Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 29. maj 2013, kl i Syds selskabslokaler, Trædrejerporten 4, Hvidovre

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 29. maj 2013, kl i Syds selskabslokaler, Trædrejerporten 4, Hvidovre Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. februar Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Regnskab 2012 for boligorganisationen og afdelingerne Budget 2014 for boligorganisationen Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor Indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsførelse Avedøre Stationsby afdeling Syd LBF-tilgængelighedsprojekt finansiering Avedøre Stationsby afdeling Syd Finansiering af skure til boligafdelingens hybellejemål Avedøre Stationsby afdeling Nord lejlighedssammenlægning Styringsdialog Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Servicetjek kan erstatte førsyn Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Startboliger med støtte /25

2 17. Visionsseminar for Tilgængelighed i Sager til orientering Hvidovre Kommunes godkendelse af årsregnskab Social vicevært status Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby status Ajourføringsgebyr ved manglende betaling Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Overenskomst for ejendomsfunktionærer Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning Analyse af afdelingernes og organisationens økonomi Næste møde Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Regnskab 2012 boligorganisationen og afdelingerne (udsendes kun i papir)... 6 Bilag 3: Revisionsprotokollat... 6 Bilag 4: Budget 2014 for boligorganisationen... 7 Bilag 5: Styringsrapport for Bilag 6: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v Bilag 7: Oversigt tab ved fraflytninger Bilag 8: Servicetjek Bilag 9: Indkøbspolitik for KAB Bilag 10: KAB s timeforbrug Bilag 11: Udkast til rapport om tilgængelighed i, januar 2013 (udsendes kun i papir) Bilag 12: Statusrapport og årsregnskab /25

3 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2. Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. februar 2013 Referat og fortroligt referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 7. februar 2013 er udsendt den 19. februar at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Der har ikke været indførelser i revisionsprotokollen udover regnskabsprotokollen vedrørende regnskab 2012, der behandles under punkt 4. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning 4. Regnskab 2012 for boligorganisationen og afdelingerne Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab udviser et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapital. Overskuddet fremkommer ved opnået nettorenteindtægt forrentning af organisationens egenkapital. Arbejdskapitalen Efter overførsel af årets overskud udgør arbejdskapitalen kr. 3/25

4 Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør heraf kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør kr., svarende til indskuddet i KAB. Afdelingerne Afdeling 3501 Avedøre Stationsby Syd Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet overføres til opsamlet resultat, indtil det er afgjort, om der bliver bevilget støtte til byggeudgifterne i forbindelse med byggeregnskabet for renoveringen af baderum i Bymuren. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde i kr., svarende til 200,21 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 929,02 kr. pr. m² for familieboliger, 1.297,13 kr. pr. m 2 for ungdomsboliger og 1.073,44 kr. pr. m 2 for ældreboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet er forelagt til behandling på afdelingsmødet den 13. maj Regnskabet blev godkendt. Afdeling 3503 Store Hus Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr., der dels anvendes til afvikling af underfinansiering og dels overføres til opsamlet resultat. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2012, svarende til 92,73 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december /25

5 Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 854,43 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2012 på 4,54 %. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet forelægges til behandling på afdelingsmødet den 23. maj Afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2012, svarende til 191,41 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 901 kr. pr. m² for familieboliger og 992 kr. pr. m 2 for ungdomsboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. august 2012 på 4,75 %. Afdelingsmødets godkendelse Regnskabet forelægges til behandling på afdelingsmødet den 21. maj Afdeling 3505 Børneinstitutionen Ræven Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. 5/25

6 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2012, svarende til 345,45 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde kr. pr. m². Afdeling 3506 Børneinstitutionen Haren Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2012, svarende til 232,95 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde kr. pr. m². Afdeling 3507 Børneinstitutionen Pindsvinet Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet afvikles budgetmæssigt over de kommende tre år. Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde årligt kr. pr. 31. december 2012, svarende til 124,08 kr. pr. m². Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde kr. pr. m². Bilag 2: Regnskab 2012 boligorganisationen og afdelingerne (udsendes kun i papir) Bilag 3: Revisionsprotokollat at organisationsbestyrelsen godkender årsregnskab 2012 for boligorganisation og afdelinger, tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. at organisationsbestyrelsen godkender nærværende oplæg som organisationsbestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i vejledning om drift af almene boliger m.v. 6/25

