Det juridiske grundlag for bestyrelsesarbejdet. samt. en række praktiske forhold

Transkript

1 1 Det juridiske grundlag for bestyrelsesarbejdet samt en række praktiske forhold

2 Emner: 2 1. Bestyrelsens kompetence (placering i virksomheden) (Planche 5 ff.) 2. Bestyrelsen, valg, habilitet og valgperiode (Planche 13 ff.) 3. Bestyrelsens opgaver 3.1 Generelt (Planche 25 ff.) 3.2. Kontrol med virksomheden (Forretningsorden) (Planche 33 ff.) 3.3. Særlige pligter (Planche 49 ff.) 4. Bestyrelsesformanden (Planche 53 ff.) 5. Det nye bestyrelsesmedlem (Planche 57 ff.) 6. Bestyrelsesmødet, forberedelse og afvikling (Planche 61 ff.)

3 Disposition (Fortsat) 3 7. Bestyrelsen og direktionen (Planche 69 ff.) 8. Bestyrelsen og revisor (Planche 81 ff.) 9. Bestyrelsens ansvar (Planche 89 ff.) 10. Bestyrelseshonorar, udtræden m. v. (Planche 105 ff.) + en snes minicases * = markering af, at der under indlægget vises elementer, der ikke er medtaget i det udleverede materiale. Eksempelvis svar på stillede spørgsmål.

4 God selskabsledelse Visioner Strategier Nørby-udvalgets rapport fra December 2001: om Corporate Governance i Danmark. Anbefalinger for god selskabsledelse i Danmark. Se på linie hermed: God selskabsledelse FSR Bestyrelsens pligter Bestyrelsens ansvar Kontrollere Cadbury rapport fra 1992 havde det hovedsigte at forebygge finansskandaler som den meget omtalte BBCI - bankskandale. Cadbury-rapporten fokuserer meget på kontrolaspektet når den siger, at Corporate Governance er det system, hvormed selskaber ledes og kontrolleres.

5 5 1. Bestyrelsens kompetence KORT

6 GENERALFORSAMLINGEN (aktionærer) Lovgivningen Selskabets vedtægter * Aktionæroverenskomster 6 BESTYRELSEN Bestyrelsens forretningsorden DIREKTIONEN Direktørkontrakten VIRKSOMHEDEN

7 GENERALFORSAMLINGEN (aktionærer) BESTYRELSEN DIREKTIONEN VIRKSOMHEDEN Generalforsamlingen kan træffe beslutning om ethvert spørgsmål og kræve sig forelagt ethvert spørgsmål. Den samlede bestyrelse men ikke det enkelte medlem kan træffe afgørelse om hvad som helst i virksomheden (Omdiskuteret) Direktionen træffer afgørelse i normale daglige spørgsmål. * 7

8 * 8 Minicase 1 Bestyrelsen og generalforsamlingen Kan en hovedaktionær pålægge bestyrelsen at træffe givne beslutninger? Hvorledes er forholdet mellem koncerndirektøren, og den lokale bestyrelse i et datterselskab?

9 9 Minicase 2 Bestyrelsen og generalforsamlingen Såfremt et bestyrelsesmedlem er indvalgt af en given aktionær, kan han så i en given afstemning varetage denne aktionærs interesse, såfremt det pågældende votum klart strider mod selskabets interesse?

10 * 10 Bestyrelsen og generalforsamlingen Minicase 3 Kan bestyrelsen træffe beslutninger om givne forhold, der henhører under direktørens kompetence. Men er det sundt?

11 * 11 Bestyrelsen og generalforsamlingen Minicase 4 Er det for bestyrelsen en central opgave at værne selskabet mod en fjendtlig overtagelse?

12 Bestyrelsen og generalforsamlingen 12 Minicase 5 Kan givne spørgsmål, der normalt behandles af bestyrelsen hæves til generalforsamlingsniveau?

13 13 2. Valg, habilitet og valgperiode

14 Valg, habilitet og valgperiode 14 Bestyrelsen (eller mindst dens flertal) vælges af: Generalforsamlingen ( 49.6) Eventuelt repræsentantskab ( 59.3) Medarbejdere Vælges af medarbejdere og for en periode på 4 år. Skal svare til halvdelen af de generalforsamlingsvalgte, dog mindst 2 medlemmer I moderselskaber: Mindst 3 medlemmer.

