For at anvende SAID, skal man registrere sig som bruger. Man oprettes under en eller flere af følgende kategorier:

Transkript

1 SAID Brugerguide SAID databaserne findes på websiden Inden brug af SAID-databasen anbefales det at læse kvalitetssikringskrav for SAID-sager på linket i bunden af startsiden. Tryk på linket og dokumentet åbnes. Sygehusapotekernes informationsdatabase SAID kan opdeles i 3 dele: En lokal database, hvor sager fra de enkelte sygehusapoteker gemmes. En fælles/offentlig database, hvor alle offentliggjorte sager fra alle sygehusapoteker er samlet. Databasen Simpel sag En lokal database for det enkelte sygehusapotek. Sagerne er kun tilgængelige for Sygehusapoteket selv. Anvendes kun til mindre sager Registrering af ny bruger For at anvende SAID, skal man registrere sig som bruger. Man oprettes under en eller flere af følgende kategorier: 1. Personer, der kan søge i SAID 2. Personer, der kan oprette sager i SAID 3. Personer, der kan godkende sager i SAID Klik på Registrere ny bruger og udfyld de fire felter Klik på Opret bruger. Man vil efter ca. 1-2 hverdage modtage en med brugernavn og adgangskode. Det er meget vigtigt, at notere korrekt mail-adresse, da man ellers ikke modtager denne mail. Fig. 1 Registrering af ny bruger 1

2 Log ind Indtast brugernavn og adgangskode. Klik på log ind Fig.2 Log in billede Når man er logget på SAID står ens navn i højre side ud for Bruger og man ser ikonerne Ny Søgning, Ny Sag, Ny simpel sag, Log ud, Hjælp og Support. Skift adgangskode Efter log in kan man ændre sin adgangskode ved at klikke på ikonet Bruger: Navn, hvorefter nedenstående billede fremkommer og felterne kan udfyldes. Fig. 3 Ændring af adgangskode 2

3 Søgning i SAID Klik på ikonet Ny Søgning for at få søgebilledet frem Fig. 4 Søgning Standardopsætning for søgning er: Alle felter (fritekstsøgning) Dato Overskrift Database Sagsnummer I fritekstfeltet (søg i alle felter) og andre tekstfelter kan der søges med et eller en kombination af søgeord, bolske operatorer, hele fraser og wildcards m.m.. Bolske operatorer AND (både og) søgeord AND søgeord OR (eller) søgeord OR søgeord NOT (ikke) søgeord NOT søgeord Hele fraser Bruges til at finde en sag, hvor en hel sætning eller en eksakt rækkefølge af ord indgår. Til dette bruges citationstegn før og efter ordene. Eksempel: Methotrexat er et veldokumenteret lægemiddel Wildcard (trunkering) Man kan søge på flere stavemåder eller endelser af et ord ved at sætte * i starten af ordet, midt i ordet eller i slutningen af ordet. F.eks. køle*, så søges der på både køleskab og køleelement. Eller natrium*lorid, så søges der på natriumklorid og natriumchlorid. Det er muligt at trunkeres flere gange i samme ord. Søgning i SAID Søgemuligheder Indtast søgetermen i nogle af de angivne kategorier ( Fritekstsøgning, Overskrift, Dato osv.) Ved ny søgning tryk for at rydde søgefelterne. 3

4 Søgning i SAID Valg af database (afgrænsning) SAID er opbygget, så alle sygehusapoteker har tre (evt. flere) databaser. De to af databaserne er private for det enkelte sygehusapotek, mens den tredje er offentlig for alle brugere. Vælg den database, som der ønskes at søge i, ud fra søgelisten i feltet Database. Det er muligt at søge i: Sygehusapotekets lokale databaser: der søges i den almindelige database og i simpel sag databasen (vises på to faner i søgeoversigt). Vælg Database fra listen eks. ALIA Den fælles/offentlige database inkl. Sygehusapotekets lokale databaser Indtast søgeord uden valg af database Sygehusapotekets egen offentlige database Vælg egen database fra listen og JA i godkendt feltet Den fælles/offentlige database Vælges JA i godkendt feltet Søgning i SAID datoafgrænsning Det er muligt at afgrænse søgning i forhold til dato: Eksakt dato på søgning Vælg dato i Dato lig med feltet Dato interval Vælg dato i Dato Lig med feltet og i Dato Før feltet. Eksempel: Lig med Før Giver sager med en dato fra 9. december 2008 til 9. januar

