Referat forberedende budgetsamrådsmøde i Haderslev Domprovsti Torsdag d. 13. marts 2008 kl i Starup sognehus

Transkript

1 Referat forberedende budgetsamrådsmøde i Haderslev Domprovsti Torsdag d. 13. marts 2008 kl i Starup sognehus Der var til mødet følgende dagsorden: 1. Velkomst 2. Budgetproceduren for 2009 a. Årets tidsplan b. De nye regnskabs- og budgetskemaer c. Justering af driftsbeløb d. Fremskrivningsprocenter og fastlæggelse af driftsbeløbet for 2009 e. Prioriteringsplanen og de forventede igangsættelser i Den fælles økonomi a. 5 % midlerne i 2007 b. Udviklingen på mellemregningskontoen c. Stiftsbidraget d. Provstiudvalgskassen herunder finansieringen af fællesprojekter e. Indskærpelse af reglerne for frigivelse af midler f. Tildeling af 5 % midler ved præsteskifte 4. Andre emner til drøftelse: a. Udvalget til koordinering af kirkegårdstakster m.m. b. Skole- kirkesamarbejdet i provstiet og på stiftsplan c. Menighedsrådsvalget 2008 d. Kurser og udviklingsprojekter i provstiet e. Samarbejdet med stiftet f. Provstesyn 2008 g. Provstiudflugt h. Fælles indkøb af el og gas. 5. Eventuelt Formanden for provstiudvalget Jakob Jepsen bød velkommen til mødet. ad 2 Budgetproceduren for 2009 a) Årets tidsplan: Kim Eriksen gennemgik tidsfrister for indberetning af årsregnskab og budgetter. Menighedsrådene skal være opmærksom på den nye indberetningsmåde Offentligt budgetmøde vil finde sted onsdag d. 27. august 2008 kl i Gl. Haderslev sognehus. 1

2 (Når lokaleforholdene er til stede i de vestlige sogne skal provstiets fællesmøder naturligvis også henlægges hertil). Provstiudflugten onsdag d. 18. juni 2008 går i år til Fole og Gram. Nærmere program følger. b) De nye regnskabs- og budgetskemaer Alle menighedsrådsmedlemmer skal fremover underskrive regnskabet. I budgetskemaet nedlægges kto stiftsfond. Udgiften vil fremover være indeholdt i stiftsbidraget som vil blive finansieret via PUK-kassen. Der var også en drøftelse af bilag 4 stillingskategori om hvordan skemaet skal udfyldes. c) Justering af driftsbeløb Der var bemærkninger fra: Vilstrup menighedsråd: Negativ kassebeholdning på ,- kr. ved udgangen af Hammelev menighedsråd: Negativ kassebeholdning på ,- kr. skyldes en række uopsættelige udgifter på præstegården. Nåede ikke at søge 5% midler i 2007 til disse udgifter. Der er betalt ,- kr. til arkitekt. Pengene tilbageføres til kirkekassen når lånet til sognegården oprettes. Gram menighedsråd: Positiv udvikling i kirkekassen med ,- kr. mere end budgetteret. d) Fremskrivningsprocenter og fastlæggelse af driftsbeløbet for 2009 Der var enighed om at fortsætte modellen, hvor provstiudvalget udmelder et driftsbeløb og et beløb til renter og afdrag. Der skal ikke reserveres midler til en reservefond. En senere justering af de udmeldte beløb vil dog kunne ske for så vidt den samlede økonomi kræver det. Der var en drøftelse af forventningerne til primært lønudviklingen med henblik på at fastsætte stigningen i driftsbeløbet. Man enedes om at fremskrive driftsbeløbet fra 2008 til 2009 med 3 %. e) Prioriteringsplanen og de forventede igangsættelser i 2009 Jakob Jepsen gennemgik prioriteringsplanen. Menighedsrådene havde følgende at bemærke til prioriteringsplanen som provstiudvalget efterfølgende skal justere: Bevtoft: Intet nyt. Domsognet: Intet nyt Fjelstrup: Istandsættelse af 1. sal i præstegården, forventet pris ca. 1. mill. kr. Mødelokale fjernes. Fole: Vedrørende udstykning af jord ved den gamle præstegård - køber sprunget fra. Der arbejdes med et projekt for ny flisegang på kirkegården. Betales af egne midler. Anlæg til automatisk ringning er lavet og betalt. 2