15 15 Valg, habilitet og valgperiode Mindst 3 medlemmer ( 49.1) Direktionsmedlemmer må ikke udgøre flertallet ( 51.2) Direktør i selskabet må ikke bestride formandshvervet ( 56.1)

16 16 Valg, habilitet og valgperiode Bestyrelsesmedlemmer skal være: Myndige ( 52.1) Juridiske personer ( 52.2) Ikke længere krav om, at direktører og mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal have bopæl her i landet, Højst 4 års valgperiode ( 49.7)

17 Valg, habilitet og valgperiode 17 Ved indtræden afgive meddelelse om aktiebesiddelse i selskabet eller i selskaber inden for samme koncern ( 53.1) Meddeles om (senere) køb og salg Aktiebesiddelse noteres i protokol Ikke udgøre eller deltage i spekulationsforretninger vedrørende selskabets aktier ( 53.2)

18 18 Valg, habilitet og valgperiode Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og ham selv eller tredjemand, hvis han deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod selskabets.

19 19 Forretningsudvalg ASL 64 Forretningsudvalg kan nedsættes Bør anvendes til sagsforberedende og gennemførende organ for bestyrelsens beslutninger Kan gives en speciel bemyndigelse til at træffe endelig afgørelse i en bestemt eller bestemte sager Kan ikke gives en generel besluttende myndighed (og kan derfor ikke anvendes til at holde medarbejdervalgte medlemmer uden for bestyrelsesarbejdet)

20 * 20 Valg, habilitet og valgperiode Minicase 6 Eneaktionæren, der tillige er bestyrelsesformand, ønsker en repræsentant fra selskabets bankforbindelse indsat i bestyrelsen. Er der habilitetsproblemer?

21 21 Minicase 7 Kan a) Selskabets advokat b) Selskabets revisor vælges ind i bestyrelsen?

22 22 Bestyrelsen og generalforsamlingen Minicase 8 I et selskab skal der være 5 bestyrelsesmedlemmer. Kan aktionærerne aftale, at 3 aktionærgrupper har ret til at udpege hver et bestyrelsesmedlem, samt at de resterende 2 medlemmer udpeges af generalforsamlingen ved almindeligt stemmeflertal?

23 23

24 24

25 25 3. Bestyrelsens opgaver 3.1. Generelt

26 26 Bestyrelsens opgaver De lovfæstede ASL 54 Angiver dels bestyrelsens opgaver dels direktionens opgaver dels forholdet mellem bestyrelsen og direktionen

27 27 ASL 54 Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Bestyrelsen skal tage stilling til, om selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til selskabets drift.

28 28 ASL 54 Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter selskabets forhold tilfredsstillende måde. Ansætte en direktion bestående af et til tre medlemmer, medmindre vedtægterne kræver en større direktion ( 51).

29 * 29 ASL 54 Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabet og skal derved følge de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning. Direktionen skal sørge for, at selskabets bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.

30 30 Bestyrelsens opgaver Bidrag kan hentes i A/S-lovens 56, stk. 5 om forretningsorden for bestyrelser i børsnoterede selskaber er ikke en udvidelse af opgaver og pligter, men alene en præcisering Se planche 35 ff.

31 Minicase 9 31 Er der forskel på bestyrelsens opgaver i: 1. Selskab med bred aktionærkreds 2. Selskab ejet af én aktionær, der tillige er direktør 3. Offentligt selskab? 4. En fond?

32 32 Minicase 10 Et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem får oplyst, at årsestimatet ændres markant i positiv retning. Netop budgettet har været anvendt som begrundelse for ringe lønstigninger. Kan den medarbejdervalgte nu orientere de øvrige medarbejdere om, at der er lys forude? Minicase 11 Hvad er forskellen på et budget og årsestimat?