5 Fig. 5 Søgning med dato afgrænsning Søgning i SAID - søgeresultater Når der søges i SAID fremkommer evt. sager i en søgeoversigt (søgeresultat). Man går frem og tilbage på siderne i søgeoversigten, ved at klikke på første, forrige, næste og sidste (Se rød firkant på fig. 7). Findes der en vedhæftet fil til en sag, vil der komme 2 sager frem i søgeoversigten med samme sagsnummer. Disse behøver ikke at være navngivet ens. Det ene dokument er selve sagen og det andet er den vedhæftede fil. Det er muligt at vælge bilag fra i søgningen, ved at vælge nej i kategorien Bilag under avanceret søgning (se nedenfor). Avanceret søgning Det er muligt at begrænse søgning ved at anvende avanceret søgning. Felterne i avanceret søgning får man frem ved at klikke på (fold ud). Fig. 6 Avanceret søgning I avanceret søgning er det muligt at specificere søgningen yderligere på f.eks. spørger eller navn på en specifik sagsbehandler. Det er ligeledes muligt at vælge at søge udelukkende på sager, så bilag ikke vises i søgeoversigten. Dette gøres ved at vælge nej i kategorien Bilag. 5

6 Ikke-godkendte sager Sager med RØDT kryds-markering er sager, der IKKE er godkendte. Fig. 7 Søgeoversigt (søgeresultat) Udskriv Ønsker man at udskrive en enkelt sag fra SAID, skal man klikke på udskriv ud for sagsnummeret, Hvis man vil udskrive flere sager, kan man med fordel markere dem alle ved at klikke i boksen ud for sagsnumrene, og derefter klikke på udskriv kurv oven over søgefelterne. Fig. 8. Udskriv Man kan fortryde markeringerne ved at klikke på tøm kurv. Herved fjernes alle markeringer. 6

7 Mente du Fig. 9 Mente du søgehjælp Mente du funktionen giver alternative søgeord, der kan hjælpe med at finde de rigtige sager. Funktionen håndterer alternative stavemåder, stavefejl og lign. VIGTIGT: Alle opfordres til at benytte denne funktion dvs. vælge det rigtige alternative søgeord, for så beriger løsningen en synonymordbog med dette søgeord, i forhold til det oprindelige søge ord. Dette vil give meget bedre søgeresultater på sigt! Fig. 10 Mente du valgt alternativt søgeord I ovenstående eksempel er valgt den rigtige stavemåde for penicillin. Oprette en ny sag i SAID Klik på ikonet Ny Sag for at få nedenstående skærmbilledet frem For at oprette en ny sag, skal man være i sygehusapotekets lokale database. Den vælges ved at klikke på den i nedenstående skærmbillede (kun egne databaser kan vælges). 7

8 Fig. 11 Oprettelse af ny sag vælg database Når man har valgt database, fremkommer nedenstående skærmbillede: Fig. 12 Oprettelse af ny sag Flg. felter skal udfyldes: Overskrift Gør den indholdsrig og kort. Nævn et eventuelt præparat og problem-stillingen. Sagsnummer Bliver udfyldt automatisk Spørgers oplysninger Udfyld så meget som muligt. Det bør være muligt at finde frem til spørger, hvis der skulle dukke nye oplysninger op i sagen eller man har brug for yderligere oplysninger. Spørgers profession og tilhørsforhold vælges ud fra søgelisterne. Spørgers oplysninger kan kun ses i den lokale database hvor de er oprettet, også selvom sagen er offentlig. Dato Klik på kalenderen og vælg dato, så er man sikker på, at datofeltet er udfyldt korrekt. Spørgsmål Spørgsmålet indskrives i tekstboksen. Tekstbehandlingen fungerer stort set som i Word. Ved at føre pilen hen over de forskellige ikoner fremkommer en beskrivelse af det enkelte ikons funktion. 8

