Vejledning Trio Grunddata Grønland

Transkript

1 Vejledning Trio Grunddata Grønland

2

3 Indholdsfortegnelse Filer... 2 Databaseopsætning:... 2 Backup... 3 Dan backup...3 Indlæs backup...3 Send backup til Tabulex... 4 Genvejstaster mv Forstørrelse af et vindue... 6 Skjul/vis kolonner... 6 Grunddata... 8 Kap 1 Grunddata Institution... 9 Grunddata Institution Institution... 9 Normperiode Grunddata Institution Kalender Grunddata Institution Periode Grunddata Institution Ringetidssæt Grunddata Institution Aktivitetskategorier Grunddata Institution Status for timeforbrug Kap.2 Grunddata Personale Grunddata Personale Personale Grunddata Personale Historik Grunddata Personale Linjefag Grunddata Personale Grupper Grunddata Personale Stillinger...20 Kap.3 Grunddata Basiskartotek Grunddata Basiskartotek Lokaler Automatisk tildeling af lokaler Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold Grunddata Basiskartotek Fag Grunddata Basiskartotek Løn- og fraværskoder Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser Værktøj Timefordelings-/lektionsplan...26 Trio Grunddata Grønland Side 1

4 Velkommen til Trio! I det følgende vil vi beskrive de mest gængse arbejdsfunktioner i Trio, og du får mulighed for at afprøve disse gennem diverse øvelser. Filer Databaseopsætning: I denne menu skal du bestemme, hvor dine data skal placeres. Du får hjælp af en Wizard gennem forløbet. I denne menu skal du beslutte, hvor din database skal placeres. Når du har valgt, skal du følge Wizarden videre igennem menuen. Trio Grunddata Grønland Side 2

5 Backup Trio Vi opfordrer dig til at tage backup som en daglig rutine, og inden du påbegynder indtastninger/opgørelser i Trio, som du er usikker på. I Trio er der ingen fortryd-knap. Backuppen er derfor din eneste mulighed for at: Gendanne data, som du har mistet Genskabe oprindelige data, hvis du fortryder nogle indtastninger/handlinger i Trio. Dan backup Klik på Ikonet vindue:. Nu ser du dette Trio foreslår et filnavn. Ønsker du et andet navn, kan du ændre navnet, men lad dato og tid blive stående. Dermed ved du altid, hvornår du har taget backuppen, hvis du får brug for at indlæse den senere. Du kan selv udpege en anden backupmappe. Klik på Gem. Nu er din backup gemt. Trio foreslår at gemme backuppen i den mappe, der er angivet som backupmappe i menuen: Værktøj Opsætning Systemstier. Indlæs backup Backuppen kan indlæses igen ved at vælge menuen: Filer Backup Indlæs backup. Udpeg den backup, du vil indlæse og klik på knappen: Åbn. Du skal være opmærksom på, at du ved indlæsning af en ny backup, vil få overskrevet de aktuelle data i Trio. Trio Grunddata Grønland Side 3

6 Send backup til Tabulex Trio Du har mulighed for at sende en backup til Tabulex via denne menu. Når du vælger menuen Send backup til Tabulex, går du direkte i dit mailprogram, og der bliver automatisk vedhæftet en backup. Du har mulighed for at skrive en besked, før du sender din backup. For at kunne benytte dig af denne automatiske mail, skal du gå i menuen Værktøj Opsætning Mailserver. Opsætningen i mailserveren kan også bruges til at maile udskrifter til lærerne, fx deres aktivitetsplaner, som vi beskriver senere. Trio Grunddata Grønland Side 4

7 Genvejstaster mv. Funktion Funktionstaster/forklaring Skærmdump Opret aktivitet Insert eller Alt + o Gem aktivitet Return/Enter eller Alt + g Opret og gem aktivitet Insert og Slet aktivitet (hele linjen) Ctrl + delete eller Alt + s Slet indholdet i et felt (først markeres feltet) Backspace/ tilbage-knappen Annuller Esc eller Alt + a Vis Alt + v Afslut Alt + u Tilknyt klasser til hold Ctrl + return/enter Tilknyt personer til gruppe Ctrl + return/enter eller Alt + t Indsætte flueben Mellemrumstast Vis alle typer, betegnelser mv. Når du står i feltet fx 1. taste: Return/Enter. Nu ser du en pil i højre side af feltet 2. taste: Alt +, skal du Trio Grunddata Grønland Side 5

