Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag den

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag den Til stede: Mikael, Rasmus, Jakob, Hanne Lene, Susanne, Mette J, Asbjørn, Britta, Mette L., Lisbet 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Kløften Asbjørn Besøg af Jørgen Lildholdt til en snak om tennis og hjemmesiden. Ældresagen skal spørges om de, igen i år, vil stå for klargøring af tennisbanerne, Jørgen undersøger. Kontingent for ældresagen sommer / vinter hæves til 400 kr. for et helårskontingent, gældende for 1. april. Mette L er bestyrelsens kontaktperson i forhold til tennis. Hjemmesiden, Jørgen opfordrer til at arrangementer føres i kalenderen. Bestyrelsen forpligtiges til at føre arrangementer i kalenderen. Gmail sendes til Jørgen eller gå direkte i kalender på: webmaster@vuif.dk. Jørgen, i samarbejde med Mikael og Britta, mødes og opdaterer/ajourfører hjemmesiden. 2. Godkendelse af referat: Referat godkendt. Jakob kan ikke deltage i HIR-repræsentantskabsmøde d Nyt fra formanden til orientering: Afdeling med havkajak, Hanne Lene har talt med Poul Martin. Foreningerne i Hoptrup og Marstrup har valgt at starte havkajakklub uden deltagelse fra VIUF. Derfor starter VUIF egen afdeling i samarbejde med FDF. Carsten Aarøe vil gerne være tovholder. Carsten deltager alligevel i mødet i Hoptrup. Der arbejdes videre med ideen. Næshallen. Der er afholdt møde med John Neumann vedr. springgrav i Næshallen. Positiv møde enighed om at der ikke laves en springgrav i Næshallen. Forespørgsel vedr. fodbold (drenge). Malthe har spurgt til, om han som tovholder må få adgang til boldrummet, så han og nogle drenge kan komme og spille fodbold for sjov. Kontingent for dette sættes til 100 kr. pr. halvår. Flexfodbold hold, kontingent 100 kr. pr. halvår. Nøgle til banen kan hentes hos Asbjørn og Britta. Jørgen L tilføjer booking kalender på hjemmesiden. Flexfodboldbanen. Hanne Lene har kontakt til Dan vedr. nettet og målene, banen skal laves så den virker af dem som har leveret banen. Mikael og Rasmus står som kontaktpersoner. Jakob og Susanne laver ansøgning til Landdistrikspuljen. Bowls holdet har meldt sig til Vestjyske mesterskaber lørdag den 6. april VUIF sponsorerer en T-shirts til holdet. 4. Kommende arrangementer:

2 Hjælperfesten, der er tilmeldt 53 personer. Gitte, Hanne Winther laver mad, hvem kan ellers hjælpe?. Britta, Hanne Lene og Lisbet dækker bord torsdag aften. Malthe, Emil og Mathias er på opvaskerholdet. Lørdag kl. 10 / rengøringshold, Mette J, Britta og Lisbet. Cykelsponsorløbet v. Mikael, Jakob og Asbjørn. Samme koncept som sidst, bare lidt mere. Spisning om aftenen i samarbejde med FDF, Mikael undersøger med formanden for FDF. Brug bolden, 1. arrangement er fredag den 5. april kl Gymnastikudvalget spørges om der arrangeres sommerspring. Asbjørn oplyste, at der skal hyres flere hjælpere til Kløften. 3-4 unge kan tilbydes at komme med. 5. Nyt fra kassereren og økonomiudvalget: Pengeinstitut: Der er arbejdes stadig på skift af pengeinstitut. Forsikring: Der arbejdes på sagen, Nikolai har bl.a. arrangeret et møde med forsikringsselskabet. Indkøb: Gymnastikudvalget har forespurgt om køb af 2 nye bukke. Blødtop pude (madras), hertil søges LAG midler. Der er købt 3 nye medicinbolde 600 kr. pr. stk. Conventus: Oprettes fodboldhold, kontingent som sidste år. Susanne kontakter Karin og undersøger hvilket kursus der skal arrangeres. 6. Nyt fra alle: Hvordan kommer vi videre med en rideafdeling. Der skal etableres en ridebane. Karin og Dorthe skal spørges, om de vil stå for holdundervisning og hvad er minimumskrav for at starte op. Mette og Britta undersøger nærmere. Udlevering af nøgler. Opmagasinering af gymnastikredskaber. Rasmus undersøger med Peer. Britta oplyste, at spinningscyklerne er blevet efterset. Næste møde: Mandag d. 15. april 2013 kl Asbjørn og Jakob er møde/kage/sangansvarlige. Ref.: Lisbet

