Indkøbsvejledning Afrapportering. 1. Indkøbspolitikkens formål og omfang

Transkript

1 Indkøbspolitik Indholdsfortegnelse 1. Indkøbspolitikkens formål & omfang Indkøbsstrategi 2.1. Økonomiske gevinster Bæredygtige indkøb & miljøprincipper Indkøb & leverandørprincipper Indkøb & aftaleprincipper Indkøbsorganisation Konkurrenceudsættelse Indkøbsgrupper Indkøbsnetværk Indkøbsværktøj Indkøbskommunikation Indkøbssystem Indkøbsvejledning Afrapportering Indkøbspolitikkens formål og omfang Vejle Kommunes indkøbspolitik udtrykker de holdninger og den indkøbspraksis, vi ønsker skal være kommunens grundlag for indkøb. Formålet er at professionalisere indkøb, at reducere omkostninger i forbindelse med indkøb, og at udmønte kommunens indkøbspolitiske holdninger. Udbygges over emnerne: Økonomisk gevinst Overholdelse af lovgivning Ensartethed/faste regler og procedure Bæredygtighed Indkøbspolitikken omfatter: Alle indkøb af varer og tjenesteydelser foretaget af Vejle Kommunes forvaltninger og institutioner. Politikken regulerer centrale og decentrale anskaffelser, herunder leasing og leje. Internt kontraktstyrede driftsenheder er som udgangspunkt omfattet af kommunens indkøbspolitik. Selvejende institutioner, kommunale selskaber mv. som modtager driftstilskud fra Vejle Kommune, kan også anvende kommunens indkøbsaftaler. Indkøbspolitikken omfatter ikke: Udlicitering samt EU-udbud af bygge- og anlægsopgaver. 1

2 2. Indkøbsstrategi Vejle Kommune fremmer ressourcebevidste løsninger med udgangspunkt i markedsvilkår (bedst og billigst), miljøpåvirkning og menneskelig trivsel. Opnåelse af økonomiske gevinster er det primære hensyn i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. Fælles fodslag sikrer, at kommunen optræder som én samlet kunde. Ved at samordne kommunens indkøb under ét skabes mulighed for stordrift og effektivisering. Aftaler koordineres samt indgås centralt og anvendes loyalt decentralt. Vejle Kommune sikrer pris- og procesgevinster (tid og ressourcer) via følgende styringsprincipper: Prisgevinster sikres ved: At indkøbsaftaler samles i tvær- & fælles kommunale udbud pga. volumenfordele At beslægtede indkøbsaftaler udbydes samlet, hvis der er tale om samme leverandører 1 At indgå forpligtigende indkøbsaftaler med færrest mulige leverandører At indkøbsaftaler anvendes i fuldt omfang, trimmes og standardiseres mht. sortiment Procesgevinster sikres ved: At indkøbsaftaler indgås centralt dvs. udbud som er koordinerede og lønsomme At decentralisere og understøtte aftalebrug (køb) via e-indkøb At de decentrale enheder tænkes ind i processerne omkring udbud og aftaleindgåelse 2.1. Økonomiske gevinster Vejle Kommune ønsker at opnå stordriftsfordele og effektuering igennem en automatiseret indkøbsindsats. Der fokuseres på, at økonomiske gevinster skal sikre en optimering i den daglige drift samt skabe rum for politisk prioritering. Dette sker via centralt koordinerede udbud i samarbejde med fælleskommunale arbejdsgrupper Bæredygtige indkøb og miljøprincipper Vejle Kommune arbejder løbende på at nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkninger, herunder særligt miljø-, energi- (CO2) og arbejdsmiljøforhold. Vejle Kommune ønsker i forbindelse med udbud og indkøb at være en foregangskommune med hensyn til bæredygtighed, miljøkrav og økologi generelt, dog under hensyntagen til de økonomiske gevinster. Derfor skal miljøforhold i udbudsforretninger indgå, hvor det er relevant, på lige fod med øvrige, ikke prismæssige parametre, som eks. kvalitet, funktion, leveringssikkerhed etc. Vejle Kommunes leverandører skal overholde gældende love og internationale konventioner omkring arbejdsmiljø og social ansvarlighed I. Kommunen lægger vægt på, at produkter og tjenesteydelser er fremstillet og distribueret på en optimal miljøvenlig måde, således miljøet belastes mindst muligt ved brug II. Bortskaffelse skal altid ske ud fra bæredygtige principper. Økologiske varer søges i størst muligt omfang og på frivillig basis indarbejdet i fødevareaftaler. 1 Eksempelvis kørselsordninger, hvor de samme leverandører vil kunne tilbyde både skole-, idræts-, specialundervisnings-, omsorgskørsel mv. I disse tilfælde er det lønsomt at udbyde sådanne indkøbsaftaler samlet. 2

