1. november Afbud fra: Anders M. Hansen (AMH) og Jan Stoltenborg (JS) 1 Godkendelse af og underskrift af referat fra sidste præsidiemøde

Transkript

1 1. november 2014 Mødedeltagere: Flemming Rytter (FR), Niels Godiksen (NG), Jens Saabye Nielsen (JSN) Ulrik Baunsgård (UB), Henrik Gattrup(HG), Jens Crone (JC), Michael Wienberg (MW), Henrik Agerlin (HA), Steen V. Grubert (SVG), Andreas Dalsgaard Andersen (ADA), Albert Dieckmann (ADI), Ole Andkjær Christensen (OAC) og Carsten Rasmussen (CRA). Afbud fra: Anders M. Hansen (AMH) og Jan Stoltenborg (JS) Dagsorden Referat 1 Godkendelse af og underskrift af referat fra sidste præsidiemøde Referatet fra præsidiemødet den 2. september 2014 blev underskrevet. 2 Præsidentens redegørelse FR bød velkommen til præsidiets medlemmer, samt til udvalgsformændene og revisor Michael Wienberg. Der var afbud fra præsidenten for DGU Anders M. Hansen og formanden for skydeudvalget Jan Stoltenborg. En særlig velkomst til Andreas Dalsgaard Andersen og Albert Dieckmann, der begge har medvirket særdeles aktivt i arbejdsgruppen vedr. DG nye informationsstrategi. Siden seneste præsidiemøde har FR været involveret i følgende: 4. september deltaget i et møde i Veterancentret i Ringsted, Veteranforum, hvilket skete på baggrund af DG præsidiets godkendelse af prioriteringen af veteranområdet på mødet den 2. september. 10. september deltaget som DG repræsentant i DSL præsidie- og formandsmøde i Fredericia. 22. september forelæggelse for CH/LG af tanker om DG samarbejde med Gardernetværk. Forelagt sammen med Michael Klitvad fra Gardernetværk. Som pilotforsøg gennemføres en fælles Garder March omkring Høvelte i september Kørt arbejdsgruppe Informationsstrategi igennem med 4 møder og intenst arbejde også imellem møderne. 30. oktober afholdt møde med Niels Hartvig Andersen, fmd. for De Blå Baretter, om praktiske samarbejdsmuligheder på veteranområdet. Er af J.B. Andersen, præsident for Danske Soldaterforeningers Landsråd, blevet kontaktet vedrørende eventuel overtagelse af præsidentposten. Har som repræsentant i DSL Præsidie- og formandsmøde været involveret i Dybbølarrangementet Dronningen fylder 75 år i april Vi skal finde en gave. Har i denne forbindelse tilbudt CH/LG, at vi kunne slå os sammen. FR opfordrede til at komme med gaveideer. Afslutningsvis præsenterede FR en opgaveliste, som han har udarbejdet og selv holder vedlige. Alle igangværende opgaver for præsidiets medlemmer og sekretariatet, fremgår af denne liste.

