Arkiv i SIMU World. Arkivet ligger i SIMU World, og gør det muligt at arkivere jeres sager direkte i SIMU World.

Transkript

1 Indhold Hvad er Arkivet?... 2 Arkiv er elektronisk, og ligger nederst i hver menu... 3 Arkivgrupper... 3 Oprette hovedmapper under de enkelte faner... 5 Oprette sagsmapper under hovedmapper... 6 Arkivering i de enkelte sagsmapper... 7 Oprette/arkivere eksternt dokument... 8 Flytte og kopiere mapper og dokumenter Flytning af Hovedmappe til en anden fane Flytning af Sagsmappe til en anden Hovedmappe Flytte og/eller kopiere dokument til anden sagsmappe Ændre sortering/rækkefølge på mapper Ændre sortering/rækkefølge på Hovedmapper Ændre sortering/rækkefølge på Sagsmapper i Hovedmappen Ændre sortering/rækkefølge på dokumenter i Sagsmappen Informationer på og om det enkelte dokument Mærke en sagsmappe som afsluttet Fjerne et dokument fra en sagsmappe Slette en sagsmappe - OBS! kan kun slettes hvis den er tom Slette en hovedmappe OBS! kan kun slettes hvis den er tom Betaling af faktura, hvor faktura vises i Arkiv Betalingsbilag fra bank, kopieres til Arkiv

2 Hvad er Arkivet? Arkivet ligger i SIMU World, og gør det muligt at arkivere jeres sager direkte i SIMU World. Arkivet består af 4 niveauer: Arkivgrupper. Man kan anvende flere Arkivgrupper. De kan oprettes, efterhånden som I får brug for dem. Arkivgruppen kan anvendes til opdeling pr. år, således at man kun anvender 1 arkivgruppe pr. år. Man kan dog også lade den enkelte arkivgruppe repræsenterer en afdeling, hvis man har brug for mere plads. Det styrer I selv. Hver arkivgruppe er opdelt i 8 Faner. Her kan igen ske en opdeling f.eks. på afdelinger. Hovedmapper. Man kan ikke arkivere direkte i hovedmappen, den svarer til etiketten på en fysisk mappe. Hovedmapper oprettes under de enkelte faner. Der er ingen begrænsning på antal, men for mange kan ødelægge overblikket. Sagsmapper. Det er i den enkelte sagsmappe, bilagene arkiveres/gemmes. Der kan oprettes 500 sagsmapper under hver hovedmappe. Denne begrænsning er sat, da der ellers bliver problemer med søgetider. De enkelte bilag. Der bør ikke arkiveres mere end 200 bilag under hver sagsmappe. Så mister man let overblikket. 2

3 Arkiv er elektronisk, og ligger nederst i hver menu I kan åbne Arkivet i alle relevante menuer i SIMU-World. Klik på det åbnet i SIMU-Post. Her er Før I starter med at anvende arkivet, er det vigtigt at tænke igennem, hvordan I ønsker at anvende det. Når I åbner Arkiv første gang, ser i 8 faner. Dette er det øverste niveau i hver Arkivgruppe. Det kan vi kalde en gruppering. I kan give disse faner navne, efter hvordan I ønsker denne opdeling. I behøver ikke at anvende alle faner fra starten. I kan betragte det som et antal hylder, hvor I kan holde system i jeres mapper. Arkivgrupper Arkivet består af et antal arkivgrupper. Disse grupper oprettes efter behov. Måske har I kun brug for at oprette en nye arkivgruppe, for hvert år. Måske er jeres arkiv så stort, at I gerne vil have en arkivgruppe til hver afdeling. Hvis man kan klare sig med en arkivgruppe pr. år, bør man ikke oprette flere arkivgrupper, da det gør det mere tungt at anvende i dagligdagen, når man skal flytte rundt på de enkelte bilag. Klik på [rediger arkivgrupper] for at oprette arkivgrupper eller rette navn på arkivgruppe eller faner. 3

