BILAG 7 SAMARBEJDSORGANISATION

Transkript

1 BILAG 7 SAMARBEJDSORGANISATION

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Kontraktansvarlig Styregruppe Styregruppens etablering Styregruppens ansvar Møder i styregruppen Styregruppens sammensætning Projektledelse Projektledelsens etablering Projektledelsens ansvar Møder i projektledelsen Projektledelsens sammensætning Nøglemedarbejdere hos Leverandør Krav til Leverandørens bemanding Øvrige krav til samarbejdsorganisation Tredjepartsrådgivere Initiativpligt ved problemer Statusrapportering Risikodokument til risikostyring Udarbejdelse af projektdokumentation Leverandørens løbende statusrapportering Fremdriftsrapport fra underleverandører Fejlrapportering Fejlrapportens indhold Leverandørens organisation Underbilag 7.b Leverandørens organisation Underbilag 7.c Leverandørens udviklings- og kvalitetssikringsmodel...12 Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 2 of 12

3 Instruktion til besvarelse af bilaget: Teksten i denne instruktion er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 7 Samarbejdsorganisation er at fastlægge samarbejdsorganisationen, herunder de kontraktansvarlige. Bilaget indeholder Kundens krav til en samarbejdsorganisation. Instruks vedr. bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver udfylde og supplere med besvarelse af bilaget. Bilaget skal af Tilbudsgiver udfyldes med angivelse af kontraktansvarlig, styregruppe, projektledelse, nøglepersoner, jf. tabellerne nedenfor. Tilbudsgiver skal desuden som en del af sin besvarelse af bilaget redegøre for sin organisation, herunder vedlægge CV'er for projektleder og hver enkelt nøgleperson tilknyttet levering af ydelser under Kontrakten, herunder styregruppemedlemmer, mv., idet CV'er skal vedlægges som underbilag til nærværende bilag. Cv'erne skal indeholde følgende oplysninger: - Navn - Ansvar/kompetence i organisationen - Relevant anciennitet - Stillingsbetegnelse - Hvem er personen ansat hos - Relevant uddannelse og certificeringer - Relevant erhvervserfaring - Oplysning om, hvorledes de angivne erfaringer konkret påtænkes inddraget og nyttiggjort i forhold til levering af ydelser under Kontrakten - Angivelse af, hvilken medarbejderkategori personen falder indenfor i Bilag 9. Tilbudsgiver skal vedlægge følgende: Underbilag 7.a: CV'er Underbilag 7.b: Leverandørens organisation Underbilag 7.c: Leverandørens udviklings- og kvalitetssikringsmodel Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 3 of 12

4 Evaluering af besvarelse: Tilbudsgivers besvarelse af CV'er i underbilag 7.a samt besvarelse af underbilag 7.b og underbilag 7.c vil indgå i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet "Samarbejde". Evaluering af underbilag 7.a og 7.b Det vil blive vurderet positivt i evalueringen, hvis de angivne ressourcer har relevant uddannelse, har erfaring med lignende projekter samt har erfaring med Leverandørens tilbudte standardsystem i de angivne projekter. Evaluering af underbilag 7.c Det vil blive vurderet positivt i evalueringen, hvis Leverandørens udviklings- og kvalitetssikringsmodel udviser leverancesikkerhed for den tilbudte implementering, herunder hvordan Kunden kan opnå en høj leverancesikkerhed ved brug af de af Leverandøren anvendte udviklings- og kvalitetssikringsmetoder Det vil blive vurderet positivt, hvis bilaget indeholder en grundig beskrivelse af eksempelvis principper, metoder og værktøjer. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 4 of 12

