Økonomi- og Planudvalget

Transkript

1 Center Tekst, der beskriver forslaget Administration HR & Personale Annoncering af ledige stillinger Teknik & Miljø Forhøjelse af byggesagsgebyrer Strategi & Ledelse/Skoler Sammenlægning Center for Skoler og Center for Dagtilbud Teknik & Miljø Reduktion af en rådhusbetjent Byråd, kommissioner og valg 1.03 Tværgående områder HR & Personale Arbejdsskader Teknik & Miljø Risikostyring - rådgivning af institutioner og administration i forb. med forsikringer Økonomi & It FI: Øget konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser Samlet for Økonomi- og Planudvalget Mål for prioriteringsrum -ØPU Difference Renter / 9.02 Finansforskydning og finansiering Økonomi & It Optimering af gældspleje HR & Personale Borgerservice Økonomi & It Teknik & Miljø Strategi & Ledelse HR & Personale HR & Personale Strategi & Ledelse HR & Personale I kr priser + = merindtægt/mindreudgift, - = merudgift/mindreindtægt Notater: Centralisering af opgaven med indhentning af refusioner vedr. barsel og sygdom Overgangen til Prisme Debitor og procedure på restanceområdet Indregning af pris- og lønfremskrivning i fremtidigt Institutioners betaling for trykning/ydelser på Rådhuset Fundraising Sygefravær rejsehold Bygninger - sygefravær Kommunikationsopgaver HR-opgaver Økonomi- og Planudvalget 1

2 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Center for HR & Personale Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Forslag: Tekst Stillingsannoncer I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Korrigeret Budget 2012 (alene Rådhus) -0, ,490 0 Budget , ,490 0 Budget , ,490 0 Budget , ,490 0 Beskrivelser og konsekvenser Ændring i % Indhold og baggrund Udgifter til stillingsannoncering finansieres altovervejende af det lokale. Det er kun på Rådhuset, der er afsat et egentligt annonce, der delvis dækker de udgifter de enkelte centre har i forbindelse med annoncering. Hele udgiften til annoncering efter direktører og centerchefer dækkes også af det afsatte i videst muligt omfang. Der har i de seneste år ikke været tilstrækkeligt til at dække udgifterne. Annoncering foretages via et IT-væktøj, der indeholder Greve Kommunes grafiske design, og annoncen formidles af et mediebureau. Det er den enkelte arbejdsplads, der afgør hvor mange steder og hvor, der skal annonceres, samt annoncens størrelse og farve. Afgørende for disse valg er ofte rekrutteringssituationen samt stillingstypen. Stillingen annonceres altid på Greve Kommunes egen hjemmeside. Mediebureauet har opgjort, at det samlede forbrug på stillingsannoncering i Greve Kommune var ca. 1,2 mio. kr. i Forbruget er faldet gennem de seneste år. Dels fordi medarbejderomsætningen er blevet lavere, dels fordi der i stigende grad anvendes digitale medier til annoncering. Forslaget indebærer, at der fremtidig alene annonceres på Greve Kommunes hjemmeside. Greve Kommune er endvidere forpligtet til at annoncere på databasen for offentlige stillinger. Det er administrationens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt udelukkende at overgå til digitale medier pt., idet der vil være målgrupper af potentielle ansøgere, der ikke nås via dette medie. Greve Kommune vil, i lighed med det generelle arbejdsmarked, stå i en vanskeligere rekrutteringssituation inden for de allernærmeste år. 1

3 Målgruppe Ansatte i Greve Kommune samt kandidater til ledige stillinger. Fordele og ulemper Fordelen ved forslaget er, at udgifterne til annoncering begrænses. Ulemperne ved forslaget er, at der er differentierede behov for at nå kandidater til ledige stillinger, hvorfor forslaget kan medføre et dårligere rekrutteringsgrundlag. Endvidere vil det være vanskeligt at gevinstrealisere besparelsen, da udgifterne til annoncering finansieres af den lokale ramme og ofte svinger en del. Afledte konsekvenser Ingen Økonomi og tidsplan Forslaget kan implementeres med virkning fra

4 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Forslag: Tekst Forhøjelse af byggesagsgebyrerne 0,500 0,500 0,500 0,500 I alt+ 0,500 0,500 0,500 0,500 Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Korrigeret Budget ,500 0,500 4,000 14,3 Budget ,500 0,500 4,000 14,3 Budget ,500 0,500 4,000 14,3 Budget ,500 4,000 14,3 Beskrivelser og konsekvenser Ændring i % Indhold og baggrund TMU har på mødet den 2. maj 2011, punkt 20 anbefalet over for ØPU og Byrådet, at byggesagsgebyrerne sættes op, hvilket vil bevirke højere indtægter for kommunen. Det er en forudsætning at Byrådet godkender de ændrede takster. Byggeaktiviteten de aktuelle år vil påvirke den endelige indkomst fra byggesagsbehandlingen. Målgruppe Borgere og erhvervsdrivende i kommunen. Fordele og ulemper Større indtægt for kommunen. Der vil kunne forventes klager fra ansøgere over at gebyrer er sat op. Afledte konsekvenser Der er ikke afledte konsekvenser Økonomi og tidsplan Gebyrerne vil træde i kraft fra den 1. januar

