BRUGER DOKUMENTATION. IRIS Suite Version 3.x GODKENDER (GE)

Transkript

1 BRUGER DOKUMENTATION IRIS Suite Version 3.x GODKENDER (GE)

2 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 2 (44) Generelle informationer Målgruppen for denne vejledning er en bruger af IRIS Suite, som skal udfører en godkendelse af et elektronisk dokument af typen faktura, som kategoriseres som GE (Generel Expenses) uden linjer. Dvs. faktura linjer er ikke løftet af dokumentet. Forbehold IT Solutions Danmark ApS har udført omfattende tests af ovennævnte software på en platform med Microsoft Windows XP service pack 2 og Microsoft Internet Explorer version 7.0. Andre versioner af styresystem og browser kan anvendes, men IT Solutions Danmark ApS kan ikke påtage sig nogen support for problemer der eventuelt opleves med andre versioner af styresystem eller browser. Forudsætning For så problemfri anvendelse af nærværende software som muligt, anbefales det at kontrollere at følgende er installeret: Microsoft Windows XP service pack 2 Microsoft Internet Explorer version 7.0 IRIS version Adgang via Active Directory igennem eget netværk Minimums resultat opnås med en skærmopløsning på 1024x768. Det anbefales, at der vælges en højere opløsning. IRIS Suite by IT Solutions Danmark ApS Forfatter: Henrik Povlsen August 2008 Copyright , IT Solutions Danmark ApS -

3 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 3 (44) Indholdsfortegnelse GENERELLE INFORMATIONER...2 FORBEHOLD...2 FORUDSÆTNING...2 HVAD ER IRIS SUITE?...5 HVAD ER IRIS SUITE?...6 PROCESSEN...7 SCANNING...7 FORDELING...7 KONTERING...8 GODKENDELSE...8 PROKURA GRÆNSER OG GODKENDELSE...8 AFVISNING...8 BOGFØRING...9 GE SYSTEMETS GENERELLE PROCES...10 GODKENDER ROLLEN...11 GENERELT FOR ROLLEN...12 ADGANG TIL SYSTEMET...12 ADGANG VIA MAIL-NOTIFIKATIONER...13 NOTIFIKATIONER...14 Rykkere...14 User/Bruger...14 Roller...14 Profiler...14 Substitut/Afløser...15 ADGANG TIL SYSTEMET VIA VALG AF PROFIL...16 IRIS SUITE FOR EN GODKENDER...18 INDBAKKE SYSTEMET...18 Søgning (Kun i egne dokumenter)...18 Prokura oversigt (egen eller lederen s afdeling(er)...18 STANDARD INDBAKKE...19 Overskrifterne i Indbakken...19 Filterfunktion på Indbakken...21 Vis dokumentets detaljer...22 Detaljer for Hoved informationer...22 Funktioner i dokumentets visning af detaljer...23 Generel Navigering...23 HÅNDTERING AF DOKUMENTER...24 GODKEND DOKUMENT...24 Kontering af linje...24 Vælg kontotype...24 Vælg konto...24 Konteringstekst...25 Valutakoden...25 Dimensioner...25 Momskode...25

4 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 4 (44) Split af linje...26 Godkendelse...27 AFVIS DOKUMENT...28 PROCES FOR AFVISNING UDEN ÅRSAGSKODE...29 Årsagskode Generel afvisning...29 PROCES FOR AFVISNING MED ÅRSAGSKODER...30 GENEREL PROCES...30 Årsagskode Krav om kreditnota...30 Årsagskode Parkering...31 Årsagskode Anden godkender...31 Årsagskode Tilbage til tidligere godkender...32 Årsagskode Dokument skal slettes...33 Årsagskode Dokument skal redigeres...34 Årsagskode Generel afvisning...34 SUPERVISORENS INDBAKKER...36 SØGNING...37 SØGNING...37 Standard søgning i egne dokumenter...37 SØGEKRITERIER...38 Dokument type...38 Dokument Status...38 IRISid...38 FakturaNr / KreditnotaNr...39 Fra Fakturadato - Til Faturadato...39 Fra Forfaldsdato - Til Forfaldsdato...40 Valuta...40 Fra Netto Til Netto...40 Leverandør Nr...41 Fritekst søgning...41 KontoType - Konto...41 VareNr (Lev)...42 OrdreNr...42 Dimensioner...42 OVERSIGT OVER IKONER I SYSTEMET...43 NAVIGERING GENERELT...43 PÅ HOVED NIVEAU...43 LINIE /NIVEAU OG VEDLIGEHOLDELSE...43 NOTATS FUNKTION...44 FILTER FUNKTIONEN...44

