Dagsorden. Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland. Torsdag d. 31. marts 2011 kl Adresse Rådhuset, Sct. Bendtsgade 1, 4100 Ringsted

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i SOSU Sjælland Torsdag d. 31. marts 2011 kl Adresse Rådhuset, Sct. Bendtsgade 1, 4100 Ringsted Indkaldt til mødet var 1. Formand Per B. Christensen, direktør i børne og kulturforvaltningen i Næstved kommune - Afbud 2. Næstformand Hanne Hermansen, næstformand i FOA Holbæk 3. Niels Ulrich Hermansen, borgmester i Ringsted kommune 4. Ellen Manelius Knudsen, regionsmedlem, Region Sjælland 5. Lars Holte, kommunaldirektør i Odsherred Kommune - Afbud 6. Kasper Sonne, omsorgschef i Faxe Kommune - Afbud 7. Claus Hensing, chef for uddannelse og kompetenceudvikling i Region Sjælland (ankom kl ) 8. Lissi Lund, afdelingsnæstformand i FOA Sydsjælland 9. Allan Kjærgaard-Pedersen, sektorformand i FOA i Roskilde 10. Bente Elkjær, institutleder og professor ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole - Afbud 11. Claus Lindeskov Hansen, SSH elev i afdeling Greve 12. Martin Nielsen, SSH elev i afdeling Slagelse 13. Hanne Lærke Nielsen, medarbejder i afdeling Næstved 14. Jamshid Gholamian, medarbejder i afdeling Greve 15. Søren Clausen, direktør i SOSU Sjælland Gæster Jørgen Smith, revisor i PwC Per Larsen, revisor i PwC Anders Sevelsted, vicedirektør i SOSU Sjælland Som referent Lizette Ramlyng, medarbejder i Ledelsessekretariatet i SOSU Sjælland Bilag Dagsorden Bilag 1 til punkt 6 Erhvervsakademi Sjælland Bilag 2 til punkt 8.2 Nyt budget 2011

2 1. Godkendelse af dagsorden og evt. tilføjelser Årshjul samt emner til kommende møder. Punktet udskydes pga. formandens sygdom. Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 20. januar 2011 Referatet blev godkendt, med den tilføjelse at Søren Clausen er indtrådt i Slagelse Uddannelsesråd, jf. punkt Orientering v/næstformand Hanne Hermansen Der er kommet en henvendelse fra Køge Kommune vedr. Campus i Køge, hvor kommunen er interesseret i et samarbejde med skolen. Søren Clausen og Hanne Hermansen deltager i dette møde. 4. Orientering v/søren Clausen 4.1 Statusorientering om skolens bygningsforhold Hovedsæde, Jættevej, Ringsted: Lejekontrakt er indgået med option på flere kvadratmetre. Udlejer har haft ombygningen i udbud og ibrugtagen forventes at være 1. juli 2011 eventuelt i etaper. Indretning og logistik i bygningen drøftes med de medarbejdere som skal have arbejdssted på Jættevej. Undervisningssted, Holbæk: Holbæk Kommune har taget initiativ til at genhuse os, efter de selv vil gøre anvendelse af Seminarieparken. Genhusningen vil efter al sandsynlighed finde sted i nybyggede lokaler i nærheden af VUC og EUC Nordvestsjællands bygninger i Holbæk. 4.2 Tilpasninger af organisationen Direktionen planlægger at tilpasse organisationen med hensyn til lederrelation og opgaver for flere stabsmedarbejdere. Dvs. at opgaverne forbliver hos den enkelte

3 medarbejder, men flyttes organisatorisk til anden leder. En enkelt leder flyttes til andet direktørområde og får sit ansvars- og opgaveområde udvidet. 5. Personaleforhold v/søren Clausen Der har været personaleafskedigelser i skolens kursusafdeling, jf. det udsendte bilag til bestyrelsesmedlemmerne. Der er taget initiativ til at støtte de berørte medarbejdere, og et par stykker er allerede i andet arbejde. 6. Uddannelserne v/søren Clausen (bilag 1) Udbud af Erhvervs- og Akademiuddannelsen (VVU) v/erhvervsakademi Sjælland. Direktionen har møde med erhvervsakademiets rektor den 8. april om udspaltning og overgangen til erhvervsakademiets mere selvstændige tilstand. Indstilling: Direktionen går ind i de nødvendige analyser og forhandlinger, og fremlægger beslutningsgrundlag for bestyrelsen på bestyrelsesseminaret den september 2011, om hvorvidt en fortsat udlægningsaftale bedst tilgodeser det marked vi betjener og de uddannelsessøgende vi normalt interesserer os for. Eller om SOSU Sjælland alternativt skal udspalte lærerressourcer til Erhvervsakademi Sjælland. Hanne Lærke Nielsen påpegede, at Akademiuddannelsen blev sat i søen som et flagskib for SOSU uddannelserne. Det kunne være godt med en stærk lederrepræsentation fra SOSU Sjællands side i forhold til Akademiet og uddannelsen. Indstillingen blev godkendt og besluttet. 7. Institutionen v/hanne Hermansen Næstved Sprog- og Integrationscenter (NSI-Center) på deres seneste bestyrelsesmøde