3 Gl. Haderslev: Forhus færdigt. Tårn på kirken kommer atter på konsulentrunde nu med henblik på montering af nedløb fra tagfladen. Taget på præsteboligen Ribe Landevej forvitrer hurtigt. Kirkeistandsættelse bibeholdes. Gram: Intet nyt Grarup: Intet nyt Halk: Blytaget på apsis fastholdes til Istandsættelse ved konservator af træfigurer trænger sig meget på (der skal søges statstilskud). I 2008 er der bevilget ekstraordinære ligningsmidler til etablering af nyt varmeanlæg. Halk-Grarup: Intet nyt Hammelev: Når sognehuset er bygget, vil præstegården skulle istandsættes blandt andet med renovering af køkkenet. Hjerndrup: Der er problemer med taget på våbenhuset. Enten reparation eller fornyelse. Hoptrup: Varmeanlægget holder endnu men fastholdes på prioriteringslisten. Renovering af konfirmandstue 2010 bliver et større projekt med en merudgift på mindst 1 mill. kr. Sagen om fornyelse af stråtaget på præstegården kører. Orgel afventer stadig, Dige reparation er udført og betalt. Højrup: Kirkens vinduer er repareret i 2007 men skal siden fornyes. Jegerup: Nedrivning af hus er sket og der skal være konsulentrunde på stedet til afklaring af den resterende del af parkeringsplads projektet. Maugstrup: På prioriteringsplanen skal tilføres et nyt projekt for nyt tag på lade ved præstegården. Moltrup: Orgel bliver ikke lavet før 2009 ifl. Marcussen. Varmeanlæg og diger fastholdes. Oksenvad: Intet nyt Skrydstrup: Orgelsagen vil starte op ifølge planen. Arbejdstilsyn har påpeget træk fra vinduer i kirken. Skal måske løses ved blandt andet efterisolering af loft der er ikke overblik over udgifterne. Sommersted: Blytag kan godt holde lidt endnu. Der skal nye tagrender til kirken. Endvidere skal kirkegårdsmuren repareres for ca ,- kr. Toiletforholdene og andre forhold i graverbygningen skal forbedres for ca ,- kr. Starup: Kirkegårdsudvidelsen afventer stadig de nødvendige godkendelser. Taget på sideskibene samt kor trænger sig på. Nyt orgel efter Vedsted: Præstegården skal nybygges og derefter venter projekt for et sognehus. Vilstrup: Kirkerestaurering menighedsrådet er utålmodig. Stråtag på præstegården skal repareres samt på to udhuse ca ,- kr. Vojens: Ombygning af præstegård til sognegård. Vonsbæk: Orgel projektet skal snart sættes i gang. Diger skal på et tidspunkt repareres. Murstensportal er lavet. Øsby: Nybygning af sognehus med graverfaciliteter ca kr. Gl. konfirmandstue må ikke rives ned og skal vedligeholdes nødtørftigt. Aastrup: Indvendig restaurering kan måske ikke holdes på 1 million. Varmeanlæg usikkert. Nustrup: Intet nyt Bjerning: Intet nyt. Ad 3 Den fælles økonomi a) 5 % midlerne 2007 Der forelå på mødet en oversigt over de tildelte 5 % midler i

4 b) Udviklingen på mellemregningskontoen Blev bragt i erindring. c) Stiftsbidraget Stiftsbidraget for 2009 vil blive finansieret via PUK kassen. I 2009 er beløbet for Haderslev Domprovsti ,21 kr. d) Provstiudvalgskassen herunder finansieringen af fællesprojekter Der var enighed om fremover at budgettere fællesgudstjenester og skole-kirke samarbejdet i provstiudvalgskassen, så provstiudvalget kan være regnskabs- og budgetansvarlig herfor. e) Indskærpelse af reglerne for frigivelse af midler Domprovsten gennemgik en skrivelse fra Kirkeministeriet vedrørende reglerne for frigivelse af stiftsmidler. Kapitaler må ikke krydse. Kirkemidler må ikke anvendes på præstegården og tilsvarende heller ikke embedskapitaler på kirken. Der kan evt. søges dispensation hos Stiftsrådet. Der var en opfordring til Distriktsforeningen om at tage sagen op med henblik på en liberalisering. f) Tildeling af 5 % midler ved præsteskifte Provstiudvalget fremlagde et forslag til drøftelse: At der ved præsteskifte med præstebolig skal tildeles ,- kr. og ved præsteskifte uden bolig ,- kr. af 5 % midlerne. Der var en drøftelse af forslaget. Domprovsten konkluderede, at provstiudvalget nu har hørt diskussionen og vil gå hjem og træffe en endelig beslutning. Ad 4 Andre emner til drøftelse: a) Udvalget til koordinering af kirkegårdstakster m.m. Tirsdag d. 29. april 2008 kl afholdes der møde i Gram Fritidscenter for formænd, kirkeværger og gravere til drøftelse af kirkegårdstaksterne i provstiet. Takstoversigt vil blive udleveret til diskussion, hvorefter menighedsrådene skal drøfte dette. Drøftes igen på budgetmødet i august. Taksterne skal træde i kraft 1. januar b) Skole-kirke samarbejdet i provstiet og på stiftsplan Udvalget har hidtil bestået af 6 præster og 2 lægfolk. Udvalget ønsker at supplere sig med yderligere 2 læge medlemmer, 1 fra Gram og 1 fra Vojens. Ruth Brandenhoff fra Gram meldte sig. 4

