For at kunne se lønomkostninger er det en forudsætning, at tillægsmodulet Lønbudget er installeret.

Transkript

1 Afdelinger - Ny afdeling Afdelinger TimePlan kan håndtere et ubegrænset antal afdelinger, g giver dermed mulighed fr i samme prgram at tilgå alle prettede afdelinger. Med flere afdelinger bliver der mulighed fr at arbejde med alle prgramfunktinaliteter (medarbejdere, kalender, basisplan, planlægning, tidsregistrering sv.) i det antal afdelinger, der er behv fr. Afdelingsstrukturen i TimePlan kan pbygges, så den svarer præcis til rganisatinens afdelingshierarki. TimePlan pererer med fire typer af afdelinger, hvr farven i venstre side lige ver medarbejdernes navn/intialer indikerer, hvilken type afdeling man befinder sig i: planlægningsafdelinger (Grå ) verplanafdelinger (Grøn ), statistikafdelinger (Rød ) puljeafdelinger (Blå ) en puljeafdeling er en statistik afdeling, hvrfra medarbejdere kan udlånes/lånes fra mellem de afdelinger brugerne til pujleafdelingen har ret til I planlægningsafdelinger fretages den daglige planlægning. Statistikafdelinger prettes typisk sm (fiktive) afdelinger, på et verrdnet niveau, f.eks. hvedkntr eller distriktskntr. Der kan planlægges i disse afdelinger, men arbejdstiden vil blive prettet i medarbejdernes primære afdeling. Det vil sige, at arbejdstiden g infrmatiner, typisk fr de underliggende afdelinger, er synlige. Her vises timefrbrug, lønmkstninger, nøgletal m.v. Statistikafdelinger benyttes blandt andet til at få et samlet verblik ver en (brugerafgrænset) række afdelinger eller grupper af medarbejdere. Fr eksempel kunne et distrikt være en verrdnet statistikafdeling, hvr blandt andet infrmatin fr underliggende afdelinger kan ses. Puljeafdelinger er afdelinger, hvr arbejdstider kan verføres til, sm så kan tages af andre afdelinger, såfremt de har behv fr ekstra bemanding. Der skal prettes rettighed til puljeafdelingen, derefter har man rettighed til at kunne tage arbejdstider i puljeafdelingen, g hvis man har rettigheden til at kunne udlåne dertil, har man mulighed fr at kunne verføre ledige arbejdstider til puljeafdelingen (rettes via Administratin > Rettighedsprfiler). Der kan ikke lønlåses, hvis der stadig er medarbejdere i puljeafdelingen tilknyttet den afdeling, der lønlåser. Fr at kunne se lønmkstninger er det en frudsætning, at tillægsmdulet Lønbudget er installeret. Ny afdeling Ved prettelse af afdelinger er det en gd ide at tage udgangspunkt i virksmhedens / kncernens rganisatinsplan / rganisatriske hierarki. Endvidere fr at lette eksprten til løn, kan der med frdel prettes et nummersystem i frbindelse med virksmhedens afdelingshierarki. En ny afdeling tildeles sin egen kalender, fraværsversigt, basisplan g planlægningsbillede. Hver ny afdeling får altså sin helt egen versin af TimePlan, men med den frskel, at alle stamplysninger er til rådighed. Oplysningerne skal ikke indtastes igen, heller ikke ved ajurføring af data. Opret TimePlan Sftware A/S 1 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

2 Manual versin 7 Vælg Administratin > Afdelinger. Højreklik i venstre klnne (afdelingsstruktur) på en afdeling, sm du ønsker underafdeling til g vælg Opret. Alternativt, marker afdelingen g klik på knappen Opret. I skærmbilledet indtastes basale plysninger fr afdelingen, sm f.eks. afdelingsnummer, afdelingsnavn, adresse sv. De indtastede plysninger kan bruges ved prettelse af elektrniske frmularer i frbindelse med afdelingsplysninger. Marker m afdelingen skal være en planlægnings-, statistik- eller puljeafdeling, vælg hvilken kalender afdelingen skal bruge, samt marker m lønkrner skal anvendes i stedet fr lønprcent i visningen, såfremt mdulet Lønbudget anvendes. Fanen Afdeling: Herfra prettes/vises de plysninger, der er gældende fr afdelingen. De indtastede plysninger kan bruges ved prettelse af elektrniske frmularer i frm af flettefelter. Afdeling Afdelingsnr.: Indtast det nummer, afdelingen skal have. Dette nummer vil blive vist fran afdelingsnavnet. Afdelingsnavn: Indtast navnet, afdelingen skal have. Adresse 1, Adresse 2, Pstnr g By: Indtast adresse, pstnummer g by på afdelingen. Telefn, Fax g Indtast kntaktplysningerne på afdelingen. anvendes ved akkumuleret rapprter under fanebladet Jurnal, i statistikg verafdelinger. Aktiv peride: Her angives i hvilket tidsinterval afdelingen er aktiv, dvs. hvr lang tid skal afdelingen være aktiv g blive vist i afdelingshierarkiet g samtidig tælle med i licensen fr prgramrettigheder. I afdelingshierarkiet bliver kun de aktive afdelinger vist da de inaktive 2 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

