UDBUDSBETINGELSER TIL BRUG FOR UDBUD MED FORHANDLING VEDRØRENDE REGION SYDDANMARKS EPJ/PAS-LØSNING

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER TIL BRUG FOR UDBUD MED FORHANDLING VEDRØRENDE REGION SYDDANMARKS EPJ/PAS-LØSNING

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE UDBUDSMATERIALE GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD KRAVMETODIK FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD FORHANDLING TILBUDSFASE UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED TILBUDSEVALUERING EVALUERINGSMETODE ORIENTERINGSMØDE SPØRGSMÅL ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE

3 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET Nærværende dkument indehlder udbudsbetingelserne samt frhld vedrørende afgivelse af tilbud på udbuddet af EPJ/PAS-løsning sm bekendtgjrt i EU-Tidende, jf. udbudsbekendtgørelse 2017/S Udbudsbekendtgørelsen regulerer samtlige de frhld, sm er nødvendige fr at kunne udpege 3 ansøgere til at deltage i den i disse udbudsbetingelser beskrevne udbudsfrretning. Udbudsfrretningen gennemføres sm et udbud med frhandling i verensstemmelse med udbudslven 61 (Lv nr af 15. december 2015, der gennemfører Eurpa-Parlamentets g Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 m ffentlige udbud.) På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Kntrakt med en leverandør ("Leverandøren") til at varetage de heraf mfattede ydelser. I disse udbudsbetingelser anvendes de definerede termer i Kntraktens Bilag 0. De gennem prækvalifikatinsprceduren udvalgte ansøgere, sm pfrdres til at afgive tilbud på pgaven samt deltage i en eventuelle efterfølgende frhandlinger, benævnes i nærværende dkument g i instrukserne til bilagene sm "Tilbudsgiverne". Det bemærkes, at der i selve evalueringskravene benyttes betegnelsen "Leverandøren" fr "Tilbudsgiveren", da evalueringskravene bliver en del af kntraktgrundlaget ved Kntraktens indgåelse. 2. DE ORDREGIVENDE MYNDIGHEDER Den rdregivende myndighed der varetager udbuddet er: Regin Syddanmark Damhaven Vejle Kntaktpersn: Helge Præstgaard Carlsen, Regin Syddanmark uh.kit.epj-pas-prjektet@rsyd.dk Følgende reginer kan udnytte Optinen i Bilag 20: Regin Midtjylland Skttenbrg Vibrg g Regin Nrdjylland Niels Bhrs Vej Aalbrg Ø 3

4 3. DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE Regin Syddanmark ønsker at indgå aftale m anskaffelse, implementering samt service g vedligehld af en ny EPJ/PAS-løsning. Løsningen har fået navnet EPJ-Syd g skal være patientsikkert, brugervenligt g hurtigt understøtte de kliniske samt en række administrative arbejdsgange i Regin Syddanmark. Der ønskes således en velafprøvet g slid EPJ/PAS-løsning, sm allerede er i drift på andre hspitaler i det danske sundhedsvæsen eller lignende. Der er således ikke tale m et udviklingsprjekt, men derimd m anskaffelse af en velafprøvet løsning, sm kan ibrugtages på relativt krt tid. EPJ-Syd skal være et effektivt værktøj i klinikernes daglige arbejde, herunder levere gde svartider til brugerne. Desuden skal EPJ-Syd give mulighed fr øget patientinddragelse i behandlingsfrløb, g muliggøre mbile arbejdsgange i klinikken. EPJ-Syd skal gså understøtte den udvikling g de frbedringstiltag, sm Regin Syddanmark står verfr i fremtiden. Regin Syddanmark ønsker at indgå i et langvarigt strategisk samarbejde med den kmmende leverandør, sm gensidigt frpligter parterne til at drive g udvikle EPJ-Syd. Parterne vil således sammen have ansvar fr at pnå en række frretningsmæssige mål. EPJ-Syd mfatter kerneelementerne jurnalhåndtering, medicinering, rekvisitin g svar fra labratrie- g billedsystemer, patientadministratin, g bking g skal dække Regin Syddanmarks kliniske funktinsfelt, herunder alle specialer. Regin Syddanmark ønsker således at kunne udnytte den velafprøvede funktinalitet, sm leverandørerne på markedet kan tilbyde g indføre løsningen i en sammenhængende g ensartet kvalitet på tværs af reginen. EPJ-Syd skal desuden fra ibrugtagning være fuldt integreret med en række systemer i Regin Syddanmark samt med en række natinale systemer g services, såsm Det Fælles Medicinkrt, CPRregisteret, Landspatientregisteret m.v. Regin Syddanmark ønsker en Site licens dækkende alle Regin Syddanmarks brugere af løsningen, alle sygehuse g hele gegrafiske spredning baseret på én instans af løsningen. Regin Syddanmark har 5 Sygehusenheder frdelt på 23 hvedlkaliteter. Hertil kmmer 5 hspices g et gigthspital. Der frventes ca prettede brugere af løsningen, herunder i spidsbelastning pålggede brugere, herunder % samtidige aktive interne brugere. Hertil kmmer reginens brgere, kmmuner g praktiserende læger, sm vil benytte digital selvbetjening g Apps. Regin Syddanmark har en målsætning m at bruge mindre tid på it g mere tid på brgerne, g derfr skal it systemer være abslut intuitive gså fr persnale, der ikke nødvendigvis har it eller teknlgi sm hvedfag eller interesse. Udgangspunktet skal være den øjeblikkelige arbejdspgave uanset rlle ud fra devisen less is mre : Tydelig, enkel, målrettet infrmatin. 4. UDBUDSMATERIALE Det samlede endelige udbudsmateriale består af: - Udbudsbetingelser Bilag X til Udbudsbetingelserne: Tilbudsgivers frbedringsfrslag - Kntrakt med følgende bilag: 4

