IP telefonipakke. Bruger guide. Cand. It. Sune Kloppenborg Jeppesen Ingeniør. Claus Lavdal

Transkript

1 IP telefonipakke Bruger guide Cand. It. Sune Kloppenborg Jeppesen Ingeniør. Claus Lavdal

2 IP telefonipakke: Bruger guide af Cand. It. Sune Kloppenborg Jeppesen og Ingeniør. Claus Lavdal Ophavsret 2006, 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Åben dokumentlicens Version Licensen kan findes på: [ 1. Kopiering og distribution af værket i uændret form Du må frit kopiere dette værk uændret og distribuere det på ethvert medium, forudsat at du sammen med hver kopi bibeholder denne licens og en henvisning til værkets kilde. Du kan vælge at kræve penge for kopiering og distribution af indholdet, for undervisning i indholdet, for brugerstøtte og garantier i forbindelse med indholdet. Hvis du videregiver værket til andre, har du pligt til at se til, at du selv eller andre giver modtageren gratis adgang i minimum 3 år til en elektronisk udgave af indholdet - i et åbent redigérbart format - for eksempel via internettet, og at der i hvert eksemplar tydeligt angives, hvordan man kan få den elektroniske udgave. 2. Ændring af indhold Du må gerne ændre i dette værk eller dele af det (og dermed lave et nyt værk baseret på dette værk) og distribuere det som nævnt ovenfor, forudsat at du opfylder alle følgende krav: a. Du skal sørge for at det nye værk indeholder en tydelig anmærkning om at du ændrede det, hvad du ændrede og datoen for ændringerne. b. Det skal være omfattet af samme rettigheder og betingelser ("licens"), som det oprindelige værk. Alternativt kan det nye værk bære en anden licens eller almindelig ophavsretlig beskyttelse, forudsat at samtlige dele, der oprindeligt stammer fra dette værk, tydeligt er markeret (f.eks i sidefoden på hver side) som værende under denne licens, og at licensen følges for disse dele af værket, herunder at der gives gratis elektronisk adgang som nævnt under afsnittet om kopiering og distribution. 3. Pligter Enhver anvendelse, kopiering eller distribuering betragtes som en accept af denne licens og dens betingelser. Ved overtrædelse af licensbetingelserne, vil almindelig ophavsretlig beskyttelse være gældende for hele værket og vil dermed gøre person eller personer erstatningspligtige for enhver uautoriseret anvendelse. 4. Garanti Indholdet leveres "som det er", uden nogen form for garanti for købs-, brugs- eller nytteværdi, medmindre der er givet en særskilt skriftlig garanti herom.

3

4 1. Indledning Læsevejledning Vejledninger Plantronics CS SNOM SNOM X-Lite v3.0 for Windows XP Generelle funktioner Afslutning Litteraturliste iv

5 1. Indledning Dette dokument giver eksempler på brugerdokumentation. Eksemplerne er baseret på en løsning som primært bruger SNOM telefoner og de standard funktioner som er indeholdt i IP telefonipakken. Dokumentet kan bruges som inspiration og skabelon for brugerdokumentationen, mens andre vil kunne benytte store dele uden væsentlige ændringer. Bruger guiden indholder bruger dokumentation for SNOM 300, SNOM 360 samt x-lite. De to SNOM telefoner er fra hver sin ende af SNOM's produktserie og x-lite er en gratis softphone. SNOM 300 er en lille telefon med de grundlæggende funktioner. Desuden kan SNOM 300 både bruges som bord telefon samt vægmonteres. Den har 6 programmerbare knapper som kan gives forskellige funktioner. SNOM 360 er en stor bord telefon som har mulighed for sidebord, således at den får 42 ekstra programmerbare taster. SNOM 360 bruges ofte til receptionister som laver mange omstillinger og lignende. X-lite er en god softphone som kan downloades gratis fra Internettet. Telefonen er god til test og brugere som ikke har brug for en almindelig telefon. For hver af ovenstående er der officielle manualer som indholder vejledninger til telefonen med fokus på telefonen alene. Vores vejledninger er en kombination af muligheder fra telefon og telefoncentral. Målgruppen for dokumentet er personer som har ansvaret for at uddanne og vejlede brugerne. Eksemplerne er naturligvis henvendt til slutbrugeren, men de bør bearbejdes for at sikre, at de er dækkende for den konkrete implementerede løsning Læsevejledning Kapitel 2, Vejledninger indholder konkrete eksempler på brugervejledninger for de forskellige telefoner, mens Kapitel 3, Afslutning indeholder generelle betragtninger omkring brugerdokumentationen. I Kapitel 2, Vejledninger er der et afsnit for hver af telefonerne samt et par betragtninger omkring headset. Desuden er der en generel guide som omhandler ikke telefon specifikke vejledninger. Når den konkrete guide skal samles, kan man f.eks. vælge at bruge den konkrete telefonguide sammen med den generelle. 1