3 Afdelinger - Ny afdeling afdelinger vil blive skjult. De inaktive afdelinger kan vises i afdelingshierarkiet, hvis man har ret til at kunne tilgå Inaktive afdelinger Kun afdelinger der er aktive per dags dat tæller med i licensen. Ansvarlig: Indtast navn, stillingsbetegnelse g fr den ansvarlige fr netp denne afdeling.: Ansvarlig er medarbejder: Markeres der her åbner samme billede sm ved at klikke på knappen Vælg medarb. Srter medarbejderne ud fra kriterierne i venstre side. til fraværsntifikatiner: Her sættes mailadressen til den planlægger der skal mdtage besked m at medarbejderne har registreret manualt fravær fra WebApp en. Er der allerede registreret en mailadresse på afdelingen, kan denne bruges sm default. Skal der psættes en anden mailadressen til ntifikatinerne fjernes fluebenet i Brug default g den nye mailadresse indtastes. Afdelingstype Planlægning g Statistik: Vælg hvilken type, afdelingen skal være. Nrmtal: Angiv nrmtallet (nrmal bemanding) fr afdelingen. Nrmtallet er det gennemsnitlige antal medarbejdere, der skal være på arbejde i afdelingen. Tallet afgør placeringen af den visuelle skillelinje i planlægningsbilledets grafiske del, nederst i vinduet. Max. tal: Angiv det maksimale antal medarbejdere fr afdelingen. Maxtallet er det maksimale antal medarbejdere, der kan være på arbejde i TimePlan Sftware A/S 3 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

4 Manual versin 7 afdelingen samtidigt. Tallet angiver den højeste værdi i planlægningsbilledets grafiske del, nederst i vinduet. Er puljeafdeling: Marker her, hvis afdelingen skal være en puljeafdeling. Kan kun markeres, hvis Statistik er valgt. Standardkalender: Tildel afdelingen en standardkalender ud fra de prettede kalendere. Bemærk: Vælges en standardkalender, f.eks. Hvedrganisatinens kalender, kan denne individuelt tilpasses underafdelingens. Se under Kalenderstyring. Diverse Benyt lønbeløb frem fr lønprcent: Marker her, hvis løn skal vises sm lønkrner i stedet fr lønprcent i afdelingen. Kan kun markeres, såfremt mdulet Lønbudget er installeret. Vis arbejdstidsbemærkning i medarbejderprtal: Betyder at der på medarbejderprtalen, der kan vælges Default, Ja eller Nej. Sm defaultvises arbejdstidsbemærkninger på arbejdstiden. På arbejdstiden vises der et i Tilknyttet lønkdeserie: Tilknyt en lønkdeserie til afdelingen. Fanen Jurnal: Herfra vises de akkumulerede rapprter, der er gemt på afdelingen. Fanen kræver at tillægsmdulet Lønbudget er installeret. Linjen bliver vist med gul, såfremt der er indsat bemærkning på den gemte rapprt fra fanen Jurnal. Vis udskrift: Vis den/de valgte akkumulerede rapprter. Send Send den/de valgte akkumulerede rapprter til verafdelingen: 4 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

5 Afdelinger - Ny afdeling Afsender: Her vises afdelingens adresse, der er indtastet under fanen Afdeling. Kan ikke rettes fra dette vindue. Mdtager: Her vises verafdelingens adresse. Kan kun rettes under den pågældende afdeling. Nte: Tilknyt en nte til den/de valgte rapprter. Send kpi til: Marker her, hvis den/de valgte rapprter skal sendes til en ekstra adresse. Bemærk: Har verafdelingen ikke fået tilknyttet en adresse, kmmer følgende fejlbesked: Slet: Slet den/de valgte akkumulerede rapprter. Fanen IP adresser : Angiv her IP-adresserne på de terminaler, der er tilknyttet afdelingen, g hvis Dutylister kan udskrives fra terminalerne: TimePlan Sftware A/S 5 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

