Notat. Notat til følgegruppen med afklaringer m.m. vedr. ren rengøring

Transkript

1 Notat Emne: Til: Kopi til: Afklaring af forudsætninger, afgrænsninger, opmærksomhedspunkter mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Følgegruppen for klyngesamarbejde Styregruppen for Ren rengøring Aarhus Kommune Sundhed Sundhed og Omsorg Den Notat til følgegruppen med afklaringer m.m. vedr. ren rengøring Område Christiansbjerg Kirkegårdsvej Aarhus C Der har været afholdt to styregruppemøder, hvor den foreløbige afklaring af organisering og dialogprocesser om klyngesamarbejdsprojektet er behandlet. Efter følgegruppebehandling påbegyndes bearbejdning af projektet i arbejdsgrupper. Her vil forslagene blive kvalitetsprøvet inden endelig fremlæggelse i følgegruppe/hmu i aug og chefteam i september Af kommissoriet for klyngesamarbejdet for ren rengøring fremgår forventninger om merværdi på en række områder: Implementering af 5 ledetråde Større økonomisk effektivitet Bedre serviceoplevelse, større borgertilfredshed Større indflydelse og ansvar til borgerne Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Anker Thuesen Direkte telefon Telefax E-post direkte ankert@aarhus.dk Implementering af ledetråde Der er indarbejdet en række tanker om ledetrådene i kommissoriets afsnit om ledetråde. Arbejdet har foreløbig karakter og afspejler det nuværende Ren rengøringsteams tanker fra Område Christiansbjerg. Større økonomisk effektivitet Det oprindelige udgangspunkt for at etablere klyngesamarbejde om rengøring opstod i forbindelse med budgetlægningen for 2012, idet budgetforliget indeholdt en besparelse på 10% ved udbud om området. Scenariet er ikke længere udbud og direkte konkurrence med private udbydere om prisen. Som kommunal leverandør afregnes klyngesamarbejdet til omkostningsprisen. Der er dog fortsat forventning om besparelse på området og på sigt en forventning om, at Afklaring af forudsætninger, afgrænsninger, opmærksomhedspunkter

2 der er harmoni i omkostningsniveauet for kommunal og privat leverandør. En omlægning til klyngesamarbejde vil kunne opnå besparelse på et vist niveau under betingelse af at ATA-tiden hæves fra de oprindelige 66%. Ren Rengøringsteams har dog generelt lavt sygefravær og de betragtes generelt om højtydende. Vejen til besparelse skal derfor gå på to ben. Det ene er fastholdelse og evt. højnelse af trivsel. Det andet er forøgelse af ATA-tiden herunder optimering af tidsforbrug inden første borger samt den samlede transporttid. Det er derfor afgørende, at medarbejderne på den ene side opretholder trivslen, stoltheden og engagementet i arbejdet og på en anden side at medarbejderne som udgangspunkt møder ved første borger frem for på et lokalcenter. Desuden skal omkostninger til transport og vask af fiberklude reduceres til et minimum. Bedre serviceoplevelse, større borgertilfredshed Styregruppen mangler fortsat formuleringer om målsætninger for borgers serviceoplevelse og større borgertilfredshed. Større indflydelse og ansvar til borgerne. Styregruppen mangler fortsat formuleringer om målsætninger for indflydelse/ansvar til borgere. Kommissoriet indeholder en længere liste af emner som skal afklares. ( Kommissoriet Pkt. 5. Forudsætninger, afgrænsninger og opmærksomhedsområder) I nedenstående fremgår status på denne afklaring. Vision og målsætning for ren rengøring, herunder borgeres serviceoplevelse, tilfredshed, inddragelse og ansvar til borgerne Punktet er kun foreløbigt behandlet i styregruppen. Jf. ovenstående er der indarbejdet en række tanker i kommissoriets afsnit om ledetråde. Organisatorisk opbygning af Ren Rengøring i de 9 områder, herunder forhold om teamleder og disponent/planlægger Direktionen Teamleder - Primær disponent disponent disponent disponent Område 1 Område 2 Område 3 Område 4 mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 2 af 8

3 Det samlede ansvar for den daglige drift af ren rengøring varetages af 1 teamleder. Teamleder vedr. ren rengøring i Område Christiansbjerg har i forvejen opgaven vedr. ren rengøring samt såvel dagteam og natteam i området. Der kan blive tale om at tilpasse teamlederens samlede opgaveportefølge sammen med øvrige teamledere i området. Der tilknyttes et antal disponenter. Antallet kan ikke endeligt fastlægges før det samlede antal medarbejdere er kendt. I den overstående figur er skitseret 4 disponenter, som har deltidsfunktion om denne opgave. Blandt disponenterne er der en primærdisponent som har overblik over den samlede disponering og kan tage over på alle områder og opgaver knyttet til funktionen. Disponenterne har ansvar for den daglige planlægning. Principper for arbejdsplanlægning for rengøringsteam i ny klyngeorganisation. Geografisk opdeling Der vil blive en opdeling geografisk i 4-5 områder. Der vil blive tale om by-områder og land-områder. I hvert af disse områder vil der være x antal medarbejdere, som udfører praktisk hjælp hos borgerne. Mødested og mødetider: Personalet møder ind ved første borger efter plan som er kendt dagen før inden arbejdstids ophør. Mødetid er kl PDA tændes ved fremmøde og der sættes tid af mellem første og anden borger for opdateringer. Evt. ændringer vil som udgangspunkt fremgå efter første borgerbesøg. Hjælper er forsikret fra hjemadresse og til første borger grundet dette er mødested. Der vil blive sikret mulighed for at personale kan holde frokostpauser og gives toiletadgang rundt på lokalcentrene. Arbejdsgrupperne skal involveres i beslutningen om egnede lokaliteter for frokoststeder. Kørselstilrettelæggelsen til brug for vurdering af brug af egen bil, egen cykel og el-cykel: KTO aftale om godtgørelse i forbindelse med kørsel i egen bil, egen cykel, el-cykel SKAT: aftale ved udlån af el-cykel Styregruppens mål er at sikre, at unødig tid til at afhente transportmidler på lokalcentrene reduceres mest muligt, evt. ved at udlåne cykler til hjemlån. Vi er åbne overfor måder at gøre det på. Vi ser positivt på indgåede aftaler Tilrettelæggelse af planlægning/ disponering Der disponeres efter de 17 bud om god disponering. Disponenten: Har ansvar for den daglige planlægning. Er bruger af disponering på højt niveau. Er dus med at dokumentere i csc journal. Primærdisponent og disponenter vil være kontakt til medarbejdere og borgere. Disponenterne har opgaven når en ny borger visiteres til ren rengøring i Aarhus kommune. Laver aftale om besøg i hjemmet hvor forventninger afstemmes med kom- mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 3 af 8

4 munens serviceniveau. Risiko vurdering gennemgås. Formidling af viden dokumenteres og sendes til den medarbejder som har kompetencen til at løse den opgave. Formidling tænkes som mail/advis. Alle medarbejdere skal kunne benytte PDA som arbejdsredskab. Daglige kørelister overføres til PDA. Medarbejder har sin PDA med hjem og tænder denne ved første besøg. Der vil dagligt være sat tid af efter 1 besøg til at kunne læse mails/advis, hvor det vil fremgå om der er ændringer eller anden relevant information. Tidsforbrug omkring funktionen disponent/primærdisponent vil ca. være 2-3 timer dagligt pr disponent. Deri vil der være direkte borgerkontakt i telefontiden mellem 8-9, hvor mange ændringer eller aflysninger ringes ind. Der vil være opgave med at formidle kontakt til samarbejdspartnere som borgerkonsulenter. Varetagelse af opringninger fra medarbejdere. Alle disponenter skal deltage i udførelsen af praktisk hjælp. Der vil være behov for at disponenten kommer tilbage til kontoret inden arbejdsdag ender, da der kan være rettelser til næste dag. Der skal sættes tid af til opstart af nye borgere. Disponenter tager over for hinanden ved ferie, sygdom og lign. Ansættelse af disponenter /primærdisponent. Disse stillinger slås op blandt medarbejdere i ren rengøring. Alle medarbejdere skal kunne benytte PDA. Være undervist i brug af denne. Derforuden skal alle have undervisning i CSC journal samt brug af mail. Fiberkludekoncept: Hvert hjem udstyres med to alm. fiberklude og to moppeklude. Borger har selv ansvar for vask at klude. Alle medarbejder udstyres med egen fremfører, som medbringes til borgernes hjem. Hermed er der ingen transport med rene og beskidte klude og intet behov for vaskeri. Der skal laves aftale med lokal teamleder for service i område Christiansbjerg med henblik på at få beregnet nøjagtig økonomi i forbindelse med det valgte fiberklude konceptet. Personalemøder: I opstartsfasen vil der være brug for at afholde personale møder oftere. Der skal skabes nye relationer, en ny platform skal etableres og serviceniveau skal rettes til. Procedure udarbejdes. Der skal etableres ejerskab af det nye team Rengøring Aarhus. På sigt forventes mødefrekvensen at være hver 14 dag, hvor alle samles i 2 timer. Derudover vil der være behov for at kunne drøfte borgere. Her tænkes særligt på borger med misbrugsproblematikker og borgere med psykiske lidelser. Disse borgere har brug for særlig tilgang og derfor vigtigt at medarbejdere er kompetente også på viden om disse forhold. Denne form for møder kan tilrettelægges i det enkelte område. mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 4 af 8

5 Rammerne for det tværfaglige samarbejde (eks. i forhold til Rehabilitering) Sparring, med hvem? Medarbejderne skal have tydelig viden om hvor pågældende skal henvende sig. Der laves en mappe med navne, tlf.nr. og lignende til hjælp for den enkelte medarbejder. Arbejdsmiljøet og afklaring af hvem der dækker medarbejderne som arbejdsmiljørepræsentant: Der er p.t. en arbejdsmiljørepræsentant med funktioner omkring Lokalcenter Bjerggården, hvor Område Christiansbjergs ren rengøringsteam er tilknyttet. I første omgang kobles øvrige ren rengøringsmedarbejdere på indenfor nugældende AMU-rammer. Vi beder Følgegruppen/HMU/FAMU tage stilling til løsningsmodellen, da det er indlysende, at den geografiske afstand kan komme til at spille en væsentlig rolle. Forholdet drøftes tillige i arbejdsgrupperne. Kommunikationsplan Med klyngeansvaret for Ren Rengøring skal der tilvejebringes informationer, argumenter, vurderinger, identificeres problemer og skabes løsninger på et tidligt tidspunkt til gavn for hele Sundhed og Omsorg. Informationsprocessen til medarbejderne om processen er derfor meget vigtig. Der er tale om en organisatorisk ændring, hvor den enkelte medarbejder vil blive berørt. Man vil komme til at tilhøre en anden organisatorisk enhed med ny leder og nye kolleger. Samtidig vil rengøringsfunktionen skulle afskilles fra de øvrige praktisk hjælp-opgaver eller plejeopgaver, hvilket kan betyde at der også vil ske organisatorisk adskillelse fra nuværende kolleger. Der arrangeres informationsmøde for samtlige medarbejdere den 6. juni 2013 kl Her vil der blive orienteret om processen med forberedelse af klyngesamarbejdet, herunder arbejdet med fremtidig arbejdstilrettelæggelse samt processen for overdragelse af personale til klyngesamarbejdet. Der forventes afholdt tilsvarende informationsmøde umiddelbart efter beslutning i chefteamet 17. sept. 2013, hvor endelige udmeldinger om klyngesamarbejdet forventes udmeldt. Særligt vil det være her de konkrete procedurer for overdragelse af medarbejdere vil blive oplyst. Der nedsættes to arbejdsgrupper som skal kvalificere styregruppens oplæg til principper for arbejdstilrettelæggelse, kørselstilrettelæggelse, mødeaktivitet m.m. Arbejdsgrupperne sammensættes af maximalt 3 medarbejdere fra hvert område heraf TR eller AMU-repræsentanter, samt teamlederen. De to arbejdsgrupper har samme indhold, men deles af størrelsesmæssige årsager i en syd-gruppe og en nord-gruppe. mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 5 af 8

