BRUGERPORTALS- INITIATIVET

Transkript

1 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BRUGERPORTALS- INITIATIVET Møde for BPI-kontaktpersoner Marts 2017

2 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 Program Velkommen og program v/ Kit Roesen, programchef BPI 10:00-10:15 Arbejdet med sikkerhed på tværs af BPI v/ Kit Roesen 10:15-10:40 Anskaffelse af læringsplatform og markedssituationen v/ Kit Roesen 10:40-10:55 Anvendelse af læringsplatformene v/ Mads-Peter Galtt, Projektleder i BPI Pause 11:05-11:20 Læringsplatformen og samarbejde med forældrene v/ Kirsten Jørgensen, chefkonsulent KL Arbejdet med forældreinvolvering i Aarhus v/ Birgitte Mouritzen Konsulent for strategisk kommunikation og involverende processer, Aarhus kommune Frokost 12:15-13:00 Status fra Aula v/kombit Hvordan går det med udbuddet Hvilke principper følger KOMBIT i arbejdet med Aula Hvilke funktioner ved vi, at Aula kommer til at indeholde. Pause 14:15-14:30 Arbejdet med implementering af Aula v/kombit 10:55-11:05 11:20-11:35 11:35-12:15 13:00-14:15 14:30-15:50 Hvilke opgaver er der i 2017 og fremover? Hvordan kan og vil kommunerne gribe arbejdet med implementering an? Afslutning og tak for i dag 15:50-16:00

3 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 SIKKERHED PÅ TVÆRS AF BPI V/ KIT ROESEN

4 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Dialog med Datatilsynet Møde den 11. januar 2017 med fokus på Aula Afventer referat Input og handlinger næste slide >>

5 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Datatilsynets input Vurdere om der skal udarbejdes en DPIA for BPI iht. de krav der stilles i Databeskyttelsesforordninge n (GDPR). Datatilsynet (DT) nævnte at det var tvivlsomt om der skulle laves en fuld DPIA på Aula og læringsplatforme. DT mener der bør overvejes at udarbejde en risikovurdering som grundlag for fastlæggelse af sikkerhedsniveau DT mener at den udarbejdede trusselsvurdering bør vinkles fra den registreredes side, og tydeliggøre eksterne parter, tydeliggøre om tiltag afhjælper risici, samt inkludere læremidler. DT ønskede uddybning hvad angår: Mere om logning Adgang til log og tests Flytning af autorisation Adgang til gamle data KLs foreslåede handling Eksisterende DPIA udført iht. Digitaliseringsstyrelsens vejledning betragtes som afsluttet. Indholdet i denne benyttes bl.a. til udarbejdelse af en risikovurdering iht. GDPR. Vurdering af om der er behov for en udvidet DPIA iht. GDPR vil bero dels på konklusionerne i Risikovurdering iht GDPR, dels på Datatilsynet/Justitsministeriets konklusion af hvilke situationer der skal udarbejdes DPIA for. Dette kommer bl.a. pba. Artikel 29 gruppens arbejde, og kan derfor først besluttes ultimo Der udarbejdes en risikovurdering (GDPR art. 32) med fastlæggelse af sikkerhedsniveau for Aula inkl. krav til login. Der udarbejdes i regi af BPI programmet ikke risikovurdering for læringsplatforme eller digitale læremidler. Trusselsvurdering er udarbejdet efter PWCs vejledning og betragtes som afsluttet. Ved behov suppleres i Risikovurderingen vinkel fra den registreredes side, ligesom afhjælpning af risici tydeliggøres. Der udarbejdes ikke trusselsvurdering vedr. læremidler. Der udføres en afklaring, som udmunder i input til kommunernes indkøbskrav: Dataobjekters livscyklus, sletning, logning, adgang til log og tests, flytning af autorisation, adgang til gamle data

6 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Understøttende produkter til det konkrete lokale sikkerhedsarbejde Risikovurdering der kan tilpasses lokale forhold Sikkerhedsarkitektur der kan tilpasses lokale forhold Et udgangspunkt for klassifikation af data Output fra initiativ 7.5 Sikre ID løsninger til børn (Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi)

7 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Tidslinje for BPI

8 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Øget fokus på sikkerhed på grund af Databeskyttelsesforordningen (GDPR) Til følsomme persondata anbefales generelt to-faktor login Forældre: UNI-login + nemid Medarbejdere: UNI-Login + Medarbejdersignatur (evt. ADFS) Børn: UNI-Login + (ingen)!

