Rapport om Råden over vej Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT

Transkript

1 Rapport om Råden over vej Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT Version februar,

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Introduktion til og afgrænsning af forretningsområdet Rapportens indhold og læsevejledning Metode Resumé Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst... 9 Forretningsprocessen ansøgning om råden over vej... 9 Kontekst Aktører og systemer... 9 Forretningsproces Mål As-Is As-is Service blueprint To be Den grundlæggende proces i den gode løsning Samlet arkitekturbeskrivelse Løsningen der beskrives har følgende vigtige egenskaber: Sammenhængen mellem løsningsideer og arkitekturen To-Be Service Blueprint Baggrund, Regler og Information

3 1. Indledning 1.1 Introduktion til og afgrænsning af forretningsområdet Den 1. december 2014 skal de borgere og virksomheder, som er i stand til det, benytte digitale selvbetjeningsløsninger til ansøgning/anmeldelser på 10 kommunale opgaveområder. Det bliver bl.a. obligatorisk for virksomheder og borger at betjene sig selv digitalt, når de skal søge om råden over vej KL og KOMBIT har på baggrund heraf analyseret opgaveløsningen i et såkaldt to-be projekt i efteråretvinteren i regi af det fælleskommunale program Effektiv digital selvbetjening. Ansøgning om råden over vej har KLE nummer og er omfattet af lov om offentlige veje (vejloven) og private fællesveje (privatvejsloven) og lovbekendtgørelse nr af 3. november Private og virksomheder skal ansøge om råden over vej, hvis de midlertidigt eller længerevarende ønsker, at anvende et område af en vej til eksempelvis opstilling af eksempelvis en container, et brændelæs, eller et stillads. Området med KLE nummer indeholder alt vedr. ansøgning om råden over vej, men den del, hvor det bliver obligatorisk for borgere og virksomheder at ansøge digitalt er afgrænset til vejlovens 102, stk. 1 og stk. 4, samt privatvejsloven 66. Denne rapport beskriver dog alligevel området råden over vej som helhed, og vil derfor også inddrage dele af området som ikke bliver obligatorisk digitalt. Dette er gjort efter ønske fra flere af de kommuner, programmet har været i dialog med, samt ud fra den betragtning at der er stor sammenhæng og synergi imellem de dele af råden over vej der bliver obligatorisk digital og de dele af råden over vej, som ikke gøres obligatorisk digital. Der findes flere forskellige løsninger på markedet i dag, og mange kommuner har selv udformet blanketter, som håndterer borgernes og virksomhedernes ansøgninger om råden over vej. Det store udbud af løsninger skyldes blandt andet, at området administreres forskelligt i kommunerne, samt at mange kommuner har mere end én selvbetjeningsløsning til at håndtere de forskelligartede ansøgninger om råden over vej. I Økonomiaftalen mellem Finansministeriet og kommunerne er der estimeret en engangsinvestering på sammenlagt ca. 4,5 mio. kr. i 2014 og Nettopotentialet er i 2015 er på ca. 13,6 mio. kr., stigende til ca. 15,6 mio. kr. i 2016 og frem. Digitaliseringsgraden er samme sted beregnet til at være 20% i For at indfri potentialet skal området have en digitaliseringsgrad på 90%. Økonomiaftalen og den underliggende businesscase omfatter kun potentialerne i et kanalflyt, som bl.a er muligt, når selvbetjeningsløsningerne er brugervenlige og tilgængelige for borgere og virksomheder, mens denne rapport også omhandler de muligheder, der er til stede for at effektivisere de bagvedliggende administrative processer. 3

4 Der er ikke lavet en businesscase for indførelsen af løsninger, som gør brug af rapporternes forslag. Selvbetjeningsløsninger på de obligatoriske områder skal leve op til den såkaldte Udviklingsvejledning og de tilhørende klarmeldingskriterier.. Udviklingsvejledningen for god selvbetjening indeholder en række fællesoffentlige krav, som skal sikre, at selvbetjeningsløsninger er brugervenlige og tilgængelige.. Alle krav skal opfyldes. se mere på Rapporten er lavet i regi af KL og KOMBIT af programmet Effektiv digital selvbetjening. Programmet består af ansatte fra KL, KOMBIT og kommunerne. Læs mere om projektet og Effektiv digital selvbetjening på Rapportens indhold og læsevejledning Denne rapport er udarbejdet af programmet Effektiv digital selvbetjening i forbindelse med analysen af områderne i bølgeplanens 3. bølge. Rapporten kortlægger as-is situationen for området, og indeholder programmets bud på et fremtidigt scenarium for 2014 og frem to-be - i form af et forretningsarkitektonisk løsningsforslag og en brugerrejse for området. Rapportens primære formål er at redegøre for selvbetjeningsområdets nuværende situation i en As-Is beskrivelse, og at anvise en retning for den gode selvbetjeningsløsning anno 2014 og fremefter, i et To-Be scenarie. Målgruppen for rapporten er forretningsudviklere og it-arkitekter hos it-leverandører, men også kommunale fagpersoner og digitaliseringskonsulenter, som med rapportens anbefalinger får et redskab til at udvikle/videreudvikle løsninger på området. Rapporten er bygget op i 2 overordnede dele: Første del, som er belyst i afsnit 3 og 5, omhandler as-is (nu) situationen, dels kortlagt gennem analyser af området, dels gennem en konkret brugerrejse på området. Anden del, der omhandler et fremtidigt løsningsscenarium, to-be, er belyst i afsnit 6-8, gennem en beskrivelse af en fremtidig forretningsarkitektur og en brugerrejse, der viser borgerens/virksomhedens og de kommunale sagsbehandleres fremtidige brugerrejse. Rapporten har derfor fokus på både front- og backend - dette fokus er også afspejlet i de foreslåede løsningsforslag og den foreslåede forretningsarkitektur. Rapporten er udarbejdet af programmet Effektiv digital selvbetjening. Programmet er bemandet med ansatte fra KL, KOMBIT og kommunerne. 4

5 Afsnit 1 omhandler rapportens indhold, læsevejledning og metode Afsnit 2 indeholder et resumé af rapporten. Afsnit 3 er en introduktion til området. Det beskriver områdets forretningsprocesser og hvilken it-kontekst, borgere, virksomheder og sagsbehandlere møder, når de ansøger/sagsbehandler indenfor området. Afsnit 4 er en kortlægning af de forretningsmæssige mål for området Afsnit 5 omhandler as-is og er 2-delt. Første del er en yderligere kortlægning, der arbejder videre med målene og kobler mål og opgaver til de forretningsmæssige udfordringer, der er identificeret på området i forhold til målene. Anden del er den brugerrejse, der er blevet udarbejdet på området, og som viser en borger eller virksomheds serviceoplevelse på det enkelte område. Afsnit 6 omhandler to-be, og indeholder en kortlægning af løsninger på udfordringerne og et forslag til samlet it-arkitektur, som understøtter løsningsforslagene Afsnit 7 er to-be brugerrejsen, og indeholder forslag til, hvordan borgere, virksomheder og sagsbehandlere vil opleve processen, hvis rapportens forslag følges Afsnit 8 er en beskrivelse af løsningsforslag, som har en længere tidshorisont 1.3 Metode I forbindelse med Økonomiaftalen for 2013 mellem KL og Regeringen blev det besluttet, hvilke opgaveområder, der skulle omfattes af bølge 3. Ansøgning om råden over vej er en del af bølge 3. Foranalysen, der ligger til grund for Økonomiaftalen, tager sit afsæt i Kommunernes Henvendelsesregistering - KOMHEN 2.0, herunder i faktorer som henvendelsesfrekvens, digitaliseringsniveau, kanalpriser mm. På denne baggrund og gennem interviews af enkelte kommuner er området blevet vurderet egnet til obligatorisk digital selvbetjening. Programmet Effektiv digital selvbetjening har på baggrund heraf arbejdet med områderne siden sommeren 2013, og har haft nedenstående aktiviteter, hvis resultater er udmøntet i indeværende rapport. Rapporten er blevet til med bistand fra KL s kontor for Arbejdsgange og IT-arkitektur og konsulentfirmaet Design By Research. I forbindelse med kortlægningen af området har programmet været på besøg i Furesø Kommune for at drøfte foranalysens konklusioner. As-is brugerrejser. Sideløbende med kommunebesøgene foretog Design By Research for programmet interviews med brugere på området med henblik på at udarbejde en As-Is brugerrejse, der beskriver borgerens eller virksomhedens oplevelse af at interagere med kommunen, bl.a via anvendelse af en selvbetjeningsløsning. I den forbindelse blev der også indsamlet forslag fra brugerne til forbedringer af processen ud fra et brugerperspektiv. Workshop 1 Formålet med denne workshop var at lave en kortlægning af de nuværende forretningsmål og forretningsprocesser og at drøfte fremtidige scenarier for både front- og back-end. Workshoppen blev faciliteret af Programmet for Effektiv digital selvbetjening og KL s Kontor for Arbejdsgange og IT-arkitektur. Sammen 5

