Portal Kick Off. Hotel Nyborg Strand, 7. marts Velkommen

Transkript

1 Portal Kick Off Hotel Nyborg Strand, 7. marts 2014 Velkommen

2 Agenda Velkommen VASS IT Udvalg Økonomi Portal Salgsportal Eftermarkedsportal 12:00 Frokost 12:45 Forandringsledelse & Betydningen af øget Kundetilfredshed Udrulning & Implementering samt tilmelding Spørgsmål Tak for i dag

3 VASS IT Udvalg Portal KickOff 2014

4 VASS IT udvalg Vores oprindelige opdrag var, at sænke IT omkostningerne!

5 REJSEN. ADP Incadea CROSS Annata - Meget dyrt - Mangel på funktionalitet/integration - Understøttede ikke vores processer - Krævede betydelige ændringer i arbejdsgange Det blev på ingen måde billigere!

6 Udefra og ind. Idé : Bruge vores nuværende system som motor, og herfra bygge en brugergrænseflade, som er tilpasset brugerens behov, og i et system understøtter de funktioner, som den enkelte medarbejder har behov for. Indtjening IT Hvorfor: Fremfor at fokusere på at reducere it omkostningernes faktuelle størrelse, har vi arbejdet på at gøre it omkostningerne til en mindre del af forretningernes aktivitet og indtjening. Hvordan: I stedet for at anskue det som et IT-projekt, hvor udviklingen af funktionaliteter styres centralt, er det nu os, der definerer hvad der skal udvikles. Vores fokus ligger på effektivitet i dagligdagen. Gennem en række workshops har de enkelte portalteams, indsamlet og prioriteret ønsker direkte fra jer. Hvad I ser senere i dag, er således et direkte resultat af, hvad I mener der er behov for i jeres dagligdag.

7 Målet: Vil du ikke spare ca. 1/2 halv time, når du sælger en bil? Hvad hvis du kan håndtere 20% flere værkstedskunder hver dag? Eliminere fejl og løse opgaven ét sted i én proces? Give den rigtige servicepris første gang på under 1 minut?

8 Resultatet: Overskud til øget aktivitet Mere tid til kunderne Mere tid til fokus på mersalg Mindre stress på eftermarkedet Bedre kundetilfredshed Bedre bundlinje Du bestemmer selv hvor meget!

9 Hvad koster det? Udviklingsfond IT-Enhedspris AD ON - House-keeping

10 Udviklingsfond Over de næste år forventer vi at investere 69 mio. kr. i videreudvikling Udviklingsfond er lig med åben bog i forhold til VASS IT Udvalg Såfremt ikke alle pengene bruges, tilbagebetales de til forhandlerne Betalingen til udviklingsfonden ophører efter 7 år Prisen for portalerne fordeles pr. forhandler- / servicepartner kontrakt Der er ingen investeringsbetaling for Økonomi- og Administrationsportalen Pris for Salgsportalen Kr. 995,- pr md. inkl. en Bilinfo Pro licens Enhedsudgift pr. kontrakt Pris for Eftermarkedsportalen Kr ,- pr md. Enhedsudgift pr. kontrakt Udviklingsbidraget træder i kraft den for de forhandlere, som allerede anvender portalen, mens udviklingsbidraget for øvrige forhandlere først træder i kraft, når forhandleren tager portalen i anvendelse, dog senest

11 IT-enhedspris Enhedsprisen er den pris, der anvendes til afregning af forbruget på AutoCore! Enhedsprisen er et produkt af de samlede fællesomkostninger til drift og vedligeholdelse af AutoCore portalen! Enhedsprisen er i dag differentieret! Enhedsprisen bliver fremadrettet ensartet, så alle forhandlere betaler den samme! Modsat tidligere, bidrager importøren med et tilskud på kr. 4 mio til fællesomkostningerne! Den nye enhedspris betyder en reduktion for størstedelen af forhandlernettet! Den nye enhedspris bliver: kr. 5,50 Den nye pris træder i kraft pr for alle forhandlere 11