9 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 April Marts Maj Aug. Aug. BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Øget fokus på sikkerhed på grund af Databeskyttelsesforordningen (GDPR) Nye vilkår EU forordninger Databeskyttelsesforordningen (GDPR) træder i kraft maj 2018 EIDAS (Fælles elektroniske identitetsløsninger) implenenteres bla. ved NSIS ? Ny version af NemID evt. også med anvendes af børn alternativt aftale med STIL løsning om sikker løsning

10 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 Maj Jan. BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Q Q Q Q Q Q Q3 2017

11 Kontrol Mitigerende foranstaltning BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Risiko Risiko Risiko Adgangsstyring Design klassificering af data Fysisk sikkerhed Backup styring Katastrofegenopretningsplaner Kryptering Malwarebeskyttelse Firewall Segmentering af netværk Sårbarhedshåndtering WI-FI - sikkerhed Password-politikker Vejledninger og best practices for administratorer Vejledninger og best practices for slutbrugere Retningslinjer for oprettelse, administration og nedlæggelse Retningslinjer for tildeling af rettigheder

12 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Sikkerhed på mange fronter Fysisk sikkerhed hvem har fysisk adgang til bygninger og HW? Grænseflader - hvem kan logge ind på enheder og applikationer? Applikationer og data Er applikationer sikre? Har data de rigtige følsomhedsniveauer? Databaser, OS, servere og netværk Revision, logning - opdager man hvis der har været sikkerhedsbrud? Anvendelse og arbejdsgange Passwordpolitiker, best practices Enighed på tværs af systemer så der ikke nedarves problemer fra et system til et andet

13 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Login med 1 faktor og med 2 faktor Forældre Medarbejder signatur Medarbejdere Elever/børn

14 BPI - SIKKERHED OG SIKKERHEDSARKITEKTUR Behandling af følsomme data klassificering, hvoraf de fleste er personhenførbare Almindelige oplysninger Navn Opgavebesvarelser Almindelig hverdagsdialog Fortrolige personoplysninger Karakterer Dialog om undervisning CPR Testresultater Følsomme personoplysninger Beskeder med følsomt indhold Supplerende data f.eks. Om diagnoser Medarbejder signatur

15 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 SAMARBEJDE MED FORÆLDRENE V/ KIRSTEN JØRGENSEN

16 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 SAMARBEJDE MED FORÆLDRENE Forældrenes indsigt og samarbejde - erfaringsopsamling Skole/hjem samtale Vi ender med at trække en test frem. Forældresamtalen bliver forsimplet og ikke altid på den gode måde Forældre Det er svært at følge med, når så meget foregår digitalt

17 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 SAMARBEJDE MED FORÆLDRENE Forældrenes indsigt og samarbejde - fremadrettet Tag forældrene med på rejsen med ibrugtagningen af læringsplatformen Styrk den systematiske indsamling og fastholdelse af kvalitative data og bring dem i spil i dialogen med hjemmet

18 MØDE FOR BPI-KONTAKTPERSONER MARTS 2017 ARBEJDET MED FORÆLDRE- INVOLVERING I AARHUS V/ BIRGITTE MOURITZEN KONSULENT FOR STRATEGISK KOMMUNIKATION OG INVOLVERENDE PROCESSER, AARHUS KOMMUNE

19 INVOLVERING AF FORÆLDRE I Aarhus Kommune har vi organiseret brugerportalsinitiativet i programmet Digitale Børn og Unge. Her rummer et af sporene kommunikation og involvering blandt andet m fokus på forældrene Birgitte Mouritzen Konsulent for strategisk kommunikation og involverende processer Børn og Unge, Aarhus Kommune mobir@aarhus.dk

20 DIGITALE BØRN OG UNGE er programmet, som skal realisere BRUGERPORTALSINITIATIVET Læringsplatformen har fokus på elevens læringsproces i folkeskolen rulles ud til skolerne i 2016/17 Én samlet digital indgang til løsninger, som understøtter kommunikation, læring, udvikling og trivsel på 0-18 års området Samarbejdsplatformen har fokus på kommunikation og videndeling på 0-18 års området - erstatter BørneIntra, SkoleIntra og FU-Net i 2019/2020

21 DIGITALISERINGSSTRATEGIEN bidrager til visionen for Børn og Unge Sammenhængende forløb. Digitalisering af den pædagogiske praksis i et 0-18 års perspektiv Alle medarbejdere i Børn og Unge har adgang til relevante it-værktøjer og har de rette digitale kompetencer Digitaliseringsstrategien for Børn og Unge Ny organisering og governancemodel for Børn og Unges digitaliseringsindsats Fortsat fokus på digitalisering af administrativ praksis Digitale Børn og Unge