7 5. Budget 2014 for boligorganisationen Budget 2014 for boligorganisationen balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens egenkapital dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Samlede administrationsudgifter kr kr kr. Bilag 4: Budget 2014 for boligorganisationen at organisationsbestyrelsen godkender budget 2014 for boligorganisationen. 6. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 30. maj 2013 skal der foretages valg af revisor. at organisationsbestyrelsen drøfter valg af revisor. 7. Indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsførelse På repræsentantskabsmødet den 30. maj 2013 skal der tages stilling til bekræftelse af forretningsførelsen. Forretningsføreraftalen fortsætter uændret, indtil der tages skridt med baggrund i opsigelsesbestemmelsen. 7/25

8 at organisationsbestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om bekræftelse af forretningsførelsen. 8. Avedøre Stationsby afdeling Syd LBF-tilgængelighedsprojekt finansiering På organisationsbestyrelsesmødet den 27. maj 2009 blev bestyrelsen orienteret om, at Avedøre Stationsby Syd af Landsbyggefonden var blevet bedt om at genoptage et tilgængelighedsprojekt med et samlet anlægsbudget på kr., som stod for udførelse i Bymuren 173 og 175. På mødet tiltrådte bestyrelsen budgettet og finansieringsforslaget og at indlede den øvrige beboerdemokratiske proces frem mod et skema A-ansøgning. Projektet med tilhørende budget og finansiering blev imidlertid nedstemt af afdelingsmødet i afdelingen, hvorfor projektet efterfølgende blev taget af bordet og Landsbyggefonden orienteret om beslutningen. I forbindelse med opgørelse af badeværelsesrenoveringssagen er økonomien i tilgængelighedsprojektet opgjort. Opgørelsen viser, at der tilbagestår en udækket udgift i afdelingen fra tilvejebringelsen af projektet og ydelserne med at få udarbejdet beskrivelser og finansieringsforslag til ovenstående beslutninger. Projekteringen blev skitseret og beskrevet af Dominia A/S i perioden fra februar og frem til projektet blev nedstemt af afdelingen i foråret I perioden er der anvendt midler til: Projektering Byggesagshonorar Intern renteberegning Kørsel I alt ,91 kr ,13 kr ,22 kr. 961,00 kr ,26 kr. Da projektet ikke kunne gennemføres, har der ikke været en efterfølgende projektøkonomi til at afdække udgifterne til den indledende skitsering og udarbejdelse af beslutningsoplæg. Det indstilles derfor til organisationsbestyrelsen at godkende, at afdelingens udlæg dækkes af boligorganisationens dispositionsfond. 8/25

9 Det indstilles at organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud fra dispositionsfonden til dækning af afdelingens udlæg på ,26 kr. 9. Avedøre Stationsby afdeling Syd Finansiering af skure til boligafdelingens hybellejemål På afdelingsmødet den 24. september 2012 blev der fremsat forslag om etablering af skure til afdelingens hybellejemål. Det blev enstemmigt vedtaget at undersøge økonomien og placeringsmulighederne i det fremsatte forslag og forelægge dette på afdelingsmødet i maj Ejendomskontoret har i januar 2013 udarbejdet et forslag til etablering af skure til afdelingens 76 hybellejemål, og forslaget blev principgodkendt til viderebehandling på det kommende afdelingsmøde af afdelingens bestyrelse på møde den 4. februar Projektforslag er tilgængeligt på afdelingens hjemmeside. På afdelingsmødet den 13. maj 2013 godkendte afdelingsmødet forslag om etablering af skure til afdelingens 76 hybellejemål. Fire stemte blankt. Ingen stemte mod forslaget. Udgiften til projektet er i ejendomskontorets forslag fra januar 2013 vurderet til ca. 2 mill. kr. På baggrund af de foreliggende oplysninger i forslaget har rådgiverfirmaet Dominia A/S beregnet prisen noget lavere, men har tillige udtaget et kontroltilbud, som udgjorde ca. 2 mill. kr. For at kunne sikre en snarlig etablering af skurene foreslås denne opgave finansieret op til 2 mill. kr., via lån af egne midler i det omfang, at etableringen ikke kan gennemføres over afdelingens driftsmidler. Afdelingens samlede henlæggelser udgjorde kr., jævnfør afdelingens regnskab pr. 31. december 2012, hvor af kr. udgøres af henlægger til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse. For god ordens skyld gøres opmærksom på, at ved brug af lån af egne midler, er der en maksimal tilbagebetalingstid på 10 år med 1/10 hvert år. Ligeledes må der påregnes en mindre renteindtægt, når denne finansieringsform benyttes. Endvidere skal bemærkes, at et eventuelt driftsoverskud skal anvendes til afskrivning på anlægsudgiften. Der er i forslaget ikke taget stilling til et eventuelt krav fra Københavns Kommune om merbetaling for grundkøb som følge af en forøget bebyggelsesprocent. Forøgelse af det bebyggede areal udgør ca. 170 m² ved projektets gennemførelse. 9/25

10 at organisationsbestyrelsen godkender den foreslåede finansiering af projektet lån af egne midler på 2 mill. kr. i det omfang, at etableringen ikke kan gennemgøres over afdelingens driftsmidler. 10. Avedøre Stationsby afdeling Nord lejlighedssammenlægning Afdelingens helhedsplan er godkendt ultimo 2012, og der foreligger skema A-tilsagn fra Hvidovre Kommune og Landsbyggefonden. Bearbejdning af helhedsplanen frem mod skema B foregår planmæssigt. Efterfølgende har afdelingens byggeudvalg i samarbejde med KAB og rådgiver Witraz Arkitekter blandt andet arbejdet på forberedelse af lejlighedssammenlægningen sammenlægning af 15 hybler med de omkringliggende familieboliger. Byggeudvalget har behandlet og besluttet en indstilling om ny lejefastsættelse, forhøjet indskud ved genudlejning, genhusning, istandsættelsesudgifter for reserverede genhusningsboliger, lejetab i forbindelse med ombygning og genhusning og flyttehjælp. Byggeudvalget indstiller således til organisationsbestyrelsen at godkende følgende: Genhusning De nuværende beboere vil blive tilbudt en anden bolig i boligorganisationens afdelinger i henhold til Lov om leje af almene boliger 85 og 86. De nuværende beboere i familieboligerne kan, hvis de ønsker det, blive boende i den sammenlagte større lejlighed. Lejeaftaler for familieboliger og hybler er planlagt opsagt pr. 1. september 2013 og i samme forbindelse afholdes samtaler med de berørte beboere om genhusning. Dette forventes at ske i september/oktober Medarbejdere fra KAB s udlejning og fra Hvidovre Kommune vil sørge for den nødvendige rådgivning til beboerne. Der forventes en løbende genhusning fra september 2013 og frem til februar Det indstilles samtidig, at beboere i hybler kan genhuses i familieboliger i afdeling Nord og Syd uden hensyntagen til den 2-årige karenstid. Lejefastsættelse Ved nedlæggelse af de 15 hybler reduceres de løbende driftsudgifter til administrationsbidrag, honorarer, almindelig vedligeholdelse og henlæggelser til planlagt vedligeholdelse m.v. med i alt ca kr. årligt. 10/25

11 Når den nugældende hybelleje reduceres tilsvarende, fremkommer en restleje på kr. pr. måned, som tillægges den nye sammenlagte bolig. Familieboligen vil således få tillagt 26,9 m 2 og i alt udgøre 103,9 m 2, og samtidig få tillagt en månedlig leje på kroner. Lejen vil herefter udgøre ca kroner pr. måned eller 877,29 kr. pr. m 2 pr. år. Denne m 2 - leje ligger på niveau med boliger af nogenlunde tilsvarende størrelse i afdelingen. Der vil ikke være lejepåvirkning for de øvrige boliger i afdelingen. Indskud Byggeudvalget har besluttet at indstille, at der ikke opkræves forhøjet indskud for de nye sammenlagte boliger hos de beboere, der vælger at blive boende. Forhøjet indskud opkræves for nyindflyttere og ved fremtidige genudlejninger. Der opkræves forhøjet indskud på kr. Det samlede indskud for den nye sammenlagte bolig udgør herefter kr. svarende til ca. 128 kr. pr. m 2. Dette indskud ligger på niveau med boliger af nogenlunde tilsvarende størrelse i afdelingen. Istandsættelsesudgifter Boliger, der reserveres til brug for genhusning, vil blive normalistandsat inden udlejning for så vidt angår overflader dvs. gulve, lofter, vægge samt træværk. Udgifter hertil afholdes af byggesagen. Det samme gælder eventuel etablering af afløb/installation til vaskemaskine. Vedligeholdelseskonti for hybler, der nedlægges, tilfalder byggesagen i forbindelse med ombygning/sammenlægning. Lejetab Lejetab, der opstår i forbindelse med reserverede boliger til brug for genhusning samt lejetab i forbindelse med ombygning/sammenlægning, afholdes af byggesagen. Flyttehjælp Beboere, der selv står for flytningen, vil få et tilskud til dækning af alle omkostninger. Tilskuddet udgør for hybler kr. og for familieboliger kr. Tilskud udbetales, når boligen er fraflyttet og synet. Udgifter hertil afholdes af byggesagen. Såfremt beboere har behov for flyttehjælp, vil byggesagen i stedet dække omkostninger til flyttefirma efter regning. Denne flytteordning administreres af det lokale ejendomskontor. Der tages forbehold for endelig godkendelse af Hvidovre Kommune og Landsbyggefonden. 11/25

12 Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender byggeudvalgets indstilling vedrørende genhusning, lejefastsættelse, indskud, istandsættelsesudgifter, lejetab og flyttehjælp. 11. Styringsdialog 2013 Til brug for styringsdialogmødet med Hvidovre Kommune i sommeren 2013 er der udarbejdet et udkast til styringsrapport omfattende regnskabsåret Udkast til styringsrapport for afdelinger og organisation er udarbejdet i et samarbejde mellem ejendomsledere, forretningsfører, afdelingsbestyrelsesformænd og formandskab. Til organisationsbestyrelsens behandling og godkendelse vedlægges som bilag udkast til den samlede styringsrapport Organisationsbestyrelsens eventuelle ønsker til emner til dialogmødets dagsorden bør endvidere fastlægges. Hvidovre Kommune har endnu ikke meddelt præcis dato for mødets afholdelse, men det forventes afholdt i august Det samlede materiale forventes derfor indsendt til Hvidovre Kommune senest med udgangen af juni Bilag 5: Styringsrapport for 2013 at organisationsbestyrelsen behandler og godkender den samlede styringsrapport 2013, og eventuelt træffer beslutning om ønskede emner til dialogmødets dagsorden. 12. Nye regler for overførsel af midler til dispositionsfonden Folketinget vedtog den 14. marts 2013 L 114 Lov om ændring af lov om almene boliger m.v., lov om leje af almene boliger og lov om boligbyggeri. Loven er trådt i kraft den 1. april Loven indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Udgifter til uforholdsmæssigt store tab skal fremover dækkes af dispositionsfonden i boligorganisationen. Risikoen for tab er fortsat placeret i afdelingerne. 12/25

13 Det er besluttet, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, og som ikke dækkes af kommunen. Det gælder alle udgifter vedrørende fraflytning: Lejetab, istandsættelse ved fraflytning, inkasso m.v. Med andre ord den samlede fraflytterregning. Beløbet opgøres samlet for en afdeling og ikke pr. sag. Boligorganisationen kan beslutte, om den solidarisk vil dække tab for hele det regnskabsår, hvor 1. april indgår eller kun dække de tab, der er konstateret efter 1. april Afdelingerne modtager refusionen for tab ved fraflytning fra dispositionsfonden i forbindelse med afslutning af regnskabsåret. Beløbet på 313 kr. reguleres én gang årligt. Første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af nettoprisindekset for april Med andre ord ved førstkommende budget derefter. Er der tale om nødlidende boligorganisationer, kan disse hæve satsen pr. 1. april. De pågældende boligorganisationer skal beslutte, om de ønsker at gøre brug af denne fremgangsmåde. Bilag 6: Dispositionsfondens dækning af tab fra fraflytning m.v. Bilag 7: Oversigt tab ved fraflytninger at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter, om hele regnskabsperioden skal indgå i beregningen af det tab, der skal dækkes af dispositionsfonden. 13. Udskillelse af institutionslejemål fra boligafdelingerne Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 at acceptere tilbud fra advokat Janne Vejlesby fra Kammeradvokaten på udarbejdelse af procesdokument/forundersøgelse. De samlede omkostninger, herunder eventuelle omkostninger til tinglysningsoplysninger og landinspektør m.v., aftaltes godkendt af forretningsføreren, indenfor en nærmere aftalt ramme. Sagen omhandler eventuel udskillelse af institutionslejemål fra de to afdelinger Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Stationsby Nord. Afdeling Avedøre Stationsby Syd Viben børneinstitution, Bødkerporten 8, 2650 Hvidovre Mågen børneinstitution, Karetmagerporten 8, 2650 Hvidovre Lægecenter (tidligere børneinstitution), Trædrejerporten 8, 2650 Hvidovre Avedøre Stationsby Nord Regnbuen Byggelegepladsen, Avedøre Tværvej 5, 2650 Hvidovre 13/25

14 Det har været organisationsbestyrelsens ønske at undersøge, om disse lejemål kan udskilles og fremover eksistere som selvstændige almene afdelinger under boligorganisationen. Advokat Janne Vejlesby har udarbejdet Procesplan for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag for udskillelse. af 12. november Procesplanen opridser og uddyber de fokusområder, som advokatfirmaet mener i første omgang bør afdækkes, med henblik på at afklare og tilvejebringe et beslutningsgrundlag for at gå videre med projektet. Advokat Janne Vejlesby har ved brev af den 7. januar 2013 fremsendt procesplan samt tidsplan og honoraroverslag for udskillelse af institutionslejemål. Det skal bemærkes, at der er tale om et forsigtigt og foreløbigt bud på en tidsplan og honoraroverslag, idet de fokusområder, der er påpeget i procesplanen, endnu ikke er fuldt ud belyste. Det fremgår, at projektets gennemførelse må forventes at tage minimum 1,5 år, og at det samlede honorar for projektets to faser må forventes at udgøre minimum ca. 1 mill. kr. Advokat Janne Vejlesby deltog i organisationsbestyrelsesmødet den 7. februar 2013 med en præsentation af procesplanen og uddybning af de enkelte faser samt den foreløbige tidsplan og honoraroverslag. Organisationsbestyrelsen besluttede ikke umiddelbart at igangsætte projektet, men i stedet at nedsætte en arbejdsgruppe med henblik på at udarbejde en plan for det videre forløb i sagen. Arbejdsgruppen skulle søge en mere enkel løsning, og stadig med det formål at beskytte beboerne bedst muligt mod påvirkning fra eventuelt lejetab fra institutionslejemål. Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde, og har herunder forholdt sig til den ny lovændring fra 1. april 2013, hvorefter boligorganisationens dispositionsfond skal dække det tab ved fraflytning, der samlet set overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i afdelingerne, og dermed indebærer en anderledes solidarisk fordeling af afdelingernes tab ved fraflytning. Det er endvidere taget i betragtning, at der ikke aktuelt er kendskab til forestående opsigelser af institutions- /erhvervslejemål. Arbejdsgruppen har herefter besluttet at indstille til organisationsbestyrelsen at træffe beslutning om: - Projekt om udskillelse af institutionslejemål ikke igangsættes, og at sagen med advokatbistand dermed afsluttes - Lejetab i afdelingerne i forbindelse med institutions- og erhvervslejemåls ophør fremover dækkes fuldt ud af organisationens dispositionsfond, i lighed med lejeledighed for boliger. Dog ikke såfremt afdelingen har valgt at disponere over lejemålet i forbindelse med 14/25

15 ombygning eller lignende. Undtaget er dog Regnbuen, Avedøre Stationsby Nord, idet lejemålet har en helt særlig og midlertidig karakter. at organisationsbestyrelsen drøfter arbejdsgruppens indstilling og træffer beslutning herom. 14. Servicetjek kan erstatte førsyn I 2002 blev de såkaldte førsyn afskaffet, fordi de var ulovlige. Formålet med førsyn var at hindre interne flytninger i samme boligorganisation, hvis synsmedarbejderen vurderede, at fraflytter ikke ville kunne betale omkostningerne til at istandsætte lejemålet i den bolig, der blev fraflyttet. Som en delvis erstatning for førsyn kan boligorganisationen beslutte at tilbyde beboerne et såkaldt servicetjek. Servicetjekket er ikke obligatorisk, men er et tilbud til beboeren, som gennem et servicetjek får overblik over, hvad det vil koste at fraflytte boligen. Et servicetjek udføres af ejendomskontoret og er gratis for beboeren. Servicetjek kan tilbydes på to forskellige måder: - Som et tilbud til alle beboere i såvel boperioden som opsigelsesperioden, om at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen, ved en eventuel fraflytning. - Som et tilbud til beboere, som i opsigelsesperioden ønsker at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen ved en fraflytning. Bilag 8: Servicetjek at organisationsbestyrelsen beslutter, om afdelingerne skal kunne tilbyde beboerne et servicetjek, samt beslutte hvilken af de to typer servicetjek, man ønsker at kunne tilbyde beboerne. 15. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydel- 15/25

16 ser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/- afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og -aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser indenfor KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet: - ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner - at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med standardleverandørbetingelserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Læs standardleverandørbetingelserne her: Bilag 9: Indkøbspolitik for KAB at organisationsbestyrelsen tager KAB s indkøbspolitik til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen beslutter, at den vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. 16/25

17 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om standardleverandørbetingelserne til efterretning. 16. Startboliger med støtte Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har i Lov nr. 518 af den 5. juni 2012 om startboliger givet mulighed for, at staten kan yde støtte til etablering og drift af startboliger for unge. Startboliger er almene ungdomsboliger, der er målrettet unge årige, som har særligt behov for en bolig med tilhørende bostøtte. Formålet med startboliger er at sikre unge med forskellige grader af problemer en god start på et liv i egen bolig. Der er tilknyttet voksenstøtte i form af en social vicevært direkte til boligen og bomiljøet. De unge, som tilbuddet om startboliger retter sig imod, er unge, der med en let støtte kan klare at bo for sig selv. Unge med behov for mere massiv faglig støtte er udenfor målgruppen. Umiddelbart er der følgende muligheder for etablering af startboliger: - I større afdelinger eller i nært beliggende afdelinger med ældre små almene familieboliger med lav husleje - I ungdomsboliger, eventuelt boliger hvor den kommunale forvaltning allerede anviser unge med særlige behov - I afdelinger med særlige lejlighedstyper som tillægsrum, enkeltværelser og hybler uden køkken Det er KAB, der på vegne af boligorganisationen, anviser til boligerne. I praksis vil det dog ske i tæt samarbejde med kommunen, hvorfor det er oplagt at tilbyde startboligerne til lokale unge, som skal hjælpes i gang. Økonomien Lovgivningen yder ikke støtte til husleje. Det vurderes derfor, at lejen for en startbolig ikke må overstige ca kr. om måneden. Der ydes økonomisk støtte til etablering af startboliger, op til kr. pr. bolig, og fuld støtte til ansættelse af en social vicevært. Den sociale vicevært skal kunne yde bostøtte til mellem 12 og 26 unge. Yderligere ydes økonomisk støtte til udgifter ved kontorhold og aktiviteter. Det skal drøftes med kommunerne, i hvilket omfang udgifter til tomgangsleje og misligholdelse kan betales af kommunen. 17/25

18 Startboligerne etableres som nævnt i eksisterende almene boliger. Dog vil der muligvis kunne etableres startboliger i nyopførte ungdomsboligafdelinger. Startboligen skal etableres som et midlertidigt tilbud, der som udgangspunkt senest skal fraflyttes, når den unge fylder 24 år. Tilskuddet på op til kr. pr. bolig skal ikke refunderes, hvis startboligen på grund af ændringer i boligbehov i afdelingen igen indgår i afdelingens almindelige boligudbud senere. Flere boligorganisationer, eventuelt med inddragelse af boligorganisationer uden for KABfællesskabet, vil kunne etablere et samarbejde. Medarbejderne, de sociale viceværter, bør tilknyttes et lokalt boligsocialt sekretariat, hvor dette findes eller til den boligsociale koordinator centralt i KAB. Boligsociale medarbejdere på deltid kan ansættes som sociale viceværter i en splitansættelse, hvor nogle af timerne betales via støtten til startboliger. Ansøgning indsendes til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for at etablere startboliger og beslutter, om der kan etableres startboliger i en eller flere afdelinger. 17. Visionsseminar for KAB har tidligere foreslået afholdelse af et visionsseminar for, og på organisationsbestyrelsesmødet den 30. maj 2012 blev første udkast til Visionsseminarprogram fremlagt til behandling. Organisationsbestyrelsen drøftede udkast til Visionsseminar-program og besluttede at udskyde afholdelse af seminaret til begyndelsen af Endvidere blev det besluttet, at afdelingerne forinden afholdte et internt seminar. På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev der udtrykt ønske om, at arbejdet med tilrettelæggelse af visionsseminar nu genoptages. Det er imidlertid ikke klarlagt, hvilke emner organisationsbestyrelsen ønsker at behandle. Der er således behov for en nærmere drøftelse af emner, deltagerkreds og tidshorisont m.v. Herefter vil der kunne arbejdes videre med et programudkast. at organisationsbestyrelsen nærmere drøfter afholdelse af visionsseminar samt træffer beslutning om det videre forløb. 18/25

19 18. Tilgængelighed i Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 30. maj 2011 at tage imod KAB s tilbud om at gennemføre kortlægning og indberetning til ABCD-mærkning af afdelingens boliger samt rapport. Nu er kortlægning, indberetning og ABCD-mærkning tilendebragt. Udkast til rapport til bestyrelsen om resultatet er vedlagt til bestyrelsens godkendelse. Rapporten indeholder en samlet redegørelse for hovedresultater samt en afdelingsrapport for hver af boligorganisationens tre afdelinger. Som aftalt er arbejdet udført efter medgået tid med en timeløn på 932,50 kr. inkl. moms, dog samlet til en maksimal udgift på kr. inkl. moms. Opgaven afregnes med ,25 kr. inkl. moms. Af vedlagte timeseddel fremgår KAB s timeforbrug på sagen. Bilag 10: KAB s timeforbrug Bilag 11: Udkast til rapport om tilgængelighed i, januar 2013 (udsendes kun i papir) at organisationsbestyrelsen godkender afrapporteringen. Sager til orientering 19. Hvidovre Kommunes godkendelse af årsregnskab 2011 Årsregnskab 2011 blev behandlet i forbindelse med styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune den 8. november Det fremgår af referat af styringsdialogmødet, at Hvidovre Kommune har taget årsregnskab 2011 til efterretning. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 19/25

20 20. Social vicevært status Samarbejdsaftalen mellem og Hvidovre Kommune omkring projekt Hybelguide social vicevært i Avedøre Stationsby blev indgået i marts/april Projektet er tidsbegrænset for perioden fra den 1. maj 2010 til og med den 31. december Der er for året 2012 udarbejdet en statusrapport samt et revideret årsregnskab til ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. De afholdte udgifter for 2012 udgør i alt kr., heraf udgør egenbetalingen kr., som deles ligeligt mellem Hvidovre Kommune og. Boligselskabets andel på kr. vil herefter blive fordelt mellem afdelingerne efter antal boliglejemål, og vil kunne afholdes af afdelingernes henlagte imagemidler. Projekt Hybelguide skal afsluttes pr. 31. december 2013, og styregruppen vil hen over sommeren arbejde med afviklingen af projektets sidste halvår, afsluttende evaluering og rapportering samt indstilling til organisationsbestyrelsen. Sagen forventes forelagt på et organisationsbestyrelsesmøde i september Bilag 12: Statusrapport og årsregnskab at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Overdragelse af varmedistributionsledninger i Avedøre Stationsby status Organisationsbestyrelsen blev på mødet den 30. maj 2012 orienteret om, at der medio december 2011 var indgået aftale med advokat Dorte Ginnerup om opgaven med at få gennemført en formel overdragelse af varmedistributionsledningerne. Opgaven omfatter fornødne tiltag for overdragelse, som en formel forlængelse og konsekvens af overdragelsen af varmecentralen fra Boligselskabet AKB til Avedøre Fjernvarme i Der har siden januar 2012 været arbejdet på at få udarbejdet udkast til deklaration og overdragelsesaftale, om hvilke der skal foreligge enighed mellem parterne. Der har i den forbindelse været drøftelser mellem advokat, Willis, KAB og EBO Consult A/S om udkast til disse dokumenter. Det er endnu ikke lykkedes at opnå enighed om vilkårene/formuleringerne for overdragelsen. 20/25

