Budskaber kommunikation til borgerne af Digital Post

Transkript

1 Budskaber kommunikation til borgerne af Digital Post 23. marts 2014 Formål Dette notat fastlægger budskaberne til brug for kommunikationen til borgerne af overgangen til obligatorisk Digital Post for borgerne i de forskellige perioder frem til og efter, loven om obligatorisk Digital Post til borgerne træder i kraft 1. november Formålet med at fastlægge budskaberne er at skabe ensartet kommunikation af Digital Post fra det offentlige i Digitaliseringsstyrelsens daglige kommunikation, i den fællesoffentlige kampagne om overgangen til Digital Post og bølge 3 og i andre myndigheders kommunikation om Digital Post. Digitaliseringsstyrelsen vil desuden i udformningen af de formelle orienteringer om Digital Post (underretnings- og adviseringsbrevene) benytte sig af budskaberne, men her vil der blive taget hensyn til den særlige, formelle funktion, som disse orienteringer skal udfylde. Notatet skal ses som et katalog af budskaber og sætninger, hvor forskellige kommunikationssituationer vil kræve brug af forskellige budskaber afhængig af målgruppen og konteksten. Generelt kommunikeres det, at borgerne kan læse den digitale post på borger.dk eller e- Boks.dk. Kommuner kan evt. indsætte egen hjemmeside, hvis det er her, borgerne ledes hen for at læse Digital Post. Skrivemåder Følgende er eksempler på, hvordan vi skriver og taler om Digital Post Fulde navn: Digital Post fra det offentlige med stort D og stort P Kort navn: Digital Post med stort P og stort D Bestemt form: fx din digitale post med småt Undgå så vidt muligt begreberne digital postkasse og offentlig digital post. Målgruppen for kommunikationen er alle borgere fra 15 år og med CPR-nummer samt fast bopæl, da de er omfattet af loven om Digital Post. Kommunikationen afstemmes efter den relevante delmålgruppe, fx ældre, unge osv. 1

2 Periode Marts 31. oktober 2014 Primære budskaber Er du klar til Digital Post fra det offentlige? Husk at tjekke din digitale post fra det offentlige gå på borger.dk eller e-boks.dk. Sekundære budskaber: Generelt: - Fra 1. november 2014 skal du kunne modtage Digital Post fra det offentlige. - Fra 1. november skal du kunne modtage Digital Post fra det offentlige. Log ind med NemID her og tjek, om du er klar [henvisning til er du klar-funktion på borger.dk (planlagt klar fra 17. juni)]. - Du kan læse din digitale post ved at logge ind med NemID på borger.dk eller e-boks.dk - alt efter hvad du foretrækker. - Fra sommeren 2014 vil du også kunne læse din digitale post på tablet og smartphone. - Hvis du ikke selv tilmelder dig Digital Post fra det offentlige, bliver du automatisk tilmeldt fra den 1. november. - Det er ikke al posten fra det offentlige, der kan sendes digitalt. Du skal derfor fortsat tjekke din papirpost. - Alle, der kan, skal modtage Digital Post fra det offentlige. De, der har svært ved det, kan få hjælp. De, der ikke kan, har mulighed for fritagelse. - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie. Fordelene: - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer [når mobil er indført, tilføj:,tablet eller smartphone]. - Digital Post sparer det offentlige for store udgifter. Påmindelse om at tjekke Digital Post: - Opgiv en adresse i Digital Post på borger.dk eller e- Boks.dk. Så kan du få besked, når der er vigtige, digitale breve til dig. 2

3 - Hvis du allerede har tilmeldt dig Digital Post fra det offentlige på borger.dk eller e-boks, skal du huske at tjekke din digitale post. Ellers kan du gå glip af vigtige breve fra det offentlige. Oplysning til borgene om overgangen til Digital Post fra det offentlige: - Hvis du ikke er tilmeldt Digital Post fra det offentlige, vil du modtage et papirbrev i august eller september. Her vil du få oplysning om, at du fra 1. november skal kunne modtage Digital Post, hvordan du læser posten eller kan få andre til at gøre det. Der vil også være oplysning om fritagelse fra Digital Post. - Efter overgangen til Digital Post 1. november bliver der sendt et papirbrev til de borgere, der har modtaget Digital Post fra det offentlige, men som endnu ikke har været logget på løsningen. Brevet oplyser om, at der ligger Digital Post og venter på at blive læst, og hvordan man logger på og læser posten. Der vil også være oplysning om muligheden for at give andre læseadgang eller blive fritaget fra at modtage Digital Post. Borgeren vil kun modtage dette brev én gang. - Både op til og efter overgangen til Digital Post den 1. november bliver der gennemført kampagner, hvor der vil blive kommunikeret bredt om Digital Post. Det juridiske: - Det er dit ansvar at læse din digitale post for ikke at gå glip af vigtige breve. For eksempel indkaldelse til undersøgelse på sygehus, plads til dit barn i institution eller meddelelser om udbetalinger fra det offentlige. - Digital Post fra det offentlige har samme retsvirkning som papirbreve fra det offentlige. Brug af NemID: - Digital Post fra det offentlige kræver brug af NemID. Du kan læse om og bestille NemID på eller spørg på Borgerservice. Hjælp: - Du kan få hjælp til Digital Post fra det offentlige på Borgerservice eller på dit lokale bibliotek. [Support-budskaber tilføjes, når fælles supportset-up er fastlagt] Læseadgang: - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie. Men husk, det stadig er dig, der har ansvaret for, at din digitale post bliver læst. - Du kan selv tildele læseadgang på borger.dk eller e-boks - eller få hjælp 3