22 DIGITALE BØRN OG UNGE er mere end en læringsplatform og en samarbejdsplatform UNI-login En række støtteprojekter er nødvendige for at nå i mål IT-support team Kommunikation Wi-Fi i dagtilbud og FU Brugerportalsinitiativet Og nye nødvendige støtteprojekter

23 PROGRAMORGANISATION Vi løfter i fællesskab Leverancer Ledelse Styring IT-Support team BYOD og udstyr Læringsplatformen Programstyregruppe (Chefgruppen) Digitalisering Pædagogisk afdeling Kommunikation Områdechef Programledelse Programleder Lone Juric Sørensen Samarbejds -platformen Strategiske dialogmøder m. skolerne Wi-Fi i dagtilbud og Ung i Aarhus Digitaliseringsgruppen Kommunikation og Involvering Følgegruppe De faglige organisationer Sparringsfora - Pæd. medarbejdere og ledere 0-18 år samt forældre

24 INVOLVERING

25 INVOLVERING bidrager til engagement, kvalitet og forankring Følgegruppe for ledere og faglige organisationer Sparring og kvalificering af beslutninger, indhold og ledelsesunderstøttelse Sparringsforum for pædagogiske medarbejdere og ledere Sparring om det faglige indhold i de digitale løsninger Så hvad var det lige med forældrene?

26 SAMMEN ER VI BEDST Forældrene er de vigtigste voksne i barnets liv Vi vil have ALLE forældrene med!

27 SPARRINGSFORUM FOR FORÆLDRE Interesserede forældre (skolebestyrelser) og forældreorganisation Info om programmet > ambassadører Sparring om kommunikation Skolebestyrelsens rolle Principper for forældrekommunikation Udarbejdelse af lokale kommunikationsstrategier U Hvordan får vi fat i de forældre, som er svære

28 BRUGEN AF FORÆLDREINTRA

29 BYDELSMØDRE Ambassadører for nogle af de forældre, som vi ikke når Fokusgruppe - Brugen af ForældreIntra Forstå brugerne Involvere dem som ambassadører for Digitale Børn og Unge

30 INVOLVERING I DIGITALE BØRN OG UNGE Følgegruppe for ledere og faglige organisationer Sparring og kvalificering af beslutninger, indhold og ledelsesunderstøttelse Sparringsforum for pædagogiske medarbejdere og ledere Sparring om det faglige indhold i de digitale løsninger Sparringsforum for forældre og forældreorganisationer Sparring om kommunikation og skolebestyrelsens rolle Bydelsmødre Sparring om kommunikation og ambassadørrolle Løbende involvering efter behov

31 SPARRING FOR SAMMEN ER VI OGSÅ BEDST så del jeres tanker, erfaringer, spørgsmål osv. Hvordan får vi alle forældre til at bruge de nye digitale løsninger? Hvordan tænker I involvering i din kommune? Er forældrene tænkt ind? - og evt. hvilke målgrupper? Hvordan kunne forældrene tænkes ind? Hvordan hjælper vi hinanden?

32 TAK FOR I DAG DIGITALEBOERNOGUNGE@AARHUS.DK

33 Aula Møde for BPI kontaktpersoner 7. og 9. marts 2017

34 Hvorfor Aula? Sammenhæng Én genkendelig løsning på tværs af institutioner og kommuner Brugervenlighed Tilgængelig og praktisk anvendelig for glade brugere Sikkerhed Trygge brugere og fremtidssikring af kommunernes dataansvar Overblik Aula danner ramme for andre løsninger i BPI-regi Fælles udbud Løfter udbudspligten og sikrer kommunernes råderet over løsningen

35 Principperne bag Aula Klar til tiden Prioriteret indhold og delleverancer Funktionalitet ind til benet Fokus på implementering Udviklet for og med brugerne Praktisk redskab Design der appellerer Tilfredshed og indflydelse Drift og videreudvikling Sikkerhed og stabilitet Hastighed og adgang Platform for innovation

36 Status marts 2017 Prækvalificerede tilbudsgivere fundet (fire samarbejder) Første tilbud og praktiske prøver i marts Forhandlingsrunde med tilbudsgivere i marts Endeligt tilbud modtages i maj Leverandør offentliggøres i juli og implementering er i gang.