8 Skifte fra dato til dato i oversigtsskemaet Ctrl + Page up/page down Forstørrelse af et vindue Når du åbner et vindue i Trio, kan du forstørre det ved at trække i et af vinduets hjørner eller en af siderne. Hold musen over et hjørne eller en side indtil du ser en af disse pile:. Nu kan du hive i vinduet. Trio husker indstillingen, hvilket betyder, at vinduet åbner i samme størrelse, som da du lukkede. Skjul/vis kolonner I Trio er der mulighed for at skjule kolonner. Skjuler man en kolonne, er det kun visuelt. Beregningerne er fortsat aktive. Trio Grunddata Grønland Side 6

9 Højreklik på en af kolonnerne. Vælg Skjul/Vis kolonner. Nu ser du boksen: Customization. I boksen kan du gemme de kolonner, som du ikke ønsker at se. Venstreklik på den kolonneoverskrift, du vil skjule. Træk nu kolonnen over i gemme-boksen. Vil du igen vise en skjult kolonne, skal du venstreklikke på kolonneoverskriften i gemme-boksen, og trække den tilbage. De grønne pile viser stedet, hvor kolonnen vil blive placeret, når du slipper. Trio Grunddata Grønland Side 7

10 Grunddata Trio I menuen Grunddata oprettet du alle skolens grundoplysninger. De oplysninger og beregningsparametre, som du indtaster i Grunddata, er fundamentet for Trios automatiske beregninger af skolens ressourcer. Derfor er det vigtigt, at de er korrekt indberettet. Klik på ikonet til Grunddata. Nu ser du dette vindue: Grunddata er delt i 3 hovedgrupper med hver deres underfaneblade. Ved at klikke på de 3 hovedgrupper: Institution, Personale og Basiskartotek, kan du se alle underfanebladene. I fanebladet Grunddata Institution kan du indtaste oplysninger om: I fanebladet Grunddata Personale kan du indtaste oplysninger om: I fanebladet Grunddata Basiskartotek kan du indtaste oplysninger om: Trio Grunddata Grønland Side 8

11 Kap 1 Grunddata Institution På de næste sider vil fanebladene: Institution, Kalender, Perioder, Lønoplysninger, Ringetidssæt og Status for timeforbrug blive gennemgået. Grunddata Institution Institution Når du skriver/udpeger et postnummer og tabulerer videre til næste felt, vil Trio automatisk skrive bynavnet. Du kan også starte med at skrive/udpege byen, så finder Trio postnummeret. I registeret er de postnumre/byer, som du selv opretter, angivet med denne farve: Har du fx brug for at indtaste et tysk postnummer, kan du højreklikke på feltet Postnummer. Nu får du mulighed for selv at oprette et postnummer med tilhørende bynavn. Trio Grunddata Grønland Side 9

12 Normperiode (Værktøj Basisopsætning Normperiode) Når du gemmer, får du denne besked: Du skal oprette en normperiode i Trio på et år, før du kan fortsætte med indtastningerne i programmet. Sig derfor OK. Nu kommer du direkte i menuen: Værktøj Opsætning, hvor du kan oprette din normperiode. Vær omhyggelig med din indtastning, da du ikke på et senere tidspunkt kan ændre normperioden! Ønsker du en anden normperiode end skoleår eller kalenderår, skal du sætte prik i Institution, der har en selvvalgt normperiode. Nu kan du selv vælge startdatoen for normperioden, der altid vil være på et år. Trio Grunddata Grønland Side 10