6 Arbejdsgrupperne indkaldes til første møde i starten af juni og forventes afsluttet på møde i slutningen af juni. Mødeplan: kl Gruppe Syd i Marselisborg kl Gruppe Nord på Åbygård kl Gruppe Syd i Marselisborg kl Gruppe Nord på Åbygård. Materialer vedr. klyngesamarbejdet fremlægges for Følgegruppen for klyngesamarbejde den samt samt HMU og Principper for overdragelse af personale, ansættelsesforløb og evt. proces med overtalligt personale i forbindelse med etablering af klyngesamarbejdet. De endelige rammer for arbejdsmæssige betingelser m.m. forventes afklarede efter HMU mødets behandling af projektet den og chefteamet den Umiddelbart herefter gennemføres der informationsmøder for alle berørte medarbejdere med Ren Rengøringsfunktioner. Inden den 17. september skal der eksistere en opgørelse om omfanget af antal medarbejdere som skal overdrages til klyngesamarbejdet. Alle områder har den 31. august 2013 afsluttet revisitering af samtlige borgere som får rengøring og tøjvask. Områderne afleverer 5. september opgørelse over omfanget af visiterede timer og opgørelse af personalenormering som forventes overført til klyngesamarbejdet til at løse den pågældende opgave. Det oplyses tillige om der er vakante stillinger vedr. ren rengøring i de ni lokalområder. I forbindelse med etablering af klyngesamarbejdet på rengøringsområdet skal medarbejdere med ren rengøringsfunktioner have mulighed for at tilkendegive ønsker om fremtidig tilknytning til klyngesamarbejdet om ren rengøring eller anden funktion i det nuværende lokalområde. Sammen med nuværende teamleder skal der samtales om mulighederne og den enkelte medarbejder skal afgive ønske. Som medarbejder vil der være følgende muligheder: 1. Ansættelse i klyngesamarbejdet Ren Rengøring ved Område Christiansbjerg 2. Ansættelse i dit nuværende lokalområde, jf. egen teamleders information. Er medarbejderens nuværende stilling delt mellem flere funktioner forventes vedkommende som hovedregel at skulle følge opgaven, hvor hovedparten af timerne er placeret. Alle medarbejdere indkaldes til en indledende samtale med nuværende teamleder umiddelbart efter d. 17. september Her drøftes betydningen af den nye organisering og muligheder for og forventninger til placering i den nye organisering. Medarbejderen opfordres til at tage TR eller en anden bisidder med til samtalen. mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 6 af 8

7 Senest den 30. september indkaldes medarbejderen til en opfølgende samtale, hvor man sammen med lederen skal afgive endeligt ønske til, hvor de fremtidige arbejdsfunktioner skal placeres. Medarbejderen opfordres igen til at tage TR eller en anden bisidder med til mødet. Efter den opfølgende samtale fremsender lederen en samlet oversigt over medarbejderønskerne til den kommende ansvarlige for klyngesamarbejdet for ren rengøring. I starten af oktober måned modtager medarbejderen invitation fra kommende leder til et orienteringsmøde og evt. samtale. Såfremt flere medarbejdere, end der er behov for ønsker ansættelse i det nye klyngesamarbejde for rengøring, bliver der indkaldt til samtale ved et ansættelsesudvalg bestående af teamleder for ren rengøring og TR fra Område Christiansbjerg. Hvis gennemgangen af medarbejderoversigten viser et overskydende antal medarbejdere på rengøringsområdet vil medarbejderne efter gældende retningslinjer blive omfattet af Udviklingspolitikken. Her afsøges bl.a. mulighederne for omplacering i andre relevante stillinger. I dette tilfælde vil den nuværende leder være ansvarlig for forløbet. I den nye organisering af Ren rengøring er der behov for medarbejdere, der udover at løse rengøringsopgaver også kan disponere ydelser. Den særlige funktion som disponent bliver der mulighed for at ansøge om. Funktionen opslås til de medarbejdere, som allerede har tilknytning til Ren rengøring i et af de ni områder. Øvrige afklaringspunkter i Følgegruppen for klyngesamarbejde Definition på ren rengøring. Praktisk hjælp består af hjælp til rengøring, tøjvask, indkøb (hjælp til at sætte vasketøj frem og lægge på plads og hjælp til bestilling og sætte på plads), til borgere som udelukkende modtager praktisk hjælp. Hvem håndterer evt. hjælp til tøjvask, såfremt borger som anden ydelse alene får hjælp til rengøring? Nuværende borgere/nye borgere? Det søges afklaret om hjælp til tøjvask (stille vasketøj frem til/lægge på plads) er omfattet af klyngesamarbejdet. For at undgå flere medarbejdere i borgers hjem vil ren rengøring stadig kunne tilbyde hjælp til disse opgaver. I forbindelse med tøjvask, kunne det forestilles at nogle borgere visiteres til at stille vasketøj frem samt lægge tøj på plads. Hvem håndterer evt. hjælp til indkøb, såfremt borger som anden ydelse alene for hjælp til rengøring? Nuværende borgere/nye borgere? Vedr. indkøb som er gennem I posen vil dette også kunne varetages af teamet. Der vil ved kontakt til disponenten over advis/mail kunne sendes indkøbsliste, som disponenten så taster ind. Det vil bevirke at borgere der udelukkende er visiteret til praktisk hjælp, får hjælp fra et team. Såfremt borgeren får behov for pleje, her menes kompenserende hjælp, vil alle praktiske opgaver overgå til lokalcenterets plejeteam. I tilfælde, hvor der gives midlertidig hjælp til pleje, f.eks. pga. en operation hvor funktionstabet kun er midlertidigt, vil den praktiske hjælp stadig kunne leveres af ren rengøring. mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 7 af 8

8 Hvordan sikres området i forhold til arbejdsmiljørepræsentant mm. vedr. klyngesamarbejde for ren rengøring. Side 8 af 8

9 Notat Emne: Til: Kopi: til: Klyngesamarbejde om ren rengøring HMU Den Aarhus Kommune Sundhed Sundhed og Omsorg Status for klyngesamarbejdet Område Christiansbjerg Kirkegårdsvej Aarhus C På Følgegruppen for klyngesamarbejdes møde den fremlagde Styregruppen for Ren Rengøring revideret kommissorium for klyngesamarbejdet. Heri var indarbejdet følgegruppens bemærkninger fra første behandling. Styregruppen skal fortsat arbejde med fremstillingen af ledetrådene i kommissoriet, men ellers betragtes kommissoriet som dækkende. Endvidere fremlagdes notatet Afklaringer af forudsætninger, afgrænsninger, opmærksomhedspunkter vedr. klyngesamarbejdet for ren rengøring. Notatet er udarbejdet af styregruppen. Indholdet vil indgå i det videre arbejde og kvalitetssikring i to arbejdsgruppen med medarbejderrepræsentation. Arbejdsgrupperne er indkaldt til møder i juni. Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Anker Thuesen Direkte telefon Telefax E-post direkte ankert@aarhus.dk Følgegruppen har drøftet væsentlige punkter i notatet og har allerede beriget indholdet. HMU bedes særligt drøfte/berige afsnittene: Mødested og mødetid Tilrettelæggelse af planlægning/disponering Principper for overdragelse af personale. (Følgegruppen har bemærket at den beskrevne proces virker unødig tung, og der er foreslået at indledende individuelle samtale med nuværende teamleder erstattes med orienteringsmøde. Samtidig skal jobog personprofil foreligge til orienteringsmødet) Følgegruppe har i øvrigt bedt styregruppen om flg. afklaringer: Signalet om ekstra god service og medarbejdernes stolthed skal afstemmes i fht. kommunens serviceniveau. Klyngesamarbejde om ren rengøring

10 Der udarbejdes job- og personprofil på medarbejdere i ren rengøring, herunder hvordan krav om arbejde med borgere med psykisk lidelse kan varetages. Der udarbejdes job- og personprofil på disponenter. Snitfladen mellem disponent og teamleder beskrives bla. med ansvarsplacering vedr. vagtplanlægning. Ansættelsesforhold, (om medarbejdere som arbejder i landdistrikt er ansat med bil eller ej). Problemstilling vedr. AMU-repr. muligheder for at dække de store geografiske afstande rejses i AMUsektionen/Personalerådgivning. Der laves beskrivelse af hvordan TR og AMU-repr. kan være til stede ved personalemøder i de geografiske enheder. Ved hjemlån af kommunens cykler beskrives arbejdsgang for reparation og evt. betaling for strøm. Forslag om nøgleordning generelt for hjemmeplejen bedes taget op generelt i MSO. Hvordan sikres medarbejderne kompetenceudvikling ifht. psykiske borgere. Snittet i fht. øvrige praktisk hjælp ydelser skal afklares i chefteamet. Håndtering af arbejds-beklædning uden at medarbejderne skal skifte tøj på lokalcenter. Klyngesamarbejde om ren rengøring Side 2 af 2

11 Indstilling til HMU 6. juni 2013 Aarhus Kommune Omsorg og Udvikling Sundhed og Omsorg 1. Resumé 1.1 Læring fra dialogprocessen Forud for etableringen af det offentlig-private samarbejde er der i perioden feb medio april 2013 gennemført en inddragelsesproces benævnt dialogprocessen. Processen er designet med udgangspunkt i KL s model for bruger- og medarbejderdreven innovation. Formålet med dialogprocessen har været, at undersøge og udfordre den nuværende drift på Bøgeskovhus og sikre brugerinddragelse, så den kommende leverandørs tilbud og efterfølgende drift bunder i brugernes tanker om Bøgeskovhus. Det er målet at resultaterne af dialogprocessen skal bringes i spil i kravspecifikation og udbudsmateriale, og understøtte et fremadrettet samarbejde, der giver mulighed for gensidig læring og innovation. Det er også tanken, at resultaterne af dialogprocessen kan bringes i spil andre steder i vores organisation, idet at en række fundene forventes, at have en generel karakter. Stab Søren Frichs Vej 36G 8230 Åbyhøj Sagsnr. Journalnr. Sagsbeh. Marie-Louise Eskerod Ifversen Direkte telefon Telefax E-post direkte mlif@aarhus.dk Sociale klausuler, I forlængelse af beslutningen om at etablere et offentlig-privat samarbejde omkring lokalcenter Bøgeskovhus nedsatte HMU en HMU udbudsgruppe, som kunne følge projektet. Der blev udarbejdet et kommissorium for HMU udbudsgruppen. Af kommissoriet fremgik 3 emner, som blev aftalt på forhånd. Et af de emner var sociale klausuler HMU udbudsgruppens varighed HMU udbudsgruppens varighed er ikke entydig aftalt. Det indstilles derfor at HMU udbudsgruppen følger processen frem til at udbudsmaterialet udsendes HMU udbudsgruppens evaluering HMU udbudsgruppen følger/har fulgt processen tæt. Det kræver ressourcer fra både HMU og projektledelse. For at optimere en evt. lignende efterfølgende proces foreslås derfor, at der i september laves en evaluering af formen. 6. juni 2013

12 2. Indstilling 1.1 At HMU beriger, hvilken læring, der kan udledes af dialogprocessen og hvordan en udbredelse ud i organisationen kan understøttes (bilag vedlagt) 1.2 At HMU tiltræder orientering om sociale klausuler (bilag vedlagt) 1.3 At HMU tiltræder, at HMU udbudsgruppen ophører, når udbudsmateriale offentliggøres (bilag vedlagt) 1.4 At HMU evaluerer HMU udbudsgruppens form på HMU møde i september 3. Sagsfremstilling 1.1 Læring fra dialogprocessen Forud for etableringen af det offentlig-private samarbejde er der i perioden feb medio april 2013 gennemført en brugerinddragelsesproces benævnt dialogprocessen. Formålet med dialogprocessen har været, at undersøge og udfordre den nuværende drift på Bøgeskovhus og sikre brugerinddragelse, så den kommende leverandørs tilbud og efterfølgende drift bunder i brugernes tanker om Bøgeskovhus. Det er målet at resultaterne af dialogprocessen skal bringes i spil i kravspecifikation og udbudsmateriale, og understøtte et fremadrettet samarbejde, der giver mulighed for gensidig læring og innovation. Metoden Dialogprocessen er baseret på den kommunale model for bruger og medarbejderdreven innovation. Processen har været styret af 8 temaer for at sikre at dialogprocessen er kommet omkring de vigtigste aspekter af det at drive, bo og arbejde i pleje og ældreboliger samt det tilhørende hjemmeplejedistrikt. Der har været inddraget forskellige typer af interessenter: Hverdagseksperter: De ældre, pårørende, medarbejdere, frivillige Fageksperter: Fagpersoner, forvaltningsansatte og personer med viden om driften Leverandører Meningsdannere: Udfordre, perspektivere, nye ideer 6. juni 2013 Side 2 af 4