33 33 3. Bestyrelsens opgaver 3.1. Kontrol med virksomheden A: Forretningsorden

34 Kontrol. Kontrol opfattes ofte defensivt som at afdække ansvar. Men indeholder i lige så høj grad og måske videre et spørgsmål om løbende at tage virksomhedens temperatur og give grundlag for reaktion hos bestyrelsen. Der kan sondres mellem: A. Lovpligtige forhold. Jf. planche 25 ff B. Forhold, der løbende aktualiseres C. Forhold, der efter sin karakter er relevant for netop denne virksomhed. Disse forhold bør optages i forretningsorden som checkliste. Jf. planche 33 ff og 41 ff. 34

35 35 Bestyrelsens forretningsorden Kræves i henhold til ASL 56, stk. 4 siden 1. Januar Oprindeligt intet krav om indholdet. Intet krav om indsendelse til E&S når bortset fra statslige selskaber, hvor der efter 56, stk. 6 er en frist på 4 uger. For børsnoterede selskaber: Nu ASL 56,5. Overholdelse af kravene om forretningsorden skal påses af selskabets revisor, Tidl.. ÅRL 61 g, stk. 3 (siden 1. Juni 1991) Nu ASL 85

36 36 Bestyrelsens forretningsorden Bestyrelsen skal ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv ( 56.4).

37 Bestyrelsens forretningsorden Minimum i børsnoterede selskaber 1) fastlægger bestyrelsens konstitution og beslutningsdygtighed, samt med hvilket interval der skal afholdes møder, 37 2) fastlægger retningslinier for arbejdsdelingen, herunder forretningsgange, bemyndigelser og instrukser, mellem bestyrelsen og direktionen eller andre etablerede organer, 3) fastlægger, hvorledes bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber,

38 fortsat ASL Endvidere skal selskabets eventuelle 4) generalforsamlingsvalgte fastlægger retningslinier revisor for oprettelse påse, om bestyrelsen og føring af bøger, overholder fortegnelser sine og pligter protokoller til at udarbejde efter denne forretningsorden lov, og til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt om 5) pålægger bestyrelsen at tage stilling til selskabets reglerne om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. Konstaterer selskabets eventuelle organisation, såsom regnskabsfunktion, intern kontrol, edb-organisation og budgettering, generalforsamlingsvalgte revisor, at de omhandlede krav ikke 6) er opfyldt, pålægger skal bestyrelsen selskabets af eventuelle skaffe sig generalforsamlingsvalgte de oplysninger, der er revisor nødvendige udfærdige til opfyldelse en særskilt af erklæring dens opgaver, herom,!!!!!!! der vedlægges årsrapporten til generalforsamlingen. 38

39 ** 39 fortsat 7) pålægger bestyrelsen at følge op på planer, budgetter og lignende samt tage stilling til rapporter om selskabets likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, overordnede forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici, 8) pålægger bestyrelsen af tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse,

40 Fortsat 9) pålægger bestyrelsen at gennemgå selskabets perioderegnskaber og lign. I løbet af hvert regnskabsår, og herunder vurdere budgettet og afgivelser herfra, samt.. 10) pålægger bestyrelsen at sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision, herunder tage stilling til, om der er behov for intern revision. * 40

41 41 Bestyrelsens opgaver 3.2 Kontrol med virksomheden B: Information..

42 Økonomisk position Udvikling som bestyrelsen får forelagt Forretningsordenen nøgletal. * 42 Et væsentligt element i bestyrelsens informationsgrundlag er:.. Regnskabet pyntet Nøgletal, herunder nøgletal, der fungerer som early warning. Den reelle udvikling Tid

43 43 Forretningsorden - Forslag Eksempler: 1. Fastlægge informationsprofil til bestyrelsen. Herunder eksempelvis, månedsrapportering, nøgletal m.v. 2. En grundig overvejelse af hvilke punkter, der med jævne mellem bør optages på dagsorden. Forretningsorden fungerer da også som huske-/chekliste. Jf. planche 33 ff.