2 3 Meddelelser fra sekretariatet! EDB systemet fungerer upåklageligt og der er fin support fra leverandøren, CORTEX. Der er skabt mulighed for at arbejde på systemet fra 4 terminaler og derudover kan der kobles op fra de 4 brugeres Hjemmecomputere, hvilket giver stor fleksibilitet. Der er stadig mange henvendelser vedr. assistance til løsning af forskellige opgaver ude i lokalforeningerne, ligesom kontakten til Livgarden foregår på bedste vis. 4 Generel orientering om økonomien kvartalsrapporten Økonomien er god. Der er god likviditet på driftskontoen. Der mangler stadig få afregninger af den sidste del af medlemsafgiften for 2. halvår. Der er dog til stadighed kontakt til de involverede foreninger og årsagen er kendt på sekretariatet, hvorfor der ikke er grund til bekymring og afslutning forventes meget snart. MW roste Sekretariatet for en perfekt økonomi- og bogholderifunktion. Kvartalsrapporten. MW gennemgik rapporten. Resultatet for 3 første kvartaler i 2014 viser et overskud på kr Det periodiserede budget for samme periode er på Afvigelsen mellem periode og budget er derfor kr Resultatet for samme periode i 2013 var på kr , altså en forbedring i forhold hertil på kr MW erindrede om, at der tages højde for gaven til Dronningens 75 års fødselsdag i Status i fonde og foreninger Alle fonde har pr. 1/ tilsammen en disponibel likvid kapital på kr og en bunden likvid kapital på kr Der skal ske geninvestering af udtrukne værdipapirer inden årets udgang. Derudover er der kommet nye bestemmelser for fonde. Disse bestemmelser vil DG s revisor MW orientere om på første præsidiemøde i Medlemsstatistik Sekretariatets opgørelse viser en fremgang i medlemstallet på 140 medlemmer siden præsidiemødet den 2/ Tallene fordeler sig således: Jylland mod pr. 2/9 Øerne mod pr. 2/9 DGU 198 mod 197 pr. 2/9 I alt mod pr. 2/9 FR opfordrede til at alle i DG gør en indsats for at modvirke tilbagegang i medlemstallet. Stemningen skal op for også at skaffe nye medlemmer. 7 DG Informationsstrategi Forud for præsidiemødet var der udsendt oplæg til mødedeltagerne vedr. informations- og kommunikationsstrategi for DG. Denne er efter godkendelsen i Præsidiet også tilgængelig på hjemmesiden. Materialet blev gennemgået af ADA og ADI. I det oprindelige forslag var bl.a. indeholdt en mulighed for etablering af et lukket niveau III på Hjemmesiden, et såkaldt E-forum.. Denne mulighed holdes dog indtil videre i reserve. Derudover er der forslag om etablering af centralt adresse register i Sekretariatet. Facebook skal anvendes eftersom der er 2000 følgere til denne facilitet. Der skal være links til hjemmesiden. På forespørgsel blev det op-

3 lyst, at man kan se på facebook, selvom man ikke har egen profil. Der blev præsenteret forslag til nyt design af Hjemmesiden. På forespørgsel omkring udgiften til etablering, blev det anslået at denne kunne komme til at ligge på kr i startomkostninger. Derudover ville designet kunne tilbydes lokalforeninger. Eksisterende foreningshjemmesider skal kunne tilpasses som et tilbud. Det oprindelige Håndbogsudvalg besluttede at DG s historie ikke hører til i Håndbogen, men bør fremgå af DG s hjemmeside. Præsidiet var enig i dette synspunkt. Pressemeddelelser skal kunne udsendes med tydelig angivelse af afsenderens relation til DG og kun med meddelelser vedrørende DG. DG s presse- og PR-ansvarlige er under alle forhold Præsidenten. Handlingsplan. Varetagelsen af informationsstrømmen skal foretages af en og samme person for at sikre ensartetheden både for Garderbladet, Hjemmesiden og Facebook. Der vil derfor blive tale om en større lønudgift end hidtil til den pågældende. Vedkommende får titel af DG kommunikationsansvarlige. Stillingsopslag indrykkes på den nuværende hjemmeside, i Garderbladet, på Facebook og i Jobindex. Opslaget er på nuværende tidspunkt tilgængeligt på hjemmesiden. Der er nedsat et ansættelsesudvalg bestående af Flemming Rytter Jens Crone Albert Dieckmann Carsten Rasmussen Hjemmesiden skal igangsættes hurtigst muligt, hvilket kan betyde inden en ny redaktør er fundet. ADA ville forvente at arbejdet hermed kunne være på plads indenfor 1 1½ måned. Det blev besluttet at iværksætte arbejdet med den nye hjemmeside. Det blev også besluttet, at der skal indhentes 3 forslag til prisen for etableringen, inden der vælges en leverandør til udførelse af det oplæg, der er indeholdt i handlingsplanen. Dette for at sikre, at etableringsomkostningerne holdes inden for det anslåede beløb. Udgifterne skal indeholdes i indeværende års regnskab. Derfor erindrede MW om, at man skal huske, at tilbudsprisen skal være incl. moms. Udgiften skal bogføres som skyldig post på regnskabet inden nytår selvom fakturering sker, når projektet er færdigt. I øvrigt mener MW, at AMH bør være med i vurderingen af tilbud. 8 Skydning På grund af afbud havde Jan Stoltenborg sendt følgende input. Landsskydning 200 m er afviklet i august og september primært på hjemmeskydebaner. Antal deltagere kendes endnu ikke, men det tegner til en tilbagegang i forhold til Dog var antallet af deltagere i Vingsted til denne skydning steget. Resultatlister og individuelle præmier forventes udsendt inden jul. Stævnet i Vingsted foregik den 20/9. Der var god tilslutning med 60 deltagere trådt an ved åbningsparaden.dette gav god aktivitet på skydebanerne både på 200 m og 50 m. Ved den afsluttende buffet og præmieuddeling deltog 66 personer. Der er kommet nye foreninger til på skydeområdet og dette kan langt

