DNV Seminar. Ledelsessystemer til samfundsmæssig ansvarlighed ISO og DS Business case inden for CSR. Management Approach

Transkript

1 DNV Seminar Ledelsessystemer til samfundsmæssig ansvarlighed ISO og DS Af Jens Peter Høiseth, DNV Denmark Dette dokument er et resumé af indhold og overheads fra vores seminar om ISO og DS 26001; 20. januar 2010, Aarhus, Radisson Blu Scandinavia Hotel og 21. januar 2010, København, DGI-byen. I kan læse om; Business case inden for CSR 1. CSR-ledelsessystemer. Certificering inden for CSR. Business case inden for CSR CSR ledelsessystemet skaber grundlaget for CSR branding Det er vores påstand, at CSR ledelsessystemet er en del af virksomhedens forretningsmæssige kommunikation og branding. Ansvarlig branding inden for CSR kræver, at kommunikationen er transparent, pålidelig og dokumenterbar. Det kan sikres med et godt CSR ledelsessystemet. CSR ledelsessystemet vil bl.a. give sikkerhed for, at virksomhedens kommunikation og branding er i overensstemmelse med virkeligheden. Ledelsessystemet skal generere dokumentation for virksomhedens faktiske handlinger, som herefter kan formidles og indarbejdes i virksomhedens branding. Management Approach Performance CSR Communication Stakeholders 1 CSR og samfundsmæssig ansvarlighed anvendes begge i artiklen og har samme betydning.

2 Nogle gang er det omvendt. Nogle virksomheder kommunikerer sine planer og overbevisninger om, at man har sine CSR forhold i kontrol. Opgaven er derefter at få skabt kontrol i praksis f.eks. på børnearbejde i leverandørkæden. Det er ikke altid lige let i praksis at have alt under kontrol. Virksomheden kan blive et let bytte for journalister, som ønsker en god historie, der sælger aviser. Vi kender alle eksemplerne fra medierne, hvor virksomheder har kommunikeret et, men praksis blev af journalisten afsløret som noget helt andet. Branding er at kommunikere virksomhedens handlinger. Ledelsessystemet skal generere dokumentationen for, hvad de reelle handlinger er. I stedet for f.eks. at sige at man har kontrol på leverandør-kæden, skal man kommunikere sine handlinger f.eks. at man har gennemført 100 CSR-audits hos sine leverandører i Kina. Reklame og branding inden for CSR er summen af virksomhedens handlinger. CSR kommunikationen er en måde at synliggøre handlingerne på. Et CSRledelsessystem og en certificering efter DS vil være en ny måde at synliggøre virksomhedens handlinger på. Når CSR værdierne er så klare, at de ikke kun lever på papiret, men i hverdagens handlinger, er grundlaget for at synliggøre til stede - ikke før. CSR ledelsessystemer og CSR certificering kan således blive et vigtigt fremtidsspor. En CSR business case skabes gennem interview og analyse Når det er sagt, kræver en investering i et CSR-ledelsessystem, at der etableres en mere omfattende business case. Processen i forbindelse med at bygge en business case er vist neden for; The business case is built as a logical sequence consisting of 5 steps Step 1 Step 2 Break-down of costs: Analyse the costs Step 3 Step 4 Quantification of opportunities and development of benefit logic: Describe opportunities Set out assumptions Identification of opportunities Step 5 Analyse in more detail the main benefits Completion of business case: Tie benefits to project design Simulate realisation of benefits over time Validation of benefits with process owners Interviews