44 Forslag Eksempler - nøgletal: Udvikling i produktion, ordrerindgang og fakturering samt ordrerbeholdning 2. Produktion pr medarbejder 3. Sygedage opdelt på ugedage 4. Gennemtræk på medarbejdere 5. Likviditet 6. Ordrerproducerende virksomhed: Indtjening ved givne projekter

45 * Minicase Der er her 2 åbenbare problemer: De er nyvalg bestyrelsesmedlem i en ordrerproducerende virksomhed. For det første: De kan Direktionens af ældre bestyrelsesreferater afrapportering 3D-søjle til bestyrelsen se, at 1der er Omsæt/medar Produk./medar 25kritisabel. har været Er mange noget ved hovsa. at løbe af Eksempelvis: sporet, skal der Budgettet Omsætning selvsagt gav reageres 15 fra direktørens side. Bestyrelsen skal orienteres. Omsætning Omsætning 20forventninger om et gunstigt resultat, men umiddelbart Ordrerindgang Omsætning Ordrerindgang Ordrerindgang ført 10 Ordrerbeholdning 15 Dernæst: årets afslutning NØGLETAL modtager MANGLER!! De en melding Også bestyrelsens om, Ordrerbeholdning at der krav til 10information overkapacitet, fra samt direktøren at dette er i alvorlig mangelfuld. grad vil Eks: påvirke Løbende 5 (opgørelse? selskabets 5 driftsresultat Og) orientering og likviditet. om ordrerindgang 0 Hvad jan er Deres marts april april reaktionsmønster? maj juli juli juli okt sep okt nov

46 Eksempelvis: Likviditet 1. Likviditetsbudget 2. Nøgletal for likviditet Nøgletal: Likviditetsbeholdning: Summen af Kontantbeholdning 2. Øvrige kortfristede udestående 3. Trækningsrettigheder 4. Debitorer ej forfaldne 5. Debitorer forfaldne Aldersopdelt m/u indsigelser!! 6. Forudbetalinger 7. + evt.som ekstra post: Overforfaldne kreditorer over xx kr.

47 Tilrettelæggelse af månedsrapporteringen er Corporate Governance et væsentligt styringsredskab for bestyrelsen Højst én - halvanden sider med få, overskuelige nøgletal. Det væsentligste er de skriftlige kommentarer Den adm. direktør bør selv redigere kommentarerne Alle væsentlige afvigelser bør kommenteres Markedskommentarer, kunder, konkurrenter m.v. Fremadrettede kommentarer 47

48 48 Bestyrelsen skal ikke selv foretage undersøgelser, eksempelvis bede om bilag men: 1. Stille de rigtige spørgsmål til 2. de rigtige personer (eksempelvis til revisor) 3. og forstå de svar, der bliver givet og givet på den rigtige måde (eks. I revisionsprotokollen)

49 49 3. Bestyrelsens opgaver 3.3 Særlige pligter

50 Særlige lovfæstede pligter 50 ASL 69 A, kapitaltab Afholdelse af generalforsamling senest 6 måneder efter at selskabet har tabt halvdelen af sin aktiekapital ASL 109, Uddeling af selskabets midler Kun som 1) Udbytte 2) Udlodning i forbindelse med nedsættelse af kapitalen 3) Ved opløsning

51 51 ASL 110, Uddeling af selskabets midler Udbytte må ikke overstige det forsvarlige under hensyn til selskabets økonomiske stilling ASL 115, Aktionærlån Omfatter ikke moderselskaber Omfatter måske søsterselskaber ved personaktionærer. Er uafklaret(!) I praksis: Forekommer ofte.

52 * 52 Corperate Governance og juraen 1. Er Corperate Governance fundamenteret i lovgivningen? 2. Har Corperate Governance betydning for lovfortolkning? 3. Er Corperate Governance i visse tilfælde i strid med lovgivningen?

53 53 4. Bestyrelsens formand

54 Organisation Bestyrelsens formand 54 Vælges af bestyrelsen ( 56.1) Må ikke være et direktionsmedlem.. Må ikke udføre direktionsopgaver vedrørende børsnoteret selskab (arbejdende formand) ASL 51, stk. 3. Uddybende artikel Formanden af Steen Langebæk i Bestyrelseshåndbogen

55 * 55 Organisation Bestyrelsens formand Den nærmere rollefordeling beror på praksis og den øvrige bestyrelses accept. Alene lovkrav om at formanden påser: Afholdelse af møde Påse at samtlige medlemmer indkaldes.