4 hen ad vejen tilskrives, at DG støtter med gratis ammunition. Stævnet i 2015 afvikles den 19/9. Som supplement til Jan Stoltenborgs redegørelse besluttede Præsidiet, at der også næste år bevilges et beløb på kr til ammunition. Landsskydning på 15 m gennemføres i perioden januar til primo april Alle opfordres til at deltage og alle regioner opfordres til at tilskynde foreningerne til at slutte op om skydningen. 9 Bowling DG bowling har været repræsenteret ved Gardens dag, åbent hus og kulturnatten. Aktiviteterne er for de fleste foreningers vedkommende startet i september. I sidste kvartal af 2014 annonceres turneringsdatoer. På nuværende tidspunkt kendes turneringsdatoerne for region V, der er 1/2, og region II, der er 7/2. HA forklarede turneringsreglerne og FR gav udtryk for interesse i at deltage i arrangementer også på bowlingsiden. 10 Hvervning Garderkortet søges udbredt via annoncer i Garderbladet. Ud af de 69 indenlandske foreninger er det kun 6 foreninger, der går aktivt ind for denne mulighed for at tildele sine medlemmer kortet. Der er mange enkeltpersoner der rekvirer kortet. Der er udleveret 1200 kort på denne måde. Pr. januar 2015 vil der være udleveret 2700 kort til rekrutter. I forbindelse med hvervning af Hold AUG 2014 er der hvervet 211 nye medlemmer. Derudover er der blandt det faste personel ved I/LG og II/LG hvervet 35 nye medlemmer. Hverveudvalget har bragt i forslag, at man i forbindelse med Hold DEC 2014 hverver via indmeldelsesblanketter som vanligt. Indmeldelsesblanketterne opbevares af Sekretariatet, som udsender dem til foreningerne 1 2 måneder før hjemsendelsen, så foreningerne kan forberede velkomstbreve og opkrævninger. hvor der så først på dette tidspunkt opkræves kontingent. Præsidiet gik ind for at prøve denne ordning. FR vil undersøge, om kontingentet kan trækkes på gardernes sidste lønseddel. I den forbindelse udleveres nyt garderkort eller det kort, der udleveres i januar 2015, får længere løbetid. I forbindelse med indmeldelsen vil der ikke blive tilsendt Garderblad til hjemadressen under indkaldelsen, idet bladet ligger frit tilgængeligt på tjenestestederne. Derved er der således heller ingen udgifter til bladet i denne periode. 11 Kommende repræsentantskabsmøder Mødet i Viborg ligger fast på den 29., 30. og 31. maj 2015 og bliver et udvidet repræsentantskabsmøde. For at sikre at alle kender datoerne, skal de offentliggøres på hjemmesiden. Flere har spurgt hertil. Der er ved at være et budget på plads for Viborg. Dette skal dog forelægges Præsidiet, idet det p.t. ender på et underskud. I denne forbindelse blev der drøftet forskellige muligheder, som Præsidiet skal tage stilling til. JSN skitserede planerne for arrangementet, herunder bl.a. at marchen igennem byen bliver på 2,4 km.