5 1. INDLEDNING Dette bilag beskriver samarbejdsorganisationen. Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten etableres den i dette bilag beskrevne samarbejdsorganisation, som særligt udgøres af en styregruppe og en projektledelse. Parterne skal drage omsorg for, at projektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet med den hastighed omstændighederne kræver. Leverandøren har initiativpligt til indkaldelse af møder m.v. i henhold til dette bilag. Leverandøren har ikke krav på særskilt betaling for aktiviteter omfattet af dette bilag. Kunden kan, jf. Kontraktens pkt. 5.6, til enhver tid vælge at lade tredjemand deltage i samarbejdsorganisationen på vegne af Kunden. 2. KONTRAKTANSVARLIG Følgende personer er ved Kontraktens indgåelse udpeget som primær kontraktansvarlig: Leverandøren: Kunden: [Indsæt navn og stilling] Finn Lassen, chef for online medier og IT-kontraktansvarlig De kontraktansvarlige har på hver Parts vegne det overordnede ansvar for tilrettelæggelse og gennemførelse af Kontrakten. Den kontraktansvarlige har bemyndigelse i forholdet mellem Parterne til med bindende virkning at træffe enhver beslutning og indgå enhver aftale vedrørende Kontrakten og dens opfyldelse i det omfang en sådan beslutning eller aftale efter sin natur ikke kan afvente forelæggelse for styregruppen. 3. STYREGRUPPE 3.1 Styregruppens etablering Kunden udpeger 3 personer, som skal repræsentere Kunden i en styregruppe. Leverandøren udpeger tilsvarende 2-3 personer. Kunden udpeger blandt sine repræsentanter styregruppens formand og sekretær. Medmindre andet aftales deltager Parternes respektive projektleder, jf. pkt. 4 nedenfor, i styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlem af styregruppen. 3.2 Styregruppens ansvar Styregruppen overvåger, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, og at samarbejdet forløber tilfredsstillende. Styregruppen tager stilling i forhold til beslutningsoplæg i forbindelse med iværksættelse samt afvikling af projekter og udbygning samt vedligeholdelse af Systemet. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 5 of 12

6 Ændringer af Kontrakten, dennes samlede økonomi og samarbejdet generelt drøftes i styregruppen. Forhold, som relaterer sig specifikt til et eller flere projekter, drøftes i første omgang i samarbejdsorganisationen for det enkelte projekt. Styregruppens medlemmer skal referere direkte til direktionen i Parternes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af styregruppen - evt. i forening - skal være bemyndiget til for henholdsvis Kunden eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten. 3.3 Møder i styregruppen Styregruppen mødes efter behov, dog mindst 2 gange årligt. I afklaringsfasen og frem til driftsprøven skal der afholdes månedlige møder. Mødet kan afholdes som telefonmøde, videokonference eller lignende, såfremt Parterne er enige herom. Forinden afholdelse af et styregruppemøde udsender den Part, der indkalder til mødet, en dagsorden for mødet til gruppens medlemmer. Denne, samt evt. bilag, fremsendes senest 2 Arbejdsdage før mødet. Leverandøren udarbejder referat af styregruppens møder, som senest 5 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Møder holdes hos Kunden, medmindre andet aftales. Styregruppen kan indkalde til ekstraordinære styregruppemøder, hvis behovet skulle opstå, ligesom styregruppen kan invitere yderligere deltagere efter behov. 3.4 Styregruppens sammensætning Styregruppen består af: Kunden Navn, stilling Flemming Bruhn Direktør, økonomi og administration Tlf. Mobil Tlf.: Mobil: fb@visitdenmark.com Finn Lassen Chef for online medier og IT Tlf.: Mobil: fl@visitdenmark.com Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 6 of 12

7 Allan Wrang Økonomi- og administrationschef Tlf.: Mobil: Leverandøren [Tilbudsgiver skal indsætte nedennævnte kontaktinformation for sine styregruppemedlemmer] Navn, stilling Tlf. Mobil Tlf.: Mobil: Tlf.: Mobil: Styregruppen kan beslutte, at andre personer skal deltage i styregruppen på ad hoc basis eller som permanente medlemmer. Kunden forbeholder sig ret til at ændre styregruppens sammensætning, såfremt det skulle blive nødvendigt. 4. PROJEKTLEDELSE 4.1 Projektledelsens etablering Hver Part udpeger forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift en projektleder. Parternes projektledere udgør i fællesskab projektledelsen. 4.2 Projektledelsens ansvar Projektledelsen har ansvar for at overvåge Kontraktens gennemførelse samt sikre den daglige fremdrift, herunder overholdelse af tidsplanen samt evt. aktivitets-, kvalitets-, leveranceplaner m.v. Projektledelsen udarbejder evt. forslag til ændringer af Kontrakten, der forelægges styregruppen. Leverandørens projektleder udarbejder endvidere løbende, dog mindst hver 14. dag, statusrapporter, der blandt andet beskriver projektets fremdrift. Sådanne statusrapporter afleveres til styregruppens medlemmer samt Kundens projektleder. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 7 of 12

