Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014

Transkript

1 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014 Regionshospitalet Region Midtjylland Randers Regionssekretariatet Afdeling Afdeling

2 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014 Henvendelse om virksomhedsplanen til: Region Midtjylland Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postbox Viborg Udgivet januar 2014 Grafisk opsætning og Layout udarbejdet af Regionssekretariatet

3 Regionssekretariatets virksomhedsplan 2014

4 Indholdsfortegnelse 1. Forord Regionssekretariatets opgaver og organisering Mission, vision og værdier Udviklingsmål Ledergruppen Råds- og Direktionssekretariatet Juridisk Kontor Digital Forvaltning Intern Service...25 Regionssekretariatets aktiviteter Ledelses- og styringsgrundlag...32 Regionssekretariatets medarbejdere...33

5 1. Forord Regionssekretariatets virksomhedsplan for 2014 ligger nu klar. Vi har i år lavet den i et flot og anderledes design, der gerne skal gøre den nemmere at bruge. Virksomhedsplanen skal således fungere som et opslagsværk, hvor du på en nem og overskuelig måde kan finde helt konkrete oplysninger om fx vores organisering, mål og medarbejdere. Samtidig kan den give den fulde introduktion til hele afdelingen, hvis du er interesseret i det. Virksomhedsplanen er udformet, så den i højere grad er tilpasset Region Midtjyllands hjemmeside og nemt kan læses elektronisk. Som det fremgår af virksomhedsplanen, står Regionssekretariatet i 2014 over for nogle nye spændende udfordringer. En af de første større opgaver er modtagelsen af det nye regionsråd. Vi har i afdelingen ansvaret for, at det politiske arbejde fra begyndelsen af den nye valgperiode har gode rammer igennem en sikker sekretariatsbetjening af alle politiske udvalg. Endvidere skal vi sikre, at regionsrådet får en god introduktion til regionens opgave- og ansvarsområder, og at alle praktiske forhold f.eks. opgaver omkring it-udstyr og adgangsforhold er på plads. Generelt oplever vi, at der er stor efterspørgsel efter Regionssekretariatets ydelser, og vi forventer også, at det vil præge Det er vores oplevelse, at afdelingen indtænkes oftere og oftere i koncerndækkende opgaveløsning f.eks. som aktør i forbindelse med implementering af Region Midtjyllands tele- og mobilitystrategi øget efterspørgsel efter vores ydelser, særligt efter juridisk bistand o.l. Øget efterspørgsel efter vores ydelser giver os løbende nye opgaver og udfordringer, som vi ser frem til at arbejde med i Rigtig god læselyst! 1

6 2. Regionssekretariatets opgaver og organisering Regionssekretariatet er en centralt placeret afdeling med ca. 75 medarbejdere, fordelt på 3 kontorer. Regionssekretariatet fungerer som et strategisk og koordinerende bindeled på tværs af organisationen. Sekretariatet har en stor berøring og samarbejde med regionsrådet og hele koncernen, særligt direktionen, den øvrige administration i regionshusene og administrationerne på hospitalerne. Organisationsdiagram for Regionssekretariatet Råds- og Direktionssekretariatet Kontoret sekretariatsbetjener det politiske system i Region Midtjylland, dvs. regionsrådet, forretningsudvalget, rådgivende og midlertidige udvalg, Kontaktudvalget, møder med regionale folketingspolitikere m.m. Regionssekretariatet ledes af en sekretariatschef med reference til direktionen samt tre kontorchefer: En kontorchef er leder af Råds- og Direktionssekretariatet, en kontorchef er leder af Juridisk Kontor og en kontorchef er leder af Digital Forvaltning & Intern Service. De har hver deres ansvars- og opgaveområde, men fungerer som en samlet enhed, der fastlægger retningslinjer og sikrer en tværgående koordinering af opgaveløsningen både internt og eksternt. Sekretariatsbetjeningen omfatter blandt andet: Planlægning og afholdelse af møder i de politiske fora Planlægning og afholdelse af temamøder og besigtigelsesture for regionsrådet Taleskrivning Opdatering af politikerintranet og hvervsoversigt Udbetaling af partistøtte og andre praktiske opgaver i forbindelse med at understøtte regionsrådet. Den overordnede koordinering af mødekalender for politiske og administrative møder. Kontoret har endvidere en mere overordnet rolle med at varetage regionsrådets og regionsrådspolitikernes interesser internt i administrationen ved at sikre, at det politiske aspekt indtænkes i alle relevante processer og beslutninger. Derudover løses opgaver for direktionen og koncernen, og kontoret fungerer som Regionssekretariatets interne sekretariat. Kontoret varetager sekretariatsfunktionen for regionsrådsformanden, de to næstformænd for regionsrådet og direktionen samt generelle sekretariatsfunktioner 2

7 for koncernen. Sidstnævnte indbefatter sekretariatsbetjening af en række forskellige koncerndækkende og strategiske mødefora som: Koncernledelsesmøder Strategisk Sundhedsledelsesforum Administrativt Sundhedsledelsesforum Administrativt Ledelsesforum Sundhedsbrugerrådet Direktionens dialogmøder. Herudover løses koncerndækkende opgaver som opdatering af organisationsplan og gennemførelse af regionsrådsvalg. Endelig løses en række interne opgaver for Regionssekretariatet. Herunder intern økonomifunktion, interne personalemæssige forhold og generelle sekretariatsopgaver som fx. arbejde med Regionssekretariatets målstyringssystem. Yderligere varetages også en række opgaver og funktioner med tilknytning til Psykiatri og Social. Det indbefatter henvendelser og klagesager til direktionen eller regionsrådsmedlemmer på psykiatri- og socialområdet samt sekretariatsbetjeningen af to kontaktfora. Kontoret består af tre enheder: Juridisk Enhed, Forsikringsenheden og De Videnskabsetiske Komiteer. Juridisk Enhed er ansvarlig for juridisk rådgivning og sagsbehandling for hele koncernen. Det drejer sig om en lang række forskellige retslige sagsområder: Lejeret og fast ejendom Spørgsmål inden for sundhedslovgivningen og persondataret Bistand i forbindelse med entrepriser og udbud Aktindsigt, sagsbehandling Regionsloven og myndighedsfuldmagt Aftaler og kontrakter Retssager og inkasso Derudover varetager enheden opgaver vedrørende borgerhenvendelser som f.eks. serviceklager på sundhedsområdet. Forsikringsenheden varetager alle koncerndækkende opgaver vedrørende forsikringer, ligesom den administrerer de selvforsikrede områder dvs. patientforsikringsskader, ansvarsskader og arbejdsskader. Enheden for de videnskabsetiske komiteer sekretariatsbetjener de to videnskabsetiske komiteer i Region Midtjylland, som behandler ansøgninger om godkendelse af sundhedsvidenskablige forskningsprojekter. Juridisk kontor Digital Forvaltning & Intern Service Digital Forvaltning Kontoret har til formål at fremme digitaliseringen i Region Midtjylland og varetager desuden regionens journal- og 3