3 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF tirsdag d Til stede: Asbjørn, Lisbet, Erik, Mette L., Hanne Lene, Mette J., Susanne, Britta, Jakob Afbud: Rasmus 1. Godkendelse af referat: Frivillighedsfesten fra sidste møde. Vi tænker og går i gang i august. Sommerfest der er møde den Mikael deltager. Der vil senere blive fordelt opgaver til os andre. Dansk Skiforbund vil gerne lave kursus i rulleski i juli! Dårlig idé, da det er midt i ferien. Vi foreslår start august. Kajak der ikke holdt møde med Carsten Aarøe endnu. Der arbejdes videre med sagen. Nordeas pris vi har indstillet formanden. Kløften Asbjørn siger, at der er ledige armbånd, hvis nogen er interesseret. Der kunne godt bruges flere til riveholdet. Flexfodbold skal vi arbejde videre med den? Det bliver i det små, i forbindelse med fodboldtræning, sommerfest m.m. 2. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Forsikringer, ridebane 3. Siden sidst: Cykelsponsorløb: Mette J. foreslår, at basar og cykelløb ikke ligger på samme tid, så man både kan have en bod og cykle. Det var godt som det var aldersopdelt i løbene. Der var en del der styrtede et bestemt sted. Vi synes ikke, det helt har fungeret med de sponsorkontrakter. Kan vi evt. gøre reklame for det allerede til gymnastikopvisning. Vi regner med et overskud på mindst kr. Susanne laver en liste over alle sponsorer, så vi har den til næste år. Den lægges også på hjemmesiden. LIB- Supergynge 1. pinsedag: 13 deltagere til dette arrangement i Åbenrå, der var rigtigt sjovt. Værd at melde sig til disse spændende arrangementer, som LIB laver. Pinsefodbold 2. pinsedag: Godt arrangement med deltagere, men lidt svært, når man ikke ved, hvor mange der kommer. Asbjørn og Erik siger, de vil lave et lignende arrangement til august. 4. Nyt eller status fra de forskellige idrætter og aktiviteter: Fodbold: Der er pt. 4 hold i gang. Kontingent for voksenholdene skal betales senest 1. juni. Asbjørn tager sig af det.

4 Mikael har talt med Lars Vibe, som spiller på sms-holdet om, at de kan få lov at spille heroppe uden at betale, hvis de stiller med et hold til sommerfesten, der kan stille telte op. Rideskolen: Der har været holdt et møde for interesserede, hvor der var god opbakning. Der er en del børn, der gerne vil ride, så det kræver lidt planlægning at få ridetid til alle. Britta og Mette J. arbejder videre med det. Der er 3 ridelærere og en vikar. Der skal tegnes en forsikring på hestene, børnene er dækket af forældrenes forsikring. Ridelærerne/hesteejerne skal komme med et budget, så kontingentet kan sættes derefter. Lisbet finder ud af forsikringsspørgsmålet. Der bliver indvielse af ridebanen forhåbentlig i juni. Forsikring v. Lisbet: Vores forsikring har ikke stor nok dækning. Hanne Lene finder pris på gymnastikredskaber, musikanlæg, og vi melder hver især ind til Lisbet, hvis vi kan prissætte noget indenfor vores område. Sognenyt: Erik var lidt overrasket over, at han automatisk er blevet medlem af Sognerådet, nu hvor han skal overtage Sognenyt. Men det accepterer han da!!! Gymnastik: Der har lige været gymnastikudvalgsmøde, hvor der blev arbejdet hårdt på at få kommende sæson til at gå op. Forældre/barn skifter navn og indhold til Tons og Tuml, så håber vi på større aktivitetsniveau fra både børn og voksne. Hanne Lene har været til halfordelingsmøde og kæmpet for at få tider. Der skal være møde med friskolens bestyrelse, hvor der skal aftales vedr. brug af gymnastiksalen og omklædningsrummene også de udvendige. Også brug af multibanen, som kommunen jo har slogt til friskolen og hvor vi reelt ejer halvdelen af. Spinning: Pernille holder maratonspinning i dag. Britta har stor succes på sit spinninghold. Nu er der op til 5 spinnere hver gang. Klubhus: Mette og Tove kunne tænke sig, at der kom nye stole og borde i klubhuset. Vi er enige om, at der kan gås videre med det, så vi prøver at få nogle priser og forslag. Britta foreslår, at vi køber nogle hvide plastikstole til udendørs arrangementer. Idrætscross for 10. kl. skolen: Der er lavet et arrangement for 10. kl. skolen på fredag. Det foregår enten ved Tormaj eller ved klubhuset, alt afhængig af vejret. 5. Nyt fra kassereren: Der er ca kr. på kontoen. Der er ikke rigtigt kommet gang i sms-servicebetaling, så vi skal have meldt ud, at folk skal se at få det gjort. Jakob arbejder videre med tilbagerapporteringen til Landdistriktspuljen. Susanne kontakter Gitte T. vedr. ansøgninger til lokaletilskud. Det skal gøres i juni. 6. Nyt fra formanden:

5 Hanne Lene foreslår, at alle fra bestyrelsen kan benytte sig af sms-service, når informationer skal sendes ud i foreningsregi. Gå ind på admin.ecmr.biz, login: formand@vuif.dk, password: vilstrup2010, vælg tilmeldte (i venstre side), søg i søgekriterier (bestyrelse eller hvilken gruppe du vil sende til) og gå ind i Opret sms-kampagne og skriv din besked. Vi synes, det er tid til en ny foreningsuniform. Britta og Mette J. kigger på modeller og melder tilbage til næste møde. Der er sendt invitationer ud til Fodboldskole i Vilstrup. Så må vi se, om der kommer nogle tilmeldinger. Stafet for livet: Vi deltager med et hold under Team Vilstrup, så se at bliv meldt til og spred gerne rygtet. Gå ind på hjemmesiden (Stafet for Livet) og meld dig til. 7. Evt: Instruktør/bestyrelsesdagen er under planlægning. Der kommer snarest en invitation ud. Det bliver fredag d. 21.juni fra kl. 15. Årshjulet skal med på dagsordenen hver gang, så vi kan huske og evt. justere. Næste møde er d. 12. august kl Lisbet og Mette er mødeansvarlige. Ref.:Mette

