Lovtidende A 2010 Udgivet den 8. juni 2010

Transkript

1 Lovtidende A 2010 Udgivet den 8. juni maj Nr Bekendtgørelse om godkendelse af vedtægt om advokaters pligter med hensyn til behandlingen af betroede midler I medfør af 79 i retsplejelov for Grønland, jf. lov nr. 305 af 30. april 2008 om retsplejelov for Grønland, har Justitsministeriet dags dato godkendt vedtægt om advokaters pligter med hensyn til behandlingen af betroede midler. Vedtægten, der træder i kraft den 9. juni 2010, er optaget som bilag 1 til denne bekendtgørelse. Justitsministeriet, den 15. maj 2010 LARS BARFOED / Anne Berg Mansfeld-Giese Justitsmin., j.nr AA005494

2 15. maj Nr Vedtægt om advokaters pligter med hensyn til behandlingen af betroede midler Bilag 1 A. Betroede penge 1 Stk. 1. Enhver advokat og ethvert advokatselskab, som oppebærer penge for en klients eller tredjemands regning, skal have indrettet bogholderiet således, at det til enhver tid kan vise de enkelte mellemværender samt størrelsen af advokatens henholdsvis selskabets samlede tilsvar af betroede penge (klienttilsvaret). Stk. 2. Klienttilsvaret efter stk. 1 skal omfatte samtlige de beløb, som advokatselskabet og advokaten som led i advokatvirksomhed oppebærer for tredjemands regning. Beløb til opfyldelse af aftaler om køb og salg af fast ejendom, forretning, fly, skibe o. lign., beløb i forbindelse med formueforvaltning og beløb vedrørende administration af fast ejendom, skal dog ikke henregnes til klienttilsvaret, såfremt sådanne beløb indsættes på særlige konti i et pengeinstitut. Sådanne konti er omfattet af reglerne om nøjagtig registrering, jf. 8, og oprettes for og i den berettigedes navn. Stk. 3. Klientbogholderiet skal føres hver arbejdsdag. 2 Stk. 1. Klienttilsvaret, jf. 1, stk. 1, skal indestå på en særlig konto i pengeinstitut (klientbankkonto). Klientbankkontoen skal betegnes som klientkonto. Stk. 2. En klientbankkonto oprettes i advokatens eller advokatselskabets navn og er undergivet advokatens eller advokatselskabets rådighed. Stk. 3. En advokats eller et advokatselskabs samlede klienttilsvar kan indestå på flere klientbankkonti i et eller flere pengeinstitutter, herunder på konti oprettet til brug for tilsvaret over for en enkelt klient. Sådanne konti kan have vedtegning om den pågældende klients navn. Stk. 4. Det skal en gang hver arbejdsdag sikres, at der er overensstemmelse mellem klienttilsvaret og det samlede indestående på klientbankkontiene. Det skal kunne dokumenteres, at reglen i første punktum er overholdt. Stk. 5. Advokatrådet kan meddele dispensation fra reglerne i stk. 4 og i 1, stk. 3, hvis det under hensyn til tilsvarets størrelse, antallet af posteringer og omstændighederne i øvrigt findes ubetænkeligt. Det skal kunne dokumenteres, at dispensationsbetingelserne er overholdt. 3 Stk. 1. Klientbankkonti kan kun oprettes i pengeinstitutter, som ved en af Advokatrådet godkendt erklæring har forpligtet sig til at overholde følgende bestemmelser: a. Uanset muligt andet mellemværende med advokaten, advokatselskabet eller nogen af advokatens eller selskabets klienter skal pengeinstituttet ikke ved modregning eller på anden måde kunne disponere over noget på en klientbankkonto indestående beløb, som er fornødent for at dække advokatens eller advokatselskabets tilsvar til tredjemand for betroede penge. b. På en klientbankkonto må bortset fra interne overførsler mellem advokatens eller advokatselskabets klientbankkonti kun hæves: 1) ved checks eller 2) ved edb-overførsel, herunder fremtidige overførsler foretaget i henhold til advokatens eller advokatselskabets instruks, jf. 5, stk. 5, hvor det af betalingsafsenderens konto fremgår, hvem der har beordret overførslen, og til hvilken konto beløbet er overført. c. Beslutninger truffet af Advokatrådet i medfør af 17. Stk. 2. Klientbankkonto må kun oprettes i pengeinstitut, såfremt der i henhold til lov om en indskydergaranti ydes fuld dækning for kontoens indestående i tilfælde af pengeinstituttets konkurs.