5 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 5 (44) Hvad er IRIS Suite? IRIS Suite er et dokumenthåndteringssystem til behandling af bl.a. fakturaer og kreditnotaer som ønskes behandlet elektronisk. IRIS Suite er baseret på en række standard faciliteter, som gør det muligt at have en varierende opsætning per regnskab. Det gør systemet meget fleksibelt og attraktivt. Systemet er baseret på.net og kan derfor kun tilgås via en Browser. De efterfølgende afsnit fortæller i detaljer det som er relevant for en bruger af typen Godkender.

6 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 6 (44) Hvad er IRIS Suite? IRIS Suite er et dokumenthåndteringssystem til behandling af bl.a. fakturaer og kreditnotaer som ønskes behandlet elektronisk. IRIS Suite er baseret på en række standard faciliteter, som gør det muligt at have en varierende opsætning per regnskab. Det gør systemet meget fleksibelt og attraktivt. Systemet er baseret på.net og kan derfor kun tilgås via en Browser. De efterfølgende afsnit fortæller i detaljer det som er relevant for en bruger af typen Godkender.

7 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 7 (44) Processen Systemets proces starter med at papir dokumenter scannes i en scanner, eller indlæses som PDF fil. Under scanningen af løftes en række oplysninger som er på dokumentet. Det være sig fakturaens nummer, datoer, beløb, afsenderen, modtageren etc. Alle disse informationer overføres til en database, som er en del af det system som du som bruger, skal benytte når du skal godkende en faktura. Efter scanning og behandling af dokumenterne fordeles de til de respektive personer som skal kontere og- /eller godkende dem, før de bogføres i økonomi systemet. Scanning Scanning af dokumenterne sker efter af dokumenterne er modtaget i bogholderiet. Dvs. alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes/ afleveres til bogholderiet for behandling. Såfremt der er modtaget en faktura eller kreditnota som en billede fil (TIFF, JPG, BMP, GIF, PNG eller PDF), så skal de ligeledes fremsendes til bogholderiet, for behandling. Bogholderiet er bekendt med den specifikke procedure for scanningen. Fordeling Fordelingen af et dokument til godkendelse kan ske ud fra flere principper. Automatisk fordeling via opsætning i systemet. Fast modtager af alle dokumenter fra en bestemt leverandør/ afsender Fast rækkefølge på en liste af godkendere (kaldet distributionsliste) Automatisk videre sendelse af dokument til en leder, grundet overskridelse af en opsat prokura-grænse (grænsen er pr. valuta) Manuel valg af modtager Valg af distributionsliste Valg af næste modtager på en igangværende distributionsliste Bogholderiet vælger i scanningen hvilken distributionsliste der skal benyttes. Såfremt det kan konstateres at det ikke er den korrekte, så skal dokumentet afvises (notat udfyldes med begrundelse), og supervisoren skal efterfølgende vælge en anden distributionsliste. Det vigtigste er at forholde sig til det som er i den enkelte brugers indbakke.

8 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 8 (44) Kontering Når et dokument modtages i en Indbakke og der er mulighed for at udfylde kontonummer og dimensioner, betyder det at der skal foretages kontering. Det kan forekomme at der er foretaget en kontering forud for modtagelse af et dokument. Herefter skal konteringen blot verificeres. Skal der foretages ændringer er dette muligt såfremt der er åbnet for redigering. Alternativt skal dokumentet afvises. Konteringen består af flere funktioner: Valg af konto (Finans) Valg af dimensioner (afdeling, bærer og formål) i alt 8 dimensioner er mulige i systemet, men det er individuelt pr. kunde. Split af konteringen ud på flere konti og-/eller dimensioner Godkendelse Godkendelsen er en proces hvor flere alternative opgave skal udføres: Kontering af kontonumre og dimensioner Validering af valgte kontonumre og dimensioner Distribuering af dokumenter til andre godkendere Detaljerne beskrives i efterfølgende afsnit. Prokura grænser og godkendelse Prokura grænsen kan betyde at der skal foretages en yderlig godkendelse af et dokument hos en leder. Det betyder i sin enkelthed at det enkelte dokument konteres og godkendes af den som modtager dokumentet (som normalt). Er en grænse overskredet, tilføjes (automatisk af systemet), godkenders leder til listen som næste godkender. Er grænsen også her overskredet, gentages processen til dennes leder. Der er altid en øverste chef der kan godkende et beløb på alle valutaer på ca ,00. Dette tilsikre at der altid kan findes en godkender, før overførelse til økonomi systemet til endelig bogføring. Afvisning Såfremt der er tvivl om dokumentet som er modtaget er korrekt eller der er en anden grund til ikke at godkende det; kan/bør det afvises. En afvisning betyder at dokumentet sendes til en supervisor. Derfor angives en årsagskode, som hjælper supervisor med, at håndtere dokumentet i den videre proces. En supervisor er en rolle som normalt påtages af en eller flere person(er) i bogholderiet.