6 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF mandag den Godkendelse af referat og åben for tilføjelser: Hanne Lene har ikke haft møde med rulleskimanden, men det kommer. Hanne Lene arbejder videre med kajakklubben. Vi har haft crossfit arrangement for Skolen ved Kløften, det gik rigtigt godt. Der er et forslag til foreningstrøje, der kommer modeller med til næste bestyrelsesmøde. Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: FDF har forespurgt, om vi kan lave et samarbejde omkring dankortterminalen pkt.5 3. Nyt fra formanden: Fodboldskole: Der var lidt overraskende fodboldskole heroppe i sommerferien 12 børn. Det var gået rigtigt godt. Susanne sender regningen for frugt til DGI. Skitur: Invitation til skitur er sendt ud, men nu har hotellet meddelt, at det er blevet sat til salg. Så hvis det ikke er blevet solgt, kan vi ikke få forplejning. Så det må der arbejdes videre med Hanne Lene, Susanne og Lisbet gør det. Formanden foreslår, at vi prøver at booke Idéløberen, noget materiale fra DGI, som vi kan bruge i bestyrelsesarbejdet. God ide. Husk ALLE at få meldt til Stafet for Livet!! Der har været møde med Friskolen og der er lavet et samarbejdsnotat. Formanden har booket tider i gymnastiksalen. Det var et godt og positivt møde. Janne Bonde er kontaktperson i f.t. foreningslivet. Vi får 10 sæt nøgler/brikker, som vi registrerer, når vi udleverer til folk. Der er kommet mail fra Jørgen Skau med invitation til møde d , hvor brugen/driften af de nye aktiviteter skal drøftes. Hanne Lene, Mette J. og Jakob + evt. flere deltager. Gymnastikafdelingen er ved at arrangere Sundhedsdag d Der arbejdes på at finde en spændende foredragsholder. 4. Møder og arrangementer i efteråret 2013 årshjulet: Næste møder d kl. 19 og d kl. 19. Generalforsamling mandag d kl. 19. Fredag d arrangerer gymnastikudvalget en voksenfest i klubhuset. 1.oktober er der sidste frist for ansøgning om medlemstilskud. Vi vil søge tilskud til indendørsatletik hos lokalforeningspuljen. Formanden arbejder på det. Søge kursustilskud.

7 Der skal laves et skilt til motorikbanen, hvor der står at den er lavet med midler fra LAG. Der skal stå: Opført i samarbejde med LAG Haderslev. Mikael kontakter Kim Hundewatt og beder ham lave et skilt. 5. Nyt fra kassereren: Jakob søger Landdistriktspuljen NU!! Cykelsponsorløbet gav samlet ca kr., der mangler stadig at komme nogle sponsorpenge ind, så dem skal vi have rykket for. Vi får penge fra Kløften og fra LAG. Der er ca kr. på kontoen pt. Der skal oprettes et Seniorhold 2013/14 nu. Susanne sender medlemslister for seniorfodbold til Asbjørn og for ridning til Mette J. og Britta, så de kan få rykket for kontingent. Det kniber rigtigt meget med at få meldt til SMS-servicen, så det skal udbredes rigtigt meget. Byggeafdelingen under rideklubben vil gerne have lov til at købe en lille erkendtlighed til Sus som tak for hjælp til det ene og det andet. Mette L. og pedellen arbejder stadig på nye møbler til klubhuset. Når der er unge, der hjælper i køkkenet til fester i forsamlingshuset i VUIF regi, betaler vi 150 kr. pr. person for en aften. FDF har forespurgt, om vi kan samarbejde om Dankortterminalen?? Susanne snakker med Jakob kasserer i FDF om ideen og evt. udlån. 6. Nyt fra alle: Sognenyt: Erik er nu under oplæring som redaktør af Sognenyt og efterlyser gode ideer til nyt til bladet. Vi glæder os til at se, hvad han kan få tryllet frem. Kløften: Asbjørn efterlyser noget hjælp til planlægningen. Per Olsen vil måske godt gå ind og hjælpe med riveholdet. Vi har fået meget ros for vores arbejde. Ridning: Der er en udfordring på onsdagsholdet, da trænerne er sprunget fra. Helena Bruhn vil evt. godt træne holdet, men det kræver at der altid er en forældre til stede. Det arbejdes der videre med. Tirsdags- og torsdagsholdet kører fint. Fodbold:

8 Fodbold for sjov arrangementet gentages ikke i år, men Asbjørn siger, de vil prøve næste år igen. Badminton: Vi kan tilbyde motionsbadminton i gymnastiksalen i vinter, måske også i Næshallen. Vi afventer stadig afregning fra Næshallen for sidste og måske også forrige sæson. Tobias Bilde har meldt sig som interesseret til at træne badminton, men der er ikke rigtig nogen der vil stå for afdelingen. Så den skrinlægges os vi ser, om det kan lykkes i næste sæson. Gymnastik: Der arbejdes med sundhedsdagen og med at få instruktørdækning til alle hold. 7. Evt.: Lisbet får lige fat i Nikolaj igen mht forsikringer. Det var et godt intruktør/bestyrelsesarrangement. Vinderne skal planlægge til næste år. Vi skal lave et firmaarrangement for ITD sidst i september. Hanne Lene melder ud, når hun kender en dato. Sommerfesten kommer på dagsordenen næste gang. Jakob sørger for at der bliver graveret navn i Årets Vilstrupper pokalen. Næste møde bliver tirsdag d kl Susanne og Hanne Lene er mødeansvarlige. Ref.: Mette

9 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d Deltagere: Hanne Lene, Britta, Jakob, Erik, Asbjørn, Susanne, Mette J., Mette L., Rasmus, Lisbet, Mikael 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Pkt. 4: Profiltøj, forsikring 2. Godkendelse af referat og opfølgning: Formanden har haft kontakt til rulleskimanden. Han vil gerne komme en søndag i november, det arbejdes der videre med. Referat godkendt. 3. Nyt fra formanden: HIR/valgmøde: Der bliver indkaldt til valgmøde i Hammelev i fm. kommunevalget. Der vil blive drøftet idrætspolitik. Formanden sender dato ud senere. Næshallen: Der er folk i fuld gang, både bygningsmæssigt og organisatorisk. Der har været 2 møder, hvor repræsentanter fra VUIF har været med. Det er svært at se, hvordan det skal drives dernede og lidt forvirrende med forskellige meldinger. Formanden har et forslag om, at Næshallen står for fitness og squash og vi står for spinning. Det skrives rent og sendes rundt til os andre. Friskolen: Haderslev kommune mener ikke, de har givet tilsagn om, at de vil betale for at vi bruger friskolens gymnastiksal. Friskolen og VUIF er enige om, at det må vi finde ud af i fred og fordragelighed. Så vi må se, hvad det hele ender med. Fortsættelse følger.. Senest skal vi have en digital postkasse. Kassereren arbejder videre med det er sidste frist for indstilling til Årets skulderklap. Har vi nogle emner? Sundhedsdagen er overstået og gymnastikudvalget er enige om, at det er sidste gang, de vil arrangere den. Det er et stort arbejde og der kommer ikke så mange (og nye) folk. 4. Nyt fra de forskellige aktiviteter: Badminton: Efter efterårsferien udbyder vi badminton i Næshallen og gør brug af Tobias Bilde som instruktør. Gymnastik: Alle hold er i gang, undtagen Herlige Herrer. Der er lidt udfordringer mht redskaber, men det bliver der set på. Fodbold: Der holdes afslutning nu og de 2 hold slås sammen til 1 hold. Asbjørn rykker igen-igen for kontingent, der er en del der ikke har betalt. Flex-fodbold: Det ender vist med, at vi får kr. for det topnet. DGI vil gerne have noget tilbagemelding på, hvordan banen bliver brugt. Det sørger Mikael for, at de får. Allan Dickow vil gerne stå for et indefodboldhold. Det er ok.

10 Tennis: Erik Skræm har henvendt sig til os vedr. timer i Næshallen, vi håber det løser sig. De udendørs tennisbaner er i dårlig stand, og de har her i efteråret været meget glatte og nogle gange umulige at spille forsvarligt på. Mette har snakket med Jørgen Lildholdt, som har kontaktet kommunen igen-igen - for at aftale, om vi selv må fjerne de store træer, der står ud til vejen og skygger især for bane 2, eller om de gør det. Også snak om, om drænene ved banerne muligvis er tilstoppede/tilgroede, men det mener Jørgen ikke, da der ligger drænasfalt under banerne for at forhindre dette. Vi mangler en officiel formand for tennisafdelingen, så gode forslag efterlyses. Det ville være rart igen at have et par banemænd m/k, som kunne stå for regelmæssig pleje af banerne, fjernelse af ukrudt m.m. Dette må tages op med tennisudvalget. Til foråret når banerne skal klargøres, må vi sammen med tennisudvalget tage stilling til, hvad der skal gøres og om vi evt. skal have hjælp udefra til at få banerne i optimal stand. SMS-aktiviteter: Der kommer hele tiden nye sms-aktiviteter, det sidste nye er Ladyfitness. Det er nu muligt at gå til 6 forskellige aktiviteter, så det kan blive dyrt for folk, der vil gå til flere aktiviteter. Derfor er der lavet et efterårstilbud, så man kan betale et fast kontingent for at gå på alle de hold, de vil. Hvis man ikke vælger dette, skal man stadig melde sig til sms-medlemskab på hjemmesiden. Ridning: Det går rigtigt godt nu efter nogle udfordringer. Fast hold tirsdag og torsdag. Lidt udfordring i ft. leje af 2 af hestene. Det bliver aftalt inden næste sæson. SMS/ridning: Rasmus har snakket med Birgitte hestetræner om at lave noget sms-ridning, så hun, når sæsonen er slut, kan sms til børnene, om de vil ride. Det lyder som en rigtig god idé, så det går vi videre med. Hun skal have adgang til sms-servicen, det sørger formanden for, at hun får. Sognenyt: Erik har nu udsendt sit første Sognenyt, som han får ros for. Der vil arbejdes i Sognerådet for at få flere annoncører. Vi opfordres alle til at tænke på spændende indlæg. Seniorafdelingen: Seniorafdelingen klager over, at der igen er nogen, der har flået musikanlægget fra hinanden. Mikael ser på det rigtigt hurtigt. En løsning kan være at skrue anlægget fast til væggen, så man ikke kan komme ind bagved. Når klubhuset lejes ud, skal vi huske at gøre opmærksom på, at der ikke må pilles ved anlægget og at folk skal medbringe deres eget musikanlæg. Mikael ser også på projektoren og ophængning af den. Trøjer: Britta og Mette J. har besluttet hvilke trøjer vi skal have. Lene Byriel vil komme med prøver. Forsikring: Nikolaj har fået et tilbud på forsikringer fra Tryg, der skulle passe til vores behov som forening. Årlig pris ca kr. og så har vi ikke forsikring på udendørs løsøre (flexbanen, tennisbaner, m.m.) Vi synes det er mange penge, pt. betaler vi ca kr. Vi inviterer Nikolaj til det næste bestyrelsesmøde for at gøre rede for det hele. 5. Kassererens input:

11 Pt. er der ca kr. på kontoen, så det ser helt godt ud. Der er kommet kr. fra Landdistriktspuljen og der må snart komme kr. fra DGI. Der er indberettet medlemstal til kommunen. Der laves årsafslutning nu, så det er klar til generalforsamling. Mette L. er blevet kassererassistent, så det er hende der tager sig af medlemslister. Derfor kan man henvende sig til hende, hvis man vil have informationer om medlemslisterne og kontingentindbetaling. 6. Planlægning af generalforsamling: Vi anbefaler Mette J. at stille op som frit valgt medlem. Dvs. at vi kommer til at mangle 2 suppleanter. Vi må alle overveje seriøse bud. Mette J. har et par stykker hun vil spørge. Formanden har delt et skema ud over opgaver de blev fordelt. Er vedhæftet referatet, så alle kan se, hvad de har meldt sig til. Vi møder alle kl , klargøringsholdet skal nok møde noget før!! (De skal jo have foldet servietter og lavet bordkort og sådan noget ) 7. Evt.: Vi skal huske at melde os til voksenfesten d , der er ikke meldt så mange til endnu. Kassereren beder holdlederne tjekke, om fødselsåret og andre data på de medlemmer der står på deres medlemslister er korrekt. Det gælder især tons & tummel. Formanden er i gang med en mulig yogainstruktør, men yogauddannelsen er meget dyr, så det skal der lige arbejdes med. Skituren hænger lidt, der er ikke nok tilmeldte pt. Formanden arbejder videre med det. Næste møde mandag d. 28. oktober Asbjørn og Jakob er mødeansvarlige. Ref.: Mette

12 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF torsdag d Deltagere: Hanne Lene, Britta, Jakob, Erik, Asbjørn, Susanne, Mette J., Mette L., Rasmus, Lisbet, Mikael 1. Godkendelse af dagsorden og åben for tilføjelser: Pkt. 4: Profiltøj, forsikring 2. Godkendelse af referat og opfølgning: Formanden har haft kontakt til rulleskimanden. Han vil gerne komme en søndag i november, det arbejdes der videre med. Referat godkendt. 3. Nyt fra formanden: HIR/valgmøde: Der bliver indkaldt til valgmøde i Hammelev i fm. kommunevalget. Der vil blive drøftet idrætspolitik. Formanden sender dato ud senere. Næshallen: Der er folk i fuld gang, både bygningsmæssigt og organisatorisk. Der har været 2 møder, hvor repræsentanter fra VUIF har været med. Det er svært at se, hvordan det skal drives dernede og lidt forvirrende med forskellige meldinger. Formanden har et forslag om, at Næshallen står for fitness og squash og vi står for spinning. Det skrives rent og sendes rundt til os andre. Friskolen: Haderslev kommune mener ikke, de har givet tilsagn om, at de vil betale for at vi bruger friskolens gymnastiksal. Friskolen og VUIF er enige om, at det må vi finde ud af i fred og fordragelighed. Så vi må se, hvad det hele ender med. Fortsættelse følger.. Senest skal vi have en digital postkasse. Kassereren arbejder videre med det er sidste frist for indstilling til Årets skulderklap. Har vi nogle emner? Sundhedsdagen er overstået og gymnastikudvalget er enige om, at det er sidste gang, de vil arrangere den. Det er et stort arbejde og der kommer ikke så mange (og nye) folk. 4. Nyt fra de forskellige aktiviteter: Badminton: Efter efterårsferien udbyder vi badminton i Næshallen og gør brug af Tobias Bilde som instruktør. Gymnastik: Alle hold er i gang, undtagen Herlige Herrer. Der er lidt udfordringer mht redskaber, men det bliver der set på. Fodbold:

13 Der holdes afslutning nu og de 2 hold slås sammen til 1 hold. Asbjørn rykker igen-igen for kontingent, der er en del der ikke har betalt. Flex-fodbold: Det ender vist med, at vi får kr. for det topnet. DGI vil gerne have noget tilbagemelding på, hvordan banen bliver brugt. Det sørger Mikael for, at de får. Allan Dickow vil gerne stå for et indefodboldhold. Det er ok. Tennis: Erik Skræm har henvendt sig til os vedr. timer i Næshallen, vi håber det løser sig. De udendørs tennisbaner er i dårlig stand, og de har her i efteråret været meget glatte og nogle gange umulige at spille forsvarligt på. Mette har snakket med Jørgen Lildholdt, som har kontaktet kommunen igen-igen - for at aftale, om vi selv må fjerne de store træer, der står ud til vejen og skygger især for bane 2, eller om de gør det. Også snak om, om drænene ved banerne muligvis er tilstoppede/tilgroede, men det mener Jørgen ikke, da der ligger drænasfalt under banerne for at forhindre dette. Vi mangler en officiel formand for tennisafdelingen, så gode forslag efterlyses. Det ville være rart igen at have et par banemænd m/k, som kunne stå for regelmæssig pleje af banerne, fjernelse af ukrudt m.m. Dette må tages op med tennisudvalget. Til foråret når banerne skal klargøres, må vi sammen med tennisudvalget tage stilling til, hvad der skal gøres og om vi evt. skal have hjælp udefra til at få banerne i optimal stand. SMS-aktiviteter: Der kommer hele tiden nye sms-aktiviteter, det sidste nye er Ladyfitness. Det er nu muligt at gå til 6 forskellige aktiviteter, så det kan blive dyrt for folk, der vil gå til flere aktiviteter. Derfor er der lavet et efterårstilbud, så man kan betale et fast kontingent for at gå på alle de hold, de vil. Hvis man ikke vælger dette, skal man stadig melde sig til sms-medlemskab på hjemmesiden. Ridning: Det går rigtigt godt nu efter nogle udfordringer. Fast hold tirsdag og torsdag. Lidt udfordring i ft. leje af 2 af hestene. Det bliver aftalt inden næste sæson. SMS/ridning: Rasmus har snakket med Birgitte hestetræner om at lave noget sms-ridning, så hun, når sæsonen er slut, kan sms til børnene, om de vil ride. Det lyder som en rigtig god idé, så det går vi videre med. Hun skal have adgang til sms-servicen, det sørger formanden for, at hun får. Sognenyt: Erik har nu udsendt sit første Sognenyt, som han får ros for. Der vil arbejdes i Sognerådet for at få flere annoncører. Vi opfordres alle til at tænke på spændende indlæg. Seniorafdelingen:

14 Seniorafdelingen klager over, at der igen er nogen, der har flået musikanlægget fra hinanden. Mikael ser på det rigtigt hurtigt. En løsning kan være at skrue anlægget fast til væggen, så man ikke kan komme ind bagved. Når klubhuset lejes ud, skal vi huske at gøre opmærksom på, at der ikke må pilles ved anlægget og at folk skal medbringe deres eget musikanlæg. Mikael ser også på projektoren og ophængning af den. Trøjer: Britta og Mette J. har besluttet hvilke trøjer vi skal have. Lene Byriel vil komme med prøver. Forsikring: Nikolaj har fået et tilbud på forsikringer fra Tryg, der skulle passe til vores behov som forening. Årlig pris ca kr. og så har vi ikke forsikring på udendørs løsøre (flexbanen, tennisbaner, m.m.) Vi synes det er mange penge, pt. betaler vi ca kr. Vi inviterer Nikolaj til det næste bestyrelsesmøde for at gøre rede for det hele. 5. Kassererens input: Pt. er der ca kr. på kontoen, så det ser helt godt ud. Der er kommet kr. fra Landdistriktspuljen og der må snart komme kr. fra DGI. Der er indberettet medlemstal til kommunen. Der laves årsafslutning nu, så det er klar til generalforsamling. Mette L. er blevet kassererassistent, så det er hende der tager sig af medlemslister. Derfor kan man henvende sig til hende, hvis man vil have informationer om medlemslisterne og kontingentindbetaling. 6. Planlægning af generalforsamling: Vi anbefaler Mette J. at stille op som frit valgt medlem. Dvs. at vi kommer til at mangle 2 suppleanter. Vi må alle overveje seriøse bud. Mette J. har et par stykker hun vil spørge. Formanden har delt et skema ud over opgaver de blev fordelt. Er vedhæftet referatet, så alle kan se, hvad de har meldt sig til. Vi møder alle kl , klargøringsholdet skal nok møde noget før!! (De skal jo have foldet servietter og lavet bordkort og sådan noget ) 7. Evt.: Vi skal huske at melde os til voksenfesten d , der er ikke meldt så mange til endnu. Kassereren beder holdlederne tjekke, om fødselsåret og andre data på de medlemmer der står på deres medlemslister er korrekt. Det gælder især tons & tummel. Formanden er i gang med en mulig yogainstruktør, men yogauddannelsen er meget dyr, så det skal der lige arbejdes med. Skituren hænger lidt, der er ikke nok tilmeldte pt. Formanden arbejder videre med det. Næste møde mandag d. 28. oktober Asbjørn og Jakob er mødeansvarlige.