5 Helge Jacobsen gennemgik et forslag om, at der på stiftsplan skal være 3 personer (1 præst, 1 lærer og 1 sognemedhjælper) alle ansat på deltid - der skal koordinere indsatsen på skole-kirke området i stiftet. Lokalt i provstiet kan det blive nødvendig med ansættelse i et eller andet omfang af en praktisk gris (måske en lærer) med direkte kontakt til skolerne og præsterne.. c) Menighedsrådsvalget 2008 Der er 2 vigtige datoer i forbindelse med valg til menighedsrådene. Orienterende møder i alle sogne d. 9. september 2008 og valgdatoen d. 11. november Spørgsmålet blev rejst, om der skal være en fælles annoncering for alle sognene? Det var der stemning for. Provstiudvalget skal drøfte hvad der i øvrigt kan tages af initiativer for at skaffe opmærksomhed om valget. Ved alle arrangementer menighedsrådene afholder her i foråret og hen over sommeren bør der gøres opmærksom på menighedsrådsvalget for at skaffe nye kandidater. Distriktsforeningen vil afholde orienterende møde den 11. august 2008 i Aabenraa for valgbestyrelser. Indbydelse kommer rundt. d) Kurser og udviklingsprojekter i provstiet Der er et kursusudvalg på stiftsplan, der skal sikre et samarbejde mellem Distriktsforeningen, Stiftet og Provstierne om kursusudbud. Provstiudvalget vil i første omgang lade Stift og Distriktsforeningen udbyde kurserne til de nye menighedsrådsmedlemmer. Siden vil provstiet tage fat på en udviklingsproces i den nye menighedsrådsperiode. e) Samarbejdet med stiftet Kolding provsti har indgået en samarbejdsaftale med Stiftet. Aftalen går ud på, at stiftets medarbejdere kommer ud til menighedsrådene og udarbejder alle papirer i én arbejdsgang. Når aftalen i Kolding er godkendt, vil Haderslev Domprovsti tage sagen op for indgåelse af en lignende aftale. f) Provstesyn Rettet til efter mødet planen ligger på hjemmesiden: Provstesyn 2008: Gram, Nustrup, Skrydstrup, Hjerndrup, Maugstrup, Halk, Grarup, Øsby/Aarø, Vilstrup, Hoptrup, Starup. Provstesyn i 2009: Fole, Højrup, Bevtoft, Oksenvad, Fjelstrup, Bjerning, Moltrup, Domsognet, Vonsbæk, Aastrup, Gl. Haderslev. Provstesyn i 2010: Hammelev, Vojens, Sommersted, Vedsted, Jegerup. g) Provstiudflugt Provstiudflugten finder i år sted onsdag d. 18. juni 2008 og går til Fole og Gram. Indbydelse kommer senere. 5

6 h) Fælles indkøb af el og gas Orientering om fælles indkøb af el gas. Stiftet vil sammen med et mæglerfirma lave en fælles indkøbsordning. Menighedsrådene opfordres til at melde sig, samt at registrere sig som erhvervskunder. Ad 5 Eventuelt Der blev rejst et spørgsmål om kravene til annoncering af regnskabs- og budgetmøderne: Der skal gøres opmærksom på, hvornår man afholder møder. Men dette kan eventuelt ske ved annoncering via et opslag i kirken eller Brugsen. Der kan også gøres brug af hjemmesiden. Der blev meddelt, at der den 24. april 2008 kl afholdes møde i Provstikomiteen for Mission i Aastrup præstegård. Alle er velkommen. Der blev rejst et spørgsmål om hvilken styring der var på udviklingen i beskæftigelsesgraden for de enkelte organiststillinger. Provstiudvalget bør arbejde på en gennemskuelig styring af udviklingen i de stigende kvoter. Skal vikarudgifterne ned og vikarforpligtelsen realiseres skal der være flere menighedsråd og kirker der går sammen. Referat ved Aase Carstensen og Kim Eriksen 6