9 Indsæt tekst fra et andet dokument Der findes tre knapper til at indsætte tekst i SAID fra et andet dokument Vælges den midterste Sæt ren tekst ind kopieres teksten over i SAID med samme skriftstørrelse, -type og farve som bruges i SAID. Vælges Ctrl+V eller en af de to andre knapper ( sæt ind eller sæt ind fra word ) forbliver teksten i den skriftstørrelse, -type og farve som i originaldokumentet Der også muligt at klikke på funktioner. for mere uddybende hjælp til de enkelte Fig. 13 Editor Hjælp - Hjælpevindue Hjælpevinduet lukkes ved at klikke på det røde X i øverste højre hjørne. Søg i Handelsnavn Her søges på handelsnavn eller ATC-kode for det/de aktuelle præparater. Der fremkommer en liste hvor man kan vælge præparat. ATC-koder, indholdsstof og handelsnavn Her står ATC-kode, indholdstof og handelsnavn for det/de aktuelle præparater, der er valgt i feltet søg i handelsnavn. Der kan evt. skrives til i feltet. Kategori Vælg den/de kategorier som spørgsmålet dækker. Hold Ctrl-tasten nede, når der skal vælges flere kategorier. Diskussion Dette felt anvendes til uddybende diskussion. Henvises der til referencer angives de for hver reference med fortløbende tal i en parentes [1], som specificeres i feltet Referencer. Referencer 9

10 Referencer kan vælges ved klik på Indsæt reference. Der kan indsættes egne referencer ved at vælge 1. punkt i referencelisten (Skriv egen ref.) og overskrive dette. Der kan vælges mellem opstilling med bullet-points eller tal, Tal bruges til de referencer man finder brugbare oplysninger i, bullets bruges når der er søgt i en reference, men der ikke er fundet oplysninger relevant for sagen. Fil upload Der kan tilknyttes dokumenter til sagen (Fil upload). Man oploader ved at trykke på knappen i Editor menuen i Reference-billedet, Herefter åbnes upload billedet. Vær opmærksom på, at filnavnet ikke må indeholde æ, ø eller å og andre special tegn. Tryk på Gennemse knappen, så åbnes browser vinduet. Tryk på Overfør knappen, så åbnes stifinderen, og du kan nu vælge en fil fra din egen lokale pc. 10

11 Dobbelt Klik på den ønskede fil og vent til følgende billede kommer, med teksten Filupload gennemført! Tryk på OK og efterfølgende OK. HUSK at give filen en titel tast titlen i Titel feltet eksempel Test Upload 11

12 I feltet Mål vælges Nyt vindue (hvis denne ikke er forvalgt), dvs. når linket åbnes sker dette i et nyt vindue, da man ellers nemt kommer til at lukke hele SAID ned, når dokumentet lukkes igen. Tryk på OK, nu er dokumentet tilknyttet sagen, med en titel. Billed upload Der kan tilknyttes billeder til sagen i punkterne: Spørgsmål, Diskussion, Konklusion/Svar og Kommentar. Ønskes billede i punktet Referencer uploades billede som beskrevet under Fil upload Man oploader et billede ved at trykke på åbnes upload billedet. knappen i Editor menuen. Herefter Tryk på Overfør knappen, så åbnes stifinderen, og du kan nu vælge en fil fra din egen lokale pc. Vær opmærksom på, at filnavnet ikke må indeholde æ, ø eller å og andre special tegn. 12

13 Dobbelt Klik på den ønskede fil og vent til følgende billede kommer, med teksten Filupload gemmenført! Tryk OK. Tryk Indsæt nederst i dialogboksen og billedet indsættes i det ønskede felt. Dobbeltklik på billede i feltet, hvis du ønsker at redigere f.eks. størrelse og placering i feltet. Konklusion Her skrives den konklusion man kommer frem til på baggrund af oplysningerne og hvad man ender med at svare spørgeren. Kommentarer Feltet bruges til understøttende oplysninger, som man kommer i besiddelse af efter afgivelse af svar. Efter enhver kommentar bør der noteres dato og navn for den som har indskrevet kommentaren. 13