6 Manual versin 7 Fanen Billede: Indsæt et billede på afdelingen. Billedet vil blive vist på WebApp en. Vælg..: Søg efter et billede på de drev, der er tilgængelige. Billedet skal være i frmaterne jpeg eller png, g have dimensinerne 147x91 (bredde x højde) i pixels. Slet: Slet det valgte billede. 6 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

7 Afdelinger - Ny afdeling Gem sm..: Gem en kpi af det valgte billede i jpg-frmat. Gemmes et billede på det øverst statistikniveau, vil billedet blive vist ude på MedarbejderPrtalen. Hvis en underafdeling ikke er blevet tilknyttet eget billede, vil billedet gemt på øverste statistikniveau gså vises på underafdelingerne på medarbejderprtalen, når der lgges ind. Fanen Tidsregistrering: Herfra psættes, hvad der skal registreres fra tidsregistrering. Hvad enten det skal være registrering af arbejdspgaver eller m prjekter skal tilknyttes til arbejdstider ved gdkendelse af dagen (Bruges i frbindelse med med tillægsmdulet Prjekter). Herfra er det gså muligt at psættes tlerancer der kun gælder fr denne afdeling. Hvis tlerancerne ikke ændres herfra, vil det være tlerancerne psat fra Tidsregistrering der er gældende. TimePlan Sftware A/S 7 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

8 Manual versin 7 Terminal alias: Angiv en trecifret kde, der skal knytte en terminal (Terminal- Suite) til den pågældende afdeling. Benyttes terminaler ikke fr pågældende afdeling, er feltet uden betydning. Prjektenhed skal være tilknyttet arbejdstid ved gdkendelse af en dag: Marker her, hvis arbejdstider skal være knyttet til prjektenheder, når en dag skal gdkendes under Gdkend. Kræver tillægsmdulet Prjekter. Registrering af arbejdspgaver: Marker her, hvis det skal være muligt ved indstempling via SignIn at knytte arbejdstiden til en prjektenhed. Kræver tillægsmdulet Prjekter. Vis pgaver, hvrtil ingen medarbejdere er tilknyttet sm 1. Priritet: Betyder at når medarbejdere stempler ind via SignInTS, vil prjekter sm medarbejderne ikke tilknyttet sm 1. priritet gså blive vist i listen ver de prjekter de kan stemple ind på. Ved systemgdkendelse anvendes prjekter fra stemplinger: Betyder at stemplinger der verhlder tlerancerne g hvrpå der gså er stemplet på prjekter, er det disse prjekter der bliver gdkendt. Overskriv planlagte prjekter: Betyder at prjekter medarbejderen var planlagt på vil blive verskrevet med dem medarbejderen har stemplet på. Udstempling er ikke tilladt: Marker her, hvis det ikke skal være muligt at stemple ud via terminaler eller MedarbejderPrtal i den pågældende afdeling. Vis årsags- g fraværskder i SignIn: Marker her, hvis årsags- g fraværskder skal vises ved fr sent eller tidlig stempling i den pågældende afdeling. 8 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

9 Afdelinger - Ny afdeling Frbliv lgget ind i SignIn efter registrering af arbejdspgaver: Betyder at Medarbejderen frbliver i SignIn, når medarbejderen har registreret sin arbejdspgave g kun nu vælge at registre på en ny arbejdspgave. Timezne: Angiver tidsznen fr den afdeling medarbejderen lgger ind i fra medarbejderprtalen. Tlerancer: Indstil tleranceværdier specifikt fr den pågældende afdeling. Fr standardtleranceværdier, gå til Gdkend > Tlerancer. Fanen Detaljer : Herfra kan afdelingen tildeles yderligere plysninger sm eget CVR-/Pnummer, g man kan se inf m indlagte standardkalendere: CVR: Her indtastes virksmhedens/afdelingens CVR-Nummer g/eller P-nummer Indlagte standard kalendere: Her får man infrmatin m hvilken kalendre der er lagt ind på afdelingen, hvrnår de gælder fra g til, hvilket navn kalenderne har g hvilken bruger der har lagt disse ind. Fanen Valg : Herfra kan der til afdelingen tildeles yderligere plysninger sm afdelingstype, funktiner der kan vises fra funktinsfilteret g nøgletal der kan vises på afdelingen. TimePlan Sftware A/S 9 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

