Agenda/Referat. Prioritering Konklusion/actionpunkt:

Transkript

1 Møde: Bestyrelsesmøde Agenda/Referat Formål med mødet: Overdragelse af opgaver til de nye bestyrelsesmedlemmer Mødeleder: Buk & Heco Referent: Heco Dato: Mødedeltagere: 1. Heco (137), Bladt (xx), Buk (100), Alexander S. Boe (xx), Berg (xx), Løvendahl (xx), S. Andersen (xx) og Jes Fredslund (xx) Starttidspunkt 1 Bestyrelsen og dens rolle: 5 bestyrelsesmedlemmer, som har stemmeret og følgende roller: Heco, formand (primær ansvar for indkaldelse til møder, kontaktperson og uddelegering af opg. samt fremdrift), næstformand (primær ansvar: at tiltræde som stedfortræder for formand, postmodtageren og ordstyrer) Aziz, kasserer, kasser (primær ansvar at overholder budgettet), lovtovholderen (primær ansvar: at have styr på det lovmæssige i forhold til grundejerforenings vedtægter, eksterne aftaler, lokalplan m.m.), teknikeren (primær ansvar: Alt det tekniske) 3 Suppleanter (primær ansvar: hjemmeside og det tekniske) Jes (primær ansvar: stedfortræder) Aleksander (primær ansvar: stedfortræder) Buk, formand stopper i, men hjælper med overdragelse af alle opgaver Alle andre beboer: At holde os på dupperne og hjælpe til Side 1 af 5

2 2 Både bestyrelsesmedlemmer og suppleanter indkaldes til møder og den næste bestyrelsesmøde er d. 15. maj kl i Åbrinken 114 hos. Kun bestyrelsesmedlemmer har stemmeret. 3 Overdragelse af ansvar fra Humlebo til Åbrinken foreningen Bestyrelsen var enige i at nægte overdragelse per 1. maj 2017, dvs. ingen overdragelse før alt udestående er færdiggjort af Humlebo. Dette skal mindske risikoen for medlemmerne. Humlebo orienteres via . Bestyrelsen danner overblik over alle de opgaver vi får overdraget af Humlebo samt overblik over hvilke objekter vi får overdraget og i hvilket stand det skal overdrages. laver en liste og alle bidrager med emner. + Bestyrelsen danner overblik over alle de aftaler der er bliver indgået indtil videre mht. overdragelse. Der var nævnt, at Mia har lovet at overdragelsen skulle ske hen over sommeren For god ordens skyld skal det også nævnes, at den tidligere bestyrelse ikke har indgået en underskrevet aftale om overdragelse og den ikke har på nogen tidspunkt aftalt, at overtage ansvar før alle objekter er i den aftalte stand. Cowi referat, som omhandler hvad Humlebo mangler at lave før overdragelse sendes til. Bestyrelsen tager et møde med Claus fra Humlebo, når vi har det fulde overblik og forhandler en så sent som mulig overtagelse. 4 Støjhegn, sikre at støjrapporten overholdes og øge medlemmernes ejendomsværdi Heco, & Uge 21 Bestyrelsen er enige, at sørge for rapporten, som er bygget på simuleringer også holder i virkeligheden samt at prøve at øge ejendomsværdi ved mindske støjen. Side 2 af 5

3 forsøger at få fat på noget udstyr, som kan måle støjen og sørger for at måle det. Der er to rapporter omkring støj, hvor den ene er med den gamle plan og den nye med den nye plan. Denne plan sendes til. har allerede taget kontakt til en fra kommunen, som har været inde over denne teoretiske måling, og der er evt. mulighed for at få kommunen til at måle støjen gratis. sender kontaktoplysninger til, som kontakter vedkommende. & 5 Budget På den sidste general forsamling, da er man blevet enige om en kontingent på kr. om året. Bestyrelsen udarbejder et budget, som skal danne grundlag for de kr. om året og som kassereren skal sørge for at overholder. Bestyrelsen udarbejder et regnskab i Excel, som fremlægges på den næste bestyrelsesmøde. Regnskabet deles op i vedligeholdelses omkostninger (variable) og faste omkostninger. Aziz Bestyrelsen dannet overblik over de forskellige omkostninger, som kan ramme foreningenen og som skal bruges til at udarbejde et regnskab, der var nævnt følgende: 1. Gartner ca kr. om året 2. Hjemmeside ca kr. om året 3. Kontogebyr? 4. Vejfond? 5. Snerydning? 6. Forsikring? 7. Herlof Trolles Vej formand bliver spurgt til deres udgifter Aziz Jes 6 Legeplads På vores sidste generalforsamling var medlemmerne blevet enige om at undersøge hvad legepladser koster, som skal fremlægges på den næste generalforsamling og er blevet enige om at gøre status på den næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen har 4 forslag, hvor økonomien skal undersøges: Side 3 af 5

4 1. Lille og billig legeplads 2. Stor og dyr legeplads 3. At vi aftaler med Herlof Trolles Vej, at vi deles om vedligeholdelsesudgifter til deres legeplads og dermed retten til at benytte deres legeplads permanent. 4. At vi aftaler med Herlof Trolles Vej, at vi må benytte deres legeplads, indtil de bliver træt af os. 7 Kommunikation Bestyrelsen er blevet enige om at hjemmesiden er den primære kommunikationskanal, som bliver opdateret af. Alle andre kanaler er sekundær, såsom Facebook, osv. Intern Kommunikation: Alt post modtages af og sendes videre til den rette bestyrelsesmedlem. kontoen og den fysiske adresse af Åbrinken forening ændres til s og adresse. Der laves en gratis Dropbox konto med en mappestruktur, hvor alle dokumenter gemmes og edit rettigheder gives til imens view rettigheder gives til alle medlemmer. Der udarbejdes kontaktoplysninger af alle medlemmer samt Ekstern Kommunikation. Ud af til bliver medlemmerne og repræsenteret af formanden. 8 Sommerfest/ruste sammen Bestyrelsen er blevet enige om at undersøge muligheder for en sommerfest, hvor formålet er at lærer at kende sin nabo og inddrage alle medlemmer i s opgaver. Side 4 af 5

5 9 Andet Alle udbetalinger skal godkendes af formand og kasser. Bestyrelsen Ingen eksterne aftaler må laves uden at det er godkendt af Bestyrelsen Disse 8 punkter samt punkt andet indeholder alle opgaver, som den gamle bestyrelse har haft ansvar for. Bestyrelsen undersøger om nogen beslutninger strider imod foreningsvedtægter. God snerydning skik vedtages af på den bestyrelsesmøde. Et udkast udarbejdes til godkendelse. Nabohjælp ordning undersøges for at mindske sandsynlighed for indbrud på Åbrinken eller andre alternativer, omkostninger og hvordan man går i gang Hjertestarter ordning undersøges og dets omkostninger Side 5 af 5