37 Funktionalitet i Aula

38 Funktionalitet i Aula Kommunikation og samarbejde Beskeder Kalender Komme/gå Galleri SMS Kontak ter Stamdata mv. Kontakter Sikker fildeling Opslag Søgning Administration Profil Supplerende stamdata Tilladelser Samtykke Grupper Infotavle Administration Hjemmeside Widgets

39 Funktionalitet i Aula Stamdata mv. Profil Supplerende stamdata Tilladelser Samtykke

40 Funktionalitet i Aula Kommunikation og samarbejde Beskeder Kalender Komme/gå Galleri SMS Kontakte r Kontakter Sikker fildeling Opslag Søgning

41 Funktionalitet i Aula Administration Administration Grupper Infotavle Hjemmeside Widgets

42 Login NemID Aula UNILogin Bruger Identity Provider valgt af kommunen

43 ?

44 Implementering af Aula

45 Tidsplan Kravspec. mm. udarbejdes m. kommunerne Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Udbud Kontraktindgåelse Udvikling & test Planlægning, oprydning og budgetlægning Implementering i kommunerne (skoledel) Lancering til forældre og elever (skoledel) Implementering og udrulning i dagtilbud

46 Model Kommunens opgaver med implementering af Aula er opdelt i faser Fase 1 Opstart Fase 2 Forberedelse 2.1 Planlægning 2.2 Klargøring 2.3 Idriftsættelse Fase 3 Ibrugtagning 2017 Begynd opstart 12 måneder før 2018 Begynd planlægning 12 måneder før Udrulnings- og uddannelsesforløb 12 uger pr. kommune Skoler: Ultimo 2018 til juni 2019 Dagtilbud: Ultimo 2019 til maj 2020 Fra maj 2019 Tager Aula i brug trinvist Udrulningsforløb i hver kommune og på hver institution Ledelsesmæssig og strategisk forankring i kommunen Afklaring af ressourceallokering i kommunen, skoler og dagtilbud, budgetlægning Udpeger kommunens kontaktpunkt for Aula Begynde oprydning i data

47 Udrulningsplan Jan. 2019: Medarbejderne på skoler i 5-10 pilotkommuner er på Aula. Mulighed for at forældre og elever også kommer på. Maj 2019: Medarbejderne på skoler i ca. 80 kommuner er på Aula. Mulighed for at forældre og elever til nye 0. kl. kommer på. Aug. 2019: Alle forældre og elever i skolen på Aula. Efterår 2019: Første medarbejdere og forældre i dagtilbud på Aula. Sept. dec Udrulning til medarbejdere på pilotskoler i 5-10 kom. Jan. feb Andre skoler i pilotkom. Januar april 2019 Maj juni 2019 Fra aug Udrulning og uddannelse i ca. 70 kommuner Medarbejderne tager løsningen i brug i ca. 70 kommuner Udrulning til dagtilbud begynder Marts maj 2019 Udrulning og uddannelse i kommuner Juni juli 2019 Medarbejderne tager Aula i brug kommuner

48 Nøgleroller i implementeringen - kommune Projektleder: Den person, der er ansvarlig for at drive og styre processen med at implementere Aula i kommunen. Kommunens administrator: Medarbejder, der varetager administrative opgaver med fælles data og opsætning i Aula og dermed har særlige rettigheder i it-løsningen. Har kontakten med leverandørens support (servicedesk).

49 Leverancer til kommunerne Dokumenter med vejledninger og planer Implementeringshåndbog Konkrete materialer Informationsmateriale Bistand og værktøjer Uddannelse af superbrugere og administratorer Generisk implementeringsplan Undervisningsmaterialer Digitalt opgavestyringsværktøj Udrulningsplan (K98) Digitalt Parathedsundersøgelse Udrulningsdrejebog Uddannelsesplan

50 Strategi for datamigrering Formål, succeskriterier og forudsætninger Flytte udvalgte vigtige og nødvendige data fra SkoleIntra til Aula, således at processer med samarbejde og kommunikation i skolen kan fortsætte i Aula uden tab af vigtig viden og information. Flytningen af udvalgte data fra SkoleIntra til Aula sker på en korrekt og effektiv måde. Kunne udfase SkoleIntra og lukke for brugen af dette umiddelbart efter, at Aula er taget i brug af alle brugeraktørerne og alle vigtige og nødvendige data er flyttet til andre it-løsninger. Der er også udarbejdet succeskriterier og forudsætninger for datamigreringen

