AB/EK møde 20. marts 2017, kl. 17:15-19:15 Mødelokalet, Femkanten J 1

Transkript

1 AB/EK møde 20. marts 2017, kl. 17:15-19:15 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Peter Møller Nielsen, Ole Søndergaard, Franck Fogh- Dahl, Pia Jensen, Samar Hassan. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Line Aoussar Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 3/2017, 20. marts Godkendelse af referat nr. 2/2017, 20. februar Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Status på helhedsplan og prøveblok Status over afdelingens driftsøkonomi Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsmøde den 8. maj Opdatering af fælles sagsliste Næste møde Eventuelt /8

2 1. Godkendelse af dagsorden nr. 3/2017, 20. marts 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. : Godkendt 2. Godkendelse af referat nr. 2/2017, 20. februar 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. : Godkendt 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Begrænsning af kontanter på EK (Indførelse af Mobile Pay) Ejendomskontoret har gennem længere tid arbejdet på løsninger der kan minimere håndtering af kontanter på ejendomskontoret, ud fra et sikkerheds- og forsikringsmæssigt synspunkt. Der er nu etableret Mobile Pay, og kombineret med muligheden for at betale med Dankort, vil der pr. 1. april 2017 blive indført en beløbsgrænse på kontantbeløb på 200 kr. Det betyder, at indbetaling af depositum og leje af beboerlokalerne, efter denne dato skal betales med enten Dankort eller Mobile Pay. Da der er nogle udfordringer med tilbagebetaling af depositum via Mobile Pay, betyder det, at tilbagebetaling af depositum for leje af beboerlokalerne fremadrettet vil blive tilbagebetalt til lejerens Nem Konto via KAB. Ændringen medfører også, at der skal ses på hvordan udbetalinger til klubber og arrangementer kan håndteres fremover. Beboerorientering om ændringerne vil blive omdelt i uge 12/2017. # Beboerorientering samt oplæg om acontoudbetalinger er vedlagt dagsordenen. 2/8

3 03.02 Rydning og istandsættelse af dødsbo Ejendomskontoret fik i februar adgang til et lejemål, som skifte- og fogedretten har været inde over, inden afdelingen fik overdraget nøglerne. Der har efterfølgende været indhentet tilbud på en omfattende rydning af lejemålet, og dette arbejde er nu tilendebragt. Der henstår nu en større istandsættelse af lejemålet, da det har været nødvendigt at rydde lejemålet totalt. Ejendomslederen orienterer nærmere om sagen på mødet. Boligen er reserveret til genhusning i forbindelse renoveringen i Taastrupgaard. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter det videre forløb. Renoveringen afsluttes på det nuværende grundlag og endelig istandsættelse afventer afdelingens helhedsplan samt genhusningsbehovet fra Taastrupgaard. Afdelingsbestyrelsen er blevet oplyst om de økonomiske forhold der gør sig gældende både i forbindelse med istandsættelse og udsættelse af sagen Orientering om aktuelle skimmelsager Der er p.t. enkelte lejemål hvor der er konstateret skimmel i et omfang, hvor det ikke har været nødvendigt med genhusning af lejere i forbindelse med saneringen. Der er konstateret en stigning i antallet af henvendelser til ejendomskontoret omkring skimmel i boliger, og generelt er årsagen en kombination af bygningernes konstruktion (isolering) og brugeradfærd. Der bør i forbindelse med helhedsplanen være øget fokus på problemstillingen omkring isolering og ventilation i boligerne. 3/8

4 03.04 Opgradering af udstyr til internet og telefoni Dansk Kabel TV står i dag for levering af internet og telefoni til lejerne via individuelle aftaler. Dette foregår gennem switche i krybekældrene og telefoncentralen der er placeret i Femkanten J 1. Begge dele medfører en udgift for afdelingen, idet der er årlige udgifter til service, ligesom eventuelle udskiftninger af udstyr skal afholdes af afdelingen. Både switche og telefoncentral har en reduceret levetid, og specielt telefoncentralen må forventes at medføre en stor investering når den skal skiftes. Der foreligger nu et tilbud fra Dansk Kabel TV omkring udskiftning af eksisterende udstyr. Juridisk afdeling har anbefalet, at dette tilbud fremlægges til beslutning på et afdelingsmøde, hvor fordele og ulemper (bindingsperiode) fremgår. En opgradering af udstyret vil medføre større driftssikkerhed, samt individuel mulighed for højere internethastigheder. # Notat vedlagt dagsordenen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen tager stilling til det videre forløb med aftalen. Bestyrelsen ønsker at ejendomskontoret, på vegne af afdelingsbestyrelsen, udarbejder udkast til forslag som kan behandles på afdelingsmødet, idet de finder forslaget fordelagtig for afdelingens beboere. Ejendomskontoret fremsender udkast til forslag til bestyrelsens videre behandling inden tidsfristen for indsendelse af forslag. 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Ferieplan for hovedferien 2017 er nu fastlagt Hovedferien for alle medarbejdere er nu fastlagt sådan, at der vil være en rimelig normering henover sommeren. 4/8

