Kommunikationsområdet består af Kommunikationsafdelingen og Afdelingen for Ekstern Vejledning.

Transkript

1 Præsentation Chefområdet Kommunikationsområdet Kommunikationsområdet består af Kommunikationsafdelingen og Afdelingen for Ekstern Vejledning. Fakta om chefområdet Kommunikationsafdelingen beskæftiger i alt fire medarbejdere ud over kommunikationschefen: en webredaktør, en journalist, en marketingkonsulent og en grafiker. Afdelingen er internt reklamebureau for skolens afdelinger, som bestiller annoncer, informationsmaterialer m.m. Afdelingen står også for udvikling og gennemførelse af alle kampagner på skoleniveau, f.eks. reklamekampagner for skolens kurser og efteruddannelser. Der udgives et eksternt magasin, Kom Foran, målrettet mod virksomheder. Bladet udkommer også i en intern udgave for skolens personale. Opdatering og vedligeholdelse af hjemmesiden og intranet varetages af web-redaktøren efter bestilling fra afdelingerne. Afdelingen for Ekstern Vejledning er under forandring. Fremover vil alle koordinerende opgaver med f.eks. mentorordninger, GVU-opgaver etc. være placeret i det nye Study Support Center. Vejledning til potentielle elever vil sammen med Brobygning således være Vejledningscentrets hovedopgave i fremtiden. Vejlederne i de enkelte chefområder vil fortsat tage sig af gennemførelsesvejledningen. Fra 1. januar 2014 består afdelingen af en vejleder, en kommunikationsmedarbejder og en administrativ medarbejder til registrering af brobygningselever. Ud over disse ansatte vil Vejledningscentret arbejde tættere sammen med driftsafdelingernes vejledere. Den samlede kommunikationsindsats udformes i et langsigtet perspektiv, som forbinder den interne og eksterne kommunikation med skolens overordnede strategier og mål. Sigtet vil være en effektiv kommunikation, hvor der arbejdes med at bakke op om skolens forretningsmæssige målsætninger. I 2013 udarbejdede Kommunikationsafdelingen første del af en ny kommunikationsstrategi. Årsagen til, at strategien laves i flere trin, er skolens ledelsesskift, så en eventuelt korrigeret kurs kan indarbejdes. Dette gælder eksempelvis et nyt fokus på intern kommunikation. Den første del, med primært eksternt fokus, vil i 2014 blive suppleret med et internt fokus, så skolens samlede kommunikationsindsats kommer i balance uden markant skelen mellem eksternt og internt fokus. Derudover vil kommunikationsstrategien blive justeret med de strategiske målsætninger, som skolen vil arbejde med i perioden Kommunikationsstrategi I tilknytning til kommunikationsstrategien vil der blive udarbejdet en handlingsplan, der viser, hvordan kommunikationsområdet vil udføre strategien i praksis. Denne handlingsplan vil blive afspejlet i de kommende års virksomhedsplaner. Kommunikationsområdet på Syddansk Erhvervsskole 1

2 Marked og organisation Vejledning Syddansk Erhvervsskoles besøg på folkeskolerne er blevet en stor succes. Flere andre erhvervsskoler, f.eks. Kold College og TietgenSkolen, overvejer at koble sig på indsatsen, så vi sammen kan øge kendskabet til erhvervsuddannelserne. På langt sigt bør vi udarbejde en indsats sammen med UU-vejledningen, men disse overvejelser kan nok med fordel udskydes, til vi kender resultatet af erhvervsskolereformen. Vi har i 2013 lavet de første forsøg med erhvervsskolefag som valgfag i de ældste klasser på udvalgte folkeskoler. Sådanne valgfag er en form for avanceret/forlænget brobygning og kendes også andre steder fra, blandt andet Aalborg, hvor man også er ved at starte noget tilsvarende op. Vejledningscentret vil evaluere resultatet og eventuelt forsøge at etablere sådanne fag til folkeskolernes ældste elever, så kendskabet til skolen og vores uddannelser stiger. Forældre og skolelærere I 2014 vil vi for alvor komme i gang med vores vejledning af forældregruppen. Syddansk Erhvervsskole står bag et projekt, hvor vi vil afprøve forskellige former for kommunikation med forældre til folkeskoleeleverne. Projektet støttes af Region Syddanmark med Kold College, SOSU i Vejle, UU Vejle og UU Odense som øvrige projektpartnere. Projektet vil have et særligt fokus på muligheden for videreuddannelse. Kommunikationsafdelingen udvikler informationsmateriale om vores uddannelser til folkeskolernes forældreintranet. Dermed vil forældre til de unge kunne gå ind og læse og se film om de forskellige uddannelser, herunder også om de mange muligheder, som en erhvervsuddannelse tilbyder. Sammen med blandt andre TietgenSkolen arbejder vi på et udkast om kurser om erhvervsuddannelserne for klasselærere/samfundslærere og/eller anden form for direkte kommunikation til denne gruppe. Pendlerbus fra yderområderne til SDE Vejledningsindsats over for ledige De tre nye pendlerruter fra Assens Kommune har været en stor succes. I 2014 vil vi forsøge at få etableret en eller flere ruter fra Nordfyns Kommune, og der har været positiv interesse fra Nyborg og Faaborg-Midtfyns kommuner. Når vi i starten af 2014 har den første egentlige evaluering af busruterne, vil det være hensigtsmæssigt at drøfte et strategisk samarbejde med Region Syddanmark og Fynbus. Derefter vil det være oplagt at gennemgå eventuelle problemstillinger på området i Jylland. Den fremskudte vejledning over for de helt unge kan give inspiration til at udvikle nye kommunikationsmetoder over for de ledige uden uddannelse. Skolens vejledere peger blandt andet på, at mange ledige i dag får et uddannelsespåbud, som de reelt kun efterlever i mangel på alternative løsninger. Kommunikationsområdet, det vil sige Kommunikationsafdelingen og Vejledningscentret, vil forsøge at udvikle nye metoder til at informere de ledige om mulighederne med en teknisk erhvervsuddannelse. Denne indsats afhænger af eksterne samarbejdspartnere og kan realistisk påbegyndes i 2013, men vil ikke blive gennemført fuldt ud før end i Markedsmæssige og organisatoriske udfordringer