3 I forbindelse med udbud inddrages bæredygtighed og specifikke miljøkrav i relevant omfang, der ikke strider mod gældende ret Indkøb og leverandørprincipper Samhandel med Vejle Kommune forudsætter som udgangspunkt, at leverandøren kan indgå i et gebyrfrit e-indkøbssamarbejde, herunder elektroniske varekataloger, -bestilling og -fakturering. Leverandører skal respektere de indkøbsaftaler, som Vejle Kommune indgår, hvorfor organisationens enheder i Vejle Kommune, ved evt. leverandørhenvendelser, skal oplyse om, at Vejle Kommune har indgået forpligtende indkøbsaftaler på området samt henvise til kommende udbudsrunder. Forvaltninger og institutioner forpligtiger sig til at understøtte samhandlen med aftaleleverandører. Det sker via aftalebrug, dialogbaseret leverandørsamarbejde, og intern videreformidling af aftaler mv Indkøb og aftaleprincipper Ønsker en forvaltning selv at udbyde, har den pågældende forvaltning en solidarisk forpligtigelse til at vurdere, hvorvidt andre forvaltninger har samme behov, og om der med fordel kan udbydes i fællesskab. Forvaltningerne skal sikre, at udbud og kontraktperioder harmonerer med Konkurrenceudsættelses udbudsplan. Konkurrenceudsættelse kontaktes altid ved udbud af kontrakter med en kontraktværdi på over kr. for at sikre koordinering og stordrift. Konkurrenceudsættelse kan på samme måde tage initiativ til nye indkøbsaftaler på varer og tjenesteydelsesområdet. Kan Konkurrenceudsættelse og forvaltningerne ikke blive enige om etableringen af et nyt aftaleområde, løftes beslutningen op i direktionen. Udbud af aftaler skal være kendetegnet ved ligebehandling, ikke-diskrimination, gennemsigtighed og åbenhed. Udbydes kontrakter som rammeaftaler, anvendes følgende aftaletyper: 1. Forpligtigende aftaler: Her binder kommunen sig til en/flere leverandører. EUudbud indgås altid som forpligtigende aftaler. Forpligtigende aftaler betyder at kommunens forbrugssteder, af aftaleretslige grunde, har en absolut pligt til at anvende disse aftaler. Betegnes fremadrettet som skal-aftaler. 2. Frivillige aftaler: Her binder kommunen sig ikke til leverandøren og kan disponere til anden side. Foreligger der en frivillig indkøbsaftale på et aftaleområde, bør aftalen anvendes, hvor det er muligt for ikke at udhule aftalemulighederne på sigt. Betegnes fremadrettet som kan-aftaler. 3. Fritvalgsaftaler: Ønsker en borger jf. fritvalgsordningen (Serviceloven) et produkt/hjælpemiddel, der er dyrere end kommunens leverandøraftaler, betaler borgeren differencen. I tilfælde af at borgeren vælger et produkt, som er billigere end kommunens leverandøraftaler, bevilges et beløb svarende til det billigste produkt. Vejle Kommunes bevillinger af individuelle personlige hjælpemidler tager således udgangspunkt i kommunens egne leverandøraftaler. 3