15 Ref.: Mette

16 Referat fra bestyrelsesmøde mandag d Til stede: Hanne Lene, Lisbet, Britta, Mikael, Rasmus, Jakob, Asbjørn, Mette J., Mette L., Susanne 1. Besøg af Allan Højmark: Snak om redskabsrummet i Næshallen. Pt. er der ikke noget redskabsrum i Næshallen, men blot et aflukke i hallen og det er ikke tilfredsstillende med de mange og dyre redskaber vi har. Der er blevet snakket om at hegne redskaberne ind med noget net, der kan låses af/sikres henne i et hjørne ved branddøren (flugtvej skal holdes fri). Vi synes, det lyder som en god løsning og Allan arbejder videre med det. Der er et forslag vedr. rengøring dernede om, at det udliciteres til de foreninger, der benytter Næshallen. Evt. unge, der gør rent mod betaling, dels til foreningen og dels til dem, der gør rent. Alternativt kan det udliciteres til et rengøringsfirma. Eller landmandsmedhjælpernes koner her på egnen?? Allan vil gerne søge nogle fonde til sit atletikprojekt og spørger, om han kan søge igennem VUIF, da man skal være en forening for at søge til nogle af dem? Det er ok. 2. Godkendelse af dagsorden: Intet. 3. Godkendelse af referat og opfølgning: Tennis: I ft. indendørs tennis er det sådan, at Ældresagen fortsat kan spille dernede mod betaling der afregnes med Næshallen. Hvis man er medlem af VUIF, kan man leje en bane til 100 kr. i timen, ellers koster det 400 kr. i timen. Aftalen er, at de har lejet hallen 5 timer hver mandag i vintersæsonen til 8000 kr. Næste år skal vi have indføjet i tenniskontingentet, at helårssæsonen kun gælder på de udendørs baner. 4. Generalforsamling: Er vist på plads. Vi satser på 40 fremmødte. Vi har flere emner til suppleanter, så vi regner med, at det bliver nemt at finde 2 stk. Husk lige at tjekke to-do-listen til generalforsamlingen, så du får gjort det du skal til den aften!! 5. Kort nyt fra alle: VUIF-uniform: Mette J. og Britta har fået prøver på en træningstrøje og en vest, som vi skal prøve. Det glæder vi os til. Skilte på ridebanen: Sponsorskiltet er kommet og bliver sat op på ridebanen. Legepladsen: LAG-skiltet er blevet lavet og sat op.

17 Vi har nu fået 6. henvendelse fra kommunen med efterlysning af endelig afslutning på projektet, så de kan udstede en endelig godkendelse. Men papirerne er sendt ind for længst flere gange, så vi håber godkendelsen snart kommer. Forsikring: Lisbet arbejder stadig på sagen og har sendt informationer rundt til os. Vi beslutter, at det sættes i værk nu og Lisbet kontakter Nikolaj. Ladyfitness: Kører på skinner, der er kommet medlemmer, som ikke har været med før. Instruktørerne arbejder med et lille surpriseevent. Ridning: Rasmus siger, at Guldlok er på vinterophold i Hammelev og det tegner rigtigt godt, så hun skal nok være klar til foråret. SMS-ridning? Hvordan går det med det? ACT: Rasmus er lidt frustreret over, at det ikke helt kører, der kommer ikke så mange. Måske skal der sendes sms rundt igen hver onsdag, så fok bliver mindet om det? Dejligt at Peer kan tage over, når Rasmus ikke kan. Der kommer en vejledning med næste referat i at sende sms ud via sms-service. (Kommer snarest!!) 6. Kort nyt fra kassereren: Kassereren gennemgik en liste over folk, som ikke har betalt for sms-aktiviteter i foråret. Hun vil sørge for, at de der skal betale, bliver rykket for det. Hvis man har været instruktør sidste år, skal man ikke betale forårskontingent. Susanne kontakter DGI (Lene Von Qualen) for tilbageførsel af noget kursusgebyr. Hun er også i gang med kontakten til Hoptrup købmanden vedr. kontering til os, hvor der har været noget rod. Vi må IKKE selv lave modregninger i regnskaber, vi skal aflevere kontanter til Susanne og så betaler hun os det, vi har til gode, hvis vi har vedlagt bilag. Susanne arbejder stadig på at få lavet digital postkasse. Kontingent: Der blev delt medlemslister over dem, der har betalt på de enkelte hold. De enkelte kontaktpersoner på holdene tager fat i dem, der ikke har betalt. Det er vigtigt, at vi får fat i folk NU, så må der gives besked om, at de ikke kan være med på holdet, hvis de ikke får betalt. Der skal betales senest på næste tirsdag d Mette trækker lister ud onsdag d og sørger for, at kontaktpersonerne får dem. 7. Kort nyt fra formanden: Næshallen: Vi har ikke fået respons på det forslag vi har sendt til Næssets bestyrelse vedr. organisering. Der er sendt invitationer ud til indvielsesfest til Næsset Sport og Natur d. 23. november. Formanden foreslår at vi laver et VUIF-bord, som ikke skal være et VUIF-bord, men at vi prøver på at få det længste bord. Det er bestyrelsens julearrangement, så kassereren afregner. Formanden sender sms ud, så vi kan få os meldt til. Valgmøde i Hammelev mandag d kl. 19:

18 Hvem deltager?? Formanden og kassereren og?? Badminton: Tobias Bilde starter badminton næste onsdag Skitur: Hanne Lene arbejder på at få skituren op at stå. Hun melder ud, når der er nyt i sagen. Zumba: Tina Hyldelund har henvendt sig for at høre, om hun kan få en ny og tidligere zumbatid, da torsdag kl. 20 er for sent. Kan det evt. være i Næshallens gymnastiksal? Formanden snakker med hende. 8. Evt.: Næste møde bliver aftalt efter generalforsamling. Ref.: Mette

19 Referat fra bestyrelsesmøde i VUIF lørdag d Til stede: Rasmus, Mette J., Susanne, Britta, Helle, Allan, Asbjørn, Mikael, Lisbet, Hanne Lene, Mette L. 1. Godkendelse af dagsorden: Vand, forsikringer 2. Godkendelse af referat fra generalforsamling: Husk at sende referat fra udvalgsformændene til hjemmesiden. Det var rigtigt godt med de der post-it s, der kom rigtigt mange gode ideer og meget ros fra folk, der var med og som måske ellers ikke ville have ytret sig. Hvordan vil vi arbejde videre med de mange gode ideer, der kom frem? 3. Konstituering valg af næstformand: Vi skal have valgt en næstformand, der kan overtage en del opgaver fra formanden. Mikael vil gerne være næstformand. 4. Bestyrelsesarbejdets spilleregler forventningsafklaring + en del blandet: Vi skal have lavet en opfølgning på udvalg og kompetencepersoner i foreningen. Det gør formanden og sekretæren. I januar arbejder vi videre med dette punkt. Formanden opfordrer alle til at tjekke deres mail og få svaret på det, der skal svares på. Husk svar til alle, når det er noget vi alle skal vide. Det er også godt lige at markere, at man har læst mailen. Forsikring: Forsikringsaftalen er nu på plads. Formanden skriver under. Når alt er på plads, kommer assurandøren på besøg til et bestyrelsesmøde og gennemgår policerne. Skolereformen: Vi afventer, hvordan det bliver med den nye skolereform i ft. vores eftermiddagstilbud til børn. Formanden sender os et oplæg fra DGI vedr. dette. Konference omkring skolereformen i DGI d. 2. april. Skak: Seniorafdelingen barsler snart med projekt skak, som vil være for alle. Gymshow: Formanden delte foldere ud omkring et arrangement Gymshow. Så hvis nogen mangler en julegave DGI Sønderjylland inviterer til Fryns for frivillige d i Sønderborg. Vi inviterer alle instruktører og tilbyder at betale det halve. Bestyrelsen bliver inviteret uden beregning.

20 Højskoledag d. 1.2.: 21 tilmeldt fra VUIF (seniorer) Instruktørdag i juni: Rasmus og Mette J. skal arrangere. De finder hurtigt en dato og melder ud. 5. Mødekalender og årshjul 2014: Vi udarbejdede et nyt årshjul for Det bliver sendt ud, når jeg lige finder ud af, hvor det er!! Vi har en stor udfordring i ft. at kunne være i gymnastiksalen, da kommunen ikke vil betale for det. Formanden arbejder heftigt videre med det. Lisbet er ansvarlig for at der bliver indsendt til Sognenyt til deadline hver anden måned. Hun opfordrer os og andre til at skrive til Sognenyt, f.eks. når der har været nogle arrangementer. Hjælperfest: Britta, Mette J. + Susanne til økonomi. De kontakter FDF for evt. samarbejde. Fastelavnsfest: Allan kontakter dem der plejer at arrangere. Husk at minde dem om deadline til Sognenyt med invitationen og at der skal tages billeder. Cykelsponsorløb: Asbjørn, Helle, Mikael, Susanne til økonomien. Der tages kontakt til FDF. Kløften: Asbjørn og Peer Olsen. Knivtræf i 2015: Asbjørn og Rasmus. Fodboldskole: Allan. Oplæg til fællestur for medlemmer (skitur, La Santa eller sådan noget): Ingen frivillige, vi venter og ser, om nogen kommer på nogle gode ideer. Fodbold VM: Rasmus. Fodboldflexbanen: Rasmus. Allan sørger for noget der kan sprøjtes mod ukrudt. Sommerfest: Eller måske høstfest?? Mikael er kontaktperson. Generalforsamling: Hele bestyrelsen. Invitationen skal indsendes til Sognenyt 1. september, det står formanden for. Vækning af julemanden: Allan kontakter dem der plejer at arrangere. Husk at snakke med dem om starttidspunkt, Helle påpeger, at det måske er lidt sent at starte kl Evt.: Jens fra Øsby er interesseret i at være med til noget fodbold her i foreningen. Allan og Asbjørn kontakter ham i januar. Der har været afholdt generalforsamling i Næsset Sport og natur. Der er nedsat en bestyrelse som består af Næssets bestyrelse. Vi vil gerne mødes med dem og få afstemt forventninger og samarbejde, da vi ikke synes, at vi bliver hørt. Næste møde: Torsdag d kl Mikael og Rasmus er mødeansvarlige.