9 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 9 (44) Bogføring Efter en godkendelse er dokumentet klar til bogføring i økonomi systemet. Periodisk overføres de godkendte dokumenter til økonomisystemet via supervisorfunktionen. Alle dokumenter vil være til stede under Indbakken for Behandlede og via Søgningen i arkiv. Dertil kan dokumentet også ses fra økonomisystemet via tryk på knappen IRIS Original. Denne er individuelt placeret for økonomi systemet og forudsætter en adgang dertil.

10 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 10 (44) GE Systemets generelle proces GE (Generel Expenses) tager sit udgangspunkt i, at der modtages en omkostningsfaktura fra en leverandør, som skal konteres ind i ERP systemet. Enten på en finanskonto, en sag eller et projekt. Når den modtages, så scannes/indlæses eller indlæses den med én faktura-linje. Det ser ud som nedenfor:

11 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 11 (44) Godkender rollen Processen for godkender, kan variere fra opsætning til opsætning. Dog er der en række fællestræk som kan danne basis for en vejledning, og det er disse fælles træk som er beskrevet i dette kapitel.

12 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 12 (44) Generelt for rollen Adgang til systemet Generelt sker det ved at have adgang til virksomhedens netværk. Det er i første omgang virksomhedens IT-/ og netværksansvarlige der sikre at den enkelte bruger har adgang til systemet. Note: Der kan være individuelle regler for opkobling via VPN, Citrix eller Windows Remote Desktop. Er dette tilfældet skal IT afdelingen kontaktes for særlige oplysninger. Da systemet er en del af virksomhedens Intranet, så skal systemet tilgås via en Internet Browser (også kaldet Windows Explorer ) Se efter følgende Ikon: Ikonet findes ofte på Windows Desktop eller skrivebordet. Herefter skrives følgende adresse (virksomheds specifik): Efterfølgende skal brugeren være oprettet som bruger af systemet. Når dette er tilfældet vil der være en række menupunkter tilråde for brugeren.

13 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 13 (44) Alternativt vil menuen se således ud: Intet kan vælges udover visning af versions nr. Adgang via mail-notifikationer Såfremt der er modtaget en mail (som vist nedenfor), kan adgangen ske via tryk på det vedlagte link til systemet. Der forefindes flere typer mail i systemet. De mest benyttet er: - Notifikation ( Der er dokumenter i din Indbakke til godkendelse ) - Rykker ( Der er dokumenter som ikke er godkendt indenfor de sidste x antal dage, venligst godkend dokumenterne ) Opsætningen og valg indhold i mails, bestemmes af supervisor.

14 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 14 (44) Notifikationer Standard er tids terminen 1 gang i døgnet (oftest i aftentimerne) afsendes en Notifikation, som fortæller at der er dokumenter i Indbakken. Har brugeren godkendt alle dokumenter, før der foretages en kørsel, fremsendes ikke en mail. Supervisor kan i løbet af dagen igangsætte en kørsel til udsendelse af Notifikationer, efter behov. Rykkere Rykkeren sendes oftest 3-5 dage efter fremsendelsen af notifikationen. Dette kan variere per virksomhed. Der er mulighed for at en rykker kan sendes til lederen, efter gentagende rykninger. Standard er dette sat til rykker nr. 3. User/Bruger Brugeren er den person som er logget på Windows styresystemet. Roller Rollen er den funktion som er afhængig af tildelte rettigheder. Det kan eksempelvis være: - Godkender (standard for alle brugere) - Leder (skal være markeret som Leder for en afdeling) - Supervisor (oftest en i bogholderiet som er superbruger på økonomi systemet) - Administrator (En supervisor eller en bruger i IT afdelingen) Navngivningen af roller kan være individuel for virksomheden. Profiler Profilen er det niveau som der giver adgang til systemet. - Standard (standard godkender) - Leder (skal være markeret som Leder for en afdeling, under roller) Har en godkender profil Få tildelt en række profil adgange til brugere, som er i samme afdeling som chefen er leder for. - Supervisor (har adgang til en række administrative funktioner): Håndtering af Afviste dokumenter Sletter dokumenter Redigere i kladdefunktionen Overfører til økonomi systemet