4 Som udgangspunkt indgår Vejle Kommune rammeaftaler som forpligtigende eneleverandøraftaler, som omfatter hele kommunen. Aftaleområder med løbende anskaffelser indgås typisk som rammeaftaler med en kontraktperiode på 2-4 år. Tilbudsvurdering foretages ud fra et totalomkostningsprincip. Enhver form for specialinvesteringer undgås i videst muligt omfang, således at kommunen til enhver tid kan udskifte sine leverandører, og dermed sikre sig en fortsat konkurrencesituation. Aftaler indgås skriftligt og som udgangspunkt med Vejle Kommunes egne kontraktvilkår. I forbindelse med bestilling af varer og tjenesteydelser, handler Vejle Kommunes indkøbere ud fra et tilstrækkelighedsprincip. Vejle Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb, udover hvad der måtte indgå i evt. personaleorienterede ordninger. Hvis der på aftaleområder kan opnås bedre vilkår/priser uden om forpligtigende aftaler, berettiger det ikke til køb uden for Vejle Kommunes indkøbsaftaler. I stedet skal oplysning herom snarest muligt meddeles Konkurrenceudsættelse, som herefter vil afklare årsagerne hertil. 3. Indkøbsorganisation Indkøbsorganisationen er organiseret med en central indkøbsafdeling (indkøbschef, indkøbsvejleder ogindkøbskonsulenter), og decentrale indkøbsgrupper (indkøbere; dvs. beslutningstagere, bestillere, brugere og betalere) samt eksterne indkøbsnetværk. Det er den decentrale budgetansvarlige, der har ansvaret for, at alle medarbejdere ved, hvem der må træffe beslutning om indkøb, hvordan indkøb skal foregå og at alle indkøb sker efter Vejle Kommunes indkøbspolitik og -vejledning Konkurrenceudsættelse Afdelingen foretager ikke indkøb, men organiserer indkøb. Det betyder, at Konkurrenceudsættelse samordner kommunens behov for indkøbsaftaler, typisk via tværorganisatoriske og/eller fælles kommunale udbudsforretninger. Konkurrenceudsættelse koordinerer indkøbsaftaler: hvis flere aftaleområder har samme leverandører og derfor bør udbydes i sammenhæng hvis fælles kommunale udbud kan medvirke til bedre aftaler pga. volumen el. stordriftsfordele hvis der er tværorganisatoriske interesser på aftaleområdet, og derfor bør udbydes i fællesskab hvis der er tale om løbende anskaffelser, som bør udbydes som rammeaftale Konkurrenceudsættelse har til formål at analysere kommunens koncernøkonomi 5 hvad angår varekøb, understøtte effektiviseringsplaner og udbudsforretninger. Når et udbud er gennemført, bliver aftaleområdet en del af Konkurrenceudsættelses aftaleportefølje. Dermed bliver alle indkøbsbehov metodisk omfattet af indkøbsaftaler (aftaledækning), kontrakter og kontraktstyring sættes i system. Afdelingens hovedopgave er at forvalte Vejle Kommunes indkøbspolitik, at planlægge kommunens udbudsaktiviteter, og forestå projektledelse af EU-udbud. Som driftsopgave varetager Konkurrenceudsættelse e-indkøbs- og logistikprojekter, udvikler og vedligeholder kommunens indkøbsværktøj (se pkt. 4). Konkurrenceudsættelse har fuldmagt til at indgå forpligtigende rammeaftaler og eksterne netværkssamarbejder samt koordinere kommunens behov for indkøbsaftaler. Konkurrenceudsættelse fokuserer desuden på, at sikre decentral forståelse af indkøbspolitikken ved besøg på relevante institutioner, oplæg samt oprettelse af relevante tværgående mødefora. 5 dvs. hovedart 2 køb af varer og 4 tjenesteydelser. 4

5 3.2. Indkøbsgrupper Vejle Kommune ønsker en så stor decentral indflydelse på leverandør- og produktvalget som muligt. Konkurrenceudsættelse organiserer derfor udbudsforretninger i indkøbsgrupper. For hvert aftaleområde udpeges en indkøbsgruppe med maks. 4-6 indkøbere fra relevante forvaltninger. Grupperne ledes af en indkøbskonsulent fra Konkurrenceudsættelse. De decentrale indkøbere vil typisk være personer med særlig indsigt og interesse for et bestemt aftaleområde. Formålet med indkøbsgrupper er at sikre den nødvendige viden, decentralt engagement og ejerskab for de indgåede indkøbsaftaler. Medlemmer i indkøbsgrupper mødes kontinuerligt på halvårsbasis eller efter behov. Indkøbsgruppen har til opgave i samarbejde med indkøbskonsulenten: at samle indkøbsgruppen ved udbud, dvs. sikre organisatorisk repræsentation at udarbejde kravspecifikationer, behandle tilbud og udvælge leverandører at formidle indkøbsaftaler og løbende evaluere brugertilfredshed at deltage i implementeringen af nye indkøbsrutiner, f.eks. e-indkøb mv. Indkøbsgrupper tilføres i nødvendigt omfang udbudsjuridisk, miljøvidenskabelig og anden relevant kompetence. Juridisk Kontor vil i mange udbudsforløb være en særlig tæt og relevant samarbejdspartner, der kan have til opgave at berigtige udbudsmaterialer Indkøbsnetværk Vejle Kommune deltager systematisk i eksterne indkøbsnetværk, bl.a. med henblik på at opnå volumenfordele, sprede udbudsbyrden mm. Hvor det er hensigtsmæssigt, kan indkøbsaftaler indgået af eksterne samarbejdspartnere (f.eks. andre kommuner, Statens og Kommunernes Indkøbsservice o.l.) indgå i kommunens aftaleportefølje. Konkurrenceudsættelse vurderer, hvornår eksterne aftaler kan benyttes. Desuden indgår Vejle Kommune aktivt i udarbejdelsen af den fælles kommunale (KL) indkøbsstrategi og vil løbende tilpasse kommunens indsats i forhold hertil. 4. Indkøbsværktøj 4.1. Indkøbskommunikation I forbindelse med udbud og implementering af aftaler, udsender den pågældende aftaleansvarlige, rettidig, relevant og dækkende information til alle berørte interessenter internt som eksternt. For at understøtte videndelingen i indkøbsarbejdet, stiller Konkurrenceudsættelse en indkøbsportal med relevante informationer og værktøjer til rådighed for kommunens indkøbere. Indkøbere er i den forbindelse forpligtiget til at tilmelde sig Konkurrenceudsættelses nyheds- og informationstjenester. 5