13 Grunddata Institution Kalender Kalenderen for normperioden skal indtastes hvert år. Kalenderen er afgørende for den korrekte beregning af skoledage, lærerdage, feriedage mv. Gå frem/tilbage indenfor normperioden. Den blå ramme viser, hvilken dato du står på i kalenderen. Du bevæger dig rundt i kalenderen med piletasterne på tastaturet. Højreklik i kalenderen, hvis du fx ønsker en udskrift eller at få kalenderen overført til et regneark. Her vælger du dagstypen for datoen med blå ramme omkring. Taster du begyndelsesbogstavet fra en af dagstyperne fx e, bliver dagen i den blå ramme en Elevfri dag. Taster du f bliver det en Feriedag. Som standard er alle hverdage uden dagstypetekst = Normal skoledag. Dagstyper: Skoledage = Dage hvor eleverne er i skole. Elevfri dage= Dage uden elever, men lærerne kan kaldes på arbejde (fx møder, pædagogisk dag) Lærerdage= Lærerens individuelle dage dage hvor de ikke kan kaldes på arbejde. Arbejdsdage= Samtlige mandage fredage fratrukket ferie- og søgnehelligdage i skoleåret. Arbejdsdage = Skoledage + Elevfri dage + Lærerdage. Feriedage= Lærernes feriedage (normalt 25 dage). Søgnehelligdage=Helligdage, der ligger på hverdage. Undervisning i weekenden kan indberettes i kalenderen. Skal der fx undervises på en lørdag, markeres dagen som Normal skoledag. Tilsvarende kan en hverdag gøres skolefri ved at markere for Weekend. Du får dog en advarsel, som du klikker Ja til. Trio Grunddata Grønland Side 11

14 Grunddata Institution Periode Trio Normperioden er en kopi af skolens kalender. Normperioden dækker derfor hele skoleåret. Du kan selv oprette flere perioder. For at oprette en ny periode, skal du klikke på Opret-knappen i bunden af vinduet. Vil du oprette en ny periode, på baggrund af en eksisterende periode, kan du kopiere perioden ved at højreklikke. Du kan selv bestemme, om tiden skal beregnes ift. aktive og inaktive dage i perioden eller ift. aktive dage i perioden. Klik på for yderligere oplysninger. Trio Grunddata Grønland Side 12

15 Grunddata Institution Ringetidssæt Trio Vil du oprette et nyt ringetidssæt, skal du klikke på Wizarden og følge guiden. Har du oprettet flere ringetidssæt, kan du her udpege det ringetidssæt, du vil se. Sætter du flueben i Vis avanceret, har du mulighed for at lave et helt specielt ringetidssæt, fx til en bestemt ugedag. Du opretter lektioner ved at klikke på knappen Opret. Trio indsætter automatisk lekt.nr. Du skal skrive starttiden og klikke på return/enter-tasten eller knappen Gem. Trio indsætter selv sluttiden. Trio Grunddata Grønland Side 13

16 Grunddata Institution Aktivitetskategorier Har du ikke behov for specielle aktivitetstyper, springer du dette faneblad over. Klik på opret-knappen og skriv den betegnelse, du har brug for. Klik Gem. Trio Grunddata Grønland Side 14

17 Grunddata Institution Status for timeforbrug Trio Fanebladet Status for timeforbrug er en hjælp til dig, hvis du vil se, hvad du har fordelt af timer. Har du ikke behov for denne hjælp, kan du blot springe fanebladet over. Markerer du for: prognose, får du optalt både fordelte og ikke-fordelte aktiviteter Klikker du på ved en aktivitetskategori, skifter plusset til. Du får nu vist alle aktivitetstyper under den valgte kategori. kun fordelte, kan du udpege den eller de personalegrupper, som du ønsker at se det aktuelle forbrug for. Husk at klikke på hver gang du skifter fra en visning til en anden. Du kan udskrive Status for timeforbrug. Trio Grunddata Grønland Side 15

18 Kap.2 Grunddata Personale Trio Her kan du se de lærere, som du har oprettet. Du kan få flere kolonner frem, hvis du holder musen hen over sidelinjen, indtil du ser:. Venstreklik og træk nu med musen. Øverste halvdel af vinduet er personens grundoplysninger. Feltet Ansættelsesdato angiver, hvornår personen begyndte på skolen. Først når personen fratræder sin stilling, kan du udfylde feltet Fratrædelsesdato. En person, hvor feltet Fratrædelsesdato er udfyldt, bliver ikke fremskrevet til næste Nederste halvdel af vinduet drejer sig om personens ansættelsesforhold i indeværende normperiode. Start- og slutdato er altid i den aktuelle normperiode. Derfor er det ikke nødvendigt at angive årstallet. Stillingsbetegnelserne kommer fra registret i menuen Grunddata Personale Stillinger. Her har du mulighed for at oprette nye stillingsbetegnelser. Ekstra ciffer angiver antallet af ansættelsesforhold. Står der 0, har personen ét ansættelsesforhold. Er en lærer på orlov, har du mulighed for Trio Grunddata Grønland Side 16