5 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Strategi & Ledelse Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Forslag: Tekst Reducering af årsværk i administrationen I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Budget 2012 Budget 2013 Budget 2014 Budget 2015 Beskrivelser og konsekvenser Korrigeret Ændring i % Indhold og baggrund Greve Kommune gennemførte i 2007 en omfattende organisationsændring gennem nedlæggelse af forvaltningsstrukturen og etablering af En Virksomhed med 16 centre (5 fællescentre og 11 fagcentre). Formålet med organisationsændringen var at styrke koncernledelsen og det tværgående arbejde, også i forhold til at skabe en mere sammenhængende borgerbetjening. På baggrund af en evaluering blev der i 2010 gennemført en optimering af En Virksomhed og de 16 centre blev fusioneret til 11 centre (3 fællescentre og 8 fagcentre) for blandt andet, at effektivisere topledelsen og styrke helheden i borgerbetjeningen. Fusionering af Center for Dagtilbud og Center for Skoler kan give en besparelse i administrationen. Fordele og ulemper Fusionering af Center for Dagtilbud og Center for Skole kan på den ene side være med til at skabe større sammenhæng i opgaveløsningen på normalområdet. På den anden side kan etablering af større centre være med til at skærpe silotænkningen og dermed vanskeliggøre det tværgående samarbejde mellem centrene. Endvidere kan færre centre være med til at effektivisere administrationens og ledelsens arbejde. Økonomi og tidsplan Fusionering af centre kan opstartes i 2012 og være fuldt gennemført fra Herudover har Børn og Ungeudvalget et effektiviseringsforslag på kr. i 2011 stigende til kr. i 2012 og frem på konto 3.01 og 3.02 som led i fusionering af de to centre. 1

6 2

7 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.01 Administration Center: Center for Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Reduktion af en rådhusbetjent 0,350 0,350 0,350 0,350 I alt 0,350 0,350 0,350 0,350 Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Budget ,350 Budget ,350 Budget ,350 Budget ,350 Beskrivelser og konsekvenser Korrigeret Ændring i % Indhold og baggrund Forslaget indeholder en besparelse af en rådhusbetjent på 0,350 mio. kr. Der er i dag ansat 3 rådhusbetjente på Rådhuset og hvis forslaget vedtages vil der være ansat en mindre. Målgruppe Rådhusets ansatte og Byrådet. Afledte konsekvenser Det vurderes, at der kan være fire overordnede konsekvenser ved forslaget. For det første vil vagtfunktionen i forhallen og mødelokaler på Rådhuset, ikke kunne håndteres på samme måde som i dag. Der kan opstå situationer, hvor det ikke er muligt, at optræde flere rådhusbetjente i forhold til personalets tryk på overfaldsalarmen, hvilket kan skabe utryghed. Derudover vil det være vanskeligt, at håndtere betjentenes ferieafvikling samt evt. sygdom og anden fravær, hvilket bl.a. kan medføre, at der ikke til alle tider kan sikres, at der er bemanding på overfaldsopgaven på Rådhuset. For det andet vil det være vanskeligt fortsat, at kunne levere nuværende serviceniveau til rådhusets personale. Dette særligt indenfor uddeling af post, håndtering af flytninger, opsyn og koordination med eksterne håndværkere og deltagelse i ad hoc opgaver. For det tredje er det betjentenes opgave i dag og håndtere kommunens bilpark. Denne opgave kan blive vanskelig at løse på nuværende måde, da det vil være nødvendigt, at indføre en anden driftsform for bilparken - evt. i forhold til operationel leasing. Denne leasingform er dyrere end nuværende finansieringsform, og vil derfor give øget udgifter på bilterne. 1

8 Endelig deltager rådhusbetjentene på skift i aktiviteter omkring byrådsmøder, vielser samt dagsordenskørsel. Denne turnusordning vil ikke være mulig at opretholde. Konsekvenserne ved gennemførelse af forslaget, kan bl.a. betyde, at opgaverne blot skal løses og finansieres decentralt i stedet. Eksempelvis ved bestilling af flyttefolk til håndtering af flytteopgaver, finansiering af periodevis ekstern vagt på Rådhuset og øget udgifter til drift af bilparken. Økonomi og tidsplan Besparelsen vurderes, at kunne få fuld effekt fra 2012 og frem. 2

9 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Center for HR & Personale Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Forslag: Tekst Arbejdsskader I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Korrigeret Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Ændring i % Budgettet for arbejdsulykkesområdet har siden Greve Kommune overgik til selvforsikring været baseret på de aktuarberegninger, der udarbejdes af kommunens arbejdsulykkesadministration, som frem til den var Kommunernes Gjensidige og pr er Willis. Budgettallene for 2011 bygger på Gjensidige, idet Willis først udarbejdede aktuarberegning efter den Willis vurderer i aktuarberegningen foretaget i januar 2011, at Greve Kommune har en regnskabsmæssig forpligtelse på 11,9 mio. til arbejdsulykkesområdet ultimo Der er dog kun skønnet en likviditetsmæssig påvirkning på ca. 1,9 mio. kr. i Set over en 3-årig periode ser - og regnskabstallene således ud: Årstal Budget (i mio) Regnskab ,3 2, , ,04 (1,89) - skønnet Det samlede beløb dækker over forskellige typer af udgifter til erstatninger til skadelidte, administrationsgebyrer og udgifter til myndigheder, forsikringsadministration mv. Når - og regnskabstallene sammenholdes over en 3-årig periode er det faktiske forbrug en del lavere end det terede. Greve Kommune har en meget tilfredsstillende lav udgift til arbejdsskader, hvilket er vigtigt at sikre fastholdelse af. 1