6 2. Vejledninger I de følgende afsnit vil der blive givet konkrete eksempler på brugerguides Plantronics CS60 Justering af lydstyrke Høretelefon lydstyrken reguleres med den lille knop bagest på headsettet over øret. Mikrofon lydstyrken reguleres med de to pile knapper bagpå basestationen. Indstillinger Følgende indstillinger anbefales for at minimere ekko: Drejeskiven på venstre side drejes i position 1 Skydeskiven på højre side sættes i position I Hovedtelefon indstillingerne bagpå sættes i position 3 Mikrofon indstillingerne under bunden sættes i position B Generelt skrues der ned for lydstyrken på telefonen og op på headsettet. Headsetet monteres i selvstændigt headset stik under telefonen. Monter ikke headset (boksen) mellem telefonrør og telefon SNOM 300 Figur 2.1. SNOM 300 2

7 Foretag et opkald Tryk nummeret - Uden 0 foran. Tryk [OK] (flueben). Modtag et opkald på headset Tryk [OK] (flueben). Hvis du vil skifte til telefonrøret - løftes dette. Modtag et opkald uden headset Løft røret eller tryk [OK] for medhør. Læg på Tryk på [ESC] (krydset). Omstil et opkald 3

8 Med person A i røret. Tryk på [L2]. Indtast nummer, som der skal omstilles til (person A) og ring op med [OK] (flueben). Afvent svar. Hvis du fortryder, kan du lægge på med [Cancel] (kryds) og vende tilbage til person A. Der kan skiftes mellem de 2 kanaler på funktionsknapperne i højre side - se på lysene (uden at lægge nogen på). Tryk på [Transfer] for at forbinde de to opkald. Begge kanaler forsvinder, og du er klar til et nyt opkald. Omstil et opkald direkte Med person A i røret. Tryk på [Transfer] knappen. Indtast nummer på person B. Afslut med [OK]. Læg på. Tilføj nyt nummer til telefonbogen Tryk på [Directory] knappen. Tryk på piletasterne til der står <Ny>. Skriv navn (som man skriver SMS'er på en mobil). Afslut navn med [OK] (flueben). Indtast det ønskede nummer. Afslut med [OK] (flueben). Opkald vha. telefonbogen Tryk på [Directory] knappen. Brug piletasterne til den ønskede person findes. Tryk [OK] (flueben) for at ringe op. Webinterface 4

9 I webinterfacet kan telefonbogen let administreres og ringetoner ændres (under Line/Identity X -> Ringetone). For at tilgå webinterfacet gøres følgende: Tryk [Pil ned] indtil der står Information IP adresse. Tryk [OK] (flueben) og noter IP adressen. Indtast IP adressen i en browser (Firefox eller Internet Explorer). F.eks: Den komplette manual på engelsk er tilgængelig på Internettet. Manual kan findes på Snom.com [ Der er også et Link i webinterfacet SNOM 360 Figur 2.2. SNOM 360 Foretag et opkald Tryk nummeret - Uden 0 foran. Tryk [OK] (flueben). 5

