Fælles: 1 Revisionsprotokollater regnskab 2011 for kirkasserne i hhv. Hjørring Nordre Provsti og Hjørring Søndre Provsti

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 7. november 2012 kl Mødested: Hjørring Nordre Provsti, Nørregade 52, Sindal Version: 1 Afbud: Gert Frederiksen Fælles: 1 Revisionsprotokollater regnskab 2011 for kirkasserne i hhv. Hjørring Nordre Provsti og Hjørring Søndre Provsti Sammenskrivning af bemærkninger og kommentarer i revisionsprotokollaterne vedr. regnskab Chris Elgaard Mark, PWC, deltager i PUmødet for at kommentere på spørgsmål, der måtte opstå ved gennemgang af protokollaterne. 2 Godkendelse af GIAS kirkegårdspriser 2013 Chris Elgaard gennemgik de mest almindelige anmærkninger i revisionsprotokollaterne. Han anbefalede især, at man er forsigtig med at overføre driftsmidler til anlæg, fordi det kræver, at beslutningen godkendes af PU. Det er bedre med kommentarer i regnskaberne. PU godkender regnskaberne under henvisning til revisors bemærkninger. Poul Bach fremlagde beregningerne af kirkegårdspriser. De godkendtes, idet PU dog vedtager, at der gives tilskud til fornyelse, således at brugeren alene betaler administration kr. 500,- og for klipning af hæk. Ved grandækning betales pr. yderligere gravplads 60 % af betalingen for første. 3 Fastlæggelse af mødedatoer i / Sindal; 28/ Sindal; 22/ Sindal; 15-17/ budgetmøder Hjørring; 2/ samråd Nordre Hjørring?; 6/ Samråd Søndre Hjørring; 13/ Sindal; 12-13/ budgetmøder Hjørring; 29/ budgetsamråd Hjørring; 12/ budget Hjørring; Herefter nyt PU Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

2 Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 0 Østerby Kirke : Læsø MR fremsender til PU s godkendelse overslag fra firmaet Øens Service & Minilæsser. Overslaget vedrører ca. 70 m kantsten sat med 14x14x21 cm grå betonsten, udlægning af grus mod kantsten samt rep. af græs mod kantsten. 1 Hørmested: ansøgning om 5%-midler Sag: 5% midler 2012 (626) Godkendes med forbehold for den budgetmæssige dækning. Udsættes til PU-mødet 12/12 d.å. Hørmested: ansøgning om 5%-midler : Hørmested MR ansøger om 5%- midler til dækning af udgifter ifm. anskaffelse af minilæsser til kirkegården. Der ansøges om ca kr. + moms. 2 Organisering af provstisekretærstillingerne Sag: Provstisekretærer (238) ODY arbejder videre med sagen Organisering af provstisekretærstillingerne : STØ fremsender til PU skrivelse fra Ministeriet for Ligestilling og Kirke vedr. de 2 stillinger som provstisekretær i Hjørring Nordre Provsti. Ministeriet har drøftet sagen med CO10 og Danmarks Kordegneforening. Ministeriet kommer frem til den konklusion, at der burde være oprettet to ansættelsesforhold for hver af de to stillinger ved ansættelse/overgang til overenskomsten. Et for arbejdet som er tilknyttet menighedsrådenes ansvarsområde og et for det arbejde, der er knyttet til provstiets ansvarsområde. Alternativt kunne opgaverne omfordeles således at det kun bliver en person, hvis ansættelsesforhold, der skal deles. STØ henleder desuden opmærksomheden på reglerne om forhandling af løn ifm. geografisk fleksibilitet, samt reglerne om uddannelseskrav for personer ansat under organisationsaftalen og kordegneprotokollatet. STØ hjælper gerne med udarbejdelse af ansættelsesbreve, når indholdet i stillingerne er færdigdrøftet. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

