UDBUDSBETINGELSER FOR DEN SELVEJENDE ÆLDREBOLIG- INSTITUTION HARESKOVBO BOLIG II S EU-UDBUD MED FORHANDLING AF ADMINISTRATIONSAFTALE

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER FOR DEN SELVEJENDE ÆLDREBOLIG- INSTITUTION HARESKOVBO BOLIG II S EU-UDBUD MED FORHANDLING AF ADMINISTRATIONSAFTALE EU-udbud nr. 2017/S Offentliggjort i EU-Tidende den 21. juni 2017 Opdateret den 14. august 2017 ii

2 BILAGSOVERSIGT Fase 1: Prækvalifikation Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: ESPD (SKAL UDFYLDES AF ANSØGER) Støtteerklæring (SKAL EVT. UDFYLDES AF ANSØGER) Konsortieerklæring (SKAL EVT. UDFYLDES AF ANSØGER) Fase 2: Tilbudsfasen Bilag 4: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2: Kontraktbilag 3: Kontraktbilag 4: Kontraktbilag 5: Kontraktbilag 6: Kontraktbilag 7: Bilag 5: Administrationsaftale Ydelsesoversigt Organisationsdiagram Hareskovbo Oversigt over omfattede lejemål inklusive grundplanstegning Fordelingsnøgle mellem Den Selvejende Institution Hareskovbo II (DSI) og Den Selvejende Ældreboliginstitution II (DSÆ) Personalehåndbog for Den Selvejende Institution Hareskovbo II (DSI) inklusive værdigrundlag Vedtægter for Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II Øvrige ejendomsoplysninger (årsregnskab 2016, tingbogsattester, BBR-oplysninger) Tilbudsformular (SKAL UDFYLDES AF TILBUDSGIVER) ii

3 1. UDBUDSFORM Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II har ved udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S offentliggjort i EU-Tidende den 21. juni 2017 iværksat et EU-udbud med forhandling i medfør af Udbudsloven 61, jf. lov nr af Udbuddet gennemføres i følgende 2 faser: 1. fase: Prækvalifikation 2. fase: Tilbudsfasen Alene de ansøgere, der prækvalificeres af Den selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II under fase 1, vil blive opfordret til at afgive indledende tilbud på den udbudte opgave i fase 2. Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II vil efter modtagelse af tilbuddene og en vurdering af disse afgøre, hvorvidt der agtes gennemført en forhandling, som nærmere beskrevet nedenfor i pkt På baggrund af nærværende konkurrencebetingelser vil der blive indgået en kontrakt med én leverandør til at levere de ydelser, som er omfattet af kontrakten. Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II vil tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, som nærmere beskrevet nedenfor i pkt ORDREGIVER Den ordregivende myndighed er: Den selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II Skovalleen Bagsværd (herefter også benævnt Hareskovbo Bolig II eller Ordregiver ) 1

4 Lundgrens Advokatpartnerselskab bistår Ordregiver med udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse og er kontaktperson for Ordregiver under udbuddet: Lundgrens Advokatpartnerselskab Tuborg Havnevej Hellerup Kontaktperson: Advokat Majse Jarlov Tlf.: DEN UDBUDTE OPGAVE Nærværende opgave omhandler udbud af en offentlig kontrakt vedrørende administration af den almene boligorganisation Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig IIs ældreboliger beliggende Skovalleen 8, 2880 Bagsværd. Den udbudte opgaver er fordelt på henholdsvis administrationsydelser og ejendomsservice, idet ydelser er nærmere beskrevet i ydelsesoversigten i kontraktbilag 1. Der er tale om udbud af løbende administrationsydelser og ejendomsservice som honoreres med et fast honorar, idet ad hoc opgaver honoreres efter medgået tid. Langt hovedparten af de ydelser, som der er behov for er omfattet af den løbende administrationsydelse. 4. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Dato Aktivitet 19. juni 2017 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU- Tidende 2

5 21. juni 2017 Offentliggørelse af udbudsmaterialet på følgende hjemmeside: 7. august 2017 Frist for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet vedr. fase 1: Prækvalifikation 21. august 2017 kl. Frist for indgivelse af ansøgning om prækvalifikation (fast dato) Uge 34 Udvælgelse af prækvalificerede ansøgere og opfordring til afgivelse af tilbud 28. august 2017 Frist tilmelding til besigtigelse 31. august 2017 kl. 12 Besigtigelse af Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II, Skovalleen 8, (fast dato) Bagsværd 11. september 2017 Frist for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet vedr. fase 2: Tilbudsfasen 28. september 2017 Frist for afgivelse af tilbud kl.12 Uge Ordregivers tilbudsevaluering af de indkomne tilbud Uge 41 Indhentelse af dokumentation for egnethed fra vindende tilbudsgiver og evt. gennemførelse af proces for selfcleaning jf. udbudsloven 138, stk Primo uge 42 Meddelelse til tilbudsgivere om resultat af tilbudsevaluering Uge 44 Forventet underskrivelse af kontrakt efter udløb af standstill-periode på 10 kalenderdage 3