10 Det skal dog understreges, at udgifterne langt overvejende ikke er styrbare, og kan blive påvirket af en enkelt arbejdsskade, der kan løbe op i en størrelsesorden på mere end 1 mio. kr. Det skal endvidere bemærkes, at udgifterne til arbejdsskader i begge aktuarberegninger viser, at udgifterne er stigende, idet Greve Kommune fortsat er forholdsvis ung set med selvforsikringsbriller. Greve Kommune har været selvforsikret siden Dette er også baggrunden for, at det korrigerede er stigende, idet udgifterne aktuarmæssigt forventes af stige. Som det fremgår ovenfor, er Willis aktuarberegning for 2011 en del lavere end det terede tal. En direkte anvendelse af denne beregning, som dog først forelå efter det vedtagne for , havde betydet et på ca. 6 mio. kr. lavere. Willis gør dog også opmærksom på, at én enkelt dyr arbejdsskade kan ændre billedet væsentligt. Det vil fremadrettet være Willis aktuarberegning, der danner grundlag for tet til arbejdsskader, som defineret ovenfor. Målgruppe Ansatte i Greve Kommune Fordele og ulemper Det vil være en fordel, at tet tilpasses aktuarberegningen fra det nye administrationsfirma, Willis. Denne synes for 2011 en del lavere end tidligere skønnet og det faktiske forbrug gennem de seneste 3 år har været en del lavere end det terede. Det vil være forbundet med en risiko, at have et relativt lille på området, idet dette alt andet lige vil have vanskeligere ved at opsuge arbejdsskadeudgifter af betydelig størrelse. Arbejdsskader kan beløbe sig til en størrelsesorden på mere end 1 mio. kr. Såfremt arbejdsskadeudgifter af betydelig størrelse opstår, vil det kunne blive nødvendigt at trække på kassen. Afledte konsekvenser Det kan overvejes at indføre incitamentsskabende struktur, således at f.eks. et ikke anvendt til arbejdsskader, anvendes helt eller delvis til forebyggende indsatser i det efterfølgende år. I den forbindelse kunne ét af elementerne i den forebyggende indsats være den benchmark Willis årligt udføre mellem sine kommunale kunder. Økonomi og tidsplan Forslaget kan implementeres umiddelbart. 2

11 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Teknik & Miljø Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Risikostyring: Rådgivning af institutioner og 0,250 0,250 0,250 0,250 administrationen i forbindelse med forsikring. Besparelse af lønkroner (centralt 1/3 medarbejder = kr. og anslået decentralt = kr.) I alt 0,250 0,250 0,250 0,250 Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Budget ,250 Budget ,250 Budget ,250 Budget ,250 Beskrivelser og konsekvenser Korrigeret Ændring i % Indhold og baggrund Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 spurgt, om der kan opnås en besparelse i forbindelse med indberetning af forsikringer. De fleste centre eller institutioner i Greve Kommune vil på et tidspunkt skulle anmelde en forsikringsskade, der er opstået på den lokale arbejdsplads. Det kan eksempelvis være en arbejdsskade, en brand eller et tyveri m.v. I forbindelse med disse skader er centre og institutioner ansvarlige for at indberette den opståede skade til en centralt placeret forsikringsmedarbejder på rådhuset. Forsikringsmedarbejderes yder råd og vejleding i forbindelse med håndtering af anmeldelser og krav til dokumentationen. Der forefindes blanketter til skadesanmeldelse, men ofte er centre og institutioner ikke bekendt med deres eksistens, eller hvor de findes og/eller usikker på hvornår og hvordan blanketterne de skal udfyldes. Målgruppe Alle centre og institutioner i Greve Kommune Fordele og ulemper For at forslaget kan gennemføres skal der investeres i en digitalløsning. 1

12 Afledte konsekvenser Det er intentionen at få afklaret hvilke muligheder, der er for at effektivisere og digitalisere skadesanmeldelser, herunder undersøge om Greve Kommune kan udvikle en intern digital løsning eller om der er programmer på markedet. Endvidere skal det afklares hvilke oplysninger og informationer der kræves i forbindelse med en revideret model for skadeshåndtering. Økonomi og tidsplan Det er forventningen at Greve Kommune inden udgangen af 2011 har skabt et overblik over hvilke nye tiltag der med fordel vil kunne igangsættes og implementeres i forbindelse med en mere effektiv skadeshåndtering. 2