4 besluttet at bede SOSU Sjælland om at udpege et medlem til Næstved Sprog- og Integrationscenters bestyrelse, gerne en embedsmand. Indstilling: Formandskabet indstiller at direktør Søren Clausen udpeges til Næstved Sprog- og Integrationscenters bestyrelse. Indstillingen blev godkendt og besluttet. 8. Økonomi 8.1 Regnskab 2010, herunder revisorprotokol v/revisor Jørgen Smith Jørgen Smith startede med at beklage, at bestyrelsen ikke har modtaget materialet tids nok til at kunne sætte sig ind i det før mødet. Der har været nogle vanskeligheder ved at samle regnskabet, som har betydet at regnskabet først har ligget klart til selve bestyrelsesmødet. Der er kommet en generel udsættelse på indsendelse af regnskabet til undervisningsministeriet på 14 dage. Dvs. at regnskabet skal indsendes medio april Revisoren gennemgik herefter de 3 dokumenter. Årsrapport 2010: Der var enighed om, at det er et flot resultat, specielt set i lyset af de udfordringer der har været med at fusionere de tre skoler. Revisionsprotokollat til årsrapport 2010: Der skal udarbejdes en fælles regnskabsinstruks for den fusionerede skole. Ellen Knudsen spurgte til hvornår der vil være ét fælles lønsystem for skolen. Anders Sevelsted svarede at det vil der være fra 1. januar Bestyrelsen opfordrede til, at der følges op på lønadministrationen i den tidligere Vestsjælland skole, hvor der er fundet nogle fejl. Det kunne revisionen forsikre at man gør. I Vestsjælland er der kun én lønmedarbejder, så man kan ikke få en anden medarbejder til at tjekke lønindtastningen som ønskeligt. Det er desværre ikke muligt at tjekke automatisk i lønsystemet SLS. Det er Staten der bestemmer hvilket lønsystem skolen skal benytte.

5 Man kan overveje om der skal være kontant kasser i de enkelte afdelinger. Dankort eller andre kreditkort udstedes altid til en person, hvilket også er uhensigtsmæssigt. Det kunne være en ide at benchmarke sig med andre sammenlignelige skoler, i forhold til produktivitet og effektivitet. Ellen Knudsen spurgte om ledelsen følger op på den Revisions og kontrolliste som bestyrelsen underskriver. Det kunne direktøren bekræfte. Det endelige regnskab skal underskrives af medlemmerne. Medlemmerne vil snarest muligt blive kontaktet om hvordan det praktisk gøres. 8.2 Nyt budget for 2011 v/vicedirektør Anders Sevelsted (bilag 2) Efter at SOSU Sjælland har været i drift i knap tre måneder, med de første reelle indikationer på aktiviteter og omkostninger og et kritisk blik på forudsætningerne for det første budget bestyrelsen blev præsenteret for, er det nødvendigt at sænke forventningerne til årets resultat. Det nye budget udviser et resultat på +1,75 mio. kr. mod +3,71 mio. kr. i det første budget. Grunden til nedskrivningen kan findes i ikke realiserede men planlagte aktiviteter i 1. kvartal, - bl.a. en ordre på et kursus på kr , som er blevet aflyst. Derudover har der været 18 aflyste AMU kurser. Desværre levner lovgivningen ikke skolen mulighed for, at indkræve et gebyr når en kunde aflyser et kursus hos skolen. Der er også nogle såkaldte turbo hold (uddannelser med merit), som er blevet aflyst, pga. manglende kvalificerede ansøgere. De konstaterede lønomkostninger til undervisere har også vist sig større end først antaget. Direktionen tager initiativ til at søge effektiviseringer i indeværende år, og inddrager bl.a. hovedsamarbejds- og arbejdsmiljøudvalget for input hertil. Direktionen har meldt et ansættelsesstop ud. Det betyder ikke at der ikke kan ansættes nye medarbejdere, men at direktionen nøje vil overveje alle nyansættelser, og undersøge om der er finansiering til dem. Allan Kjærgaard-Petersen spurgte, om skolen har en slags jobbank for de afskedigede medarbejdere. Det har skolen ikke, men skolen vil gerne hjælpe de afskedigede over i

6 evt. ledige stillinger i skolen, såfremt medarbejderne har de påkrævede kompetencer. Udover personaleomkostninger kigger direktionen også på andre omkostninger, fx bygningsomkostninger. Der blev spurgt ind til hvad punktet Udviklingstiltag under punkt 4 dækker over. Anders Sevelsted svarede, at det kunne være udvikling af underviserkompetencer, udvikling i forhold til fastholdelse af elever, udviklingsprojekter, fx forbedring af arbejdsmiljø osv. Nogle af disse ting ligger dog også under punkt 3, så det var ikke muligt at give et helt entydigt svar. Muligheden for at øge indtægtsdækket virksomhed er desværre lille pt. Hanne Lærke opfordrede til, at der tænkes bredt i organisationen i forhold til evt. kommende afskedigelser og besparelser. Renteudgifterne til realkreditlån er fastforrentede, så den udgift ændrer sig ikke. Budget 2011 blev godkendt 9. Andet Intet til dette punkt. 10. Eventuelt 10.1 Bestyrelsesseminar d september 2011 Forslag til mulige emner: Drøftelse af udbudsstruktur, herunder lokaliteter og udannelser Indsatsområder Strategiske mål Bestyrelsens rolle Kodeks for godt bestyrelsesarbejde Søren Clausen vil gerne at der kommer en ekstern person, der kan komme med input og inspiration til bl.a. Kodeks for godt bestyrelsesarbejde. Claus Hensing opfordrede til, at der i første omgang lægges vægt på de mere overordnede mål, dvs. de sidste 3 punkter der er nævnt foroven.

7 Søren Clausen udarbejder program sammen med formandskabet. Direktionen arbejder på at festliggøre 20 års jubilæet for SOSU Uddannelserne. Gerne i samarbejde med Arbejdsgivere og arbejdstagere.