15 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 15 (44) - Administrator (En supervisor eller en bruger i IT afdelingen): Har adgang til administrative menuer som kun er nødvendige at tilgår ved installation og ved periodiske kørsler Navngivningen af roller kan være individuel for virksomheden. Substitut/Afløser Såfremt der er tildelt en periodisk substituering for en profil, så vil denne være synlig i den angivne periode. - De regler, rettigheder og prokuraer der er tildelt den originale profil, vil være tilgængelig for substitutten. Note: Alle udførte funktioner (godkendelse, afvisninger etc.) vil være synlige for den originale profil efterfølgende.

16 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 16 (44) Adgang til systemet via valg af profil Der gives adgang til systemet via valg af en profil. Profilerne som er til rådighed er vist en viste drop-downmenu. Valg af profil Når en profil vælges (via klik), genindlæses systemets parametre. Dvs. at menuen kan skifte indhold, til flere eller færre funktioner. Dette sker iht. de rettigheder som tildelt den enkelte profil. Ligeledes vises de gældende informationer for profilen iht. Bruger/ Profil/Regnskab i status baren. Brugeren er derfor altid bevidst om hvilken profil der benyttes. Note: Har brugeren kun Én profil, vises drop-down-menuen ikke, og der vises kun de faste profil oplysninger i status baren.

17 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 17 (44)

18 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 18 (44) IRIS Suite for en godkender Indbakke systemet Systemet er baseret på en række Indbakker. Disse indbakker indeholder dokumenter i forskellige stadier. Det er f.eks. - Til godkendelse (standard for alle) - Behandlede (standard for alle) Ligeledes er alle indbakkerne forskellige per bruger i systemet. Den enkelte bruger kan godt have flere indbakker i systemet. Det betyder at brugeren har flere profiler. En profil er et udtryk for hvilken rolle godkender udfører i systemet. Alle brugere har en standard profil. Det er den normale rolle som skal udføres i systemet. Såfremt en leder er afløser, kollega eller overordnet til en anden bruger af systemet, vil systemet give adgang til disse ved at tildele en ekstra profil. Disse kan være tidsbegrænset eller faste. Alle godkendelser og-/eller afvisninger af dokumenter udført med en anden brugers profil, stemples med disse informationer således at den enkelte bruger efterfølgende kan følge med i de opgaver der er udført i et eventuelt fravær. Søgning (Kun i egne dokumenter) Prokura oversigt (egen eller lederen s afdeling(er)

19 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 19 (44) Standard Indbakke Følgende opdeling er standard for en indbakke: Menubar Overskrift for listen Dokument oversigt Åben detaljer Notat på dokumentet Naviation Bruger Profil Regnskab Information Overskrifterne i Indbakken Nedenfor er vist de overskrifter som er standard i Indbakken. Disse er: Notat tom eller Notat udfyldt, se afsnit for vejledning til benyttelse af notater. Informationer der kan vises via Folde ud eller Folde ind. Vis dokumentets detaljer. Dvs. åbner dokumentet til visning. Se næste afsnit for detaljerne.

20 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 20 (44) Status, viser aktuel status på dokumentet. Ifb. med statusfeltet, foretages der Visning af indholdet i distributionslisten. Lev.Nr., det aktuelle leverandør nummer, hentet fra i systemet. LeverandørNavn, det aktuelle leverandør navn, hentet fra i systemet. FakturaNr, det aktuelle faktura nummer. Markering af X eller, dvs. kreditnota (ja/nej) VAL, den aktuelle valutakode Netto, den aktuelle værdi for Netto. Total, den aktuelle værdi for Brutto. Faktura dato, angivelse af den dato som er angivet som fakturadato. Forfalds dato, angivelse af den dato som er angivet som forfaldsdato. Distrib., den aktuelle distributionsliste. Dvs. listen over de godkendere som skal godkende dokumentet. Godk. af, angivelse af tidligere/seneste godkender på listen. Akt. godk, angivelse af den aktuelle godkender. Profilnavn eller Rolle hvis der ikke er en specifik profil angivet. IRISid (bilags nummer i IRIS Suite) Ifb. med IRISid feltet, foretages der Visning af indholdet i historik-log gen. Note: Listen er sorteret jf. Forfaldsdato. Ud fra den betragtning at det er altid vigtigt at behandle de dokumenter som skal betales først.