51 Strategi for datamigrering Data fra SkoleIntra skal flyttes til Aula og andre it-løsninger Nuværende it-system Fremtidige it-systemer Andre kommunale itløsninger Fildeling, ESDH SkoleIntra Læringsplatform Uni-Login Aula Skemaplanlægningssystemer Brugerens eget fillager Brugeradministrative systemer Data forbliver i SkoleIntra = Slettes Arkivløsning

52 Strategi for datamigrering Eksempel på hvor data skal flyttes hen Fælles indhold for skolen Fælles indhold for grupper Individuelt indhold SkoleIntra Filer fra dokumentarkiv (fx vejledning, plan, principper) Årsplan (aktuelle) Årsplan (historiske) Kontaktbog Klasselog Elevplan, aktuel Elevplan, historisk Filer fra samlemapper (med personfølsomme data og referater) Filer fra samlemapper (uden personfølsomme data) Dokumenter for skolebestyrelsen (beskyttet/fortroligt indhold) Beskeder (med personfølsomme data) Filer fra samlemapper (med personfølsomme data) Filer fra samlemapper (uden personfølsomme data) Flyttes til Aula: Vigtige dokumenter og hjemmeside Læringsplatform Skolens fildrev Aula: Sikker fildeling Aula: Sikker fildeling Læringsplatform Kommunens arkiv Aula: Sikker fildeling Skolens fildrev Aula: Sikker fildeling og område for skolebestyrelsen Aula: Sikker kommunikation Aula: Sikker fildeling Skolens fildrev

53 Kommuner til pilotimplementering Tilbuddet Mulighed for at begynde implementering, uddannelse og udrulning før de andre kommuner Bidrage til test og udvikling af implementeringsmateriale- og værktøjer Stort fokus på implementering Testet udgave af Aula Formål med pilotimplementering Afprøve og tilrette det samlede implementeringsforløb ift. både kommuner, skoler og dagtilbud Afprøve og udvikle samspillet mellem Aula, teknisk implementering og organisatorisk implementering Tidligt at indsamle funktionelle, tekniske og driftsmæssige fejl fra en større brugerskare Overvej om jeres kommune vil deltage i pilotimplementering for skoler i efteråret 2018 og eventuelt dagtilbud i efteråret Alle inviteres til at byde ind medio 2017.

54 Opgaveliste til implementering af Aula

55 Opgaveliste til implementering Formål Synliggøre implementeringsopgaver hos kommuner, skoler og dagtilbud. Kommunerne får input til at vurdere omfanget af opgaven med at implementere Aula og behovet for ressourceallokering. Ud fra implementeringsplanen for projekt Aula har KOMBIT identificeret hovedaktiviteter kommune, skoler og dagtilbud skal/kan gennemføre i forbindelse med implementeringen.

56 Opgaveliste med hovedaktiviteter til implementering af Aula Eksempler på hovedaktiviteter Kommunespecifikke opgaver vedrører primært den organisatoriske implementering af Aula og hvor tilgang og omfang i højere grad vil variere mellem kommuner og dens institutioner. Fx forandringsledelse, gevinstrealisering og uddannelse af brugerne (forskellige modeller) Nødvendige opgaver er forudsætninger for den tekniske implementering og udrulning af Aula. Fx projektstyring, uddannelse af superbrugere og administratorer og datamigrering.

57 Find opgavelisten og anden information på hjemmesiden KOMBIT opfordrer til videndeling mellem kommuner og modtager gerne input og materiale, der kan videreformidles. Vi vil gerne i dialog med jer. aula@kombit.dk Der afholdes netværksmøder under implementeringen.

58 SPØRGSMÅL OG DIALOG

59 Spørgsmål og dialog 1. Hvad forventer I vil være de største udfordringer/risici ved implementeringen af Aula? Skriv en eller flere udfordringer/risici på post it og hæng dem op på væggen 2. Vil der være markant forskel på udfordringer med implementering for dagtilbud i forhold til skoler? Afgiv dit svar ved at placere bolden i et af de tre rør: Ja / Nej/ Ved ikke

60 Spørgsmål og dialog 3. Vil I udarbejde ny kommunikations-/kanalstrategi, der går på tværs af skoler og dagtilbud? Drøftelse i grupper 4. Forventer I at genbruge projektorganisering, kompetencer og ressourcer fra implementering af læringsplatformen til implementering af Aula? Drøftelse i grupper

61 TAK FOR I DAG KONTAKT: BPI@KL.DK