5 Bilag 0: Definitiner Bilag 1: Tidsplan g implementeringskncept Underbilag 1A: Overrdnet Tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1B: Grafisk fremstilling af den Overrdnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1C: Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) fr Afklaringsfasen. Underbilag 1D: Leverandørens Implementeringskncept Bilag 2: Kundens it-miljø Underbilag 2A: Specifikatin fr Reginsnetværk (WAN) i Regin Syddanmark Underbilag 2B: Prces fr Change Management Underbilag 2C: Prces fr Incident Management Underbilag 2D: Prces fr Majr Incident Management Underbilag 2E: Prces fr Prblem Management Underbilag 2F: Prces fr Prblem Management tværfunktinelt rutediagram Underbilag 2G: Serviceintrduktin Underbilag 2H: ESA Bruger adgang Underbilag 2I: Strategiske anvisninger fra natinalt, fællesnatinalt g reginalt niveau Underbilag 2J: IT-principper i Regin Syddanmark Underbilag 2K: Sundheds-IT Strategi del 1 Underbilag 2L: Sundheds-IT Strategi del 2 Underbilag 2M: RSD Prjektmdel fr IT-prjekter Underbilag 2N: Grafisk verblik ver it-gvernance mdellen i Regin Syddanmark Underbilag 2O: Csmic integratiner via REGIS Underbilag 2P: Links fra Csmic Underbilag 2Q: A _Webservice dcumentatin Underbilag 2R: Kntakt publicering fra COSMIC Underbilag 2S: Frløb publicering fra COSMIC Underbilag 2T: A _Mdel descriptin Underbilag 2U: A _LabMed Mdel descriptin Underbilag 2V: A _Technical slutin descriptin LabMed Slutin Underbilag 2W: T Regis-BCC Integratin Underbilag 2X: T Overblik vedr. test af ruten igennem REGIS-RS Underbilag 2Y: PatientParkingService Underbilag 2Z: PatientParking.wsdl Bilag 3: Leverancebeskrivelse: Underbilag 3A: Leverandørens besvarelse af Bilag 3 Underbilag 3B: Datamigrering f kntinuitet Underbilag 3C: Leverandørens besvarelse af Underbilag 3B Underbilag 3D: Uddannelse Underbilag 3E: Anvendte MedCm standarder Underbilag 3F: Perifert udstyr DD g TGK Underbilag 3G: EPJ-Syd integratiner via REGIS Underbilag 3H: AIP Applikatin Integratins Plitik Underbilag 3I: Links fra EPJ-Syd Underbilag 3J: Måling af kdekvalitet 5

6 Underbilag 3J1: SIG-TÜViT Evaluatin Criteria Trusted Prduct Maintainability Underbilag 3J2: SIG-TÜViT Guidance Fr Prducers 7.1 Underbilag 3J3: Cnfidentiality agreement Underbilag 3J4: SIG ISO27001_2013 certificate Bilag 4: Dkumentatin Bilag 5: Vedligehldelse g supprt Underbilag 5A: Leverandørens besvarelse Bilag 6: Drift- hardware g sftware Underbilag 6A: Leverandørens besvarelse Bilag 7: Servicemål Underbilag 7A: Leverandørens besvarelse Underbilag 7B: Serviceniveauer Underbilag 7C: Beskrivelse af transaktiner Bilag 8: Ændringshåndtering Underbilag 8A: Ændringsblanket Bilag 9: Samarbejdsrganisatin g Strategisk Samarbejde Underbilag 9A: Knfliktløsningsudvalg Underbilag 9B: Leverandørens besvarelse Bilag 10: Kundens deltagelse i gennemførelsestrinnet Underbilag 10A: Leverandørens besvarelse Bilag 11: Vederlag g betalingsplan Bilag 12: Prøver Bilag 13: Licensbetingelser Bilag 14: IT-sikkerhed g databehandleraftale Underbilag 14A: Fællesreginal databehandleraftale Underbilag 14A.1: Databehandlerinstruks Underbilag 14A.2: Den dataansvarliges infrmatinssikkerhedsplitik Underbilag 14A.2.1: Infrmatinssikkerhedsplitik ( Fællesreginal Infrmatinssikkerhedsplitik samt Tillæg til Fællesreginal Infrmatinssikkerhedsplitik fr Regin Syddanmark ) Underbilag 14A.2.1.1: Retningslinje fr Videregivelse g indhentning af helbredsplysninger i sygehusvæsenet Underbilag 14A.2.1.2: Retningslinje fr Sikkerhed g frtrlighed ved persnplysninger Underbilag 14A.2.1.3: Retningslinje fr Indgåelse af databehandleraftaler g tilsyn med databehandlere Underbilag 14A.2.1.4: Retningslinje fr autrisatiner g brugerrettigheder Underbilag 14A.2.1.5: Retningslinje fr Lgning Underbilag 14A.2.1.6: Retningslinje fr Datasikkerhed Underbilag 14A.3: Infrmatinssikkerheds- g risikstyring Underbilag 14A.4: Underdatabehandlere Underbilag 14A.5: Ad hc arbejdspladser Underbilag 14A.6: Revisinserklæring Underbilag 14A.7: Databehandleraftale pr. 25. maj 2018 Underbilag 14A.7.1: Databehandlerinstruks 6