12 AD-ON Housekeeping Hørsholm: Kr Odense: Kr Roskilde: Kr

13 Konklusion Portalerne er en mulighed for at strukturere og effektivisere dine arbejdsgange! Frigøre ressourcer til brug for øget aktivitet, kundepleje, og mersalg! Mindre stress og større overskud i hverdagen! Et system som udvikles efter brugerens behov og ønsker En udviklingsfond som tilsikrer midler til fortsat udvikling..kravene til succes! Villighed til forandringer Opgør med gamle vaner Udfordre eksisterende arbejdsgange Tænke nye tanker, med nye medarbejdere

14

15 Før Økonomi- og Administrationsportalen

16 Med Økonomi- og Administrationsportalen

17 Workshops Afholdt workshops - brainstorm * 38 deltagere fordelt på 33 forhandlere deltog Støvring * Mange gode input og god aktivitet Børkop Sorø

18 Roadmap web BMSR Release 1 Release 2 Opret/vedligehold i KUK / deb og kred KUK-udtræk Medarbejderoprettelse og - sletning Bogføring i BMSR Synlighed kundedata i alle systemer Måneds- og årsafslutninger/- procedurer

19 Arbejdet med og indhold til portalen Input fra workshops Arbejdsgrupper med forhandlerrepræsentanter og Semler IT Kravspecifikationer

20 Release 1 web BMSR Udarbejdelse af ensartet finanskontoplan integreret i web BMSR

21 Indhold i Release 2 Bogføring i BMSR - kravspec./ønsker er indleveret til IBM - online hjælpefunktioner - konteringsvejledning - opslag på underliggende bilag - løbende validering af inddata - ensartet bogføring/kontering - integreret kasseopgørelse/-kladde Medarbejderdatabase - oprettelsesvejledning - standardprofiler/ roller - log med rettelser på/af medarbejder - oversigt licenser etc. pr. bruger - uddannelsesoversigt

22 Indhold i Release 2 - fortsat Opret/vedligehold i KUK - elektronisk standardoprettelse med krav på udfyldelse - optional kreditvurdering ved oprettelse - optional kreditvurdering ved kundens besøg i forretningen - kontrol af op-/rettelse op mod offentlig navne-/ adressedatabase Måneds-/årsafslutning - guide/arbejdsgang med kontrol af udført proces - step by step checkliste - som dokumentation for revisor/andre - mulighed for tilføjelse af noter og bilag - sikre rette rækkefølge i afslutning

23 Indhold i Release 2 - fortsat KUK-udtræk - simplere opbygning - styret opbygning af udtræk - katalog af standard -udtræk - dele udtræk med andre - se bestilte udtræk som en prøve, inden det endelig sættes til kørsel Kundedata synlighed relevante kundedata synlige på tværs af AutoCore i skærmbillede - sikre, at alle har rette info om kunde, når denne er i forretningen/i afdelingerne - såvel kundepleje som advarsel om udeståender (økonomisk/service/ etc.)

24 Gevinster Gevinster i Økonomi- og Administrationsportalen - simplificering af arbejdsgange og rutiner - optimering af processer og procedurer - lettere adgang til systemer - større datasikkerhed og validitet - sparet tid/effektivisering ved arbejdets udførelse - ensartethed på tværs af forhandlere - bedre sammenlignings-/benchmark-grundlag. Arbejdet med portalen er en fortløbende proces med nye tiltag, nye optimeringer, udbygning af allerede etablerede rutiner/arbejdsgange Idéer og tiltag fra brugerne hos forhandlerne modtages og indarbejdes løbende ud fra aktualitet og forretningsmæssig gevinst!!!!

25 Kontaktoplysninger René Hermansen

26 Information fra Portalteams

27 Information fra Portalteams Baggrund for salgsportalen Målsætning Nuværende status Arbejdsprocessen Roadmap Indhold Release 1 Hvad kan vi forvente af salgsportalen

28 Tager afsæt i en sælgers hverdag

29 Og yderligere afsæt i salgsprocessen Presales Sales Aftersales Erhvervelse af nye kunder Personlig første kontakt Behovsanalyse Præsentation af bil Prøvekørsel Tilbud på ny bil Ibyttetagning af brugt bil Tilbud på finansiel ydelse Opfølgning Lukning af salg/ indgåelse af købsaftale Udlevering af bil Kundebinding Al erfaring viser, at anvendelse heraf bidrager til kvalitet og god kundetilfredshed men også at det kan være svært at efterleve processen i dagligdagen