3 Det er forholdsvist enkelt at sætte tal på omkostningerne i form af intern tid/ressourcer, penge, investeringer, træning, eksterne costs, o.lign.. Udfordringen ligger i at få identificeret fordelene og få dem ordentlig beskrevet og valideret. Nedenstående er nogle eksempler, som kan danne overskrifter på virksomhedens business case; Effektive forretningsprocesser Forbedring af relationer til stakeholders Prioritere og fokusere indsats Træffe bedre beslutninger Forebygge kriser/konflikter Forbedring af image/brand Øget medarbejdertilfredshed/motiverede medarbejdere/tiltrækning af gode medarbejdere Bedre adgang til markeder Bedre investeringsprofil Ressourcebesparelser og mindre spild Øget dokumentations evne Styrke konkurrenceevnen Øget omsætning/salg Det kræver interview med alle nøglepersoner i organisationen at få afdækket mulighederne og kvantificeret/dokumenteret fordelene. F.eks. skal HR-afdelingen involveres for at dokumentere, at CSR er vigtigt for at tiltrække/fastholde/- motivere de bedste medarbejdere. Et andet eksempel er salgs- og marketingfolkene. De skal involveres for at dokumentere, hvad virksomhedens brand er værd, hvad en kritisk sag i offentligheden vil betyde for brand-værdien eller omvendt, hvordan en god sag i offentligheden kan forbedre brand-værdien. Nøglen til at bygge business casen er at udnytte den dokumentation, der allerede findes. Der skal tages kontakt til de rigtige personer internt, fordelen/mulighederne skal analyseres og business cases bygges derfra på et veldokumenteret grundlag.

4 CSR-ledelsessystemer CSR-ledelsessystem - hvad er det? CSR-ledelsessystemer hvorfor nu det? Nogle vil sikkert stille spørgsmålet om det er nødvendigt med ISO mapper, ISO procedurer og instruktioner for at arbejde med CSR. Her vil vores svar være for guds skyld NEJ. Et ledelsessystem er ikke lig med procedurer/instruktioner o. lign. på papir. Et ledelsessystem er dine CSR-mål, dine handlinger, din dokumentation og dine resultater. Et ledelsessystem handler om at kunne svare på nedenstående spørgsmål; Er vores fokus, prioritering og visioner de rigtige? Gør vi tilstrækkeligt for at nå vore mål? Hvordan er vore resultater? Forbedrer vi os? Et ledelsessystem er, at der i praksis arbejdes med CSR efter PDCA-hjulet ( Plan- Do-Check-Act ); Review the results Take corrective actions Evaluate policy and plans Continuous improvement Establish baseline Create policies Set goals and targets Set up the plan Check how the plan is implemented Check if if goals are achieved Report results Create awareness Train staff Implement your plans Introduktion til DS og ISO I Danmark er der udsendt en dansk standard for samfundsmæssigt ansvar til høring, som organisationer kan blive certificeret efter. DS Samfundsmæssigt ansvar følger den internationale ISO i struktur og indhold og har på denne facon fastholdt en international retning. Der vil ligeledes komme en tilhørende vejledning, DS

5 ISO er en international guideline og følgende er nogle vigtige facts om ISO 26000; ISO is NOT designed for certification. It s a guide. Not a standard. ISO is applicable to all types organizations. The Guidance on Social Responsibility will be consistent with existing international conventions and treaties. Stakeholder Engagement is a crucial part of CR. ISO will NOT replace ISO and\or OHSAS The ISO guideline provides no guidance on management system for CR. Principles as enshrined in conventions such as International Human Rights, ILO, OECD guidelines or UN Global Compact are NOT reinterpreted to be included in ISO Global Reporting Initiative (GRI) supports the ISO There is room for verification in ISO ISO will be published in Nedenstående er konklusionen på, hvad ISO er og hvad den kan anvendes til; What is ISO Truly global consolidated view of Social Responsibility A common reference for language and definitions Framework for translating international treaties and convention into relevance for any corporation and organisation and their daily operations How to use ISO26000 A introduction to the field of CR, tool for training A tool to group and organise the 110 buzwords under the CR umbrella A tool to prioritise your efforts within CR

6 Indholdet af ISO er vist nedenfor; I ISO indeholder kapitlerne følgende; Kapitel 4 indeholder overordnede principper Kapitel 5 handler om to fundamentale praksis Kapital 6 indeholder de seks områder under samfundsmæssigt ansvar med tilhørende emner og hvad disse emner handler om Kapitel 7 beskriver, hvordan samfundsmæssig ansvarlighed kan integreres i organisationen