7 Underbilag 14A.7.2: Infrmatinssikkerhedsplitik Underbilag 14A.7.3: Infrmatinssikkerheds- g risikstyring Underbilag 14A.7.4: Underdatabehandlere Underbilag 14A.7.5: Ad hc arbejdspladser Underbilag 14A.7.6: Revisinserklæring g audit Bilag 15: Praktive handlinger Bilag 16: Ydelser ved phør Bilag 17: Optiner Underbilag 17A: Leverandørens besvarelse Underbilag 17B: Lvpligtig vedligehld Underbilag 17C: Fremtidige integratiner Underbilag 17D: Drift- hardware g sftware Underbilag 17E: Talegenkendelse flere licenser Bilag 18: Tilbudsdemnstratin Underbilag 18A: Dempræsentatin Den unge raske Underbilag 18B: Dempræsentatin Barnet Underbilag 18C: Dempræsentatin Den kræftsyge Underbilag 18D: Dempræsentatin Den gravide Underbilag 18E: Dempræsentatin Den psykiatriske Underbilag 18F: Dempræsentatin Den krniske Underbilag 18G: Dempræsentatin Den gamle Underbilag 18H: Dempræsentatin Den krniske på intensiv Underbilag 18I-P: Videptagelser af Tilbudsdemnstratin Bilag 19: Bd g incitamenter Bilag 20: Optiner fr andre reginer Bilag 21: Spørgsmål g svar fra udbudsfrretningen Bilag 20, Optin fr andre reginer, Regin Midtjylland g Regin Nrdjylland, indehlder en række underbilag svarende til bilagene til Kntrakten fr Regin Syddanmark. Underbilagene fremgår af bilagsversigten i Bilag GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Ordregiver er frpligtet til at følge en række frmelle regler g prcedurer i frbindelse med udbudsfrretningen. I den frbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivernes pmærksmhed på: - at Ordregiver kan være frpligtet til at se brt fra et endeligt tilbud, hvis tilbuddet ikke verhlder frskrifterne i disse udbudsbetingelser eller hvis det indehlder frbehld fr grundlæggende elementer, jf. punkt at Ordregiver er frpligtet til at se brt fra tilbud eller ændringer til tilbud, sm mdtages efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt at det er Tilbudsgivers risik, at tilbud afgives i verensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser g det samlede udbudsmateriale. Risiken fr rækkevidden g knse- 7

8 kvensen af eventuelle frbehld eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 6. ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD 6.1 Mindstekrav Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav, fr at tilbud er knditinsmæssigt: Dele af bilagene, sm nærmere angivet i vejledningen til de enkelte bilag, herunder, men ikke begrænset til, mindstekrav i Bilag 3. Et mindstekrav anses sm et grundlæggende element i udbuddet. Alle mindstekrav skal verhldes, fr at tilbud er knditinsmæssigt, g Tilbudsgiveren kan ikke tage frbehld ver fr disse. Såfremt mindstekravene ikke er pfyldt, anses tilbuddet fr uknditinsmæssigt, g tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning. 6.2 Frbehld Ordregiver er frpligtet til at afvise tilbud med frbehld verfr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre frbehld, der ikke af rdregiver kan prissættes med den frnødne sikkerhed, inddrages i evalueringen på anden vis eller sm må anses sm bagatelagtige. Tilladte frbehld verfr bilagene vil indgå i den kvalitative bedømmelse af tilbuddet sm nærmere beskrevet i vejledningen til de enkelte bilag, mens en eventuel kapitalisering af frbehld indregnes i tilbudsgivers samlede tilbudssum før prissammenligning. Der gøres pmærksm på, at der ikke kan tages frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, hvrved frstås, at det tilbudte i al væsentlighed skal svare til det efterspurgte. Frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver er frpligtet til at vurdere tilbuddet sm ikke-knditinsmæssigt med den følge, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver pfrdres til ikke at tage frbehld, da frbehld indebærer risik fr, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiverne pfrdres til at påpege frhld i bilag X til udbudsbetingelserne g/eller udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, hvis de knstaterer væsentlige uhensigtsmæssigheder i aftalegrundlaget, herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra markedets standard eller på anden måde vurderes at være uhensigtsmæssigt øknmisk belastende. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf inden fr udbudsreglernes rammer - verveje, m sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af aftalegrundlaget. 8

9 7. KRAVMETODIK Udbudsmaterialet indehlder et antal bilag, der hver især indehlder en række krav, sm Tilbudsgiveren skal frhlde sig til/udfylde sm en del af sit tilbud. Der anvendes i bilagene nedenstående kravmetdik. 7.1 Mindstekrav (MK) Ordregivers mindstekrav (MK) er krav, sm ubetinget skal pfyldes. Manglende pfyldelse af et eller flere mindstekrav vil medføre, at tilbuddet er uknditinsmæssigt. 7.2 Evalueringskrav (EK) Ordregivers ønske m en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår er angivet sm et Evalueringskrav (EK). Tilbudsgivers tilbudte pfyldelse af Evalueringskrav vil indgå i tilbudsevalueringen. Ordregiver har i de enkelte bilag angivet, hvrvidt Tilbudsgiver skal udarbejde en løsningsbeskrivelse af kravets pfyldelse. I givet fald skal Tilbudsgiver udarbejde en løsningsbeskrivelse, jf. bilagens instrukser herm, sm vil indgå i evalueringen af det enkelte Evalueringskrav. 8. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD 8.1 Frm- g prcedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de frm- g prcedurekrav, der fremgår under nærværende punkt Alternative tilbud I verensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.10) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. 8.3 Tilbudsfrist fr freløbige tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 2. ktber 2017, kl Freløbige tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning g vil ikke indgå i frhandlingerne. 8.4 Frventet tilbudsfrist fr endeligt tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 3. januar 2018, kl

10 Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene. 8.5 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres eller fremsendes til følgende adresse: Regin Syddanmark Damhaven Vejle Att.: Tina Pihlkjær Gade Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket Udbud af EPJ/PASløsning. Tilbudsgiver kan, efter anmdning, få udleveret en kvittering udvisende dat g klkkeslæt fr afleveringen. Tilbuddet skal afleveres i én underskreven fysisk riginal samt 1 elektrnisk kpi. Original skal mfatte tilbudsgivers udfyldte Kntrakt, bilag g underbilag, mens den elektrniske kpi skal mfatte det fulde g kmplette tilbudsmateriale (udbudsmaterialet samt udfyldte bilag). Den elektrniske kpi (der indehlder alle dkumenter såvel udfyldte sm ikke udfyldte) vedlægges på en USB-nøgle eller lignende medie i Micrsft Wrd, Micrsft Excel, Adbe eller andet udbredt frmat. 8.6 Præsentatin af tilbud I frlængelse af Tilbudsgivers aflevering af freløbigt tilbud ønsker Ordregiver en præsentatin af tilbuddet, herunder det tilbudte System. Præsentatinen kan blive genstand fr frhandling, men indgår ikke i evalueringen. Præsentatinen udføres i den peride, der fremgår af punkt 0 nedenfr. 8.7 Tilbudsdemnstratin 8.8 Sprg Sm en del af Ordregivers tilbudsevaluering ønsker Ordregiver en demnstratin af det tilbudte System med henblik på understøttelse af behv udtrykt i Kravspecifikatinen ved brug af use cases. Demnstratinen skal danne grundlag fr Ordregivers vurdering af Systemets brugervenlighed, jf. punkt 13. Det er nærmere beskrevet i Bilag 18, hvad der ønskes demnstreret. Demnstratinen udføres i den peride, der fremgår af punkt 0 nedenfr. Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk, ligesm en eventuel frhandlingsrunde skal fregå på dansk. Teknisk dkumentatin, der ikke freligger på dansk, kan dg være på engelsk. 10