10 Manual versin 7 Afdelingstyper: Herfra kan vælges hvilken afdelingstype afdelingen er. Afdelingstyperne er prettet under Administratin > Valideringstabeller> Afdelingstyper. Funktiner: Herfra kan vælges hvilken funktiner der vises i afdelingens funktinsfilter g hvilke funktiner der kan vælges på medarbejdere kun tilhørende denne afdeling. Vises kun når man har tillægs mdulet Funktiner. Funktinerne er prettet under Administratin > Funktiner. Nøgletal: Herfra kan vælges hvilken nøgletal der kan vises i afdelingen, vises kun når man har tillægs mdulet Lønbudget. Nøgletallene er prettet under Administratin > Valideringstabeller > Nøgletal Autmatisk tildeling af brugere ved ny afdeling Når en ny afdeling prettes, tildeles den autmatisk de brugere, sm har rettigheder til afdelingens verrdnede afdelinger. Brugeren, der pretter den nye afdeling, ser i udskriftsbilledet efter prettelsen af afdelingen, hvilke brugere, der autmatisk har fået adgang til den nyprettede afdeling. (Kræver at man har ret til flere brugere) 10 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

11 Afdelinger - Autmatisk tildeling af brugere ved ny afdelin Listen af brugere til afdelingen kan udskrives direkte på standardprinteren ved at klikke på printknappen. Listen kan gemmes ved at klikke på dwnlad-knappen, hvr der kan vælges mellem følgende frmater: PDF, HTML, XML, RTF, BMP, JPEG, TIFF, Gif, Tekstfil, CSV, OLE eller Regnearkeksprt. Bemærk: Under Administratin > Brugere kan rettigheden til afdelinger ses g revideres. Afdelingshierarkiet vil se ud sm nedenstående efter prettelse af den nye afdeling. TimePlan Sftware A/S 11 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

12 Manual versin 7 I højre side af billedet vises med farver, hvilke type afdelinger, der befinder sig i 1. niveau under den markerede afdeling. Eventuel flytning af prettet afdeling i hierarkiet kan fretages ved drag and drp, eller ved højreklik på afdelingen g valg af Klip g Sæt ind. Deaktivering af afdeling Fr at deaktivere en afdeling, marker den pågældende afdeling g tryk Deaktivèr. Alternativt højreklik på afdelingen g klik Deaktivèr, g følgende kmmer frem: 12 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

13 Afdelinger - Deaktivering af afdeling Brugere, der kun har rettighed til den pågældende afdeling, vil få sin rettighed taget fra sig. Brugeren vil frblive prettet. Efter deaktivering vises afdeling kun i afdelingshierakiet når der er flueben i Vis inaktive afdelinger, afdelingen vises med et gråt afdelingsikn. Kun brugere der har rettigheden til at måtte tilgå inaktive afdelinger psat under Administratin > Rettighedsprfiler > Ret/Opret > Afdelinger > Må tilgå inaktive afdelinger, kan vælge at se de afdelinger der er blevet deaktiveret. TimePlan Sftware A/S 13 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

14 Manual versin 7 Skift af afdeling Brugere, der har ret til flere afdelinger, kan skifte mellem de frskellige afdelinger. Vælg knappen Skift afdeling på standardværktøjslinjen eller brug genvejstasten F9. Herefter vises følgende skærmbillede: Her er det muligt at søge på afdeling ved at skrive i søgefeltet øverst. Der kan søges enten på afdelingsnummer eller navn. Det er gså muligt at vælge, at der gså skal vises inaktive afdelinger eller at kun puljeafdelinger skal vises. Når den ønskede afdeling er markeret, enten via søgning eller med mus i det udfldede afdelingshierarki, kan der dbbeltklikkes, tastes Enter eller klikkes på OK fr at gå til afdelingen. Fr at se infrmatiner mkring afdelingen, marker en afdeling g klik på Inf. Alternativt højre klik på en afdeling g klik på Inf. Herfra kan man se Afdelingsansvarlig, telefn g fa numre, adresse m.m. såfremt disse infrmatiner blev angivet da afdelingen blev prettet. Udlån af medarbejder til anden afdeling I TimePlan er der t muligheder fr håndtering af Udlån af medarbejdere, enten permanent eller fr en krtere peride. 14 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