13 Ændringsforslag til Udvalg: Økonomi- og Planudvalget Budgetområde: 1.03 Tværgående områder Center: Center for Økonomi & It Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Ja Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: Drift Forslag: Tekst Forretningsmæssig investering: Øget konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser - lønudgift til udbudsjurist besparelse I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Korrigeret Ændring i % Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Indkøbsområdet er kendetegnet ved, at de største gevinster ved konkurrenceudsættelse opnås den første gang et område konkurrenceudsættes. Ved efterfølgende genudbud kan der stadig opnås gevinster, men de vil som regel være mindre. Greve Kommune har i mange år haft fokus på konkurrenceudsættelse af varekøb, og kommunen har derigennem opnået store besparelser. Der arbejdes fortsat på at forbedre og optimere kommunens varekøb, men potentialet er mindre. På den baggrund er det vigtigt, at Greve Kommune fortsat finder nye områder, der kan konkurrenceudsættes med henblik på at kunne realisere størst muligt potentiale. Her udgør konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser et vigtigt fokusområde de kommende år. Som et led i arbejdet med konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser har Byrådet i december 2010 vedtaget en udbudsstrategi for Greve Kommune for perioden Den indeholder en identifikation af områder, hvor der frem til 2013 skal konkurrenceudsættes tjenesteydelser. Dertil kommer, at Regeringen i april 2011 har indgået aftale med Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Kristendemokraterne om den såkaldte konkurrencepakke. Den betyder bl.a., at målet for kommunernes konkurrenceudsættelse skal øges til 31,5% i Det forventes, at dette nye mål indarbejdes i Økonomiaftalen for Det er i dag de enkelte centre og institutioners ansvar at udpege tjenesteydelser, der kan konkurrenceudsættes, og at gennemføre selve udbuddet. Det er dog de færreste centre og institutioner, der har kompetencer til at gennemføre de ofte komplicerede processer, der er forbundet med udbud af tjenesteydelser. Indkøbskonsulenterne fungerer derfor som rådgivende 1

14 konsulenter i nogle af centrenes udbudsprocesser. I andre tilfælde benytter centrene ekstern konsulentbistand til at gennemføre udbuddet. For at understøtte det fremtidige fokus på udbud af flere af kommunens tjenesteydelser foreslås det at styrke Indkøbsfunktionen ved tilførsel af en ekstra ressource i form af en udbudsjurist. Hvis antallet af indkøbskonsulenter øges fra to til tre, vil Indkøbsfunktionen kunne fungere som interne konsulenter i flere tilfælde end i dag. Dermed kan der spares udgifter til eksterne konsulenter. Derudover vil Indkøbsfunktionen kunne agere mere proaktivt og medvirke til at finde nye områder, der med fordel kan konkurrenceudsættes. I den forbindelse er det vigtigt, at de opnåede gevinster realiseres til fordel for kommunekassen. Fokus på dette aspekt af indkøbsarbejdet vil blive skærpet igennem styrkelsen af Indkøbsfunktionen. Alt i alt indebærer forslaget en forventning om en besparelse gennem flere udbud af tjenesteydelser, udbud på nye områder samt styrket realisering af opnåede gevinster. Samlet set indebærer forslaget en nettobesparelse på 1 mio. kr. i 2012 og frem. Målgruppe Forslaget berører alle centre og institutioner, som får forøget mulighed for intern konsulentbistand i forbindelse med udbudsprocesser. Fordele og ulemper Forslagets fordel er først og fremmest en nettobesparelse på 1 mio. kr. i 2012 og frem. Derudover vil en styrkelse af Indkøbsfunktionen medvirke til at sikre, at Greve Kommune lever op til den kommende målsætning om, at kommunerne i 2015 konkurrenceudsætter mindst 31,5% af deres tjenesteydelser. Afledte konsekvenser Økonomi og tidsplan Forslaget kan træde i kraft 1. januar

15 Ændringsforslag til Udvalg: ØPU Budgetområde: 9.01, 9.02 Center: Ø&I Forslagstype: Prioriteringsrum Serviceramme Ja/Nej: Nej Forslagsnummer: Udfyldes af Ø&It Drift/anlæg/finansiering: F Forslag: Tekst Likviditetsplacering i obligationer (renteindtægter) I alt Alle beløb er i kr. (2012-priser) Forslagets konsekvenser: i kr. (2012-priser) Oprindeligt Ændring Korrigeret Budget Budget Budget Budget Beskrivelser og konsekvenser Indhold og baggrund Ændring i % Som andre kommuner udvikler kommunens indlån i banken sig fra et toppunkt i starten af måneden efter statens udbetaling af 12-delsrater (indkomstskat, bloktilskud mv.) typisk ca mio. kr. - til et lavpunkt i slutningen af måneden, hvor bl.a. lønudbetalingerne sker. Gennem de senere år har kommunen trukket mere på den til kontoen hørende kredit for til stadighed at have en betydelig del af sin løbende likviditet placeret i obligationer, p.t. ca. 177 mio. kr. Fordelen herved er den gevinst, der fremkommer som forskellen mellem den lange rente (obligationer) og den korte rente (kassekreditrente), p.t. 2-3 % pr. år eller ca. 4-5 mio. kr. årligt i øget rente indtægt. Administrationen foreslår, at denne fremgangsmåde fortsætter og i højere grad end p.t. med henblik på at placere yderligere 100 mio. kr. i obligationer. Udover renterationalet (på ca. på 2 mio. kr.) løser denne fremgangsmåde indskydergarantiproblematikken, idet kommunen herefter ikke længere vil være nettoindlåner i kommunens hovedbankforbindelse. Målgruppe Ingen umiddelbar målgruppe Fordele og ulemper I større omfang at udnytte forskellen mellem den korte og lange del af rentekurven, og på den baggrund vil kommunen gennemsnitligt over tid antageligt kunne høste ca. 2 mio. kr. i yderligere renteindtægter. Rentepotentialet kan/vil svinge med markedsudviklingen, og derfor kan forslaget eksakte potentiale ikke endeligt estimeres. 1