5 HG vil gøre en indsats for at få repræsentantskabsmødet i 2017 til Fyn. 12 Hæderstegn Der er ikke uddelt Hæderstegn siden præsidiemødet i september måned. 13 Indkomne emner I forbindelse med vedtagelsen af de nye vedtægter for De Danske Garderforeninger i 2011 blev der foreslået overgangsbestemmelser vedr. valg til præsidiet, idet de nye valgterminer ikke passede med de gamle, og at der derved kunne komme en skævhed i valgperioderne for de vicepræsidenter, der var valgt under den gamle ordning. Forslaget fra den gang blev taget frem og problematikken er afklaret. På spørgsmål til fejring af fremtidige jubilæer, når november paraden er afskaffet fra 2015, blev det slået fast, at jubilæer følger året. Dvs. at gamle gardere indkaldt i efteråret fejrer jubilæum ved maj paraden samme år desuagtet, at det er lidt for tidligt i forhold til indkaldelsesmåneden. Der er kommet oplæg fra DG s forsikringsmægler Jon Nielsen vedr. udvidelse af den kollektive forsikring med en Netbank forsikring til dækning i forbindelse med indbrud på foreningernes bankkonti. Som forening er man ikke i alle tilfælde dækket af pengeinstitutternes garantifond, idet foreninger er registreret med CVR-nummer, der ligestilles med status som virksomhed. Der vil blive udsendt oplæg til alle indenlandske foreninger. Ud over den nævnte forsikring var der også forslag til tegning af bestyrelsesansvarsforsikring og kriminalitetsforsikring. Der var i Præsidiet ikke opbakning til disse 2 forslag. Det gamle håndbogsudvalg er reelt nedlagt. Der mangler nu kun et par afsnit for at håndbogen er komplet. Disse er under udarbejdelse og vil blive indført. JSN foreslog, om DG ikke kunne få Gardernetværk til at sælge Garderbladet til sine medlemmer. Han efterlyste også retningslinjer for aflevering af gardereffekter fra afdøde gamle gardere. Der blev foreslået enten at benytte tingene i egen garderstue eller lade lederen af Livgardens historiske samling vurdere, om der var interesse for at indlemme tingene i denne samling. FR udleverede et notat, han havde begået i relation til Veteranområdet. Veterancentret i Ringsted er krumtappen i organisationen og tager sig af at være forgård til sygehus og til udslusning efter indlæggelse. De Blå Baretter ser med stor taknemmelighed på DG s eventuelle støtte.. FR bad Præsidiet om at gennemgå og kommenterer hans oplæg, så udspil kan komme inden jul. 14 Orientering fra vicepræsidenterne NG Region I Der har været afholdt formandsmøde. Thisted kommune har givet tilsagn om at støtte op om Flagdagen til september I forbindelse med repræsentantskabsmøder bør der afholdes formøde for præsidiet om fredagen bl.a. for at sikre, at alle er klædt ordentligt på. Garderbladet udsendes til enker, der fortsat ønsker at modtage dette. Regionen yder tilskud til golf- og gokart-arrangementer med kr. 100,00 pr. deltagende forening. JSN Region II

6 Siden seneste præsidiemøde har der ikke været særlige arrangementer. Der planlægges tur til Samsø den 12/ UB Region III Vingstedstævnet i september var et godt arrangement. Har deltaget i Horsens og Omegns GF 125 års jubilæum den 4/10 som repræsentant for DG i præsidentens fravær. Der har været afholdt møde med regionens foreningsformænd den 29/10. Regionsrådet planlægger et regionsarrangement til den 20/ med besøg på Stauning whisky destilleri med efterfølgende spisning. Der er plads til 80 personer. De 3 sønderjyske garderforeninger planlægger et regionsarrangement i forsommeren 2015, nærmere vil tilgå senere. HG Region IV Vestfyns Garderforening takker Præsidenten for deltagelse i 100 års jubilæet. Arbejder som tidligere nævnt for at få repræsentantskabsmøde 2017 til Fyn. Derudover er der ønske om, at der sker ændring i den centrale indmeldelse af medlemmer. JC Region V Efterlyste oplysning om, hvor mange der kommer til formandsmøder i de andre regioner. JC var i tvivl om, hvorvidt man skulle fortsætte disse møder i region V. Da regionen er geografisk stor kunne en opdeling i møder for de nordlige foreninger og for de sydlige foreninger være en overvejelse værd. Har deltaget i afsløringen af æressten i Høje Taastrup. Deltaget i arrangement i Holbæk GF for at tale om veteransagen. AMH DGU II/LG skal ikke til England for at deltage i træningen af Libyske soldater alligevel. Derfor er hensættelse til et arrangement for de udsendte ikke længere aktuelt. 15 Evt. herunder fastsættelse af næste møde Næste præsidiemøde afholdes mandag den 23. februar februar 2015 Referent Carsten Rasmussen Flemming Rytter Ulrik B. Baunsgård Niels Godiksen Henrik Gattrup Jens Saabye Nielsen Jens Crone