21 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 21 (44) Filterfunktion på Indbakken På alle Indbakker er der mulighed for at foretage filtreringer, via filterfunktionen. Ved tryk på fremkommer nedenstående billede. Der kan skrives et helt eller delvist leverandør nummer og-/eller navn. Ligeledes et fakturanr. Herefter igangsættes filtrering med et tryk på, herefter vil filterets ikon se ud som følger, og frigørelsen af filtreringen sker ved et tryk på. Der kan være individuelle filtreringsmuligheder i de forskellige Indbakker.

22 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 22 (44) Vis dokumentets detaljer Følgende er standard for dokument visning: Menubar Hoved informationer for dokument Navigation (dokumenter) Kontering Naviation(linier) Information Funktions Ikoner til Billede visning Dokument i Billede visning Detaljer for Hoved informationer Følgende er standard for dokumentets hovedinformationer: Afhængig af opløsningen på brugerens skærm vil størrelsen på vinduet for visning af dokumentets hovedinformationer varierer. Note: Den samme række som er på overskrifterne på Indbakken, er gældende for rækkefølgen på overskrifterne på ovenstående liste.

23 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 23 (44) Funktioner i dokumentets visning af detaljer Når en bruger er i visning af detaljer, er følgende funktioner mulige i navigations-kontrol-panelet: Gå tilbage til listen (Indbakken) Gem indhold Godkend (dokumentet forsvinder fra din Indbakke og placeres i Behandlede ). I samme funktion sendes dokumentet til næste godkender på listen. Afvis (årsag skal uddybes enten via årsagskoder, eller via en beskrivelse i notats feltet), herefter forsvinder den fra din Indbakke og placeres i Behandlede. I samme funktion sendes dokumentet til Indbakken for Afviste. Den indbakke kan kun supervisor se. Generel Navigering Gå til første dokument på listen (Indbakken) Gå til forrige dokument på listen (Indbakken) Gå til næste dokument på listen (Indbakken) Gå til sidste dokument på listen (Indbakken) Før et dokument kan godkendes skal der være en kontering af dokumentet. Se næste afsnit for kontering.

24 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 24 (44) Håndtering af dokumenter Supervisoren har udover de standard-faciliteter, som er mulige for en godkender, en mulighed for altid, at afvise et dokument. Dvs. at sende et dokument i indbakken for afviste. Derefter kan en Supervisor behandle det efter de regler der er mulige, herfra. Godkend dokument Såfremt det er angivet i den aktuelle distributionsliste, så skal der foretages en kontering, før en godkendelse er mulig. Kontering af linje Følgende er en gennemgang af de mulig funktioner der er i forbindelse med konteringslinjen. Vælg kontotype Er kun aktuel såfremt der konteres på andre typer en finans. Dvs. sager, projekter el. lign. Ved tryk på foretages et opslag til de mulige kontotyper der kan vælges i mellem. Vælg konto Under Kontotype skal der stå Finans. (Der kan være andre kontotyper som benyttes eks. Anlæg, Sag, Projekt, Vare etc.). Dette er ligeledes individuelt per virksomhed. Ved tryk på foretages et opslag til de mulige konti der kan vælges i mellem.

25 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 25 (44) Valg af konto, gøres ved tryk på kontonummeret. Herefter indsættes kontonummeret i feltet. Konteringstekst Standard skal der altid være en konteringstekst. Det kan være individuelle forskelle på om feltet er udfyldt med en værdi eller ej. Der kan blot ikke afsluttes en kontering, uden at teksten er udfyldt. Der må ikke benyttes følgende tegn i teksten: <>\ / ] } [ { `~ ^ Valutakoden Valutakoden skal være udfyldt og korrekt ved scanning. Er dette ikke tilfældet skal dokumentet afvises. Derefter skal supervisor foretage en kladde-rettelse før dokumentet kan godkendes på ny. Dimensioner Standard angives der kontonummer plus 3; Afdeling, Bærer og Formål. Det er individuelt hvor mange dimensioner der benyttes af virksomheden. Systemet har foruden kontonummer 8 ekstra dimensioner i alt. De samme regler for opslag i tabellen for konti, gælder for opslag i dimensionstabellerne. Der kan være individuelle regler for hvorledes disse kan, skal eller skal ikke udfyldes. Såfremt der er det, vil systemet afgive en fejl hvis dette ikke er korrekt. Momskode Momskode er en angivelse på linjen via dimensionen Momskode.