56 * 56 Bestyrelsens formand Pligter: Koordinerende led mellem selskabet og bestyrelsen Mødeindkaldelse Kontrol af protokollers tilstedeværelse på mødet Referatoptagelse Kontrol med quorum-krav Forretningsorden Udarbejdelse Opfølgning

57 57 5. Det nye bestyrelsesmedlem

58 58 Forslag til checkpunkter

59 Primært defensive forhold Selskabets vedtægter Evt: Aktionæroverenskomster Regnskaber for de sidste 5 år, herunder selvsagt udviklingen i henseende til drift og soliditet samt likviditet og check, om regnskabsprincippet er ændret. Check, om der er skiftet revisor Gennemgå revisionsprotokoller for de sidste 5 år. Gennemgå bestyrelsens forretningsorden, herunder seneste ændringer. Gennemgå bestyrelsesprotokoller for de sidste 5 år. 59

60 * 60 Foreligger der en strategiplan, forretningsplan m. v. Gennemgå nøgletal i det omfang sådanne forefindes Definér selskabets status (svag/stærk strategi, økonomi m. v.) Bed om på første bestyrelsesmøde at få defineret selskabets 3 stærkeste sider og 3 svageste sider, idet sidstnævnte skal defineres som de største trusler mod virksomhedens (forhåbentlig ikke kortsigtede) langsigtede overlevelsesevne.

61 61 6. Bestyrelsesmødet Forberedelse og afvikling

62 * 62 Afvikling af bestyrelsesmødet Grundig forberedelse. Behørigt beslutningsgrundlag bør udsendes i god tid Er beslutningsgrundlaget ikke behørigt: Afvis at træffe beslutning Revisionsprotokollat bør udsendes i fuld form før mødet

63 1. Strategi 2. Organisation og organisering 1. Regnskab Emner: 3. Regnskab og budget 2. Regnskab 4. Opfølgning Traditionelt af strategier, planer og projekter 3. Regnskab følges disse? og budget 5. Temaer jf. tidligere 63

64 64 Afvikling af bestyrelsesmødet Et par praktiske bemærkninger Evt. kontakt formanden eller direktøren for afklaring af åbentstående punkter Evt. start med at opsamle punkter fra sidste møde (bør medtages som delpunkter i den nye dagsorden).

65 Afvikling af bestyrelsesmødet 65 Dagsorden bør følge forretningsordenen Bestyrelsens sammensætning generalister - Specialister Anvend eksterne konsulenter som deltager i givne spørgsmål. Eksempelvis: Revisor vedrørende intern kontrol Bank vedrørende finansiering Forsikringsmægler vedrørende forsikringsforhold Revisor vedrørende skatteforhold/aflønningsform Konsulent vedrørende edb etc.

66 66 Afvikling af bestyrelsesmødet Om afstemning: Quorumkrav ( 57.1): Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er til stede. Beslutning må ikke tages, uden at så vidt mulig samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling Direktører, som ikke måtte være medlem af bestyrelsen, har ret til at være til stede og udtale sig, men har ikke stemmeret.

67 67 Afvikling af bestyrelsesmødet Nogle praktiske bemærkninger Vær omhyggelig med protokollen - men omvendt pas på ikke at begå selvmål (uddybes under indlægget) Pas på, at møderne ikke udarter sig til rene regnskabsmøder.

68 56, stk. 3. Ved forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse 68 nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt, i det omfang det er foreneligt med emnernes karakter. Et medlem af bestyrelsen eller en direktør forlange, at et bestyrelsesmøde skal afholdes 56, Stk. 4. Bestyrelsesmøde kan afholdes ved anvendelse af elektroniske medier (elektronisk bestyrelsesmøde), i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Uanset bestemmelsen i 1. pkt. kan et medlem af bestyrelsen eller en direktør forlange, at et bestyrelsesmøde skal afholdes ved fysisk fremmøde.

69 69 7. Bestyrelsen og direktionen

70 70 Bestyrelsen - direktionen 1. Lovfæstede krav, i hovedsagen 54 + bestemmelser om forretningsorden. 2. Praktisk arbejdsdeling

71 71 Bestyrelsen skal ansætte en direktion bestående af et til tre medlemmer, medmindre vedtægterne kræver en større direktion ( 51). Bestyrelsen fører tilsyn med direktionens ledelse af selskabets virksomhed og med datterselskaber. Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Direktionen varetager den daglige ledelse af selskabet og skal derved følge de retningslinier og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning.