6 Informationerne i indkøbsaftalerne er fortrolige og må ikke udleveres til tredjemand. Enhver henvendelse om aktindsigt vedr. rammeaftaler skal henvises til Konkurrenceudsættelse Indkøbssystem Aftaleindgåelse (udbud) og aftalebrug (køb) understøttes i videst mulig omfang af IT-løsninger. Ved køb af varer og tjenesteydelser er brug af Vejle Kommunes e-indkøbsløsning obligatorisk. Dette forudsat at aftaleområdet er dækket af et elektronisk aftale-/varekatalog, og at indkøberen har adgang til systemet Indkøbsvejledning Konkurrenceudsættelses indkøbsvejleder hjælper de decentrale indkøbere i anvendelsen af Vejle Kommunes indkøbsaftaler. Vejledningen tager afsæt i analyseret indkøbsdata for den pågældende afdeling, og består af konkrete anvisninger om korrekt anvendelse af aftalerne og feed back fra indkøberen til gavn for kommende indkøbsaftaler. Vejledningen er således et værktøj til gavn for gensidig kommunikation, der understøtter og følger op på den information, der udsendes af den aftaleansvarlige i forbindelse med implementeringen af en ny aftale Afrapportering 1. Kommunale indsatser: Udbudsplan, helårlig Direktionsfremlæggelse, helårlig 2. Gevinstopgørelse: Bagudrettet opgørelse, helårlig Direktionsfremlæggelse, helårlig I Kommunens leverandører og evt. underleverandører skal overholde ILO-konvention (International Labour Organization) nr. 138 af 26. juni 1973 om mindste alder for adgang til beskæftigelse og ILO-konvention nr. 182 af 1999 om forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af børnearbejde. Herunder respekterer grundlæggende menneskerettigheder, lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Det handler b.la. om: Børnearbejde: Samarbejdspartneren skal kunne bekræfte, at dennes samt eventuelle relevante underleverandører overholder FN s konvention om børnearbejde, artikel 32.1 Etisk regnskab: Samarbejdspartnere, der har et etisk regnskab Ligestilling: Samarbejdspartneren skal skriftligt kunne bekræfte, at denne respekterer ligestilling mellem køn, racer og religion Organisering: Samarbejdspartneren skal respektere FN s erklæring om menneskerettigheder, artikel 23 (4) samt FN s konvention vedrørende frihed og beskyttelse af retten til at organisere sig, artikel 2, 3 og 4 ILO konventionerne danner grundlag for en række af de adfærdskodeks, som virksomhederne opfordres til at efterleve heriblandt Ethical Trading Initiative, UN Global Compact, Global Sullivan Principles, SA8000 m.fl. II Leverandørerne skal således opleve, at bevidsthed om energiforbrug og miljøbelastning giver en konkurrencemæssig fordel. Konkret skal dette ske ved (1) at prioritere leverandører, som i praksis udviser positiv vilje til at nedbringe deres miljøbelastning, herunder via erhvervelse af et miljøledelsescertifikat (ISO 14001/EMAS), (2) at vælge produkter, der er fremstillet under hensyntagen til ønsket om at minimere miljøbelastningen, og som derfor har opnået et anerkendt miljømærke, f.eks. Svanen, Blomsten, Der Blaue Engel eller Ø-mærket. 6