6 med kommunerne blev der foretaget en kortlægning af udfordringer i den nuværende proces, forretningsmål, samt potentielle løsninger på disse udfordringer. Deltagende kommuner i workshop 1 var Odense, Assens, Glostrup og København. Workshop 2 Formålet med 2. workshop var at udarbejde et fremtidigt brugerscenarium for området. Workshoppen blev faciliteret af Programmet for Effektiv digital selvbetjening og Design By Research. Sammen med kommunerne og virksomheder blev der i fællesskab, og på baggrund af workshop 1, as-is brugerrejserne, samt anden viden på området, udviklet en fremtidig to-be brugerrejse, som parterne anser for at være en optimal proces for området. Deltagende kommuner i workshop 2 har været Odense og Assens. Den endelige rapport Nærværende rapport bygger således på ovenstående aktiviteter, og er blevet til på baggrund af inputs fra brugere og kommunale medarbejdere. Kommunekommentering Rapporten har været igennem review i KOMBIT s arkitekturstab, og blevet godkendt af KL s fagkontor på området. Rapporten er endvidere sendt til kommentering hos kommunerne m.h.p. at sikre, at rapportens analyser og beskrivelser af udfordringerne på opgaveområdet er i overensstemmelse med kommunernes opfattelse af den nuværende situation - as-is - på området. Kommenteringen skal endvidere sikre, at kommunerne finder, at de udarbejdede løsningsforslag to-be kan medvirke til at understøtte målopfyldelsen på opgaveområdet, herunder at effektivisere opgaveløsningen for såvel borgere og virksomheder som for kommunale sagsbehandlere. 6

7 2. Resumé Omdrejningspunktet for denne rapport er ansøgning om råden over vej. Private og virksomheder skal søge om råden over vej, hvis de midlertidigt eller længerevarende ønsker at anvende et område af en vej til eksempelvis opstilling af eksempelvis en container. Sagsbehandlingen af ansøgninger i kommunen har fokus på, om udstrækning og omfang af den ønskede anvendelse står mål med de gener det medfører, og om der er konflikter med trafik eller andres ønske om råden over vej samtidigt. Kommunernes mål for ansøgningsprocessen er at understøtte og fremme muligheden for private og offentlige aktørers adgang til råde over vejarealer, men derudover også at sørge for, at generne ved råden over vej er mindst mulige, at fremkommeligheden på vejene er bedst mulig; at undgå konflikter imellem forskellige parter, som ønsker at benytte et område, og at sikkerheden er i orden i forhold til skiltning og afspærring, samt at sikre, at det er identificeret, hvem der har ansvaret for det materiale der opstilles. Alt dette er beskrevet i afsnit 4 om mål. I kortlægningen af området og de nuværende udfordringer i afsnit 5 rapportens as-is analyse, har vi identificeret 8 udfordringer på området i dag for virksomheder og sagsbehandlere: Ansøgeren kan ikke se allerede kendte konflikter i forhold til dennes ønsker om råden over vej så Ansøgere kan søge forgæves på et tidspunkt, hvor kommunen allerede ved, at vejen ikke står til rådighed, og kommunen bruger tid på selv at fremsøge konflikter efterfølgende. Ansøgeren vejledes ikke i ansøgningen af de øvrige tilladelser, der kan være omfatter af anvendelsen af den vej, der søges råden over. Det kan eksempelvis nødvendigheden af at ansøge om en alkoholbevilling eller tilladelser hos politiet. Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS. Det betyder at data om sted ikke modtages som GIS Data, hvilket medfører spildtid på at journalisere PDF er og indtegne planer i GISsystemer. Mange foreninger og private bliver bedt om at ansøge flere steder, ofte med nogenlunde enslydende ansøgninger. Det gælder i høj grad når det handler om arrangementer, hvor de fx skal søges om tilladelse til at bruge veje hos politi og hos kommunen. De mange indgange kan være vanskelige at overskue for ansøgeren, og giver risiko for manglende koordinering. Der bruges meget køretid til at besigtigelse, for at kunne vurdere påvirkningen af stedet i forhold til gener og fremkommelighed. Det indebærer ind imellem en del spildtid i processen. Det er vanskeligt at overvåge råden over vej, der strækker sig ud over tid. Hvis en container, et stillads, et brændelæs etc. ikke fjernes på det tidspunkt tilladelsen ophører, er det vanskeligt for kommunen at opdage det. Planer for veje registreres ikke i samme format. Det medfører at det er vanskeligt at koordinere med andre brugere politi og beredskab. Det samme problem skaber også udfordringen vedr. at ansøgeren ikke kan se allerede kendte konflikter og har sammenhæng til udfordring vedr. at aktørerne planlægger i forskellige formater. Koordinering sker pr. tlf. og mail, hvilket medfører ineffektiv og tidskrævende koordinering, samt øger sandsynligheden for fejl pga. manglende styring af koordineringen. 7

8 Disse udfordringer er medvirkende til, at realiseringen af de forretningsmæssige mål mindskes. Rapporten peger på 6 løsninger til håndtering af de 8 udfordringer, som beskrevet i afsnit 6 : Der er to afgørende elementer i denne løsningsbeskrivelse: Ansøgere skal ikke længere beskrive, på hvilket areal de ønsker råden over vej ved at angive adresser eller PDF-kort. De skal i stedet angive det ved at tegne på et digitalt kort og bruge mulighederne i GIS. Det giver mulighed for, at kortet kan vise data om allerede kendte, planlagte og igangværende aktiviteter på steder for ansøgeren, og at ansøgningen kan gemmes som GIS-data. En applikationsservice, som vi kalder Stedbestemt Aktivitet, har den egenskab, at den holder styr på aktiviteter, der finder sted på bestemte geografiske placeringer. Den kan vise alle aktiviteter, der er for et givent område og kan således vise gravearbejder, der råder over vej, idrætsbegivenheder og meget andet. Vi forestiller os, at denne applikationsservice byggeblok kan tilgås fra flere forskellige fagsystemer. Det er fx ikke hensigtsmæssigt, at medarbejdere i kulturafdelingen skal logge på et vejsystem, for at registrere en stedbestemt aktivitet. Denne applikationsservice har desuden en abonnementsordning, således at de aktører, der er interesserede i, om der foregår noget på bestemte lokationer, får advis er herom. Det er fx politiet, trafikken.dk m.fl. To-be brugerrejsen tager ligeledes afsæt i løsningsforslagene til at forbedre serviceoplevelsen for virksomheden. 8