7 DS er en national dansk standard og følgende er nogle vigtige facts om DS 26001; DS er en national dansk standard. DS er en certificerbar standard. Der udarbejdes en vejledning om samfundsmæssigt ansvar, DS DS 26001/4 vil forventeligt udkomme i DS er opbygget på samme måde som ISO 9001 og ISO omkring de elementer, som et ledelsessystem skal indeholde. I følgende lande arbejdes der ligeledes med at lave nationale standarder om samfundsmæssigt ansvar. Østrig har en vejledning. Der er ikke aktuelle planer om en certificérbar udgave. Holland overvejer en certificérbar standard, men afventer færdiggørelsen af ISO Israel har en vejledning. Portugal udgav en certificérbar standard i Spanien udgav en certificérbar standard i Mexico og Brasilien har certificérbare standarder med nogle år på bagen. Kernen i standarderne er krav og guidelines til Materiality Assessment Kapital 3 LEDELSESSYSTEM FOR SAMFUNDSMÆSSIGT ANSVAR i DS har ca. 95 % overensstemmelse med Kapitel 4 og 6 i ISO I disse kapitler får man foræret en samlet beskrivelse af, hvad samfundsmæssig ansvarlighed indeholder, og hvordan man som virksomhed bør arbejde inden for disse områder. Det kan således anvendes som et værktøj til prioritering af de forskellige områder og emner. På engelsk kalder man det Materiality og konceptet er følgende;

8 Concept of Materiality Materiality: Knowing what is significant Judgements are based on relevance (what matters) and importance (how much it matters), both to the organisation and its stakeholders An issue or concern is material if it could influence the decisions, actions and behaviour of stakeholders or the organization (AccountAbility) It is a crucial principle for - Defining the scope of your social responsibility - Meet requirement in ISO26k; For each core subject, an organisation should identify and address all those issues that have a relevant or significant influence.. De forskellige emner fra ISO er; Core Subjects and issues

9 De forskellige emner fra DS er; Menneskerettigheder Emne 1: Civile og politiske rettigheder Emne 2: Økonomiske, sociale og kulturelle rettigheder Emne 3: Diskrimination og udsatte grupper Emne 4: Undgåelse af meddelagtighed Emne 5: Risikosituationer omkring menneskerettighederne Arbejdsforhold Emne 1: Ansættelsesforhold Emne 2: Arbejdsvilkår og social beskyttelse Emne 3: Social dialog Emne 4: Sundhed og sikkerhed på arbejdet Emne 5: Udviklingsmuligheder på jobbet Forbrugerforhold Emne 1: Ansvarlig markedsføring, information og aftaleforhold Emne 2: Beskyttelse af forbrugernes sundhed og sikkerhed Emne 3: Bæredygtigt forbrug Emne 4: Kundesupport og klagehåndtering Emne 5: Beskyttelse af forbrugeroplysninger Emne 6: Adgang til basale ydelser Miljø Emne 1: Forebyggelse af forurening og renere teknologi Emne 2: Bæredygtig ressourceudnyttelse Emne 3: Bekæmpelse af og tilpasning til klimaforandringer Emne 4: Beskyttelse og genoprettelse af naturen Emne 5: Dyrevelfærd God forretningsskik Emne 1: Anti korruption Emne 2: Ansvarlig deltagelse i politik Emne 3: Fair konkurrence Emne 4: Respekt for ejendomsret Samfundsudvikling og -involvering Emne 1: Samfundsinvolvering Emne 2: Uddannelse og kultur Emne 3: Jobskabelse og udvikling af kompetencer Emne 4: Adgang til og udvikling af teknologi Emne 5: Indkomstgenerering Emne 6: Sundhed Emne 7: Sociale investeringer En pragmatisk tilgang er at placere emnerne i nedenstående matrix. Determining the materiality of core subjects and issues issues Importance x Relevance = Materiality Relevance to company value drivers Low Medium High Low Importance to stakeholders Medium High Importance to stakeholders er således vigtigheden i forhold til ens interesseparter. Det er omfattende at lave denne vurdering for hver eneste stakeholder. For at komme i gang kan en pragmatisk tilgang være at stille spørgsmålet sådan for hvert emne Er dette vigtigt for nogle af vore interesseparter og hvor vigtigt er det?