8 og arkiv funktion. Derudover varetages systemejerskaberne for regionens administrative it-systemer og telefoni, herunder den elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Digital Forvaltning betjener Informationssikkerhedudvalget, direktionen, og andre ledelsesfora i forhold til spørgsmål vedrørende organisatoriske aspekter af it for det administrative område og betjener sammen med It Styregruppen for it. Region Midtjyllands ESDH-system er ejet af en brugerklub, og Digital Forvaltning bidrager i høj grad til det arbejde, der foregår i brugerklubben såvel i forhold til systemudvikling som udvikling af brugerklubbens samarbejde. Digital Forvaltning varetager desuden sekretariatsbetjening af brugerklubben. Digital forvaltning er desuden ansvarlig for at sikre, at der arbejdes systematisk med informationssikkerhedspolitik i hele regionen inden for en fælles ramme. Intern Service Kontoret for Intern Service er ansvarlig for, at de fysiske rammer i regionshusene fungerer optimalt. Det betyder blandt andet, at Intern Service sørger for driften af regionshusene, herunder også sikring og adgangsforhold, og har ansvaret for den daglige rengøring, kantinefunktion, bemanding af receptionerne, postfordeling m.v. Regionshusenes servicepersonale er derfor også tilknyttet Regionssekretariatet. Derudover varetager Intern Service administrationen af den fælles feriefond for Region Midtjylland, der udlejer ca. 50 ferieboliger i Danmark og enkelte i udlandet til ansatte i Region Midtjylland, ligesom kontoret sekretariatsbetjener feriefondens bestyrelse. 4

9 Vidste du om regionsrådsvalget 2013 Regionssekretariatet har ansvaret for, at der bliver lavet stemmesedler til regionsrådsvalget. Der skal bruges næsten 1 million stemmesedler, og det betyder, at der skal indkøbes omkring 44 tons gult papir. Det tager omkring 60 timer at trykke stemmesedlerne, og endnu længere tid at lave de bukkestreger, der gør, at stemmesedlerne lettere kan bukkes sammen. Regionssekretariat har ansvaret for opgørelsen af regionsrådsvalget. Når kommunerne har talt alle stemmerne, laver vi det samlede resultat. Det foregår over to dage/nætter på valgdagen tælles og opgøres partistemmer og dagen efter tælles og opgøres de personlige stemmer. Regionssekretariatet har ansvaret for en god modtagelse af det nye regionsråd. Det gælder både introduktion til hele arbejdet som regionsrådsmedlem og en række praktiske forhold som f.eks. it, abonnementer, opdatering af hjemmesider m.m. Valgfakta Der var borgere, der stemte til regionsrådsvalget Det gav en stemmeprocent på 73,8, og en stigning på 6 procentpoint. Da regionsrådet tiltrådte i 2010, var gennemsnitsalderen 54 år. I det nyvalgteregionsråd er gennemsnittet 56 år. Et enkelt medlem er under 30 år - 3 er over 70 år. I det nye regionsråd er 13 af de 41 valgte kvinder. Det er én mere end ved sidste valg. I det nye råd er 23 genvalgte. 6 genopstillede, men opnåede ikke genvalg. 5

10 3. Mission, vision og værdier Region Midtjylland drives ud fra et fælles ledelses- og styringsgrundlag. Formålet med ledelses- og styringsgrundlaget for Region Midtjylland er at skabe en fælles referenceramme for arbejdet med de mange vigtige opgaver, som regionens arbejdspladser har ansvar for. Ledelses- og styringsgrundlaget indeholder de overordnede principper for styring og ledelse i Region Midtjylland, herunder regionens mission, visioner, værdier og strategispor, som er det fælles fundament for driften og den videre udvikling af regionen. Regionssekretariatet har med udgangspunkt i regionens fælles ledelses- og styringsgrundlag og regionens overordnede mission, visioner og værdier formuleret sin egen mission, vision og uddybning af værdierne. Mission og vision. Regionssekretariatets mission tager dels udgangspunkt i afdelingens centrale placering i Region Midtjyllands organisation som en del af administrationen dels i Regionssekretariatets konkrete opgaver. Mission Missionen tager således afsæt i Regionssekretariatets opgaver i forhold til betjeningen af regionsrådet og direktionen samt i afdelingens konkrete opgaver i forhold til organisationen mere bredt. Det indebærer blandt andet en række forhold, der skal være på plads, for at administrationen kan fungere effektivt, eksempelvis de fysiske rammer i form af regionshusene, digital forvaltning, forsikringer, rengøring, kantine m.m. Det afspejles samtidig i missionen og visionerne, at Regionssekretariatet i særlig grad ser betjeningen af regionsrådet som en vigtig opgave. Det er Regionssekretariatets særlige opgave at tage ansvar for at sikre, at regionsrådets og regionsrådspolitikernes behov og ønsker tilgodeses bedst muligt på tværs af administrationen. Regionssekretariatet har nedenfor formuleret en række visioner for afdelingen. Visionerne tager udgangspunkt i den mission, der er formuleret for Regionssekretariatet. Vision Vi servicerer regionsrådet, så regionrådspolitikerne har de bedst mulige rammer og vilkår til for at udføre hvervet. Regionssekretariatet vil sikre, at regionsrådet, direktionen og den øvrige koncern har de bedst mulige rammer og vilkår for udførelsen af deres opgaver. Regionssekretariatet bidrager til, at Region Midtjylland fungerer som en sammenhængende koncern med fælles virksomhedskultur og moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Vi servicerer direktionen og koncernledelsen i den løbende opgaveløsning. Vi varetager en række tværgående funktioner og fungerer som koordinerende bindeled i organisationen. Vi rådgiver og vejleder organisationen inden for en række tværgående opgavefelter. Vi medvirker til, at Region Midtjylland har moderne og effektive rammer for opgaveløsningen. Vi varetager driften af Region Midtjyllands administrative bygninger. 6