3 Kommunikationsafdelingen har i 2013 påbegyndt et uformelt samarbejde med Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) om indkøb af kommunikation og markedsføring. Samarbejde med EAL I 2014 vil vi arbejde på at udvide samarbejdet, så der skabes en tydeligere sammenhæng mellem de tekniske uddannelser og det videregående uddannelsesperspektiv. Samarbejdet kan føre til større søgning til erhvervsakademiuddannelserne, og uddannelserne på Syddansk Erhvervsskole kan blive styrket ved et bedre image. Den fælles kommunikation om mulige karriereforløb vil blive søgt gennemført ved at lave uddannelsestillæg til distriktsaviserne, mere information om de videregående uddannelser på sde.dk og ved direkte kommunikation til eleverne på hovedforløbene på Syddansk Erhvervsskole. De senere år har Syddansk Erhvervsskole forhandlet ekstra gode priser hjem på blandt andet indkøb af annoncer, tryksager etc. Disse aftaler vil blive videreført i Det er ikke p.t. realistisk at forhandle sig frem til væsentligt bedre priser, og derfor vil vi i 2014 primært fokusere på at følge markedet og måske forhandle om andre fordele, f.eks. særplaceringsmuligheder og lignende. Kommunikationsafdelingen har i efterårer 2013 påbegyndt et samarbejde om radioprogrammer med Radio VLR. I 2014 vil vi forsøge at fortsætte udviklingen af vores deltagelse i sådanne delvist redaktionelle koncepter. Det kan eksempelvis være om alt fra skrevne historier til deltagelse i radioprogrammer, særlige fokusområder på mediernes hjemmesider etc. Et samarbejde med de regionale tv-stationer har også stået på ønskelisten, og det er fortsat en af de muligheder, som vi overvejer på lidt længere sigt. Syddansk Erhvervsskole har sammen med Danske Erhvervsskoler og de øvrige større erhvervsskoler i landet sat sig i spidsen for at arbejde langsigtet med forbedring af erhvervsuddannelsernes image. Dette arbejde vil blive søgt videreført i 2014, specielt når resultatet af erhvervsskolereformen foreligger. Årsaftaler Redaktionelle samarbejdsformer Forbedring af erhvervsuddannelsernes image Derefter vil det være oplagt, at Syddansk Erhvervsskole udvælger en række strategiske indsatsområder, som skolen vælger at markedsføre sig på; f.eks. sundhed, videreuddannelsesperspektivet, uddannelsesgaranti etc. De seneste tre år har vi lavet et markedsføringssamarbejde med de øvrige udbydere af htx i Region Syddanmark (dog undtagen Hansenberg). Formålet er at udbrede kendskabet og forstærke omdømmet af teknisk gymnasium. Samarbejdet vil fortsætte i 2014, hvor der vil blive lavet nyt tv-spot målrettet forældrene, og kampagnen vil blive videreudviklet, så den også får sit eget liv på de elektroniske medier. Htxindsatsen skal tilrettelægges, så der opnås sammenhæng til skolens egne mål, og der skal arbejdes på en bedre synergi mellem den fælles kampagne og OTG/VTGs egne informationskampagner. Fælles markedsføring af htx Markedsmæssige og organisatoriske udfordringer 3

4 Marked og organisation (fortsat) Lancering af applikation til smartphones og ipad I 2013 blev skolens hjemmeside fornyet, og den blev lavet med responsive design, hvor skolens hjemmeside automatisk vises i en tilpasset udgave på brugernes mobiltelefoner og ipad. Det har været tanken at lancere en applikation til smartphones, så skolens elever kan bruge deres mobiltelefoner til interaktiv kommunikation med og omkring skolen. Det kan være alt fra skemaændringer, bustider, kantineinfo til fraværsmelding etc. Indholdet er endnu ikke fastlagt. Det er et stort ønske at lave applikationen således, at eleverne kan beholde den, når de afslutter deres uddannelse. Meningen er, at applikationen skal konfigureres således, at den automatisk omdannes til en kursus-/efteruddannelsesportal, når man har afsluttet sin uddannelse. Syddansk Erhvervsskole kan på længere sigt derved få direkte adgang til en række potentielle kunder på kursusområdet. På grund af tekniske udfordringer ved sådan en løsning er det usikkert, om den kan gennemføres i Ressourcer Kommunikationsområdet har lige knap de tilstrækkelige ressourcer for at nå de mål, som er beskrevet for afdelingen i Den daglige drift tager naturligt størstedelen af ressourcerne, og der er risiko for, at udviklingsopgaver og fornyelse kommer i baggrunden, hvis ikke afdelingens ledelse har tilstrækkeligt fokus på det. Afdelingens medarbejdere besidder de kvalifikationer, som er nødvendige, og med oprettelsen af en egentlig markedsføringsfunktion i august 2013 har vi fået en god mulighed for bedre styring og planlægning af markedsføringen. I forbindelse med en mindre organisationsændring fra 1. januar 2014 vil der fremadrettet blive mulighed for at opnå synergieffekter mellem Kommunikationsafdelingen, Vejledningscentret og skolens sekretariat, f.eks. omstillingsfunktionen. Det kommende år politisk kommunikation Intern kommunikation Som et led i kommunikationsstrategien vil det blive overvejet, hvordan skolen ved hjælp af kommunikation kan dyrke visionen om at blive Danmarks førende erhvervsskole. Ved at ledelsen er tilgængelig for medierne, vil skolen kunne opnå en ekstra synlighed, der vil profilere skolen som en vigtig aktør inden for sektoren. Syddansk Erhvervsskole har i 2012 påbegyndt en systematisk kontakt til de væsentligste politikere og beslutningstagere inden for vores område. Kommunikationsområdet vil sammen med skolens direktion fortsætte denne indsats i I 2014 vil Kommunikationsafdelingen starte en stor indsats for at styrke skolens interne kommunikation. Der vil blive udarbejdet en analyse af, hvordan skolens nuværende struktur på intern kommunikation er, så der er et grundlag at træffe de videre beslutninger på i skolens ledelse. Analysen vil blandt andet bestå i at undersøge, hvordan information og udveksling af viden foregår i dag, og hvordan information spredes ud i organisationen. Derefter vil Kommunikationsafdelingen udarbejde en række hjælpeværktøjer til skolens ledere, der kan sætte retning og monitorere performance på kommunikation. Af andre mulige værktøjer kan nævnes facilitering af medarbejderinvolvering og dialog, synliggørelse af skolens værdier etc. 4 Markedsmæssige og organisatoriske udfordringer

5 Målsætningen er, at skolens interne kommunikation skal være mindst lige så vigtig måske vigtigere end den eksterne kommunikation, og i fremtiden vil der ske en sammensmeltning af disse to begreber. Hvis der overhovedet er nogen forskel Alvorlige kriser får ofte alvorlige og langvarige følger for den organisation, de rammer. Ofte er skaden størst internt, og derfor er det vigtigt, at Syddansk Erhvervsskole er godt forberedt på en krisesituation. Skolens nuværende krisekommunikationsplan er ikke gennemarbejdet nok, da den p.t. kun omfatter Kommunikationsafdelingens handleplan i krisesituationer. Krisekommunikation I foråret 2014 vil Kommunikationsafdelingen påbegynde arbejdet med at revidere skolens krisekommunikationsplan. Denne indsats er vigtig, da skolen i dag ikke er tilstrækkeligt forberedt, hvis der virkelig kommer en uforudset begivenhed. Krisekommunikationsplanen omfatter en plan for kommunikation med skolens stakeholdere såvel internt som eksternt. Der skal laves en handlingsplan for, hvem der gør hvad, så skolen håndterer sit ansvar ordentligt, når det er nødvendigt. Hovedtal og nøgletal indgår i Fællesområdet, som er vist under fællesadministrationen i kapitel 10. Hovedtal og nøgletal Markedsmæssige og organisatoriske udfordringer 5