9 3. Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst Formålet med dette afsnit er at: Give læserne et overblik over, hvilke aktører og systemer, der påvirkes af den gode løsning, og hvem der har en rolle i den gode løsning. Giver læserne et overblik over forretningsprocessen, det vil sige de opgaver, der er forbundet med ansøgning om råden over vej. Forretningsprocessen ansøgning om råden over vej Mange virksomheder og private kan have brug for at råde over en vej. Fx til opstilling af containere, brændelæs, stilladser, maratonløb, cykelløb, gadefester, markeder m.v., men også mere permanente aktiviteter som fx kabelskabe, cafearealer, parasoller på gågader og meget andet. Kontekst Aktører og systemer En ansøger afgiver en ansøgning om råden over vej. Ansøgningen udføres i en selvbetjeningsportal, der via en broker (ej ill. nedenfor) overfører ansøgningen til et vejforvaltningssystem. Ofte vil ansøgningen have henvisning til en standard skilteplan men hvis der er særlige forhold, kan en skilteplan være vedhæftet. Der foretages journalisering i vejforvaltningssystemet. I forbindelse med behandling af ansøgningen kan kommunen anvende et Geografisk Informations System (GIS) til at udføre konfliktsøgning vedrørende aktiviteter på stedet i det pågældende tidsrum. I nogle kommuner er det en kalender med aktiviteterne med henvisning til stedet, mens andre bruger et egentligt GIS. Aktiviteten registreres i det pågældende system. En stor del af arbejdet består i at koordinere med interne og eksterne parter (politi, beredskab) og informere trafikken.dk om evt. påvirkning af det strategiske vejnet. I nogle tilfælde skal der gennemføres partshøring. Afgørelsen kan være ledsaget af betingelser, og den skal kunne fremvises på stedet, hvor der rådes over vejen. Det faktiske start- og sluttidspunkt skal meldes ind via selvbetjeningsløsningen. Tilsyn for om betingelser er opfyldt skal gennemføres, inden sagen kan afsluttes. 9

10 Forretningsproces Ansøgning om råden over vej kan være en simpel ansøgning, der vedrører fx en container, et stillads, grus, byggematerialer, lifte, vejfester, skiltning eller loppemarkeder, der kun berører en mindre vej i et kort tidsrum. Ansøgninger om råden over vej dog kan også være omfattende og kræve en række andre ansøgninger og tilladelser, der fra ansøgers vinkel kan være svær at overskue. En del kommuner koordinerer arbejdet for ansøger, men det er tidskrævende. Se fx og vælg stikord for 10

11 en uddybende liste over alle de tænkelige aktiviteter, der kan føre til ansøgning om råden over vej. Et overblik over listen kan ses i afsnit 8, bilag 1 I forretningsprocessen på næste side omfatter ansøgningsprocessen op til seks forskellige ansøgninger, hvoraf den ene råden over vej er en fast bestanddel. De seks andre ansøgninger kunne angå tilladelse til alkoholudskænkning (markeder, fester, løb m.v.), tilladelse til musik, godkendelse af skilteplan hos politiet m.v. Ansøgningen om råden over vej journaliseres og oplyses derefter, omfattende en række beslutninger, der knytter sig særskilt til råden over vej: Er der andre der skal bruge vejen på dette tidspunkt? Er der styr på skiltning og sikkerhed? Er der er et rimeligt forhold mellem den tidsmæssige udstrækning af råden over vej og den aktivitet, der skal afvikles? M.v. Men derudover omfattes også en række aktiviteter, der har med koordinering at gøre. Det vil sige koordinering i forhold til de andre mulige ansøgninger. Derudover vejledes ansøger om de ansøgninger, der evt. ikke er afgivet. Der træffes afgørelse med vilkår, der sendes til ansøger. Hvis ansøger får behov for at råde over vejen i længere tid end bevillingen gælder, må der ansøges på ny. Denne gang oprettes ikke en ny sag, men ansøgningen journaliseres på den gamle sag. Forretningsprocessen kan ses på næste side. 11

12 Figur 1 Forretningsprocessen 12

13 4. Mål Et ønske om råden over vej kan dække over et meget stort antal forskellige situationer. Fra opstilling af containere og brændelæs på mindre villaveje, til store maratonløb og cykelløb, der dækker store vejstykker og inkluderer en række andre tilladelser. Råden over vej kan også handle om permanente installationer fx elskabe. Livssituationen for ansøgeren kan altså være enkel jeg skal have tilladelse til at stille en container ud for mit hus fra den 1. oktober 2013 til den 7. oktober Til meget kompliceret udover at råde over en vej, skal der søges tilladelser hos politi, beredskab, private veje m.v. Figur 2 Livssituationen i større arrangementer - mange ansøgninger til mange aktører Råden over vej Godkendelse hvis påvirkning af offentlig transport Lokaleudlån Brandtilladelse Ansøgning/ tilladelser Politigodkendelse Byggetilladelse - store scener Udskænkning Miljøgodkendelse ift støj Ansøgninger om råden over vej, i den snævre forstand, minder på mange måder om ansøgninger om gravetilladelser. I begge tilfælde ansøger man om brug af en begrænset ressource vejen. Udover at vejene dag- 13

14 ligt anvendes til privat transport, anvendes de også af arrangementer, beredskab, offentlige transportselskaber og af entreprenører der skal grave i vejen m.v. Der er altså tale om en form for bookningsproces. Grundlæggende tjener sagsbehandling af ansøgninger om råden over vej, til at Fremme aktiviteter i byerne. Byerne vil gerne have liv og aktivitet. Det indebærer, at det er vigtigt i sagsbehandlingen at kunne understøtte ansøgerens samlede situation, at kunne vejlede og anvise alternativer ved konflikt med andre aktiviteter og kunne tilpasse sagsbehandlingstiden til aktivitetens behov. Men samtidig vil man: Gerne reducere gener ved aktiviteterne, herunder sikre fremkommelighed Derfor vurderer man forholdet mellem aktivitet og omfang af den råden over vej, der søges om. Sørge for at koordinere med andre aktiviteter, så der ikke opstår konflikter Man undersøger, om andre skal bruge vejen. Sørge for sikkerhed Der tages stilling til afspærring og skilteplaner. Kunne ansvarspådrage den, der har rådet over vejen, hvis der er skader på vejen Derfor er det vigtigt at kunne identificere ansøger og vide noget om vejens tilstand før og efter. Disse fem overordnede mål er vist nedenfor, med de forretningsmæssige opgaver de løses med: 14

15 Figur 3 Målhierarki Mål Opgaver Vejleder og anviser evt. alternativer ved konflikt Fremme aktivitet og frivillighed Arrangementer - Understøt ansøgers samlede situation Sagsbehandllingstid skal modsvare aktivitetens behov Reducer gener og sikre fremkommelighed Undgå konflikter med andre brugeres brug af veje Sikkerhed Ansvarspådragelse Vurdér passende varighed, adgang og støj Koordiner med andre mulige brugere Afmærkning og tidsmæssig udstrækning Koordinere med politii hvis bødemuligheder og hvis dirigering af trafik Styr på hvem der kan drages til ansvar ved uheld og skader 15

16 5. As-Is De forretningsprocesser der blev vist i Figur 1 Forretningsprocessen, side 12 bliver i hverdagen udført på en bestemt måde. Med bestemte it-systemer, praksisser, blanketter m.v. Det er det, vi kalder en arbejdsgang den beskriver, hvordan man gør det. Set i forhold til de forretningsmæssige mål, og ønsket om at indfri dem effektivt for alle parter, kan der peges på en række udfordringer, vist med røde cirkler nedenfor: 16

17 Figur 3 Arbejdsgang med Udfordringer 8 Mørketal dem der ikke ansøger 1 Ingen konfliktsøgning 2 vejleder ikke samlede ansøgninger 4 mange indgange 6 Tilsyn er vanskelig og tidskrævende 5 Besøg på steder er tidskrævende 9 koordinering med mail/tlf. 3 og 7 Planer samles ikke i GIS 17

18 Figur 4 Målhierarki med udfordringer Mål Opgaver Udfordringer Vejleder og anviser evt. alternativer ved konflikt 1 Ansøger kan ikke se kendte konflikter Fremme aktivitet og frivillighed Arrangementer - Understøt ansøgers samlede situation 2 Vejleder ikke ansøgeren til samlede tilladelser der omfatter en råden over vej 3 Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS Sagsbehandllingstid skal modsvare aktivitetens behov 4 Mange indgange Reducer gener og sikre fremkommelighed Vurdér passende varighed, adgang og støj 5 Besigtigelse af steder koster vejtid 6 Vanskeligt at overvåge råden over vej, der strækker sig ud over aftalt tid Undgå konflikter med andre brugeres brug af veje Koordiner med andre mulige brugere 7 Planer for brug af veje registreres ikke i samme format Sikkerhed Afmærkning og tidsmæssig udstrækning Koordinere med politii hvis bødemuligheder og hvis dirigering af trafik 9 Sker via mail/tlf. Ansvarspådragelse Styr på hvem der kan drages til ansvar ved uheld og skader Udfordringerne er uddybet nærmere i nedenstående skema. 18