11 8.9 Hnrar Tilbudsgiverne mdtager intet hnrar i frbindelse med deltagelse i denne udbudsfrretning, herunder hnrar fr udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers mkstninger i frbindelse med tilbudsgivning g eventuel efterfølgende kntrahering er Ordregiver uvedkmmende Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dg mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering m tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjrt fra tilbuddet Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at vervære åbningen af tilbud eller få plysninger m knkurrenternes tilbud, udver hvad der må følge af punkt Returnering af tilbud Mdtagne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne. 9. KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 9.1 Generelt Tilbudsgiver pfrdres til straks ved mdtagelse af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det mdtagne udbudsmateriale er fuldstændigt, jf. listen i punkt 4. Udbudsmaterialet er alene ffentliggjrt elektrnisk. 9.2 Tilbudsdkumenter Følgende dkumenter SKAL være indehldt i tilbuddene: - Tilbudsbrev indehldende Tilbudsgivers kntaktplysninger. - Kntrakt - Bilag g underbilag til Kntrakten Indhldet af dkumenterne er yderligere beskrevet nedenfr g i den rækkefølge, sm Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver pbygger sit tilbud ud fra. Ad Tilbudsbrev: Der skal i tilbuddet indgå plysninger m Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kntaktes m tilbuddet samt kntaktplysninger ( g telefnnummer) fr den/de pågældende. I frbindelse med tilbudsevalueringen lægges der alene vægt på indhldet af de udfyldte bilag til Kntrakten, g ikke på tilbudsbrevet. 11

12 Ad Kntrakten: Kntrakten skal udfyldes med Tilbudsgivers navn, adresse g CVR.nr. Ad Bilag: Bilag skal vedlægges sm en del af tilbuddet g være udfyldt af tilbudsgiver i det mfang, det følger af instruksen til tilbudsgiver i bilaget. Tilbuddet skal afleveres i én underskreven fysisk riginal samt 1 elektrnisk kpi. Original skal mfatte tilbudsgivers udfyldte Kntrakt, bilag g underbilag, mens den elektrniske kpi skal mfatte det fulde g kmplette tilbudsmateriale (udbudsmaterialet samt udfyldte bilag). Den elektrniske kpi (der indehlder alle dkumenter såvel udfyldte sm ikke udfyldte) vedlægges på en USB-nøgle eller lignende medie i Micrsft Wrd, Micrsft Excel, Adbe eller andet udbredt frmat. Udbudsbetingelsernes punkt 22 indehlder en plistning af, hvilke bilag der skal besvares af Tilbudsgiver sm en del af tilbuddet, samt hvilke underbilag, der skal udarbejdes af Tilbudsgiver. 10. FORHANDLING Frmålet med frhandling er dels, at tilbudsgiverne får adgang til at ptimere deres tilbud, dels sikre, at tilbudsgiverne afgiver knditinsmæssige tilbud. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende frhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret, uanset m de i øvrigt er knditinsmæssige. Det frventes, at der afhldes 1 frhandlingsrunde. Ordregiver frbehlder sig dg retten til at tildele Kntrakten på baggrund af det freløbige indledende tilbud uden gennemførelse af frhandlinger. Ligesm Ordregiver frbehlder sig retten til at afhlde yderligere frhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller frmålstjenligt Frhandlingsrunde 1 vedrørende det indledende freløbige tilbud I verensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et freløbigt tilbud, jf. fristen i punkt 8.3. Frhandlingsfrløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- g gennemsigtighedsprincipper. Efter aflevering af det freløbige tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle frhandlingsmøder. Der frventes gennemført 2 møder med hver Tilbudsgiver. Møderne vil hver have en varighed af 6 timer. De specifikke tidspunkter fr møderne vil blive fastlagt efter Ordregivers mdtagelse af de freløbige tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 0, angives dg frventede dater fr første frhandlingsrunde. Tilbudsgiverne vil få tilbagemeldingerne fra Ordregiver samtidigt. 12

13 I det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m udbudsmaterialet g frtlkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det mfang frhandlingerne kmmer til at dreje sig m Tilbudsgivers knkrete løsningsfrslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet frtrlige plysninger fra frhandlingsmøderne med den enkelte tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver tilstræber, at enhver plysning, sm Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under frhandlingerne, g sm må frmdes at være af relevans fr samtlige tilbudsgivere i relatin til udfrmningen af de endelige tilbud, herunder prissætningen, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med pfrdringen til at afgive endeligt tilbud. Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Kntrakten på baggrund af det freløbige tilbud uden gennemførelse af frhandlinger, vil Ordregiver sikre, at tilbuddet verhlder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser g udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed fr at tildele Kntrakten på baggrund af det freløbige tilbud, skal Tilbudsgiver sørge fr, at tilbuddet pfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det freløbige tilbud Bilag X til udbudsbetingelserne Såfremt Tilbudsgiver har frbedringsfrslag til udbudsmaterialet, pfrdres tilbudsgiver til at beskrive disse frbedringsfrslag i et separat dkument benævnt "Bilag X til udbudsbetingelserne" sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Herunder kan angives frhld, sm vurderes at udgøre væsentlige risik- eller mkstningsfaktrer eksempelvis frhld, der er uhensigtsmæssige, frdyrende g/eller shwstppers fr tilbudsgiver samt krav, der indehlder mkstningsdrivende funktinalitet. Tilbudsgiverne bør begrunde, hvrfr det/de pågældende frhld er identificeret sm enten frbedringer eller risik- eller mkstningsfaktrer. Bilag X til udbudsbetingelserne skal vedlægges det freløbige tilbud. Frhld plistet i bilag X til udbudsbetingelserne anses dg ikke sm en del af tilbuddet, men sm et plæg til frhandlingerne, hvrfr plistningen heller ikke betragtes sm et frbehld. Vederlag, sm Tilbudsgiver angiver i tilbuddet, skal baseres på Kntrakten med bilag, dvs. uden de ændringer, sm Tilbudsgiver eventuelt freslår i bilag X til udbudsbetingelserne Freløbigt tilbud De freløbige tilbud skal indehlde samme infrmatiner sm Tilbudsgivers endelige tilbud, jf. punkt 22, g være i verensstemmelse med de frmelle krav, jf. punkt 8. Desuden skal der vedlægges et bilag X til udbudsbetingelserne indehldende angivelse af tilbudsgivers påpegning af frhld i udbudsmaterialet. Ordregiver gennemfører en knditinsmæssighedsvurdering af de mdtagne freløbige tilbud i frhld til deres verhldelse af de materielle krav i udbudsmaterialet. Et freløbigt tilbud kan være en del af frhandlingsrunderne, selvm tilbuddet ikke pfylder de frmelle krav, mangler efterspurgte plysninger, eller tilbuddet direkte 13