72 72 Direktionen udarbejder i praksis oplæg til bestyrelsen. Eksempelvis forretningsplan udarbejdes af direktionen?. Direktionen forestår den praktiske afvikling af bestyrelsesmøderne Udarbejdelse af dagsorden Indkaldelse Udarbejdelse af bilagsmateriale som beslutningsgrundlag Afrapportering til bestyrelsen. (Hvilken form? Af egen drift?) Kontrol med direktionen

73 Minicase De er nyvalg bestyrelsesmedlem. De ankommer lidt tidligt til mødet (de øvrige kommer som altid 10 minutter for sent). Mens De venter overværer de megen snak mellem receptionisten og en kontorassistent. De påtaler dette. Var det en god beslutning? Vil det gøre nogen forskel, hvis De var eneaktionær?

74 ** 74 Minicase 14 Bestyrelsen og direktionen En direktør ønsker at deltage i et bestyrelsesmøde, men bestyrelsen skønner, at direktøren ikke skal have adgang til det pågældende møde. Kan bestyrelsen træffe en sådan beslutning.

75 * 75 Minicase 15 Er tilliden til direktøren væk: I Han bestyrelsen skal udskiftes. er der en vis usikkerhed i henseende til, om direktøren nu har hands on på virksomheden. Budgetterne Er der tvivl om er validiteten ofte optimistiske, af direktørens men direktøren afrapportering: flygter frem i tiden med den oplysning, at lige i år gik det ikke godt EVT: som Der forventet, må afrapporteres men dette i videre skyldes omfang og af næste revisor år uden er dette om direktøren. på plads.. Hvad er bestyrelsens reaktion?

76 GENERALFORSAMLINGEN (aktionærer) * 76 BESTYRELSEN DIREKTIONEN VIRKSOMHEDEN

77 Minicase 16 Hvis drøftet tidligere (planche 8): Springes over En dansk koncern består af et holdingselskab, samt en række danske og udenlandske selskaber. De danske datterselskaber består af 4 selskaber, der på hver sine områder forestår køb, produktion og salg. Der er samtidig etableret nogle udenlandske datterselskaber, der primært forestår salg. Èn og samme bestyrelse går igen i samtlige danske selskaber. 77 Der er ansat en koncerndirektør. Hvilken kompetence, skal koncerndirektøren have i relation til de udenlandske datterselskaber. Skal han eksempelvis kunne ansætte og afskedige direktører? Udpege bestyrelsen i disse? Skal han have samme kompetence i de danske datterselskaber??

78 78

79 79

80 80

81 81 8. Bestyrelsen og revisor Uddybes i næste indlæg

82 GENERALFORSAMLINGEN (aktionærer) 82 BESTYRELSEN DIREKTIONEN VIRKSOMHEDEN Afrapporterer direkte til bestyrelsen uden censur fra direktionen Managementletter Afrapporterer til Direktionen - specielt Undersøger og afrapporterer Revisor

83 * 83 Bestyrelsen revisor Praktisk råd Revisor er bestyrelsens forlængede arm En stor del af bestyrelsens tilsynspligt (og dermed bestyrelsesansvaret) kan opfyldes/afsikres ved behørig instruks til revisor Det autoriserede kommunikationsmiddel er revisionsprotokollen.

84 Bestyrelsen revisor Lovfæstede forhold Revisor skal til brug for bestyrelsen føre en revisionsprotokol, som skal forelægges på hvert bestyrelsesmøde 84 Revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmøder, hvor selskabets regnskaber behandles Revisor skal deltage i bestyrelsesmøder, hvis blot ét medlem af bestyrelsen anmoder herom

85 Bestyrelsen - revisor 85 Udarbejdelse af revisionsinstruks: Vurdering af selskabets forhold, jf. afsnittet om forretningsorden, herunder eksempelvis: Selskabets interne kontrolsystemer Afsikring af selskabets likviditet A-skatter m. v. (delvis forældet) Selskabets budgetprocedure Selskabets skatteforhold Øvrige forhold af særlig interesse for denne virksomhed