8 Projektledelsens medlemmer refererer til deres respektive organisationers medlemmer af styregruppen. Projektledelsen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdi af systemet, økonomi, tidsplan eller personalemæssige ressourcer. 4.3 Møder i projektledelsen Projektledelsen mødes jævnligt og i øvrigt efter behov. Det konkrete behov aftales ved opstart af opgaver. Møderne skal resultere i en opdatering af de løbende projektdokumenter, såfremt møderne har resulteret i beslutninger, der påvirker status for disse. 4.4 Projektledelsens sammensætning Leverandøren skal sikre, at Leverandøren i videst mulig udstrækning anvender en gennemgående projektleder overfor Kunden. Projektledelsen består af: Kunden Navn, stilling Finn Lassen Chef for online medier og IT Tlf. Mobil Tlf.: Mobil: fl@visitdenmark.com Allan Wrang Økonomi- og administrationschef Tlf.: Mobil: awa@visitdenmark.com Leverandøren [Tilbudsgiver skal indsætte nedennævnte kontaktinformation for sin projektledelse] Navn, stilling Tlf. Mobil Tlf.: Mobil: Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 8 of 12

9 Tlf.: Mobil: Kunden forbeholder sig ret til at ændre projektledelsens sammensætning, såfremt det skulle blive nødvendigt. 5. NØGLEMEDARBEJDERE HOS LEVERANDØR De nedenfor nævnte medarbejdere er nøglepersoner og er centrale i forhold til installation og udrulning af Systemet. Kontraktens nøglepersoner er oplistet i skemaet nedenfor og der er vedlagt CV er herpå i underbilag 7.a. [Tilbudsgiver skal indsætte nedennævnte informationer for de relevante nøglepersoner] Aktivitet Navn, stilling [Indsæt [Indsæt [Indsæt [Indsæt Medarbejderkategori Tlf. Mobil medarbejderkategori] medarbejderkategori] medarbejderkategori] medarbejderkategori] [Indsæt medarbejderkategori] [Indsæt medarbejderkategori] 5.1 Krav til Leverandørens bemanding Leverandørens bemanding skal leve op til følgende krav fra Kunden: - Leverandørens medarbejdere skal kunne kommunikere på dansk. Dette gælder både i forhold til styregruppe, projektledelse samt de udviklere, der måtte have kommunikation med Kunden. - Support skal kunne varetages på dansk. - Såfremt der anvendes udenlandske udviklingsressourcer, må det ikke medføre omkostninger for Kunden, hvis tolk eller oversættelse er nødvendigt. Kunden forventer, at Leverandørens ressourcer til enhver tid kan begå sig i Kundens system og dokumentation og ved udveksling af kommunikation. Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 9 of 12

10 6. ØVRIGE KRAV TIL SAMARBEJDSORGANISATION 6.1 Tredjepartsrådgivere Kunden vil, i det omfang det skønnes nødvendigt, kunne gøre brug af tredjepartsrådgivere. 6.2 Initiativpligt ved problemer Leverandøren har pligt til at orientere Kunden, hvis der opstår problemer i forhold til at levere Leverandørens forpligtelser under Kontrakten, herunder at varetage de forskellige opgaver. Leverandøren har pligt til at orientere Kunden, såfremt det er forhold i Kundens organisering eller bidrag, der er årsag til problemerne. 7. STATUSRAPPORTERING 7.1 Risikodokument til risikostyring Leverandøren skal ved projektets start i samarbejde med Kunden udarbejde et risikodokument for projektet. Dokumentet skal som minimum indeholde følgende: - Dato for dokumentets opdatering - Beskrivelse af risici - Vurdering af sandsynlighed for at risiko opstår (høj, mellem, lav) - Forslag til imødegåelse af risici - Ansvarlig person for gennemførelse af forslag til imødegåelse - Status for imødegåelse (påbegyndt, færdig) Dokumentet skal løbende opdateres, og skal vedlægges alle afrapporteringer til styregruppe som et bilag. Leverandøren skal i den forbindelse sikre, at dokumentet er ajourført. 7.2 Udarbejdelse af projektdokumentation Leverandøren skal løbende udarbejde dokumentation af projekts forløb, herunder som minimum: - Projektplan (indeholdende faser, milepæle, leverancer, etc.) - Løbende status- og fremdriftsrapporter - Ændringer i scope eller planlægning - Beslutningslog - Ændringslog 7.3 Leverandørens løbende statusrapportering Leverandøren skal løbende med passende frekvens udarbejde statusrapporter, der beskriver status og fremdrift på igangværende bestillinger. Statusrapporterne skal, Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 10 of 12