13 Metoden: Opstartsseminar Tre opdagelsesdage ved en opdagelsesgruppe; observation, brugerrejser, fokusgrupper, interviews mv. Fokusgrupper Ideseminar Opsamlingsseminar Resultaterne er opsamlet i: Markedsundersøgelse Præsentation af hverdagsblikke og brugerportrætter Oplæg til mulige afregningsmodeller Det er også tanken, at resultaterne af dialogprocessen kan bringes i spil andre steder i vores organisation. Vedhæftet: Resultater af dialogprocessen 1.2 Sociale klausuler, I forlængelse af beslutningen om at etablere et offentlig-privat samarbejde omkring lokalcenter Bøgeskovhus nedsatte HMU en HMU udbudsgruppe, som kunne følge projektet. Der blev udarbejdet et kommissorium for HMU udbudsgruppen. Af kommissoriet fremgik 3 emner, som blev aftalt på forhånd. Et af de emner var sociale klausuler. HMU er tidligere blevet orienteret om løn og ansættelsesvilkår. Her fremsendes udkast til øvrige sociale klausuler til orientering. Vedhæftet: Udkast til sociale klausuler (eftersendes) 1.3 HMU udbudsgruppens varighed Der er ikke entydigt aftalt, hvor længe HMU udbudsgruppen skal følge processen. Det foreslås, at HMU udbudsgruppen følger processen frem til at udbudsmaterialet udsendes (ultimo august 2013). Herefter ophører HMU udbudsgruppen og HMU orienteres i overensstemmelse med retningslinjerne for MED inddragelse ved udbud og større omstillingsprocesser. Vedhæftet: Kommissorium for HMU udbudsgruppen a 20. Dec Evaluering af HMU udbudsgruppen HMU udbudsgruppen følger/har fulgt processen tæt. Det kræver ressourcer fra både HMU og projektledelse. Det foreslås derfor, at der i september laves en evaluering af formen. 6. juni 2013 Side 3 af 4

14 Formen med at nedsætte en HMU udbudsgruppe til at følge og kommentere materiale til styregruppe, sideløbende med en kvalitetssikringsgruppe, har ikke været afprøvet tidligere. Såfremt der skal gennemføres lignende processer efterfølgende foreslås derfor, at der laves en evaluering af formen på HMU møde i september Deltager i punktet Thor Davidsen Marie-Louise Eskerod Ifversen Bilag: Vedlægges Kan rekvireres 6. juni 2013 Side 4 af 4

15 På opdagelse på Bøgeskovhus Materialet indeholder: En beskrivelse af den metodiske tilgang til dialogprocessen En beskrivelse af de tværgående potentialer som er identificeret i forbindelse med dialogprocessen En præsentation af resultaterne af dialogprocessen for offentlig-privat samarbejde om driften af Lokalcenter Bøgeskovhus En præsentation af resultaterne fra dialogprocessen i form af hverdagsblikke og brugerportrætter Materialet er udarbejdet i samarbejde med KLK & PwC 1

16 Vejen til hverdagsblik og brugerportrætter en metodisk opsamling Introduktion til opdagelsesprocessen Sundhed og Omsorg ønsker med etableringen af et offentlig-privat samarbejde omkring lokalcenter Bøgeskovhus at sikre fremadrettet læring og innovation på en række områder forbundet med driften af Bøgeskovhus. Gennemførelsen af en forudgående og inddragende dialogproces ses som første skridt hen imod etableringen af et fremtidigt offentlig-privat samarbejde med fokus på gensidig læring og innovation. Sundhed og Omsorg har opstillet nedenstående mål for dialogprocessen: At skabe læring og innovation i forhold til, hvordan Sundhed og Omsorg kan gennemføre fremtidige lignende brugerinddragelsesprocesser At undersøge og udfordre den nuværende drift på Bøgeskovhus og på ældreområdet generelt At sikre reel og systematisk brugerinddragelse, så den kommende leverandørs tilbud og efterfølgende drift bunder i brugernes behov og tanker om, hvordan Bøgeskovhus og fri valgs området skal drives i fremtiden. I løbet af dialogprocessen er der blevet inddraget forskellige typer af interessenter, der alle har været med til at sikre, at der gennem dialogprocessen er blevet stillet spørgsmålstegn ved den eksisterende opgaveløsning. Interessenterne er blevet inddraget i fire forskellige spor og gennem brugen af forskellige metoder og teknikker. Spor 1: Hverdagseksperter (De ældre, pårørende, medarbejdere, frivillige m.fl.) Spor 2: Fageksperter (Fagpersoner, medarbejdere fra forvaltningen m.fl.) Spor 3: Leverandører Spor 4: Meningsdannere: (Innovationsekspert, præst, hoteldirektør m.fl.) Interessenterne fra de fire spor er inddraget på forskellig vis i dialogprocessens forskellige faser. Opdagelsesfasens resultater præsenteres i dette notat i form af hverdagsblikke og brugerportrætter. Som led i gennemførelsen af dialogprocessen har der således forud for igangsættelsen af det fremtidige udbud vedr. Bøgeskovhus været gennemført en række inddragende aktiviteter af beboere, frivillige, medarbejdere. Opdagelsesproces De præsenterede hverdagsblikke og brugerportrætter er resultatet af en omfattende opdagelsesproces indeholdende forskellige opdagelser i form af brugerrejser, interviews, observationer og fotoobservationer. Undersøgelserne er sket ved at gå på opdagelse hos beboerne og medarbejderne for at observere og opleve deres hverdag set med deres øjne. Ved at undersøge den nuværende praksis og hverdagen på Bøgeskovhus fra en række forskellige temaer (jf. nedenfor) bliver det muligt at skabe den undren og forstyrrelse, der skal sikre den inspiration, der er nødvendig for at skabe innovation i den fremtidige drift. 2

17 Opdagelsesgruppen har arbejdet efter en antropologisk tilgang. Formålet med brugen af den antropologiske tilgang har været at få indblik i hverdagen, som den er for beboere, pårørende, frivillige, medarbejdere og ledere og dermed se med åbne og neutrale øjne på kulturen og hverdagen på Bøgeskovhus. Opdagelsesgruppen har derfor arbejdet med at lytte, observere, sanse og stille åbne spørgsmål. Opdagelsesgruppen har således både set på det, der fungerer godt, og på de udfordringer, som har potentiale for forbedringer og nytænkning. Opdagelsesgruppen har været bredt sammensat i form af: 2 beboere fra ældreboligerne, hvor den ene også har indgående kendskab til plejeboligerne 2 frivillige fra Bøgeskovhus 2 medarbejdere en fra plejebolig og en fra hjemmeplejen 2 medarbejdere fra MSO en fra faglig stab og en kvalitetsudvikler fra Område Vest 3 eksterne konsulenter fra KLK, PwC og Resonans, som har været metodisk ansvarlige Projektlederen fra MSO Den brede sammensætning har været med til at skabe mangfoldighed og forskellige vinkler på de udvalgte temaer, hvilket har skabt et nuanceret blik på hverdagslivet på Bøgeskovhus. Efter hver opdagelse har opdagelsesgruppen samlet op på refleksioner og analytiske pointer samt udfyldt en fælles analyseskabelon. På baggrund af disse analyser har konsulentteamet set på tværs af de mange opdagelser og udarbejdet hverdagsblikke og brugerportrætter. De 7 hverdagsblikke har dannet udgangspunkt for idegenerering på ideseminar, som blev afholdt i forlængelse af opdagelser og fokusgrupper. Ideerne fra ideseminariet er samlet i en idebank under hvert hverdagsblik. Hverdagsblikke og brugerportrætter er efterfølgende blevet kvalitetssikret med opdagelsesgruppen og teamledere fra Bøgeskovhus. Temaer For at sikre, at opdagelsesprocessen har berørt de vigtigste aspekter af det at drive, bo og arbejde i plejeog ældreboliger samt det øvrige hjemmeplejedistrikt, er planlægningen af opdagelserne sket under hensynstagen til en afdækning af følgende temaer: Indflytning og afsked Beboernes hverdag Relationer til lokalområdet og mellem generationer Medarbejdernes hverdag Velfærdsteknologi Samspil mellem plejeboliger, frit valgs området og lokalcenter Bygninger og faciliteter Udarbejdelsen af hverdagsblikkene er sket med baggrund i ovenstående temaer. 3

18 De tværgående potentialer Gennemførelsen af den ovenfor beskrevne opdagelsesproces har givet en række indsigter i en række potentialer på tværs af de undersøgte temaer. De tværgående potentialer beskrives nedenfor. Efterfølgende beskrives de enkelte hverdagsblikke, der er udfærdiget for hvert af temaerne. Tværgående potentiale 1: Facilitering af venneordninger ældre-ældre i mellem I forhold til flere af temaerne er der opdaget et potentiale omkring facilitering af venneordninger de ældre i mellem. Eksempelvis i forbindelse med indflytning kan ældre blive matchet med en anden ældre, der allerede bor på Bøgeskovhus. Generelt kunne beboernes hverdag og mulighed for socialt samvær blive løftet gennem en facilitering af deres indbyrdes relationer. Eksempelvis ved systematisk at sætte fokus på, hvilke ressourcer den enkelte har, og hvad den enkelte har mulighed for at bidrage med til fællesskabet. Nogle ældre kan eksempelvis stadig bage, andre kan spille et instrument og andre igen kan følge hinanden til forskellige aktiviteter. Denne venneordning kan modvirke ensomhed og samtidig styrke selvværd og livskvalitet ved, at den enkelte føler sig nyttig i forhold til fællesskabet. Tværgående potentiale 2: Systematisk inddragelse af familie og netværk Et andet potentiale, som går på tværs af temaerne, er ideen om at inddrage de ældres familie og netværk mere systematisk. Dette kan ske både i forbindelse med indflytning, såvel som i hverdagen på Bøgeskovhus. Eksempelvis kunne Bøgeskovhus understøtte den ældres samvær med familie og netværk ved at skabe rammerne for de sociale møder gennem indretningen af cafeen og fællesområder samt gennem fejringer af festlige anledninger, kaffe og kage-komsammen m.m. Gennem denne systematiske inddragelse af familie og venner vil der blive mulighed for at styrke den ældres sociale og familiemæssige relationer samt gøre den ældre mindre sårbar og afhængig af den professionelle hjælp på Bøgeskovhus. Tværgående potentiale 3: Borgeren skal sættes i centrum for det gode ældreliv Fra den ældre flytter ind, til den ældre tager afsked med livet på Bøgeskovhus, er borgerens ønsker og tanker om det gode ældreliv centralt. Et tværgående potentiale er at inddrage den enkelte beboer og de pårørende mere direkte og åbent. Eksempelvis kunne indflytningen tage mere udgangspunkt i den ældres gamle liv, så den ældre ses, høres og anerkendes direkte i den nye start på Bøgeskovhus. I forhold til den terminale fase er det ligeledes et potentiale, at borgeren involveres åbent og ærligt omkring borgerens ønsker til den sidste tid på Bøgeskovhus. Gennem en øget involvering og inddragelse af den ældre, vil der blive mulighed for at indrette hverdagen mere fleksibelt i forhold til den enkeltes ønsker, behov og ideer. 4

19 Tværgående potentiale 4: Tværgående samarbejde og øget synergi En gennemgående tendens i materialet er, at der er et stort potentiale for at skabe synergier på tværs af teams, afdelinger, plejeboliger, ældreboliger, frit valg og lokalcenter. Potentialet ligger i at understøtte tværfaglighed, udnytte og udvikle kompetencer, effektivisere arbejdsprocesser samt sikre gennemsigtig kommunikation og dokumentation blandt medarbejdere og ledelse. Samtidig vil en mere tværgående organisatorisk tilgang kunne understøtte mere liv og sociale aktiviteter på Bøgeskovhus gennem øget involvering af frivillige, eksterne aktører og andre kommunale institutioner som børnehaver, ungdomsskole, musikskole m.m. Tværgående potentiale 5: Ledelse og motivation Bøgeskovhus består af mange motiverede medarbejdere og ledere. Det fremgår samtidig af det indsamlede materiale, at der er stor forskel på afdelingernes kultur samt medarbejdernes oplevelse af hvor travlt der er. På en afdeling er der på kort tid sket mange forandringer i form af nye rutiner, nye fysiske rammer og øget engagement blandt medarbejderne i forbindelse med tiltrædelsen af en ny teamleder (vikar). Eksempelvis er de begyndt at holde pauser med beboerne, invitere kæledyr på besøg samt få besøg af børnehaven m.m. Denne positive udvikling er der potentiale i at sprede på Bøgeskovhus. En øget motivation blandt medarbejderne gennem en professionel, handlekraftig og anerkendende ledelse kan samtidig sikre, at beboerne oplever mere nærvær og professionel stabilitet i hverdagen. Tværgående potentiale 6: Fysiske rammer mere hjem mindre institution Et sidste tværgående potentiale er indretningen af de fysiske rammer, så de udståler mindre institution og mere hjem. Det sociale samvær, trivsel og livskvaliteten kan fremmes gennem hyggelige fysiske rammer, hvor beboerne har lyst til at opholde sig, mødes tilfældigt, sludre, drikke kaffe m.m. De fysiske rammer kan samtidig udvikles, så de taler til mange sanser og opfordrer til fysisk aktivet. Øget socialt samvær, sanseoplevelser og fysisk aktivitet kan dermed fremme beboernes trivsel og livsglæde. Opbygning af hverdagsblikke og brugerportrætter Afrapporteringen består både af konkrete hverdagsblikke samt brugerportrætter, der sammenfatter resultaterne af opdagelsesprocessen. Afrapporteringsform har, for så vidt det har været muligt, forsøgt at være tro mod den antropologiske tilgang, hvor blandt andet hverdagsblikkene er struktureret med baggrund i en række overskrifter, der normalt ikke bruges til strukturering af en samlet afrapportering. Denne afrapporteringsform er valgt, fordi den på bedst mulig vis gengiver resultaterne af opdagelsesprocessen samt i størst mulig grad er tro mod den antropologiske tilgang For hvert tema er der udarbejdet et hverdagsblik, der sammenfatter de væsentligste opdagelser og idéer. Hverdagsblikkene er således opbygget med baggrund i følgende analytiske begreber, som vil blive kort forklaret nedenfor: Citater: Er et udvalg af de mange udsagn, vi har hørt og noteret i vores interviews og observationer, som illustrerer hverdagsblikkets tema. 5

20 Paradokser: Er en modsætning, der er selvmodsigende, ulogisk eller strider mod sund fornuft. Livet på Bøgeskovhus er præget af mange paradokser, som er svære at håndtere. Eksempelvis er der et modsætningsforhold i forhold til både at være en regelbaseret offentlig institution og et frit og personligt hjem. Hverdagsfortælling: Er en fortælling i prosaform, som er baseret på virkelige personer, oplevelser og begivenheder på Bøgeskovhus. Fortællingen har til formål at give et levende indblik i hverdagslivet. Vandrehistorier: Er de udsagn, historier og fortællinger, der genfortælles i hverdagen på Bøgeskovhus. Vandrehistorierne er ofte ikke helt sande, men er præget af en overdrivelse eller noget ulogisk. Vandrehistorierne er blevet en usagt sandhed over tid, som vi ikke stiller spørgsmålstegn ved. Et eksempel er udsagnet om At ingen ønsker at flytte på plejecenter, selvom rigtig mange ældre oplever det som en lettelse at flytte ind på Bøgeskovhus. Skjulte Skatte: Er de potentialer, som vi har fået øje på gennem opdagelsesarbejdet. Potentialer forstås som ressourcer, energier og adfærd, der kan bygges videre på for at nå de fælles mål. Et eksempel på en skjult skat er de ældres ønsker om at være nyttige og hjælpe andre ældre. De ældre har styrker, som kan italesættes og bruges aktivt, eksempelvis kan de ældre i plejeboligerne fortælle gode historier fra gamle dage, spille harmonika, synge, lytte m.m. De ældre i ældreboligerne kan støtte hinanden i hverdagen ved at mødes, spise sammen, følges til aktiviteter eller købe ind til hinanden men også bidrage til at skabe mere liv i plejeboligerne såvel som generelt på Bøgeskovhus. Idebank Input fra Ideseminar: er en opsamling af de ideer der kom frem ved drøftelserne af temaerne på idéseminaret Avisforside: er overskrifterne fra de avisforsider som de enkelte grupper blev bedt om at udarbejde som led i afholdelsen af idéseminaret. Grupperne blev på idéseminaret bedt om at udarbejde en avisforside der beskrev livet på Bøgeskovhus om tre år set i henhold til de enkelte temaer. Brugerportræt: Udover hverdagsblikkene er der udarbejdet en række brugerportrætter. Brugerportrætterne er seks portrætter af forskellige brugertyper på Bøgeskovhus tre fra plejeboliger og tre fra ældreboliger. Brugerportrætterne er sammensat på tværs af enkeltpersoner, og de er dermed mere karikerede end en virkelig person. Brugerportrætterne giver et overordnet indblik i de mange forskellige brugertyper, som bor på Bøgeskovhus og skildrer med baggrund i konkrete personprofiler forskelligheden i beboernes baggrund, kapacitet og behov. Brugerportrætterne indeholder dels forskellige beskrivende udsagn samt giver en konkret beskrivelse af de enkelte brugeres karakteristika og historik. Brugerportrætterne har til formål at sætte fokus på at det gode ældreliv må forstås og udleves med baggrund i de konkrete beboeres livshistorie og særegne forventninger til livet på Bøgeskovhus samt at bidrage som kommunikations- og analyseværktøjer både internt på Bøgeskovhus og i den eksterne dialog med de mulige fremtidige leverandører. På de næste sider præsenteres de syv hverdagsblikke samt de udarbejdede brugerportrætter 6

21 Hverdagsblik 1: Indflytning - Den nødvendige nye start Det man har bygget op, hænger man ved. Man bliver jo hevet op med rod Beboer i ældrebolig Når det nu skulle være, er det et rart sted at være Pårørende til beboer i plejebolig Dejligt, når der er nogen man kender fra tidligere, når man flytter ind i plejeboligen Beboer i plejebolig Jeg kan ikke huske indflytningsdagen Beboer i plejebolig Jeg blev taget anstændigt og objektivt i mod Pårørende til beboer i ældrebolig Jeg har endnu ikke været så meget rundt, men jeg lærte naboerne at kende næsten med det samme Beboer i plejebolig, boet på Bøgeskovhus i fire mdr. Jeg var bekymret for at flytte ind, men nej det må være bedre end at sidde derude og ikke kunne passe nogen ting Beboer i ældrebolig Jeg har ikke snakket med personalet om indflytningen Beboer i plejebolig 7

22 Hverdagsfortælling Gerda på 80 år har boet i ældrebolig på Bøgeskovhus i fire måneder og føler sig stadig ikke rigtig hjemme. Hun har ikke været så meget rundt i huset endnu. Det er også svært at komme ud at handle - og hun ønsker sig en crosser. Naboerne er søde, men ellers synes hun mange af beboerne virker udslukte. Selve indflytningsdagen kan hun slet ikke huske, dog husker hun, at personalet kun hjalp med det, de nu skulle. Hun glæder sig til at sætte blomster på altanen, dog er den for smal til at komme rundt på. Paradoks Opstart vs. Afsked Opstarten af et nyt livskapitel, når den ældre netop har taget afsked med et livskapitel. Der eksisterer en modsætning i at starte et nyt livskapitel op med glæde og forventning i en tid, hvor den ældre og de pårørende kan være præget af sorg og mismod omkring afskeden med det gamle liv, sin bolig, og sin gamle identitet, rolle og livsværdier. Vandrehistorie Der er jo ingen, der ønsker at flytte på plejecenter Vandrehistorien handler om, at mange af de ældre tager afstand for det at flytte og bo på plejecenter. Deres tanker og perspektiver på indflytningen er ofte negativ. Dog er der mange ældre, som udtrykker, at det var en lettelse at flytte ind og at de er meget glade for at bo på Bøgeskovhus. Skjult skat Potentialet i at guide den ældre og de pårørende til det nye liv på Bøgeskovhus så det opleves som et nyt livskapitel. Det at flytte ind på Bøgeskovhus er ofte præget af mismod og sorg blandt de ældre bl.a. pga. den øgede afhængighed og sårbarhed, de nye mindre fysiske rammer og afskeden med naboer, netværk og måske også ægtefællen. Derfor kan introduktionen til det nye liv på Bøgeskovhus være svært at forholde sig positivt til. Der ligger dermed et potentiale i at arbejde med en løbende introduktion til livet på Bøgeskovhus, så den ældre ikke bliver fastholdt i sin umiddelbare reserverede indstilling til livet på Bøgekovhus. 8

23 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan kan den ældre bedst blive budt velkommen til sit nye livskapitel på Bøgeskovhus? Den enkelte beboer kan inden indflytningen selv komme med ønsker til, hvordan indflytningen skal finde sted - Etablere tilkøbsydelser i forhold til flytning, indretning og praktiske ting, så de pårørende kan fokusere på at støtte den ældre i forandringsprocessen. F.eks. besøg i eget hjem med gode råd om, hvilke møbler, der er gode at have med - Vis interesse for den ældres tidligere hjem hvordan så der ud? Hvor hang billederne? Hvor stod uret? Hvilke møbler er der sagt farvel til? - Få fokus på den store livshistorie i den lille ting fx uret, stolen, maleriet. Den nye beboer skal gerne kunne føle sit gamle hjem i det nye hjem - Etablere mere fællesskab og fejring omkring modtagelsen fx en festmiddag sammen med de andre på ens gang, blomster i lejligheden, ekstra opmærksomhed - Arbejde med en grundig, hyggelig og løbende præsentation af den nye beboers naboer og faciliteterne på Bøgeskovhus - Lave en guide til indflytning, så det også er skriftliggjort og visualiseret i enkel og kommunikationsvenlig form i forhold til beboeren, de pårørende og personalet så man kan vende tilbage til indflytningen løbende - Arbejde med at det tager tid at falde til italesætte det og være åben omkring, at starten kan være svær. Give gode råd til de pårørende om deres og den ældres reaktioner - Være opsøgende i forhold til nye beboere - personalet kunne støtte gamle beboere i at invitere på kaffe fx tilbyde gratis kage fra cafe og facilitere mødet og samtalen herunder at aftalerne laves. - Sikre en glidende overgang i forhold til den nye start ved at gøre det nye livskapitel kendt inden indflytning f.eks.: o o o Via besøg i det nye og i det gamle hjem Vise video og fotos fra Bøgeskovhus fx de glade stunder med børn, musik, gymnastik, kattebesøg, måltider, cafeen og sociale arrangementer en slags præsentationsvideo, som også kunne ligge på nettet til pårørende og interesserede fremtidige beboere. Velkomstkaffe inden indflytningen, hvor naboerne og personalet deltager. - Systematisk venneordning ældre-ældre i mellem m.m., hvor den nyindflyttede får støtte til at lære Bøgeskovhus at kende. De stærke beboere agerer mentorer. - Giv tid til indflytningen det kan være stressende og hektisk at flytte. OBS Det er ikke en indflytningsdag men en indflytningsperiode - Italesætte livshistorien fra det tidligere liv fx gennem en bog med fotos af de fysiske rammer i hjemmet, haven, byen, arbejdsliv, familieliv, pårørende - Have fokus på traditioner hvordan plejer du at pynte op til højtider/skikke? 9

24 Hverdagsblik 2: Beboernes hverdag - På hjemmebane i livet Jeg synes, at de godt kunne gøre sådan, at man kunne sidde sammen ude på gangen.. Så kunne man jo selv tage kaffe og kopper med Beboer, ældrebolig Når det er sommertid, så tager jeg min harmonika med ned på terrassen og spiller Beboer, plejebolig I (personalet) skal lave bordplanen, som den skal være Mandlig beboer, plejebolig Det er ikke sikkert, jeg taler med nogen, når vi spiser, men så hører jeg, at de andre taler sammen Beboer, plejebolig Der sker jo ikke så meget, men hvor meget skal der egentlig ske? Pårørende til beboer i plejebolig Det kan godt være svært at finde på noget. Jeg læser meget Beboer, plejebolig Jeg har så meget at se til, at jeg næsten aldrig er hjemme Beboer, ældrebolig Jeg vil gerne have flere aktiviteter for mænd! Beboer, ældrebolig Når der sker noget, så prøver jeg at gå ned i cafeen. For at komme lidt ud og tale med nogen Beboer, ældrebolig Jeg er ikke så alene mere, for personalet kommer hele tiden Beboer, plejebolig Det er dejligt at spise sammen jeg har spist alene i 17 år inden jeg kom her 10 Beboer, plejebolig Vi klarer os selv Det er min søn, der synes, jeg skal gå op i cafeen for det sociale Beboer, ældrebolig

25 Hverdagsfortælling Oda er 80 år og er glad for at bo i ældrebolig på Bøgeskovhus. Når der skal ske noget, så prøver hun at gå ned i cafeen for at komme lidt ud og tale med nogen. Hun ønsker mere samvær med naboerne, fx ønsker hun sig, at de kunne sidde sammen ude på gangen og drikke en kop kaffe. Oda kan godt li at hjælpe Gerda, der er blind. Som Oda siger det: Oda er så glad for, at jeg hjælper hende. Jeg skal passe på, hun ikke kommer noget til. Det er jo et vist ansvar. Hun skal have lidt opmuntring ind i mellem. Oda er ked af, at der kommer så mange forskellige hjælpere, og der er særligt en hjælper, hun er meget glad for. Hun har også en veninde, der kommer og hjælper hende med at handle. Hendes børn besøger hende sjældent. Hun har to fugle, som giver hende selskab og glæde. Hverdagsfortælling I fællesrummet (spisestuen) i en plejeboligafdeling er der et langt bredt bord. De, der sidder inderst, kan vanskeligt komme ud. Det viser sig, at der lige er blevet lavet om på bordenes placering - fra et lille og et stort bord til ét stort fælles. I forbindelse med, at beboerne ankommer til fællesrummet, er der en livlig snak og spørgen ind til beboerne fra personalet om, hvor de vil sidde. Flere beboere ved meget præcist hvor og specielt hvor, de ikke vil sidde. Efter at alle har sat sig, præsenteres maden af personalet, der bydes rundt, alle får noget på tallerkener og i glas. Der er stilhed ved bordet, der spises. De ord der veksles under måltidet er få - og er fx er der mere brød?. Beboerne starter ikke en samtale indbyrdes. Det er primært en enkelt borger, der responderer mundtligt på medarbejdernes indbyrdes samtale, enkelte andre kigger op. De to medarbejdere, der er til stede fra måltidets start, har travlt med at hjælpe. De har en glad tone mellem sig - og der er mange venlige bemærkninger til beboerne. Ingen af medarbejderne spiser, før beboerne er færdige. 11

26 Paradoks Aktiv og social vs. ro og fred Ønsket om en aktiv, social hverdag i et liv med begrænsninger - både mentalt og fysisk. Modsætningen handler om, at mange af de ældre i både pleje- og ældrebolig udtrykker ønske om en aktiv hverdag men samtidig er de begrænsede fysisk og mentalt i, hvad de kan overkomme. Så i planlægningen af aktiviteter og samvær er beboernes behov, ressourcer og ønsker centrale herunder nogle beboeres behov for en rolig og fredelig hverdag. Vandrehistorie Hver passer sit Vandrehistorien handler om, at mange ældre ser en ære i at kunne klare sig selv. Samtidig udtrykker mange ældre, at de ønsker mere samvær med hinanden. Så spørgsmålet er, om den enkelte egentlig ønsker at passe sig selv og sit eget liv? Skjulte skatte Ældre hjælper ældre tage ansvar og føle at der er behov for en Mange ældre ønsker at være nyttige og gøre noget for andre. Dette menneskelige behov for, at det er brug for en, er et stort potentiale på Bøgeskovhus. Den enkeltes ressourcer og mulighed for at bidrage til fællesskabet kunne eksempelvis italesættes løbende og arbejdes systematisk med. Eksempelvis i forhold til at facilitere venskaber og relationer. Et andet potentiale på Bøgeskovhus findes i at skabe mere kontakt ml. de ældre i plejeboligerne og i ældreboligerne. Beboerne i ældreboligerne kunne bidrage til at skabe mere liv og aktiviteter for de ældre i plejeboligerne. Involveringen af den ældre, familien og netværk fra det første møde og på nye måder Mange ældre har pga. alderdommen fået et mindre netværk. Så der er et potentiale i at understøtte den ældre i at aktivere sit netværk og familien ved indflytningen og løbende i hverdagen på Bøgeskovhus. Gennem en systematisk involvering af den ældres netværk vil den ældre kunne få mere hjælp og støtte i hverdagslivet og føle sig mindre ensom. 12

27 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan understøtter Bøgeskovhus, at den enkelte beboer lever det gode ældreliv? Den enkelte bruger: - Tage højde for baggrund, kultur og evt. religion - Plejen tilrettelægges ud fra psykiske og fysiske problemområder - Borgeren høres, ses og respekteres - Ved at spørge beboeren og familien, hvad de ønsker og så følge det - Få bedre kendskab til den enkelte beboeres livshistorie - Ved at lytte til det, der siges af beboeren - Respekt for det levede liv - Beboeren skal selv definere det gode ældre liv Familie: - Skabe rammer for at familien føler sig hjemme Aktiviteter: - Personale kun ansat til aktiviteter, der koordineres ml. ældre og plejeboliger - Medinddrager borger i valg af aktiviteter - Hold mange fester brug enhver lejlighed - Understøtte tiltag, som kan trække livet indenfor samt modsat - At hverdagen tager afsæt i beboerens ønsker - Ved at gøre Bøgekovhus til en højskole - Tage på udflugter gerne med hjælp fra frivillige - Forskellighed i aktivitetstilbud - hverdagsoplevelser - Understøtte ideer fra den enkelte beboer og pårørende Fleksibel arbejdstid efter beboernes behov: - Borger og personale aftaler løsning af opgaven - Man kan ikke lave om på ældre, vi skal selv være positive og få samvær/kontakt til hinanden dem og personalet - Åbenhed på afdelingen så dem fra ældreboligen kan komme forbi til snak, kaffe og hygge - Plejepersonale på flekstid i forhold til beboernes behov Fysiske rammer: - Give mulighed for at ændre de fysiske rammer - Nedbryde fysiske/psykiske rammer og vaner - Fælles faciliteter i umiddelbar nærhed af boligen 13

28 Personale: - Livshistorier personalet kan læse sig til mennesket/borgeren - Kontinuitet i plejen faste kontaktpersoner - Ved at gøre opdagelser til en integreret del af ydelsen (nysgerrighed) - Ved at ansætte en fisk i vandet, som er fri til at igangsætte ting spontant og impulsivt - Være sammen personale og beboer ved kaffepauser og måltider spise sammen Overskrift og indhold fra den avisforside ideudviklingsgruppen præsenterede på ideworkshoppen: Her styrer borgeren for vildt her bliver personalet ansat af borgerne den rejsende højskole Bøgeskovhus bliver til højskolde. Borger vælger Bøgeskovhus ud fra deres værdier og tilbud. Bøgeskovhus afprøver højskoletænkningen ift. Borgerens indflydelse. Det gamle bliver en del af det nye, hvor boligerne er indrettet med den nyeste teknologi. 14

29 Hverdagsblik 3: Relationer til lokalområdet og mellem generationer De frivillige kommer af andre årsager end de pårørende. De giver tid til det kærlige Medarbejder Jeg har en sød veninde. Hun har været hjemmehjælper for mig. Hun handler for mig. Hun hjælper mig med meget Beboer i plejebolig Man bliver aldrig for gammel til at lege Frivillig 15

30 Hverdagsfortælling For en tid siden var der en annonce i Bøgeposten. I annoncen efterspurgte personalet på Bøgeskovhus en hundeejer med en sød hund, fra lokalområdet. Det vigtigste var, at både ejer og hund havde lyst til besøge de ældre. Der var desværre ingen lokale hundeejere, som vendte tilbage. Til gengæld henvendte en lokal dame sig, som stolt berettede om sin godmodige racekat. Hun mente bestemt, at den ville være interesseret i at få kærlige klap og lidt ekstra beundring. Kvinden og hendes kat er siden da kommet på besøg jævnligt. De ældre beundrer den og glæder sig til at tale med den. Under et af besøgene udbrød en senil ældre dame uventet: Kan I huske, hvordan det var at have kat? Og kan I huske, hvor dejligt det var at varme sine tæer i den tykke pels, når vi spiste morgenmad i det kolde køkken. Historie fra plejeboligerne Paradoks Svage netværk og afhængighed af pårørende Mange ældre har ikke længere et netværk af venner, når de først kommer i ældrebolig eller plejebolig. I visse tilfælde er de gamle venner gået bort og i andre tilfælde har der ikke været et socialt overskud til at tage vare på vennekredsen gennem den seneste periode i eget hjem. Andre igen har bare levet livet på egen hånd uden et decideret netværk af venner. Derfor er hovedparten af de ældre på Bøgeskovhus afhængige af børn og børnebørn kommer på besøg, hvis de skal bevare kontakt udadtil. Skjulte skatte Besøg af børnehave Besøg af en stue fra den nærliggende børnehave skaber smil og bevægelse hos de gamle. Børnene kan synge sange, som vækker genkendelse hos de gamle, de kan danse ballondans og spille med en bold på en faldskærm. Børnene, ballonerne og faldskærmen inspirerer til leg på en måde, som ligger fjernt for de ældre. Men pludselig lyser øjnene op, og de ellers ubevægelige arme løfter sig. En ballon, der er kommet tæt på, får et dask og faldskærmen hæves hurtigt sammen med børnene for at holde bolden inde. De frivilliges indsats De frivillige kommer for at hjælpe og give indhold i de ældres liv. Derfor vil de gerne hjælpe med konkrete opgaver, hvilket samtidig giver dem en konkret rolle, når de er på Bøgeskovhus. De kommer imidlertid også på Bøgeskovhus med det formål at have et socialt fællesskab med andre frivillige. Hvis de frivillige skal blive ved med at møde op, er fællesskabet mellem dem lige så vigtigt, som glæde ved at skabe glæde for de ældre. 16

31 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan kan man hjælpe beboerne til at bevare kontakten til pårørende og venner og hvordan kan de pårørende og frivilliges engagement styrkes? Idéudviklingen skete bl.a. med inspiration fra metaforet Landsby. Det blev omformuleret til følgende vision for Bøgeskovhus: Hvad nu hvis: Bøgeskovhus var en landsby og gangene en vej? Fysiske rammer: Et forsamlingshus, hvor der kan inviteres til fødselsdage med flere gæster udefra Spisestue med eget køkken, hvor venner og familie kan inviteres til at komme og lave mad eller nyde mad fra caféen. Spisestuen skal kunne bestilles af alle beboere. Teknik: Beboerkanal på fjernesynet, hvor alle arrangementer vises Elektronisk tilmeldingssystem til alle arrangementer på Bøgeskovhus, så alle via beboerkanalen kan følge med, i hvem der har tilmeldt sig til hvilke arrangementer Trådløst internet og støtte til brug af sociale medier såsom facebook, facetime, skype m.m. Elektronisk udgave af Bøgeposten, som sendes til alle pårørende. At komme ud: Etablering af mandegruppe med støtte fra frivillige og pårørende med billard, kortspil, computerspil, fodboldaften på storskærm m.m. Få de ældre ud for at fortælle om gamle dage og f.eks. deres tidligere håndværk Landbyfester med vejmesterskaber i støvlekast, udsmykning m.m. Fælles gåture. At få besøgende ind på Bøgeskovhus: Familiearrangementer i forskelligt omfang, f.eks. bedsteforældredag Fælles ølsmagning Fælles traditioner med lokalområdet, f.eks. fejring af Sct. Hans Aften og fælles flaghejsning Fodboldaftener Modeshow for ældre på Bøgeskovhus Kurser for familier i forbindelse med modtagelsen eller efterfølgende. Kurserne kan f.eks. handle om, hvordan det er at gå fra at være familie til også at have en plejerolle i forhold til den ældre, eller hvad man gør som pårørende til demente 1. kursus i forbindelse med indflytningen kan også rumme en vigtig forventningsafstemning med de pårørende 17

32 Besøg af følgende: Børnehaver, skoler, spejdergrupper, fodboldklubber, teatergrupper eller andre. Overskrift og indhold fra den avisforside ideudviklingsgruppen præsenterede på ideworkshoppen: Bøgeposten Avisen for hele landsbyen Den bedste landsbyfest nogensinde - program: Indmarch med rullende optog med beboere fra hver gang inkl. deres pårørende Konkurrencer med støvlekast og rullestolsræs Lokal børnehaveopfører Når jeg bliver gammel Fortællehjørnet, hvor beboere fortæller om gamle dage Præmieoverrækkelse Fest med dans Elektronisk tilmelding til landsbyfesten Meld dig til landsbyfesten på den nye tilmeldingsapp. Her kan du også følge med i, hvem der kommer til festen. Familienetværksarrangement Hvordan er jeg en god datter eller søn for min demente mor? Kom og få gode råd fra demenssygeplejersken og tal med andre pårørende i samme situation. Bøgepuds Bøgepuds og skin har nu vasket bil nr sammen med lokale bilejere. Bøgeskovhus kåret til Danmarks bedste arbejdsplads For 3. år i træk er Bøgeskovhus kåret til Danmarks bedste arbejdsplads. Det der kendetegner Bøgeskovhus, er stedets unikke og respektfyldte samarbejde mellem beboere, pårørende og medarbejdere. Bøgebageren (Annonce) Vi bager bøgekager på onsdag! Alle er velkomne til at komme og få en smagsprøve børn som voksne. 18

33 Hverdagsblik 4: Medarbejdernes hverdag om at give og få Det er for få weekender i mit liv til at nå alle ledelsesopgaverne Teamleder Jeg kommer på arbejde, fordi jeg ønsker det og føler glæde ved det. Jeg er her ikke for pengenes skyld Medarbejder Vi fordeler borgerne mellem os på en måde, så vi sikrer, at kemien passer Medarbejder i plejebolig Det er vigtigt at have en god leder, som anerkender og respekterer en i hverdagen Medarbejder Det er ikke alle, der er egnede til at passe gamle mennesker. Men så siger jeg til mig selv, at det er en trøst, at de snart går igen Ældre i ældrebolig En kollega er en fra mit team, de andre er samarbejdspartnere Medarbejder Jeg har meget travlt om aftenen, når vi kun er en på arbejde særligt i spisesituationerne Det er vigtigt at have Medarbejder fra plejebolig 19

34 Hverdagsfortælling De to sosu-assistenter var travle og lidt stressede, da planen var skredet pga. mange sygemeldinger og vikarer. Men de var positive og glade og tog travlheden med godt mod. Begge assistenter var af anden etnisk baggrund end dansk. Den ene bar tørklæde. De er glade for deres job og for deres uddannelser. Første besøg var præget af fart og målrettethed. Opgaven er i fokus. Men den gode stemning var hele tiden med dem. Assistenternes el-biler udfordrer med mange problemer. Fx er de så kolde, at medarbejderne får lungebetændelse, halsbetændelse eller bliver forkølede. Assistenterne takker af for efter endnu en stresset aften på et arbejde, som de elsker. Hjemmeplejen Paradokser Afmålt tid vs. uendelig tid Medarbejdernes dag er styret af opgaver og de har derfor kun afmålt tid til alt, hvad de gør. Beboernes tid kan i kontrast til dette opleves som uendelig, hvilket kan betyde, at der opleves forventninger til hinanden, som man ikke kan indfri Arbejdspres vs. nærvær Arbejdspres betyder, at nogle opgaver må nedprioriteres. Det kan let blive omsorgsopgaverne. Samtidig er der et stort ønske fra personalets side om at give nærvær til beboerne, som i sagens natur kræver tid og ro. Hvordan hænger det sammen med, at noget personale har tid til lange pauser og snak om alt det, der ikke fungerer, men knap tid til at være hos borgerne? Hvad er grunden til, at det lykkes for andre medarbejdere, at skabe de rolige, nærværende stunder med borgeren selv i presset hverdag? Vandrehistorie Det eneste vi hører centralt fra er: Spare, spare, spare Medarbejderne udtrykker en oplevelse af, at økonomien og behovet for at spare er det, der alene fylder forvaltningens opmærksomhed. Men står det sådan til og hvilke historier kunne være relevante at fortælle? Skjult skat De stille medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk: Hvad er det vi ikke hører fra dem? Der ligger mange ressourcer i medarbejderne, hvorfor det er vigtigt at alle får de rette betingelser for at udfolde dem Medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk bidrager med kulturel mangfoldighed Medarbejderne på Bøgeskovhus repræsenterer en mangfoldig gruppe. Det giver beboerne mulighed for en bred vifte af nye og forskelligartede oplevelser i hverdagen Uddelegering af praktiske opgaver til rette personale Plejepersonalet er uddannet eller dannet til at varetage omsorgs- og plejeopgaven. Hvis flere af de praktiske opgaver blev videregivet til personale med større sans og interesse for dette, kunne der frigives ressourcer til pleje- og omsorgsopgaven Ledelse som katalysator Der er ingen tvivl om, at ledelse har betydning for, hvordan livet opleves på Bøgeskovhus. Der er et stort potentiale i at sikre god ledelse af huset. Det har betydning for medarbejderne, men også en direkte afsmittende effekt på, hvordan Bøgeskovhus drives og udvikles 20

35 Idebank - Input fra idesemiar Hvordan kan medarbejderne bidrage til at løfte Bøgeskovhus ind i fremtiden? Avisforside om Bøgeskovhus Nye tilgange i hverdagslivet på Bøgeskovhus: Skab frirum fra struktur: Mere tid til det sjove. Bring leg ind i arbejdet Nedbryd teamgrænser for en dag Inddrag pårørende og frivillige Udbred idéen om klovnekursus til alle som en ny måde at tænke på og en mere legende måde at arbejde på Lad Aros flytte ind! Frivillighed Event-maker Personalet gør sig umage med at bruge familie og netværk Frivillige møder opbakning fra ledelsen Beboere og frivillige hjælper i spisesituationer Arbejdstilrettelæggelse Ledelse arbejder bevidst med at skabe rum til det sjove Personalet spiser sammen med beboerne? Prioriterer opgaver efter værdi for borgeren Eksperimentere med planlægning af arbejdet Hvad ville der ske, hvis ledelsen kunne ignorere alle opgaver ovenfra og koncentrere sig om ledelse lokalt? Undtagelsestilstand: arbejde uden regler Samarbejde og ledelse på tværs Starte dagen med Ja, det bliver en dejlig dag! Det smitter Fleksibilitet i opgaveløsning på tværs af afdelinger og teams 21

36 Afskaffe teams for en enkelt dag Kompetenceudvikling Klovnekursus til alle, der skal håndtere udadreagerende demente Den enkelte medarbejders kompetencer tænkes i forhold til beboernes konkrete behov Små kompetenceteams (ekspert panel) Udveksling af ressourcer mellem fritvalgsområdet og plejeboliger, f.eks. gennem videndeling og jobrotation. Kultur og tradition Visualiserede livshistorier: Pårørende sender billeder fra hele beboernes liv, som man kan se på ipad Sparre med beboerne om, hvad god omsorg er Udvikle sanserum i samarbejde med Aros (som Aros satelit) Personalet indtænker udearealer til deres samspil med beboerne Vi må finde personalets og beboernes fællesnævner: medarbejdere og beboere skaber fælles traditioner! It-værktøjer Hjælpe til bedre overblik over dagens gøremål Adgang til information og værktøjer, når der er brug for det. 22

37 Hverdagsblik 5: Ny teknologi genveje til velfærd? Luna er ligesom bamses veninde Man vænner sig til meget man vænner sig til alt Beboer i plejebolig PDA er kun til kørelister, vi kan også se daglig plejeplan, men vi bruger det ikke. Det tager meget lang tid, hver gang man klikker Medarbejder i hjemmeplejen Borgeren synes, at det er mere behageligt, at blive liftet med loftliften Luna Medarbejder i plejeboliger 23

38 Hverdagsfortælling Det er tid til at stå op for ægteparret Egon og Ida, som bor i plejebolig. De er begge afhængige af hjælp til at komme ud af sengen og til den personlige hygiejne. Egon kan godt lide at sove længe, men vil gerne vænnes og have vand, når personalet kommer. Ida er glad, frisk og klar til at komme i bad. Hun snakker ivrigt om sin drøm, hvor hun var flyttet til en stor lejlighed. Sosu-assistenten siger venligt, at hun jo bor på Bøgeskovhus nu og hun skal i bad. Det glæder Ida, for så kan hendes hår krølle igen og sidde pænt. Hun skal også have rent, pænt tøj på. Sosu-assistenten gør sit bedste for at finde det rigtige tøj: Det var jo ikke pænt nok i går, siger hun med et smil på læben. Ida liftes af Luna og taler venlig om Luna. På badeværelset får Ida opgaver, fx at godkende vandets temperatur og putte shampoo i håret. Personalet er meget involverende og positive og skaber glæde, fx ved at huske på kaffetåren, der venter Paradoks Velfærdsteknologi skaber både tryghed og utryghed Teknologi kan bidrage til tryghed, når det er velafprøvet og fungerer efter hensigten til trods for menneskers forskelligheder. Samtidig bidrager samme teknologi også til utryghed, fordi det kan virke fremmedgørende og koldt. Vandrehistorie Mange ældre bryder sig ikke om at blive liftet Tanken om at være afhængig af en lift for at blive flyttet fra kørestolen til sengen tiltaler ikke de ældre. Skjulte skatte Velfærdsteknologi kan styrke beboeres og medarbejderes kommunikation med hinanden og forbedre dokumentation og videndeling i forbindelse med de interne arbejdsgange. Ligeledes rummer nye velfærdsteknologiske løsninger et stort potentiale for at effektivisere plejen og gøre beboerne mere selvhjulpne. Idebank - Input fra idesemiar Hvordan kan velfærdsteknologi implementeres så det skaber tryghed for beboere og medarbejdere på Bøgeskovhus? Ny velfærdsteknologi: Anvendelse af tablets frem for PDA er Digitalisering af samarbejdsbogen Anvendelse af sænkeborde og bøjler Etablering af samtaleanlæg og nødkald Introduktion af robotstøvsugning og robotvask Udviklingsprocesser: Inddragelse af beboerbestyrelserne som forberedelse og implementering af ny velfærdsteknologi Selvstændigt fokus på udvikling i et separat spor fra driften, men tæt på hverdagens praksis Etablering af selvstændig udviklingspulje, der kan understøtte nye udviklingsprojekter. 24

39 Hverdagsblik 6: Samspil mellem plejeboliger, frit valgs området og lokalcenter Observation Under opdagelserne på Bøgeskovhus var der ikke konkrete eksempler på et samspil mellem fritvalgsområdet og plejeboligerne. Derudover kommer langt de fleste frivillige i lokalcenteret, mens kun få kommer i ældreboliger og plejeboliger på Bøgeskovhus. 25

40 Hverdagsfortælling Vi mødte en frisk kvinde med rollator, som hentede mad i lokalcenteret. Både hovedret og dessert. Hun transporterede det selv, og var på vej til bage til sin lejlighed for at spise med sig selv og sin mand. Manden var fornyligt komme hjem fra hospitalet efter en operation. Kvinden fortalte os, at han heldigvis får masser af hjælp og pleje hele døgnet rundt i sin hospitalsseng. Hun fortalte også, at hun var meget træt. De mange besøg i deres lille lejlighed vækker hende, så hun har svært ved at få den søvn, som hun behøver. Beboer i ældrebolig Paradokser Mange naboer, men for lidt samvær På Bøgeskovhus bor mange mennesker under samme tag. Derfor er der i udgangspunktet store muligheder for at etablere fællesskaber mellem de ældre. Men de ældre skal have lyst til at forlade deres lejlighed for, at det sker. De fælles omgivelser opleves triste: Tomme gange, ingen mennesker, ingen lyde og kun lidt dagslys. Caféens åbningstider Samværet med naboer samt besøg af familie eller venner styrkes, hvis der er nogle hyggelige rammer at være fælles i, hvor man kan få kaffe og kage eller et måltid mad. Caféen i lokalcenteret er imidlertid lukket, når pårørende og venner har fri. Skjulte skatte Friske ældre hjælper svage ældre Mange af de ældre har fortalt, at de har stor glæde af at kun hjælpe de andre ældre på Bøgeskovhus. Der ligger derfor en skjult skat, hvis man kan understøtte en praksis, hvor de friske beboere i ældreboligerne hjælper de svage beboere i plejeboligerne. Fælles koordinering på tværs Der foregår en del forskellige aktiviteter på Bøgeskovhus, og på visse områder er der et aktivt netværk af frivillige. Men aktiviteterne iværksættes i 3 separate fora, hhv. beboer-pårørenderådet, brugerrådet og afdelingsbestyrelserne. Facilitering og koordinering mellem de 3 fora kan sikre, at aktiviteterne og de frivilliges indsats kommer flest muligt ældre til gode på Bøgeskovhus. Samvær omkring fælles interesser Det er ikke altid let at etablere nye fællesskaber for ældre. Men fælles interesser kan binde de ældre sammen. F.eks. efterspurgte en af de mandlige beboere aktiviteter, som var rettet mere mod mænd. Større organisatorisk sammenhæng En organisatorisk sammenlægning mellem plejeboligerne og fritvalgsområdet vil fjerne nogen af barriererne for at skabe samspil mellem de 3 områder. F.eks. vil det give større muligheder for at arbejde aktivt med rehabilitering, mens de ældre stadig er relativt selvhjulpne i egen bolig. Det kan også understøtte en glidende overgang fra ældreboliger til plejeboliger, hvor det ikke er påkrævet at flytte etage. Sidst men ikke mindst øger det muligheden for, at lokaler og medarbejderressourcer bruges fleksibelt og optimalt. 26

41 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan styrkes samspillet mellem ældre fra Bøgeskovhus og locale fra nærområdet? Samspil: - Det at skabe samspil mellem de 3 områder skal italesættes og faciliteres målrettet. Det kræver ledelsesvilje og medarbejderressourcer, at samarbejde på nye måder. Målet er til gengæld at udnytte nye synergier. - Understøttelse af en åben og modtagelig kultur på Bøgeskovhus, hvor der er samarbejde og videndeling mellem afdelinger. - Understøttelse af, at de friske ældre i ældreboligerne hjælper de svagere ældre i ældreboligerne. - Samspil med pårørende forudsætter, at de pårørende oplever reel indflydelse. Derfor bør flest mulig beslutninger træffes tæt på borgerne og deres familie. Derudover skal de pårørende være bekendt med disse muligheder. De fysiske rammer: - Aktivitetsrum, hvor beboerne på Bøgeskovhus kan mødes om fælles interesser, f.eks. værksted. - Pusleplads med mulighed for bilvask på parkeringspladsen ved Bøgeskovhus. 27

42 Hverdagsblik 7: Bygninger og faciliteter rammen om det gode liv Trænings-redskaberne udenfor bliver kun brugt af børnene fra børnehaven og trænings-redskaberne indenfor bliver mest brugt af dem udefra Beboer i ældrebolig Jeg har det fantastisk, fordi alting fungerer Men man er noget lukket inde, når det er koldt udenfor Beboer i ældrebolig Bøgeskovhus er så dejligt et sted at bo, fordi her er så mange forskellige aktiviteter Beboer i ældrebolig Vi vil gerne sidde alene om aftenen og se fjernsyn Beboer i plejebolig 28 Maden smager bedre, når jeg spiser den sammen med andre Beboer i ældrebolig

43 Hverdagsfortælling Jeg flyttede hertil, fordi jeg allerede dengang var blind og der var børn, der bankede på min dør i tide og utide. Så blev jeg bange. Jeg turde ikke bo der længere. Men jeg føler mig spærret inde her. Jeg vil meget hellere bo ved jorden. Jeg kan ikke finde rundt på de lange gange og elevatorerne Puha Har det lidt som om, det er ingenmandsland her. Jeg kan ikke finde rundt ikke engang hen til kontoret. Det er forfærdeligt. Beboer, ældrebolig Hverdagsfortælling Jeg har en ledsager en gang om ugen. Hun er en herlig dame. Vi tager som regel til Viby centeret og handler ind. Her kan jeg købe min mad til aften. Jeg spiser færdigretter. Jeg har til to dage i en ret. Jeg spiser ikke så meget. Så koster det mig fem kr. pr. dag. Det er for dyrt i cafeen. Vist nok 70 kr. for en middag. Beboer, ældrebolig Hverdagsfortælling Jeg kunne godt tænke mig, at lejligheden var delt lidt mere op. Det er ikke til at finde rundt herinde, når der ikke er nogle døre. Og badeværelset det er jo en hel balsal. Kunne holde stor fest derude. Jamen altså Beboer, ældrebolig 29

44 Paradoks Hjem vs. Institution Bøgeskovhus er de ældres hjem, men er bygget op som en institution. Hyggen ved hjemlige omgivelser præger de enkelte hjem, mens fællesarealer i højere grad vidner om en institution. Det betyder, at hjemmet kan opleves afgrænset allerede ved egen dør og ikke først ved døren ud af Bøgeskovhus. Vandrehistorier Det er så dyrt at spise i cafeen Nogle ældre vælger at købe mad, som de spiser alene i deres egen bolig, fordi priserne i cafeen opleves som alt for høje. Men hvor dyrt er det egentligt at spise i cafeen, hvis de tilpasser måltidet deres sult og hvad er en god prioritering? Liv i cafeen skaber liv på Bøgeskovhus Der bliver gjort noget for at skabe liv i cafeen, bl.a. med aktiviteter som line dance, billard og litteraturgruppe. Det skaber liv i cafeen, men for hvem? Og hvor meget liv skaber det egentlig i boligerne, når cafeen er afsondret herfra? Skjulte skatte De små ting på fællesarealerne Mange ældre oplever, at gangene er kedelige og bare og ikke lægger op til, at man ønsker at opholde sig her. Men der skal ikke meget til for at ændre denne oplevelse: Hylder, blomster og billeder. Det kan være med til at give fornemmelsen af, at den hjemlige hygge strækker sig fra lejligheden og ud på gangen. Gangene har store nicher, som oplagt kunne forvandles til hyggekroge, hvor man som beboer kan mødes til snak og kaffe. Bedre muligheder for ældrevenligt udeliv Udearealerne bliver i dag ikke brugt meget af de ældre. Der er for få bænke til at tage en pause og aktivitetsredskaberne matcher ikke de ældres behov og fysiske kapabilitet. Med den rette indretning baseret på de ældres ønsker og behov, skaber de eksisterende rammer af grønne områder gode muligheder for et godt udeliv blandt de ældre Cafeen som samlingssted Der er potentiale i at udnytte cafeen som ramme for sociale aktiviteter både for beboerne på Bøgeskovhus, for deres pårørende og for folk udefra. Her er den fysiske plads til at invitere flere end det er muligt i egen lejlighed og mulighed for forplejning. Der ligger et potentiale i at tænke cafeen til både besøg, aktiviteter og som mere eller mindre uformelt mødested. 30

45 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan kan de fysiske rammer bedst understøtte sundhed, værdighed og hjemlig atmosfære? Metafor for livet på Bøgeskovhus Livet på afdelingen som livet i en højteknologisk landsby: gadekær, fællesskab, frivillighed alt sammen indrettet og guidet af teknologi Fysiske rum (til aktiviteter) Erstatte den smalle gang til fællesrum med åben forbindelse mellem fællesrum og gang ved at nedrive vægge. Dette vil skabe mere sammenhæng i afdelingen og lys på gangene samt medvirke til at liv i fællesrummet opleves før man er der Vælte vægge/nedlægge enkelte lejligheder så der kommer luft ind på gangen og der bliver plads til at lave flere fællesarealer Binde husene (boliger og cafe) sammen vha. en vinterhave/orangeri med grønne planter, vandløb og ildsted mulighed for at komme ud, også om vinteren Tænk i grader af fællesrum kontra privatrum: cafeen indrettet med små hyggekroge adskilt af halvvægge og planter, ekstra fællesrum på gangene, som beboerne indretter og vedligeholder Rykke cafeen tæt på boligerne ved at bygge et glasoverdække mellem nr. 55 og 57, fjerne lejlighederne i stueetagen ind mod gården og lav i stedet her butikker (bager, kiosk, frisør), som også folk udefra kan benytte Gør altanerne mere fleksible ved at overdække, læhegn, bredere og gangbro ned til haven Indret haven med havebade, stole, grill, stier, parasoller Fokusere og indrette gangene efter forskellige målgrupper med forskellige behov. Aktiviteter (i de fysiske rum) Mentorordning rekruttere ved at lave job- og personprofil og annoncere på facebook eller i ugeavisen eller lade de ældre fra ældreboligerne være mentor for de nytilflyttede Vej/gang-fest Idrætsdage med konkurrencer arrangeret efter principper i handicapidræt (inspiration hos fx Egmont Højskolen) Have skærme i fællesrum med film, fx webcam med togtur Oslo Bergen Ala carte menu en gang imellem i plejeboligerne 31

46 Cafeen er åben længere hver dag samt i weekenden, så den kan bruges til besøg Kaffehjørner på gangene Afspille CD/DVD med fællessang og skab fællesskab heromkring Understøttede aktiviteter: madlavning, film, historieinteresser. Grundlæggende principper Indretning med udgangspunkt i et sanseunivers: Sanserne indretter hjemmet: fokus på lyde, blikfang, dufte, stoflighed, farver, lys Tænk i oplevelser Det er bevægelsen, der inspirerer måske betyder det mere, når billeder hænges op end, når de hænger? Lys og lyd, de skifter over døgnet Balance mellem ro og stress hos personalet som afgørende for at få øje på de små ting, der kan gøre den store forskel for beboerne i hverdagen Inddrage beboerne i udvikling og beslutning saml en vidensdatabase med gode ideer Sæt os i beboernes sted og udvikle ideer med afsæt i deres interesser Godt miljø for beboere (hjem) og godt miljø for medarbejdere (fx hos rygere). 32

47 Hverdagsblik 8: Den private afsked i et professionelt miljø "Det må være min fornemmeste opgave at vise, at det ikke er slemt at se en død" Medarbejder i plejebolig Det er vigtigt at informere de pårørende give ro på og få afmystificeret døden. Fortælle om hvad sker der fysisk sker, når man dør "Man kan mærke på gangen, når en beboer kommer i den sidste fase" Ekstern sygeplejeske Beboer i ældrebolig "Det er i orden at tude" Det er ikke længere naturligt, at døden er en del af livet Vi taler ikke om døden med de ældre Medarbejder i plejebolig Det er noget med selv at kunne være i den situation, det er. Hvad det er at dø Medarbejder i plejebolig Vi har en holdning til, at man ikke skal dø alene Medarbejder i plejebolig Jeg føler mig magtesløs og frustrereret. Jeg føler skyld over, at jeg ikke har tid og det går ud over nogle andre. Medarbejder i plejebolig 33

48 Hverdagsfortælling Når en beboer kommer i den terminale fase, prøver vi at være der så meget som muligt. Ingen skal dø alene. Vi dækker hinanden ind via vagter, så vi kan holde i hånden, synge og drikke kaffe med den døende. Vi har også brug for at sige farvel, og vi vil gerne være nærværende til det sidste. Man går og rydder op lige efter kisten er lukket. Støvet må gerne lægge sig. Det behøver ikke være så effektivt. Det er trods alt et menneskeliv. Det er trods alt et eftermæle Paradokser Den professionelle proces vs. den private død for den døende, de pårørende og medarbejderne Medarbejderne er professionelle i deres håndtering af den terminale fase, men er samtidig personlig berørt af situationen, da de ofte knytter sig til beboerne. Medarbejderne skal dermed balancere i at være professionelle og håndtere deres personlige reaktioner. Lukkethed vs. åbenhed Nogle medarbejdere er ikke kendte og trygge ved den terminale fase og har brug for professionel støtte i at forstå de fysiske og psykiske reaktioner hos den døende samt deres egen rolle. Der eksisterer hos nogle medarbejdere, beboere og pårørende et tabu omkring døden og det er svært at tale åbent om deres frygt, nervøsitet og angst. Lukketheden understøttes af, at medarbejderne ikke orienterer naboerne om en beboers død, medmindre de spørger direkte. Dette skyldes tavshedspligt. Efter et par dage bliver postkassen dog ved at være åbenstående, som et symbol på døden. Alene vs. selskab Holdningen om, at ingen skal dø alene, kan komme i konflikt med de konkrete vagtplanressourcer og medarbejdernes personlige følelser, samvittighed og skyldfølelse. Vandrehistorier Sjælen flyver ud, når vinduet åbnes (fortælling fra medarbejdere og beboere) De skriger, når de dør (fortælling fra naboer i det omgivende kvarter) Begge vandrehistorier illustrer nogle af de myter og spirituelle forståelser, der præger den terminale fase på Bøgeskovhus både blandt beboere, medarbejdere, pårørende og naboer til Bøgeskovhus. Skjult skat At være naturlig og åben omkring døden både over for beboerne, de pårørende og kollegerne - herunder at have en faglig og systematisk tilgang Den usikkerhed, frygt, myter og tabuer som eksisterer blandt nogle medarbejdere, beboere og pårørende kunne imødekommes gennem en åbenhed og ærlighed. Samtidig er der et potentiale blandt medarbejderne for at øge den generelle faglighed og professionalisme i den terminale fase gennem en meres systematisk tilgang fx gennem videndeling og forventningsafstemning blandt personalet. 34

49 Idebank Input fra Ideseminar Hvordan kan vi gøre den terminale fase til beboernes proces? - Være åben og lyttende overfor beboeren om, hvad de gerne selv vil have, der skal foregå - Lav et spørgeskema om den sidste vilje og åben op for, at der ikke er noget, der er usagt. - Være konkret omkring ønsker fx hvilken slags blomster, musik, sang, tøj, sengetøj. - Spørge ind til forestillingen om døden, så der er mindre angst for døden. - Være åben overfor familien og inddrage og samarbejde med familien omkring den terminale fase - Se på hvordan vi forbereder fødsler kan vi have den samme åbenhed og ønsker omkring døden. - Turde tale med naboerne om døden, når en beboer dør, så døden ikke bliver et tabu. De ældre ved godt, hvad der sker inde i dem! - Invitere til udsyngning, hvis borgeren har tilkendegivet, at det er ok på sin ønskeliste. - Arbejde for, at det ikke er et tabu at dø. - Respekt for, at ikke alle ønsker at tale om deres egen død. - Tilbyde vågekone til de, som ikke har pårørende hos sig i den sidste fase. Avisforsiden: Bofællesskabet Bøgeskovhus Bøgeskovhus har i det sidste tre år formået at ophæve adskillelsen mellem ældreboliger, plejeboliger og hjemmepleje. På Bøgeskovhus har man de sidste tre år kunne få den nødvendige pleje uanset hvor i bofællesskabet, man boede. Dette har betydet, at den enkelte ældre ikke har været nødt til at flytte i ny bolig i takt med, at beboeren har fået behov for mere pleje. Den ældre har undgået store indgribende flytninger, som tidligere har gjort den ældre unødvendig stresset og frustreret. Wilhelmine udtaler: Lige siden min mand og jeg var kommet i gennem den første flytning ind i bofællesskabet for tre år siden, har vi helt undgået livsomlægning. På trods af, at min man i dag har langt større behov for hjælp i sin dagligdag end for tre år siden. Igennem hele forløbet har vi fået utrolig god information - og alle beslutninger er blevet taget i en god og åben dialog med os. Generelt har der været en stor vilje til at imødekomme de ønsker, som min man og jeg måtte have 35

50 Borgeren med livsenergi Historik Oda har levet et aktivt liv med mange pligter og gøremål i forhold til hus og have. Hun har været aktiv i gymnastikforeningen og brugsforeningen. Personlige karakteristika Fakta Oda Rasmussen, 80 år Bor i ældrebolig Tidl. hjemmegående husmor Alene manden død for fem år siden Har 3 børn, 7 børnebørn og 3 oldebørn Boede tidligere i villa med stor have Udsagn Hvad sker der i denne uge? Hvem vil med på tur? Maden i cafeen smager som hjemmelavet og så er det hyggeligt at spise sammen med andre Oda er flyttet i ældrebolig, da villaen blev for stor, gigten tog til og hun blev alene. Samtidig har hun fået hjerte- og rygproblemer og er faldet et par gange. Hun nyder enkeltheden i ældreboligen og trygheden på Bøgeskovhus, hvor hjælpen er tæt på. Oda gør altid meget ud af sig selv og indretningen sin lejlighed. Hun nyder udsigten og at sætte blomster i altankassen. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Oda er optaget af de sociale aktiviteter i de trygge rammer. Oda går til alle de aktiviteter, hun kan overkomme. Hun går i cafeen hver dag, men handler selv ind og laver mad i weekenden. 36

51 Borgeren med misbrug Historik Egon Hansen har levet et fysik hårdt liv som håndværker med mere end en fyraftensøl hver dag. Egon fik sit sociale behov dækket gennem fællesskabet med kollegaerne og hans ekskones netværk. Efter hans skilsmisse og da arbejdslivet sluttede, fik han sit sociale samvær på den lokale bodega. Fakta Egon Hansen, 83 år Bor i ældrebolig Tidl. tømrer Fraskilt Har ingen kontakt til børn, børnebørn og oldebørn Boede tidligere i lejlighed i socialt boligbyggeri Udsagn Pas på, nonnerne kommer! Der er så meget, man skal hele tiden Jeg faldt jo bare Personlige karakteristika Egon flyttede i ældrebolig efter råd fra kommunen. Egon havde svært ved at passe på sig selv og der kom mange klager fra naboerne omkring hans skælden ud og råben. Egon drikker for mange øl og er ikke i stand til at varetage sin personlige hygiejne, træning og kost. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Egon forventer ikke det store af livet på Bøgeskovhus, så han holder sig mest for sig selv. En gang imellem har han kontakt til sin nabo. 37

52 Borgeren med en demenssygdom Historik Edit Carlsen har altid været optaget af at gøre noget for andre både som sygeplejerske og som mor, bedstemor og oldemor. Personlige karakteristika Edit fik som 75 årig konstateret demens. Fakta Edit Carlsen, 78 år Bor i plejebolig Tidl. sygeplejerske Gift manden bor dog fortsat i egen ejerlejlighed 2 børn, 5 børnebørn og 4 oldebørn Udsagn Hvem er du? Hvor skal vi hen? Jeg skal snart på vagt på hospitalet Edit kunne pludselig ikke finde hjem eller genkende familiemedlemmerne. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Edit er glad, når livet på Bøgeskovhus giver hende forskellige sanseindtryk. Hun elsker, når katten kommer på besøg og kan kæle med den i timevis. Hun er også glad for at synge sammen med børnehavebørnene og fortælle om gamle dage under måltiderne. Nogle gange bliver Edit dog forvirret og angst. 38

53 Borgeren i den sidste fase Historik Hans Sørensen har haft et rigt og langt liv som lærer i et lille lokalsamfund. Da han blev pensioneret som lærer, fortsatte han i mange år som frivillig i den lokale badmintonklub. Personlige karakteristika Sammen med sin kone flyttede Hans ind i en Fakta Hans Sørensen, 87 år Bor i plejebolig Tidl. lærer Hans kone bor i ældrebolig Boede tidligere i parcelhus ældrebolig på Bøgeskovhus for tre år siden. Hans fik konstateret kræft for et år siden, nu er sygdommen gået ind i den afsluttende fase. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Egon er bevidst om, at han snart skal dø. Egon ønsker sig ro, tryghed og nærvær fra sin kone og personalet. Udsagn Jeg har haft et dejligt liv Hvor er I søde Pas godt på min kone 39

54 Borgeren med handicap Historik Gurli var frem til sin arbejdsulykke som 58- årig på glasværket en aktiv kvinde i forhold til både arbejds- og familieliv. Efter arbejdsulykken blev hun langsomt blind på begge øjne og blev afhængig af hjælp fra sin mand og børn. Fakta Gurli Olsen, 73 år Bor i ældrebolig Tidl. fabriksarbejder Alene manden døde for to år siden Har 2 børn, 5 børnebørn og 2 oldebørn Boede tidligere i et rækkehus med en lille have med sin mand Udsagn Det er ensomt her. Jeg søger at have nogle normale mennesker at snakke med. Jeg føler mig spærret inde her. Puha - har det lidt som om, det er ingenmandsland her. Jeg kan ikke finde rundt på de lange gange ikke engang hen til kontoret. Det er forfærdeligt. Jeg har en ledsager en gang om ugen. Hun er en herlig dame. Vi tager som regel til Viby centeret sammen og handler ind. Personlige karakteristika Gurli flyttede i ældrebolig, da manden døde for to år siden. Som ældre og blind var det for utrygt og svært at klare sig alene. Gurli har en stor livsgnist og er videbegærlig. Hun lytter til lydbøger hver dag. Hun har et stort socialt behov, men magter ikke at komme ud af boligen, da det er svært for hende at orientere sig. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Gurli er meget tilfreds med den personlige pleje hun modtager. Dog føler hun sig ofte ensom og afskåret fra livet på Bøgeskovhus pga. sit handicap. 40

55 Borgeren med lammelse Historik Ib Jensen var en aktiv pensioneret læge med en stor omgangskreds i golfklubben og på tennisbanen. Ib blev lam som følge af en alvorlig blodprop. Personlige karakteristika Fakta Ib Jensen, 70 år Bor i plejebolig Tidl. læge Hans kone bor i deres tidl. fælles hjem Har 4 børn, 10 børnebørn og 5 oldebørn. Ib sidder i kørestol og er afhængig af hjælp 24 timer i døgnet. Han har svært ved at udtrykke sig sprogligt pga. afasi. Ib er bevidst om sin sygdom, og har svært ved at acceptere sin situation. Forventninger til livet på Bøgeskovhus Ib har ikke udtrykt specifikke forventninger til livet på Bøgeskovhus. Boede tidligere i villa en lille have med sin mand Udsagn fra pårørende Hvordan kan vi bedst genoptræne Ibs sprog? Ib føler sig fejlplaceret Hvor har I travlt det må være hårdt at arbejde her 41