Indstilling. Ændret organisering i Teknik og Miljø. Til Magistraten Fra Teknik og Miljø Dato 27. marts Lukket dagsorden

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten Fra Teknik og Dato 27. marts 2014 Lukket dagsorden 1. Resumé Forslaget tager afsæt i et Aarhus, præget af vækst. Der er behov for at sikre den bedst mulige understøttelse heraf. Samtidig skal der sikres en dagligdag, der fungerer så godt som muligt for alle. Fremover foreslås derfor en organisering, der tager afsæt i virkefelterne byudvikling og mobilitet, miljø og energi og byens anvendelse. Hertil kommer interne administrative forhold og ejendomme, samt et ledelsessekretariat. Den fremtidige organisering omfatter fire forvaltningschefstillinger og en stilling som sekretariatschef. Antallet af chefer med direkte reference til direktør og rådmand mindskes hermed fra ni til fem. Flytningerne håndteres indenfor den bygningsmasse, Teknik og forvejen benytter, indtil hovedparten af afdelingen kan samles i Gellerup ved årsskiftet Ændringen vil således ikke påvirke andre magistratsafdelinger i kommunen. Kernen i det fremlagte forslag indstilles godkendt af Magistraten, som grundlag for en efterfølgende høring i Teknik og s HMU og MED-system, samt blandt andre interessenter. Den ændrede organisering forelægges herefter byrådet til godkendelse, via en ny indstilling. side 1 af 8

2 Det påregnes, at organisationsændringerne kan påbegyndes iværksat umiddelbart herefter, med henblik på, at de i hovedsagen er afsluttede inden 1. juni i år. 2. Beslutningspunkter Det indstilles til Magistraten: At 1) forslaget om den grundlæggende forvaltningsstruktur (fire forvaltninger og et ledelsessekretariat) godkendes som grundlag for høring, samt At 2) Teknik og bemyndiges til at indgå aftaler vedr. forvaltningschefer i Teknik og, som beskrevet i indstillingen, idet antallet af forvaltningschefer under alle omstændigheder reduceres til fire. 3. Baggrund Udviklingen i Aarhus er præget af vækst. Der kommer flere indbyggere og flere arbejdspladser, der sker en udbygning af infrastrukturen m.v. Der er behov for at sikre den bedst mulige understøttelse heraf. Herunder skal det især sikres, at Aarhus bevarer positionen som en vinderby, i en verden, præget af konkurrence mellem byerne. Aarhus er således nok Danmarks næststørste by, men kun én blandt mange i en europæisk og global sammenhæng. Herudover er der behov for at sikre en dagligdag, der fungerer så godt som muligt for alle. Teknik og leverer service på en lang række områder, som har betydning for, om Aarhus opleves som et godt sted at investere, bygge, bo, arbejde og opholde sig. På det konkrete plan betyder det bl.a., at der skal være fokus på: Bæredygtig byudvikling Bedre mobilitet En god betjening af erhvervslivet, herunder byggesagsområdet Anlæg og drift, kendetegnet ved høj kvalitet, effektivitet og hastighed side 2 af 8

3 Teknik og s nuværende organisation har indtil nu været en god fagligt baseret ramme for opgaveløsningen; men mulighederne for fortsat at leve op til kravene i en stadig mere kompleks omverden er ved at være udtømte i den nuværende struktur. Håndteringen af mobiliteten og byudviklingen er et eksempel og den driftsmæssige koordinering af byens samlede renholdelse er et andet eksempel. Forslaget Fremover foreslås en organisering, der bryder med de faglige søjler. Det betyder, at den nuværende forvaltningsstruktur i Teknik og nedlægges. Organiseringen vil i stedet tage afsæt i virkefelterne byudvikling, miljø og energi og byens anvendelse. Se figur 1 og 2 nedenfor. Figur 1: Teknik og nuværende organisering Rådmand Direktør Ledelsessekretariat Arealudvikling Administration og Ejendomme Planlægning og Byggeri Trafik og Veje Natur og Aarhus Brandvæsen Natur og Vej Service AffaldVarme Aarhus side 3 af 8

4 Figur 2: Teknik og forslag til fremtidig organisering Byudvikling og Mobilitet og Energi Rådmand Direktør Ledelsessekretariat Byens Anvendelse Ressourcer Forvaltningen for Byudvikling og Mobilitet er omdrejningspunktet for de projekter, der sætter rammen for udviklingen af Aarhus. Byudvikling skal varetage opgaver indenfor planlægning for, og udvikling af Aarhus. Dvs. opgaver indenfor arealudvikling, planstrategi, lokalplaner, støttet byggeri, mobilitet og kollektiv trafik, planlægning for infrastruktur, samt et Liveable City Lab. Sidstnævnte har bl.a. fokus på at fremme dialogen med borgerne om byens brug og udvikling. Forvaltningen for og Energi har fokus på at sikre afvejningen mellem byudviklingen og beskyttelsen af borgere og miljø. og Energi skal endvidere udvikle partnerskaber, med et øget fokus på erhvervsservice, miljøbeskyttelse og klimamæssig bæredygtighed. og Energi skal varetage opgaver indenfor beredskab/brandvæsen, byggesagsbehandling, natur- og miljøforvaltning, varmeforsyning, affald og klima. Forvaltningen for Byens Anvendelse varetager daglig drift og løbende forandringer af byrummet. Der skal sikres en høj byrumskvalitet og gode rammer for sundhed og fremkommelighed i byen. Byens Anvendelse skal varetage opgaver indenfor byarkitektur, vejanlæg og drift samt side 4 af 8