11 såfremt der anvendes underleverandører, omfatte de aktiviteter der varetages af underleverandører. Statusrapporter afleveres til styregruppens medlemmer. Statusrapporten dækker som minimum følgende emner: - Fremdriftsrapportering - Oversigt over den kommende periodes vigtigste aktiviteter - Risicilog - Beslutningslog - Ændringslog - Økonomi, herunder timeforbrug og tidsplan i forhold til dette. Leverandøren skal skelne mellem vederlag for drift, vedligeholdelse og videreudvikling - Tidsplan Omfanget af status-rapporteringen aftales forud for hver bestilling. Leverandøren skal desuden løbende rapportere på anvendte timer per bestilling med angivelse af: - Om det anvendte antal timer ligger over eller under det af Leverandøren estimerede. - Om det tilbageværende antal timer er tilstrækkeligt til at gennemføre de resterende aktiviteter. 7.4 Fremdriftsrapport fra underleverandører Leverandørens underleverandører skal udarbejde regelmæssige fremdriftsrapporter til Leverandøren, som skal præsenteres af Leverandørens projektleder. Leverandøren skal gennemføre regelmæssige statusmøder med samtlige underleverandører, hvor bl.a. leveranceplan, kvalitetsplan og risici drøftes, for på denne måde at sikre fremdriftsrapporteringen. I afklaringsfasen fastlægger Parterne de yderligere detaljer omkring rapporteringen, idet rapporteringen nærmere beskrives og opdateres i de for Parternes samarbejde udfærdigede håndbøger. Styregruppen kan løbende beslutte at medtage yderligere forhold eller reducere omfanget af rapporteringen efter behov. 8. FEJLRAPPORTERING Leverandøren skal udfyldes en fejlrapport for hver fejl og andre problemer der konstateres. 8.1 Fejlrapportens indhold Fejlrapportens form skal aftales som en del af afklaringsfasen og skal som minimum indeholde plads til følgende oplysninger: Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 11 of 12

12 - Beskrivelse af fejlen/problemet. - Beskrivelse af årsag til fejlen/problemet. - Angivelse af den/de centrale funktionalitet(er), der er påvirket af fejlen eller problemet. - Fejlen/problemets kategori. - Tidspunkt for rapporteringen. - Tidspunkt for omgåelse af fejlen/problemet, hvis det er relevant. - Tidspunkt for midlertidig afhjælpning af fejlen/problemet, hvis det er relevant. - Tidspunkt for rettelse af fejlen/problemet. - Leverandørens afhjælpningstid. - Leverandørens eventuelle supplerende beskrivelse af fejlen/problemet. Fejlrapporten skal vedlægges som bilag til den månedlige driftsrapport, som skal udarbejdes, såfremt driftsoptionen udnyttes. 9. LEVERANDØRENS ORGANISATION 9.1 Underbilag 7.b Leverandørens organisation Af underbilag 7.b fremgår en beskrivelse af Leverandørens organisation. [Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af sin organisation, herunder et organisationsdiagram med angivelse af den tilbudte projektorganisation.] 9.2 Underbilag 7.c Leverandørens udviklings- og kvalitetssikringsmodel Af underbilag 7.c fremgår en beskrivelse af Leverandørens udviklings- samt kvalitetssikringsmodel i projektet. [Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af den anvendte udviklings- samt kvalitetssikringsmodel i projektet. Det skal i beskrivelsen fremgå, hvorledes Leverandørens modeller anvendes specifikt i forbindelse med den tilbudte implementering. Beskrivelsen skal endvidere beskrive hvorledes videreudvikling af systemet udføres med brug af modellerne. Beskrivelsen vedlægges som underbilag til dette bilag.] Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Side 12 of 12