26 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 26 (44) Split af linje Der kan være behov for at splitte en faktura ud på flere konti eller dimensioner. I det tilfælde benyttes split af linje Ikonet [SP] findes på linjen. Ved tryk på ikonet, tilføjes en linje. Kontonummer og konteringsteksten kopieres med til det nye linje. Disse informationer kan derefter ændres efter behov. Nettobeløbet skal derefter tilføjes. Når dette skrives og der trykkes gem ved brug af ikonet værdierne, således af den originale linje nedskrives med det tilføjet beløb. så beregnes Skal der efterfølgende foretages flere fordelinger, så gentages processen. Er der derimod fejl i en linje som er tilføjet, eller der er for mange linjer, så benyttes slet-linje funktionen ved tryk på herefter fjernes linjen. Og værdierne genberegnes.

27 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 27 (44) Godkendelse Når alle tidligere angivet forhold er udført, så kan der godkendes. Dette sker ved tryk på: Er ikke alle forhold opfyldt, så kommer en fejltekst frem. Ofte er det manglende udfyldelse af Næste Godkender, eller Dimensioner/Artskonto som ikke er udfyldt i tilstrækkelig grad. Alternativt så forsvinder dokumentet fra listen og næste dokument kommer frem til godkendelse. Er listen tom vises en oversigten.

28 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 28 (44) Afvis dokument Afvisning af et dokument kræver, at supervisor bliver informeret om hvorfor. Dvs. via et notat og eller en årsagskode. Når en godkender afviser en faktura, så er der mulighed for at angive årsagen til hvorfor den ikke kan godkendes. Disse er: Krav om kreditnota (Beløbsstørrelse skal angives) Parkering til godkendelse på et senere tidspunkt (Dato for ny godkendelse skal angives) Anden godkender (Profil skal angives) Tilbage til tidligere godkender (Notat skal udfyldes) Dokumentet skal slettes (Notat skal udfyldes) Dokumentet skal redigeres (Notat skal udfyldes) Generel afvisning af anden årsag (Notat skal udfyldes) Derudover er der mulighed for at fortryde ved tryk på ikonet Hefter har supervisor ansvaret for det videre forløb.

29 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 29 (44) Proces for afvisning uden årsagskode En supervisor vil ofte have en række forskellige årsager til hvorfor de enkelte dokumenter er afviste. Enten kan brugerne benytte sig, af notats feltet og blot benyttet ikonet ved afvisning, så er det op til supervisoren, at finde årsagen og dermed næste handling, ud fra teksten i notatsfeltet. Årsagskode Generel afvisning Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan godkende, men årsagen er usikker iht. de angivet mulige årsagskoder, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv en tekst i Årsagsfeltet. Tryk på Note: Såfremt du er eksisterende kunde der har fået en opgradering fra version før , så er du bekendt med den generelle afvisning, da denne er lig med den tidligere afvisningsfunktion. Dvs. uden angivelse af årsagskode. Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Tilbage til tidligere i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE).

30 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 30 (44) Proces for afvisning med Årsagskoder Generel proces Det er vigtigt, at alle der ved afvisning af et dokument huskes udfyldt notat før valg af Årsagsikon. Step 1. Udfyld de informationer som Supervisor skal vide. Step 2. Tryk på Årsagskode ikonet. Step 3. Dokumentet forsvinder og kan nu kun ses af Supervisor i Indbakken for afviste dokumenter. Der er følgende mulige årsager: Årsagskode Krav om kreditnota Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som der ønskes en kreditnota for, før en endelig godkendelse kan foretages, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv det ønskede beløb i Beløbsfeltet. Skriv eventuelt en årsag i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Kreditnota i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE).

31 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 31 (44) Årsagskode Parkering Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som der ønskes en udsættelse til en given dato for, før en endelig godkendelse kan foretages, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv det ønskede dato i Datofeltet, eller vælg en dato via ikonet. Skriv eventuelt en årsag i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Parkering i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE). Årsagskode Anden godkender Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan eller skal godkende, men godkendere ved hvem den skal godkendes af, da kan der angives hvem der dette er. Så skal der benyttes følgende funktion: Skriv det korrekt profilnavn i Godkender feltet, eller vælg godkender via.