11 Værdier Dialog. I Regionssekretariatet ønsker vi dialog både i forhold til samarbejdspartnere og brugere og mellem ledere og medarbejdere. Vi lytter, vi er åbne og troværdige, og der er en sammenhæng mellem det, vi siger, og det vi gør. Vi samarbejder både med interne og eksterne samarbejdspartnere. Dialog Vi fremstår serviceorienteret og møder vores samarbejdspartnere og kolleger med åbenhed og respekt. Vi vil gennem samarbejde og vidensdeling bidrage til at skabe kvalitet og merværdi i en sammenhængende koncern. Vi lytter til vores brugere med henblik på at levere den rette ydelse. Vi er kendt for en uformel og åben kultur. Dygtighed Vi kombinerer kompetence og effektivitet, så vi opfattes som troværdige og leverer produkter, der giver modtagerne de bedst mulige vilkår. Vi er initiativrige, opsøger ny viden og bruger samarbejdspartneres ekspertise. Vi besidder en faglig stolthed, og vi dokumenterer effekten af vores indsats og formidler vores resultater. Vi er til stadighed parate til at indgå i nye tværgånde projekter og arbejdsgrupper, der kan styrke en sammenhængende koncern. Dygtighed. Vi arbejder på et højt fagligt niveau med stort engagement. Vi tager udgangspunkt i behovet hos vores brugere og samarbejdspartnere. Vi er konkurrencedygtige og i stand til - i et godt arbejdsklima og med stor effektivitet at levere de relevante ydelser, der efterspørges nu og i fremtiden. Vi dygtiggør os og har fokus på faglig og personlig kompetenceudvikling, og vi sikrer det fulde udbytte af de ansattes viden, erfaring og engagement. Vi måles på de resultater, vi opnår. Dristighed Dristighed er en vigtig forudsætning for udviklingen af vores ydelser og udfordring af eksisterende arbejdsgange. Vi har en kultur, der fremmer faglig nysgerrighed, og hvor vi under ansvar og med respekt hele tiden arbejder på at forbedre vores processer og ydelser. Dristighed må aldrig skabe usikkerhed om, at ydelsen er i orden. Vi er parate til at gå forrest for at nå de rigtige løsninger. Vi søger nye udfordringer og påtager os uvante opgaver. Vi udfordrer traditionelle arbejdsgange internt og hos vores samarbejdspartnere. 7

12 4. Udviklingsmål 4.1. Ledergruppen Ledergruppen har i 2013 gennemført en organisationsjustering, som har resulteret i, at afdelingen nu består af tre kontorer i stedet for som tidligere seks enheder. Justeringen er bl.a. en konsekvens af, at Tilsynet med regionens sociale institutioner pr. 1. januar 2014 skulle overgå til en ny organisering i kommunalt regi samt et ønske fra ledelsen om at samle nogle af de funktioner, der tidligere har været delt mellem Direktionssekretariatet og Rådssekretariatet. Samtidig blev der justeret i ledergruppens størrelse, så den gik fra seks til fire medlemmer. regionens innovationsstrategi, er der i ledergruppen skabt fælles forståelse af begrebet innovation. Endvidere er der afholdt et afdelingsseminar, som kredsede omkring afdelingens innovationsparathed. Der vil blive arbejdet videre med innovation forstået som udviklings- og forbedringsmuligheder inden for afdelingens opgaver i Ledelsen har en koncerndækkende tankegang i opgaveløsningen og ønsker samarbejde. Det har været oplevelsen i 2013, at afdelingen i større grad end tidligere tænkes ind i opgaver, hvor der med fordel kan arbejdes på tværs af opgaveområder eller afdelinger. Endvidere har ledelsen selv været opsøgende, f.eks. ved at tage på besøg i andre afdelinger med henblik på at styrke samarbejdet på relevante områder. Ledelsen har endvidere arbejdet for at sikre samarbejde om koncerndækkende strategier, f.eks. inden for telestrategi, digitaliseringsstrategi, kunstregistrering m.m. Der har i årets løb været et særligt fokus på medarbejderne i Tilsynet, og der er ydet en stor ledelsesmæssig indsats for at sikre dem gode rammer i den nye tilsynsfunktion. Ledergruppen har bl.a. deltaget i opbygningen af den nye tilsynsfunktion og ansættelse af leder for tilsynsfunktionen. Endvidere har der været givet plads til, at medarbejderne i Tilsynet har kunnet deltage i bl.a. ansættelsesudvalg og den praktiske etablering af den nye funktion. Internt i afdelingen er arbejdet med målstyring en integreret del af ledergruppens udvikling og drift af afdelingen. Rammer og principper i virksomhedsplanen og arbejdet med målene er grundlæggende tilrettelagt på samme måde som tidligere år, men der justeres løbende på f.eks. præsentation af fremdriften og aktuelle problemstillinger i de enkelte kontorer. I 2013 er der jævnligt udsendt mails til afdelingen, hvor der er orienteret om de enkelte kontorers Foruden arbejdet med planlægningen og gennemførelsen af organisationsjusteringen har ledelsen arbejdet med et særligt tema omkring innovation i afdelingen. Gennem drøftelser af, hvordan afdelingen bør implementere 8

13 aktuelle opgaver. Gennem året har ledelsen sikret en solid økonomistyring. Økonomifunktionen har leveret en god løbende opfølgning og et godt prioriteringsgrundlag, som har givet ledelsen overblik og et udgangspunkt for at vurdere mulighederne for at gennemføre besparelser og effektiviseringer i afdelingen og i hele administrationen. En særlig opgave i 2013 har været ansvaret for at planlægge og gennemføre regionsrådsvalget og forberede modtagelsen af et nyt regionsråd. Opgaven har været stor, og den har involveret alle kontorer i afdelingen, ligesom der har været koordineret med andre afdelinger i administrationen og eksterne samarbejdsparter. Eksempler herpå er Der er investeret i solceller og øvrige energibesparende tiltag i regionshusene, der på kort sigt vil medføre driftsmæssige besparelser. Gennem informationskampagner til medarbejderne har der været fokus på at reducere udgifterne til energi og porto. Regionssekretariatet har som systemejer af telefoni haft fokus på at gennemgå telefoniløsningerne med henblik på at opnå besparelser i koncernen. Mødebookingsystemet Pronestor er i 2013 implementeret på en række hospitaler og institutioner. Det koncerndækkende system medfører effektiviseringer på de enkelte enheder. edagsorden er udbredt til yderligere en række administrative fora, så der nu er over 800 brugere i Region Midtjylland. Endelig har ledelsen haft fokus på egen kompetenceudvikling, og flere i ledelsen har deltaget i længevarende kursusforløb og efteruddannelse. Sluk, når du går... Vi spilder hver tredje kilowatt-time Hver tredje kilowatt-time, vi bruger på kontorerne her i regionshusene, gør ingen nytte. Faktisk er den bare med til at forurene luften og øge klimaforandringerne og presse vores økonomi. Det er kilowatt-timer om året eller mere end kroner, som du er med til at spilde, hvis du lader lys og pc være tændt, når du forlader dit skrivebord. Grafisk Service a SLUK DIT LYS, når du går i mere end et kvarter. SLUK DIN PC, når du tager hjem. Eller bare lad som om, du er hjemme. Regionshusene 9