3 15. maj Nr Stk. 1. Det skal sikres, at alle betroede penge uden unødigt ophold indsættes på klientbankkonto. Stk. 2. Penge, som en advokat eller et advokatselskab oppebærer for et interessentskab, hvori advokaten eller selskabet er interessent, skal behandles som betroede penge, jf. stk. 1. Stk. 3. På klientbankkonto må alene indsættes beløb, der modtages som led i advokatvirksomhed. 5 Stk. 1. På klientbankkonto må kun hæves: a. Beløb, som udbetales til en klient eller for en klients regning. b. Beløb, som advokaten eller advokatselskabet har til gode hos en klient i henhold til bogført mellemværende, der berettiger til modregning. c. Beløb, som efter opgørelse og afstemning overstiger advokatens eller advokatselskabets samlede tilsvar. Stk. 2. Beløb, som hæves i henhold til stk. 1, litra a eller b, må ikke overstige tilsvaret over for klienten. Stk. 3. Beløb, som hæves i henhold til stk. 1, litra b eller c, skal indsættes på advokatens eller advokatselskabets driftskonto i pengeinstitut. Stk. 4. Salærer må, selv om de er indtjent, ikke hæves på klientbankkontoen, uden at salæret samtidig bogføres, og faktura tilstilles klienten. Stk. 5. Instruks om fremtidige edb-overførsler fra klientbankkontoen må kun gives, såfremt der ifølge klientbogholderiet utvivlsomt vil være dækning for overførslerne på det tidspunkt, hvor de skal gennemføres og bogføres. 6 Mindst en gang hver måned skal summen af de enkelte mellemværender afstemmes med det samlede klienttilsvar. Dokumentation for afstemningen skal opbevares i mindst to år. 7 Stk. 1. Enhver advokat og ethvert advokatselskab har pligt til, medmindre særlig aftale foreligger, at afgive indvundne renter af sit tilsvar over for en klient eller anden berettiget person efter de i stk. 2-7 anførte regler. Stk. 2. Har klienters midler været separeret på særskilt klientbankkonto, er rentebeløbet uanset nedenstående regler den på den særskilte konto indvundne rente. Stk. 3. Rentebeløb under 100 kr. er ikke omfattet af pligten til at afgive rente. Stk. 4. Der afgives ikke rente, såfremt afregning sker senest 14 kalenderdage efter beløbets modtagelse. Stk. 5. Der afgives ikke rente i perioder hvor tilsvaret ikke overstiger kr. Stk. 6. Uanset bestemmelserne i stk. 4 og 5 afgives der rente, hvis undladelse heraf fører til et for den berettigede urimeligt resultat. Stk. 7. Renten tilskrives ved sagens afregning, dog mindst en gang om året. B. Betroede værdipapirer m.v. 8 Stk. 1. Enhver advokat og ethvert advokatselskab, som forvalter eller bortset fra sagsekspedition er legitimeret til at råde over tredjemand tilhørende værdipapirer m.v., skal foretage nøjagtig registrering af disse. Registreringspligten omfatter værdipapirer af enhver art og omfatter således obligationer, aktier, pantebreve og gældsbreve. Stk. 2. Registreringen skal indeholde en nøjagtig angivelse af, hvad der er registreret, og fra hvem det registrerede er modtaget. Værdipapirer, som advokaten eller advokatselskabet besidder, skal opbevares på en sådan måde, at det let kan konstateres, hvem de pågældende papirer tilhører.