14 g/eller indirekte tager frbehld verfr mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Tilbuddet kan dg ikke være en del af evalueringen i en efterfølgende tildeling, såfremt Ordregiver vælger at benytte retten til at tildele Kntrakten på baggrund af de freløbige tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud indehlder de efterspurgte plysninger g ikke indehlder ngen frbehld mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses sm ikke-knditinsmæssigt. Det anbefales, at tilbudsgiver i sit freløbige tilbud afgiver en pris, der indehlder pfyldelsen af alle Mindstekrav g grundlæggende elementer i materialet. Tilbudsgiver bør i sit bilag X til udbudsbetingelserne anføre, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, frdyrende mv., så dette kan indgå i frhandlingen. Det bemærkes, at der ikke kan frhandles m eller ændres på mindstekrav. Det er et abslut krav, at det freløbige tilbud er afleveret inden fr den angivne frist i punkt 8.3, fr at tilbuddet kan indgå i frhandlingerne Frhandlingsmøder Der gennemføres t møder med hver Tilbudsgiver i frhandlingsrunden, jf. punkt møde i frhandlingsrunden Indledningsvist vil Tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere sit tilbud. Herefter vil Ordregiver stille spørgsmål til det freløbige tilbuds indhld g afklare eventuelle uklarheder, misfrståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative frdele g ulemper baseret på det i punkt 13 anførte tildelingskriterium med underkriterier. Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det freløbige tilbud indehlder frhld, der indebærer, at tilbuddet må anses sm uknditinsmæssigt. Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i frhld til, m der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige g frdyrende fr anskaffelsen. 2. møde i frhandlingsrunden Tilbudsgiver vil indledningsvist få lejlighed til at præsentere eventuelle justeringer i sit tilbud fretaget på baggrund drøftelserne på 1. møde. Herefter vil Ordregiver have mulighed fr at stille spørgsmål til det justerede freløbige tilbuds indhld g afklare eventuelle uklarheder, misfrståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative frdele g ulemper baseret på det i punkt 13 anførte tildelingskriterium med underkriterier. Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det freløbige tilbud indehlder frhld, der indebærer, at tilbuddet frtsat må anses sm uknditinsmæssigt. 14

15 Der vil ikke blive videregivet frtrlige plysninger fra frhandlingsmøderne med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesm Tilbudsgiveren ikke vil mdtage frtrlige plysninger fra de øvrige tilbudsgiveres frhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra frhandlingsmøderne, men dette referat vil ikke blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dkumentere indhldet på mødet, jf. udbudslvens regler herm. Ordregiver er pmærksm på den særlige frpligtelse til at sikre, at der ikke udøves frskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give plysninger, der kan stille ngle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfr, at enhver plysning - sm Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under frhandlingerne, g sm må frmdes at være af relevans fr samtlige tilbudsgivere i relatin til udfrmningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere på senest sammen med pfrdringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende plysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på frhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på TILBUDSFASE Efter afslutningen af frhandlingerne pfrdrer Ordregiver ved pfrdringsskrivelse frhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, sm vil være grundlaget fr rdregivers tildeling til det øknmisk mest frdelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste frhld mellem pris g kvalitet. Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet franlediget af frhandlingerne, g dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af pfrdringsskrivelsen. Fristen fr indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af pfrdringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud. Det endelige tilbud skal være mdtaget af Ordregivers kntaktpersn inden den anførte frist g i verensstemmelse med de indhldsmæssige krav. De endelige tilbud skal være fuldstændige, g det er tilbudsgivers ansvar, at de endelige tilbud ikke indehlder frbehld eller i øvrigt vilkår, der kan medføre ikke-knditinsmæssighed. De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det fr udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. punkt 13. Tilbudsgiverne vil mdtage samtidig plysning m resultatet af evalueringen g tildelingsbeslutningen, jf. pkt. 19. Ordregiver gennemfører ikke frhandlinger m de endelige tilbud, men der vil dg inden fr rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring g præcisering af det vindende tilbud. 15