10 Modtag et opkald på headset Tryk [OK] (flueben). Hvis du vil skifte til telefonrøret - løftes dette. Modtag et opkald uden headset Løft røret eller tryk [OK] for medhør. Læg på Tryk på [ESC] (krydset). Omstil et opkald Med person A i røret. Tryk [Hold]. Indtast nummer, som der skal omstilles til (person B). Afvent svar. Hvis du fortryder kan du lægge på med [Esc] og vende tilbage til person A ved at trykke på den blinkende kanal knap til højre. Der kan skiftes mellem de 2 kanaler på funktionsknapperne i højre side - se på lysene (uden at lægge nogen på). Tryk på [Transfer]. Begge kanaler forsvinder, og du er klar til et nyt opkald. Omstil et opkald direkte Med person A i røret. Tryk på [Transfer] knappen. Indtast et nummer på person B. Afslut med [OK]. Tilføj nyt nummer til telefonbogen Tryk på [Directory] knappen. Tryk på piletasterne til der står <Ny>. 6

11 Skriv navn (som man skriver SMS'er på en mobil). Afslut navn med [OK]. Indtast det ønskede nummer. Afslut med [OK]. Opkald vha. telefonbogen Tryk på [Directory] knappen. Brug piletasterne til den ønskede person findes. Tryk [OK] for at ringe op. Opsætning af funktionsknapper Tryk på [Menu]. Tryk på piletasterne indtil Telefon Indstillinger findes. Vælg Key Mapping. Vælg den ønskede tast. Afslut med [OK]. Vælg intern. Afslut med [OK]. Indtast nummer. Afslut med [OK]. Tip Brug webinterfacet til opsætning af funktionsknapper. Opsætning af funktionsknapper i webinterface Under opsætning vælges funktionstaster. Vælg destination. Indtast lokalnummer. Tryk gem. Ej forstyr 7

12 For at slå det til og fra: Tryk på [DND] tegnet. Webinterface I webinterfacet kan telefonbogen let administreres, funktionsknapper programmeres og ringetoner ændres (under Line/Identity X -> Ringetone). For at tilgå webinterfacet gøres følgende: Tryk [Help] og noter IP adressen. Indtast IP adressen i en browser (Firefox eller Internet Explorer). F.eks: Den komplette manual på engelsk er tilgængelig på Internettet. Manual kan findes på Snom.com [ Der er også et Link i webinterfacet X-Lite v3.0 for Windows XP Figur 2.3. X-Lite v3.0 for Windows XP 8

13 Foretag et opkald Indtast nummeret - Uden 0 foran. Tryk [Enter]. Modtag et opkald Tryk [Enter], eller [det grønne "tag røret" ikon]. Læg på Tryk på [det røde "læg på" ikon]. Omstil et opkald Ikke muligt i gratis udgave. 9

14 Manual Manual findes på Generelle funktioner Viderestilling Konferencer Voice mail Du kan viderestille din telefon med følgende specialnumre: *21*XXXX Viderestiller alle opkald *61*XXXX Viderestiller ved intet svar *62*XXXX Viderestiller hvis telefonen er slukket eller uden for dækning *63*XXXX Viderestiller ved optaget Hvor XXXX er det nummer som du vil viderestille til. *21* har første prioritet (hvis den er sat) mens at *61*/*62*/*63* kan fungere samtidig. Afstilling: #21# Afstiller alle opkald #61# Afstiller ved ingen svar #62# Afstiller hvis telefonen er slukket eller uden for dækning #63# Afstiller ved optaget #20# Afstiller alle alm. viderestillinger (*21*,*61*,*62*,*63*) Det er muligt at lave en konference mellem tre eller flere telefoner. Hver deltager ringer til et af nedestående konferencenumre. (aftalt på forhånd) Skal der eksterne deltagere med til konferencerne skal de ringe til XXXXXXXX og derefter indtaste konferencenummeret. For at indtale velkomst beskeder mm. ringes der til 6000 fra ens egen telefonen. Når der bliver indtalt en besked, vil denne blive sendt til den tilknyttede adresse. Parkering 10