32 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 32 (44) Skriv eventuelt en årsag i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: Således vil Supervisor blive gjort opmærksom på dette, og vil have mulighed for at sende den det korrekte sted hen til godkendelse.!!! Spørgsmålet er herefter ofte Hvorfor sendes dokumentet ikke direkte udenom Supervisor?. Det korte svar er, at det er vigtigt at informere Supervisor om fejl i distributionen, frem for at korrigere for fejlen efterfølgende. Derved undgår fejl at blive gentaget. Årsagskode Tilbage til tidligere godkender Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan eller vil godkende uden, at tidligere godkender har besvaret et eller flere spørgsmål, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv spørgsmål i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste.

33 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 33 (44) Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Tilbage til tidligere i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE). Årsagskode Dokument skal slettes Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan godkende, fordi der er konstateret fejl i enten scanningen eller verificeringen, som også betyder at dokumentet bør/skal slettes, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv eventuelt en tekst i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Tilbage til tidligere i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE).

34 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 34 (44) Årsagskode Dokument skal redigeres Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan godkende, fordi der er konstateret fejl i enten scanningen eller verificeringen, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv eventuelt en tekst i Årsagsfeltet. Tryk på Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Tilbage til tidligere i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE). Årsagskode Generel afvisning Såfremt der er modtaget en faktura til godkendelse, som godkendere ikke kan godkende, men årsagen er usikker iht. de angivet mulige årsagskoder, så skal der benyttes følgende funktion: Skriv en tekst i Årsagsfeltet. Tryk på Note: Såfremt du er eksisterende kunde der har fået en opgradering fra version før , så er du bekendt med den generelle afvisning, da denne er lig med den tidligere afvisningsfunktion. Dvs. uden angivelse af årsagskode.

35 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 35 (44) Dokumentet forsvinder herefter fra skærmen. Og vil nu være til rådighed i Indbakken for Afviste. Dokumentets distributionsliste ser herefter således ud: For videre håndtering af Supervisor og igangsætning af dokumentet, se afsnit Aktivering, årsagskode Tilbage til tidligere i dokumentet Brugerdokumentation, Supervisor (GE).

36 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 36 (44) Supervisorens indbakker Supervisoren har ligeledes en række indbakker til håndtering af afviste dokumenter, samt dokumenter der er sendt til kladde-behandling. Afviste dokumenter kan godkendes efterfølgende af samme eller en anden bruger. Ligesom dokumenter i kladde-behandling kan sendes til godkendelse efter justering eventuelle fejl i scannet informationer. Ovenstående illustration er få at gøre de øvrige brugere af systemet opmærksom på at der er brugere i systemet, som altid kan finde et dokument frem, såfremt der vil opstå tvivl om placering af et. Note: For yderligere information om Supervisorens opgaver og funktioner, se Bruger Dokumentation for Supervisor (GE).

37 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 37 (44) Søgning Ofte er Supervisor funktionen en support funktion, som er relateret til den daglige drift i et bogholderi el. lign. Søgning Standard søgning i egne dokumenter Der er mulighed for at søge efter de dokumenter som er aktuelle for den enkelte bruger/godkender. Via menupunktet Søgning / Mine dokumenter, så vises et skærmbillede for søgning. Det ser således ud: Søgekriterier Original Søge ikoner Resultat Søge ikonerne ser således ud: - Søgning udfra angivet søgekriterier - Nulstil søgekriterierne

38 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 38 (44) Søgekriterier Der er mulighed for at søge på en lang række informationer. Dog er det forskelligt per dokumenttype, hvorfor det ofte er til stor nytte, at vælge hvilken dokumenttype der er tale om. Dokument type Først tryk på Vælg dokumenttype Faktura (GE) Blank søger i alle dokumenttyper. Dokument Status Først tryk på Vælg i mellem de aktuelle statuskoder, eksempelvis: Faktura (GE) Blank søger i alle statuskoder. IRISid Angiv det ønskede IRISid nr. i IRISid feltet Blank søger i alle IRISid erne.

