Rifle - Pistol - Running Target ORGANISATION & OPGAVER

Transkript

1 Rifle - Pistol - Running Target ORGANISATION & OPGAVER Rev. 3.sept. 2011

2 Program 25th February Arrival of Delegations 26th February Rifle - Pistol - Running Target and official training Technical Meeting Opening Ceremony 27th February Rifle Pistol junior W-M RT junior/senior W-M 28th February Rifle Pistol junior W-M RT junior/senior W-M Presidents Trophy junior 1st March Rifle Pistol senior W-M RT junior/senior W-M 2nd March Rifle Pistol senior W-M RT junior/senior W-M Presidents Trophy senior Closing Ceremony Banquet 3rd March Departure of Delegations

3 SHOOTING EVENTS Men Air Rifle 10m Air Pistol10m R.T.10 m R.T. Mixed10 m Men Junior Air Rifle 10m Air Pistol10m R.T.10 m R.T. Mixed10 m Women Air Rifle 10m Air Pistol10m R.T.10 m R.T. Mixed10 m Women Junior Air Rifle 10m Air Pistol10m R.T.10 m R.T. Mixed10 m

4 Location EM stævnet finder sted i STADIUM Arena Fyn I udstillingskomplekset i Odense Congress Center, kun 7 km fra centrum af Odense. Adressen er Ørbækvej 350, DK-5220 Odense SØ, tlf , STADIUM Arena Fyn og Hall A i Odense Congress Center bliver omdannet til en fuldt udrustet skydebane i henhold til ESC and ISSF reglerne. Der vil blive etableret 80 standpladser, en finale hal med 20 standpladser og 4 running targets standpladser. Alle fra SIUS ASCOR. Odense Congress Center nåes: I bil : fra vest/syd/nord motorvej E45/E20 Kolding Odense. fra øst - motorvej E20 København Odense I tog: København/Kastrup Odense station I fly :COPENHAGEN (CPH) som officiel lufthavn 160 km til Odense.

5

6 RT M RT MJ RT W RT WJ AP M AP MJ AP W AP WJ AR M AR MJ AR W AR WJ Off. I alt EM EM EM Snit nationer

7 OC DSkyU SEDK SEFyn ESC TD Event Manager Volunteers Manager Marketing & Media Ceremonies Show Master Competition Arena Crew Accreditation Economy Press Transport Hospitality VIP Sponsors Exhibitors Side events DSkyU Anniversary 100 years ESC Registration Accommodation Catering Info Desk First Aid Home Guard Jury Range Officers/Staff Doping Control Equipment Control Storage

8 Organising Committee (OC) President Technical Delegate ESC Event Manager Competition Manager Marketing Manager Accreditation Manager Transportation Manager Accommodation Manager Press Manager Ceremony Manager Economy Manager Sport Event Fyn Sport Event Danmark Ghislaine Briez Christina Laub Frank Jane Mønster Christina Laub Frank Bent Johansen Erik Juhl Mogensen Judy Jacobsen Organisationskomité OC har det overordnede ansvar for afvikling af det samlede EM. Indhenter statusrapport fra de enkelte ansvarsområder. Indkalder til statusmøder. Udfærdiger det foreløbige og endelige program. Har den daglige kontakt til ESC, SEF og SEDK. Udarbejder oversigt over hvem der skal modtage hvilken grad af Hospitality. Protektorer OC undersøger mulighed for at få HKH Kronprins Frederik som protektor. OC godkender ambassadører for eventen. VIP/Gæster OC indbyder de VIP er, sponsorer og gæster, som er relevante ifht. EM. OC og formanden for DSkyU servicerer de inviterede. Program OC har den løbende kontakt til ESF og andre partnere og sikrer koordinering imellem disse. OC har ansvaret for at programmet indeholder de nødvendige informationer og blanketter og at det udsendes iht ESC-reglerne. Visa hvilke nationer skal have visa? Visa Support Form Import af våben hvad er reglerne? Firearms and ammunition form Tilmelding sker til ISSF hvordan bliver vi løbende orienteret om status? Entré? Skal der betales entre til finalerne? Erindringsmedaljer det har været kutyme, at alle deltagere modtager en medalje. Kan det erstattes af andet? Officiel adresse: ORGANISING COMMITTEE ECH Odense 2013 c/o Dansk Skytte Union. Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20 DK-2605 Brøndby - DENMARK FAX: (+45) PHONE: (+45) ech2013@mail.dk WEB:

9 Deadlines 2012 A. ESC godkender Preliminary Entry + Programme (12 mdr. før) ESC/Technical delegate B. Preliminary Entry + Programme udsendes (8 mdr. før) Organising Committee C. ESC Site Inspection (4-6 mdr. før) ESC/Technical delegate 1. Preliminary entry Organising Committee D. ESC godkender Final Entry + Programme (5 mdr. før) ESC/Technical delegate E. Final Entry + Programme udsendes (5 mdr. før) Organising Committee 2. Preliminary hotel reservation Organising Committee Final Entry Rifle ISSF Headquarters Final Entry Pistol ISSF Headquarters Final Entry Running Target ISSF Headquarters Final Entry Official ISSF Headquarters 4. Final Travel Form Organising Committee 5. Final Hotel Reservation Organising Committee 6. Final Hotel Rooming List Organising Committee 7. Visa Support Form Organising Committee 8. Firearm and Ammunition Form Organising Committee 9. Media Accreditation Form Organising Committee A-E Deadlines OC 1-9 Deadlines deltagende ESC-medlemslande

10 Event Manager Volunteers Manager Christina Laub Frank Christina Borgen Event Manager Har det overordnede ansvar for Marketing, Press, Ceremonies, Volunteers og koordinerer de forskellige områder på Accommodation og Transport. Er i dialog med de ansvarlige på de forskellige områder. Giver råd, forslag til løsningsmodeller og er med til at indgå aftaler. Sikrer at der udfærdiges budgetoverslag på de forskellige områder. Udarbejder en EM Designmanual, incl. Venue og City Dressing. Er ansvarlig for opdatering af event websitet indtil Online Media teamet tager over. Er ansvarlig for beklædning til stab og udvælger kollektion af merchandise til salg. Godkendes af OC. Evt. design af erindringsmedaljer. Rekruttering og organisering af frivillige Er ansvarlig for at der etableres et passende korps af frivillige. Er ansvarlig for at alle frivillige modtager officielle informationer, ID-kort, beklædning, forplejning mv. Udarbejder spørgeskema, frivillighåndbog og evaluerings-skema, i samarbejde med Event Manager. Deltager i arbejdet med at udforme nyhedsbreve, som sendes til alle frivillige med kortere og kortere interval op til eventen. Har den gældende oversigt over alle frivillige og deres kontaktdata. Udarbejder en kontaktliste der distribueres til relevante. Det undersøges om der kan laves en Volunteers Lounge, hvor frivillige kan holde pauser, hygge og spise sammen.

11 Arena Crew Arena Crew Ansvarlig nedsætter et team blandt frivillige, der fungerer som hjælpere for de andre teams, primært under EM. Teamet har ansvar for at al lyd, lys, el og IT fungerer og skal derfor altid være til stede i OCC og være tilgængelige. Teamet løser desuden forefaldende opgaver, såsom indkøb, kørsel i eventbiler med ESC-folk, agerer "værter"/"værtinder, står for generel oprydning og servicering. Anvisning af deltagere og pressestab til Kiss & Cry Zone og pressemøder kan også være en del af opgavebeskrivelsen. Teamet skal besidde alsidige færdigheder inden for el, teknik, IT mv. og der skal være et par folk med kørekort. Den ansvarlige vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan.

12 Marketing & Media Marketing Manager Event Design Christina Laub Frank Marketing Manager Har det overordnede ansvar og koordinerer de forskellige områder under Marketing. Er løbende i dialog med den ansvarlige for de forskellige områder. Giver råd, forslag til løsningsmodeller og er med til at indgå aftaler. Indsamler budgetoverslag fra de forskellige områder. Grafik og udsmykning Ansvarlig for implementering af EM-logo. Med udgangspunkt i EM Designmanualen udarbejdes og produceres grafik, skiltning, brevpapir, sponsorvægge, bannere, flag, posters mv. og diverse dekorationer til opsætning på venue og i byen. Det undersøges om printhuse o.lign. vil være sponsorer koordineres med ansvarlige for sponsorer. Al design godkendes af Marketing Manager før produktion.

13 Marketing & Media Hospitality / VIP OC Forplejning af gæster og VIP er Eks. HKH Kronprins Frederik, ESC formand Vladimir Lisin og dennes følge og/eller andre IOC-medlemmer. Vægtige sponsorer og partnere. OC indbyder de gæster, som er relevante i forhold til EM: ISSF, DIF, Team Danmark, SEDK, SEFyn, Odense Kommune, kulturministeren, DDS osv. Der skal reserveres VIP-pladser på første række og tæt på finalebanerne og ceremonierne.

14 Marketing & Media Sponsors Christina Laub Frank Sponsorer Ansvarlig nedsætter et team, der arbejder med sponsorer/partnerskaber. Området opdeles i to kategorier. Interne partnere. De har en direkte relation til skydeidrætten. De kan være både udenlandske og nationale emner. Bemærk at ESC har aftaler med en række af de udenlandske emner, men det skal ikke udelukke at der indgås aftaler med dem. Der skal fastsættes et prisniveau for de ydelser vi kan tilbyde og etableres en dialog med emner. Eksterne partnere. De kan deles op i landsdækkende og lokale. Hvad er det for nogle ydelser vi har behov for i forbindelse med EM? Biler til transport, gaver/souvenirs til deltagerne. Det skal beskrives hvilke produkter vi har behov for at kunne afvikle et EM. Har vi allerede et netværk, vi kan benytte os af? Kender vi hver især personer, som har en relation til en potentiel partner? Det undersøges om vi kan indhente deals til fordel for udøvere og frivillige, eks. caféer og restauranter i byen, andre butikker. ESC Guidelines The TV and Advertising Rights of all ESC European Championships are the property of the European Shooting Confederation... Tjek s i ESCs Guidelines for uddybende beskrivelser! F.eks. navngive dagene efter sponsorer, "Guntex Day" - donerer awards i konkurrencer den dag og nævnes i pressemeddelelser. Der udarbejdes en plan for eksponering af sponsorer. Arbejdet koordineres med Ceremony Manager.

15 Marketing & Media Online Media Mediekontor Der skal oprettes et mediekontor, hvor eventens egne presse- og mediefolk har base. Kontoret skal placeres i nærheden af skydebanen og tæt ved Press Office. Kontoret indrettes med computere, printere, scanner, internet, rigeligt med stikdåser, reolplads mv. Online medier Teamet er ansvarlig for at medieplatformen opdateres før, under og efter EM. Der skal udfærdiges en tidsplan for hvornår og hvordan opdatering sker. Under selve EM er det en fuldtidsopgave. Pressemeddelelser, interviews, resultater, web-tv, fotos mv. skal opdateres på hjemmesiden og andre medier. En Facebook-gruppe oprettes og opdateres. Ansvarlig vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan. Arbejdet koordineres med Presse- og Tech-teamet.

16 Marketing & Media Tech Project Teknologi-projekt Det undersøges om et projekt om nye teknologier skal igangsættes, f.eks. i samarbejde med Active Institute, Arkitektskolen eller Syddansk Universitet i Odense (Journalistik, Informationsvidenskab, Webkommunikation). Projektet skal tage udgangspunkt i bestyrelsens målsætninger for EM Integration af nye teknologier og medier for at eksponere sporten og stjernerne og bringe dem til publikum. Sociale medier som en tilgængelig og billig platform hvor sporten kan gøres forståelig. Applikationer til mobiltelefoner både information og seriøse skydespil kan udvikles af studerende på Syddansk Universitet. Der udvikles sideevents med udgangspunkt i projektet; eks. chat-sessions mellem stjerner og publikum og daglige konkurrencer relateret til dagens program med sponsorgaver som præmier. Sideevents koordineres med Happenings-teamet. Projektet godkendes af OC. Ansvarlig vurderer behovet for antal frivillige i teamet.

17 Marketing & Media Event Photographers Fotografer Der samles et team af fotografer og videofotografer, som har ansvar for at dække alle aspekter af eventen. Teamet koordinerer arbejdet med resten af Marketing-teamet og med Press. Teamet uploader alle fotos og videoer til eventens platform. Ansvarlig vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan.

18 Exhibition Area Christina Laub Frank Udstillingsområde ESC har en aftale med de største våben- og udstyrsfabrikanter, og de skal have plads til deres udstilling/værksted uden beregning. Der er åbent for øvrige udstillere, både våben- og udstyr, internationale som nationale og andre områder. Det tilstræbes at der udstilles andre produkter end skydesportsrelaterede. Standene sælges ind overfor sponsorer, lokale firmaer og butikker. Det undersøges hvad aftalen med ESC indeholder, hvor meget plads de har krav på mv. Hvad er markedsprisen for dette? Der fastlægges priser for udstillere til brug for sponsorgruppen. Det praktiske forløb skal afklares. Hvad skal der bruges af udstillingsmateriale, hvem har det og hvad koster det? Ansvarlig laver en stand-oversigt.

19 Side Events Happenings i Odense Happenings skal tage udgangspunkt i bestyrelsens målsætninger for EM Hvordan får vi fortalt Danmark, Fyn, Odense om EM i Odense? Hvordan får vi tiltrukket deres opmærksom? Hvilke happenings kan vi etablere? Hvor skal det være? I OCC? Andre steder? TV-signaler til en storskærm på torvet, til partnere med monitorer i deres butikker elektronikforhandlere, restauranter, cafeer, barer m.m. Bannere og små videospots i butikker og storcentre. Videospots kan f.eks. udvikles af studerende. DR-byen er nabo til OCC. Hvad findes der af lokal TV? TV2 Fyn Uddele fribilletter til skolebørn med mulighed for aktivitet. Bannere, flag, posters og lign. udsmykning udarbejdes af Marketing & Media teamet. Ansvarllg nedsætter et team blandt frivillige, der udvikler på området i dialog med teamet Happenings i OCC. Happenings i OCC Happenings skal tage udgangspunkt i bestyrelsens målsætninger for EM De lokale skytteforeninger har mulighed for at trække publikum til OCC. Hvad skal der være af sideaktiviteter? en skydebane? Skyd med/mod en mester /topnavn. Skyde til fordel for velgørenhed. Konkurrence om at få pulsen hurtigt ned. Der kan arrangeres skydeaktivitet i området i månederne op til EM. F.eks. i Rosengaard Centret som ligger i nærheden. Der er inhouse signal i hele OCC, hvor vi f.eks. kan køre loops med små promotional indslag, der forklarer regler, udstyr, banen, favoritter osv. Bannere, flag, posters og lign. udsmykning udarbejdes af Marketing & Media teamet. Ansvarlig nedsætter et team blandt frivillige og skytteforeninger, der udvikler på området i dialog med teamet Happenings i Odense.

20 DSkyU 100 Years Anniversary DSkyU 100 år Dansk Skytte Union fylder 100 år i juni års jubilæet var én af grundene til at DSkyU ansøgte om værtsskabet. Jubilæet skal markeres og fejres. Unionens 3 sektioner arrangerer i juni måned landsdækkende arrangementer. Under EM er der rig mulighed for at fejre sammen med alle de deltagende nationer. Den officielle banket efter afslutningsceremonien er én mulighed. Teamet undersøger hvordan vi gør jubilæet til en uforglemmelig oplevelse. Ansvarlig vurderer behovet for antal frivillige i teamet. Arbejdet koordineres med Event Manager.

21 Ceremonies Ceremony Manager Ceremony Manager Udarbejder program for dagens aktiviteter og koordinerer disse med de øvrige områder. Det tager udgangspunkt i det officielle program. Sikrer at der er lys og lyd til rådighed, både teknik og mandskab. Sikrer at der er de nødvendige personaler til at afvikle og gøre ceremonier festlige, heriblandt en speaker. Arrangere de tre ceremonier og i samarbejde med Competition Manager afvikle finaler. Udarbejde budget for området. Der er en forventning fra ESC om at EM bliver en særlig oplevelse for deltagerne og for tilskuerne, både dem i hallen og dem foran TV/computer. For at skabe stemning og intimitet er det nødvendigt med udsmykning af hallen. Finaleafsnittet og ceremoni området bør beklædes med tæpper. En showmaster til at speake, lave musik og lys er en mulighed. Det skal være en oplevelse for tilskuerne og det skal kombineres med at gøre hallen egnet til TV-transmission. Eksponering af sponsorer aftales med ansvarlig for sponsorer. Ceremony Manager vurderer behovet for antal frivillige i teamet og laver en ceremoni- køreplan, som skal godkendes af ESC.

22 Ceremonies Awards Awards Koordinering af rekvisitter, præmier, blomster mv. til ceremonier. Til præmieceremonien skal bruges flag og nationalmelodier. Dette kan lånes i DIFs rekvisitbank. Flagene skal have den rette størrelse og nationalmelodier skal være den korrekte version. Medaljer overrækkes af ESC-udpegede personer sammen med en blomsterog medalje-pige. Det afklares om alle deltagere skal modtage en erindringsmedaljer eller andet.

23 Ceremonies Opening / Closing Opening / Closing Udfærdige et program for åbnings- og afslutningsceremoni. Der forventes en åbningsceremoni med indledning af ESC-hymnen og hejsning af flag. Den skal indeholde taler fra minimum ESC, edsaflæggelse af skytter og officials og en repræsentant fra arrangører. Indmarch med flag og skilt for hver nation med eller uden skytter (arrangørerne). Der er tradition for lokal underholdning, i Odense kunne det være et H.C.Andersen tema eller et indslag fra en lokal teater-/artisttrup. Den skal max. vare 1,5 time. Afslutningsceremonien er kortere og er primært for at videregive ESC-flaget til næste arrangør.

24 Ceremonies Finals Finaler Ansvarlig udarbejder program sammen med Competition Mangager for afvikling af finaler. Skytterne skal samles og følges til banen. Der skal være speak før (præsentation), under (resultater) og efter finalerne til præmieceremonien.

25 Competition Competition Manager (CM) Chief Range Officer Rifle (1) Chief Range Officer Pistol (1) Jane Mønster Range Officers (10) Rifle + Pistol Chief Range Officers Running Target Arne Larsen + Range Officers (4) Running Target Competition Manager Har det overordnede ansvar og koordinerer de forskellige områder. Skal være i dialog med den ansvarlige for de forskellige områder. Give råd og forslag til løsningsmodeller. Indsamle budgetoverslag fra de forskellige områder. Udpeger de danske dommere til Juryerne og er tillige ansvarlige for at banepersonalet får den nødvendige uddannelse og instruktion. Der vil i 2012 blive arrangeret nationale dommerkurser og den nødvendige undervisning Udvalgte kan blive udsendt til internationale kurser. CM forestår teknisk møde. Chief Range Officers (CRO) Ansvarlig for afvikling af de enkelte konkurrencer inklusive finaler. Der er en ansvarlig for hver af de tre discipliner. De vurderer selv antallet af hjælpere. R+P kan udmærket overlappe, da afviklingen i høj grad er den samme. Planlægning af træningstider, fordeling af disse til nationerne, start og slut af konkurrence i samarbejde med jury og SIUS. Er i dialog med RM om levering af materialer til opbygning af baner (standpladsborde og stole m.m.) CRO skal minimum have dansk dommer licens og gerne ISSF. Ansvarlig for at undervise RO i deres opgaver. Range Officers (RO) Hjælper skytterne under selve konkurrencen og sikrer god ro og orden på banerne. Skytter skal henvende sig til RO for at for at forlade banen. RO sikrer at skytten underunderskriver resultater. Kontakter Jurymedlemmer hvis regler overtrædes eller man er i tvivl om herom. Det gælder også træneres coaching under konkurrencen. CRO skal minimum have dansk dommerlicens og gerne ISSF.

26 Equipment Control (EC) (2x3) Udstyrskontrol Ansvarlig gennemgår sammen med CM hvilke rekvisitter, der skal anvendes. EC bemandes med 3 riffel- og pistolhjælpere. Åbningstider fremgår af program. Der er mest pres på de første ankomstdag for henholdsvis junior og senior. Hjælperne skal have erfaring og en ISSF-licens. Den ansvarlige for EC lægger evt. plan for uddannelse af hjælpere. Jurymedlemmer overvåger kontrollen og hjælper til i tvivlstilfælde. Den ansvarlige lægger en vagtplan.

27 Storage Manager (10) Våben- og udstyrsopbevaring Der er indrettet plads i STADIUM til opbevaring af våben og udstyr. Funktionen skal være tilgængelig hele dagen, i henhold til programmet, således at udlevering kan ske løbende. ID-kort skal forevises ved udlevering. Skal der bruges numre, brikker el.lign.? Det aftales med den lokale politimyndighed hvordan døgnovervågning skal ske. Storage Manager lægger en vagtplan. Der skal tages højde for at der er meget pres på umiddelbart før hver konkurrence.

28 Range Manager (RM) Anders Buch (20-50) Range Manager Ansvarlig for opbygning og nedtagning af venue. Opbygning af skydebaner, nationsrum, udstillingsområde, podier etc. Baner opstilles 24. februar (skal endeligt bekræftes) og nedtages 2. februar efterhånden som konkurrencerne afsluttes. Der skal etableres 3 skydebaner. Et afsnit med 80 baner til riffel og pistol i hal A, et afsnit med 4 Running Target baner i hal A og et finaleafsnit i STADIUM ARENA med 20 finalebaner. Skiver og elektronik leveres af SIUS ASCOR. De stiller endvidere 2-3 medarbejdere til rådighed for tilslutning af skiveopstilling m.m. RM skal opstille og nedtage borde, stole, gulv, skillevægge efter tegningen. Det skal ske i løbet af en dag umiddelbart før officielt ankomst, gerne før og en dag efter / samme aften. Teknisk delegeret fra ESC, Ghislaine Briez, skal godkende alle installationer inden start. Arbejdet koordineres med Marketing Manager og Competition Manager ifht. udsmykning af venue. Der skal etableres et officielt Notice Board centralt i OCC. Der skal etableres en Kiss & Cry Zone i nærheden af skydebanen. Det er her deltagerne møder pressen på skydebanen. Sponsorvægge skal stilles som baggrund. Zonen skal være synlig fra tilskuerpladserne og skal placeres hensigtsmæssigt ifht. skydebanerne. ESC Guidelines Tjek s. 16 i ESCs Guidelines for uddybende beskrivelse af Kiss & Cry Zone! Ansvarlig vurderer behovet for antal frivillige i teamet.

29 SIUS SIUS (3) SIUS Skiver og elektronik leveres af SIUS ASCOR. De stiller endvidere 2-3 medarbejdere til rådighed for tilslutning af skiveopstilling m.m CM har sammen med RM den løbende dialog med SIUS omkring opbygning af baner.

30 Doping Control (2) ESC (1) Dopingkontrol Der skal foretages dopingprøver iht. ESC/ISSF-reglerne Anti Doping regel Disse afstemmes med AntiDoping Danmark, der er behjælpelig med at fremskaffe de godkendte læger, der kan tage de nødvendige prøver. Priser på prøver skal kortlægges. ESC stiller med en person, der overvåger afvikling af kontrollen.

31 Jury Technical Delegate, ESC Ghislaine Briez, FRA Jury of Appeal Chairman ESC Member ESC Member Rene Mønster Rifle Chairman ESC Member ESC Member Erik Skovmand Pistol Chairman ESC Member ESC Member Classification Chairman ESC Member ESC Member Mikael Green Jury Der nedsættes en jury, som har ansvar for at konkurrencerne afvikles efter ESCs regler. ESC stiller med delegerede til juryen. Det afklares om juryen har behov for et særskilt rum til behandling af sager, afslapning mv. Running Target Chairman Member Member Doping Control Chairman Member ESC ESC ESC ESC

32 Accreditation Manager Registration Akkrediteringskontor Der skal oprettes et kontor til de administrative opgaver. Det er hensigtsmæssigt med en central placering i nærheden af skydebanen. Kontoret håndterer alle centrale funktioner såsom registrering af deltagere, betaling, udlevering af materialer, info om hotelreservationer og koordinering af transport. Funktionerne kræver gode sprogkundskaber. Registrering Alle skytter, ledere, jurymedlemmer, hjælpere, presse og gæster skal tjekkes ind = registreres på skydebanen i OCC. De skal alle have et ID-kort, som giver adgang til de forskellige zoner under EM. Hver nations holdleder sørger for at hver deltager bliver udstyret med et kort. Holdlederen sørger også for afklaring af evt. udestående betaling, modtager startnumre, generel info m.m. Alle skytter og ledere tilmeldes via ISSF. Alle skytter SKAL have et ISSF-nr. for at kunne deltage i EM, og det kan kun rekvireres hos ISSF på forhånd. ISSF har en database med alle skytters data. 30 dage før eventen (sidste gebyrfrie tilmeldingsfrist) modtager OC en komplet deltagerliste inklusive officials. På baggrund heraf kan ID-kort udskrives. ISSF har fotos af de fleste skytter, hvorfor ID-kort kan færdiggøres på forhånd. En stak No-name IDkort til Press og VIP laves på forhånd. Der skal være mulighed for at lave nye kort på stedet. Det kræver lidt fotoudstyr, billedbehandlingsprogram, printer og lamineringsmaskine. SportEventDanmark har tilsvarende software, der kan håndtere ID-kort, såfremt ISSF ikke leverer sofwaredelen med databasen. Den ansvarlige vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan.

33 Accommodation Manager Hotel Der skal tilbydes overnatning i tre kategorier og hoteller til de publicerede priser. De blev fremlagt ved præsentationen i Der er i første omgang tænkt på hotellerne centralt i Odense. Her findes både 3*** og 4**** hoteller. Scandic-kæden kan også være en mulighed. Der skal endvidere være mulighed for indkvartering i lavere kategori til de tidligere østlande. Dalum Landbrugsskole kunne være en mulighed. Indkvartering af Jurymedlemmer sker for arrangørens regning. Det vil også blive nødvendigt med at indkvartere et antal danske hjælpere. Det er hensigts, at de er tæt på OCC, hvorfor hotel i OCC skal reserveres til formålet. Priserne er fastlagt til at begynde fra 4**** 95 EUR og 3*** fra 77 EUR. Der skal tillige findes hoteller til priser fra 60 EUR 2** Alle priser er pr. person pr. dag inklusive morgenmad. Hotellerne skal enten have egen restaurant være beliggende i nærheden af spisesteder. De skal kunne tilbyde morgenmad fra kl Det forventes, at OC kan opstille INFO-stand på hotellet. Reservation sker til OC. I første omgang med en forhåndstilmelding i PRE ENTRY. Retningslinier for bestilling, afbestilling og betaling af hotel skal fremgå af FINAL ENTRY. Al betaling skal være clearet for gebyr. Eventuelle differencer betales ankomst/ registrering. Ekstra ydelser på hotellet skal betales direkte Opgaven lyder på at sparre med SEF og få forhandlet hotelpriserne i stand, således at de ikke overstiger den publicerede pris og at der kan forventes en form for kommission. Der er ikke igangsat forhandlinger med hotellerne i Odense. Sport Event Fyn har deres netværk i Odense og kan formodentlig indgå rimelige aftaler.

34 Catering Christina Borgen Bespisning Der skal være bespisning af deltagere og hjælpere. Der er flere muligheder i OCC for at indrette områder til dette formål. Der er boder under tribunen, caféer i foyeren, sale der kan indrettes til bespisning og endelig en hotelrestaurant. Der er et ønske om at maden er ernæringsmæssig attraktiv for idrætsudøvere. Detaljer herom og prisniveau skal aftales med restauranten i OCC. Det har været praktiseret at tilbyde frokost ved tilmelding / reservation med skiftende held. Det afhænger i høj grad af prisleje. 10 EUR Ansvarlig udvælger den rigtige mad og forhandle en aftale på plads med restauranten i OCC. Aftalen skal omfatte både deltagere og hjælpere. Hvad skal der ellers være af mulighed for bespisning? Det overvejes om der skal kunne forhåndsbestilles.

35 Info Desk Souvenirs First Aid Home Guard Arne Larsen Paul Erik Sørensen Info Desk / Turistinfo Der skal være en infostand, hvor deltagere og tilskuere kan få svar, råd og vejledning hver dag fra morgen til aften. Der skal være materiale fra turistbureauet. Kan VisitOdense stille en ressource til rådighed? Kan muligvis udliciteres til en lokal souvenirshop. Salg af EM-merchandise kan evt. kombineres hermed. Skal hver nation have en guide under EM, som følger dem fra ankomst til afrejse? Udflugter for skytter til Zoo, TV2, H.C.Andersens hus, shoppingtur mv. Funktionerne kræver gode sprogkundskaber. Den ansvarlige vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan. Souvenirs Salg af den officielle EM-merchandise-kollektion. Kan evt. sælges i Info Desk. Førstehjælp Der skal være førstehjælp/samaritter til stede under hele eventen. Hjemmeværnet, Røde Kors, Falck, studerende, andre? Det afklares om der skal være reddere til stede med udstyr eller bare førstehjælp. Det undersøges hvem der kan gøre dette billigst/gratis. Hjemmeværn Er ansvarlig for at der tages kontakt til Hjemmeværnet og at det afklares, hvad de kan hjælpe med parkering, førstehjælp, ind- og udlevering af udstyr etc.

36 Press Manager Press Office Press Manager Har det overordnede ansvar og koordinerer presseindsatsen med det officielle pressekorps fra the International Association of Shooting Sport Journalists (IVSSJ) og de forskellige presseområder. Er i løbende dialog med den ansvarlige for de forskellige områder. Giver råd og forslag til løsningsmodeller. Indsamler budgetoverslag fra de forskellige områder. Evt. kan studerende på Journalistuddannelsen på Syddansk Universitet involveres. Press Manager vurderer behovet for antal frivillige i teamet og lægger en vagtplan for pressekontoret. Pressekontor Der skal oprettes et pressekontor til brug for eksterne pressefolk. Der kommer en fast pressestab på personer, nogen med egen fotograf. De skal akkrediteres ligesom skytterne. Derudover har nationerne som regel personer med, som også fungerer som pressefolk. Der skal være opdateret teknik til rådighed (eks. stærkt, trådløst netværk) og rigeligt med arbejdspladser. ESC Guidelines Tjek s i ESCs Guidelines for uddybende beskrivelser af indretning af pressekontor, serviceydelser, funktioner, indhold af Results Book mv. Alle pressefolk skal udstyres med et event-pressekort og informeres om alt relateret til eventen. Der udleveres ved ankomst et Press Kit med alle relevante informationer som f.eks. venye map, program, placeringer, skytteprofiler og kontaktnumre samt evt. sponsorgaver. Pressestaben skal inden eventen have tilsendt entry lister, program, div. nyhedsbreve mv. Under eventen skal pressestaben løbende have udleveret startlister, resultater, info om evt. rekorder mv. Det lægges f.eks. i dueslag. Efter eventen skal pressestaben have tilsendt en Official Results Book. Pressekontoret skal åbne tidligt og lukke sent under hele eventen. Pressekontoret skal også være bemandet med runners, der assisterer pressen, sørger for forfriskninger, at der er ryddet og pænt, hjælper med at anvise pladser og andet forefaldende arbejde.