Anmeldelsesskema for Videnskabelige og statistiske undersøgelser på SDU

Transkript

1 Anmeldelsesskema for Videnskabelige og statistiske undersøgelser på SDU Bemærk: Der henvises til vejledningen ved udfyldelsen af nedenstående anmeldelsesskema. 1. Dataansvarlig myndighed Myndighedens navn: Syddansk Universitet Campusvej Odense M Institut og fakultets navn: Fx Klinisk Institut, SUND. Kontaktperson: Her skal både angives navn og titel på den person der er ansvarlig for projektet. Kontaktpersonens direkte tlf.nr. (opdateres ved ny kontaktperson): Kontaktpersonens e-post adresse (opdateres ved ny kontaktperson): Kontaktpersonens SDU-mail skal angives her. Hvor opbevares de oplysninger som behandles? Den dataansvarlige er SDU, når projektet er tilknyttet et institut/center på universitetet. Der skal kun sættes kryds ved at oplysningerne opbevares hos databehandler, hvis det er en tredjemand som ikke er ansat på SDU fx en statistiker, eksterne laboratorier, Danmarks Statistik. og/eller Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige Oplysningerne opbevares hos databehandler (navn og adresse):

2 2. Betegnelse og formål Projektets titel Projektets formål og evt. delformål Behandlingen skal udelukkende finde sted i videnskabeligt eller statistisk øjemed Side 2 af 7

3 3. Generel beskrivelse Følgende typer af behandling indgår: Her skal opregnes de typer af behandling, der er omfattet af anmeldelsen. Der skal anvendes edb til behandling af oplysningerne Følgende typer af behandling indgår: OBS: Biobanker tilknyttet det anmeldte projekt, kan indgå i samme anmeldelse. Er der tale om en såkaldt fremtidig biobank, skal denne anmeldes separat. Der vil blive foretaget samkøring/sammenstilling af oplysninger i kontroløjemed: Der skal sættes kryds i nej. Hvis : Der er her tænkt på samkøring af registre med det formål at træffe en afgørelse i forhold til den registrerede, fx opklaring af sager om socialt bedrageri. Der påtænkes truffet afgørelser udelukkende på grundlag af elektronisk databehandling: Der skal sættes kryds i nej, i modsat fald kan anmeldelse ikke ske under denne paraply. Der vil normalt ikke skulle tages en beslutning om en behandling af oplysninger alene ud fra en sammenstilling af variable i et forskningsprojekt, der vil altid samtidig skulle foretages et fagligt konkret skøn. Øvrige forhold, nødvendige tilladelser Bemærk, datatilsynsgodkendelsen er en tilladelse til at behandle og opbevare data, når de er modtaget. Der kræves ofte andre godkendelser/tilladelser til at måtte få data/gennemføre undersøgelsen., med hjemmel i følgende lov: Tilladelse fra Det videnskabsetiske komitésystem Tilladelse fra Sundhedsstyrelsen for Patientsikkerhed Tilladelse fra Side 3 af 7

4 Der behandles følgende følsomme oplysninger: Udgangspunktet er, at der under denne paraply ikke kan anmeldes projekter, som behandler følsomme oplysninger om politisk overbevisning. Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk overbevisning (NB: Læs hjælpetekst) Religiøs overbevisning Filosofisk overbevisning Fagforeningsmæssige tilhørsforhold Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v. Seksuelle forhold Der behandles følgende andre oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold: Strafbare forhold Foreningsmæssige forhold Væsentlige sociale problemer Andet 4. Kategorier af registrerede og oplysningstyper Der behandles oplysninger om følgende kategorier af personer oplysningstyper: Her gives en beskrivelse af, hvilke kategorier/grupper af personer der behandles oplysninger om (personkredsen) og et skøn over antallet af personer. A) B) C) D) E) F) Der behandles følgende typer af oplysninger om de ovenfor angivne kategorier af personer: Her angives det for hver kategori/gruppe af personer, hvilke oplysninger der behandles. ad A) ad B) ad C) ad D) ad E) ad F) Side 4 af 7

5 5. Modtagere Der skal videregives (overlades) oplysninger til andre projekter/undersøgelser på SDU: Her skal angives, hvis der videregives oplysninger fra projektet/undersøgelsen til et andet projekt/undersøgelse, hvor den ansvarlige for det modtagende projekt også har ansættelse på SDU (samme dataansvarlige)., der anmodes om tilladelse til overladelse af data Hvis ja, angiv navn på modtager og projekt /undersøgelse: Forudsætningen for at data kan videregives er, at det modtagende projekt er anmeldt til datatilsynet (via paraplyanmeldelsen), at det modtagende projekts formål kan rummes i det afgivendes projekts formål, og at videregivelsen vurderes at være saglig. Skemaet Overladelse af data indenfor SDU skal udfyldes og sendes til sdu.persondata@sdu.dk. Juridisk Kontor godkender videregivelsen. Der skal videregives oplysninger til andre projekter/undersøgelser udenfor SDU: Videregives oplysninger således, at SDU ikke længere er dataansvarlig skal Datatilsynet give tilladelse hertil, hvorfor skemaet Anmodning om udlevering af personhenførbare data efter persondatalovens 10 stk. 3 skal udfyldes og sendes til sdu.persondata@sdu.dk. Der anmodes om tilladelse til videregivelse til dataansvarlig etableret i Danmark. Der anmodes om tilladelse til videregivelse til dataansvarlig etableret udenfor Danmark. Her skal angives, hvem der videregives oplysninger til udenfor SDU: Juridisk Kontor godkender videregivelsen, såfremt videregivelsen sker til en dataansvarlig etableret i Danmark. Juridisk Kontor videresender anmodningen til Datatilsynets behandling, såfremt videregivelsen sker til en dataansvarlig etableret udenfor Danmark. Side 5 af 7

6 6. Tredjelande Der påtænkes overført oplysninger til tredjelande: Tredjelande er lande udenfor EU. Bemærk, at Grønland og Færøerne er at betragte som tredjelande., overførslen sker med følgende formål: 7. Sikkerhed Der træffes sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 kapitel 1 og 2: (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Der træffes sikkerhedsforanstaltninger som beskrevet i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 kapitel 3: (Sikkerhedsbekendtgørelsen) Indeholder bestemmelser om autorisation og adgangskontrol samt krav om logning. Evt. yderligere sikkerhedsforanstaltninger: 8. Påbegyndelse Tidspunkt for projektets påbegyndelse Side 6 af 7

7 9. Sletning Tidspunkt for projektets afslutning Tidspunkt for oplysningernes sletning, anonymisering eller overførsel til Rigsarkivet OBS: overvejes det at overføre sine data til Rigsarkivet Afdelingen for Indsamling af myndighedsdokumentation og forskningsdata, anbefales det at tage kontakt inden databehandlingen påbegyndes. 10. Underskrift Dato og underskrift Bemærk: Ændringer i ovenstående anmeldelse sendes til følgende mail: sdu.persondata@sdu.dk Side 7 af 7