10 Relevance to company value drivers er vurdering på, i hvilket omfang de forskellige CSR-områder giver værdi enten værdi fordi det er en risk, eller fordi det repræsenterer en mulighed. Nedenstående er vist et eksempel på fem value drivers, som kan anvendes til vurdering af relevansen. Assessing relevance and importance to an organisation Evaluate materiality of individual core subject\issue by how they affect your organisation s value drivers: Human capital Organisational efficiency Legal compliance Reputation and brand Access to markets Ability to attract, motivate and retain necessary staff Ability to manage organisational resources, processes and relationships Ability to anticipate and meet regulatory requirements Ability to manage expectations and trust in a company, its products and services Ability to secure and grow market position Når man laver sin vurdering, er det vigtigt at have følgende for øje; Tænk både i risici og muligheder specielt de forretningsmæssige muligheder Tænk både i nutid og fremtid specielt på den fremtidige konsekvens af ikke at have udnyttet en mulighed eller konsekvens af at blive ramt af en risk Tænk på omfanget af din indflydelsessfære Tænk både på egen virksomhed og på hele værdi-kæden Når man har gået emnerne igennem og placeret dem i ovenstående matrix, vil man have svaret på om jeres nuværende fokus, prioritering og visioner er de rigtige. Man vil også have en indikation af, om jeres præstation er tilstrækkeligt, fordi der for hvert emne er handlingsanvisninger.

11 CSR-ledelsessystemet et generisk og integreret ledelsessystem DS indeholder i modsætning til ISO også en beskrivelse af krav til et CSR-ledelsessystem (kapitel 4, 5, 6 og 7). Kravene er i overskrifter vist i nedenstående figur i PDCA-hjulet ( Plan-Do-Check-Act ); Iværksætte handlinger og forbedringer Iværksætte korrigerende handlinger Overvåge og måle Ledelsens Evaluering Raportere Commitment fra top-ledelsen Interessenter Scope Kortlægning områder/emner Liste over væsentlige emner Målsætning og mål Politik Processer Handlingsplaner Allokere resourcer (infrastruk.) Ansvar/beføjelser (led.rep) Uddannelse og træning Leverandørstyring Driftsstyring Kommunikation Beredskab Af overskrifterne i PDCA-hjulet fremgår det tydeligt, at DS indeholder mere eller mindre generiske krav til et integreret ledelsessystem. Indholdet er i høj grad kendt for alle de virksomheder, som arbejder med ISO 14001, ISO 9001 og OHSAS Der er således rigtig god sammenhæng mellem alle disse standarder. DS adskiller sig fra de øvrige standarder ved at interessent dialog er en rød tråd gennem hele ledelsessystemet. Kravene til interessent dialog er mere specifikke end, hvad det er kendt i ISO 14001, ISO 9001 og OHSAS Der er god fornuft i at bygge ledelsessystemet op efter PDCA-hjulet. Nedenstående er vist nogle eksempler på, hvordan ledelsessystemet kan se ud inden for klima og anti-korruption.

12 Anti korruption PLAN Identificere risici for korruption DO Gennemføre og anvende politikker og praksis, som modvirker korruption, bestikkelse og afpresning Sikre, at ledelsen sætter et godt eksempel på anti-korruption og udviser engagement, giver støtte til implementeringen af politikker for anti-korruption Uddanne og bevidstgøre medarbejdere og repræsentanter for organisationen om korruption, og hvordan man kan modvirke dette Støtte ansatte og repræsentanter for organisationen i deres bestræbelser på at udrydde korruption og bestikkelse og give incitamenter til forbedringer Arbejde på at modvirke korruption ved at påvirke andre organisationer, CHECK Sikre, at ledelsen overvåger implementeringen af politikker for anti-korruption Kontrollere at ansatte og repræsentanter for organisationen kun aflønnes for lovlige serviceydelser Etablere og vedligeholde et effektivt, internt kontrolsystem overfor korruption Tilskynde ansatte, samarbejdspartnere, repræsentanter for organisationen og leverandører til at indberette overtrædelser af organisationens politikker via mekanismer, der gør det muligt uden frygt for repressalier ACT Forbedre politikker og praksis, som modvirker korruption, bestikkelse og afpresning viderebringe informationer om overtrædelser af straffeloven til de relevante myndigheder Bekæmpelse af og tilpasning til klimaforandringer PLAN identificere kilderne til direkte og indirekte drivhusgasemissioner og bestemme grænserne for organisationens ansvar DO minimere de direkte og indirekte drivhusgasemissioner mindske brugen af fossile brændsler og miljøpåvirkninger herfra forhindre eller minimere udslip af drivhusgasemissioner overveje muligheder for handel med emissioner o.lign. sigte mod at opnå klima-neutralitet ved at gennemføre foranstaltninger til at klima-kompensere. CHECK måle, registrere og rapportere om de væsentlige drivhusgasemissioner. Organisationen bør nøje undersøge, om handel med emissioner fører til væsentlig reduktion i udledningerne af drivhusgasser ACT Tilpasse sig til og mindske sårbarheden over for klimaændringer. Integrere tilpasningen til klimaforandringerne i organisationens beslutningsprocesser. Identificere muligheder for at undgå eller minimere skader forårsaget af klimaændringer Drage fordele af at tilpasse sig til ændrede betingelser, hvor det er muligt.