19 normperiode. Klik på for at få mere hjælp om login og rettigheder. at skjule personen i oversigtsskemaet. Sætter du flueben, får du mulighed for at skrive et datointerval. I Wizarden har du følgende muligheder: Her har du mulighed for at opgøre en lærer. Du kan også ændre dato/ ansættelsesforhold. Du bliver guidet igennem vha. en Wizard. Grunddata Personale Historik I dette faneblad kan du oprette og gemme noter vedrørende læreren. Læreren kan ikke se noterne på opgaveoversigten eller i Trio web. Når du fremskriver til næste skoleår, har du mulighed for at få fremskrevet historikken. Trio Grunddata Grønland Side 17

20 Grunddata Personale Linjefag Trio Klik her, hvis du vil oprette et fag. Nu ser du i højre side af feltet Er der endnu ikke oprettet fag i Grunddata, vil du få denne meddelelse: Klik på pilen. Nu ser du en fagliste. Udpeg det fag, du ønsker. Klik Ja og OK til at du vil tilpasse dit fagregister. 1 2 Skriver du begyndelsen af det fag, du ønsker fx da., så får du faget: Dansk Vil du se en oversigt over alle dine fag, kan du klikke på feltet/linjen. 13 Har læreren tilsvarende kompetencer, markerer du dette ved at sætte et flueben. Trio Grunddata Grønland Side 18

21 Grunddata Personale Grupper Trio Opretter du en gruppe, afdeling eller team skal du skrive gruppebetegnelsen i dette felt. I denne kolonne ser du de grupper, som du har oprettet. Har du oprettet en gruppe, kan du tilknytte/fjerne gruppemedlemmer. Du kan udskrive lister over grupperne. De oprettede grupper benyttes udelukkende til sortering/visning. De har ingen indflydelse på beregningerne i programmet. Trio Grunddata Grønland Side 19

22 Grunddata Personale Stillinger Trio Programmet har fra starten nogle stillingsbetegnelser. Ønsker du flere, kan du selv oprette disse. Kategorien er lig med den aftale, der er knyttet til stillingen fx Lærer = læreraftalen og Leder=lederaftalen. Du må ikke fjerne kategorier eller omdøbe dem, da Trio bruger dem til beregninger af tjenestetiden. Gennemgå de forskellige parametre på alle de stillingsbetegnelser, du anvender. Står der ikke det tal, som passer til jeres aftaler, skal du ændre tallet. Under fanebladet skal du udfylde de grænser for overtid samt de grænser for undervisningstillæg, der er gældende for din skole: Opretter du en ny stillingsbetegnelse, skal du selv oprette betegnelsen. Du kan oprette en ny stillingsbetegnelse ved at højreklikke på den stilling, du vil kopiere. Den nye stillingsbetegnelse får Trio Grunddata Grønland Side 20

23 Kap.3 Grunddata Basiskartotek Grunddata Basiskartotek Lokaler Det er ikke nødvendigt at oprette lokaler af hensyn til tjenestetidsberegningen. Skal fagfordelingen overføres til et skemalægningsprogram, er det en fordel at oprette lokaler. Vil du oprette lokaler, er det kun nødvendigt at indsætte navnet/betegnelsen på lokalet. Det er frivilligt, om du vil lave en beskrivelse af lokalet. Automatisk tildeling af lokaler I de næste 2 faneblade Klasser/Hold og Fag, har du mulighed for at knytte stamlokale til en klasse og stamlokale til et fag. Eks.: 1.A s klasselokale er lokale: 36 Faget IDR er i lokale: Idr. Hvis du i fanebladet Klasser/Hold sætter 1.A s stamlokale til 36 og i fanebladet Fag markerer, at idræt har stamlokale idr, vil Trio automatisk sætte stamlokalerne på, når du senere i Tjenestetid Lektioner opretter 1.A s lektioner. 1.A DAN vil automatisk få tildelt lokalet 36, mens 1.A IDR vil få tildelt lokalet idr. Skal Trio automatisk tilføje stamlokaler, må du IKKE selv indtaste lokalet, når du opretter en lektion. Når du gemmer en oprettet lektion, ved at klikke Return/Enter eller på, bliver stamlokalet tilføjet. Har du selv tilføjet lokale 8 på en lektion i 1.A DAN, kan Trio IKKE tilføje et stamlokale. Ønsker du, at Trio automatisk skal tilføje lokale 36 (stamlokalet), er du nødt til først at slette lokale 8, som du selv har indsat. Nu er lokalefeltet tomt, hvilket giver Trio besked om, automatisk, at tilføje stamlokaler. Trio Grunddata Grønland Side 21

24 Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold Trio Det/de ringetidssæt, som du tidligere har oprettet, skal nu tilknyttes til dine klasser/hold. Har du hold på din skole, kan du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Når du gemmer, sætter Trio automatisk flueben i feltet Hold. Klassetilknytninger til et hold betyder, at skemalæggeren vil få en skemabrik, ikke bare som en holdbrik, men en skemabrik, hvor klasserne er tilknyttet. Når du opretter en klasse, skal du knytte et ringetidssæt til klassen. Vil du oprette et hold, fx 1ab, kan du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Venstreklik på feltet 2 gange. Nu ser du: Venstreklik på. Nu har du mulighed for at tilføje klasser til holdet. Markér de klasser, du vil tilføje i venstre side. Klik på den blå pil i midten. Nu flyttes de markerede klasser til højre side. Klik på OK-knappen. Nu er klasserne 1a og 1b blevet tilknyttet til holdet 1ab. Den valgte klassetype afgør, om Trio pr. automatik knytter tillæg til klassen. Trio Grunddata Grønland Side 22

25 Grunddata Basiskartotek Fag Trio kan tilpasse dit fagregister til UVM s standardfagliste. Du kan selv oprette fag. Hvis du ønsker det, kan du tilknytte en UVM-kategori. I de fag, hvor eleverne skal være i et faglokale i stedet for deres klasselokale, kan du indsætte stamlokalet. Trio tilknytter automatisk stamlokalet til lektioner med det pågældende fag. Trio Grunddata Grønland Side 23

26 Grunddata Basiskartotek Løn- og fraværskoder Trio er født med koder til undervisningstillæg, akkordtillæg mv. Først når der er valgt et lønsystem, kan du automatisk få koderne ved at klikke på knappen. Trio har fra start en del fraværskoder. Du kan selv oprette koder. Det er dit lønkontor, der kan fortælle dig, hvad koden skal være. Når du taler med lønkontoret, skal du vide, at de nok taler om en TF-kode(r). TF-kode er det samme som Lønkode i Trio. Trio Grunddata Grønland Side 24

27 Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser Trio Aktivitetsbetegnelser er et opsamlingskartotek, hvor alle de betegnelser, du har benyttet gemmer sig. Det betyder, at du fremover kan plukke fra dette register, når du har brug for samme betegnelse, som du én gang har benyttet. Trio Grunddata Grønland Side 25

28 Fra begyndelsen kan du oprette nogle betegnelser, som du ved, at I benytter på din skole men det er IKKE nødvendigt. Når du tildeler en person en aktivitet med en ny betegnelse, bliver betegnelsen automatisk registreret i dette faneblad. Man kan importere og eksportere listen over betegnelser til andre skoler. Det kan fx anvendes, hvis en kommune ønsker en ensretning af skolernes aktivitetsbetegnelser. Tryk på for yderligere oplysninger. Værktøj Timefordelings-/lektionsplan Trio Grunddata Grønland Side 26

29 For at få lektioner i Trio, skal du udfylde tabellen i menuen: Værktøj Timefordelings-/lektions-plan. Når du sætter prik i Lektioner pr. uge, udfylder tabellen med din skoles timefordelingsplan og efterfølgende klikker på knappen Opret lektioner, får du i menuen Tjenestetid Lektioner automatisk oprettet hele lektionsplanen for alle skolens klasser. På tilsvarende vis vil du, i forbindelse med fremskrivning til næste skoleår, hurtigt få oprettet alle dine klassers lektionsplaner i menuen Tjenestetid Lektioner når blot tabellen Timefordelings-/lektionsplan er udfyldt. Trio Grunddata Grønland Side 27