15 Afdelinger - Udlån af medarbejder til anden afdeling Hvis en medarbejder mere eller mindre arbejder permanent i t eller flere afdelinger, tilknyttes medarbejderen disse afdelinger ved hjælp af Sekundære afdelinger på medarbejderstamkrtet. Arbejdstider kan planlægges på medarbejderen i alle de tilknyttede afdelinger. Der kan udlånes til afdelinger der har samme status eller der kan udlånes fra ikke gdkendt plan til gdkendt plan. Det sidste psættes under Administratin > Glbale indstillinger > Planlægning > Arbejdstidsændringer > Udlånt arbejdstid > Der kan udlånes fra en ikke gdkendt afdeling til en gdkendt afdeling. Klik på.. efter Sekundære afdelinger g følgende skærmbillede vises: TimePlan Sftware A/S 15 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

16 Manual versin 7 Marker de afdelinger, hvr medarbejderen ønskes permanent udlånt til. Herefter vil den udlånte medarbejder blive vist i Planlægning i de pågældende afdelinger, hvis planlægningen er sat til at vise sekundære afdelinger fra knappen Medarbejder filter. Her man kan under Tilhørsfrhld kan vælge Primære medarbejdere, Sekundære afdelinger, Fra andre afdelinger (Lånte) eller Fiktive medarbejdere. 16 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

17 Afdelinger - Udlån af medarbejder til anden afdeling I det viste eksempel, er Hanne Just synlig i afdeling 350, g arbejdstider kan prettes i afdelingen. I Hanne Just s primære afdeling, 310, kan arbejdstider gså prettes i 350 ved at trykke på knappen ved feltet afdeling: Bemærk at planlagte arbejdstider i sekundære afdelinger vil blive registeret i den afdeling de er planlagt i. Timer planlagt i andre afdelinger kan blive vist ved IKKE at vælge Vis kun arbejdstider tilhørende denne afdeling. Tælleværket viser medarbejderens ttal timer i både den primære g de sekundære afdelinger fr ugen eller planperiden. Hvis udlånet er krtvarigt ikke til en sekundær afdeling, vælges dag/peride fr udlån i medarbejderens egen (primære) afdeling i Planlægning. TimePlan Sftware A/S 17 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

18 Manual versin 7 Højreklik på arbejdstiden, g vælg mellem Udlån (bruges fr en dag), Udlån til puljeafdeling (kan kun vælges, hvis brugeren har ret til en puljeafdeling) eller Udlån i peride (bruges i en peride) i dialgbksen. Ved valg af Udlån i peride vises følgende skærmbillede: Herfra kan man: Vælge både Peride- g afdeling på engang. Vælge hvilke arbejdstider inden fr periden der skal udlånes. Man har i Drp dwn menuen Indstillinger tre muligheder fr at udlåne: 18 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

19 Afdelinger - Udlån af medarbejder til anden afdeling Udlån hele arbejdstiden: Udlåner hele arbejdstiden på de(n) valgte dag(e) i periden. Udlån arbejdstid før: Udlåner arbejdstiden der ligger før det valgte tidspunkt på de(n) valgte dag(e) i periden Udlån arbejdstid efter: Udlåner den del af arbejdstiden der ligger efter det valgte tidspunkt på de(n) valgte dag(e) i periden Indstil start- g slutdat på periden, hvri arbejdstider skal udlånes til en anden afdeling. Efter valg af dat, vælg afdelingen, arbejdstiderne skal udlånes til i venstre side. Ved valg af Udlån vises følgende skærmbillede: Afdelinger markeret med grå baggrund, kan arbejdstiden ikke udlånes til. Vælg den afdeling medarbejderen skal udlånes til, den pågældende dag g klik OK. TimePlan Sftware A/S 19 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

20 Manual versin 7 Den udlånte medarbejder er nu synlig i planlægningsbilledet i den afdeling, hvrtil udlånet er fretaget. Feltet med medarbejderens initialer er rødt, g arbejdstiden/arbejdsbjælken fr dagen, planlagt i den primære afdeling, er farven fr den valgte funktin. I den primære afdeling er farven på arbejdstiden på den udlånte dag grå, når der vises arbejdstider i alle afdelinger. Det er muligt at planlægge eller rette arbejdstid fr den udlånte medarbejder i den afdeling, medarbejderen er udlånt til, såfremt Udlånte arbejdstider redigeres fra den prindelige afdeling ikke er markeret under Administratin > Glbale Indstillinger > Planlægning > Arbejdstidsændringer > Udlånt arbejdstid > Udlånte arbejdstider redigeret fra den prindelinge afdeling. Med venstående psæt vil arbejdstiden kun kunne redigeres fra den afdeling den er udlånt fra. Medarbejderen vil kun være vist i planlægningsbilledet i den uge, hvr udlånet er angivet fra den primære afdeling. Bemærk, at de planlagte timer, ved udlån til en anden afdeling, vil blive registreret på den afdeling, der planlægger timer fr medarbejderen. Timer planlagt i andre afdelinger, kan vises i nøgletal/samlede mkstninger ved markering i bksen Tæl arbejdstid i alle afdelinger med. Tælleværket viser medarbejderens samlede timer, både i primær, sekundær g udlånte afdelinger, fr ugen eller planperiden. Tilbagefør den udlånte arbejdstid ved at højreklikke på arbejdstiden g vælge Tilbagefør arbejdstid. Dette er kun muligt fr afdelingen, der udlånte arbejdstiden. Ændring af Primær afdeling Det er muligt at vælge frskellige handlinger, når den primære afdeling ændres. Fra medarbejderens stamkrt klikkes der på Ret, hvr der vælges ikrafttrædelsesdat g herefter klikkes der på.. udfr feltet Primær afdeling. Dette skærmbillede fremkmmer: 20 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