86 86 Bestyrelsen og revisor Minicase 17 - svar Bestyrelsesformanden Ja selvsagt. ønsker revisors vurdering belyst, og retter henvendelse til revisor vedrørende disse forhold. Bestyrelsen skal ikke kommunikere med revisor gennem Henvendelsen sker uden forudgående orientering af hverken direktøren dette vil stride mod hele idégrundlaget om direktionen eller den øvrige bestyrelse. Er denne revisors rolle i forhold til bestyrelsen. fremgangsmåde acceptabel? Ethvert bestyrelsesmedlem kan frit rette henvendelse til Der er stærkt delte menninger herom. revisor og formanden bør holde en vis kontakt til revisor.

87 Bestyrelsen Bestyrelsen og og revisor revisor Minicase Minicase svar 87 Under gennemgang af udkast til årsregnskab til forelæggelse på Stiller simpelthen følgende spørgsmål: generalforsamlingen bliver også revisionsprotokollen forelagt til Kære underskrift. revisor. Revisor Har deltager jeg forstået i mødet. det korrekt, når jeg læser revisionsprotokollen således, at den er blank altså intet De er er som nyt bestyrelsesmedlem noget usikker på indholdet af revisionsprotokollen. De føler, at det meste drejer sig om, hvad væsentligt at bemærke. revisor ikke gør henholdsvis ikke har ansvaret for. Og få svaret ført til bestyrelsesprotokollen De vil nu gerne sikre Dem, at De har forstået revisionsprotokollen korrekt. Hvad gør De?

88 88 Management letter Det er omdiskuteret hvorvidt bestyrelsen skal have kopi af management letter. I praksis sker dette ofte. Nogle revisorer har den opfattelse, at skal bestyrelsen have orientering om indholdet i management letter, skal dette i revisionsprotokollen.

89 89 9. Bestyrelsens ansvar

90 90 Simpelt uagtsomhed Erstatningsretten Strafferetten Grov uagtsomhed Fortsæt

91 Minicase De er bestyrelsesmedlem i en virksomhed. Der er et punkt på dagsorden, hvor flertallet ønsker at træffe en beslutning, der efter Deres opfattelse er klart uforsvarlig. Vil De vælge: 1. Udeblive fra mødet, da De ikke vil involveres i denne beslutning. 2. Deltage i mødet, men gå udenfor døren, når det ubehagelige punkt er på dagsorden. 3. Andet?

92 92 Ansvarnom.: Culpa Ansvar over for selskabet Erstatningsansvar ASL 140 Ansvarsgrundlag Ansvar over for andre end selskabet (leverandører, långivere, skattemyndigheder) Ikke gruppeansvar særstandpunkter bør protokolleres. Solidarisk hæftelse, hvis ansvar

93 93 Erstatningsansvar ASL 140 Ansvarsgrundlag Medarbejdervalgte medlemmer ligestillet med generalforsamlingsvalgte medlemmer Vederlag ikke en betingelse for ansvar Bred margin for fejlskøn

94 94 Erstatningsansvar Bestyrelsen må ikke være eftergivende og passiv Bestyrelsen skal sørge for effektivt tilsyn med ansatte, som disponerer over selskabets midler Bestyrelsen skal foretage undersøgelser og kontrol Bestyrelsen skal overvåge selskabet grundigt, men har ikke pligt til at have indseende med alle detaljer i komplicerede sager

95 95 Tilsikring af korrekt kontrol af virksomhedens bogføring og formueforvaltning Aktionærlån Erstatningsansvar ASL 140 Sagstyper Manglende overholdelse af speciallove, eks. Afregning af A-skatter

96 96 Kreditkøb eller låneoptagelse trods dårlig økonomi Ej standsning i tide Erstatningsansvar ASL 140 Typiske sagstyper Manglende eller urigtig regnskabsaflæggelse Dispositioner i strid med selskabets formål Manglende tilsyn med selskabet

97 97 Erstatningsansvar Specielle praktiske forhold: Udeblivelse fra bestyrelsesmøder Praktisk eksempel: Bestyrelsesmedlemmet der forlod møderne under særlige forpligtende afstemninger. Selskabstømmersagerne Udtræden som reaktionsmiddel

98 Erstatningsansvar ASL 140 Sagstyper: Udeblivelse fra bestyrelsesmøder 98 Praktisk forekommende synspunkt: Men jeg kom næsten aldrig til bestyrelsesmøderne, så kan jeg da ikke være ansvarlig for, hvad der er sket (eksempelvis at selskabet er solgt til en selskabstømmer) Jeg trådte ud af bestyrelsen for flere år siden. Jeg har ikke haft noget med selskabet at gøre siden 1989.