6 5. UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter rubriceret under de faser i udbudsprocessen, hvor dokumenter er relevante: Fase 1 og fase 2 Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Nærværende udbudsbetingelser Fase 1: Prækvalifikation Bilag 1: ESPD (SKAL UDFYLDES AF ANSØGER) Bilag 2: Støtteerklæring (SKAL EVT. UDFYLDES AF ANSØGER) Bilag 3: Konsortieerklæring (SKAL EVT. UDFYLDES AF ANSØGER) Fase: Tilbudsfasen Bilag 4: Administrationsaftale Kontraktbilag 1 Ydelsesoversigt Kontraktbilag 2: Organisationsdiagram Hareskovbo Kontraktbilag 3: Oversigt over omfattede lejemål inklusive grundplanstegning Kontraktbilag 4: Fordelingsnøgle mellem Del Selvejende Institution Hareskovbo (DSI) og Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II (DSÆ) Kontraktbilag 5: Personalehåndbog for Den Selvejende Institution Hareskovbo inklusive værdigrundlag Kontraktbilag 6: Vedtægter for Den Selvejende ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II Kontraktbilag 7: Bilag 5: Øvrige ejendomsoplysninger (årsregnskab 2016, tingbogsattester, BBR-oplysninger) Tilbudsformular (SKAL UDFYLDES AF TILBUDSGIVER) 4

7 6. FASE 1: PRÆKVALIFIKATION 6.1 Generelt Alene de økonomiske aktører, der har ansøgt om prækvalifikation under iagttagelse af Ordregivers minimumskrav hertil og er blevet prækvalificeret af Ordregiver, vil blive opfordret til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Opnåelse af prækvalifikation forudsætter, at ansøgeren opfylder de krav, som fremgår nedenfor og dermed vurderes for egnet af Ordregiver. 6.2 Obligatoriske udelukkelsesgrunde Ansøger må ikke være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudsloven 135 og 136. Som dokumentation herfor skal den vindende tilbudsgiver fremlægge følgende dokumentation: Som bevis for, at tilbudsgiver eller visse personer, der er tilknyttet tilbudsgiver, jf. 135, stk. 2 ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1: 1) Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i 135, stk. 1. 2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunden i 135, stk. 3. For så vidt angår danske tilbudsgivere, kan beviset bestå i en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det land, hvori tilbudsgiver er hjemmehørende, ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de i 135, stk. 1 og 3 nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love i overensstemmelse med udbudslovens 153, stk. 2. 5

8 Self-cleaning; Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens , såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens Frivillige udelukkelsesgrunde De frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsloven 137 er ikke relevante for nærværende udbud. 6.4 Egnethedskriterier Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen Det er et mindstekrav, at ansøger har haft en nettoomsætning forstået som ansøgers samlede salg eksklusiv moms, afgift og skat på 2 mio. kr. i hvert af de 3 seneste regnskabsår, for hvilke der foreligger endeligt regnskab. Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger har en positiv egenkapital (forstået som differencen mellem aktiver og passiver) for hvert af de 3 seneste regnskabsår, for hvilke der foreligger endeligt regnskab. Ansøger skal udfylde ESPD med oplysning om den efterspurgte nettoomsætning og det efterspurgte nøgletal. Se nærmere om ESPD-en i pkt Som dokumentation for overholdelse af mindstekrav, skal den vindende tilbudsgiver fremlægge revisorattesteret dokumentation (enten årsrapport eller erklæring), som dokumenterer den krævede nettoomsætning og egenkapital. Hvis ansøgeren har eksisteret i mindre end 3 år gives oplysningerne for de år, hvor ansøgeren har aflagt årsrapport. Hvis ansøgeren endnu ikke har aflagt årsrapport, skal ansøgeren oplyse om egenkapitalen på ansøgningstidspunktet. Ordregiver foretager herefter en vurdering af, om dokumentation er passende i medfør af udbudslovens 154, stk. 2. Med henvisning til udbudsloven 151, stk. 2 forbeholder Ordregiver sig dog retten til på et hvilket som helst tidspunkt at anmode de deltagende virksomheder om at 6

9 fremlægge den krævede dokumentation inden for en passende fastsat frist, når dette vurderes nødvendigt for en korrekt gennemførelse af udbudsprocessen Minimumskrav til teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav, at ansøger inden for de seneste 3 år har administreret mindst 80 lejeboliger. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte kunden med henblik på verificering af oplysninger i referencebeskrivelsen. Referencebeskrivelsen skal allerede vedlægges i anmodningen, idet referencer danner grundlag for udvælgelse af de bedste egnede ansøgere jf. pkt Ordregiver ser gerne, at ansøger ud for hver reference oplyser følgende: - Beskrivelse af lignende opgave inklusive oplysning om antal boliger og matrikelnumre - Navn på kunde - Tidspunkt for udførelse - Ansøgers rolle under opgavens udførelse Der må maksimalt vedlægges 5 referencer. I det omfang ansøgning indeholder flere end 5 referencer, vil alene de 5 første referencer blive tillagt betydning. 6.5 Ansøger kan basere sig på andre enheders formåen Ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen, jf. udbudsloven 144 uanset den retlige forbindelse mellem ansøger og disse andre enheder. Såfremt den økonomiske aktør har besluttet at give en del af kontrakten i underleverance og baserer sig på underleverandørens kapacitet til at udføre denne del i forhold til opfyldelse af Ordregivers mindstekrav for udvælgelse, skal ansøgning vedlægges en separat ESPD, jf. bilag 1 for denne underleverandør med udfyldelse af de oplysninger, der fremgår af del II.A: Oplysninger om den økonomiske aktør, del II.B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter samt del III: Udelukkelsesgrunde. Se nærmere om ESPD-en i pkt

10 Ansøgning skal endvidere være vedlagt en erklæring om, at ansøger faktisk råder over kapaciteten hos den støttende enhed, som er juridisk forpligtet over for ansøger, jf. bilag Benyttelse af underleverandør Såfremt ansøger benytter en underleverandør, som ansøger ikke baserer sin formåen på, skal oplysninger i ESPD-en Del II og Del III ikke afgives for sådanne underleverandører, hvorfor ansøgning ikke skal vedlægges en separat ESPD for sådanne underleverandører. 6.7 Ansøgning afgivet af sammenslutning af økonomiske aktører Der kræves ingen særlig retlig form til organisering af en ansøger, idet ansøger kan bestå af et konsortium forstået som en sammenslutning af flere virksomheder. Samtlige deltagere i et konsortium skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt. Der skal udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Deltagerne i et konsortium skal udfylde og aflevere erklæringen i bilag 3 sammen med anmodningen om prækvalifikation. Endvidere skal hver deltager i sammenslutningen udfylde en separat ESPD, jf. bilag 1 med de oplysninger, der kræves i Del II - Del V. 6.8 Udvælgelse ved begrænsning i antal aktører der prækvalificeres Ordregiver agter at prækvalificere 5 ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive et tilbud. Såfremt antallet af egnede ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, overstiger 5, vil Ordregiver foretage en udvælgelse af de bedst egnede virksomheder på baggrund af en samlet vurdering ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier: Udvælgelse som sikrer den bredest mulige erfaring, idet erfaring med administration af almene ældreboliger tillægges størst betydning. Det tillægges endvidere betydning, hvis ansøger kan dokumentere erfaring med administration af ejendomme, der er opdelt på flere matrikelnumre. 6.9 Krav til indhold af ansøgning og udfyldelse af ESPD Ansøger skal udfylde det elektroniske fælles europæiske udbudsdokument betegnet ESPD. ESPD-en har karakter af en egen-erklæring, der udgør foreløbigt bevis 8

11 for, at ansøger opfylder de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte kriterier med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Ordregiver har udarbejdet en ESPD-fil (xml-format), der er vedlagt som bilag 1 til nærværende konkurrencebetingelser. ESPD-filen skal udfyldes elektronisk, idet ansøger indledningsvis skal gemme ESPD-filen på ansøgerens egen pc. Derefter skal ansøger åbne ESPD-filen via følgende hjemmeside: hvorefter ansøger skal besvare de relevante spørgsmål samt afgive de efterspurgte informationer. Den udfylde xml-fil skal herefter eksporteres og afleveres som del af ansøgningen. Det er ikke et krav, at den elektroniske version af ESPD underskrives. Ansøger skal endvidere vedlægge ansøgningen en udprintet version af ESPD i underskrevet stand. For udfyldelse af ESPD henvises der til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom, der kan downloades på Ansøgningsfrist Frist for indlevering af ansøgning om prækvalifikation er den 21. august 2017 kl Ansøgningen skal afleveres til: Lundgrens Advokatpartnerselskab Tuborg Havnevej Hellerup Att.: Advokat Majse Jarlov Ansøgningen skal afleveres i en lukket kuvert mærket Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II - Ansøgning prækvalifikation vedr. udbud af administrationsaftale. Ansøgningen i form af den udfyldte ESPD-fil bedes afleveret i en elektronisk version (xml-format) på USB-stik samt 2 underskrevne papir-eksemplarer. 9

12 Det skal bemærkes, at ansøgningen ikke kan afleveres elektronisk ved fremsendelse pr FASE 2: TILBUDSFASEN 7.1 Besigtigelse Der afholdes besigtigelse af de ejendomme, som er omfattet af den udbudte administrationsaftale på Skovalleen 8, 2880 Bagsværd 31. august 2017 kl Tilmelding til besigtigelse med oplysning om firmanavn og antal deltagere skal ske senest den 28. august 2017 pr. til Der kan stilles spørgsmål under denne besigtigelse, som besvares af Ordregiver efter bedste evne og alene på et foreløbigt grundlag. Af hensyn til Ordregivers overholdelse af ligebehandlingsprincippet, bør alle spørgsmål tillige stilles skriftligt i overensstemmelse med pkt. 8, idet alene Ordregivers besvarelse af de skriftligt stillede og besvarede spørgsmål udgør en del af udbudsmaterialet. 7.2 Aflevering af indledende tilbud Tilbuddet skal afleveres senest den 28. september 2017 kl Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert mærket: Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II tilbud på administrationsaftale Tilbuddet skal afleveres til: Lundgrens Advokatpartnerselskab Tuborg Havnevej Hellerup Att.: Advokat Majse Jarlov Materialet afleveres i receptionen mod kvittering. 10

13 Det skal bemærkes, at tilbud ikke kan afleveres elektronisk ved fremsendelse pr. . Der kan ikke afleveres alternative tilbud. Der gøres opmærksom på, at Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele kontrakt på grund af det indledende tilbud. 7.3 Krav til indhold af tilbud Tilbud i form af den udfyldte tilbudsformular afleveret i en elektronisk version på USB-stik samt 2 underskrevne papir-eksemplarer. Den samlede tilbudssum skal fremgå af tilbudslisten jf. bilag 5. Alle ydelser, som fremgår af udbudsmaterialet og ydelsesoversigten i kontraktbilag 1, skal være indeholdt i tilbudssummen. 7.4 Eventuel forhandling Såfremt Ordregiver vælger at gennemføre en forhandling, vil forhandlingen ske inden for rammerne af udbudsloven 66. Under forhandlingerne vil Ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på det indledende tilbuds stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i det indledende tilbud, herunder pris. Forhandlingen vil ikke foregå i successive faser med henblik på en løbende udskillelse og begrænsning i antal af tilbud, der forhandles. Efter forhandling med tilbudsgiverne på grundlag af det indledende tilbud opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse tilbudsgiverne til at afgive et revideret tilbud inden for en af Ordregiver fastsat frist. Hvis Ordregiver finder det hensigtsmæssigt, kan Ordregiver vælge at gennemføre en fornyet forhandlingsrunde efterfulgt af en ny frist for afgivelse af endeligt tilbud. Det endelige tilbud er genstand for Ordregivers tilbudsevaluering i overensstemmelse med pkt

14 7.5 Vederlag Der ydes ikke vederlag for udarbejdelse og aflevering af indledede tilbud eller eventuelle efterfølgende tilbud samt deltagelse i forhandlinger. 7.6 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. 7.7 Vedståelse og behandling af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder regnet fra tidspunktet for tilbudsfristens udløb. Det bemærkes, at meddelelse om tildelingsbeslutning ikke indebærer, at tilbudsgiver er frigjort fra sit tilbud. 7.8 Tilbudsevaluering Ordregiver foretager en tilbudsevaluering og identificerer det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet og følgende underkriterier: Underkriterium Vægt 1) Pris 50 % 2) Løsningsbeskrivelse 50 % 12

15 Underkriteriet pris er opdelt i følgende vægtede underkriterier: Delkriterium Vægt Samlet pris for ydelser i kontraktbilag 1 jf. tilbudsformular pkt. I 95 % Timepris for ad hoc ydelser jf. tilbudsformular pkt. II 5 % Evaluering er baseret på tilbudsgivers udfyldte tilbudsformular som nærmere beskrevet nedenfor. 7.9 Evaluering af pris Evaluering af tilbud i forhold til underkriteriet pris er baseret på tilbudsgivers besvarelse af pkt. I og pkt. II i tilbudsformularen jf. bilag Evaluering af løsningsbeskrivelse Evaluering af tilbud i forhold til underkriteriet løsningsbeskrivelse er baseret på tilbudsgivers besvarelse af pkt. III i tilbudsformularen jf. bilag 5. Tilbudsformularen indeholder en nærmere beskrivelse af, hvad tilbudsgiver bør fokusere på i sin løsningsbeskrivelse tillige med en angivelse af, hvad Ordregiver vægter positiv under tilbudsevalueringen. 13

16 7.11 Evalueringsmetode Evaluering af pris Til at understøtte Ordregivers tilbudsevaluering benyttes en pointmodel med en skala fra 0-10, idet der tildeles point på lineær basis og for hvert af de 2 delkriterier til underkriteriet pris. For så vidt angår delkriteriet Timepris for ad hoc ydelser sker evaluering ved beregning af den gennemsnitlige tilbudte timepris, som herefter tildeles point som nærmere angivet nedenfor. Ved beregning af den gennemsnitlige timepris indgår de tilbudte timepriser for medarbejderkategorier defineret af Ordregiver tillige med relevante medarbejderkategorier tilføjet af tilbudsgiver. Primær evalueringsmetode lineær model (50 %): Evaluering af pris foretages på baggrund af den tilbudte pris jf. tilbudsformularen, pkt. 1, som er den pris, der indgår i evalueringen. Evaluering af pris foretages ved lineær interpolation, idet priser vil blive omregnet til point, hvor den laveste pris gives 10 point. Der anvendes en spredning på 50 %, hvilket indebærer, at en pris der er præcis 50 % dyrere end den laveste pris vil opnå 0 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra deres respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og ud fra følgende formel: (1-((tilbudte pris - laveste pris) / ((1,5 x laveste pris) laveste pris)) x 10 = tildelt pointtal. Sekundær evalueringsmetode: Hvis der mod forventning er en større spredning i priserne i de modtagne tilbud end spændet i den primære metode ovenfor kan rumme, dvs. at tilbud med den højeste pris er mere end 50 % dyrere end tilbuddet med den laveste pris, er den primære evalueringsmetode ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I dette tilfælde anvendes en sekundær metode, 14

17 Evaluering af pris foretages også i dette tilfælde ved lineær interpolation. Priserne omregnes til point, idet den laveste pris gives 10 point, mens en pris som er 100 % højere end laveste pris opnår 0 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra deres respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og ud fra følgende formel: (1-((tilbudte pris - laveste pris) / ((2,0 x laveste pris) laveste pris)) x 10 = tildelt pointtal Evalueringsmetode kvalitative kriterium Til at understøtte Ordregivers tilbudsevaluering benyttes en pointmodel med en skala fra 0-10, 10 point er den bedst opnåelige score. Tilbud tildeles point ud fra hvor godt den tilbudte løsningsbeskrivelse ud fra Ordregivers vurdering imødekommer Ordregivers behov som beskrevet i udbudsmaterialet. 8. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet vedrørende såvel fase 1: Prækvalifikation som fase 2: Tilbudsfasen. Spørgsmål kan rettes skriftligt pr. mail til: Lundgrens Advokatpartnerselskab Att.: Majse Jarlov maj@lundgrens.dk Spørgsmål skal være fremsendt senest den 7. august 2017 vedrørende fase 1 og den 11. september 2017 vedrørende fase 2. Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål vedrørende fase 2 skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. 15

18 Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver vil i øvrigt bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. For så vidt angår spørgsmål til fase 2: Tilbudsfasen, vil disse blive besvaret senest 6 dage inden tilbudsfristen. Svar vil foreligge i anonymiseret form. Besvarelse af spørgsmål vil blive uploadet på følgende hjemmeside: 9. TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED OG AKTINDSIGT Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgiverens kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Ordregiver kan være underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. 10. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver i fase 1: Prækvalifikation har udvalgt de egnede virksomheder og i fase 2: Tilbudsfasen har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordel- 16

19 agtigt i henhold til tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle ansøgere / tilbudsgivere, jf. udbudsloven 171. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer) underskriver Ordregiver først kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. 17