30 Opgaven: - At modernisere AutoCore Det sorte system - At gøre en sælgers hverdag nemmere

31 Målet: - At integrere så meget som muligt i én adgang og én portal. - At systemet bliver intuitivt og enkelt at bruge. - At indtaste data så få gange som muligt. - At hvert klik bliver værdiskabende - At systemet understøtter en proces, der bidrager til salg og mersalg

32 Og sikre at vore dygtige sælgere ikke lader bunkerne stige sig over hovedet

33 Salgsportalen - status Version 1 testet gennem længere tid ved flere forhandlere En lang række erfaringer gjort Flere workshops og evalueringsmøder afholdt

34 Processen Referat udarbejdes Workshops med tema Tema udvælges Der inviteres relevante kollegaer hertil Altid princippet ude fra og ind Brikkerne samles

35 Processen Når brikkerne er samlet - Der laves en kravspecifikation med ønske, beskrivelse og idé lay-out - Punktet lægges ind i en release-plan Kravspecifikation Brikkerne er samlet Releaseplan Kontrol af restgæld XXX YYY ZZZ

36 Releaseplan - overordnet Release 4 - xxxx KUK/CRM del 2 Brugtbilhåndtering Vogn order management del 2 Vogn leveringsproces del 2 Vogn lagerstyring del 2 Optimering fra release 3??? Release 3 Facelift del 2 KUK/CRM del 1 Vogn order management del 1 Vogn levering proces del 1 Vogn lagerstyring del 1 Service og reparationsaftaler Erhvervssælger platform Release Forsikring Facelift del 1 Vognfakturering CVR opslag Mobilapp del 2 Optimering Finansiering - leasing Release Finansiering All Inclusive integration Erhvervstilbud del 1 Sager Indledning (CRM indgang) CPR opslag Mobilapp del 1

37 Release 1 Overordnet indhold af Release 1 (udover hvad portalen indeholder i dag): Integration af All Inclusive CPR opslag Integration til forsikring Release Forsikring Codan Finansiering Nordania All Inclusive integration Erhvervstilbud del 1 Sager Indledning (CRM indgang) CPR opslag Mobilapp del 1 Integration til finansiering Integration af sager direkte over i CRM systemet Optimering af nuværende slutsedler Link til Salgsportal Demo Mobil app fase 1

38 Hvad skal Salgsportalen bidrage til? - En enklere hverdag for vore salgsrådgivere mere tid til kunderne. - Bedre navigering, bedre skærmbilleder og mere logik - Via integration skabe nemt grundlag for yderligere salg og mersalg! - Sikre højere kvalitet og sikkerhed - Under processen give vore systemer og processer et facelift

39 Kontaktoplysninger Christian Kjær

40 Nyt fra Portalteams

41 Agenda Formål med portalen Roadmap Eftermarkedsportalen Hvad gør vi i dag Hvordan har vi arbejdet med projektet Hvad fik vi ud af arbejdet Indhold Release 1 Hvad betyder ændringerne for forhandleren Hvor kan vi optimere eftermarkedet med portalen

42 Formål med portalen Kunder Mere tid til kunderne Højere kundetilfredshed/loyalitet Lean Processer Minimere adm. Processer Intuitive Systemer Nem Ordreproces Minimal oplæring www Ipad/Iphone Tablets Mobilitet Overblik KPI & Nøgletal Informations kilder

43 Hvordan har vi arbejdet med projektet

44 Roadmap Release 4 - xxxx Active Selling (PPS & SOP) Leveringsliste Forsikringsselskaber E-Mobility E-Diagnostic Release 3 - xxxx Leasing Selskaber Mekaniker Rolle Reception/Kundemodtager Dækopbevaring Importør / FHA Pakker Release 2 - xxxx Reservedele Ordre Håndtering KPI / Nøgletal / Min Side Garantihåndtering (Proces) ISO Euromobil Release 1 31/3-14 Tilbud Pakkepriser - SKODA Tidsregistrering Reservedele Pladeværksted Fase 2 Cockpit Fase 2 Bilstatus E-Learning Eftermarkedsportal - Nicolai C. Rasmussen

45 Hvad gør vi i dag? Serviceproces i dag Ja, et øjeblik Proces ca. 8 min. Hej, Jeg vil gerne have et tilbud på et serviceeftersyn Reservedele spørges om tilgængelighed og priser på dele Proces ca. 4 min. Bildata & Kundedata Ringer Tilbage med tilbud Proces ca. 8 min. Kunde Ringes op med pris Værkstedschef om ledig tid og varighed Procestid: Ca Minutter Proces ca. 10 min. Udlejningsafdelingen spørges om pris, ledig dato og evt. model Alm. Kunde Leasing Garanti = Ca. 25 Min. = Ca. 50 Min. = Ca. 61 Min.