3 Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 3 Horne præstegård Sag: Horne præstegård, renovering 2012 (642) - Horne Sogn Ang. Horne præstegård : Hirtshals kirkekontor fremsender til PU meddelelse om, at der er opstået en misforståelse ifm. afgivelse af pris på afslibning og lakering af gulve i Horne Præstegård. Der skal udføres en fuld afslibning og 3 gange lak, hvilket giver en merpris på kr ,00 i forhold til det tilbud, der er godtaget. Desuden er der udmeldt en merpris til ekstra malerbehandling af væg i pejsestue og malerbehandling af gamle vinduer i den bageste del af præstegården. Hirtshals kirkekontor vil gerne hurtigst muligt have accept på denne merpris : ODY meddeler, at det er OK. 4 Bindslev Kirke - ansøgning om 5%- midler Sag: 5% midler 2012 (626) Vedr. Bindslev Kirke - ansøgning om 5%- midler : Bindslev MR anmoder om udbetaling af 5%-midler til dækning af faktura fra Nationalmuseet. Der vedlægges kopi af bevilling : Ansøgningen videresendes til Hjørring Sdr. Provsti. 5 Klokkesag i Vesterø kirke Sag: Vesterø kirke - automatisk ringeanlæg (401) - Vesterø Sogn VS: faktura vedr. klokkesag i Vesterø kirke : STØ fremsender til Læsø MR honoraropgørelse fra klokkekonsulenten for afgivelse af udtalelse ifm. behandling af sagen om etablering af automatisk ringeanlæg ved Vesterø Kirke. 6 Asdal kirke - Kass.afd. - anv. 7. rate kr ,25 - til rest kr ,04 Sag: Asdal Kirke - Renovering kirketag (378) - Asdal Sogn Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

4 Asdal kirke - Kass.afd. - anv. 7. rate kr ,25 - til rest kr , : STØ meddeler Asdal MR, at der til Asdal kirke anvises kr ,25 til udbetaling i lån af stiftsmidlerne som 7. rate af et bevilget lån (nr ) på indtil kr ,00. Der henvises til STØ s brev af vedr. bevilling af lån af stiftsmidlerne til dækning af udgiften ifm. istandsættelse af udvendige vægflader på kor og skib samt oplægning af nyt tegltag på kor og skib. 7 Til Læsø mhr. (Hals sogn) - nyvalg Sag: Valg til menighedsråd 2012 (554) Til Læsø mhr. (Hals sogn) - nyvalg : STØ meddeler Læsø MR, at stiftet er bekendt med, at der ikke er indleveret kandidatliste ifm. MR-valget den for Hals sogn. Da der ikke er opstillet kandidater for Hals sogn, skal der afholdes nyvalg. STØ meddeler i den forbindelse, at de medlemmer, der er valgt for hhv. Vesterø sogn og Byrum sog, sammen fungerer indtil der har været gennemført nyvalg for Hals sogn. Biskoppen vil orientere yderligere, når klagefristen for MR-valget er udløbet den Omdannelse af kirkegård - Hirtshals Sag: Hirtshals Kirkegård: fra bykirkegård til landsbykirkegård (560) - Hirtshals Sogn SV: [Dok.nr.:104521/12] Omdannelse af kirkegård - Hirtshals : 3F meddeler, at sagen ikke har været forhandlet med 3F, men at 3F har haft mulighed for at udtale sig i sagen. SV: (hast) SV: [Dok.nr.:104521/12] Omdannelse af kirkegård - Hirtshals : Ministeriet for Ligestilling og Kirke meddeler 3F, at man i ministeriet har noteret sig 3F s tilbagemelding. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

5 Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Regnskab PUK + revisionsprotokollat Sag: PUK-kassen + SKT årsregnskab 2011 (702) Gennemgået og underskrevet Regnskab PUK + revisionsprotokollat Til behandling Regnskab SKT + revisionsprotokollat 2 Informationstjenesten - bilag til bestyrelsesmøde Sag: Informationstjenesten - punkt på dagsorden eller ej? (710) Punktet anføres fremover under orienteringspunkter Informationstjenesten - bilag til bestyrelsesmøde Bilag til bestyrelsesmøde den 31. oktober Vedr. tjenestens opgaver og formålsparagraf. Materiale til bestyrelsesmødet : Bilag vedr. økonomi til behandling på bestyrelsesmødet d. 31./ Budgetopfølgning indeværende år samt kommentarer til budget Tillæg til vedtægter, Sct. Olai kirkegård Sag: Tillæg til vedtægter, Sct. Olai kirkegård (714) - Sankt Olai Sogn Godkendes Tillæg til vedtægter, Sct. Olai kirkegård : Afleveret af MR: Tillæg til vedtægt for Sct. Olai kirkegård, begrundet i, at der er konstateret højtstående grundvand i visse områder af kirkegården. Tillægget er godkendt af MR den 31/ og MR anmoder nu om PU's godkendelse. 4 Rørskade i Skallerup Præstegård Sag: Rørskade i Skallerup Præstegård (716) - Skallerup Sogn Afventer oplysninger vedr. forsikringen Rørskade i Skallerup Præstegård : Fremsendt af sognepræsten til PU. Rørskade konstateret på badeværelset i præstegården - udsivning evt. fra lille depot ved kontoret? Hanson & Partners antyder, at der ikke er tale om en forsikringsskade men derimod om alm. slitage. Flere løsningsmuligheder, men en langsigtet løsning vil måske være at foretage en generel Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

6 renovering af badeværelset? PU bedes tilkendegive, hvad de mener om sagen - incl. finansiering heraf. 5 5% bevilling - Menighedsrådsvalg 2012 Sag: 5% bevilling - Menighedsrådsvalg 2012 (709) - Sankt Catharinæ Sogn Godkendt 5% bevilling - Menighedsrådsvalg : Skriv. fra MR til PU: Ansøgning om kr ,- fra 5% puljen, til inddækning af udgifter ifm. menighedsrådsvalget den 13/ Forslag til skur for cykler og havemøbler. Sag: 5% midler til cykelskur mv. (713) - Løkken-Furreby Sogn Det forventes at blive en udgift på ca. kr ,-. PU-godkender en ekstrabevilling til formålet. Forslag til skur for cykler og havemøbler : Tegning med forslag til nyt skur for cykler og havemøbler. Egentlig ansøgning fra MR afventer udmelding om, hvad projektet kan ende med at koste. 7 Opgørelse over mgl. betaling af pension mv. Sag: 5% middel ansøgning - pension efterbetaling (703) - Børglum Sogn MR tildeles en ekstrabevilling til formålet Opgørelse over mgl. betaling af pension mv : Indleveret til PU af MR. Møderef. fra møde med 3F d , med opgørelse af mgl. pension, feriepenge og SH til kirkegårdsmedhjælpere, i alt kr ,20. Det mgl. beløb afregnes med lønnen for november Specifikationer vedlagt. Stiftet har efterregnet kravet uden bemærkninger. 8 Skimmelsvampeangreb - fugtrapport og udbedringsforslag Sag: Besigtigelse af præstegrd. - rep. af karnap (617) - Vrensted Sogn Tages til efterretning Skimmelsvampeangreb - fugtrapport og udbedringsforslag : Per Lønborg Pedersen videresender Fugtrapport med tilhørende udbedringsforslag udarbejdet af Dansk Industri & Skadeservice. Samlet pris tkr incl. moms. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

7 : ODY beder Per Lønborg om snarest muligt at igangsætte arbejdet med at afhjælpe skimmelsvampeangrebet. Inspiration/kommentering fra Hj. Kommune, Teknik & Miljø : Per L. P. videresender skriv. til sognepræsten m.fl. fra Hjørring Kommune, Teknik & Miljø, med bemærkninger til materialet fra Dansk Industri & Skadeservice. Per L.P. forventer at MR bestiller lokale håndværkere til at udføre klimaskærmsrenovering sideløbende med skimmelsvampesaneringen. Øvrig indv. rep./maling udføres senere. Goritas - skimmelprøver : Industri & Skadeservcie Vest sender via Per Lønborg til MR: Ifølge Goritas er foretagne prøver over normalt niveau. Ny afrensning foretages og derefter tages nye prøver. Rapport herpå fremsendes straks den foreligger. Besigtigelse af præstegrd samt konklusion herpå : Per Lønborg til MR, kopi PU. Besigtigelse af præstegrd. afholdt 25/10-12 med deltagelse af præsteparret, MR, Repr. for DIS samt PU. Konklusion udarbejdet og Hj. Kommune orienteret pr. tlf. Oversigt over hvad der skal gøres og hvem der gør det. Ved evt. fremtidig renovering gøres opmærksom på relativ stor fugtbelastning på vægge i konfirmandstue. 9 Rapport fra Th. Frobenius vedr. borebiller. Sag: Borebilleangreb i orglet (665) - Vejby Sogn PU tildeler en ekstrabevilling til formålet til udførelse i 2013 Rapport fra Th. Frobenius vedr. borebiller : Th. Frobenius fremsender tilstandsrapport vedr. orglet efter at orgelstemmeren har konstateret borebiller. Bremsning af borebillerne koster iflg. Th. Frobenius kr incl. moms. Prisen er gældende til 1/3-2014, men arbejdet bør, af hensyn til orglet, foretages i Arbejdet med behandling og rensning af orglet Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

8 forhindrer ikke, at der på et senere tidspunkt igen kan optræde borebiller, men risikoen kan mindskes hvis kirken holdes tør. 10 Høring vedr. rapport om sognebåndsløsning mv. Sag: Høring vedr. rapport om sognebåndsløsning mv. (715) Orienteringspunkt Høring vedr. rapport om sognebåndsløsning mv : Rapport om sognebåndsløsning mv. sendt i høring. Høringsfrist til Høringsparterne fremgår af høringslisten. Følgende emner indgår: problematikken omkring sognebåndsløsning, mulighed for kombinationsansættelse (samtidig ansættelse som præst i folkekirken og for en valgmenighed) samt evt. genindførelse af andenpræsteordning. 11 Svar til MR fra PU Sag: Forhandling m/graver vedr. omlægn. af arbejdsgange (704) - Løkken-Furreby Sogn Taget til efterretning Svar til MR fra PU : PU tager menighedsrådets beslutning til efterretning. Forhandling m/graver vedr. omlægn. af arbejdsgange : Skriv. fra MR til PU: Drøftelse mellem MR og graveren ifm. gravers ønske om tilførsel af 100 timer til arb.opg. i sognegården. Drøftelsen endte med fælles beslutning om at arb.opg. i sognegården kan rummes i nuværende timetal, blot ved omlægn. af arb.gange i graverens øvr. opgaver. Mødet den 31/10-12 aflyses hermed. 12 A Ny tilrettet Samarbejdsaftale Skallerup- Vennebjerg og Maarup Sag: Samarbejdsaftale Skallerup-Vennebjerg og Maarup (663) - Skallerup Sogn Taget til efterretning Ny tilrettet Samarbejdsaftale Skallerup- Vennebjerg og Maarup : Mårup Sogn fremsender til STØ en ny tilrettet og underskrevet samarbejdsaftale mellem Skallerup- Vennebjerg og Mårup sogne. Det bemærkes at aftalen nu omfatter såvel kirkesanger som organist. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

9 Notat fra personalekonsulenten : Til provstiet. Personalekonsulenten gør opmærksom på, udarbejdelsen af samarbejdsvedtægten var efter de, på tidspunktet, gældende lovbekendtgørelser. Materialet har været forsinket, hvorved problemet opstår, men tilretning er forholdsvis nemt. Samarbejdsaftale Skallerup-Vennebjerg og Maarup : STØ mail til provstiet, med anmodning om at provstiet sikrer at der udarbejdes en ny samarbejdsaftale til afløsning af den fremsendte. Den af STØ modtagne aftale henviser til lovbekendtgørelser der ikke længere er gældende. Kopi til personalekonsulent. Fremsendelse af samarbejdsaftale til MILIKI : STØ fremsender samarbejdsaftalen til MILIKI til offentliggørelse på hjemmesiden. 12 B Bistrupkirken Sag: forlængelse af aftale om hjælpelærer Godkendes ansøgning fra sognepræst Michael Esper Andersen om, at ordningen med hjælpelærer til drengene fra specialklassen fortsætter frem til nytår. Der har til nu været meget gode erfaringer med støtten. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

10 Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 13 Kontrakt fra Orgelbygger Sag: Orgel i Løkken (593) - Løkken-Furreby Sogn Kontrakt fra Orgelbygger : MR fremsender kontrakt fra orgelbygger Sven Hjorth Andersen. Leveringspris kr ,- incl moms erlægges i 3 rater. Jens Chr, Hansens kommentarer til kontrakten : Jens Chr. Hansen's mail til MR efter gennemlæsning af kontrakten. To bemærkninger: Orgelbyggeren bør måske stille bankgaranti for 1. rate indtil alle orgeldele er leveret. Jens C.H. undersøger dette hos STØ. Orgelbyggeren har krav på godkendelsesforretning senest14 dage efter aflevering - i kontrakten står der senest 4 uger. Jens C.H. sørger for koordinering heraf når den tid kommer. Det anbefales at MR underskriver kontrakten og returnerer den til Sven Hjorth. 14 Salgsprovenue - indfri eksist. lån Sag: Je-Ly-Ru salg af ejendomme (530) - Rubjerg Sogn Anlægsbudgettet for 2013 er tilpasset situationen. Salgsprovenue - indfri eksist. lån : Forespørgsel fra STØ, om hvorvidt det sidste salgsprovenu skal bruges til primært at indfri lån vedr. istandsætt. af præsteboligen, og rest dernæst fordeles efter gældende regler. Svar til STØ vedr. salgsprovenu : Provstiet svarer STØ, at provenuet fortrinsvis skal bruges til at indfri lån vedr. istandsættelse af præsteboligen. Resten skal fordeles mellem de tre sogne, jvf. de gældende regler. 15 Ansættelsesbevis for kirkesanger Sag: Ansættelsesbevis for kirkesanger (658) - Skallerup Sogn Ansættelsesbevis for kirkesanger : Ansættelsesbevis vedr. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

11 kirkesanger Jytte Damtoft fremsendt til provstiet til orientering. 16 MR's reaktion på PU melding 11/10-12 Sag: Forespørgsel vedr. mgl. kapel (652) - Løkken-Furreby Sogn MR's reaktion på PU melding 11/ : MR accepterer PU's beslutning om, at man skal bruge de eksisterende faciliteter. MR vil fremover videresende evt. henvendelser vedr. det mgl. kapel til provstiet. 17 Spørgsmål til provsten vedr. habilitet Sag: Spørgsmål til provsten vedr. habilitet (708) - X Sogn Spørgsmål til provsten vedr. habilitet : Spørgsmål til provsten fra N.N., medlem af X MR samt formand for kirkeudvalget i X sogn. Sagen går på, om provsten har modtaget spørgsmål vedr. N.N.'s habilitet/inhabilitet ifm. rep. af tagskade på præsteboligen, og i givet fald hvilket svar der så er givet? : Provsten svarer, at mht. habilitet/inhabilitet er præsters og ægtefællers/kæresters status ift. præsteboligen meget klare. Begge er inhabile, men præsten har dog krav på at kunne fremsætte sit synspunkt vedr. præsteboligen, inden MR træffer beslutninger vedr. denne. Beslutninger MR træffer vedr. præsteboligen, kan appelleres til provsten. 18 Ansøgning og foreløbigt svar Sag: Ansøgning om brug af kirke- og præsteembedekapital (664) - Rakkeby Sogn Ansøgning og foreløbigt svar : Rakkeby MR anmoder om tilladelse til at bruge tkr. 300 fra kirke- og embedekapitalen til følgende: Nyt indgangsparti, ny dør til kirken, låger til kirkegården samt belysning på og udenfor kirken. Forslag fra kirkegårdskonsulent er indhentet : LES svarer MR, at PU imødeser projektbeskrivelser vedr. alle 4 punkter, før der kan tages stilling til ansøgningen. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

12 19 STØ respons på Kandidatliste - MR valg 2012 Sag: Anmodning om ret til at kunne opstille i Harritslev sogn. (657) - Harritslev Sogn STØ respons på Kandidatliste - MR valg : STØ meddeler MR, at der på den fremsendte kandidatliste figurerer en kandidat der ikke er valgbar, idet personen ikke er bosat i sognet. 20 APV syn hos sognepræst Niels Clemmensen Sag: APV syn hos sognepræst Niels Clemmensen (712) - Børglum Sogn APV syn hos sognepræst Niels Clemmensen : APV syn i præsteboligen gav anledning til følgende: Udskiftning af vinduer, heraf to stk i kontoret. Ligeledes bør kontorstol udskiftes til en ny multiindstillelig udgave. De nævnte ting haster, og MR henvises til at søge om midler fra 5% puljen. 21 Regning Sct. Hans-Nyt forslag til tilbygning til velfærdsbygning Sag: Tilbygning til velfærdsbygning (454) - Sankt Hans Sogn Regning Sct. Hans-Nyt forslag til tilbygning til velfærdsbygning : STØ sender til MR honoraropgørelse fra kirkegårdskonsulenten for udtalelse ifm. MR's forslag til etabl. af en tilbygn. til velfærdsbygningen. 22 Opfølgning på klage vedr. gravstedsvedligehold. Sag: Klage over gravstedsvedligehold (609) - Rakkeby Sogn Opfølgning på klage vedr. gravstedsvedligehold : Skriv. fra MR til gravstedsindehaver, hvori man foreslår et møde for at rede trådene ud og få misforståelser af vejen : Gravstedsindehaver afslår at deltage i et møde og fastholder at man fremover selv ønsker at vedligeholde gravstedet. Svaret skal sammenholdt med først fremsendte brev i juli md. forstås som en opsigelse af vedligeholds aftalen og svar herpå Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den

13 fra MR afventes : MR takker for modtagelse af svar fra gravstedsindehaver, og vil behandle sagen på næstkommende MR-møde den : MR beslutter at imødekomme ansøgningen om ophør af vedligeholds aftale, dog uden at anerkende begrundelsen, nemlig misligholdelse af gravstedet. Ved modtagelse af fuldmagt fra samtlige gravstedsindehavere kan kontrakten ophæves - sker ved fremsendelse via provstiet til STØ. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Lisbeth Waaentz Per Harfeld Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den