16 12. UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED Inden Ordregiver tildeler Kntrakten, vil Ordregiver verificere, at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhld til udbudslvens Dette vil ske ved Tilbudsgivers indsendelse af en serviceattest, sm maksimalt er 6 måneder gammel, g sm dkumenterer plysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Tilbudsgiver skal i frlængelse af budpfrdring til prækvalifikatinen fremskaffe dkumentatin fr de i EPSD'et anførte plysninger g fremsende til Ordregiver inden fr en frist på 20 Arbejdsdage. Erhvervsstyrelsen kan udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde fr. Ordregiver vil endvidere anmde m dkumentatin fr, at Tilbudsgiver pfylder de stillede krav til øknmisk g finansiel frmåen i henhld til udbudslvens 142. Skønner Ordregiver, at dkumentatinen giver anledning til tvivl m, hvrvidt Tilbudsgiver er mfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, frbehlder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, sm er mfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dg give mulighed fr tilstrækkelig dkumentatin fr pålidelighed i henhld til udbudslvens TILBUDSEVALUERING 13.1 Tildelingskriteriet Ordregiver fretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet bedste frhld mellem pris g kvalitet fr at finde det øknmisk mest frdelagtige tilbud. Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier: Implementeringskvalitet (15 %) Løsningskvalitet (35 %) Strategisk samarbejde g fremtidssikring (10 %) Øknmi (40 %) Indhldet af underkriterierne er uddybende beskrevet i hvert bilag, der indehlder en angivelse af, hvad der vægtes psitivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag Implementeringskvalitet (15 %) a) Vurdering af tilbud i frhld til underkriteriet Implementeringskvalitet sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 1 med følgende vægte: - Bilag 1 vægter 100 % Krav vægter 40 % 16

17 Krav 1.2 vægter 2 % Krav 1.3 vægter 18 % Krav 1.4, 1.5, vægter 40 % Det fremgår af bilaget, hvrdan Ordregiver vægter besvarelserne i denne frbindelse Løsningskvalitet (35 %) Vurdering af tilbud i frhld til underkriteriet Løsningskvalitet sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Kntraktens Bilag 3, 6, 7, 17 g 18 med følgende vægte: - Bilag 3 vægter 70 % Kravgruppe "Kliniske krav" vægter samlet set 75 % Krav 3.21 vægter 5 % Krav 3.23 vægter 4,45 % Krav 3.25, 3.27 g 3.35 vægter hver især 2,85 % Krav 3.38 g 3.43 vægter hver især 1 % Krav 3.45, 3.50 g 3.54 vægter hver især 20 % Krav 3.58 vægter 10 % Krav 3.62 g 3.66 vægter hver især 4 % Krav 3.64 vægter 2 % Kravgruppe "Funktinelle krav" vægter samlet set 10 % Krav 3.70 vægter 10 % Krav 3.75 vægter 20 % Krav 3.78 vægter 40 % Krav 3.80 vægter 30 % Kravgruppe "Tekniske krav" vægter samlet set 15 % Krav 3.82, 3.94, 3.105, 3.200, 3.206, 3.B1, g vægter hver især 10 % Krav vægter 5,99 % Krav vægter % - Bilag 6 vægter 10 % Krav 6.01, 6.02, 6.05, 6.06, 6.07 g 6.08 vægter 25 % Krav 6.10 g 6.11 vægter 3 % Krav vægter 35 % Krav vægter 15 % Krav vægter 4 % Krav 6.64 vægter 3 % Krav vægter 7 % Krav vægter 7 % Krav 6.80 vægter 1 % - Bilag 7 vægter 5 % Krav 7.02 vægter 50 % Krav 7.03 vægter 50 % 17

18 - Bilag 17 vægter 5 % Underbilag 17B vægter 50 % Underbilag 17C vægter 50 % - Bilag 18 vægter 10 % Underbilag 18A vægter 30 % Underbilag 18B 18H vægter hver især 10 % Det fremgår af bilagene, hvrdan Ordregiver vægter besvarelserne i denne frbindelse Strategisk samarbejde g fremtidssikring (10 %) Vurdering af tilbud i frhld til underkriteriet Strategisk samarbejde g fremtidssikring sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 5 g 9 med følgende vægte: - Bilag 3 vægter 15 % Krav vægter 31,13 % Krav 3.114, g vægter hver især 7,38 % Krav 3.154, 3.160, 3.178, g vægter hver især 4,92 % Krav 3.163, 3.166, 3.169, 3.172, 3.174, 3.176, 3.180, g vægter 2,46 % - Bilag 5 vægter 70 % Krav 5.03 vægter 30 % Krav 5.06 vægter 70 % - Bilag 9 vægter 15 % Krav 9.01 vægter 100 % Det fremgår af bilagene, hvrdan Ordregiver vægter besvarelserne i denne frbindelse Øknmi (40 %) Vurdering af tilbud i frhld til underkriteriet Øknmi sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 5, 6, 10 (kapitalisering af Kundens deltagelse) g Bilag 11. Ved evaluering af "Øknmi" pgøres der en samlet "Evalueringsteknisk Sum", der danner grundlag fr evalueringen i verensstemmelse med den valgte evalueringsmde, jf. punkt 0. Den Evalueringstekniske Sum består af de tilbudte priser i Bilag 11 g kapitalisering af Bilag 5, 6 g 10 med hensyntagen til samtlige priselementers knkrete angivne vægtning. Det fremgår af instruksen til Bilag 11, hvrdan Ordregiver vægter besvarelserne i denne frbindelse. 18

19 14. EVALUERINGSMETODE 14.1 Generelt I henhld til nedenstående vil der blive givet en samlet scre på "Implementeringskvalitet" ganget med 0,15 svarende til en vægtning på 15 %, en samlet scre på underkriteriet "Løsningskvalitet" ganget med 0,35 svarende til vægtning på 35 %, en samlet scre på "Strategisk samarbejde g fremtidssikring" ganget med 0,10 svarende til en vægtning på 10 % g en samlet scre på "Øknmi" ganget med 0,40 svarende til en vægtning på 40 %. Den højeste samlede scre vil udgøre det bedste frhld mellem pris g kvalitet g vil dermed repræsentere det øknmiske mest frdelagtige tilbud Prisevaluering Bilag 11 indehlder samtlige tilbudte priser. På baggrund af de tilbudte priser g med de angivne vægtninger udregnes en samlet evalueringsteknisk sum, sm er den pris, der evalueres på Primær evalueringsmetde Til evaluering af underkriteriet Øknmi har Ordregiver valgt en primær evalueringsmdel, der indebærer en gearing på baggrund af en lineær interplatin. I mdellen tildeles laveste pris (dvs. den billigste samlede evalueringsteknisk sum) 10 pint, mens en pris, sm er 25 % højere end laveste pris, får 0 pint. Priser herimellem får tildelt pint efter en lineær interplatin ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris g 25 % ver laveste pris. Antal pint beregnes efter nedenstående frmel: maks pint pris laveste pris Pint = maks pint ( ) (tilbudt ) 25 % laveste pris Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 25 % højere end laveste pris, er den angivne primære evalueringsmetde ikke er egnet til at identificere det øknmisk mest frdelagtige tilbud. I stedet vil følgende sekundære metde blive anvendt Sekundær evalueringsmetde Hvis den primære evalueringsmetde til evaluering af underkriteriet Øknmi viser sig ikke at være egnet til at identificere det øknmisk mest frdelagtige tilbud, anvendes en sekundær lineær interplatin. I mdellen tildeles laveste pris (dvs. den billigste samlede evalueringsteknisk sum) 10 pint, mens en pris, sm er 50 % højere end laveste pris, får 0 pint. Priser herimellem får tildelt pint efter en lineær interplatin ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris g 50 % ver laveste pris. 19