19 Skema 1: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring 1. Ansøger kan ikke se kendte konflikter Uddybning og medfører For at fremme aktivitet og frivillighed, er det vigtigt, at der ikke planlægges et arrangement eller en aktivitet samtidig med en anden aktivitet. Kommunerne kender i god tid, hvilke aktiviteter der er planlagt og hvor, men udstiller ikke denne viden for ansøgerne i ansøgningssituationen. Udfordringen hænger sammen med udfordring Vejleder ikke ansøgeren til samlede tilladelser, der omfatter andet end råden over vej 3. Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS Medfører: Ansøgere spilder tid på ansøgninger, som ikke kan imødekommes pga. konflikt med anden aktivitet Kommunen anvender tid på at afvise ansøgninger pga. konflikter Ved arrangementer motionsløb, cykelløb, markedsdage, loppemarkeder koncerter m.v. - er der ofte tale om mange ansøgninger i én. Jævnfør figur side 13 over livssituationen og de ansøgninger/tilladelser der skal søges ved større arrangementer. Medfører: Det er vanskeligt for ansøgeren at overskue, hvem der skal søge om hvad, Kommunerne og aktørerne bruger megen tid på internt og eksternt at koordinere. Det er igen mange aktører. Når de planlægger i forskellige systemer og ud fra forskellige standarder, så kan data om aktiviteterne, sted og tidspunkt ikke udveksles automatisk Medfører: Det er ikke muligt at vise ansøgerne et opdateret billede af andre planlagte aktiviteter, og dermed ikke muligt at løse udfordring 1 Kommunerne anvender tid på at koordinere aktiviteter, der er planlagt i forskellige systemer, der ikke kan udveksle data 4. Mange indgange Mange foreninger og private bliver bedt om at ansøge flere steder, ofte med nogenlunde enslydende ansøgninger. Det gælder i høj grad når det handler om arrangementer, hvor de fx skal søges om tilladelse til at bruge veje hos politi og hos kommunen. Jævnfør også figuren side 13. Problemet hænger sammen med udfordring Besigtigelse af steder koster vejtid Medfører: Dårlig service Uoverskueligt for borgeren og Giver risiko for manglende koordinering For at kunne vurdere gener og fremkommelighed er det nødvendigt at kunne vurdere påvirkningen af stedet. Det indebærer ind imellem, at man må besøge vejstykket. Nogle systemer anvender allerede integration til services der leverer fotos af vejene, der i flere tilfælde kan spare en køretur. Medfører: Vejtid for sagsbehandler 6. Vanskeligt at overvå- Hvis en container, et stillads, et brændelæs etc. ikke fjernes på det tidspunkt 19

20 Skema 1: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring ge råden over vej, der strækker sig ud over tid 7. Planer for veje registreres ikke i samme format 8. Koordinering med tlf./mail Uddybning og medfører tilladelsen ophører, er det vanskeligt for kommunen at opdage det. Mange søger ikke forlængelse. Det er for omkostningsfuldt bare at have personale til at køre rundt og kontrollere. Medfører: At der i praksis opstår de gener og manglende fremkommelighed som kommunen efterstræber at undgå med sin sagsbehandling Så bliver det vanskeligt at kordinere med andre brugere politi og beredskab. Det samme problem skaber også udfordring 1 og hænger sammen med udfordring 3. Medfører: Kommunerne og øvrige aktører anvender tid på at koordinere aktiviteter, der er planlagt i forskellige systemer, der ikke kan udveksle data At koordinere med tlf. eller mail tager tid og er en fejlkilde. Det er mindre styret end automatisk koordinering. Medfører: Flere fejl, pga. manglende styring af koordinering Spildtid på at koordinere manuelt I workshoppene blev nævnt et niende problem: Mørketallet dem der ikke ansøger. Op mod 80 % af mindre aktiviteter, der råder over vej, sker ikke med en ansøgning. I nogle kommuner er tallet meget mindre, fordi man kræver, at det er entreprenørerne, der ansøger, og man har et mindre antal entreprenører at kommunikere med. Men søger man ikke, er der ikke styr på afmærkning eller ansvarspådragelse. Der er dog ikke i analyserne fundet en løsning på denne udfordring. 5.2 As-is Service blueprint 20

21 AS-IS BRUGERREJSE // Råden over vej PROCES FØR SITUATION / HANDLING Mike er direktør og ejer af en mellemstor stilladsudlejningsvirksomhed med lidt over 20 ansatte. Han er 39 år og har haft virksomheden de sidste 6 år. Kunderne spænder fra entreprenørvirksomheder til murere og boligforeninger. I forbindelse med større entreprenøropgaver er det kunden, der søger om råden over vej, men ellers er det som oftest Mike, der søger. Er der tale om små stilladser over en kort periode, undlader han dog ofte at søge. Når Mike skal ansøge, bruger han en fysisk blanket, som han har fået fat i på kommunen for flere år siden og har liggende i en bunke kopier. Han synes, det er træls, at han skal udfylde blanketten i hånden og bruge tid på at skrive oplysninger om kunden ind hver gang, når de ofte er gengangere BS By Stilladser ANSØGNING ILLUSTRATION BS By Stilladser BS By Stilladser ANSØGNING SYSTEM UDFORDRING Virksomheden undlader at ansøge ved små projekter pga. besværet ved at ansøge Mange oplysn. om virksomhed og kunder, der altid er de samme, men skal udfyldes hver gang

22 FØR UNDER På blanketten skal Mike både angive placering og størrelse på stilladset. Han synes, det er nemt og hurtigt lige at skrive adresse og husnumre samt længde, bredde og højde på stilladset. Men det bliver jo selvfølgelig ikke så præcist i forhold til, hvor stilladset starter og slutter. Mike skal også skrive, hvad formålet med stilladset er, om det står på fortovet, samt hvornår det stilles op, og hvor lang tid det bliver stående. Han har ofte svært ved at give en slutdato, da det aldrig rigtig er til at vide, hvornår arbejdet er færdigt. Mike har tidligere haft en fast kontaktperson hos kommunen. Han scanner derfor blanketten ind og sender den til kontaktpersonens mail. Mike er dog begyndt at opleve, at den i stedet bliver sendt videre til en anden person ANSØGNING ANSØGNING Scan Mail Afgrænsning af vejareal bliver upræcist, når det blot skal angives som husnumre Det kan være svært at angive en slutdato, da det aldrig er til at vide, hvornår arbejdet er færdigt Mail til navngivne personer er et problem. Mail skal til fællespostkasse 1 Ansøger kan ikke se kendte konflikter Oplysninger sendes via mail til en gammel kontaktperson, som sender videre

23 UNDER Sagsbehandleren Lotte modtager Mikes ansøgning på mail fra en kollega, der tidligere har siddet i trafik & miljø-afdelingen. Hun oplever ofte, at ansøgningerne kommer ind ad forskellige veje, selvom kommunen på hjemmesiden oplyser, at der skal søges via en fællespostkasse. Før Lotte kan godkende ansøgningen, skal hun undersøge, om der er mulige konflikter med andre, der skal bruge vejen i samme periode. Dette gør hun dels ved at søge i sit fagsystem, dels ved at ringe rundt til andre i kommunen, som giver tilladelser til brug af vej, da hun ikke kan se alt i fagsystemet. Hun finder ud af, at der er planlagt en festival i samme periode i det område. Derfor sender hun en mail til arrangøren af festivalen og spørger, om opstillingen af stilladset giver problemer. I mellemtiden har Mikes firma allerede stillet stilladset op. Det sker ofte, at de stiller stilladset op, før de har fået godkendelsen, da det næsten altid skal gå hurtigt i stilladsbranchen, og de gerne får opgaven en til to dage før, stilladset skal stilles op Ansøgning FAGSYSTEM Råden over BS By Stilladser Vejadministrationssystem Vejadministrationssystem 3 Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS. Virksomheden venter ikke på afgørelsen, men stiller op før godkendt. Behov for hastebehandling. 7 Planer for veje registreres ikke i samme format.