13 Certificering DNV kommer til at tilbyde certificering efter DS 26001, når standarden bliver gældende i DNV vil også udbyde verifikationer efter ISO Certificeringsprocessen Fordelen ved en certificering efter DS er helt grundlæggende, at det giver ekstra tillid og troværdighed, ligesom DNV gennem CSR-audits vil kunne give input til beslutninger, forbedringer m.m.. Certificeringsmetoden er sammenfaldende med metoden inden for de andre standarder (ISO 14001, ISO 9001 og OHSAS 18001) og er gengivet nedenfor; Præaudit Skaber overblik over hvad I mangler for at opfylde kravene Certificering Periodisk audit Re-certificeringsaudit Gennemførelse af audits med anvendelse af Risk Based Certification Gennemførelse af periodisk audit på virksomheden for at sikre et effektivt ledelsessystem. Fornyelse af certifikat efter tre år. Miljø-, arbejdsmiljø- og kvalitetscertificerede virksomheder er allerede godt i gang med DS Spørgsmålet er, hvad status er i forhold til kravene i DS og hvordan samfundsmæssigt ansvar kan integreres i eksisterende ledelsessystemer. DNV kan gennemføre en præ-audit for at skabe overblik over styrker og mangler i forhold til DS Det kan f.eks. ske i forbindelse med de årlige audits, som allerede gennemføres i dag.

14 Risk Based Certification TM DNV s løsning er at gennemføre alle CSR audits med anvendelse af vores certificeringsmetode Risk Based Certification TM. Risk Based Certification er mere end en traditionel certificering. Fokus Områder er de vigtigste områder i ledelsessystemet hvor effektiv ledelse er mest vigtig for at I når jeres mål (på det pågældende tidspunkt) Mål Risici System Fokusområder Hvad er jeres vigtigste mål? Hvad er de mest vigtige risici? Hvordan styres de i ledelsessystemet? Hvad skal der sættes fokus på i næste audit? Høj Fokus Områder; I vil få en ledelseskonklusion og rating som angiver positive forhold og mulighederne for forbedringer inden for hvert fokusområde. Lav Grad af styring Med Risk Based Certification TM er auditeringsprocessen specielt designet til, at der ved alle audits analyseres og evalueres på en række fokusområder. Fokusområder er de områder i ledelsessystemet, hvor effektiv ledelse er mest vigtig for at nå målene. Evaluering af fokusområder sker samtidigt med, at DNV vurderer, om ledelsessystemet lever op til standarden. Vi fastlægger i fællesskab fokusområderne ved at gennemføre et indledende riskcheck. Vi vil fastlægge fokusområderne på en ledelsesworkshop indledningsvis i auditforløbet. Vore auditprogrammer skræddersyes, så de er afstemt med jeres fokusområder og auditor sætter fokusområderne i centrum for alle interviews. Alle audits rapporteres med en ledelseskonklusion og rating for hvert fokusområde. I vil også få en liste over eventuelle afvigelser, bemærkninger og lignende.