20 Antal pint beregnes efter nedenstående frmel: maks pint pris laveste pris Pint = maks pint ( ) (tilbudt ) 50 % laveste pris Hvis en eller flere tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 100 % højere end laveste pris, er den angivne primære evalueringsmetde ikke er egnet til at identificere det øknmisk mest frdelagtige tilbud. I stedet vil følgende tertiære metde blive anvendt Tertiær evalueringsmetde Hvis den primære g den sekundære evalueringsmetde til evaluering af underkriteriet Øknmi viser sig ikke at være egnet til at identificere det øknmisk mest frdelagtige tilbud anvendes nedenstående ikke-lineære mdel tertiært: Pint = maks pint laveste pris tilbudt pris 14.3 Kvalitativ evaluering Evalueringen af tilbud vil ske ved brug af en pintskala fra 0-10, sm ser ud sm følger: Pint Ordlyd Beskrivelse 0 Ingen pfyldelse Ingen pfyldelse gives, hvr Tilbudsgivers besvarelse ikke pfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. 1 Særdeles dårlig vurdering 2 Meget dårlig vurdering Særdeles dårlig vurdering gives fr en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen frhlder sig i kritisk grad ikke til de plysninger, sm er efterspurgt, g/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig vurdering gives fr en besvarelse, der illustrerer en meget ringe pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen frhlder sig i kritisk grad ikke til de plysninger, sm er efterspurgt, g/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. 3 Dårlig vurdering Dårlig vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en ringe pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de plysninger, sm er efterspurgt, g/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. 20

21 4 Under middel vurdering 5 Middel vurdering 6 Over middel vurdering 7 Gd vurdering 8 Meget gd vurdering 9 Særdeles gd vurdering 10 Den bedste mulige vurdering Under middel vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de plysninger, sm er efterspurgt, g/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en acceptabel pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de plysninger, sm er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget g er visse steder uklar. Over middel vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de plysninger, sm efterspørges, men dg ikke centrale dele heraf. Hvedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget g frståelig. Gd vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en gd pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indehlder langt hvedparten af de plysninger, sm er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget g frståelig. Meget gd vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en meget gd pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de plysninger, sm er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget g frståelig. Særdeles gd vurdering gives, hvr besvarelsen illustrerer en særdeles gd pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indehlder de plysninger, sm er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget g frståelig. Den bedste mulige vurdering gives, hvr besvarelsen er den bedst tænkelige pfyldelse af det, sm er ønsket af Ordregiver. Samtlige de plysninger, sm er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget g frståelig måde, g beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede pfyldes på den bedst tænkelige måde. 21

22 15. ORIENTERINGSMØDE Regin Syddanmark afhlder rienteringsmøde angående udbudsfrretningens indhld, fremgangsmåde, valg af udbudsfrmen "udbud med frhandling". Der afhldes rienteringsmøde fra den 4. juli 2017, kl Orienteringsmødet afhldes i Reginshuset i Reginsrådssalen på adressen Damhaven 12, 7100 Vejle, Danmark. Mødet afhldes på dansk. Interesserede bedes tilmelde deltagelsen på rienteringsmødet på følgende uh.kit.epj-pas-prjektet@rsyd.dk med angivelse af antallet af deltagere. Tilmelding skal ske senest den 2. juli 2017, kl af hensyn til bestilling af frplejning. 16. SPØRGSMÅL Med henblik på at sikre, at tilbuddet udfrmes i verensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal rettes skriftligt pr. til administratr af udbuddet på følgende adresse: uh.kit.epj-pas-prjektet@rsyd.dk Spørgsmål til det freløbige tilbud skal være mdtaget af vennævnte den 15. september 2017, kl Spørgsmål til det endelige tilbud skal være mdtaget af vennævnte den 13. december 2017, kl Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dg under alle mstændigheder være stillet i så gd tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Dkumentet indehldende spørgsmål g svar vil løbende blive udsendt i annymiseret frm g evt. med supplerende materiale til tilbudsgiverne. Såfremt ngle af de stillede spørgsmål giver anledning til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverne mdtage rientering herm med besvarelsen af de stillede spørgsmål. 17. ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE Ordregiver vil udsende løbende rettelsesblade m eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle tilbudsgivere, der deltager i udbud med frhandling. Såfremt Tilbudsgiver bliver pmærksm på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver pmærksm herpå, således at Ordregiver får mulighed fr at afhjælpe frhldet gennem fremsendelse af rettelsesblad. 22