14 Ledergruppens udviklingsmål Ressourcer Organisation I arbejdet med innovation er ledergruppen meget opmærksom på, at det kræver aktiv handling at fremelske en innovationskultur. Det er ikke nødvendigvis ledergruppen, der skal komme med de gode idéer, også skæve idéer kan indeholde skjulte guldkorn, hvis man graver dybt nok. Ledergruppen vil derfor skærpe opmærksomheden på, at idéer udforskes og vendes i stedet for blot at afvise det, der forekommer umuligt ved første blik. Halvdelen af Regionssekretariatets ansatte har stillesiddende arbejde. Ledergruppen vil arbejde for at skabe mere bevægelse i hverdagen for at forebygge bl.a. nakke- og skulderbelastning. Humor er med til at fastholde et godt arbejdsklima. Ledergruppen vil medvirke til at bibeholde og understøtte en kultur, hvor der er plads til at have det sjovt - også når der er travlt. Ledergruppen vil sikre, at der er en god proces omkring gennemførelse af TULE og APV i Regionssekretariatet i foråret 2014, og at der følges systematisk op på disse. Ledergruppen vil konkret have fokus på at få revideret og videreudviklet kontorets internet og intranet. Ledergruppen vil have et fælles afsæt, men vil i øvrigt sørge for, at de enkelte kontorers sider udformes med særlig fokus på forskellige målgruppers behov. Gerne i et tæt samarbejde med Koncern Kommunikation. 10

15 Ydelser Effekt Der vil være en særlig opmærksomhed på regionens egne overordnede strategier og planer, og ledergruppen vil sikre, at Regionssekretariatet understøtter dem på bedst mulig måde. Ledergruppen vil fortælle mere fra ledermøderne om nye opgaver og udfordringer, som Region Midtjylland og herunder Regionssekretariatet står over for. Det er vigtigt, at Regionssekretariatet fortsat udvikler sin opgaveløsning og i den forbindelse har øje for økonomi, it, arbejdsgange og innovation. Ledergruppen vil have fokus på Regionssekretariatets fortsatte udviklingsmuligheder. Regionssekretariatet arbejder løbende med innovation. For at styrke afdelingens innovationskraft vil ledergruppen understøtte muligheden for at foretage prøvehandlinger - også på områder, hvor gevinsterne kan være usikre. Omdømme Ledergruppen vil sætte fokus på Regionssekretariatets og herunder ledergruppens egen kommunikation såvel indadtil som udadtil. Ledergruppen vil afsøge nye muligheder eventuelt i form af sociale medier, men også prøve at forbedre brugen af de nuværende kommunikationsveje. 11

16 4.2. Råds- og Direktionssekretariatet Politisk betjening Sekretariatsbetjeningen af de politiske mødefora har også i 2013 været en væsentlig opgave for kontoret. Udover forberedelse, afholdelse og opfølgning på de enkelte møder har kontoret fortsat arbejdet med projekt den gode dagsorden. Det har betydet afholdelse af kurser, hvor kontoret har undervist øvrige afdelinger i administrationen i at lave gode dagsordener og brugen af edagsorden. Som opfølgning på arbejdet har gruppeformændene udtrykt generel tilfredshed med dagsordenerne. midlertidige udvalg, samt afrapportering fra studieture fra henholdsvis midlertidige og rådgivende udvalg. I 2013 er opgaven med at skrive taler og oplæg for regionsrådsformanden og øvrige regionsrådspolitikere blevet samlet som koncernfunktion i Råds- og Direktionssekretariatet. Kontoret har også varetaget opgaven med at sikre, at henvendelser og klager til regionsrådsformanden besvares. Klager eller henvendelser vedrørende Psykiatri- og Socialområdet besvares af Råds- og Direktionssekretariatet selv, mens henvendelser vedrørende de øvrige områder besvares af de relevante afdelinger. For at understøtte og sikre ensartethed og kvalitet har kontoret udarbejdet vejledninger til planlægning og afrapportering fra studieture samt afrapportering fra de midlertidige udvalg. Kontoret har desuden været ansvarlig for afrapporteringer, skriftligt og mundtligt, fra tre Valg Forberedelse og afholdelse af regionsrådsvalget har været en særlig og stor opgave for kontoret specielt i anden halvdel af Opgaven er forankret i Regionssekretariatet og løst i samarbejde med Koncern Kommunikation og It. I forbindelse med valget har der været løbende dialog med kandidater, kommuner og medier op til valget, og der er planlagt og afholdt kandidatmøde for interesserede kandidater. Kontoret har også været ansvarlig for at udarbejde stemmesedler, planlægge og afholde valgaftenen, herunder udarbejdelse af prognoser og resultater, sikre dokumentation af valget m.m. I forbindelse med tiltrædelse af et nyt regionsråd den 1. januar 2014 har der været flere opgaver, som Råds- og Direktionssekretariatet har været ansvarlig for. Det gælder planlægning af introduktion til Region Midtjyllands opgave- og ansvarsområde, eftersyn af styrelsesvedtægter og forretningsorden, nedsættelse og udarbejdelse af kommissorier for udvalg, udpegning til hverv, opdatering af hjemmesider m.m. Endelig har der også været en række praktiske opgaver, som kontoret har sikret, eksempelvis til- og afmeldinger af abonnementer, håndtering af it-udstyr til regionsrådet osv. 12

17 Mødeplanlægning Kontoret har sikret koordineringen og afholdelsen af de politiske møder og udarbejdelse af en samlet mødeplan for 2014 for de politiske mødefora samt de vigtigste tværgående administrative mødefora. Råd og Direktionssekretariatet har udarbejdet en plan for temamøder og besigtigelsesture i Planen er udarbejdet, så der er sikret sammenhæng til introduktionen af det nye regionsråd og regionsrådets besigtigelsesture. Folkemødet på Bornholm har også i 2013 været en stor opgave, der er forankret i Råds- og Direktionssekretariatet, og som har krævet en del logistisk koordinering i forhold til ophold og transport. Koncern- og direktionsbetjening Kontoret løser en række opgaver på tværs af administrationen og har fokus på at understøtte koncerntankegangen. Det sker blandt andet via sekretariatsbetjeningen af mødefora. For eksempel er direktionens dialogmøder nu tilgængelige i edagsorden med henblik på at forbedre og standardisere arbejdsgangene, ligesom der har været arbejdet på, at datagrundlaget i højere grad integreres med ledelsesoverblikket i InfoRM. Andre eksempler kan være introduktionsprogrammer for nye administrative medarbejdere, muligheden for hospitalsbesøg, opdatering af Region Midtjyllands organisationsplan, afholdelse af møder i sekretærnetværk med henblik på at dele viden og smidiggøre samarbejdet i koncernen, udarbejdelse af civil beredskabsplan o.l. Kontoret har som en ny opgave sikret aflevering af forbrugsdata til Region Midtjyllands grønne regnskab. Til dette anvendes et nyt it-system, der skal levere data til regnskabet, og Råds- og Direktionssekretariatet har i 2013 oprettet alle forbrugsenheder (el, vand og varme) i regionshusene og indtastet historiske forbrugstal i it-systemet. Forbruget ajourføres løbende, så det samlede forbrug kan aflæses ved årets udgang. Sekretariat for hele afdelingen Kontoret bidrager også med opgaveløsning for de øvrige kontorer i Regionssekretariatet. Det kan være i form af hjælp til teknik og it, mødeplanlægning m.m., og det kan også være i form af hjælp til konkrete sager. Det er Rådsog Direktionssekretariatet, der er ansvarlig for afdelingsarrangementer, planlægning af TULE o.l. Kontoret har i 2013 planlagt et afdelingsseminar med innovation på programmet, ligesom der har været afholdt flere temamøder med forskellige relevante emner på dagsordenen. Endelig er kontoret ansvarlig for at sikre, at afdelingens tre kontorelever får en god og lærerig uddannelse. Regionssekretariatets innovationsarbejde er ligeledes forankret i kontoret. 13