16 Økonomi og tidsplan Det kan implementeres med det samme. 2

17 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Dato Administrativ enhed Sagsbehandler Økonomi- og Planudvalget Centralisering af opgaven omkring indhentning af refusioner Center for HR & Personale Birgitte Rømer Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 ønsket at få en status på bemærkning omkring indhentning af refusioner vedr. barsel og sygdom. Opgaven er sat i gang, og Økonomi- og Planudvalget forelægges sag på mødet i juni måned. Det kan dog oplyses, at syge- og barselsrefusioner allerede indhentes centralt, og at dette har været tilfældet i adskillige år. Udvalget vil få en fuld orientering og beskrivelse af området i juni. Side 1

18 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Status på overgang til Prisme Debitor og procedure på restanceområdet. Dato 20. april 2011 Administrativ enhed Center for Borgerservice Sagsbehandler Tina Malling Kiær På Økonomi- og Planudvalget møde den 13. april 2011, blev der stillet følgende spørgsmål: 1. hvor langt er administrationen med at indhente efterslæbet på ca. 10 mio. kr. efter overgang til Prisme? 2. Hvad gør administrationen generelt for at udsende rykkere? Ad 1. Den forstærkede indsats i Greve Kommunes opkrævning, er blevet implementeret. De ca. 10 mio. kr. som ikke blev opkrævet i perioden maj 2009 til august 2010, grundet overgangen til prisme, er blevet indhentet. Der er derfor ikke længere et økonomisk efterslæb efter overgangen til prisme debitor. Ad 2. Den forstærkede indsats på restanceområdet vil fra januar 2011 omfatte alle kommunens 114 restancearter. Under hver art ligger der mange betalingsforhold, som enten ikke er til forfald endnu, eller hvor forfaldsdatoen er overskredet. Rykkerproceduren er opdelt i følgende faser: Efter overskridelse af forfaldsdatoen vil administrationen rykke 1. Gang. Hvis betaling udebliver, vil administrationen rykke 2. gang. Hvis der stadig ikke er foretaget en indbetaling til kommunen oversendes kravet til SKAT til Inkasso. Civilretslige krav kan ikke oversendes til SKAT, så hvis kommunen vil gøre krav gældende skal der anlægge sag ved domstolene. Civilretslige krav kan eksempelvis være: fraflytningsgarantier og erstatninger. Udover at iværksætte den ovenfor nævnte almindelige rykkerprocedure, har den intensiverede indsats fokus på at effektivisere arbejdsgange på tværs af centrene, så likviditeten tilgår kommunen så hurtigt som muligt. Den forstærkede indsats medfører ændring af følgende arbejdsgange: Mellem plejecentrene og pensionsteamet er der udviklet en ny metode som er med til at forebygge, at der oparbejdes en stigende gæld hos ældre beboere for vask, tøj, ophold og mad. Mellem Opkrævningen og center for Teknik og Miljø har en målrettet fokus på erhvervsaffaldsgebyrer betydet hurtigere indbetalinger. Mellem Opkrævningen og Ydelseskontoret foretages der træk i kontanthjælp, hvis forældrene skylder i børnebidrag og daginstitution. Arbejdsgange og anmeldelse som led i dødsboer er optimeret. Den intensiverede indsat vil løbende have fokus på udviklings af nye metoder, så likviditeten kan tilgå kommunen mere effektivt end tidligere. Udefrakommende faktorer som påvirker kommunens restancer og muligheder for at inddrive restancerne. Side 1

19 Eksempler på forhold som påvirker kommunens restancer i negativ retning: Samfundskonjunkturen. Demografiudviklingen har stor indvirkning på antallet af regninger og derved også på antallet af restancer. SKATs lave prioritering af kommunens krav. Ændring af Forældelsesloven med en nedsættelse af forældelsesfristen. 2

20 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Indregning af pris- og lønfremskrivning Dato Administrativ enhed Center for Økonomi & It Sagsbehandler Sanne Vangaa Spørgsmål fra Økonomi- og Planudvalget: Indregning af pris- og lønfremskrivning i fremtidigt. Hvad er indarbejdet pt? KL udsendte den 16. marts 2011 nyt p/l skøn for fremskrivningen fra 2011 til 2012 og fremefter. Dette skøn er indarbejdet i det oplæg som Byrådet fik forelagt i marts 2011 og medførte en ændring i form af øgede nettoudgifter på driften på ca. 7 mio. kr. årligt opgjort i 2012 priser. Der fremskrives ikke på anlæg og finansiering. Side 1

21 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Trykkeriopgaver på Rådhuset Dato 5. maj 2011 Administrativ enhed Center for Teknik & Miljø Sagsbehandler Kenni Nielsen På Økonomi- og Planudvalgsmødet den 13. april 2011, blev der spurgt om institutioner betaler for trykning af ydelser på Rådhuset? Besvarelse: Ja, institutionerne betaler for trykning på Rådhuset. Betaling sker efter opgavens omfang og efter gældende priser, som er politisk fastsat. Side 1

22 Varegruppe Pris Tryk A4 på 1 side 0,15 Tryk A4 på 2 sider 0,30 Tryk A3 på 1 side 0,25 Tryk A3 på 2 sider 0,50 Farvetryk A4 1 side 0,27 Farvetryk A4 2 sider 0,54 Farvetryk A3 1 side 0,54 Farvetryk A3 2 sider 1,08 Papir A4 hvid 0,06 Papir A4 farvet 0,12 Papir A4 90g 0,10 Papir A3 hvid 0,12 Papir A3 farvet 0,40 Karton A4 hvid 0,20 Karton A4 farvet 0,24 Karton A3 hvid 0,45 Falsning 0,10 Hæftning 0,25 Kuvert M65 æske 280,00 Kuvert M5 æske 175,00 Kuvert C4 æske 390,00 ECK mappeomslag/limindbinding 6,00 Priserne er pr. stk på nær kuverterne

23 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Dato Administrativ enhed Sagsbehandler Økonomi- og Planudvalget Fundraising Center for Strategi & Ledelse Lone Arvedsen Økonomi- og Planudvalget har på deres møde den 13. april 2011 stillet følgende spørgsmål: 1. Er der potentiale i at ansætte en medarbejder til at varetage opgaver som led i fundraising? 2. Kan der som led i fundraising indlægges en besparelse i tet til næste år? Ad 1. Greve Kommune har til finansiering af projekter bredt i kommunen indhentet knapt 15 mio. kr. fra statslige puljer i 2009 og? fra statslige og private puljer/fonde i Strategi & Ledelse har det overordnede og koordinerende ansvar for fundraising i Greve Kommune og skal i samarbejde med centre og institutioner iværksætte initiativer, der kan medvirke til at kommunen i højere grad opnår finansiering til iværksættelse af projekter i kommunen. For at styrke fundraisingen har Strategi & Ledelse i 2011 etableret et samarbejde med konsulentfirmaet Fundraiseren.dk, der finansieres af vakante lønmidler i 2011, derfor stopper ordningen senest med udgangen af Konsulenterne tilbyder råd og vejledning til centre og institutioner parallelt med at udviklingskonsulenterne i Strategi & Ledelse opkvalificeres. En væsentlig barriere i arbejdet er, at centre og institutioner har vanskeligt ved at afsætte ressourcer til at formulere projekter og ansøgninger. Der kan derfor være perspektiv i at ansætte/dedikere en konsulent, til i højere grad at varetage opgaver for centre og institutioner som led i fundraising. Der skal imidlertid laves en model der sikre at konsulentens lønudgifter finansieres gennem de midler vedkommende er med til at rejse. Ad 2. I 2010 er der teret med en besparelse på kr. som led i øget fokus på fundraising. Besparelsen kan fx indhentes ved at etablere energibesparende eller arbejdskraftbesparende teknologi med finansiering af eksterne midler. Yderlig besparelse som led i fundraising kan ikke anbefales. Det skyldes primært: 1. at der ofte er krav om medfinansiering som led i opnåelse af eksterne midler 2. at eksterne midler oftest opnås til ekstraordinære aktiviteter eller til anlæg 3. at eventuelle økonomiske gevinster ofte høstes på langt sigt eller gevinsterne udelukkende består i, at borgerne oplever et bedre serviceniveau i ydelserne. Side 1

24 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Sygefravær Dato 3. maj 2011 Administrativ enhed Center for HR & Personale Sagsbehandler Birgitte Rømer Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 ønsket at få en status på sygefraværsprojektet ( rejsehold ) samt en vurdering af, hvor den afledte økonomiske effekt er størst. Sygefraværsprojektet er igangsat som projekt, og der er truffet beslutning om, at projektets finansiering sker ved hjælp af central overførsel på 90 % af sygedagpengene til den sygemeldtes arbejdsplads mod normalt 100 %. Indsatserne vil finde sted på 3 niveauer: Arbejdspladsniveau: Arbejdspladser med et højere sygefravær end sammenlignelige arbejdsplader inden for Greve Kommune Individniveau: Medarbejdere med et fravær på mere end 60 dage. Organisationsniveau: Generel sygefraværsforebyggelse. Projektbeskrivelse vedlægges. I projektgruppens arbejde vil det være prioriteret, at foreslå indsatser der retter sig mod medarbejderne med det længerevarende sygefravær, bl.a. fordi finansiering af projektet sker via tilbageholdelse af sygedagpengerefusion for denne gruppe, og ikke mindst forbi det længerevarende sygefravær udgør langt de fleste sygedage. I analysen af, hvor indsatserne særligt skal målrettes, vil der blive foretaget en vurdering af en række forhold. Væsentlig vil det være f.eks. at benchmarke områderne internt i Greve Kommune og i sammenlignelige kommuner samt vurdere, hvor den økonomiske effekt er mærkbar. At nedbringe sygefraværet i skoler, dagsinstitutioner og i hjemmeplejen vil have en høj økonomisk effekt, idet områderne rummer de 3 store hovedgrupper af medarbejdere i Greve Kommune samtidig med at der typisk er behov for vikardækning i en fraværssituation. Den kvartalsvise statistik til Økonomi- og Planudvalget om sygefravær og medarbejderomsætning vil blive udbygget med oplysninger om medarbejderantal inden for medarbejdergrupperne. Greve Kommune har netop (anonymt) medvirket i en undersøgelse af sygefraværet i Roskilde Kommune, idet de to kommuner er sammenlignelige på dette område. Undersøgelsen bygger på 2009-tal. Greve Kommune har generelt et lavere sygefravær end Roskilde Kommune og den anden (anonyme) sammenligningskommune. Undersøgelsen viser, at det eneste område hvor Greve Kommune har et højere sygefravær er på lærerområdet. Dette vil indgå som inspiration til de målrettede indsatser. Økononi- og Planudvalget vil efter sommerferien blive yderligere orienteret om projektet. Side 1

25 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget Bygningsvedligehold og sygefravær Dato 3. maj 2011 Administrativ enhed Center for HR & Personale/ Center for Teknik & Miljø Sagsbehandler ½ Birgitte Rømer/Thorkild Stenhuus Olsen Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 tilkendegivet interesse for sammenhængen mellem bygningernes tilstand og sygefravær. De fleste ansatte i Greve Kommune opholder sig indenfor den største del af arbejdstiden. Det er derfor vigtigt, at de bygninger, de ansatte opholder sig i, er i en stand og har et indeklima, der ikke påvirker helbredet og arbejdsevnen negativt. Kommunens bygninger bliver løbende vedligeholdt via prioriteringer der har udgangspunkt i de årlige bygningssyn. Indeklimaproblemer i kommunens bygninger bliver altid prioriteret højt, og forsøges afhjulpet hurtigst muligt via centrale midler til bygningsvedligeholdelse. En hurtig afhjælpning sikrer at berørte medarbejdere ofte kan arbejde videre uden nævneværdige gener. Hurtig afhjælpning forebygger ligeledes mod større bygningsskader der kan blive økonomisk tunge og ofte give store gener for medarbejderne. I efteråret tager alle kommunens arbejdspladser fat på at forenkle og systematisere arbejdsmiljøarbejdet. Det sker bl.a. ved at afskaffe de omfattende APV-kortlægningsskemaer, som mange ansatte tidligere har svaret på. I stedet tager arbejdspladsens arbejdsmiljøgruppe sig af den sikkerhedsmæssige gennemgang af arbejdspladsen og de ansatte inviteres til dialog om de arbejdsmiljøforhold, som er væsentlige for deres arbejde. Dialogen skal tage afsæt både i den sikkerhedsmæssige gennemgang af arbejdspladsen, trivselsmålingen og medarbejdernes input. Er der udfordringer munder de ud i en handlingsplan, som fremover registreres i et fælles system. Greve Kommune vil primo 2012 have et overblik over hvilke udfordringer, der er tværgående og måske med fordel kan løses via en fælles indsats, herunder også hvis indeklima og/eller bygninger bør være et primært indsatsområde i arbejdsmiljøindsatsen. Side 1

26 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Dato Administrativ enhed Sagsbehandler Økonomi- og Planudvalget Kommunikation Center for Strategi & Ledelse Lone Arvedsen Økonomi & Planudvalget har på deres møde den 13. april 2011 bedt om en vurdering af Kommunikationsenheden. Desuden ønsker udvalget at der foretages en sammenligning af normeringen på kommunikationsområdet mellem Greve Kommune og andre sammenlignelige kommuner. 1. Antal kommunikationsmedarbejdere. Ultimo 2007 blev der som led i etablering af En Virksomhed centraliseret en række tværgående opgaver i en række fællescentre, herunder også kommunikationsopgaverne. Der blev etableret en central kommunikationsenhed med 4 ¼ årsværk i Ledelsessekretariatet og efterfølgende i Center for Strategi & Ledelse. Som led i en mindre omorganisering af opgaver mellem Center for Strategi & Ledelse og Borgerservice er kommunikationsenheden nednormeret med ¼ årsværk i september De resterende 4 årsværk fordeles på følgende konsulentopgaver: 2.2. årsværk anvendes på følgende opgaver: - Pressearbejde: Pressearbejde og -håndtering dækker over en lang række opgaver som eksempelvis kriser, pressestrategier, proaktivt arbejde, pressemeddelelser, kurser, foredrag, rådgivning, pressetræning. - Taler: Udarbejdelse og kvalitetssikring af taler til borgmester og udvalgsformænd. - Kommunikations- og mediestrategisk rådgivning: Kommunikation yder konsulentbistand til borgmester, udvalgsformænd, direktører, centre og de eksterne institutioner i kommunikationsspørgsmål. Konsulenterne deltager desuden i større projekter, eksempelvis udarbejdelse af politikker, større projekter, kommunikationsplaner. - Afvikling af kurser på kommunikationsområdet: Kurser prioriteres for at oparbejde kompetencer på kommunikationsområdet bredt i organisationen. 1,8 årsværk anvendes på følgende opgaver: - Udvikling og vedligeholdelse af Intranet Mit Greve, hjemmesider og greve.dk: Kommunikation har hovedansvar for indhold, udvikling, rådgivning, undervisning, kurser, support og kontakt til eksterne redaktører på både hjemmeside og intranet. - Grafisk design og produktion: Kommunikation stiller redskaber og kurser til rådighed for centre og institutioner, så de kan lave materialer, der ser godt ud og overholder kommunens designguide. I visse tilfælde, når det handler om større, vigtige publikationer, eksempelvis vision, politikker mv., udfører enheden selv arbejdet. Planlagt reducering af Kommunikationsenheden medio 2012 Side 1