5 04.02 Andre personaleforhold Ejendomskontoret har en borger fra Høje Taastrup Kommune i praktik som servicemedarbejder i uge (4 uger) 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Retningslinjer for TV-overvågning i afdelingen er opdateret, og vil fremadrettet blive gennemgået og opdateret i maj/juni, sådan at enhver ny bestyrelse er bekendt med retningslinjerne for overvågningen. # Retningslinjerne vedlagt dagsorden. Der er pr. 1. april et ledigt atelierlokale, som forsøges genudlejet via beboerinformation der er uddelt i uge 11. I forbindelse med en række indbrud i atelierlokaler i oktober og december 2016, samt januar 2017, kører der nu en politimæssig efterforskning mod en mulig gerningsmand. Da indbruddene er sket over flere dage, betragter forsikringsselskabet sagerne som enkeltstående, hvilket betyder at nogle af indbruddene beløbsmæssigt vil være under afdelingens selvrisiko på kr. Kort orientering om kommende bestyrelsesmøde i AKB Taastrup. Orientering om møde i Høje Taastrup Fjernvarme a.m.b.a. Vinteren har medført mange huller i asfalten på adgangsveje og parkeringspladser, og dette vil blive udbedret i foråret. EK vil i den kommende tid tage kontakt til lejere i lejemål hvor ejendomskontoret kan være bekymret for at der er en begyndende misligholdelse af lejemålene. Formålet er at kunne sætte tidligere ind over for en nedslidning af lejemålene. 5/8

6 6. Status på helhedsplan og prøveblok Der har været afholdt møde med repræsentanter fra EK, AB og KAB s byggeafdeling med henblik på bl.a. at få afklaret den endelige økonomi i prøveblokken. KAB arbejder på at få afklaret så mange af spørgsmålene inden månedens udgang. 7. Status over afdelingens driftsøkonomi Regnskabet for 2016 foreligger endnu ikke, men vil blive udsendt til bestyrelsen forud for AB/EK-mødet i april. Regnskabet fremsendes til bestyrelsens kommentering når det foreligger 8. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. AB forespurgte til beskæring langs Blåkildevej. EK oplyste at beskæring skulle være foretaget, men at beskæringen er forskellig da der er flere typer buske, og disse skal beskæres forskelligt. EK følger op på det over for servicemedarbejderne. AB forespurgte til opfølgning over for ulovlige monterede ledninger, paraboler m.m. på facaderne. EK oplyste at dette ikke er glemt, men fortsat er på to do listen. AB forespurgte vedrørende ulovlige duehold og overdækninger i gårdene. EK følger op på dette. 6/8

7 9. Afdelingsmøde den 8. maj 2017 Tidsfristerne i forbindelse med det kommende afdelingsmøde er følgende: - 1. indkaldelse skal uddeles senest mandag den 10. april sidste frist for aflevering af forslag til behandling på afdelingsmødet er mandag den 24. april sidste frist for uddeling af endelig dagsorden, inkl. regnskab 2016 og eventuelle indkomne forslag er mandag den 1. maj 2017 EK foreslår at der arbejdes ud fra følgende tidsplan: Torsdag den 6. april eller fredag den 7. april 2017 omdeles 1. indkaldelse. Torsdag den 27. april eller fredag den 28. april 2017 omdeles endeligt materiale til afdelingsmødet. # Udkast til 1. og 2. indkaldelse vedlagt dagsordenen. Drøftelse af oplæg fra ejendomskontoret vedrørende præcisering af reglerne for leje af beboerlokalerne i Femkanten J 1og Trekanten G 20. # Oplæg vedlagt dagsordenen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen tager stilling til tidsfrister, udkast til dagsorden samt oplæg om beboerlokalerne. Udkast til dagsorden og indkaldelser blev godkendt. Oplæg omkring udlejning af beboerlokalerne blev drøftet og principielt tiltrådt. EK udarbejder oplæg for AB til forslag der kan fremlægges på afdelingsmødet i maj Opdatering af fælles sagsliste Sagslisten indeholder konkrete beboersager med adresseoplysninger, og betragtes som et internt arbejdsdokument for AB/EK samarbejdet. Vedlagt som bilag. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår den fremsendte sagsliste og foretager eventuel tilrettelse. Opdateret sagsliste fremsendes til AB-medlemmerne sammen med referatet 7/8

8 11. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag 24. april 2017 kl Det indstilles at afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. 12. Eventuelt AB ønsker at der opsættes opslag med telefonnummeret i udhængsskabet ved kontoret. Dette er efterfølgende sket. Møde slut kl /8