99 99 Erstatningsansvar ASL 140 Sagstyper Udtræden som følge af manglende tillid til selskabet Erstatningsansvarlig som følge af, at den pågældende lod skurken sidde tilbage og disponere

100 U H Advokat A var bestyrelsesformand og B var almindeligt bestyrelsesmedlem i to investeringsselskaber S fra oktober 1986 til deres udtræden af bestyrelserne henholdsvis den 25. og 18. februar S var derefter uden bestyrelser, indtil de blev erklæret konkurs i januar og februar Under bobehandlingen konstateredes det, at S s direktør D, der samtidig havde været det eneste tilbageværende bestyrelsesmedlem, og som havde kunnet tegne S alene, i tiden efter 30. April 1987 havde misbrugt sin dispositionsadgang over S s midler, hvorved S blev påført tab. B blev frifundet for erstatningskrav mod ham. Derimod blev A dømt til at betale 2,5 mio. kr. i erstatning, da der efter de oplysninger, der forelå ved hans udtræden måtte fremstå som en S nærliggende risiko, at D ville misbruge sin dispositionsadgang i S, at A havde havde uforsvarligt ved uden nærmere underretning til investorerne at træde tilbage som bestyrelsesformand og dermed lade De alene tilbage i ledelsen. 100

101 Minicase 20 Hvorledes vil De vurdere ansvarsnormen i en ikkeerhvervsdrivende fond eksempelvis en almenvelgørende fond i forhold til ansvarsnormen i et erhvervsdrivende aktieselskab?. 101 Familieretsdirektoratet har besluttet at afsætte en fondbestyrelse i en almenvelgørende fond. Samme bestyrelse sidder i en erhvervsdrivende fond. Er der grundlag for at antage, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen griber ind over for nævnte bestyrelse i den erhvervsdrivende fond?

102 102

103 103

104 104

105 Bestyrelseshonorar Udtræden m. v.

106 Honorar ASL Fastsættes enten i selskabets vedtægter, eller ved beslutning på generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen Honoraret må ikke overstige, hvad der kan anses for sædvanligt efter hvervets art og omfang Ligestilling mellem generalforsamlingsvalgte og medarbejdervalgte medlemmer. HD af 2/ (Gate Gourmet)

107 107 Udtræden Anmeldelse skal i princippet ske af den samlede bestyrelsen. I praksis: Blot anmeldelse af den udtrædende Pas på ikke at glemme udmeldelse Forholdsmæssig andel af årets vederlag

108 108 Minicase 21 Under et opstemt bestyrelsesmøde, beslutter bestyrelsen sig til at give sig selv lønforhøjelse. Kan de det?

109 TfS 2003, Skattemyndighederne anfægtede de samlede vederlag for bestyrelsesmedlemmer og ansatte, der enten var hovedanpartshavere eller nærtstående hertil, således at den ikke godkendte del af vederlaget blev behandlet som maskeret udbytte. Vederlaget udgjorde samlet kr. for begge år. Selskabet, hvor egenkapitalen i 1990 udgjorde 8,8 mio. kr., havde hovedsageligt investeret i obligationer med relativt få handler pr. år. Efter indhentelse af syn og skøn tog Skatteministeriet delvist bekræftende til genmæle og anerkendte en forhøjelse af vederlagene fra kr. til kr., og landsretten fastsatte herefter vederlagene i overensstemmelse med denne påstand. Landsretten fandt ikke, at en uformaliseret tilkendegivelse, der var afgivet efter de af sagen omfattede indkomstår, i medfør af forventningsprincippet kunne øve indflydelse på ansættelserne for disse år.

110 110

111 111