4 til det på Borgerservice. Fritagelse: - Du kan blive fritaget fra at modtage Digital Post fra det offentlige, hvis du opfylder et af kriterierne for fritagelse. - Fritagelse foregår ved fremmøde i kommunens borgerservicecenter. Hvis man ikke selv kan møde op, kan man få andre til at fritage sig ved hjælp af fuldmagt. - På borgerservicecentret vil man få tilbudt hjælp til Digital Post, og man vil få information om muligheden for at tildele læseadgang. Hvis det besluttes, at den bedste løsning er fritagelse, underskriver man en tro-og loveerklæring om, at man opfylder mindst et af kriterierne for fritagelse. Herefter får man en kvittering om fritagelsen og dens varighed (2-årig eller permanent). - Borgerservice giver permanent fritagelse fra Digital Post, hvis fritagelsesgrunden vurderes som permanent. - Selv om man er blevet fritaget fra Digital Post, er der noget post, man stadig vil modtage digitalt. Fx lønsedler fra staten og post om SU, som længe er blevet sendt digitalt. Hvis man ønsker fritagelse fra at modtage disse breve digitalt, skal man kontakte de myndigheder, der sender dem. - Kommunerne vil gøre en indsats for, at de svageste medborgere, fx beboere på plejehjem, tildeler læseadgang til fx familiemedlemmer eller bliver fritaget fra Digital Post. 1. november 2014 Primært budskab I dag markerer vi, at Danmark går over til Digital Post fra det offentlige. Sekundære budskaber - I dag tager Danmark endnu et stort digitalt skridt for at spare på udgifter til papir og frimærker. - Fra i dag skal du kunne modtage Digital Post fra det offentlige log på med NemID på borger.dk eller e-boks.dk. - Alle, der kan, skal modtage Digital Post fra det offentlige. De, der har svært ved det, kan få hjælp. De, der ikke kan, har mulighed for fritagelse. - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer, tablet eller smartphone. 4

5 - Digital Post sparer det offentlige for store udgifter. 2. november 2014 Primært budskab: Husk at læse din digitale post fra det offentlige gå på borger.dk eller e- boks.dk Sekundære budskaber: Generelt: - Opgiv en adresse i Digital Post på borger.dk eller e- Boks.dk. Så kan du få besked, når der er vigtige, digitale breve til dig. - Læs din digitale post fra det offentlige på borger.dk eller e-boks.dk alt efter hvad du foretrækker. - Du modtager nu Digital Post fra det offentlige med mindre du er blevet fritaget. - Det er ikke al post fra det offentlige, der kan sendes digitalt. Du skal derfor stadig tjekke din papirpost. Fordelene: - Digital Post fra det offentlige sparer dig for mapper på reolen. - Du kan læse din digitale post ved brug af NemID overalt, hvor du har adgang til computer, tablet eller smartphone. - Digital Post sparer det offentlige for store udgifter. Det juridiske: - Det er dit ansvar at læse din digitale post for ikke at gå glip af vigtige breve. For eksempel indkaldelse til undersøgelse på sygehus, plads til dit barn i institution eller meddelelser om udbetalinger fra det offentlige. - Digital Post fra det offentlige har samme retsvirkning som papirbreve fra det offentlige. Brug af NemID: - Digital Post fra det offentlige kræver NemID. Du kan læse om og bestille NemID på eller spørg på Borgerservice. Hjælp: - Du kan få hjælp til Digital Post fra det offentlige på Borgerservice eller på dit lokale bibliotek. [Support-budskaber tilføjes, når fælles supportset-up er fastlagt.] 5

6 Læseadgang: - Du kan give andre lov til at læse din digitale post ved at tildele læseadgang til fx din familie. Men husk, det stadig er dig, der har ansvaret for, at den digitale post bliver læst. - Du kan selv tildele læseadgang på borger.dk eller e-boks - eller få hjælp til det på kommunens Borgerservicecenter. Fritagelse: - Du kan blive fritaget fra at modtage Digital Post fra det offentlige, hvis du opfylder et af kriterierne for fritagelse. - Fritagelse foregår ved fremmøde i kommunens borgerservicecenter. Hvis man ikke selv kan møde op, kan man få andre til at fritage sig ved hjælp af fuldmagt. 6