46 Hvad fik vi ud af dette arbejde Serviceproces ny Portal Ja, et øjeblik Hej, Jeg vil gerne have et tilbud på et serviceeftersyn Proces ca. 2-6 min. Bildata & Kundedata Tilbud Afgives

47 Andre udfordringer i dag Vi booker ikke helt korrekte tider på værksteder Mangler et samlet overblik på værkstedskapacitet Lang tilbudsproces Afhængige af andre kollegaer Sender tilbud med skærmprint Mangler søgefunktioner til arb. pos./res For mange klik i portalen Tidsregistrering for besværligt

48 Release 1 Pakkeprissystem SKODA (dækker alm. rep %) Volkswagen & Audi forventes ca. 1 Juni. SEAT dato er ukendt pt. Korrekte tider i tilbud Realtidsoverblik over værkstedskapacitet - timer Tilbud sendes på mail med det samme i pdf fra egen mail adresse Indsætte arbejdspositioner reservedele AZ tid Indsætte lejebil (Ikke integreret endnu med Euromobil) Nem adgang til genveje via højre kliks menu Optimeret tidsregistrering for værkstederne Hele ordre processen kan laves i portalen (minus fakturér) Pluklister reservedele sorteret pr. dato Vis ordrelinjer direkte i portalen Reducere Tilbudsproces fra min. til 3-4 min.

49 Pakkeprissystemet Demo

50 Tidsbesparende Funktionalitet Beholdning

51 Tidsbesparende Funktionalitet Økonomi Dele

52 Tidsbesparende Funktionalitet Tjekker For Aktioner

53 Tidsbesparende Funktionalitet Rabat på Pakke og Linje

54 Tidsbesparende Funktionalitet Lejebil

55 Tidsbesparende Funktionalitet Send Tilbud på Mail

56 Tidsbesparende Funktionalitet Timer og Minutter og ikke TE

57 Tidsbesparende Funktionalitet Søg på alle gængse felter Print Tilbud Tilbud Opret Ordre Tilbud slettes aut. Efter 45 dage (Ingen slet af tilbud i Autocore)

58 Tilbud Ingen Reservedels numre Miljø & Div. Inkl

59 Tidsbesparende Funktionalitet Højrekliks Menu

60 Tidsbesparende Funktionalitet Samlet Kapacitet i Timer vises pr. dag

61 Forpluksoversigt Gem / Se Linjer / Print Plukliste

62 Gevinster Hurtig tilbud Pakkeprissystem Korrekte tider i tilbud = 1-3 GG pr. dag Realtidsoverblik over værkstedskapacitet - Timer Tilbud sende på mail med det samme i pdf fra egen mail adresse Indsætte arbejdspositioner reservedele AZ tid Indsætte lejebil (Ikke integreret endnu med Euromobil) Nem adgang til genveje via højre kliks menu Optimeret tidsregistrering for værkstederne bl.a. time for time Hele ordreprocessen kan laves i Portalen (minus Fakturér) Pluklister reservedele sorteret pr. dato Vis ordrelinjer direkte i portalen Reducere tilbudsproces fra min. til 3-4 min.

63 Kontaktoplysninger Nicolai Capion Rasmussen Park Allé Brøndby

64 Frokost Starter igen kl. 12:30

65 Portal-klar? Teknik og minimum

66

67

68

69

70

71 Tilmelding?

72

73 Serviceeftersyn (Semlerit.dk) Tilmelding sker på Planlægning i samarbejde med portal teamet Bookning af besøg (Hvor det er nødvendigt) Primært de FHA som ikke er på portalerne E-Learning og brugermanual Lokal ledelse -> Opfølgning

74 Spørgetime Tak for idag