15 Det er muligt at parkere et modtaget opkald. Omstil til 10. Der bliver sagt et nummer (ofte 11 eller 12). Gå til en anden telefon eller oplys nummeret til en ny modtager og tryk det pågældende nr. Fortsæt samtalen. Træk er opkald Hvis en anden telefon i afdelingen ringer kan opkaldet trækkes på følgende måde: Løft røret. Indtast *8. Tryk [OK]. 11

16 3. Afslutning Information af brugeren er en væsentlig opgave som bør vægtes højt. I forbindelse med implementeringen af et nyt system vil man ofte møde kritiske brugere. Et system er aldrig bedre end når det er skiftet ud. Derfor bør man sikre sig, at brugeren får de nødvendige infomationer på en fornuftig måde og føler sig velinformeret. Mange vil kunne drage nytte af at holde et kort kursus hvor man får mulighed for at se brugerne i øjnene og konkret vise dem de enkelte procedurer. På denne måde sikre man sig, at brugerne får den nødvendige introduktion og man får mulighed for at håndtere eventuele indvendinger. Et sådant kursus kunne vare 1 time hvor man fortalte lidt om IP telefoni og dennes fordele, inden man gennemgik de væsentlige procedurer og fortalte, hvor man kan finde yderligere informationer. På et sådan kursus kunne deltagerne udstyres med en mini guide, hvor de grundlæggende operationer var beskrevet, som brugeren kunne støtte sig til de første par dage. Mini guide Mini guiden kan være fulgt op at en komplet manual der kan være være trykt eller ligge på et intranet. Mange brugere vil foretrække en trykt udgave, mens andre vil foretrække en online version, som er let at opdatere. I forbindelse med SNOM er der på telefonen et webinterface. Hvorvidt adgang til dette skal gives til brugeren er en afvejning af fordele og ulemper 1. Webinterfacet giver brugerne let adgang til opkalds historik, telefonbog, ringetoner mv. Ulempen kan være, at brugerne får endnu ét webinterface. På sigt kunne det være praktisk at have et samlet webinterface i stedet for de mange separate. Her vil man kunne samle forskellige webinterfaces til IP telefoniløsningen som f.eks. oversigt over køstatus, fraværstatus, telefonindstillinger, telefonbog mm. i en portal. For at sikre en vellykket implementering er det vigtig at overveje sin strategi omkring brugerinformation. Man børe være opmærksom på, at mange bruger kun bruger de simpleste funktioner og slet ikke ønsker at benytte de mange muligheder løsningen har. 1 I Howto guiden er der en beskrivelse af Auto provisioning som omhandler nogle af disse aspekter. 12

17 Litteraturliste [ Peter Toft, Jacob Sparre Andersen, Hans Schou, Gitte Wange, Peter Makholm, Mads Dydensborg og Donald Axel. Norman Walsh. The DocBook Schema. Working Draft 5.0a1, OASIS, 29 June Bob Stayton. DocBook XSL: The Complete Guide. website [ David Rugge, Mark Galassi og ic Bischoff. Crash Course. website [ Tobias Reif. Vim as XML Editor. website [ [Asterisk - The Future of Telephony] Jim Van Meggelen, Jared Smith og Leif Madsen. Ophavsret 2005 O'Reilly Media, Inc O'Reilly Media, Inc.. Asterisk. The Future of Telephony Mike Loukides. [Quick guide] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Quick guide. [Resume] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Resume. [Support guide] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Support guide. [Drift guide] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Drift guide. [Bruger guide] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Bruger guide. [Howto guide] Claus Lavdal og Sune Kloppenborg. Ophavsret 2007 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. IP telefonipakke. Howto guide. [The Linux Enterprise Cluster] Karl Kopper. Ophavsret 2005 NO STARCH PRESS NO STARCH PRESS. The Linux Enterprise Cluster. Build a Highly Available Cluster with Commodity Hardware and Free Software