24 UNDER I forbindelse med opstilling af stilladset er det ofte, at de bliver nødt til at spærre enten cykelsti eller fortov af. Stilladsarbejderne dækker af med skilte og afdækningsbånd, men det er ofte, at både fodgængere og cyklister er ligeglade, så de prøver også gerne at ligge nogle stilladsmaterialer som forhindring. Det er sjældent, de oplever, at kommunen tjekker op på deres skiltning/afspærring. Fordi Mike ofte stiller stilladset op før tilladelsen er på plads, oplever han også af og til at det kolliderer med f.eks. gravearbejde på samme sted, så han bliver nødt til at pille det ned igen. Han synes, det burde være disse situationer, tilladelsen er til for at forhindre, men mener ikke, at han kan gøre andet, når sagsbehandlingen er så langsom. Denne gang er der dog ingen problemer. Da sagsbehandleren Lotte en uge efter endnu ikke har fået svar fra festivalarrangøren, ringer hun ham op. Da arrangøren har haft kontakt med mange forskellige instanser i kommunen troede han, at beskeden var blevet givet videre. Heldigvis er det dog ikke noget problem med stilladset, så Lotte kan med det samme godkende ansøgningen ? VS. KULTUR Mail 5 Besigtigelse af steder koster vejtid 4 Mange indgange Vanskeligt at overvåge råden over vej, der 6 Koordinering med tlf./mail strækker sig ud over tid 8 10 Konflikter med andet arbejde forhindres ikke, når der stilles op før godkendelsen er på plads. 2 Vejleder ikke ansøgeren til samlede tilladelser, der omfatter andet end råden over vej

25 UNDER EFTER Som det sidste beskriver Lotte, hvilke særlige vilkår, der er ift. skiltning, og sender dette sammen med afgørelsen i en mail til Mike. Hun informerer også andre relevante parter som f.eks. brandvæsen og politi via mail. Hvis arbejdet overskrider den slutdato, som Mike har angivet i ansøgningen, skal han ifølge reglerne genansøge. Dette får han dog aldrig gjort, og han har aldrig oplevet, at kommunen opdager det eller gør noget ved det. Systemet registrerer automatisk, når den forventede slutdato oprinder og lukker sagen uden at foretage sig mere i POLITI FAGSYSTEMET Forventet slutdato: i BRANDVÆSEN BS By Stilladser 8 DD.MM.YY Automatisk = Lukket Mail Vejadministrationssystem Når arbejdet overskrider slutdatoen, skal der genansøges. Dette sker dog aldrig.

26 Vi har i dette afsnit identificeret og kortlagt de væsentligste udfordringer på området for råden over vej i kommunerne. I næste afsnit vil vi præsentere og beskrive to-be scenariet for råden over vej. 6. To be En overordnet forudsætning for valg af løsninger er, at de er gode. I kommunalt regi indbefatter det også, at løsningerne følger de fælleskommunale arkitekturprincipper, som er: 1. Sammenhængende it 2. Genbrug 3. Byg til forandring 4. Flere leverandører 5. Driftsikkerhed Uddybning kan findes på Kommunernes Arkitekturråds hjemmeside. Også vejområdet skal udvikles efter og skal bidrage til den fælleskommunale rammearkitektur, som udmøntes med udgangspunkt i principperne. Rammearkitekturen indeholder et landkort over de elementer (byggeblokke), der indgår i et stykke kommunal opgaveløsning (forretning), og som fx et digitaliseringsprojekt berører og må forholde sig til. Landkortet bliver gradvist udvidet med flere byggeblokke. Udviklingen kan følges på Kommunernes Arkitekturråds hjemmeside Nogle af de byggeblokke, der er på vejområdet, vil blive medtaget i den efterfølgende beskrivelse af løsningsforslagene. Applikationsservice er en implementering af en byggeblok En applikationsservice (eller blot service) er et it-system, der tilbyder funktionalitet via et eller flere interfaces til informationsintegration, procesintegration og hændelsesintegration. Den grundlæggende proces i den gode løsning Den gode løsning bidrager til at opfylde de forretningsmål, der er præsenteret tidligere og giver et svar på de udfordringer der er gennemgået ovenfor. Løsningen baserer sig grundlæggende på følgende tankegang: Ansøger identificerer sig og derefter: o Hvad han vil? det vil sige aktivitet. Aktiviteter er beskrevet i en klassifikation o Hvor? - som tegnes/markeres på et kort, så det kan gemmes i et GIS-system og gøres tilgængeligt for samarbejdsparter og andre borgere o Hvornår? Afhængig af aktivitetstype - uddybes aktiviteten: o Kan ansøger krydse af, om der samtidig fx finder udskænkning sted; spilles høj musik; om der skal anvendes lokaler m.v. Altså de tilstødende tilladelser/ansøgninger ved mere komplicerede arrangementer. 26

27 Hvor og hvornår identificeres på et kort med tegneværktøj o Hvis der er konflikter med andre kendte aktiviteter på det tidspunkt, eller aktiviteten fx vil påvirke offentlig transport, får ansøger straks besked om det. Ansøger kan i givet fald flytte tidspunkt eller sted og undersøge, om konflikten kan undgås. Hvis aktiviteten påvirker offentlig transport giver løsningen mulighed for kontakt til pågældende selskab Ansøgningen sendes og signeres. I tilfælde, hvor der er flere ansøgninger til flere parter, sendes alle ansøgninger af sted samtidig, uden at en sagsbehandler skal koordinere afsendelsen. Sagsbehandleren kan tage stilling til de resterende spørgsmål og træffe afgørelse Ansøger råder over vejen o Ansøger får et link fx via SMS så han kan dokumentere, hvordan skiltning og placering af de genstande, der råder over vejen konkret og faktisk placerer sig. Dokumentation med billede lægges derved ind på sagen. 27

28 Mål Opgaver Udfordringer Løsninger Vejleder og anviser evt. alternativer ved konflikt 1 Ansøger kan ikke se kendte konflikter Fremme aktivitet og frivillighed Arrangementer - Understøt ansøgers samlede situation 2 Vejleder ikke ansøgeren til samlede tilladelser der omfatter en råden over vej 3 Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS 1 Ansøgere præsenteres for tegneværktøj, der viser planer for aktiviteter og gemmer ansøgning med kortstandard 2 En indgang - fordel ansøgninger Sagsbehandllingstid skal modsvare aktivitetens behov 4 Mange indgange 4 Services med fotos af vejene 5 Besigtigelse af steder koster vejtid Reducer gener og sikre fremkommelighed Vurdér passende varighed, adgang og støj 6 Vanskeligt at overvåge råden over vej der strækker sig ud over aftalt tid 6 Selvregistrering af aktivitet via link 3 Ansøgeren anvender link til SMS eller app løsning til start og stop Undgå konflikter med andre brugeres brug af veje Koordiner med andre mulige brugere 7 Planer for brug af veje registreres ikke i samme format Afmærkning og tidsmæssig udstrækning Sikkerhed Koordinere med politii hvis bødemuligheder og hvis dirigering af trafik 8 Sker via mail/tlf. 5 Adviseres via abonnementsordning Ansvarspådragelse Styr på hvem der kan drages til ansvar ved uheld og skader 28

29 Skema 2: Udfordringer med løsninger Udfordring Udfordring og medfører Løsning 1. Ansøger kan ikke se kendte konflikter For at fremme aktivitet og frivillighed, er det vigtigt, at der ikke planlægges et arrangement eller en aktivitet samtidig med en anden aktivitet. Kommunerne kender i god tid, hvilke aktiviteter der er planlagt og hvor, men udstiller ikke denne viden for ansøgerne i ansøgningssituationen. Udfordringen hænger sammen med udfordring 3. Medfører: Ansøgere spilder tid på ansøgninger, som ikke kan imødekommes pga. konflikt med anden aktivitet Kommunen anvender tid på at afvise ansøgninger pga. konflikter 1. Ansøger præsenteres for tegneværktøj og kalender til angivelse af aktivitet, afspærring og skilteplanens placering og tidsmæssige udstrækning. Det muliggør at løsningen automatisk kan undersøge potentielle konflikter med andre stedbestemte aktiviteter i kommunens GIS-system, og evt. pege på alternativer til ansøgeren. 2. Vejleder ikke ansøgeren til samlede tilladelser, der omfatter andet end råden over vej 3. Aktørerne planlægger i forskellige formater og kan ikke samle planer i GIS Ved arrangementer motionsløb, cykelløb, markedsdage, loppemarkeder koncerter m.v. - er der ofte tale om mange ansøgninger i én. Jævnfør figur 2 side 13 over livssituationen og de ansøgninger/tilladelser der skal søges ved større arrangementer. Medfører Det er vanskeligt for ansøgeren at overskue, hvem der skal søges om hvad Kommunerne og aktørerne bruger megen tid på internt og eksternt at koordinere. Medfører: Det er igen de mange aktører. Der er behov for, at man anvender samme standarder for: Hvad der skal ske (aktiviteten); Hvornår det skal ske, og hvor den skal ske. Når man gør det, kan man både koordinere eksternt og internt i et GIS-system. Medfører: 2. En indgang. Løsningen skal ud fra spørgsmål om aktiviteten vejlede om, hvilke ansøgninger der skal foretages og fordele ansøgningerne til de relevante parter Se 1 ovenfor Det er ikke muligt at vise ansøgerne et opdateret billede af andre planlagte aktiviteter, og dermed ikke muligt at løse udfordring 1 Kommunerne anvender tid på at koordinere aktiviteter, der er planlagt i forskellige systemer, der ikke kan udveksle data 4. Mange indgange Mange foreninger og private bliver bedt om at ansøge flere steder, ofte med nogenlunde enslydende ansøgninger. Hænger sammen med udfordring 2. Se 2 ovenfor. Medfører: 29

30 Skema 2: Udfordringer med løsninger Udfordring Udfordring og medfører Løsning Oplevet dårlig service Uoverskueligt for borgeren og Giver risiko for manglende koordinering 5. Besigtigelse af steder koster vejtid For at kunne vurdere gener og fremkommelighed er det nødvendigt at kunne vurdere påvirkningen af stedet. Det indebærer ind imellem, at man må besøge vejstykket. Nogle systemer anvender allerede integration til services der leverer fotos af vejene, der i flere tilfælde kan spare en køretur. Medfører: 4 En del veje er dækket af services der leverer fotos af vejene, der er integrerede til GISsystemerne. Løsningen er kun aktuel når fotos er opdaterede, og kan anvendes i oplysningsfasen Vejtid for sagsbehandler 6 Vanskeligt at overvåge råden over vej, der strækker sig ud over tid 7 Planer for veje registreres ikke i samme format Hvis en container, et stillads, et brændelæs etc. ikke fjernes på det tidspunkt, tilladelsen ophører, er det vanskeligt for kommunen at opdage det. Mange søger ikke forlængelse. Det er for omkostningsfuldt bare at have personale til at køre rundt og kontrollere. Medfører: At der i praksis opstår de gener og manglende fremkommelighed, som kommunen efterstræber at undgå med sin sagsbehandling Så bliver det vanskeligt at kordinere med andre brugere politi og beredskab. Det samme problem skaber også udfordring 1 og hænger sammen med udfordring 3. Medfører: 6. Den der anvender vej får et link til at kunne registrere, når råden over vej påbegynder og er afsluttet. Kan anvendes på forskellige devices Som 1 ovenfor Kommunerne og øvrige aktører anvender tid på at koordinere aktiviteter, der er planlagt i forskellige systemer, der ikke kan udveksle data 8 Koordinering med tlf./mail At koordinere med tlf. eller mail tager tid og er en fejlkilde. Det er mindre styret end automatisk koordinering. Det kan ske ved at de parter, der vil vide noget om en hændelse (fx at nu er der nogen, der ansøger om råden over vej, eller har fået godkendt råden over vej) kan abonnere på disse hændelser. Det er de tanker, der ligger bag hændelsesbrokere. Man kan sammenligne det lidt med at abonnere på nyhedsbreve. Medfører: 5 Koordinering sker via et abonnementssystem på stedbestemte data. Alle aktører, politi, interne m.v. som har interesser i bestemte vejstykker abonnerer på hændelser vedr. steder. Fx ansøgninger, bevillinger, starttidspunkter, sluttidspunkter m.v. 30

31 Skema 2: Udfordringer med løsninger Udfordring Udfordring og medfører Løsning Flere fejl, pga. manglende styring af koordinering Spildtid på at koordinere manuelt Samlet arkitekturbeskrivelse Arkitekturbeskrivelsen er i et forretningsmæssigt perspektiv identisk for to-be løsningen og den mere langsigtede løsning Der kan være elementer, som kan tages i brug på længere sigt, men grundlæggende findes alle elementer i arkitekturbeskrivelsen i fysiske udgaver. Forskellen på to-be løsningen- og den mere langsigtede løsningsforslag kan fx være om de løses lokalt eller centralt hvorvidt det er den enkelte selvbetjeningsløsning, som indeholder den tekniske løsning på den konkrete opgave, eller om det bygges som løsning indenfor rammearkitekturens principper, hvor funktionaliteten kan genanvendes til andre opgaver Ved beskrivelsen er kompleksiteten af systemerne holdt på et minimum ved anvendelsen af velkendte og afprøvede services. Beskrivelsen er en beskrivelse af logiske applikationer og services, der understøtter de beskrevne procestrin, så målene opnås. En logisk applikation understøtter brugeren med sin proces og koordinerer anvendelsen af services. Applikationen gemmer ikke data det gør de logiske services. De fysiske applikationer og services kan afvige fra det logisk beskrevne. Præmissen for nedenstående løsning er, at der findes fysiske it-løsninger, der modsvarer de logiske byggeblokke, vi peger på. Det er muligt, at de eksisterende selvbetjeningsløsninger og fagsystemer ikke har dem implementeret som applikationsservices, og at den måde de it-arkitektonisk er konstruerede på, gør det vanskeligt at nå til december Men det er vigtigt, at leverandørerne indretter sig på, at kommunerne vil bygge nye digitale løsninger på grundlag af rammearkitekturen. Det vil ske skridt for skridt de kommende år. Hver enkel løsning kan ikke i sig selv begrunde, at der skal bruges løsninger, der overholder standarder for sag, dokument, organisation m.v., men det samlede billede begrunder det mere end rigeligt. Forholdet mellem en logisk byggeblok og en fysisk løsning kan beskrives med et eksempel. Byggeblokken Sag, modsvares i dag af flere forskellige leverandørers løsninger. Den kan være implementeret i fagsystemer, der kan oprette sager såvel som i EDSH systemer. Men overholder de standarderne, er det langt hurtigere og smidigere at binde dem sammen, fx også med selvbetjeningsløsninger. 31

32 Løsningen der beskrives har følgende vigtige egenskaber: Ansøgeren udfører selv konfliktsøgningen i selvbetjeningsløsningen i forhold til andre aktiviteter på stedet Koordinering understøttes i selvbetjeningsløsningen, således at alle relevante aktører får besked og mulighed for at give tilbagemelding. Der gøres brug af en delvis automatisk abonnementsordning. En abonnementsordning indebærer at de aktører, der er interesseret i at vide, om der er ansøgt om eller bevilget råden over vej et bestemt sted eller i et område af Danmark, automatisk får besked. Vi kender abonnementsordning fra fx nyhedstjenester på hjemmesider. Myndighedsbehandlingen understøttes af løsningen, som i væsentlig grad bliver aflastet og automatiseret hvad angår sagsdannelse og journalisering. I et forretningsmæssigt perspektiv er den kort- og langsigtede løsning identisk. Man vil kunne tage løsningen i brug for afgrænsede geografiske områder eller visse aktiviteter, men det fulde udbytte vil først opnås, når alle aktiviteter lægges ind i systemet. Funktionaliteten og den dertil hørende (videre)udvikling af systemer, der er påkrævet for at imødekomme målene fuldt ud, kan inddeles i faser, så det er muligt inden for tidsperspektivet 1. december 2014 at nå en del af vejen eller udvikle på dele af funktionaliteten. Applikationer og services er vist som kasser med runde hjørner (røde). Den stiplede kasse omkring de to applikationer indikerer systemer: Et Selvbetjeningssystem og et Myndighedssystem som har hver sin applikation som understøtter forretningsprocessen. Applikationer og services er stort set identiske med løsningen for gravetilladelse Råden over vej og Gravetilladelse opfattes som en blandt mange aktiviteter på stedet. Det er valgt at betegne området stedbestemt aktivitet, for at tydeliggøre genbrug af mønstre, applikationer og services. Der er også en stiplet streg omkring forskellige aktørers koordinationsopgaver, der understøttes af de to applikationer på en anden måde end hidtil. 32

33 De to systemer deler en række services, som beskrives nedenfor. 33

34 Service Beskrivelse Stedbestemt aktivitet (service) er en service, der kan registrere aktiviteter, der kan stedbestemmes og afgrænses tidsmæssigt. Den skal indeholde alle aktiviteter, der kræver koordinering og samarbejde mellem forskellige aktører. Aktiviteterne er opmærket med forskellige klassifikationer, og nogle af disse vedrører gravetilladelser (den anden rapport) og andre drejer sig om Råden over vej. Servicen skal fungere på den måde, at aktiviteter bliver registreret med en tilstand (fx projekteret, planlagt, ansøgt, godkendt, igangsat, udført, synet og afsluttet). Aktiviteter kan registreres både via selvbetjening og via myndighederne. I forbindelse med registrering af en aktivitet, kan brugeren udføre en konfliktsøgning, der er en søgning på registrerede aktiviteter på samme sted og indenfor den periode, hvor aktiviteten ønskes udført. Hvis der er konflikter, kan brugeren vælge at flytte aktiviteten til en anden periode eller til et andet sted. Når en aktivitet sættes i tilstanden ansøgt, kan den formelle oplysning af sagen foregå, og den skal bl.a. forestå koordineringen mellem forskellige aktiviteter på stedet og i samme tidsrum. Registreringen kan have tilknyttet et eller flere dokumenter fx kort over aktiviteten, afspærring, skilteplan i formater, der kan vises med Geografisk præsentation. Koordineringen af stedbestemte aktiviteter skal også foregå via selvbetjening. De forskellige aktører kan registrere et abonnement og få besked om aktiviteter, de er interesseret i. Når en aktør får besked, kan han via applikationen behandle den pågældende aktivitet. Det kan være betingelser eller andet, der kan medvirke til at oplyse sagen. Disse vil opdatere aktiviteten og danne en ny registrering. Det betyder, at interesserede aktører kan følge med i, hvad de andre aktører har gjort. Stedbestemt aktivitet er mere eller mindre implementeret som fx LER, Vejmand og i kalender systemer, men ikke med alle de egenskaber der ønskes. Skilteplan (Service) er en digitaliseret udgave af den eksisterende skilteplan. En skilteplan skal kunne importeres til en stedbestemt aktivitet, og vises og justeres med Geografisk præsentation (service). 34

35 Service Beskrivelse Geografisk præsentation (service) kan vise stedet på et baggrundskort og indlægge valgfrie lag vedrørende forskellige aktiviteter, skilteplaner og fysiske objekter på stedet (ledninger, installationsskabe, bygninger m.v.) og aktivitetsrelaterede objekter som fx materialer og materiel. Geografisk præsentation er implementeret som GIS-systemer. Klassifikation (service) med klassifikationssystemer, fx Aktivitetstyper, Branchekoder, Opgaver (KLE), Aktørtyper og Kontoplan. Der kan være mapning mellem de forskellige klassifikationssystemer, fx aktivitetstyper og myndighedsopgaver. Klasserne kan have stikord med lægmandstermer, så brugeren ikke behøver at kende fagudtryk. Klassifikationer stilles til rådighed fra diverse hjemmesider fx affaldskoder (EAK) fra Miljøministeriet og KLE fra KL. Klassifikation kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Klassifikation. KL har implementeret en service, der udstiller klassifikationssystemer for kommuner og deres leverandører efter OIO standarden. Forudsætter, at redaktører af klassifikationssystemer ønsker at udstille dem her. Kan også udstilles lokalt og udveksle objekter med andre instanser. Organisation (service) indeholder oplysninger om den kommunale organisation (afdelinger) opmærket med KLE fra klassifikation. Indeholder også hvilke afdelinger der skal behandle forskellige aktivitetstyper. Organisation indeholder også de aktører, som deltager i koordineringen. Der skelnes i denne sammenhæng mellem virksomhedsaktører (foreninger) og myndighedsaktører (vejmyndighed). Aktørerne skal have tilknyttet kontaktkanal og adresse fx adresse. Organisation er implementeret i mange forskellige systemer, som i mindre grad kan udveksle oplysninger. Den kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Organisation. KL har implementeret en service, der kan udstille organisationsoplysninger og it-systemer efter OIO standarden. De enkelte kommuner vil kunne importere den relevante del af deres Organisation i denne service efter aftale med KL. Sag (service) som samler sagens parter, aktører, og sagens dokumenter. Der kan være flere forskellige sagstyper (afgørelser, klager, informationsaktiviteter). Sag er implementeret i mange forskellige systemer fx ESDH (KMD SAG) eller fagsystemer (fagsager), systemer som i mindre grad kan udveksle oplysninger. Kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Sag. 35

36 Service Beskrivelse Dokument (service) rummer alle dokumenter, der er knyttet til aktiviteter og sager. Dokumenter skal forstås meget bredt som alle filtyper fx kort, pdf, word, xml, lyd, video og billeder. Dokument er implementeret i tilknytning til filsystemer eller CMS-systemer. Kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Dokument. Digital Post (service). De enkelte procestrin og deres understøttelse i applikationer og anvendelse af services er beskrevet nærmer i det følgende. Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin 36

37 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Borger og virksomhed kontekst Forretningsprocessen forudsætter opbygning af en brugerkontekst, som indeholder oplysninger om brugeren og hans virksomhed. Disse oplysninger bruges til at finde den rette selvbetjeningsapplikation og filtrerer oplysningerne i diverse services. Følgende information er til rådighed i kontekst: Borger: Bruger, ejendom som borger ejer eller er tilmeldt, adresse og kommune. Virksomhed: Bruger, virksomhedsoplysninger, branchekode produktionsenheder (P-nummer), adresse(r) og kommune. Person (CPR) Virksomhed (CVR) Ejendom (ESR) Adresse (d.d. del af andre services) Administrativ inddeling. På kort sigt er det nødvendigt, at borgeren/virksomheden vælger den kommune, hvor aktiviteten skal foregå. Hertil kommer anvendelsen af de fællesoffentlige komponenter: NemId Fuldmagt Opbygning af kontekst er fælles for flere løsninger og er beskrevet i særskilt rapport: Beskrivelse af mønster for opbygning af kontekst for selvbetjeningsapplikation med anvendelse af generelle applikationsservices. 37

