1C Det fulde organisatoriske udbytte

Transkript

1 Rejseafregning 1C Det fulde organisatoriske udbytte Niels Christian Mohr Basware A/S

2 Få det fulde overblik i administrationsmodulet Hvordan kan jeg få et overblik over hvad der ligger i systemet? Kan jeg finde ud af hvor mange dokumenter der lige nu ligger til godkendelse? Hvis min medarbejder kræver en præsentabel papirudskrift kan jeg så lave en til ham?

3 Overblik i systemet

4 Hvor mange ligger til godkendelse

5 Papirudskrift med overblik

6 Papirudskrift med overblik del

7 Udskrivning

8 Hvad kan man ellers i administration

9 Produkter... eller historien om hvordan mine medarbejdere sparede 5 minutter hver dag

10 Produkter eller historien om hvordan mine medarbejdere sparede 5 minutter hver dag Hvad er et produktkode? Hvem vedligeholder produktkoderne? Hvad kan vi bruge dem til?

11 Hvad er et produktkode En kreditkorttransaktion har næsten altid en produktkode tilknyttet Denne kode refererer til en produktkategori for eksempel Indenrigs flybillet Denne kode kan variere fra kreditkortselskab til kreditkortselskab Koden kan bestå af både bogstaver og tal

12 Hvem vedligeholder disse produktkode? Når systemet opsættes sørger vi for at give jer en liste med alle produktkoder der findes på det tidspunkt Der kommer dog nye produktkoder og disse skal virksomheden selv vedligeholde Vedligeholdelse af produktkoder er utroligt nemt

13 Hvad kan vi bruge produktkoderne til? Træt af at se vælg udgiftstype på alle dine transaktioner? Så er produktkoderne vejen frem Med produktkode formindsker du sandsynligheden for at brugeren vælger forkert for brugeren skal ikke længere vælge udgiftstype Med matchede produktkoder skal brugeren bruge mindre tid på at afregne transaktioner

14 Hvordan opsætter man produktkoder? Hvert produktkode skal pege på en udgiftstype, dog kun dem der giver mening Lad os se på 2 eksempler i webklienten Først et eksempel hvor der ikke er opsat produktkoder og derefter et hvor der er

15 Her ikke opsat produktkoder

16 Her er opsat produktkoder

17 Gruppeafregning - Eller historien om sekretæren der sparede 30 minutter hver dag

18 Gruppeafregning - Kun brugere med sekretærrettigheder der kan lave gruppeafregninger - Genvejen til at lave flere dokumenter på kort tid - Specielt anvendeligt for virksomheder der har sekretærer der opretter rejser for alle rejsende i en gruppe

19 Gruppeafregning

20 Gruppeafregning

21 Gruppeafregning

22 At gentage sig selv eller i hvert fald at genbruge det man har lavet tidligere

23 Kopiere tidligere oprettet dokument

24 Kopiere tidligere oprettet dokument

25 Kopiere tidligere oprettet dokument

26 Kontrol og godkendelseshierakier historien om hvordan man kan organisere organisationen

27 Et standard flow i en rejseafregning Travel and Expense Claim Travel Agencies, Credit Card Companies notification to traveller Basware Travel & Expense Management Travel Account Credit Card Transactions The Claim can be based on Travel Plan PAYMENT AND BOOK KEEPING

28 Roller i en standard afregning Medarbejder / Sekretær Kontrollant Godkender Medarbejder / Sekretær Godkender

29

30

31

32 Godkendelse/kontrol baseret på objekter En given dimension giver en given godkender/kontrollant Forskellig struktur fra dokumenttype til dokumenttype Hvad nu hvis man laver en afregning for en dimension man selv er godkender for

33 Tak for denne gang

34