39 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 39 (44) FakturaNr / KreditnotaNr. Angiv det ønskede Fakturanr. i FakturaNr feltet Blank søger i alle Faktura numrene. Fra Fakturadato - Til Faturadato Angiv fra dato enten via indtastning i Fra Fakturadato Feltet, eller via valg af dato ved tryk på. Blank søger i alle dato erne. Angiv fra dato enten via indtastning i Til Fakturadato Feltet, eller via valg af dato ved tryk på. Blank søger i alle dato erne.

40 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 40 (44) Fra Forfaldsdato - Til Forfaldsdato Angiv fra dato enten via indtastning i Fra Forfaldsdato Feltet, eller via valg af dato ved tryk på. Blank søger i alle dato erne. Angiv fra dato enten via indtastning i Til Forfaldsdato Feltet, eller via valg af dato ved tryk på. Blank søger i alle dato erne. Valuta Først tryk på Vælg Valutakode ud fra de aktive valuta er. Blank søger i alle valutaer. Fra Netto Til Netto Angiv det ønskede Fra beløbs felt i Fra Netto feltet. Angiv det ønskede Til beløbs felt i Til Netto feltet. Blank søger i alle beløb.

41 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 41 (44) Leverandør Nr. Angiv Leverandør nummeret, enten via indtastning i Lev.Nr. Feltet, eller via valg af Leverandør ved tryk på. Fritekst søgning Fritekstsøgning er i ordets forstand, en reel fritekstsøgning. Deri er indarbejdet en række muligheder for, at udelukke eller medtage informationer i sin søge-streng. Disse er følgende: - AND (også) - OR (eller) - NOT (ikke) Et eksempel kan være: olie AND mad NOT smøre. Her vil der være udelukket SMØREOLIE, men ikke MADOLIE. KontoType - Konto For dokumenttypen Faktura (GE), gælder følgende KontoTyper: - Finans - Sag Note: Alle jf. licensaftalen

42 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 42 (44) For dokumenttypen Faktura (PO), gælder følgende KontoTyper: - Vare Note: Alle jf. licensaftalen Opslag i Konto, vil herefter være henholdsvis Finanskontoplanen, Sags kontoplanen og Varetabellen. VareNr (Lev) Kun for dokumenttypen Faktura (PO). Angiv Leverandørens varenummer via indtastning i VareNr.(Lev) Feltet. OrdreNr Kun for dokumenttypen Faktura (PO). Angiv Ordre nummer via indtastning i OrdreNr. Feltet, Dimensioner Der kan søges i alle de aktive dimensioner. Systemet indeholder, 12 dimensioner, samt en momskode. Og skal det være helt rigtigt skal Artskontoen medregnes således, at systemet har 14 dimensioner i alt. Der vil være mulighed for, at søge i det antal dimensioner som der er licens til.

43 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 43 (44) Oversigt over Ikoner i systemet Rundt i systemet er der små ikoner, som har forskellige betydninger. Fælles for alle ikoner, er at der er en ledetekst tilknyttet ikonet. Dvs., hvis der føres en pege-enhed eks. Musen, henover ikoner, fremkommer en tekst umiddelbart nedenfor. Vigtige ikoner at kende som godkender : Navigering generelt For at komme rundt i systemet benyttes enten valg i menuen, eller via pile-ikoner og eller Vis detaljer. Retur fra detaljer, vælges gå til liste. Vis dokuments detaljer. På alle lister hvor der er dokumenter, som kan vælges, skal dette ikon benyttes for at åbne dokumentets detaljer. Gå til liste. Når et dokument er åbnet, skal ikonet benyttes for at komme retur til listen. Pilene benyttes til at bladre i mellem dokumenterne med. Er det pilene på linje-niveau, benyttes de til at bladre i mellem de forskellige sider (der vises 10 linjer per side). Første record Forrige record Næste record Gå til linje. Skriv side eller dokument nummer. Sidste record Vis indhold i støttetabel. Dvs. vis mulige valg til feltet. Et eksempel er at der kan foretages et opslag i kontoplanen hvis der skal vælges en konto. På hoved niveau Gem indhold. Godkend dokument. Afvis dokument. Distribution. Linie /Niveau og vedligeholdelse Ny linje til liste. Forskellige steder i systemet kan det forekomme, at der skal indsættes en ny linje.

44 Brugervejledning for IRIS Suite GODKENDER (GE) Side 44 (44) Slet linje i liste. Der hvor der kan indsættes en linje, kan der ligeledes slettes en linje. Gem indhold. Notats funktion Notat uden indhold Notat med indhold Filter funktionen Filter Ophæv filter Split linje