Robotics Process Automation (RPA)

Transkript

1 Robotics Process Automation (RPA) Effektivisering af regnskabsprocesser i Statens Administration Trolle Klitgård Andersen CXO Konferencen, 18. maj 2017

2 AGENDA 1 Kort om Statens Administration 2 Hvad er robotter i Statens Administration? 3 Erfaringer med robotter i Statens Administration 4 Visioner for fremtiden 5 Spørgsmål 2

3 KORT OM STATENS ADMINISTRATION 3

4 KORT OM STATENS ADMINISTRATION Formål: Udvikling af effektiv administration på tværs af staten Afdækning af yderligere effektiviseringsgevinster ved fælles løsninger af flere administrative opgaver på tværs af staten 4

5 KORT OM STATENS ADMINISTRATION HISTORIEN OM STATENS ADMINISTRATION 5

6 LØN- OG REGNSKABSYDELSER TIL STATEN Kunder 160 institutioner som kunder, heraf: 125 regnskabskunder 143 lønkunder Ydelser Ca månedlige lønudbetalinger Ca købsfakturaer pr. år Ca salgsfakturaer pr. år Ca rejseafregninger pr. år 6

7 KORT OM STATENS ADMINISTRATION STORE GEVINSTER VED AT SAMLE LØN- OG REGNSKABSOPGAVER Effektiviseringsgevinster for Økonomiservicecenteret i Statens Administration Antal årsværk Samling og standardisering af lønog regnskabsopgaver har medført store besparelser De lavthængende frugter er høstet Automatisering og robotteknologi forventes at kunne bidrage til næste effektiviseringsbølge Samlet årlig besparelse: 174 mio. kr. 7

8 KORT OM STATENS ADMINISTRATION UDFLYTNINGEN Statens Administrations Økonomiservicecenter (ØSC) flyttes til Hjørring Statens Administrations Finansservicecenter (FSC) overdrages til ATP i Holstebro, Frederikshavn, Hillerød og Allerød 8

9 KORT OM STATENS ADMINISTRATION ORGANISATION EFTER UDFLYTNINGEN I alt ca. 230 ansatte i fire kontorer Direktion Direktionssekretariat Løn Regnskab Kunder & Kvalitet 9

10 KORT OM STATENS ADMINISTRATION FRA KUNDEORIENTERET TIL PROCESORIENTERET Før: Kundeorienteret SAM medarbejder Nu: Procesorienteret Medarbejdere i SAM team håndterer alle processer P P P P P Mange P P P P P P P P P P P P P håndterer hver især få processer for få kunder for mange kunder 10

11 Hvad er RPA i Statens Administration?

12 HVORFOR HVAD ER ROBOTTER RPA I STATENS I STATENS ADMINISTRATION? ADMINISTRATION? AUTOMATISERING AUTOMATISERING AF AF GENTAGNE GENTAGNE, OG MANUELLE MANUELLE PROCESSER PROCESSER Robotic Proces Automation (RPA) er automatisering af gentagne, regelbaserede, manuelle processer ved anvendelse af såkaldte software robotter En software robot er et program, der kopierer menneskelige handlinger og interaktioner med it-systemer fx (gen)indtastning af data i et it-system Automatiseringen af tidskrævende manuelle processer kan reducere tidsforbruget væsentligt og dermed frigøre betydelige ressourcer Sammenlignet med traditionelle digitaliseringsprojekter kræver RPA kun begrænsede investeringer og kan relativt let implementeres på egnede processer Robotic uden Proces at forstyrre Automation eksisterende (RPA) er systemer. automatisering af gentagne, manuelle og regelbaserede processer 12 Automatiseringen sker med såkaldte software robotter Robotten kopierer menneskelig interaktion med itsystemer fx indtastning af data

13 HVAD ER RPA I STATENS ADMINISTRATION? ROBOT DEMO 13

14 HVAD ER RPA I STATENS ADMINISTRATION? Automatisering og kunstig intelligens er i stand til at erstatte 40 procent af danskernes arbejdstimer Analyse af McKinsey & Company 14

15 HVAD ER RPA I STATENS ADMINISTRATION GEVINSTER OG FORDELE Lavere omkostninger Højere effektivitet Færre fejl Færre rutineprægede opgaver 15

16 HVAD ER RPA I STATENS ADMINISTRATION? STORT POTENTIALE FOR AUTOMATISERING Estimeret fordeling af processer i Statens Administration Statens Administration varetager de samme opgaver for mange af kunderne Udvikling og support 10% Vurdering og skøn 50% Administration og ledelse 10% Manuelle og repetitive 30% Opgaverne er i vid udstrækning transaktionelle og der anvendes mange ÅV på gentagelse af processer Stort potentiale for at automatisere gentagne processer, der kan sættes på formel 16

17 Erfaringer med RPA i Statens Administration

18 ERFARINGER MED RPA I STATENS ADMINISTRATION VORES UDGANGSPUNKT Proof of concept i 2015 om RPA Resultat: Klar forventning om at kunne skabe forbedring og kvalitetsløft gennem RPA samt en positiv business case Statens Administration beslutter at igangsætte RPA-pilotprojekt I november 2016 igangsættes pilotprojektet Etablering af organisering og opbygning af metodeapparat De første 3 robotter er sat i drift april

19 HVAD ER RPA I STATENS ADMINISTRATION? Det, som en medarbejder bruger 25 minutter på, tager robotten 4 minutter. ERFARING FRA PROOF OF CONCEPT I STATENS ADMINISTRATION 19

20 ERFARINGER MED RPA I STATENS ADMINISTRATION RESULTAT: FORVENTNINGER INDFRIET Konklusion fra pilotprojekt: Erfaring fra proof of concept indfriet Robotten kan udføre opgaverne 5-6 gange hurtigere end medarbejderne Driften har fået frigivet ressourcer Har fået opbygget solidt kompetencegrundlag inden for RPA 20

21 ERFARINGER MED RPA I STATENS ADMINISTRATION REFLEKSIONER & LÆRINGSPUNKTER Kompetencemæssigt Opbygning af kompetencer og definition af roller Proces/metode Bygge skabeloner, værktøjer og processer op Teknisk At få et varigt IT-setup, som kan skaleres Afdækning af egnethed for de systemer, der skal automatiseres Governance Setup i forhold til roller, kompetencer, drift mv. 21

22 ERFARINGER MED RPA I STATENS ADMINISTRATION SÅDAN BRUGER VI LEAN TIL AT IDENTIFICERE RPA-EGNEDE PROCESSER LEAN-teamet opdeler processen i trin og vurderer sammen med driften, hvilke manuelle rutiner og arbejdsgange, som en given proces består af. Standardisering i et LEAN-perspektiv Værdistrømsmapping Kaizen events/ Scrum Etablering af ny standard Træning Automatisering? (Robotics) Kortlægning af as is Design af fremtidig proces via medarbejderworkshops (1 uge) Dokumentation og beskrivelse af ny standardproces Implementering af nye standard Efter standardisering afklaring af om processen er egnet til automatisering 22

23 VISIONER FOR FREMTIDEN 23

24 SPØRGSMÅL