27 For at opnå en allerede teret besparelse i Strategi & Ledelse er det planlagt at nednormere Kommunikationsenheden med et årsværk medio En yderlig reducering af Kommunikationsenheden får som konsekvens, at der skal foretages en skarp prioritering af opgaverne i Strategi & Ledelse. Centret skal fortsat udvikle og vedligeholde Mit Greve og Greve.dk, så borgere og medarbejdere i højere grad kan betjene sig selv. Endvidere skal kommunen fortsat kunne varetage en professionel intern og ekstern kommunikation. Som det fremgår nedenfor ligger Greve Kommune med de nuværende 3 årsværk i Kommunikationsenheden noget under sammenlignelige kommuner: Høje-Taastrup: kommunikationschef 3 kommunikationskonsulenter 1 Digitaliseringskonsulent (web) Køge: kommunikationskonsulenter 1 webkonsulent Roskilde: kommunikationskonsulenter 1 digitaliseringskonsulent 2 projektansatte Gladsaxe: kommunikationschef 3 kommunikationskonsulenter 2 webkonsulenter 2 Grafikere 2

28 Notat til dagsordenpunkt Udvalgsbehandling Emne edoc sagsnummer edoc dokumentnummer Økonomi- og Planudvalget HR-opgaver Dato 3. maj 2011 Administrativ enhed Center for HR & Personale Sagsbehandler Birgitte Rømer Økonomi- og Planudvalget har på sit møde den 13. april 2011 ønsket at få udarbejdet et notat om HRopgaverne i Greve Kommune, herunder benchmarking med andre kommuner. Udviklingen af Center for HR & Personale medarbejderressourcesituation siden dannelse af centret 1. januar 2007 Siden centrets dannelse den 1. januar 2007 er centret i.f.t. den oprindelige størrelse reduceret fra 11 medarbejdere til 9 medarbejdere som følge af reduktioner. Økonomi- og Planudvalget besluttede i 2009 at anvende midler til at ansætte 1 arbejdsmiljøkonsulent og trepartsmidler finansierer 1 HR-konsulent. Endelig er der overført arbejdskraft svarende til ca. 15 % af et årsværk til arbejdsskadeadministration, da denne arbejdsopgave overgik til centret pr. 1. januar Benchmark til øvrige kommuner Greve Kommune har rettet henvendelse til de kommuner, Greve normalt indgår i benchmarkningsamarbejde med samt de øvrige kommunerne i region Sjælland, der danner netværk på HR & Personaleområdet. I tabellen nedenfor er angivet de svar, der er indkommet. Der er ikke indregnet medarbejdere, der beskæftiger sig med løn, idet Greve Kommune som den eneste har lønnen udliciteret. Der er heller ikke indregnet ledelsesårsværk. Tallene skal læses med de forbehold, der kræver, at sammenligne forskellige organisationer. Nogle kommuner har eksempelvis angivet runde tal, andre detaljerede. Et andet eksempel på sammenligningsusikkerhed er, hvor den præcise grænse mellem lettere personaleadministration, som KMD varetager for Greve, og tungere personaleadministration trækkes af den enkelte kommune. Side 1

29 Kommune Køge Antal årsværk fordelt på HR, Arbejdsmiljø og personalejura Antal borgere i kommunen Antal medarbejdere i kommunen Antal medarbejdere pr. HRkræfter Antal borgere pr. HRkræfter Kommentarer HR: 4 medarbejder, Personaleadm: 4 (Der er også HR-kræfter i fag-forvaltninger, men da det centrale HR i Køge ikke har dette overblik, vil dette kræver for mange ressourcer at afklare ) Slagelse Greve Kalundborg HR, Arbejdsmiljø & personalejura: 20 (Formodenligt også HR-kræfter i fagforvaltninger, men viden om dette er ikke pt. tilgængelig ) Personaleadministration: 4 personer, HR+ arbejdsmiljø: 5 personer Odsherred HR:3, Personaleadministration;2, Arbejdsmiljø:1, Øvrige HR i andre afdelinger: 2 HR: 5 personer, Personaleadministration: 8, Arbejdsmiljø: 6 (Udviklingskræfter i forvaltninger er ikke afdækket) Næstved Holbæk (Muligvis yderligere HR-kræfter i fagforvaltningen) personaleadm:3 HR& Arb.miljø: 15 Personaleadm:2, HR: 2, Arbejdsmiljø; 1 Stevns Vordingborg Ringsted HR; 2, Arbejdsmiljø;2, Personaleadm. (Incl løn, da dette foregår integreret og ikke lader sig adskille!): En vurdering af det samlede billede viser, at Greve Kommune placerer sig som nummer 3 ud af 10 kommuner, når der måles på, hvor mange HR-medarbejdere, der er ansat pr. medarbejder. De to kommuner, der placere sig som nr. 1 og 2 har begge uafdækkede HR-ressourcer placeret i andre forvaltninger, hvorfor det må antages, at deres tal er lavere end angivet her. Greve placerer sig således over gennemsnit i effektivitet, hvis det antages, at kommunerne producerer de samme opgaver på HR-området. Økonomien på HR-området 2

30 Ud af den samlede økonomi på HR-området udgør ca. 6,8 mio. kr. lønudgifter til medarbejdere i centret. At centrets samlede økonomi-portefølje udgør et langt større beløb skyldes hovedsageligt følgende store poster (mio. kr): Løn direktion og centerchefer 15,6 Tjenestemandspension 13,9 Arbejdsulykker 8,0 Lønopgaven 6,0 Barselsfond 5,0 Trepartsmidler 3,3 Kontorelever 2,0 3