4 15. maj Nr Stk. 3. Værdipapirer, som er indskrevet eller som forvaltes i åbent depot (herunder aktiver registreret i Værdipapircentralen), kan ved advokatens eller advokatselskabets registrering opføres med deres betegnelse og samlede beløb uden specifikation af eventuelle numre, men med bemærkning om, at de er indskrevet henholdsvis forvaltes i åbent depot, og med angivelse af fuldstændig betegnelse af indskrivningsbeviset eller depotbeviset. 9 Stk. 1. Inden for den samme frist, som fastsættes af Advokatrådet i medfør af 10, stk. 1, skal advokaten eller advokatselskabet drage omsorg for, at enhver, for hvem advokaten eller advokatselskabet har værdipapirer til forvaltning, modtager en fortegnelse over disse papirer. Stk. 2. Fortegnelsen skal underskrives af advokaten eller for advokatselskabet af de tegningsberettigede og attesteres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Stk. 3. Den underskrevne fortegnelse, jf. stk. 2, sendes af revisor direkte til klienten. En genpart af fortegnelsen skal forsynes med samme attest, som findes på den til klienten afsendte original, samt med revisors erklæring om, hvornår og på hvilken måde tilsendelse er sket. Denne genpart opbevares af advokaten eller advokatselskabet i 5 år. Stk. 4. Bestemmelserne i stk. 1-3 finder ikke anvendelse på depoter tilhørende fonde, foreninger, selskaber m.v., for hvilke regnskabet revideres enten af en offentlig myndighed eller af en statsautoriseret eller registreret revisor. C. Tilsyn 10 Stk. 1. Advokatrådet fastsætter med passende varsel en frist, inden for hvilken alle advokatselskaber, der eksisterede, samt alle advokater, der havde beskikkelse, den 31. december det foregående år, skal indsende en erklæring om størrelsen af advokatselskabets eller advokatens samlede tilsvar af betroede penge pr. denne dato til Advokatrådet. Advokatrådet kan bestemme, at erklæringen skal afgives på en særlig formular, og at erklæringen skal afgives elektronisk. Stk. 2. Advokatrådet udsteder en formular, betegnet Formular I, som anvendes af a. advokater, der personligt og direkte er ejere af eller interessenter i en advokatvirksomhed, og som i det foregående år har haft tilsvar af betroede midler, og b. advokatselskaber, der i det foregående år har haft tilsvar af betroede midler. Erklæringen skal underskrives af advokaten eller for advokatselskabet af de tegningsberettigede og være forsynet med oplysninger og attest fra en statsautoriseret eller registreret revisor. Advokatselskabet eller advokaten skal til brug for udarbejdelsen af erklæringen meddele sin revisor de fornødne oplysninger, jf. 15. Stk. 3. Advokatrådet udsteder en formular, betegnet Formular II, som anvendes af a. advokater, der ikke personligt i det foregående år har haft tilsvar af betroede midler, herunder ansatte advokater, uanset om de ejer selskabsandele, og b. advokatselskaber, der ikke i det foregående år har haft tilsvar af betroede midler. Erklæringen skal underskrives af advokaten eller for advokatselskabet af de tegningsberettigede. 11 Stk. 1. Enhver advokat, der begynder selvstændig advokatvirksomhed ved etablering af ny advokatvirksomhed eller ved overtagelse af hidtil af en anden advokat drevet advokatvirksomhed, skal inden 1 måned herefter skriftligt meddele dette til Advokatrådet. Stk. 2. Inden seks måneder efter påbegyndelse af selvstændig advokatvirksomhed skal advokaten til Advokatrådet indsende en kort redegørelse om tilrettelæggelsen og førelsen af advokatens bogholderi. Erklæ-

5 15. maj Nr ringen skal være forsynet med attest fra en statsautoriseret eller registreret revisor. Advokatrådet kan bestemme, at erklæringen skal afgives på en særlig formular, og at erklæringen skal afgives elektronisk. 11 a Stk. 1. En advokat, som har mistet retten til at udøve advokatvirksomhed, eller som har deponeret sin beskikkelse, må ikke være i besiddelse af betroede midler. Stk. 2. Den i stk. 1 nævnte person skal inden en måned efter, at retten til at udøve advokatvirksomheden er ophørt, skriftligt over for Advokatrådet erklære, at pågældende ikke har tilsvar af betroede midler. Hvis personen i ophørsåret har haft betroede midler, skal erklæringen være attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor. Advokatrådet kan bestemme, at erklæringen skal afgives på en særlig formular, og at erklæringen skal afgives elektronisk. Stk. 3. Bestemmelserne i stk. 1 og 2 gælder tilsvarende, når et advokatselskab opløses eller ændrer formål. 12 Advokatrådet kan til enhver tid og uden angivelse af grund pålægge en advokat eller et advokatselskab inden for en af rådet fastsat frist pr. en af rådet fastsat dato at indsende en erklæring som nævnt i 10, stk Har en advokats eller et advokatselskabs klientbogholderi været mangelfuldt, eller er reglerne om behandlingen af betroede midler i øvrigt overtrådt, kan Advokatrådet pålægge advokaten eller advokatselskabet at indsende erklæringer som nævnt i 10, stk. 2, hvert kvartal eller med et andet af rådet fastsat mellemrum. Advokatrådet bestemmer, hvor længe denne foranstaltning skal gælde. 14 I de i 13 nævnte tilfælde og i tilfælde, hvor der fremkommer klage over en af de i 19 nævnte personer og selskabers virksomhed, eller hvor Advokatrådet i øvrigt finder særlig anledning dertil, kan rådet beslutte ved en af rådet udpeget revisor at undersøge, om den pågældende overholder reglerne om behandlingen af betroede midler. 15 Den, hos hvem undersøgelse er besluttet i medfør af 14, har pligt til efter anmodning at give rådet eller den revisor, som er udpeget til at foretage undersøgelsen, oplysninger om sin forretningsførelse og økonomiske forhold af betydning for undersøgelsen, herunder advokatens eller medejerens personlige økonomi. Den pågældende skal give adgang til alt materiale, som revisor eller rådet skønner har betydning for undersøgelsen. 16 Udgifterne ved fremskaffelse af revisorattest eller foretagelse af undersøgelse i de i 12 og 14 nævnte tilfælde afholdes af Advokatsamfundet, såfremt det viser sig, at forholdene hos den, hvis virksomhed har været undersøgt, er og har været i orden. I modsat fald må pågældende selv afholde udgifterne. Dog kan Advokatrådet bestemme, at udgifterne helt eller delvis afholdes af Advokatsamfundet, når omstændighederne taler derfor.

6 15. maj Nr Stk. 1. Såfremt det med føje må antages, at en af de i 19 nævnte personer og selskaber groft har tilsidesat denne vedtægts bestemmelser, kan Advokatrådet bestemme, at den pågældende ikke uden samtykke af en kontrolførende advokat, der udpeges af rådet, må hæve på klientbankkonti. Stk. 2. Den, der er underlagt kontrol i henhold til stk. 1, er pligtig efter anmodning at give rådet eller den kontrolførende advokat oplysninger om sin forretningsførelse, ligesom pågældende skal give adgang til alt materiale, som den kontrolførende advokat eller rådet skønner har betydning for udøvelsen af kontrollen. 18 Tilsidesættelse af de i denne vedtægt indeholdte regler anses som en tilsidesættelse af advokatpligterne, for hvilket Advokatrådet kan indklage den pågældende for Advokatnævnet, jf. retsplejelovens 94. D. Anvendelsesområde 19 Denne vedtægt omfatter, 1) alle advokater, jf. dog 20, 2) alle advokatselskaber, jf. retsplejelovens 76, og 3) andre medejere af advokatselskaber, jf. retsplejelovens 76, stk. 3, nr Den virksomhed, der udøves af en advokat som led i et ansættelsesforhold til en forening, organisation eller virksomhed, som ikke udøver advokatvirksomhed i henhold til retsplejelovens 76, er kun omfattet af vedtægtens afsnit C om tilsyn.