38 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Applikationen understøtter brugeren i at oplyse sted, aktivitetstype og periode. Med sted menes aktivitetens placering. Kan evt. udpeges via adresse eller på et kort eller via GPS-koordinater. Selvbetjening (applikation) koordinerer brugen af services og filtrerer information vha. kontekst. Applikationen kan guide brugeren i forskellige situationer. Brugeren skal kun afgive ganske få oplysninger. Registreringen af en aktivitet skal kunne gøres med udgangspunkt i en anden tilsvarende aktivitet, der tidligere er registreret et andet sted eller i en anden periode. Hvis aktiviteten omfatter flere forskellige typer, der skal behandles af forskellige myndigheder, skal den opdeles i hver sin aktivitet. Fx et maratonløb der går gennem flere kommuner må opdeles i selvstændige aktiviteter, da de skal behandles af forskellige myndigheder. Fx et arrangement der kræver miljøgodkendelse og alkoholbevilling kan opdeles i samhørende aktiviteter. Fordi de behandles af forskellige myndigheder. Applikationen skal guide brugeren gennem dette, fx med en afkrydsning Der er tale om en registrering både i forbindelse med at oprette, rette 38 og slette en aktivitet. Stedbestemt aktivitet (service) udfører automatisk registreret aktivitet, tilknytter dokument (evt.) og udsteder besked Aktivitet registreret. Skilteplan (service) bruges til at hente en relevant skilteplan. Geografisk præsentation (service) bruges til at udpege stedet og til at vise aktivitetens objekter på dette sted (udgravning, afspærring, skilte). Klassifikation (service) bruges til at fremfinde relevant opmærkning af aktiviteter med aktivitetstyper, tilstande, objekter med objekttyper m.v. Organisation (service) bruges til at fremfinde relevante aktører, der skal knyttes til aktiviteten hvis det ikke fremgår af konteksten. Leverer også oplysninger om aktørens adviseringskanal og adresse til automatisk abonnement. Dokument (service) bruges til at registrere bilag til aktiviteten (herunder i

39 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Alle aktører får tilknyttet et automatisk abonnement vedrørende deres egen aktivitet og andre aktiviteter på stedet i samme tidsperiode. Hver gang der er foretaget en registrering på en aktivitet udstedes en besked med aktivitetens tilstand. Stedbestemt aktivitet (service) danner et automatisk abonnement. Derudover kan alle aktører oprette yderligere abonnementer vedrørende aktivitetstype, tid og sted. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter dette på forskellig måde afhængig af den kanal, som aktøren ønsker at anvende til adviseringen. Beskeden igangsætter processen Adviserer abonnenter. Dette trin kan understøttes på forskellige måder fx med en mail med de vigtigste oplysninger vedrørende aktiviteten. Konfliktsøgning udføres med udgangspunkt i en registreret aktivitet, der indeholder sted og periode. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter konfliktsøgningen, så der fremfindes en liste med aktiviteter, der har overlap. Geografisk præsentation (service) bruges til at vise de konfliktende aktiviteter og andre af stedets objekter. 39

40 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Ansøgningen opbygges i forbindelse med aktivitetsregistreringen. Stedbestemt aktivitet (service) skal kunne validere, om det er muligt at foretage tilstandsskift til ansøgt. Dette procestrin skal sikre, at alle nødvendige oplysninger i forbindelse med aktiviteten er til stede, før den formelle ansøgning kan afgives. Dokument (service) bruges til at registrere den formelle ansøgning fx som et resume af den stedbestemte aktivitet. Når oplysningerne er valideret, kan der foretages tilstandsskift til ansøgt. Det er først, når den formelle ansøgning er registreret, at der foretages sagsdannelse. Sag (service) udfører automatisk journalisering, når dokument (service) har modtaget den formelle ansøgning. 40

41 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Ansøgning igangsætter oplys sag om stedbestemt aktivitet, som udføres af sagsbehandleren som grundlag for en afgørelse. Fagsystem (applikation) koordinerer brugen af services. Applikationen kan guide sagsbehandleren i forskellige situationer. Dette trin skal opfylde de forretningsmæssige målsætninger om at bevare vejkapital, undgå konflikter, koordinere osv. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter konfliktsøgningen, så der fremfindes en liste med aktiviteter der har overlap. I Oplys sag foregår en vigtig del er koordineringen. Koordineringen vil variere afhængig af aktivitetstype. Sagsbehandleren skal påse, at alle relevante aktører har givet bemærkninger. 41

42 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Når en aktivitet er registreret, udstedes en advisering til de aktører, hvormed der skal koordineres. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter konfliktsøgningen, så der fremfindes en liste med aktiviteter, der har overlap. Virksomheds- og personaktører kan behandle aktiviteten via selvbetjening (applikation) og dermed koordinere med andre aktører. Aktøren kan henvise til aktiviteter, som er uforenlige med den planlagte aktivitet. Myndighedsaktører kan behandle aktiviteter via fagsystem (applikation). Politiet behandler i særlig grad skilteplanen. Dokument (service) bruges til at registrere bemærkninger og vilkår til aktiviteten. Disse vil dermed også fremgå af sagens oplysning. Behandler aktivitet består i at knytte kommentar (dokument) eller aktiviteter, der konflikter til den pågældende aktivitet. 42

43 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Dette trin omfatter den formelle afgørelse og kan omfatte partshøring (er ikke illustreret). Afgørelsen kan være ledsaget af nogle vilkår, som kan være opsamlet i koordineringen. Dette trin kan udløse en informationsopgave eller andet, der medfører en opdatering af aktiviteten. Stedbestemt aktivitet (service) registrerer tilstanden, og gør afgørelsen tilgængelig for aktørerne i selvbetjening. Udsteder endnu en registreringsadvisering. Dokument (service) registrerer afgørelsen og gør den tilgængelig for Digital Post (service). Sag (Service) udfører automatisk journalisering. Stedbestemt aktivitet (service) registrerer tilstanden, som kan medføre en advisering. Dermed kan fx trafikken.dk få besked. Tilsyn kan medføre opdateret aktivitet eller skærpede vilkår. Stedbestemt aktivitet (service) registrerer tilstanden, som kan medføre en advisering. Tilsyn kan udføres af forskellige aktører, fx kan renovation melde, om der er fejl ved afspærring eller andre afvigelser i forhold til registreringen. Tilsynet kan også omfatte aktiviteter, der fejlagtigt ikke er færdigmeldt. 43

44 Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Når aktiviteten igangsættes og færdigmeldes, kan aktøren foretage en registrering. Stedbestemt aktivitet (service) registrerer tilstanden, som kan medføre en advisering. Aktøren kan deltage I tilsynsmøde med myndigheden, som skal påse, at aktiviteten er udført efter de vilkår, der er opstillet. 44

45 Sammenhængen mellem løsningsideer og arkitekturen 1 Tegneværkt øj, GIS og data 2 en indgang - fordel ansøgninge r 1 GIS - koordinerin g 3 start-stop melding 6 Selvregistre ring af aktivitet 2 en indgang - fordel ansøgninge r 1 Konfliktsøgning 4 Services med fotos af vejene 1 konfliktsøgning 5 konflikter og ansøgninge r 5 advisering om aktiviteter 1 data og GIS skaber sammenhæ ng 1 Uddybning: Tegneværktøj, konfliktsøgning og koordinering I selvbetjeningsløsningen noterer ansøger, hvad ansøgningen drejer sig om. I de komplicerede sager drejer det sig både om råden over vej og andre tilladelser. Det skal angives ved dels at markere på et kort, hvor der rådes over vej, hvornår (i kalender) og aktivitet. Kortet henter fra geografisk præsentation andre kendte planer, og det er samme værktøj, der stiller tegneværktøj til rådighed. Ansøger bliver spurgt, om der ifm. aktiviteten vil finde fx alkoholudskænkning sted; om der vil være høj musik; om der skal lånes lokaler m.v. I givet fald beskriver ansøger, hvad der skal ske. Ansøgningen fordeles herefter ved hjælp af servicen stedbestemt aktivitet, der indeholder en abonnementsservice, således at andre nødvendige aktører kan abonnere på adviser om aktiviteter på bestemte steder. Når en aktivitet er registreret, igangsættes koordineringsprocesser hos lokalebestyrer, politi m.v. Forudsætningen for løsningen er servicen Geografisk præsentation, der kan vise informationer om steder på kort. 45