ARKIVDANNING OG DIGITAL ARKIVERING I PRIVAT SEKTOR. SAMDOK-konferencen 16. oktober 2014 Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit INDHOLD

Transkript

1 ARKIVDANNING OG DIGITAL ARKIVERING I PRIVAT SEKTOR SAMDOK-konferencen 16. oktober 2014 Tine Weirsøe, Scandinavian Information Audit INDHOLD Mål med arkivdannelse i private virksomheder Juridiske krav Forretningsbehov Troværdighed Digitale records i private virksomheder Offentlig sektor versus privat sektor Modenhedsmodel 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 2 1

2 DEN PROAKTIVE TILGANG ELLER DEN BRÆNDENDE PLATFORM To tilgange til arkivering 1. Den proaktive eller forebyggende 2. Den brændende platform med baggrund i en skandale eller ulykke. ARKIVDANNELSEN I PRIVATE VIRKSOMHEDER KAN FOREGÅ NATIONALT, INTERNATIONALT ELLER GLOBALT Forskellig måske konfliktende lovgivning Lokal vs. central arkivering Forskellig teknologi, kultur og traditioner Bevaring og kassation med baggrund i Procesanalyse (kritiske processer generer kritisk dokumentation) Risikovurdering (ISO-standarder) med vurdering af eksterne og interne faktorer, records systemer og records processer Rammeværk for private virksomheder er internationale standarder i ISO 30300/15489-serien Arkivalie, arkivdokument, dokumentation = records B&K, appraisal og bevaringsplan = records retentionplan Kontroller i private virksomheder Interne audits/revisioner Myndighedsinspektion (Datatilsynet, Stat, Konkurrencestyrelsen, Sundhedsstyrelsen, Finanstilsynet, Arbejdsmiljøstyrelsen m.fl.) 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 4 2

3 MÅL MED ARKIVDANNELSE I PRIVATE VIRKSOMHEDER - UNDERSTØTTELSE AF JURIDISKE KRAV, FORRETNINGSBEHOV OG TROVÆRDIGHED Juridiske krav Forretningsbehov Troværdighed Det regulatoriske miljø (lovgivning, standarder) Videndeling Etik Patenter og varemærker Virksomhedshistorie Omdømme Kontraktuelle forpligtelser Effektivitet Beskyttelse ved retssager, inspektioner, tilsyn DE REGULATORISKE MILJØ KAN VÆRE KOMPLEKST National lovgivning: Produktansvar Persondata Miljø Arbejdsmiljø Årsregnskaber Bogføring Patenter, varemærker Kemikalier m.fl. PRODUKT Lovgivning i de lande, hvor virksomheden sælger, markedsfører eller producerer. International lovgivning vedr samhandel (fx EU), transport, luftrum, sejlads m.m. Interne politikker og procedurer Generelle standarder, typisk: ISO 9000 ISO ISO ISO ISO m.fl Fagstandarder og branchekodeks, fx: NORSOK GXP HIPPA FDA BASEL III m.fl. 3

4 JURIDISKE KRAV Efterlevelse af lovgivning Beskyttelse af patenter og varemærker Retssager, patentsager, Legal Hold og ediscovery Risiko ved ikke at kunne genfinde Risiko ved ikke at slette Risiko ved at slette for meget Kontrakter og aftaler med kunder, leverandører, partnere og medarbejdere Ved myndighedsinspektioner og tilsyn, fx Konkurrencestyrelsen, Datatilsynet, Finanstilsynet, Sundhedsstyrelsen m.fl. FORRETNINGSBEHOV Videndeling Behovsbestemt Virksomhedshistorie Individuelt Fokus og niveau er blandt andet afhængigt af ejerskab (familieejerskab, fond, equity, statsejet m.m.) Effektivitet Øget effektivitet og lønsomhed er et mål i enhver virksomhed. 4

5 TROVÆRDIGHED Omdømme Kan true en virksomheds eksistens Records til understøttelse af omdømme identificeres ved risikoanalyse CSR, etik eller business ethics Eksempler Markedsføring fx medicinalindustriens påvirkning af læger Investeringer og salg fx i diktaturstater Arbejdsforhold og løn, fx af bygningshåndværkere fra andre lande TERMINOLOGI PRIVAT SEKTOR BRUGER BEGREBET RECORDS Livscyklus Records Information created, received, and maintained as evidence and / or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format. (Kilde: ISO 30300:2011, afsnit 3.1.7) Formål med records management 5

6 RECORDS ER I FORM AF ALLE MEDIER OG FORMATER OG PÅ UTALLIGE LOKATIONER USB, memory sticks, løse drev og diske Social netværk (Facebook, Twitter etc. ) Fysiske genstande Kameraer Mobiltelefoner Intranet Arkiver, kontorer, skabe, skuffer Finans og økonomisystemer Records i virksomheden, hos kunder, leverandører, samarbejdspartenere medarbejdere myndigheder Harddiske SMS, Voice mails m.m. Fælles- og netværksfolders Outlook og andre transitsystemer Dokumenter, e-post Skyen (Cloud) EDH/ESDH Drifts-, produktions- og fagsystemer Exchange servers RECORDS SES I FLERE LIVSCYCLER ARKIVET ER ET PUNKT I LIVSCYKLUS Retention Retention Retention Retention Validering Validering Validering Validering Records system Migrering Records Migrering Records Migrering Records Migrering system system system Kassation? Kassation? Kassation? Kassation? Records livscyklus systemer Create/capture Maintain & use Preserve Dispose or keep Records livscyklus 6

7 DIGITALE RECORDS I PRIVATE VIRKSOMHEDER Bevares med baggrund i juridiske krav og forretningsbehov Håndtering af digitale records, inklusiv arkiveringsperiode og format m.m. er beskrevet i records retentionplanen (governance) I Danmark er der ikke krav til virksomheders aflevering til offentlige, kommunale eller statslige arkiver Digitale records forbliver i virksomheden eller outsources PDF er det mest anvendte format TIFF anvendes ikke Manglende fokus på digitale records i virksomhedshistorisk perspektiv the missing link 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 13 VIRKSOMHEDSHISTORIE UDFORDRINGER OG MULIGHEDER Udfordringer Virksomhedshistorie prioriteret som et forretningsbehov Værdiansættelse i kroner og ører Risikovurdering (what if ) Samspil og grænseflader mellem interne historikere, IT, records-/ document management og risk management Samspil med statslige, kommunale og offentlige arkiver Mulig løsning Inkludering af virksomhedshistorien i governance for records management (politik, records retentionplan, procedurer) Virksomhedshistorien som en del af det at være troværdig og ansvarlig, som understøttelse af omdømme Udarbejdelse af risikovurderinger baseret på ISO 18128* * ISO/TR Information and documentation Risk assessment for records processes and systems 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 14 7

8 EKSEMPEL PÅ INTEGRATION AF VIRKSOMHEDSHISTORIE I GOVERNANCE Andre processer: Bestyrelse, ledelse, strategi, forskning, produktudvikling, produktion, markedføring, events, museum, distribution, råvarelager, færdigvarelager, HR, IT, Legal, CSR,information management, facility management m.m. (+60 processer i alt). 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 15 RECORDS MANAGEMENT MODENHEDSMODEL 309 AUDITS (ISO 30300/15489) % PRIVATE VIRKSOMHEDER 31% OFFENTLIGE VIRKSOMHEDER Offentlig sektor Privat sektor Policy Governance Technology Culture Records retention Procedures Document Management Other suitable technology Security and business continuity Behavior Change readiness Business understanding Level 5 Fully implemented 2. generation RM Level 4 1. generation RM implemented Level 3 1. generation RM preparred Level 2 Need for RM partially acknowledged Level 1 Need for RM not acknowledged Level 5 Positive contribution +10 years Level 4 Positive contribution +5 years Level 3 See the value and contributes Level 2 See the value of RM Level 1 Do not see the value of RM 8

9 UDFORDRINGER SEKTORSPECIFIKKE OG FÆLLES Privat sektor Offentlig sektor Governance for internationale virksomheder Manglende respekt for historien (eksklusiv familieejede virksomheder) Manglende fokus på metadata Digitalisering Formater - medier Reform af EU personlovgivning Omorganiseringer Ingen gider det SharePoint helvede Respekt for faget Ny offentlighedslov (DK) Manglende fokus på journalisering Efterveer efter kommunalreformen SPØRGSMÅL Scandinavian Information Audit Tine Weirsøe tine@weirsoe.com Telefon: (+45) Hjemmeside og tilmelding til nyhedsbrev: LinkedIn: Forum for records management 17 oktober 2014 Scandinavian Information Audit 18 9