5 grønne områder. Den nuværende udførerenhed, Natur og Vej Service, indgår heri. Herudover varetages opgaver vedr. administrative forhold og ejendomme i forvaltningen for Ressourcer. Opgaverne omfatter økonomi, målstyring, målinger af tilfredshed og effekter, statistik og omverdensanalyse, HR, digitalisering og GIS, samt ejendomme. Ledelsessekretariatet vil fortsat have til opgave at sikre betjeningen af topledelsen og det politiske system, samt at sikre den interne og eksterne koordinering. Herudover vil Ledelsessekretariatet have ansvaret for kommuneplanlægningen. 4. Den forventede effekt Målet er at understøtte væksten i Aarhus bedst muligt, og at sikre den velfungerende dagligdag for alle. Fokusområderne er nævnt ovenfor under afsnit 3. Der er samtidig opmærksomhed på, at organisationsændringen håndteres, så det fortsat er muligt at levere sikker drift. Der kan dog være en risiko for et vist produktivitetsfald i overgangsperioden i forbindelse med flytninger m.v. De usikkerheder, ændringen kan skabe blandt ledere og medarbejdere, skal overvindes men det tager tid. Teknik og forventer derfor, at det vil være nødvendigt at rebe sejlene på en række andre, interne projekter og omstillinger, og således holde opmærksomheden på organisationsomlægningen. Ny ledelsesstruktur Forslaget indebærer, at de nuværende seks forvaltningschefstillinger i Teknik og nedlægges. Det samme gælder to chefklassificerede stillinger med reference til direktøren. Den fremtidige organisering omfatter fire forvaltningschefstillinger og en stilling som sekretariatschef. side 5 af 8

6 De nuværende chefer for Arealudvikling, Administration og Ejendomme, Natur og samt Natur og Vej Service fortsætter som forvaltningschefer i den nye organisation. Cheferne for Aarhus Brandvæsen og AffaldVarme Aarhus fortsætter som hhv. brandchef og affalds-varme chef; dvs. fortsat i chefklassificerede stillinger, men ikke som forvaltningschefer. De overenskomstansatte chefer for Planlægning og Byggeri samt Trafik og Veje udpeges som overtallige, og skal dermed søges omplaceret, jf. Aarhus Kommunes udviklingspolitik. Færre snitflader Antallet af referencer til direktør og rådmand mindskes hermed fra ni til fem. Det betyder en slankning af det øverste ledelseslag i Teknik og. Derved opnås en snævrere og mere beslutningsdygtig ledelse for området. Med ændringen sker der en samling af opgaveområder, som hidtil har været fordelt mellem flere forvaltninger. Der sker endvidere en samling af stabe og administrative funktioner. Det mindsker antallet af snitflader og opgaven med intern koordinering. 5. De planlagte ydelser Med organisationsændringen følger et ønske om en fysisk flytning af en række medarbejdere og ledere. Hovedparten vil dog skulle arbejde samme sted og med samme nærmeste ledelse som hidtil. Teknik og forventer at kunne håndtere flytningerne indenfor den bygningsmasse, man i forvejen benytter, eventuelt med tilføjelse af pavilloner eller midlertidige eksterne lejemål, indtil hovedparten af afdelingen kan samles i Gellerup ved årsskiftet Ændringen vil således ikke påvirke andre magistratsafdelinger i kommunen. side 6 af 8

7 Efter flytningen vil forvaltningerne være placeret på disse hovedadresser: Byudvikling og Mobilitet: Kalkværksvej 10 og Energi: Grøndalsvej 1, Bautavej 1 og Ny Munkegade 15 Byens Anvendelse: Edwin Rahrs Vej 64 og Bautavej 1 Ressourcer: Kalkværksvej 10 og Grøndalsvej 2 Ledelsessekretariatet: Rådhuset Pakhus 27, som hidtil har rummet Arealudvikling Aarhus, skal rømmes i Det er derfor under alle omstændigheder nødvendigt at finde en ny placering til denne del af organisationen. 6. Organisering af indsatsen Det fremlagte forslag indstilles godkendt af Magistraten, som grundlag for en efterfølgende høring i Teknik og s HMU og MED-system, samt blandt andre interessenter. Høringen vil forløbe over en periode på ca. fire uger. Det centrale høringstema vil være den konkrete fordeling af opgaver og medarbejdere i de nye forvaltninger, med afsæt i beskrivelsen i denne indstilling. Andre høringstemaer kan inddrages alt efter ønske og behov. Den ændrede organisering forelægges herefter byrådet til godkendelse, via en ny indstilling. Det påregnes, at ændringerne kan påbegyndes iværksat umiddelbart herefter, med henblik på, at de i hovedsagen er afsluttede inden 1. juni i år. 7. Konsekvenser for ressourcer Teknik og er p.t. opdelt i en lang række økonomiske sektorer. Noget af opdelingen skyldes lovgivningsmæssige eller styringsmæssige krav, som ikke kan fraviges (f.eks. kravet om adskillelse af den takst- og skattefinansierede økonomi). Da den endelige fordeling af opgaver m.v. ikke kendes, afventer eventuelle ændringer af sektorer, side 7 af 8

8 decentraliseringsordninger o.l. resultatet af den ovennævnte høring. Ændringen forventes ikke at medføre besparelser i sig selv, og gennemføres da heller ikke som en spareøvelse. Der vil ganske vist opstå besparelser som følge af nedlæggelse af stillinger m.v., men de vil i første omgang blive modsvaret af omstillinger til personaleomstilling, flytninger m.v. Egentlige effektiviseringsgevinster forventes først for alvor at vise sig i forbindelse med sammenflytningen i Gellerup i Tidligere beslutninger Aarhus Byråd, 2. november 2005: Magistratsreformens udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Teknik og Administration og Ejendomme Tlf.: E-post: admejd@aarhus.dk Lix: 43 Sagsbehandler: Michael Johansson Tlf.: E-post: mijo@aarhus.dk side 8 af 8