 6

101 3.2.1 Opsummering af status for brugen af engelsk på fakulteterne og BRIC (jf. bilag 5) JUR Dansktalende forskere har anført, at de helt vil undlade at deltage i møder, hvis møderne foregår på engelsk, selvom der er mulighed for at ytre sig på dansk. Udenlandske medarbejdere kan ikke gøre deres indflydelse gældende i alle kollegiale organer pga. manglende sprogkundskaber eller tilgængelighed af engelsk materiale. HUM Institutterne er afhængige af oversættelser fra fakultetet og FA pga. manglende ressourcer til selv at tilvejebringe oversættelser. Mange dokumenter, f.eks. referater fra direktionsmøder, findes ikke på engelsk. SAMF Status for brugen af engelsk er højst forskellig på institutterne. Engelsk er (næsten) gennemført arbejdssprog på nogle institutter, mens dansk stadigt er hovedsprog på andre. Der er overvejelser om, hvordan engelsk skal bruges, f.eks. i nyhedsbrev, på KUnet osv. SCIENCE I uformel korrespondance, f.eks. mails, er minimumskravet, at sproget skal være forståeligt, men der er ingen krav om, at det skal være på engelsk, dansk eller på begge sprog. På det formelle niveau tilstræbes parallelsproglighed, men ingen har defineret præcis, hvad det formelle omfatter. SUND Visse skriftlige instrukser/vejledninger på fakultetet, f.eks. ang. laboratoriesikkerhed, findes kun på ét sprog. Der er især vanskeligheder på TAP-siden i tilfælde, hvor medarbejdernes uddannelsesforudsætninger ikke rækker til, at engelsk indføres. TEOL Fakultetet er i vidt omfang dansksproget. Et center er konsekvent engelsksproget. Derudover kommunikeres efter behov på engelsk. BRIC Al officiel kommunikation foregår på engelsk. Mange unge ph.d.er og postdocs har ingen motivation for at lære dansk Opsummering af status for brugen af engelsk i Fællesadministrationen HR&O Afdelingen tager stilling til spørgsmål om sprog ud fra den givne situation. ISM har haft stort udbytte af at ansætte ikke-dansktalende medarbejdere og anbefaler andre administrative afdelinger til at kaste sig ud i internationaliseringen på samme måde. KOM Afdelingen oversætter og versionerer i vidt omfang tekster på internet og intranet til engelsk inden for de ressourcemæssige muligheder. REKSEK Man spørger, om KU er parat til at håndtere situationen (mødeforberedelse, mødeafvikling), når f.eks. bestyrelsen eller den daglige ledelse (rektorat, dekaner, institutledere) på et tidspunkt måtte få et eller flere ikke-dansktalende medlemmer. US Det er muligt for de studerende at henvende sig og få vejledning på engelsk i KU Studentercenter samt at få vejledning på engelsk per mail og per telefon. Generelt savnes der oversættelser fra nationalt niveau på bekendtgørelses- og vejledningsområdet, f.eks. er skemaet for ansøgning om SU for udlændinge ikke tilgængeligt på engelsk. 7

102 4 De væsentligste problemer vedrørende brugen af engelsk som administrativt sprog De problemer, som kortlægningen af status på fakulteter og i Fællesadministrationen har afdækket, går igen i de delundersøgelser, som arbejdsgruppen har foretaget. På grundlag af det samlede datamateriale (se samlet dokumentoversigt) har arbejdsgruppen vurderet de væsentligste behov, problemer og barrierer vedrørende brug af engelsk som administrativt sprog som defineret ovenfor. Arbejdsgruppen har forholdt sig til det samlede datamateriale og gengiver hovedtendenser i det i fem delafsnit, der lægger fokus forskelligt: Den formelle kommunikation (4.1), webkommunikation (4.2), kommunikationen på det lokale niveau (4.3), ledelsesforankring (4.4) samt integration og sociale behov (4.5). 4.1 Den formelle kommunikation Det står klart, at ikke-dansktalende medarbejdere ikke modtager den information, de har behov for, på engelsk (jf. fokusgruppeundersøgelse, engelsk APV, interviews med institutledere, ISM og University Post). Om ikke andet er det den opfattelse, de selv sidder tilbage med, ligesom de har svært ved at vurdere, hvor meget de går glip af, og ofte er de afhængige af, at danske kollegaer videregiver væsentlig information og oplysninger. Eksemplerne er mails og meddelelser, som kun bliver sendt ud på dansk, mangel på mundtlig kommunikation på engelsk fra kollegaer og ledere, mangel på engelsk kommunikation på KUnet og møder (f.eks. afdelingsmøder), som kun bliver holdt på dansk (jf. engelsk APV). Et andet eksempel er udenlandske medarbejderes problemer med at forstå KU s management lingo såvel som regler og retningslinjer, der ofte udelukkende findes på dansk. Internationale medarbejdere savner klarhed og præcision om de sprogkrav, der stilles til dem, og de regler, der gælder sprogmæssigt ved ansættelse på KU (jf. fokusgruppeundersøgelse). Spørgsmålet er dog, om alene manglende information er sagens kerne. Ikke-dansktalende medarbejdere irriteres over konstant at modtage information kun på dansk, f.eks. nyhedsbreve, mails o.a. i en lind strøm, hvis betydning og relevans de ikke kan afkode, og over, at afsenderne glemmer at tænke på, hvem der også modtager, hvad de sender (jf. interview med ISM). Det skal tages i betragtning, at sproglige barrierer kan forårsage frustration, som når ikkedansktalende medarbejdere synes, at de ikke serviceres eller hjælpes tilstrækkeligt af dansktalende TAP er. Det nyoprettede International House vil kunne hjælpe med praktiske ting, men der vil fortsat være behov for hjælp fra økonomi-, kommunikations-, it-medarbejdere osv. (jf. interview med ISM). My workplace isn't, at all, an international prone environment. All the important mails about faculty/department/line management are in Danish (only the scientific are in English) all the decisions are discussed in Danish and the "ALL STAFF MEETINGS" are in Danish. I'm feeling constantly a foreigner guest, while I'm employed here. Citat fra den seneste engelske APV 8