4 Klik på [Opret nye arkivgruppe] på billedet øverst, for at oprette en ekstra arkivgruppe. Klik på [Sorter arkivgruppe rækkefølge] hvis du vil ændre rækkefølgen. Det er den øverste, der default altid vil blive vist, når man åbner arkivet. Klik på ud for fanen for at rette navn på fanen. Det kan anvendes, hvis man skifter år, og ikke ønsker at se det gamle år. Klik på ud for arkivgruppe for at rette navnet på arkivgruppen. Arkivgruppen kan gøres inaktiv i dagligdagen, ved markering i firkanten Skjul arkivgruppe. Den gøres aktiv igen, ved at fjerne fluebenet. 4

5 Vi har nu valgt knappen [Tilbage til arkiv] og ser nu selve arkivet, hvor vi har rettet navnene på de enkelt faner, som vi ønsker dem. Oprette hovedmapper under de enkelte faner Under de enkelte faner oprettes mapper, som vi kalder hovedmapper. Klik på den enkelte fane, for at se de hovedmapper, som ligger under fanen. Hovedmapper kan sammenlignes med etiketten bag på en fysisk mappe. Der kan ikke gemmes direkte i hovedmappen, det sker i sagsmapper, som oprettes under hovedmappen. Her oprettes hovedmapper under fanen Dagens post. I vores firma fordeler personaleafdelingen dagens post til de enkelte afdelinger. Derfor vil vi oprette en hovedmappe til hver afdeling. Klik på [Opret ny hovedmappe] Giv hovedmappen et navn, og klik på OK. Fortsæt således med at oprette de hovedmapper I ønsker under hver fane. Hovedmapperne kan også oprettes løbende. 5

6 Oprette sagsmapper under hovedmapper Klik på ud for den hovedmappe, hvor I vil oprette en sagsmappe under. Her har vi valgt Post Salg. Klik på [Opret sagsmappe]. Giv sagsmappen et navn, og klik på OK. Her ønsker vi at arkivere dagens post til salgsafdelingen i 3 forskellige mapper. Nye ordrer, rykkere for varer og øvrig korrespondance. Det vil gøre det lettere for salgsafdelingen, når de efterfølgende skal behandle de enkelte sager. 6

7 Arkivering i de enkelte sagsmapper Der kan arkiveres direkte i de enkelte sagsmapper. Alle steder, hvor dokumenter kan udskrives, kan der også vælges [Kopier dokumentet til Arkivet]. Her en rekvisition fra Indkøbscentralen, modtaget i SIMU-Post. Klik på [Kopier dokumentet til Arkivet] åbner dette vindue. Vælg den fane mappen ligger under, her Dagens post. Hovedmappen Post Salg vises, med de 3 sagsmapper under. Ud for hver sagsmappe vises en. Marker med ud for den sagsmappe, hvor dokumentet skal arkiveres. Klik på OK. På samme måde kan alle bilag arkiveres i stedet for udskrives. 7

8 Oprette/arkivere eksternt dokument Det kan f.eks. være bilag I har modtaget med almindelig post på papir, og derefter scannet, eller det kan være modtaget pr. . Klik på Vis arkiv nederst i menuen. Klik på fanen herefter hovedmappen herefter sagsmappen. Nu er vi i sagsmappen Nye ordrer. Nu vises øverst muligheden [Opret dokument]. Klik her for at oprette et dokument. Dokumentnavn: Giv dokumentet et navn. 8

9 Bilag: Klik på Gennemse og hent dokumentet, der hvor det ligger gemt. Notat: Her kan I skrive egne notater omkring bilaget. Klik OK for at gemme. Bilaget er nu tilføjet til arkivet under Nye ordrer. Klik på bilaget for at se det. Det ligger som en fil. I skal klikke på linket under Bilag:, for at få det vist. Derfor er det godt at skrive lidt under Notat, så man kan få et hurtigt overblik. 9

10 Flytte og kopiere mapper og dokumenter Når I arbejder med elektronisk arkiv, kan I altid flytte og kopiere de enkelte dokumenter og mapper. Hovedmapper kan flyttes til en anden fane Sagsmapper kan flyttes til en anden fane og hovedmappe Dokumenter kan kopieres og/eller flyttes til en anden sagsmappe Det beskrives nærmere på de næste sider. 10

11 Flytning af Hovedmappe til en anden fane Når I går i gang med elektronisk arkivering, så vil I måske opdage, at tingene kan gøres mere overskuelige end I først havde regnet med. Derfor er det måske mere praktisk, at en hovedmappe ligger under en anden fane. I salg har vi tidligere haft alle vore kunder liggende under en fane. Nu ønsker vi dem fordelt på 2. Derfor skal Hovedmappen Kipa flyttes fra fanen Salg A-I og over i Salg J-Å. Klik på Kipa, som er den Hovedmappe der skal flyttes. Under Fane: er der markeret, hvor hovedmappen ligger nu. Klik på den fane, den skal flyttes til og klik på OK. 11

12 Flytning af Sagsmappe til en anden Hovedmappe Under dagens post har vi en sagsmappe liggende på Buy Buy. Den vil vi meget gerne have flyttet over til salg, hvor Buy Buy har en hovedmappe for sig selv til alle ordrer fra dem. Klik på fanen klik på + ud for hovedmappen klik på sagsmappen. Nu vises sagsmappen. Klik på [Flyt til ny hovedmappe]. Derved åbnes dette billede. Vælg den fane, hvor hovedmappen du vil flytte til ligger. Vælg den hovedmappe sagsmappen skal ligge i. Klik på Flyt. Hele sagsmappen med alle dokumenter flyttes nu til den nye hovedmappe. 12

13 Flytte og/eller kopiere dokument til anden sagsmappe I det daglige arbejde med arkivet er flytning og kopiering af det enkelte dokument nødvendigt, for at holde overblikket. Her prøver vi at følge en ordre/rekvisition fra en kunde. Vi starter med at modtage den i posten. Personaleafdelingen arkiverer den under fanen Dagens post hovedmappen Post Salg sagsmappen nye ordrer. Klik OK. Salg tager nu over. De åbner arkivet Dagens post hovedmappen post salg sagsmappen nye ordrer. Her ligger dagens ordrer gemt. Salg skal have disse ordrer flyttet til sagsmapper på den enkelte kunde. 13

14 Salg skal derfor oprette de enkelte sagsmapper under den enkelte kunde. Se evt. øverst i denne vejledning, hvordan I opretter ny sagsmappe. Herefter kan salg flytte de enkelte sager til sagsmappen. Se hvordan på næste side. 14

15 Klik på det dokument, som skal flyttes til en anden sagsmappe. Her var det R38684 fra Indkøbscentralen. Klik på [Flyt/kopier til ny sagsmappe]. Derved åbnes vindue som nedenfor. Klik på den ønskede fane (her Salg A-I) Åben den ønskede hovedmappe (her Indkøbscentralen) sæt ud for den sagsmappe rekvisitionen skal arkiveres i. 15

16 Hvis I ønsker, at dokumentet skal fjernes fra den oprindelige sagsmappe, skal I samtidig sætte ud for Fjern dokument fra denne sagsmappe. Ellers bliver dokumentet blot kopieret, og ligger stadig i den oprindelige mappe. Klik på Flyt/kopier for at gennemføre. 16

17 Ændre sortering/rækkefølge på mapper Ændre sortering/rækkefølge på Hovedmapper Når du opretter en ny hovedmappe under en fane, lægges den automatisk nederst. Det er ikke sikkert du synes det er den optimale rækkefølge. Du kan ændre sorteringen således. Klik på den fane, hvor du vil ændre sorteringen af hovedmapper. Her ønsker vi at flytte Kypergaarden, så listen ligger i alfabetisk orden. Vælg [Ny sortering] og det ekstra vindue Sorter rækkefølge åbnes. Marker den linje, som skal flyttes klik OP eller NED for at flytte den hen hvor du vil have den klik på Gem ny sortering. Kypergaarden er nu flyttet op under Kontorshoppen. 17

18 Ændre sortering/rækkefølge på Sagsmapper i Hovedmappen Du kan også ændre sorteringen på dine sagsmapper, så du får et bedre overblik. Klik på den fane, hvor hovedmappen ligger. Klik på den hovedmappe, hvor du vil ændre sorteringen af sagsmapper. I hovedmappen Indkøbscentralen vil vi gerne have sagsmapperne liggende i nummerorden efter rekvisitionsnummer. 18

19 Vælg [Ny sortering] og det ekstra vindue Sorter rækkefølge åbnes. Marker den linje, som skal flyttes klik OP eller NED for at flytte den hen hvor du vil have den klik på Gem ny sortering. Under hovedmappen Indkøbscentralen, er rekvisitionerne nu sorteret i nummerorden. 19

20 Ændre sortering/rækkefølge på dokumenter i Sagsmappen Du kan også ændre på sorteringen af dokumenterne i den enkelte sagsmappe. Klik på den fane, hvor hovedmappen er placeret Åben den hovedmappe, hvor sagsmappen ligger Åben sagsmappen hvor du vil sortere rækkefølgen af dokumenterne. Vælg [Ny sortering] og det ekstra vindue Sorter rækkefølge åbnes. Marker den linje, som skal flyttes klik OP eller NED for at flytte den hen hvor du vil have den klik på Gem ny sortering. 20

21 Rækkefølgen er nu ændret på dokumenterne i sagsmappen Nye ordrer. 21

22 Informationer på og om det enkelte dokument Når et dokument åbnes i Arkiv, så vises der en række informationer på dokumentet. Øverst vises de aktive muligheder du har, for fjerne eller flytte dokumentet til ny sagsmappe. Herefter vises forskellige oplysninger om dokumentet. Placering: Oplysning om dokumentets aktuelle placering. Her hvor du har åbnet det. Anden placering: Oplysninger om, hvor dokumentet evt. også er placeret. Dette felt opdateres automatisk, når du flytter eller kopierer dokumentet. Her kan vi se, at vi har sendt fakturaen til betaling i Økonomi, for her er bilaget også placeret. 22

23 Dokumentnavn: Første gang et dokument gemmes foreslås emnenavnet fra fremsendelsen, men du kan rette eller tilføje til dette dokumentnavn. Her er det oprindelige dokumentnavn Rekvisition/ordre: R38685 og vi har tilføjet Indkøbscentralen. Notat: Her kan indføjes notater. Disse kopieres med på dokumentet, også hvis det kopieres til en anden sagsmappe. På den måde kan I tilføje kommentarer til dokumentet undervejs i systemet. Dokumentet vises nederst som en kopi. 23

24 Mærke en sagsmappe som afsluttet Når en sag er afsluttet, ønsker I måske ikke at den skal fylde i Arkivet. Samtidig vil I gerne have mulighed for at vende tilbage til sagen, hvis der skulle komme spørgsmål til den. Her har I mulighed for at mærke en sag som afsluttet. Klik på den aktuelle sag, for at åbne den. Her har vi åbnet sagsmappen Rekvisition R38681, som ligger under hovedmappen Indkøbscentralen, i fanen A-I. Under Status: klik på Afsluttet, for at markere sagen som afsluttet. Klik OK Herefter forsvinder den fra oversigten, når I vælger Vis aktive, hvilket det systemet altid viser automatisk. For at få vist afsluttede sager skal I vælge Vis alle. Afsluttede sager vises da med rød streg over mappen. Se nedenfor. 24

25 25

26 Fjerne et dokument fra en sagsmappe I visse tilfælde har du måske fået lagt et dokument i en sagsmappe, hvor det ikke hører til, eller hvor det er færdig behandlet. Her har du mulighed for at fjerne dokumentet fra sagen. Åben den sagsmappe, som dokumentet ligger i. Klik på dokumentet, og det åbnes. Klik på [Fjern dokument fra sagsmappen]. Dokumentet bliver kun fjernet fra den aktuelle sagsmappe. Hvis dokumentet er arkiveret i andre sagsmapper, bliver de liggende der. Slette en sagsmappe - OBS! kan kun slettes hvis den er tom Hvis I har fået oprettet en sagsmappe, som I ikke skal bruge mere, kan den slettes. Det kan dog kun lade sig gøre, hvis der ikke ligger nogen dokumenter i sagsmappen. Klik på den aktuelle sagsmappe, og dette vindue åbnes. 26

27 Hvis sagsmappen er tom, kan I vælge [Slet sagsmappe]. Hvis sagsmappen ikke er tom står der i stedet Sagsmappen kan slettes når dokumenter i sagsmappen er slettet. 27

28 Slette en hovedmappe OBS! kan kun slettes hvis den er tom Hvis I har fået oprettet en hovedmappe, som I ikke skal bruge mere, kan den slettes. Det kan dog kun lade sig gøre, hvis der ikke ligger sagsmapper under hovedmappen. Vær opmærksom på, at der også kan ligge afsluttede sagsmapper under en hovedmappe. Disse afsluttede sagsmapper vises kun, hvis I vælger Vis alle, øverst i Arkivet. Klik på den Hovedmappe, I ønsker at slette. Hvis den er tom, Nu vises vinduet Rette eller flytte hovedmappe. Hvis hovedmappen er tom, kan I vælge [Slet hovedmappe] nederst. Klik OK, og hovedmappen slettes. 28

29 Hvis hovedmappen ikke er tom vises teksten Hovedmappen kan slettes når sagsmapper og dokumenter er slettet. 29

30 Betaling af faktura, hvor faktura vises i Arkiv Du behøver ikke skrive en faktura ud, for at kunne betale den. Du kan blot åbne fakturaen i Arkiv, når du er i SIMU Bank. Gå til SIMU Bank, og åben Arkiv nederst i højre hjørne. Minimer selve SIMU-World hjemmesiden, hvis din skærm ikke er stor nok. Ellers vil nogle af pop up vinduerne lægge sig bag ved. Åben det dokument/den faktura du vil betale. Åben en overførsler i SIMU Bank. Nu kan du se både fakturaen, og de felter på overførslen, som skal udfyldes. For at få udfyldt OCR linjen på bankoverførslen, kan du også anvende Ctrl C og Ctrl V copy and paste, i stedet for at skulle taste alle tallene manuelt. Hvis du anvender copy and paste skal du muligvis taste modtagernavn. Klik på OK, og betalingen ligger klar til godkendelse. 30

31 31

32 Betalingsbilag fra bank, kopieres til Arkiv Hvis du ønsker betalingsbilag fra banken kopieret til Arkiv, kan det ikke ske i forbindelse med selve godkendelsen af bankoverførsler, hvor du får et samlet bilag på alle dine overførsler. Først godkender du bilagene som normalt. Her får du som pop up kvitteringen for de samlede overførsler. Den kan ikke kopieres til Arkiv, da det er et samlebilag. Klik på [Luk] og gå herefter til [Se tidligere godkendte overførsler] 32

33 33

34 Ved klik på [Se tidligere godkendte overførsler] vises dette billede. Nu kan du med blyanten åbne den enkelte overførsel. Her kan du nu vælge [Kopier dokumentet til arkivet]. 34

35 Vælg den sagsmappe du vil have kopieret til og klik på OK. 35