21 Afdelinger - Ændring af Primær afdeling I feltet Søg afdeling kan søges på en afdeling, alternativt kan afdelingen markeres direkte i afdelings træstrukturen. Herefter fretages valg i højre side fr: Basisplan: Vælg her m basisplan skal flyttes til den nye afdeling eller skal slettes. Arbejdstider: Her kan vælges mellem: Ingen: Vælg denne, hvis eksisterende arbejdstider skal frblive i nuværende afdeling. Alle arbejdstider flyttes til den nye afdeling: Vælg denne, hvis alle arbejdstider, der pfylder reglerne, flyttes til den nye afdeling. Bemærk, at dette gælder gså arbejdstider bagud i tiden. Alle arbejdstider flyttes til den nye afdeling fra dat: Vælg denne, hvis arbejdstider, der ligger på den valgte dat i Fra dat g fremefter, vil blive flyttet til ny afdeling. Alle arbejdstider slettes fra dat: Vælg denne, hvis arbejdstider, der ligger på den valgte dat i Fra dat g fremefter vil blive slettet. Fra dat: Vælg her, fra hvilken dat, handlingen fr arbejdstider skal gælde. Sidste lønlåste dat: Viser hvr den afdeling man skifter til sidst er blevet lønlåst. Tilføj gamle afdeling sm sekundær: Marker her, hvis medarbejderen tidligere primære afdeling skal tilknyttes sm sekundær. TimePlan Sftware A/S 21 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

22 Manual versin 7 Søgning på afdelingsnavn g -nummer Der er indlagt søgefunktin på afdelingsnavn g nummer i alle skærmbilleder, hvr valg af en afdeling er muligt. Funktinen virker sm ved skift af afdeling. Alle steder vil indtastningsfeltet Søg afdeling være tilgængeligt sm vist venfr. Afdelingsstatus Under Prgram > Afdelingsstatus er det muligt at se status fr de frskellige afdelinger, brugeren har adgang til. Man kan se status fr: Lønlåst plan Gdkendt plan Gdkendte terminal tider Herfra er det gså muligt at annullere en gdkendt plan g se hvem der har gdkendt g lønlåst planer. Derudver er det muligt at specifisere m de visningen af data skal være: Status fr alt Stauts fr verhldelse Status fr ikke verhldelse 22 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

23 Afdelinger - Afdelingsstatus Dat til g med: Vælg her, hvilken dat, der skal vises afdelingsstatus til g med. Status i frbindelse med: Vælg her, hvilken afdelingsstatus, der skal filtreres efter: Lønlåst plan: Vælg denne, hvis lønlåste afdelinger skal vises. Planen skal lønlåses under Planlægning. Gdkendt plan: Vælg denne, hvis afdelinger med gdkendte planer skal vises. Planen skal gdkendes under Planlægning. Gdkendt terminaltid: Vælg denne, hvis afdelinger med gdkendte terminaltider skal vises. Tiderne skal gdkendes under Gdkend. Visning: Vælg her, m den valgte status under Status i frbindelse med bliver verhldt eller ej: Status fr alle: Vælg denne, hvis alle plan-/terminaltider skal vises, uanset g de er lønlåst/gdkendt eller ej. Status fr verhldelse: Vælg denne, hvis kun lønlåste/gdkendte plan- /terminaltider skal vises. Status fr ikke verhldelse: Vælg denne, hvis kun ikke-lønlåste/gdkendte plan-/terminaltider skal vises. Status i frbindelse med g Visning filtrere visningerne i følgende klnner: Afdeling: Denne klnner viser de afdelinger, der er valgt under træstrukturen i venstre side. Lønlåst: Denne klnne viser, hvilke afdelinger, der er lønlåst eller ej på den valgte dat, ud fra følgende tre visninger: Er lønlåst: dd-mm-åååå (Navn, dd-mm-åååå): Denne visning betyder, at afdelingen er lønlåst, sm minimum, p til den valgte dat i Dat til g med. Navn TimePlan Sftware A/S 23 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