18 Råds- og Direktionssekretariatets udviklingsmål Ressourcer Organisation Kontoret vil styrke afdelingens it-kompetencer. Det gøres ved at afklare behovene hos den enkelte medarbejder, hvorefter forskellige tiltag kan iværksættes. Tiltagene afhænger af medarbejdernes behov, men det kan være formidling i form af tip og tricks - mundtligt og skriftligt, sidemandsoplæring, undervisning for kontoret m.m. Kontoret vil styrke kontorets kompetencer i forhold til kommunikation. Formålet er at blive bedre til at kommunikere med samarbejdspartnere og borgere, herunder også bedre til tydeligt at videreformidle opgaver og budskaber. Vi vil herunder øge vores viden om forskellige kommunikationsformer i forhold til forskellige personlighedstyper. Råds- og Direktionssekretariatet vil sikre planlægning og koordinering af TULE og APV, så processen og rammerne omrking undersøgelsen er gode og hensigtsmæssige. Kontoret vil fortsætte optimering og udvikling af direktionens dialogmøder og arbejdsgangene i forbindelse med møderne. Det betyder, at der arbejdes med videreudvikling af datagrundlaget fra InfoRM, og at ESDH/eDagsorden anvendes. Kontoret vil forestå etablering af Lederforum for Administration, som vil være et mødeforum med deltagelse af administrationscheferne på hospitalerne og relevante afdelinger i administrationen. Råds- og Direktionssekretariatet er ansvarlig for sekretariatsbetjeningen. 14

19 Ydelser Effekt Kontoret vil sætte gode rammer for det politiske arbejde i den kommende valgperiode. Centrale opgaver vil være udarbejdelse af kommissorier for midlertidige og rådgivende udvalg og løbende sekretariatsbetjening af de politiske udvalg. Endvidere vil der være særligt fokus på dagsordenernes læsevenlighed bl.a. set i lyset af, at en del regionsrådsmedlemmer er nyvalgte. Endelig vil der være mange praktiske forhold, der vil blive taget hånd om. Kontoret vil sikre, at de praktiske forhold som transport og ophold til folkemødet på Bornholm tilrettelægges hensigtsmæssigt under de givne rammer. It-kontorpakken skal opdateres i Kontoret vil sikre den praktiske implementering i afdelingen, herunder opdatering af diverse skabeloner m.m. Kontoret vil arbejde for at forbedre layout og opsætning på de materialer og produkter, vi udarbejder. Hensigten er, at det forbedrer det samlede indtryk og kvaliteten af vores produkter, og at layout og opsætning også er med til at tydeliggøre og understøtte budskabet. Omdømme Råds- og Direktionssekretariatet vil planlægge og afvikle introduktionsarrangementer for handelsskoleelever. Arrangementet har til formål at give en god og spændende introduktion til Region Midtjyllands opgave- og ansvarsområder og bidrage til at skabe indsigt og interesse for Region Midtjylland. Kontoret vil lave en database, der skal indeholde oplysninger om de hverv, som regionsrådet og andre på vegne af regionsrådet er udpeget til. 15

20 4.3. Juridisk Kontor Juridisk Kontor afholdt i 2012 et seminar med overskriften Version 2.0. Det blev i 2013 fulgt op med et seminar, hvor temaet var kontorets intranet. Formålet er at komme ud med en række informationer om kontoret, om retlige emner, juridiske og forsikringsmæssige spørgsmål og vejledninger. Til gavn for såvel kontoret som kontorets mange og meget forskelligartede samarbejdspartnere og kunder. De to seminarer afspejler samtidig kontorets arbejde med kontorets egne indre linjer og dets relationer og ydelser. Der er således en række temaer, som går igen år efter år, men som også gerne skal afspejle sig i, at kontoret bliver stadig bedre til at tage hånd om de opgaver, som kontoret har et (med)ansvar for. Vores mål er reelt ligesom det gælder for resten af Regionssekretariatet - at yde mere og bedre end det forventes. såvel som på tværs af regionerne. Hoftesagen er også et eksempel på, at sager kan have et langstrakt og til dels uforudsigeligt forløb, hvor det gælder om at være tålmodig og fastholde linjen, men samtidig være konsekvent, når enighed mellem parterne ikke kan opnås. I hoftesagen er der efter et langt forløb stort set opnået enighed mellem producenten og regionerne i forhold til regionernes egne omkostninger ved kontrol, behandlinger og udskiftning af hofter, således at der nu sker betaling af en række af regionernes omkostninger. Der er også fortsat væsentlige spørgsmål, som endnu mangler en endelig afklaring. Juridisk Kontor er kendetegnet ved, at mange af de sager, som fylder i løbet af et år, er uforudsigelige og ikke kan planlægges på forhånd. De forudsætter, at kontoret hurtigt sætter de nødvendige ressourcer ind for at løse dem: konkrete enkeltsager, klagesager, retssager, screeningssagen osv. Det må desværre undertiden ske på bekostning af mindre hastende eller prioriterede sager. På den anden side er det vigtigt, at kontoret også tænker langsigtet og uafhængigt af de konkrete enkeltsager, således at det aktuelle ikke overskygger de langsigtede perspektiver. Bred opgaveportefølje Juridisk kontor har en bred opgaveportefølje i forhold til forskellige retsområder, opgavernes størrelse og karakter. Fra enkel juridisk og forsikringsmæssig rådgivning til håndtering af store vidtrækkende komplicerede og/eller økonomisk store sager som fx den såkaldte hoftesag. Sidstnævnte har fyldt en del i såvel juridisk enhed som forsikringsenheden i 2012 og Det gælder om at rejse og dokumentere regionens krav over for producenten, men også om at sikre samarbejde internt i organisationen Samarbejde Det er vigtigt at styrke samarbejdet internt i regionen (og undertiden også på tværs af regionerne). Det sker blandt andet med fælles projekter fx en vejledning for anvendelse af EPJ og udfordringer i øvrigt i forhold til it-området med at tilpasse behov, muligheder og jura. Men det er også de store sygehusbyggerier, DNU og DNV, opstart af salget af de store hospitaler, implementering af den nye offentlighedslov og patientmobilitetsdirektivet, de mange lovhøringer osv. Det kan kun ske i samarbejde på tværs af regionen med kontoret i rollen som deltager eller tovholder. Kontoret er kommet langt i sit samarbejde. Det har ikke 16

21 kun resulteret i fælles produkter, men også i en bedre fælles forståelse af hinandens opgaver, roller, synspunkter og fælles kommende udfordringer. Det er en vigtig erkendelse, at mange af kontorets resultater i år, de forrige år, men også de kommende ikke kun er kontorets egne selvom vi måtte have spillet en væsentlig rolle -, men at de får tilført en ekstra kvalitet og styrke ved at være opnået sammen med andre vigtige aktører i regionen. De Videnskabsetiske Komitéer 2013 var også præget af en række overgange. Det er det andet år, hvor regionens to videnskabsetiske komiteer arbejder under den nye lov. Det har ændret arbejdsbetingelserne på en række områder og reelt ført nye opgaver til det interne administrative arbejde. Det var også et overgangsår i den forstand, at de nye videnskabsetiske komiteer ganske vist først tiltræder i 2014, men hvor forarbejdet i høj grad skulle gøres i Det gælder i forhold til nye sagkyndige, folkevalgte medlemmer, elektroniske dagsordener mv. Forsikringsområdet På forsikringsområdet har regionen på de forsikrede områder arbejdet sammen med de samme forsikringsselskaber, hvilket har givet arbejdsro. Tilsvarende har de selvforsikrede områder indtil nu antalsmæssigt og økonomisk holdt sig på det forventede niveau. Også det har givet ro, men samtidig har enkeltsager, hoftesagen og senest screeningssagen givet anledning til betydeligt ekstraarbejde. Ny offentlighedslov Juridisk enhed har arbejdet på at forberede sig på den nye offentlighedslov, som træder i kraft ved årsskiftet. Kontoret selv er i stand til at håndtere og rådgive om den nye lov. Der er gennemført interne kurser og oplæg, som har klædt andre jurister i organisationen på, men også andre dele af organisationen, som på eget initiativ har efterspurgt oplæg fra kontoret. Igen ofte kombineret med andre emner, som helt eller delvist ligger op ad offentlighedsloven var igen et år med stor variation i opgaveporteføljen, uforudsigelighed, travlhed, stor opgavemængde, nye såvel som gamle sager, nye uventede og alligevel forventede og spændende udfordringer. Det var et år, hvor kontoret nåede meget og alligevel heller ikke kom helt i mål. Der blev udarbejdet et fælles forståelsespapir sammen med klinikerne i forhold til opslag i EPJ, men vejledningen afventer fortsat lovændringer, afklaringer af udestående problem-stillinger og et tæt forløb sammen med klinikere. Kontoret dækker flere juridiske områder og har tilegnet sig flere kompetencer også i forhold til risikostyring, men der skal stadig arbejdes for alvor med at omsætte dem til praksis. Der er arbejdet på et intranet med relevant information, men det vil stadig være i en første version version to vil først kunne virkeliggøres i et samarbejde bredt i organisationen. Ressourcer 17

22 Juridisk Kontors udviklingsmål Ressourcer Organisation Juridisk Kontor vil i 2014 have et særligt fokus på, hvordan kontoret bedst forvalter ressourcerne i forhold til opgaver. Det gøres blandt andet ved at have fokus på og prioritere kompetenceudvikling. Kompetenceudviklingen skal bidrage med en bedre opgaveløsning og en opgaveløsning med færre ressourcer. Juridisk kontor vil have fokus på sagsbehandlingstider, at brugerne får så hurtige svar som muligt og nødvendigt, at de oplever, at vi tager deres sager seriøst, men også således at sagerne prioriteres rigtigt fra start af. Juridisk kontor har haft og vil også i 2014 have fokus på at arbejde med nogle modeller for en bedre registrering og dokumentation. I den forbindelse vil der være fokus på kontorets journaliseringspraksis specielt i forhold til juridisk enhed, så kontoret ikke alene opfylder sin pligt som myndighed, men også bruger den aktivt for at dække behovet for dokumentation. Juridisk Kontor vil i 2014 have fokus på kontorets samarbejdsflader og søge at styrke og udbygge dem i forhold til mange fælles opgaver og udfordringer. Det skal blandt andet ske ved at formulere en række fælles projekter. Der er flere centrale love, som ændres eller gennemføres med virkning fra Det gælder offentlighedsloven, hvor kontorets arbejde i 2013 følges op i 2014 med forskellige kortere og længere kurser og oplæg. Kontoret vil inddrage Digital Forvaltning for også at være med til at sikre en god journaliseringspraksis. Patientmobilitetsdirektivet implementeres ligeledes med virkning fra Det vil betyde et betydeligt merarbejde for hele organisationen herunder hospitalerne, men også Juridisk kontor i forhold til vejledning af og spørgsmål fra hospitalerne, afgørelser i en lang række konkrete sager. På sundhedsområdet kan det være svært at forene såvel klinikernes behov for oplysninger i forhold til uddannelse, kvalitetssikring og forskning, mulighederne for tilgang til EPJ og sundhedsjournalen med lovgivningens og patienternes krav på fortrolighed. Det i 2013 udarbejdede forståelsespapir forventes derfor at kunne afløses af en mere uddybende og fyldestgørende vejledning. Juridisk kontor vil sikre, at der særskilt etableres et tæt samarbejde med IT og Digital Forvaltning, med henblik på at finde fælles koncepter for, hvordan Region Midtjylland tackler de udfordringer, som er på it-sikkerhedsområdet. 18

23 Ydelser Effekt Region Midtjyllands forsikringsaftaler udløber i 2014, og der skal tegnes en ny aftale med virkning fra Der skal således gennemføres et større forsikringsudbud i 2014 i samarbejde med regionens forsikringsmægler. Målet er at fastholde attraktive forsikringspræmier. Kontoret kom i starten af 2013 med en forsikringsrapport og denne vil blive fulgt op i 2014, således at der gives regionsrådet en viden om såvel de forsikrede som de selvforsikrede områder. I 2014 vil regionen kunne kommunikere digitalt med borgerne. Dette åbner for nye muligheder ikke mindst i forsikringsenheden, fordi mange sager netop berører borgerne. Der vil derfor foregå et væsentligt arbejde med at finde modeller for, hvordan dette kan foregå praktisk og sikkert både for regionen og borgerne. Nye videnskabsetiske komiteer tiltræder i Det er vigtigt fortsat at sikre kvaliteten og dialogen mellem komiteerne og forskerne. Det er en vigtig opgave, at de nye komiteer kommer godt fra start og følger op der, hvor de foregående komiteer slap stafetten. Forsikringsenheden skal ligesom de seneste år have fokus på at anke patientforsikringssager og arbejdsskader, når der er en berettiget tvivl om, hvorvidt erstatningen og/eller erstatningens størrelse er fastsat korrekt. Ændringerne i de videnskabetiske komiteer forudsætter, at der sættes større fokus på opfølgningen på komiteernes godkendelser og herunder ikke mindst, at sekretariaterne varetager en vigtig tilsynsopgave. Dette arbejde er påbegyndt, men det er vigtigt, at opgaven intensiveres og udbygges i Juridisk kontor prioriterer at skabe rammerne såvel juridiske som de forsikringsmæssige for de nye byggerier ikke mindst i Gødstrup og Skejby. Det sker via. vores samarbejde med projektsekretariaterne, andre stabsfunktioner, hospitaler osv. Det gælder også for de kommende salg af tidligere sygehuse, og udfordringer i forhold til de øvrige hospitaler og hospice. Screeningssagen fra efteråret 2013, skal følges op i 2014, når de første erstatningssager kommer. Der er allerede etableret et tæt samarbejde med de andre regioners forsikringsmedarbejdere, og der høstes godt af det samarbejde, som blev etableret med de andre regioner via hoftesagen. Og igen er juridisk kontor blevet tovholder. Forsikringsenheden ønsker at bruge sin viden til at styrke indsatsen på kvalitetssikringen og risikostyringen. Kontoret vil iværksætte forskellige initiativer for at starte yderligere tiltag. Det er vigtigt at sikre, at regionen også ved et kommende forsikringsudbud opfattes som en seriøs samarbejdspartner. Omdømme Kontoret skal være en synlig samarbejdspartner, som tilbyder organisationen hjælp i forbindelse med kontorets brede ansvarsområder. Kontoret har i 2013 arbejdet med et udspil til fælles jura- intranetsider. Kontorets brugere kan finde hjælp til selvhjælp, men skal også lettere kunne finde en indgang til kontoret. Kontoret bliver også mere synligt i forbindelse med, at det i højere grad kommer ud og møder sine samarbejdspartnere der, hvor de er. Synligheden og omdømmet forventes at blive styrket i forbindelse med de kurser og oplæg, som kontoret holder i forbindelse med den nye offentlighedslov, patientmobilitetsdirektivet og ændringerne i sundhedsloven. 19

24 Vidste du... om De Videnskabsetiske komitéer At De Videnskabsetiske Komitéer for Region Midtjylland godkender al sundhedsvidenskabelig forskning i Region Midtjylland. At de to komitéer tilsammen behandler ca. 300 nye projekter og ca. 500 ansøgninger om ændringer i allerede godkendte projekter. At hver komité har 11 medlemmer, hvoraf de 6 i hver komité er helt almindelige lægmænd som dig og mig! At når et forsøg er double dummy blinded betyder det, at hverken lægen eller forsøgspersonen ved hvilken behandling, forsøgspersonen får. At en forsker kan straffes med bøde eller fængsel, hvis han f.eks. går i gang med et projekt, som ikke er godkendt af en videnskabsetisk komité. At en dagsorden til et møde i videnskabsetisk komité typisk vejer ca. 2 kilo og i gennemsnit er på 800 sider. Når komitéerne i 2014 overgår til edagsorden, forventes der således at være en markant papirbesparelse. 20

25 4.4. Digital Forvaltning Digital Forvaltning har i det forgangne år arbejdet på mange forskellige fronter. Der er både arbejdet på det strategiske plan, med udviklingsprojekter og med helt konkrete opgaver, der giver en bedre udnyttelse af eksisterende muligheder. Med det nye, fælles telefonisystem er Region Midtjyllands hidtidige telestrategi i vidt omfang fuldført. Derfor har Digital Forvaltning i samarbejde med It og DNU udarbejdet en ny tele- og mobilitystrategi for Region Midtjylland. Strategien er i høj grad centreret om mobility, der er af stor betydning for hospitalerne og især de nye hospitalsbyggerier, men der er også fokus på infrastruktur og basistelefoni samt organisering af området. Der vil i de kommende år blive særlig fokus på brugen af mobile enheder, og det skal regionens teleinfrastruktur og organisering være rustet til. Den offentlige forvaltning digitaliseres i stadig stigende grad, og i 2013 har Digital Forvaltning sammen med It sikret, at Region Midtjylland er endnu bedre klædt på til at kommunikere digitalt med borgere og virksomheder. Der er etableret en løsning, der gør det nemt at sende digitalt fra Outlook, og der er etableret fjernprintløsning, så forsendelse foregår på samme måde, uanset om borgeren eller virksomheden skal modtage brevet digitalt eller på papir. Det betyder, at de grundlæggende tekniske løsninger til digital kommunikation er på plads. På informationssikkerhedsområdet har Digital Forvaltning sammen med It s sikkerhedsfunktion udarbejdet en håndbog, der samler al information og retningslinjer om informationssikkerhed. Det er nu muligt for medarbejdere og ledere at få et samlet overblik over de retningslinjer, der findes på området. Håndbogen skal primært ses som et opslagsværk. Arbejdet med håndbogen har også i høj grad bidraget til at give informationssikkerhedsfunktionen, som vi varetager i samarbejde med It s sikkerhedsfunktion, et godt overblik over status på området. Den årlige risikovurdering er omlagt til en metode, der understøttes af et it-system, der er bygget til formålet. Det gør processen mere overskuelig og forståelig og bidrager dermed til, at systemejerne og den øvrige organisation oplever risikovurderingen som meningsfuld og vedkommende. Digital Forvaltning har naturligvis også haft fokus på ESDH i det forgangne år. I samarbejde med hospitalernes administrationer er der arbejdet ihærdigt på at implementere ESDH-strategiens intentioner. Der har bl.a. været holdt inspirationsmøder med interesserede ledergrupper i administrationen og på hospitalerne, og der er udsendt nyhedsbreve til medarbejderne. Herudover er der arbejdet med integrationen til regionens Brugerstamdatakatalog (BSK), så alle informationer om sagsbehandleren (navn, telefonnummer osv.) kommer fra BSK og dermed er korrekte og opdaterede. Der er også arbejdet med at forbedre stikordsfunktionen til emneplanen og med oprydning i adressekartoteket. Endelig var 2013 året, hvor Brugerklubben SBSYS, der udvikler regionens ESDH-system, blev omorganiseret. Da Regionssekretariatet er valgt ind i de styrende organer, og da brugerklubbens sekretær er ansat i Digital Forvaltning, har det været en væsentlig opgave at bidrage til en god implementering af omorganiseringen. 21

26 Digital Forvaltnings udviklingsmål Ressourcer Organisation Der skal gennemføres et pilotprojekt, hvor et nyt modul til telefonisystemet afprøves. Modulet binder bl.a. mobiltelefoni og fasnettelefoni sammen. Pilotprojektet skal dels afdække, om løsningen kan være en migreringsvej, så regionshusene kan overgå helt til det fælles telefonisystem, dels om løsningen kan være en fremtidig udviklingsvej generelt for telefonisystemet. ESDH-systemet har mange smarte funktioner, som ikke er bredt kendt. Digital Forvaltning planlægger derfor en række gå-hjem-møder, hvor funktionerne kort præsenteres, så vi kan få det bedst mulige udbytte af systemet. Digital Forvaltning har i samarbejde med It implementeret en række løsninger, der gør det muligt at sende sikker post til borgere, virksomheder og andre myndigheder. I 2014 vil Digital Forvaltning i samarbejde med It og andre relevante parter have fokus på, at disse løsninger forankres i organisationen, så de bliver brugt i tilstrækkeligt omfang. I ESDH-systemet er der mulighed for at etablere mødeskabeloner, således at faste punkter fx kan oprettes automatisk, når der oprettes en dagsorden på et udvalg. Digital Forvaltning vil etablere en stringent struktur vedrørende mødeskabeloner i ESDH-systemet for at sikre funktionalitetens anvendelighed i en stor organisation som Region Midtjylland. Det forventes, at der implementeres ny kontorpakke i Digital Forvaltning vil deltage aktivt i implementeringen for at sikre dens succes. Digital Forvaltning vil deltage aktivt i implementeringen af Region Midtjyllands fælles tele- og mobilitystrategi, således at tidligere erfaringer bidrager til succes for de nye aktiviteter, og så systemejer er tæt på projektet. 22

27 Ydelser Effekt Statens Arkiver, der er tilsynsmyndighed på arkivområdet, har bedt regionerne om at få overblik over bevaringsværdige papirarkivalier og it-systemer fra hospitaler, institutioner og administration og om at udarbejde planer for arkivering. Digital Forvaltning er tovholder på den omfattende kortlægning og skal i 2014 forestå afrapporteringen til Statens Arkiver og sikre den interne opfølgning. Det er efterhånden mange år siden, retningslinjerne for ESDH blev udarbejdet. Digital Forvaltning vil derfor sammen med ESDH-styregruppen gennemgå retningslinjerne med henblik på en eventuel revision, så retningslinjerne fremstår så enkelt som muligt. I forbindelse med implementering af nyt CMS (system til hjemmeside og intranet) vil Digital Forvaltning revidere de informationer, der stilles til rådighed på intranettet. Der vil være særligt fokus på, at oplysningerne er struktureret intuitivt, så de er lette at finde for medarbejderne. Digital Forvaltning vil sikre, at der er fokus på de indsatsområder, der er aftalt i Digitaliseringsstrategi for administrationen, for at sikre det forventede udbytte. Omdømme Region Midtjylland behandler en stor mængde fortrolige, personhenførbare oplysninger. Medarbejdernes viden om, hvordan disse data skal behandles, er afgørende for, at regionen kan have en tilstrækkelig informationssikkerhed. Der vil derfor blive gennemført en awareness-kampagne, der skal højne medarbejdernes vidensniveau om informationssikkerhed. I forbindelse med den nye offentlighedslov er det aftalt, at der skal laves pilotforsøg med postlister. Region Midtjylland har allerede postlister, og det er den enkelte medarbejders ansvar, at dokumenter journaliseres og kommer på postlisten og at fortrolige oplysninger ikke fremgår af postlisten. Digital Forvaltning vil i 2014 gennemføre stikprøvekontrol af postlisterne for at sikre kvaliteten. 23

28 Vidste du...om Regionssekretariatet som indgang til viden om politik og organisation Regionssekretariatet ved meget om, hvad der foregår politisk og i administrationen og er en god indgang til begge dele: Sekretariatsbetjening af regionsrådet, forretningsudvalget, rådgivende og midlertidige udvalg m.m. giver det fulde overblik over de politiske beslutningsgange, tidsfrister og status på en aktuel sag. Sekretariatsbetjening af en række koncerndækkende, strategiske mødefora giver et bredt kendskab til organisationens arbejde med forskellige emner og udfordringer Ansvar for opdatering af organisationsplan og løbende kontakt til mange samarbejdsparter giver viden om organisationens opbygning, og hvem der overordnet laver hvad. 24

29 4.5. Intern Service Intern Service har løbende fokus på optimering af regionshusenes drift og serviceydelser. Der er fire regionshuse, der alle har forskellige forhold og muligheder, men fælles for alle er, at opgaverne skal løses, så afdelingernes behov understøttes bedst muligt under hensyntagen til ressourceforbruget. Intern service har i 2013 fortsat arbejdet med energioptimering i regionshusene. Det har bl.a. resulteret i solceller på taget på Skottenborg, øget brug af LED-lys og etablering af dvaletilstand for pc ere i samarbejde med It og regionshusenes energisparegruppe. Der er i 2013 leaset nye biler til regionshusene. Renault Clio er valgt som bedste tilbud. De nye biler har indbygget GPS. der med jævne mellemrum lokalerokeringer. I 2013 var turen kommet til en større omrokering i Aarhus, der også betød en udvidelse af regionshuset. Vi råder nu også over Olof Palmes Allé 32. Intern Service har i den forbindelse koordineret en større omflytning, og der er i forbindelse med udvidelsen etableret nye mødelokaler. Der er også indkøbt nye møbler til eksisterende mødelokaler efter behov, så alle mødelokaler i Aarhus nu fremstår indbydende og velfungerende. Receptionerne er regionshusenes ansigt udadtil, både telefonisk og når vi får gæster. Receptionerne i regionshusene har haft fokus på at sikre, at det nye Trio-omstillingssystem fungerer bedst muligt, så telefonbetjeningen kan gennemføres med et højt serviceniveau.rengøringen i Viborg arbejder løbende med at forbedre arbejdsgangene og sikre bedre ergonomi. I 2013 har de med stor succes afprøvet robotstøvsugere, og robotstøvsugerne indgår nu i den almindelige rengøring. I kantinen i Viborg er der arbejdet med udbuddet af sunde og spændende frokostretter. Der har bl.a. være fokus på frisk fisk, der nu leveres direkte fra Hvide Sande. I Regionshusene styres adgangsforholdene for medarbejderne via et nøglekortsystem. Systemet er i 2013 blevet opdateret. Det betød desværre, at der i en længere periode ikke kunne udstedes nye nøglekort, men med opdateringen er systemets stabilitet sikret. Region Midtjylland er en dynamisk organisation, og det betyder, at lokalebehovene løbende ændres. Derfor sker Feriefonden har i 2013 haft travlt med at tage det nye bookingsystem i brug. Systemet stiller mange nye muligheder til rådighed for de medarbejdere, der bestiller ferieboliger, bl.a. kan man bestille ferieboliger elektronisk og se sine reservationer, ligesom betaling kan foregå automatisk ved løntræk. Der arbejdes løbende på at tilpasse feriefondens tilbud gennem renoveringer og nyindkøb, bl.a. er der anskaffet en ny feriebolig i Skagen. 25