21 Der er i april 2013 indhentet supplerende bistand fra Lett Advokatfirma, hvorefter der tilsyneladende er grundlag for at kunne tilvejebringe den ønskede aftale. Sagsbehandlingen pågår derfor stadig. Organisationsbestyrelsen vil blive holdt orienteret om sagen. Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Ajourføringsgebyr ved manglende betaling Pr. 23. januar 2013 er der kommet nye regler om ajourføringsgebyret. Reglerne fremgår af udlejningsbekendtgørelsens 3, stk. 3. Efter de nye regler skal boligorganisationen sende en påmindelse (rykker) til den boligsøgende, hvis den boligsøgende ikke betaler det årlige ajourføringsgebyr. Det skal fremgå af påmindelsen, at manglende betaling af ajourføringsgebyret vil betyde, at den boligsøgende slettes fra listen. Den hidtil gældende regel om, at den boligsøgende kan slettes fra ventelisten seks uger efter, at boligorganisationen har sendt opkrævning på ajourføringsgebyret og betaling ikke har fundet sted, gælder derfor ikke længere. Der er i de nye regler ikke fastsat nogen frister for, hvornår påmindelse skal sendes, og hvor hurtigt herefter sletning kan ske. De nye regler giver ikke mulighed for at opkræve et rykkergebyr. De administrative udgifter ved påmindelse skal derfor dækkes af ajourføringsgebyret. Reglerne fastslår i øvrigt, at boligorganisationen allerede i forbindelse med opnoteringen skal meddele den boligsøgende, at der én gang årligt vil blive opkrævet et ajourføringsgebyr, at der vil blive sendt en påmindelse ved manglende betaling, og at manglende betaling vil medføre sletning fra ventelisten. KAB har imidlertid altid fremsendt en påmindelse før sletning af ventelisten. Ændringen i reglerne medfører derfor kun mindre ændringer i de breve, der udsendes i forbindelse med opnotering på venteliste. KAB s politik er fortsat, at sletning sker seks uger efter, at rykkeren er modtaget. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/25

22 23. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns og Furesø Kommune siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er - at forhindre en udsættelse nu og her - at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt Projektet har fra 1. februar tre gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: - at få opstillet et budget og oprettet PBS aftaler - at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen - at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år, hvor der var én gældsrådgiver ansat, havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde, hvor beboerne ønsker hjælp, lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. 22/25

23 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er toårig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Lejerbo s tilbud om deltagelse i fællesindkøbsordning Boligorganisationen Lejerbo har skrevet til alle almene boligorganisationer og tilbudt dem at deltage i Lejerbo s fællesindkøbsordninger. Fællesindkøbet skal organiseres ved at etablere en indkøbsportal med navnet Almen Indkøb. Det er gratis at tilmelde sig initiativet, men Lejerbo opkræver 3 % af omsætningen på fællesindkøbsaftalerne fra leverandørerne til dækning af deres udgifter. KAB har takket nej til Lejerbo s tilbud. KAB modtager løbende en stor mængde henvendelser fra potentielle leverandører og virksomheder, som ønsker vores deltagelse i forskellige typer indkøbssamarbejder, webportaler og lignende. Vi tager alle henvendelser seriøst, og hvis vi vurderer, at de rummer reel værdi for de administrerede boligorganisationer, indleder vi et samarbejde. 23/25

24 Normalt informeres boligorganisationerne ikke om afviste henvendelser. Da Lejerbo er en branchekollega, informeres der her om baggrunden for, at der er takket nej til tilbuddet. Baggrunden for afslaget er, at KAB allerede i dag tilbyder lignende fællesindkøbsordninger som en del af vores almindelige administration. Et tilbud som der ikke betales ekstra for. Lejerbo nævner i det udsendte materiale fælles el-indkøb, udbud af entrepriser og fælles rengøringsudbud, som allerede tilbydes i KAB regi i dag, samt fælles indkøb af håndværkerydelser, som vi arbejder på at kunne tilbyde indenfor en overskuelig fremtid. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Analyse af afdelingernes og organisationens økonomi Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 14. december 2011, at KAB udarbejder en analyse af organisationens og afdelingernes økonomi, herunder henlæggelsesniveau og lejeniveau samt oversigt over dispositionsfondens udvikling herunder udamortiserede lån. Analysen opdeles i to; en analyse, der viser udviklingen i dispositionsfonden og en analyse, der fremskriver organisationens og afdelingernes økonomi. Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 30. maj 2012, at analysearbejdet afregnes til en fast pris på kr. ekskl. moms pr. analyse. Analysearbejdet er nu afsluttet, og der er ultimo marts 2013 leveret rapport/analyseværktøj til KAB s forvaltningsområde C. Materialet gennemgås nu i samarbejde med ejendomslederne, som i samme forbindelse instrueres i brugen af analyseværktøjet. Når gennemgang og instruktion er afsluttet, vil rapport/analyseværktøj kunne præsenteres for organisationsbestyrelsen og afdelingerne. Dette forventes at kunne ske efter sommerferien at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24/25

25 27. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 30. maj 2013, efter repræsentantskabsmødet Valgmøde Repræsentantskabsmøde Torsdag den 30. maj 2013, kl i afdeling Syd 28. Eventuelt 25/25