23 Opfrdringen mfatter gså eventuelle uhensigtsmæssigt frmulerede krav til ydelser eller Kntrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning fr Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk fr fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver gør pmærksm på, at der sm følge af frhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet, hvilket alle tilbudsgivere løbende vil blive rienteret m. Der vil ikke ske ændringer i de grundlæggende elementer i det prindelige udsendte udbudsmateriale. 18. FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed ver fr uvedkmmende vedrørende frhld, sm måtte kmme til deltagernes kendskab i frbindelse med nærværende udbudsfrretning. Tilbudsgiverne er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet. Ordregiver er underlagt de generelle regler m ffentlighed i frvaltningen, herunder frvaltningslven g ffentlighedslven, der kan berettige parter g andre til at få aktindsigt. Det betyder, at knkurrenter m.fl. kan anmde m aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmdninger m aktindsigt fra andre virksmheder, der gså deltager i udbudsprcessen, skal i henhld til praksis fra Klagenævnet fr Udbud afhængig af mstændighederne imødekmmes af den rdregivende myndighed. Det indgår dg bl.a. i denne bedømmelse, m den virksmhed der afgiver et tilbud har bedt m, at tilbuddet behandles frtrligt, g har indikeret, hvilke plysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig m. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsmme plysninger, uden frinden at have givet den, sm plysningen vedrører, adgang til at udtale sig herm. Beslutning m helt eller delvist at imødekmme en anmdning m aktindsigt påhviler dg i sidste ende Ordregiver. Særligt følsmme plysninger, der efter lvgivningen er tavshedsbelagt, må nrmalt ikke videregives, idet der dg kan være pligt til at videregive dem til andre ffentlige myndigheder. Ordregiver vil dg under alle mstændigheder være berettiget g frpligtet til at give aktindsigt i det mfang, sm følger af lvgivningen. 19. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det øknmisk mest frdelagtige tilbud i henhld til det fastsatte tildelingskriterium g underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse fr valget til alle tilbudsgivere, jf. lv m Klagenævnet fr Udbud (lv nr. 425 af 12. maj 2010 med senere ændringer). Meddelelse m resultatet af udbudsfrretningen vil blive bekendtgjrt i Den Eurpæiske Unins Tidende i verensstemmelse med de herm gældende regler. I henhld til Lv m Klagenævnet fr Udbud underskriver Ordregiver først Kntrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-periden, der sm udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvr Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne m den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dg fastlægge en længere standstillperide, såfremt dette anses sm nødvendigt. 23

24 20. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsfrretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig Kntrakt, vil udbudsfrretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil. 21. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsfrretningen frventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 26. juni 2017 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 4. juli 2017, kl Afhldelse af rienteringsmøde 13. juli 2017 Vejledende frist fr mdtagelse af spørgsmål til ansøgning m prækvalifikatin 27. juli 2017, kl Frist fr mdtagelse af ansøgninger m prækvalifikatin 16. august 2017 Udsendelse af pfrdring til afgivelse af freløbigt tilbud. Uge 33 35, 2017 Indhentelse af dkumentatin fra ESPD 15. september 2017 Vejledende frist fr mdtagelse af spørgsmål til freløbigt tilbud 2. ktber 2017, kl Frist fr afgivelse af freløbigt tilbud 6. nvember 16. nvember 2017 Frhandlingsrunde 1 1. december 2017 Udsendelse af evt. tilpasset udbudsmateriale g pfrdring til afgivelse af endeligt tilbud 13. december 2017, kl Vejledende frist fr mdtagelse af spørgsmål til endeligt tilbud 3. januar 2018, kl Frist fr afgivelse af endeligt tilbud 15. januar-05. februar 2018 Tilbudsdemnstratin (3 dage pr. tilbudsgiver). 02. maj 2018 Meddelelse af resultat (vejledende) 23. maj 2018 Indgåelse af Kntrakt (vejledende) 24

25 22. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE Nedenstående skema indehlder alle dkumenter, sm danner grundlag fr tilbudsevalueringen med plysninger m udfyldning, brug af skabeln fra Ordregiver, g m besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen. Navn på dkument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Brug af Ordregivers skabeln? Indgår evalueringen I Tilbudsbrev JA NEJ NEJ Bilag X til Udbudsbetingelserne (til brug på frhandlingsmøderne) JA NEJ NEJ Kntrakt Ja (navn, adresse, CVR.nr.) JA NEJ Bilag 0: Definitiner NEJ N/A NEJ Bilag 1: Tidsplan NEJ NEJ NEJ Underbilag 1A, 1B, 1C g 1D JA JA JA Bilag 2: Kundens it-miljø NEJ N/A NEJ Underbilag 2A 2Z NEJ N/A NEJ Bilag 3: Leverancebeskrivelse NEJ NEJ NEJ Underbilag 3A g 3C JA JA JA Underbilag 3B, 3D 3J NEJ N/A NEJ Bilag 4: Dkumentatin NEJ N/A NEJ Bilag 5: Vedligehldelse NEJ NEJ NEJ Underbilag 5A JA JA JA Bilag 6: Drift hardware g sftware NEJ N/A NEJ Bilag 6A JA JA JA Bilag 7: Servicemål NEJ N/A NEJ 25

26 Navn på dkument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Brug af Ordregivers skabeln? Indgår evalueringen I Underbilag 7A g 7C JA JA JA Underbilag 7B NEJ N/A NEJ Bilag 8: Ændringshåndtering NEJ N/A NEJ Underbilag 8A NEJ N/A NEJ Bilag 9: Samarbejdsrganisatin NEJ N/A NEJ Underbilag 9A NEJ N/A NEJ Underbilag 9B JA JA JA Bilag 10: Kundens deltagelse NEJ N/A NEJ Underbilag 10A JA JA JA Bilag 11: Vederlag g betalingsplan JA JA JA Bilag 12: Prøver NEJ N/A NEJ Bilag 13: Licensbetingelser JA JA NEJ Bilag 14: It-sikkerhed g databehandleraftale Underbilag 14A med underbilag Bilag 15: Praktive handlinger NEJ N/A NEJ NEJ N/A NEJ NEJ N/A NEJ Bilag 16: Ydelser ved phør NEJ N/A NEJ Bilag 17: Optiner NEJ N/A NEJ Underbilag 17A JA JA JA Underbilag 17B 17E NEJ N/A NEJ Bilag 18: Tilbudsdemnstra- NEJ N/A NEJ 26

27 Navn på dkument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Brug af Ordregivers skabeln? Indgår evalueringen I tin Underbilag 18A 18P NEJ N/A NEJ Underbilag 19: Bd g incitamenter Bilag 20: Optiner fr andre reginer Bilag 21: Spørgsmål g svar fra udbudsfrretningen NEJ N/A NEJ NEJ N/A NEJ NEJ N/A NEJ 27