24 Manual versin 7 g dat i parentes viser, hvilken bruger, der har lønlåst på hvilken dat. Vises kun ved valg af Lønlåst plan under Status i frbindelse med. dd-mm-åååå (Navn, dd-mm-åååå): Denne visning betyder, at afdelingen er lønlåst p til den viste dat. Navnet i parentes viser, hvilken bruger, der har lønlåst på hvilken dat. Har aldrig været lønlåst: Denne visning betyder, at afdelingen aldrig har været lønlåst. Gdkendt plan: Denne klnne viser, hvilke afdelinger, der er gdkendt eller ej på den valgte dat, ud fra følgende visninger: dd-mm-åååå (Navn, dd-mm-åååå): Denne visning betyder, at afdelingen er gdkendt p til den viste dat. Navn g dat i parentes viser, hvilken bruger, der har gdkendt på hvilken dat. Har aldrig været gdkendt: Denne visning betyder, at afdelingen aldrig har været gdkendt. Terminal: Denne klnne viser, hvilke afdelinger, der har gdkendte terminaltider eller ej på den valgte dat, ud fra følgende visninger: Blank: Denne visning betyder, at planen er gdkendt, men ingen terminaltider er gdkendt. dd-mm-åååå (Terminal k): Denne visning betyder, at alle terminaltider i afdelingen p til den valgte dat i Dag til g med er blevet gdkendt. dd-mm-åååå: Denne visning betyder, at senest gdkendte terminaltid ligger på den viste dat. dd-mm-åååå (på gul baggrund): Denne visning betyder, at den viste dat er seneste kntinuerligt gdkendte dat g at der umiddelbart efter er dage der ikke er gdkendte g dage der derefter er gdkendte. Eks der er gdkendt kntinuerligt til den 15. den 16 er ikke gdkendt, den 17 er gdkendt, hvilket betyder at den 15. vises sm gdkendt med gul baggrund. Vises kun ved valg af Lønlås plan g Gdkendt plan i Status i frbindelse med. Plan ikke gdkendt: Denne visning betyder, at en del af planen fr afdelingen p til dags dat ikke er blevet gdkendt. Har aldrig været gdkendt: Denne visning betyder, at ingen af terminaltiderne i afdelingen er blevet gdkendt. Afdelingsstatus indehlder følgende funktiner: Ophæv gdkendte tider: Tryk her fr at phæve den senest gdkendte planperide i en afdeling. Følgende vindue fremkmmer: 24 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

25 Afdelinger - Afdelingsstatus Søg efter en afdeling via søgefeltet eller vælg via træstrukturen. Ved markering af en afdeling, vil en af følgende afdelingsstatus vises: Vælg en afdeling: Denne status betyder, at en anden afdeling skal vælges. Fremkmmer kun ved markering af øverste niveau. Afdelingen har ingen gdkendte perider: Denne status betyder, at afdelingen aldrig har været gdkendt. Gdkendte perider kan ikke phæves: Denne status betyder, at afdelingen ikke har gdkendte perider, der kan phæves. Gdkendte perider kan ikke phæves, da phævelsesperiden knflikter med ugestart: Denne status betyder, at afdelingens gdkendte peride ikke kan phæves, da den ikke starter på en mandag. Følgende gdkendte peride kan phæves dd-mm-åååå dd-mm-åååå: Denne status betyder, at viste gdkendte peride i afdelingen kan phæves. Gdkendte perider kan ikke phæves p.g.a. kladdelås: Denne status betyder, at en kladdelåst peride først skal phæves i afdelingen, før den gdkendte peride kan phæves. Sidste gdkendte peride ligger i en lønlåst peride: Betyder at den sidste gdkendte peride ligger tilbage i en lønlåst peride g derfr kan den gdkendte peride ikke phæves Der er arbejdstider i gdkendt peride, der ikke har status sm gdkendt: Denne status betyder, at en eller flere dage i afdelingen ikke har fået status sm gdkendt. Sidste dag i gdkendt peride er en gdkendt dag fra terminal: Denne status betyder, at sidste dag i periden er gdkendt fra terminalen. Knappen Ophæv vil være aktiv, hvis gdkendte peride i afdeling kan phæves. Følgende advarsler vil fremkmme, hvr valg af afdeling først bekræftes: TimePlan Sftware A/S 25 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

