Vejledning i oprettelse at arrangement med tilmelding i Medlemsservice

Transkript

1 Vejledning i oprettelse at arrangement med tilmelding i Medlemsservice Arrangementer med tilmelding er ikke længere en integreret del af Gruppeweb, som er den platform vores hjemmeside kører på. Når man skal oprette en tilmelding starter man som vanligt med at oprette en kalenderbegivenhed på hjemmesiden. Alt tekst og alle billeder kopieres automatisk over i Medlemsservice hvis man følger denne vejledning. Hvis der bruges billeder i kalenderen, så anbefales det at den maksimale bredde er 445 px. Afbud til arrangementer er stadig en del af Gruppeweb, så husk at tilvælge afbud inden kalenderbegivenheden gemmes.

2 Når man er tilfreds med tekst og udseende på hjemmesiden, klikkes der Opret tilmelding Dette kopierer hele begivenheden over i Medlemsservice, inkl. Start og slut dato og tid. Der etableres samtidig et link mellem kalenderbegivenheden og tilmeldingen i Medlemsservice.

3 I medlemsservice vises den nye tilmelding, klik på Rediger for at opsætte pris, lokation, spørgsmål mm. Start med at vælge Underenheder her er det en mini-tur, så mini er valgt, man kan tilføje alle de underenheder man vil og fordelen ved at vælge underenheder er, at listen af inviterede medlemmer efterfølgende kan ses via knappen Vis medlemmer hvor man også kan se hvor mange der har svaret og hvem der mangler. Angiv arrangementets pris og tjek at start og slut tid er korrekt. Feltet Konto er normalt ikke nødvendigt at sætte, da systemet altid vælger konto 1020 fra regnskabsmodulet hvis det efterlades blankt. Det skader dog ikke at sætte det.

4 Feltet Lokation refererer til adressen hvor arrangementet afholdes. Denne adresse vises automatisk på et kort til medlemmerne når de går ind på tilmeldingen. Hvis man ikke vælger en lokation, tages gruppens hovedadresse på Spejderengen automatisk. Dette arrangement foregår dog i Væreharebo, så på listen vælger vi Søg flere Hvis lokationen findes i forvejen kan den vælges, ellers kan man oprette en ny.

5 Angiv nu hvornår tilmeldingen åbner og lukker og sæt flueben i Kræver login Skift nu til fanebladet Beskrivelse her kan man vælge at skrive en teaser der vises med fed skrift når medlemmerne går ind på tilmeldingen. Beskrivelse er overført fra kalenderen på hjemmesiden, men kan redigeres.

6 Skift nu til fanebladet Arrangementsdetaljer. Her kan man angive en Svar til adresse, der bruges hvis en spejder vil svare på en tilmeldingsbekræftelse. I feltet Tilmeldingsbekræftelse vælges skabelonen Tilmeldingsbekræftelse Erik Harefod denne skabelon sender en bekræftelsesmail med gruppens logo og hilsen. Feltet Arrangementsbekræftelse er ikke nødvendigt at angive. Dette felt sender en automail til de tilmeldte når arrangementet bliver bekræftet, men dette er ikke en funktion vi normalt har brug for. Gå nu til fanebladet Spørgsmål for at bestemme hvad medlemmerne skal svare på når de tilmelder en spejder.

7 Spørgsmål oprettes stort set som i det gamle system, hvor man kan vælge Tekst, Vælg en, Vælg flere mm. Samt angive svarmuligheder, prisregulering pr. svar samt om besvarelse skal være obligatorisk. Som noget nyt kan man også oprette spørgsmål der er afhængige af andre spørgsmål, så man f.eks. kan spørge: kommer der søskende med? og hvis der svares Ja vises et nyt spørgsmål: Hvor mange, 1, 2 eller 3 hvor prisen kan angives pr. ekstra deltager. I denne tilmelding vælger vi dog blot et tekstfelt med titlen Bemærkninger Når alt er som man vil have det klikkes der på Gem

8 Arrangementet er endnu ikke offentligt, men før vi gør det kan vi lige se hvordan det ser ud for medlemmerne når de klikker ind på det. Klik på pilen ved siden af Ikke offentliggjort og vælg Hjemmeside Her kan vi se tilmeldingen med medlemmernes øjne og sikre at alt ser rigtigt ud. Når vi er færdige klikkes på : Dette åbner arrangementsopsætningen igen og her kan vi klikke på Bekræft arrangement og vigtigst, klikke på knappen Ikke offentliggjort for at offentliggøre arrangementet.

9 Arrangementet er nu tilgængeligt for medlemmerne. På forsiden af hjemmesiden kan man nu se et link til kalenderen i blokken Tilmeldinger Nu er tiden kommet til at reklamere med det nye arrangement overfor målgruppen. Det er her det smarte i at vælge underenheder i tilmeldingen kommer ind. Klik på Vis medlemmer

10 Dette åbner en liste over medlemmer i de valgte enheder. Hvis listen er på flere end 80, skal man lige huske at klikke på antallet og vælge f.eks. Ubegrænset for at se alle. Vælg alle medlemmer og klik på Flere og vælg Mass (Medlem & pårørende)

11 Inden mailen til medlemmerne skrives, vælges en skabelon med gruppens eget design, her Afdelingsmail Mini

12 Med den rette skabelon valgt, kan vi nu skrive ud til alle der skal inviteres til arrangementet.

13 Skriv mailen og sæt gerne et link ind til begivenheden på hjemmesiden, så medlemmerne bliver ledt den vej igennem. Afslut med at sende.

14 Til sidst kan vi lige slutte af med et opslag på gruppens Facebook side. Sæt linket fra begivenheden på hjemmesiden ind i et opslag. Klik på overfør billede, da Facebook opslag uden blikfang ikke fanger folks opmærksomhed lige så godt. Overfør gerne et billede fra egen PC, f.eks et af dem man brugte til oprettelse af begivenheden.

15 Skriv en fangende kort tekst og klik Offentliggør Læn dig tilbage og vent på at tilmeldinger og Likes vælter ind