14 Sagsbehandler og Apotekets navn Disse to punkter udfyldes automatisk for den person som er logget ind. Svar afgivet af Person vælges fra søgelisten. Svarmetode Svarmetoden vælges fra søgelisten. Flere svarmetoder vælges ved at holde Ctrl-knappen nede. Svardato Klik på kalenderen og vælg dato, så er du sikker på, at datofeltet er udfyldt korrekt. Sagsbehandling godkendt af Sagsbehandler og Sagsbehandling godkendt af må, som udgangspunkt, ikke være den samme person. Feltet udfyldes af en med rettighed til at godkende sager. Denne vurderer om der er samlet en passende mængde oplysninger, om referencerne anses for valide og om der er konkluderet fornuftigt, ud fra de indsamlede oplysninger. Sagen til public Feltet vinges af, hvis man ønsker at sagen lægges i den fælles/public database, så den er tilgængelig for de øvrige sygehusapoteker. HUSK at trykke på GEM! Der kommer en GEM reminder (Popup vindue) hvert 10 minut (det er dog ikke nok at trykke OK på popup-vinduet, der skal scrolles ned og trykkes på gemknappen). Oprette en ny simpel sag i SAID Klik på ikonet Ny simpel sag og vælg herefter database (kun egne databaser kan vælges). I de simple sager er der færre felter der skal udfyldes, men ellers gøres det på samme måde som i SAID-sagerne. Det er muligt at registrere tidsforbrug i felter nederst i sagen. HUSK at trykke på GEM! Simple sager bruges til registrering af mindre sager, dvs. spørgsmål hvor der kan svares ved opslag i en enkelt kilde. Simple sager må ikke bruges som reference i andre sager, da de kun er tilgængelige for det enkelte apotek men de kan evt. bruges som inspiration. Godkendelse af sag For at godkende en sag, skal man være i sygehusapotekets lokale database. Find sagen gennem søgefunktionen. Det er lettest at søge på sagsnummeret. 14

15 Når sagen kommer frem, klikkes på Ret ud for sagsnummeret, og sagen åbnes. Sagen gennemgås og korrekturlæses, og der kvitteres ved at vælge eget navn i feltet Sagsbehandling godkendt af og evt. at vinge af i feltet sagen til public NB En godkendt sag kan kun rettes i kommentarfeltet! HUSK at trykke på GEM! Rettelser/tilføjelser Når en sag er godkendt låses felterne, så det ikke er muligt at rette i oplysningerne, da sagen er dokumentation for, hvad der er blevet svaret. Efter godkendelse er det kun superbrugere der kan rette i sagerne. Der kan dog tilføjes (fx UAFSLUTTET) i overskriftsfeltet og skrives i kommentarfeltet (dette gælder kun sager i de databaser man selv har adgang til). Når sagen er fundet, klikkes på Ret og evt. kommentarer indføres i kommentarfeltet, husk at notere dato og navn. Er der kommentarer til sager i andres databaser, tages kontakt til sagsbehandler/apotek. Dette kan evt. gøres via superbruger med supportknap. Generelt bør der ikke rettes i en sag efter endt sagsbehandling, da svaret er dokumentation for hvad der er blevet svaret. Stavefejl og lign. må dog gerne rettes. Kontakt superbruger via supportknap. Vurdering af gamle sager Er der nye oplysninger i en sag, tilføjes de i feltet Kommentarer eller der henvises til en ny sag. Er der tale om decideret urigtige oplysninger, skrives SLETTET i overskriften. I kommentarfeltet noteres årsagen til sletningen, og der henvises til en ny sag. Husk at notere dato og navn. OBS! Sager må IKKE slettes helt fra databasen, da de kan optræde som referencer i andre sager. Log ud af SAID Man skal huske at logge af SAID, hver gang man er færdig med at bruge databasen. Hvis billedet blot lukkes ned uden at der logges ud, kan den næste der går ind på SAID-info.dk komme direkte ind i databasen, som den bruger der ikke loggede ud. Det er derfor vigtigt at logge ud specielt der hvor der er flere brugere om samme computer. Der er dog en timeout funktion der automatisk logger brugeren ud efter 60 minutter, hvis denne ikke har været aktiv inden for den seneste time. Ellers logges der ud på følgende måde: Tryk på ikonet "Log ud": 15

16 Fig.14 Log ud Når Log ud er udført, vises Log in billedet. Efter tryk på "Logout" er aktuel bruger ikke længere angivet og ny bruger kan logge ind. Næste bruger der går ind på skal derfor angive brugernavn og adgangskode. Januar 2016, SAID-arbejdsgruppen 16