26 Manual versin 7 Dernæst bekræftes periden: Ved succesfuld phævelse, kmmer følgende bekræftelse frem: Den gdkendte plan er nu phævet g baggrundsfarven i planlægningsvinduet vil være gråt. Man er nu tilbage hvr man arbejder i en ikke gdkendt plan. I Tidsregistrering g Faktisk tid vil klnnen Gdkend arbejdstid ikke vise ngle arbejdstider. Se terminaltider: Marker en eller flere afdelinger i afdelingshierakiet, marker en afdeling i visnings billedet g klik på Se Terminal tider fr at se en liste ver dage, hvr terminaltiderne ikke er gdkendte. Kun dage, der ikke er gdkendt, vil blive vist. 26 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

27 Afdelinger - Afdelingsstatus dd-mm-åååå: Disse dater er endnu ikke blevet gdkendt under Gdkend. Plan ikke gdkendt i periden dd-mm-åååå dd-mm-åååå: Denne peride er endnu ikke blevet gdkendt i Planlægning. Har aldrig været gdkendt: Denne afdeling har aldrig fået gdkendt en peride. Udskrift: Klik her fr at få en udskrift af plysningerne ud fra afdelingsvalg, Status i frbindelse med g Visning: TimePlan Sftware A/S 27 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

28 Manual versin 7 Medtag alle manglende terminalgdkendelser i udskriften: Marker her, hvis udskriften skal indehlde alle dage, der ikke er blevet gdkendt under Gdkend: Luk udskriften. Vend tilbage til nrmal visning ved at klikke på Knappen Luk Terminal tider. 28 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

29 Afdelinger - Afdelingsstatus Brug af planstatus Status fr lønlåst plan Bruges til at se hvilke afdelinger der er lønlåste. Vælg Prgram > Afdelingsstatus Vælg alle afdelinger eller bestemte afdelinger der skal tjekkes. Angiv daten der skal tjekkes md, under Dat til g med Vælg Løn låst plan i Status i frbindelse med Vælg Visning, her er den sat til Stauts fr alle Hvis planen er Løn låst til g med den valgte dat eller længere frem end den dat der er valgt vil klnnen Løn låst vise den dat der er løn låst til g med. Tiden hvrnår der er lønlåst g hvilken bruger der har løn låst vil blive vist i parentes. Listen kan udskrives fra Funktiner > Udskriv. TimePlan Sftware A/S 29 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

30 Manual versin 7 Status fr gdkendt plan Bruges til at se hvilke afdelinger der er gdkendte. Vælg Prgram > Afdelingsstatus Vælg alle afdelinger eller bestemte afdelinger der skal tjekkes. Angiv daten der skal tjekkes md, under Dat til g med Vælg Gdkendt plan i Status i frbindelse med Vælg Visning, her er den sat til Stauts fr alle Hvis planen er Gdkendt til g med den valgte dat eller længere frem end den dat der er valgt vil klnnen Gdkendt plan vise den dat der er gdkendt til g med. Tiden hvrnår der er gdkendt g hvilken bruger der har gdkendt vil blive vist i parentes. Listen kan udskrives fra Funktiner > Udskriv. 30 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

31 Afdelinger - Afdelingsstatus Status fr Teminal Hvis en afdeling ikke er lønlåst til g med den valgte dat, vil der her blive vist hvrnår dagene er gdkendt fra Tidsregistrering Vælg Prgram > Afdelingsstatus Vælg alle afdelinger eller bestemte afdelinger der skal tjekkes. Angiv daten der skal tjekkes md, under Dat til g med Vælg Gdkendt terminal i Status i frbindelse med Vælg Visning, her er den sat til Stauts fr alle Her vil Terminal klnnen vise den senest kntinuerlige dat der er gdkendt fra Tidsregistrering. Er der hele dage der gdkendt fra Tidsregistrering efter den viste dat vises de ikke i billedet hvis der bare er en IKKE gdkendt dag mellem, Terminal feltet farves dg gult. Vælg en afdeling i højre side af skærmbilledet, vælg Funktiner > Vis terminal tider eller klik på knappen Vis terminal tider, herfra kan man se hvilke dage der ikke er blevet gdkendt fra Tidsregistrering. TimePlan Sftware A/S 31 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

32 Manual versin 7 Der er t muligheder fr udskrift af Vis terminal tider, se afsnittet Afdelingsstatus, punktet Se terminal tider 32 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm