OFFENTLIGT UDBUD (Version ) Udbudsbetingelser. Rammeaftale Forbrugsartikler

Transkript

1 OFFENTLIGT UDBUD (Version ) Rammeaftale Forbrugsartikler

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsform Egnethedsvurdering Økonomisk og finansiel formåen Hvem kan afgive tilbud Enkeltstående virksomhed Konsortium Om tilbudsafgivelse fra samme kreds af tilbudsgivere Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterier Forbehold og mindstekrav Forbehold - generelt Mindstekrav Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Informationsmøde Tilbuddets indhold og udformning Generelt Særlige erklæringer Tro- og loveerklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 18. Tjekliste Side 2 af 23

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Steffen Kaas Rasmussen skr@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf.: (+45) Side 3 af 23

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til den på TED samt udbudssiden offentliggjorte bekendtgørelse. Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale (delaftalerne 1-3) Bilag E.2 Tilbudsliste indeholdende SKIs varelinjespecifikke krav og Leverandørens priser Bilag E.3 Leverandørens oplysninger om dennes produktnumre og produktbeskrivelser Udkast til rammeaftalebilag A -H (delaftale 1-3) Tro og love erklæring (gælder samtlige delaftaler) Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for enkeltstående virksomhed Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for befuldmægtigede virksomhed i et konsortium Oplysningsskema angående afgivelse af tilbud for deltagende virksomhed i et konsortium Bekræftelse angående anden enheds formåen Side 4 af 23

5 3. Udbuddets indhold Udbuddet vedrører Rammeaftale om levering af forbrugsartikler, som omfatter delaftalerne Forbrugsvarer (delaftale 1), Fødevareemballage og engangsartikler (delaftale 2) og Rengøringsmaskiner (delaftale 3). Disse delaftaler kan benyttes af offentlige organisationer og institutioner, som på tidspunktet for fremsendelse af denne udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende, er abonnent (kunde) hos SKI. Liste over SKI's kunder forefindes i udbudsmaterialet, rammeaftalens bilag A, som findes på jf. også udbudsbekendtgørelses DEL I.1. Det bemærkes, at SKI også står på kundelisten. Rammeaftalen omfatter følgende: Delaftale 1 omfatter levering af forbrugsvarer herunder rengøringsrekvisitter, rengøringsmidler, rengøringsvogne, affaldsposer, aftørringspapir, håndhygiejne og sæber mm. Delaftale 2 omfatter levering af fødevareemballage og engangsartikler, herunder bokse, bakker, skåle, folier, poser, engangsservice, engangshandsker mm. Delaftale 3 omfatter levering af rengøringsmaskiner f.eks. gulvvaske- og rensemaskiner, polermaskiner, støvsugere, rondeller og slanger samt robotstøvsugere. Det forventes, at fordelingen af den anslåede samlede værdi af indkøbene på de 3 delaftaler bliver i størrelsesordenen: Delaftale 1: 60 % Delaftale 2: 30 % Delaftale 3: 10 % Der påtænkes indgået rammeaftaler med 4 leverandører på delaftalerne 1 og 2, og 3 leverandører på delaftale 3. Hver delaftale indeholder et fuldt obligatorisk sortiment. Det obligatoriske sortiment indeholder således de produkter, alle tilbudsgiverne skal byde ind med på den enkelte delaftale. Side 5 af 23

6 4. Tidsplan for udbudsforretningen 30. november 2011 Offentliggørelse af udbudsmaterialet 9. december 2011 Informationsmøde afholdes, jf. punkt december 2011 Skriftlige spørgsmål, jf. punkt 10.1, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret januar 2012 Tilbudsfrist kl Medio. februar 2012 Forventet ordretildeling Primo marts 2012 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. 1. april 2012 Forventet ikrafttrædelse af kontrakterne Side 6 af 23

7 5. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Egnethedsvurdering På baggrund af tilbudsgivers besvarelse af spørgeskemaerne Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 foretager SKI udvælgelsen af de tilbudsgivere, som SKI anser for værende egnede. For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2 som er gengivet i punkt Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2): 1) Oplysning om virksomhedens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på minimum 5 % i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapitals værdi i forhold til virksomhedens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk formåen gives samlet for alle de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som leverandørernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, det vil sige, at sammenslutningen af leverandører (konsortiet) samlet set i det seneste disponible regnskabsår skal have haft en soliditetsgrad på minimum 5 %. Såfremt virksomheden/sammenslutningen baserer sig på andre virksomheders formåen, skal virksomheden/sammenslutningen godtgøre, at virksomheden/sammenslutningen råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. Side 7 af 23

8 6. Hvem kan afgive tilbud Enhver økonomisk aktør er berettiget til at afgive tilbud. I nærværende dokument betegnes disse som virksomheder eller Tilbudsgivere Enkeltstående virksomhed En virksomhed kan vælge at afgive et selvstændigt tilbud, jf. Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for enkeltstående virksomhed, som skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelse, jf. punkt Konsortium En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et konsortium. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud. Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under Rammeaftalen på egen vis, fx at man ikke er landsdækkende eller ikke har den tilstrækkelige bredde i sit sortiment. Det kan endvidere være en fordel at indgå i et konsortium, da det er konsortiets samlede økonomiske og finansielle formåen jf. punkt 5.1.1, der lægges til grund for egnethedsvurderingen i forbindelse med tilbudsafgivelsen. På denne vis kan et antal tilbudsgivere styrke deres økonomiske position. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Hvis tilbudsafgivelse sker fra et konsortium, skal Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for befuldmægtigede virksomhed i et konsortium udfyldes, jf. punkt 7. Side 8 af 23

9 Om tilbudsafgivelse fra samme kreds af tilbudsgivere Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud som enkeltstående virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 9 af 23

10 7. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden: Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger, samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. , CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål. Side 10 af 23

11 8. Tildelingskriterier Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "laveste pris". Tildelingskriteriet laveste pris finder anvendelse for alle delaftalerne under denne Rammeaftale. Således vil SKI blandt samtlige de afgivne konditionsmæssige tilbud efter endt evaluering tildele og indgå Rammeaftale med 4 tilbudsgivere på delaftalerne 1 og 2, og 3 tilbudsgivere på delaftale 3 ud fra kriteriet laveste pris jf. nedenfor. - For delaftale 1: Laveste pris - For delaftale 2: Laveste pris - For delaftale 3: Laveste pris Efter SKI har tildelt Rammeaftalerne til leverandørerne, skal Kunden tildele den konkrete enkeltkøbsaftale eller periodekøbsaftale efter den beskrevne procedure i bilag B. Tildelingen gennemføres enten ved at Kunden skal foretage en Direkte tildeling, eller ved at Kunden skal afholde et Miniudbud. Kunden er forpligtet til at anvende Direkte tildeling ved indgåelse af samtlige Aftaler under Rammeaftalen, bortset fra de tilfælde, hvor der skal anvendes Miniudbud. Kunden er forpligtet til at genåbne konkurrencen ved afholdelse af Miniudbud, når Kundens opgjorte behov andrager følgende: Delaftale 1: Ordre på DKK 10 mio. eller derover Delaftale 2: Ordre på DKK 5 mio. eller derover Delaftale 3: Kan ikke forekomme, idet Miniudbud ikke er en mulighed. Tildeling i henhold til Delaftale 3 sker således alene ved Direkte tildeling. Aftaleforholdet mellem Kunderne og leverandørerne er reguleret af Rammeaftalens bilag C1, C2 og C3. Prisevaluering Evalueringsmetodik: Evalueringsmetodikken, som anvendes ved tilbudsvurderingen af tildelingskriteriet laveste pris, er angivet nedenfor: Side 11 af 23

12 Vægtning: I kolonne D fremgår den differentierede vægtning for hver af de 5 hovedproduktgrupper (også benævnt HPG), se i E.2 under eksempelvis Rengøringsrekvisitter og Rengøringsartikler. Vægtningen afspejler den fordeling i omsætningen, der blev realiseret på den forrige rammeaftale på forbrugsartikler. Side 12 af 23

13 9. Forbehold og mindstekrav 9.1. Forbehold - generelt Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende produkterne og øvrige ydelser i tilknytning hertil. Bedømmelsen af forbehold sker i forhold til hver delaftale for sig. Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9.2 nedenfor. Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 10.1 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet Mindstekrav Side 13 af 23

14 Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige materielle / indholdsmæssige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist, og vil således ikke blive tilbudsevalueret. Tilbudsgiveren kan således ikke tage forbehold overfor følgende dele af udbudsmaterialet: Delaftale 1: Udkast til rammeaftale med bilag A, B (med underbilag), C (med underbilag) D, E (med underbilag), F, G, H Delaftale 2: Udkast til rammeaftale med bilag A, B (med underbilag), C (med underbilag) D, E (med underbilag), F, G, H Delaftale 3: Udkast til rammeaftale med bilag A, B (med underbilag), C (med underbilag) D, E (med underbilag), F, G, H I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Krav 1: Tilbudsgiver skal afgive tilbud på samtlige varelinjer i tilbudslisten, som er navngivet Bilag E.2 Tilbudsliste indeholdende SKIs varelinjespecifikke krav og Leverandørens priser. På hver linje skal tilbydes én vare. Tilbudsgiver skal for samtlige varelinjer tilbyde i tilbudsgivers mindste salgsenhed som er gældende i tilbudsgivers katalog og /eller hjemmeside. Levering til kunder sker som minimum i mindste salgsenhed, således ingen anbrud. Eksempel: Affaldsposer sælges i ruller med 25 poser i hver rulle. Rullen ligger i en pose/pakke med 2 ruller i hver pose. Poserne/pakkerne med 2 stk. sælges i kasser med 25 pakker (50 ruller i alt)sælges til en pris af DKK 400,00 pr kasse. En kasse indeholder således: poser (25 x 2 x 25). Tallet "1.250" indtastes i kolonne "L". Prisen for kassen med 50 ruller i alt indtastes i kolonne "M" "400,00". Tilbudsgivers pris pr. evalueringsenhed udregnes i kolonne "N "til DKK "0,32". Prissammenligning sker på baggrund i kolonnen: Tilbudsgivers pris pr. evalueringsenhed. Side 14 af 23

15 10. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk og skal stilles via Send Spørgsmål. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Tilbudsgiver modtager automatisk mail når der er offentliggjort spørgsmål og svar. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Det fremhæves, at det alene er (1) præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offentliggjorte udbudsmateriale, eller (2) forslag til ændret formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale, som vil blive besvaret. Henvendelser, der alene har et debatterende indhold, vil ikke blive besvaret. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles særskilt nummereret. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristens udløb vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der er stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest seks dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål der alene vedrører brugen af, fx i forbindelse med tilbudsafgivelse kan dog stilles indtil udløbet af tilbudsfristen via mail på ski@ski.dk og kundeservice@ski.dk Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted fredag, den 9. december 2011, kl Informationsmødet afholdes på adressen Islands Brygge 55, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 7. december 2011 give SKI, jf. ovenfor, besked om, hvor mange der deltager i mødet. På grund af begrænsede antal pladser kan der maksimalt deltage 2 personer fra hver tilbudsgiver. Tilmelding skal ske til Steffen Kaas Rasmussen på adressen skr@ski.dk. Ved tilmelding skal oplyses om deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger. Side 15 af 23

16 SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. SKI vil efterfølgende gøre referat fra informationsmødet tilgængeligt på Alternative tilbud Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Hver juridisk enhed (forstået som selvstændig virksomhed/tilbudsgiver) er alene berettiget til at afgive ét selvstændigt tilbud pr. delaftale Side 16 af 23

17 11. Tilbuddets indhold og udformning Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med bilag A H, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Nogle af bilagene til rammeaftalen forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiver, jf. nedenfor. Bilagene udformes under hensyn til rammeaftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag, jf. herved punkt 5. Tilbudsgiver skal alene udfylde Bilag E.2 Tilbudsliste indeholdende SKIs varelinjespecifikke krav og Leverandørens priser samt Bilag E.3 Leverandørens oplysninger om dennes produktnumre og produktbeskrivelser efter de retningslinjer der fremgår af fanebladet vejledning i bilagene E.2 og E.3. Rammeaftalen samt øvrige bilag skal ikke udfyldes. Tilbud skal være på dansk. Tilbud anses alene for modtaget, når følgebrevet er signeret og uploaded i. Tilbuddet anses alene for at indeholde de dokumenter, som fremgår af følgebrevet. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller flere delaftaler. Afgiver tilbudsgiver tilbud på to eller tre delaftaler, skal tilbuddene være indbyrdes uafhængige. Tilbuddene må ikke være gjort afhængige af hinanden eller på anden måde bære indbyrdes betinget af hinanden, eksempelvis i forhold til tilbudte priser. Side 17 af 23

18 12. Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen (erklæringerne) vedrører netop den juridiske enhed (de juridiske enheder ved konsortiedannelse), der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive de i punkt 12.1 omtalte erklæringer. Formular for erklæring ligger under overskriften Dokumenter til udfyldning på udbudssiden, under menuen Udbudsmateriale i ETHICS Tro- og loveerklæring Elektronisk signeret tro- og loveerklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. bekendtgørelse af lov om begrænsning af visse skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love mv., LBK nr. 336 af I anførte tro- og loveerklæring erklæres endvidere, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i udelukkelsesgrund, som angivet i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) skal erklæringen afgives for hver enkelt af de i sammenslutningen deltagende virksomheder. Side 18 af 23

19 13. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er torsdag, den 12. januar 2012, kl SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. SKI skal endvidere gøre opmærksom på, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter servertidens udløb. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 19 af 23

20 14. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 13. Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af Leverandører (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget (sekretariatsfunktion), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 20 af 23

21 15. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 21 af 23

22 16. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte Tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen. SKIs kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne, herunder miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende afholdelse af miniudbud henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 22 af 23

23 17. Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har husket følgende: Dateret og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Følgebrevet genereres automatisk i Ethics, når tilbuddet meldes afsluttet i systemet. Elektronisk signerede erklæring som omhandlet i punkt 12 Bilag E.2 Tilbudsliste indeholdende SKIs varelinjespecifikke krav og Leverandørens priser (husk, at udfylde alle gule felter/celler) Bilag E.3 Leverandørens oplysninger om dennes produktnumre og produktbeskrivelser (husk, at udfylde alle gule felter/celler) Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for enkeltstående virksomhed (delaftalerne 1-3) Spørgeskemaet Spørgsmål vedr. egnethed, jf. bekendtgørelsens pkt. III.2 for befuldmægtigede virksomhed i et konsortium (delaftalerne 1-3) (Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen) Elektronisk signerede bekræftelse angående anden enheds formåen (delaftalerne 1-3) Rettidig elektronisk afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 13. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i Ethics efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid. Side 23 af 23