TILBUDSMATERIALE vedrørende

Transkript

1 TILBUDSMATERIALE vedrørende 1. Udbud af cafedriften i VerdensKulturCentret, Nørre Alle 7 Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, VerdensKulturCentret udbyder driften af caféen i Nørre Alle 7, 2200 København N fra den 1. januar Kontraktindgåelse er betinget af Kultur- og Fritidsudvalgets politiske godkendelse. 2. Indledning 2.1. I det følgende redegøres der for en række faktiske oplysninger til brug for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud, herunder de krav, som Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen stiller til indholdet af tilbuddene m.v Udbudet foretages ikke som et EU-udbud i henhold til reglerne i EU-udbudsdirektiverne. Udbudsprocessen vil følge beskrivelsen i dette tilbudsmateriale og er nærmere beskrevet under punkt Tilbudssmaterialet består af: Dette tilbudsmateriale med tilhørende bilag 1-5 (bilagsoversigt, se afsnit 12) Enhver ansøger bærer selv ansvar for at have modtaget samtlige bilag. ANSØGNINGSFRISTEN ER DEN 24. OKTOBER KL Ordregiver Københavns Kommune Kultur- og Fritidsforvaltningen Kunst & Kultur v/ VerdensKulturCentret Nørre Alle 7, 2200 Nørrebro 4. VerdensKulturCentret og caféen Om VerdensKulturCentret VerdensKulturCentret er samlingspunkt for det etniske kulturliv i København. Med over 250 foreninger og organisationer tilknyttet er centret er en levende platform for forskellige kulturelle, sociale og politiske arrangementer og aktiviteter. Derudover har flere større organisationer og foreninger fast kontor i huset. Den tætte kontakt til de etniske foreninger og organisationer er i høj grad VerdensKulturCentrets livsnerve, hvilket bidrager til det daglige liv i huset. VerdensKulturCentret rummer alt fra kreative værksteder, koncertsal, café, møde-, kursus- og festlokaler, radio- og Tv-stationer samt kontorer. 1 af 7

2 Huset arrangerer festivaler, foredrag, kunstudstillinger, koncerter, debatter, filmfremvisninger, kurser, møder, osv. Dette foregår i tæt samarbejde med organisations- og foreningslivet. Global Copenhagen der er Københavns regionale spillested for verdensmusik har ligeledes base i VerdensKulturCentret og afholder et stort antal koncerter i VerdensKulturCentret. VerdensKulturCentret er i konstant udvikling, og vi har masser af innovative planer for husets fremtid, både fysiske udformning og indholdsmæssigt. Derfor vil der blive lagt vægt på Forpagters evne og villighed til at indgå i en dialog om visionerne for centret, tillige med samarbejde om PR, arrangementer og andet. Vi søger med andre ord en forpagter, for hvem, det at udvikle sig sammen, giver mening. m Om caféen Caféen er det sted, som brugere og gæster først møder, når de besøger VerdensKulturCentret. Det er derfor af afgørende betydning, at caféen fremstår venlig, indbydende og imødekommende. Visionen er, at caféen skal være et aktiv for huset i tråd med husets ideologi. Vi lægger vægt på, at der skal skabes en international atmosfære og tilbydes spændende mad og drikke fra hele verden. Caféen er VerdensKulturCentrets daglige sociale omdrejningspunkt og det helt centrale mødested for brugerne af kulturhuset. Der er derfor ikke købepligt i caféen. Der må dog ikke medbringes mad og drikkevarer i caféen bortset fra babymad. Cafeen har et areal på ca. 137,5 m2, og der er plads til ca. 100 siddende gæster. Hertil kommer et køkken på ca. 89 m2 og et depot i kælderen på 48,8 m2. Det planlægges at serveringsarealet udvides med udendørsareal i forårs- og sommersæsonen. Caféen er, og skal fortsat fungere som, en integreret del af VerdensKulturCentrets daglige aktiviteter. Foruden servering af mad og drikke, foregår der kulturelle aktiviteter såsom udstillinger, foredrag, debatter, koncerter mv. i caféen. Det forventes at caféen dagligt udbyder drikkevarer, frokostretter, middagsmad, kaffe/kage og i nogle tilfælde brunch. Prisniveauet skal afstemmes efter, at caféen først og fremmest er et uformelt mødested, hvor folk skal have mulighed for at spise flere gange om ugen. For at sikre dette, er det et krav, at caféen kan tilbyde en portion mad og en kop kaffe til en fornuftig pris. VerdensKulturcentret ser gerne, at forpagter vil bestræbe sig på Københavns Kommunes mål om at anvende 75 % økologiske råvare. Forpagter er forpligtet, men ikke berettiget, til at tilbyde at levere mad og drikkevarer der typemæssigt passer til aktiviteter og arrangementer i VerdensKulturCentret. Ligeledes forventes det at Forpagter kan levere mad og drikkevarer til aktiviteter i VerdensKulturCentrets mødelokaler og festlokaler. Minimumsåbningstider for caféen fastsættes af VerdensKulturCentret på baggrund af brugernes behov. Minimumsåbningstiderne er ved overtagelsen af det forpagtede: Mandag torsdag fra kl til kl , fredag fra kl og lørdag fra kl til Herudover vil cafeen efter aftale blive tilbudt at stå 2 af 7

3 for servering af øl m.v. i forbindelse med arrangementer i salen (der ligger i separat bygning overfor cafe). Forpagter kan efter eget valg holde åbent uden for åbningstiderne. Det er vigtigt for alle, at brugerne oplever VerdensKulturCentret og caféen som en helhed. I det daglige vil der være spørgsmål om aktiviteter i VerdensKulturCentret, som forventes besvaret af caféens personale, ligesom det forventes, at caféens personale efter nærmere aftale bistår VerdensKulturCentret i mindre opgaver. Ved leje af lokaler har VerdensKulturCentret til hensigt at orientere de lejere, der ønsker servering til deres arrangementer, om Forpagters forretning. 5. Ejerforhold og ledelsesforhold og dialog VerdensKulturCentrets ledelse har det overordnede økonomiske og personalemæssige ansvar og varetager den daglige drift. Centret har desuden en brugerbestyrelsen der bistår ledelsen med at fastlægge de principielle linier for VerdensKulturCentrets kulturaktiviteter og profil ud fra en brugersynsvinkel. Det forventes, at der afholdes jævnlige dialogmøder mellem forpagter og ledelsen for at sikre koordinering af VerdensKulturCentrets aktiviteter m.m. 6. Væsentlige forudsætninger og vilkår 6.1 Caféens drift i forhold til driften af resten af VerdensKulturCentret Det er af afgørende betydning, at caféen bevarer sin status som en integreret del af VerdensKulturCentret. Synergieffekten af dette vil være til gavn for såvel caféen som resten af VerdensKulturCentrets aktiviteter. Forpagter har ansvar for rengøring og daglig vedligeholdelse af caféområde og de dertil hørende toiletter alle dage. Større vedligeholdelsesarbejder aftales nærmere med ledelsen af VerdensKulturCentret. VerdensKulturCentret er indstillet på at acceptere, at Forpagter i mindre omfang kan anvende køkkenet til cateringvirksomhed, såfremt der kan opnås skriftlig enighed om vilkårene herfor. Forpagter har ligeledes mulighed for, efter nærmere aftale med Kulturhuset, at benytte caféen til egne arrangementer i udvalgte weekender. Eksempelvis udlejning til familiefester som barnedåb, fødselsdage, bryllupper m.v. 6.2 Dialog og åbningstider Caféen er en væsentlig del af VerdensKulturCentret. En forpagter skal derfor være positivt indstillet på at indgå i dialog med VerdensKulturCentrets ledelse om fællesskab i forbindelse med kulturuger og andre kulturelle aktiviteter i VerdensKulturCentret og caféen, ligesom forpagter skal være indstillet på at ændre åbningstider så de matcher de aktuelle arrangementer. Eksempler på disse aktiviteter er undervisningsforløb, kunstudstillinger, foredrag, koncerter m.v. 6.3 Personaleovertagelse Der overdrages intet personale. 6.4 Forpagtningsafgift m.v. Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet angive en årlig fast minimumsafgift. Der vil i de første 6 måneder gives 25 % nedsættelse i afgiften, som kompensation for opstartsudgifter. Herudover skal tilbudsgiver angive en omsætningsafgift (kan være 0), der anføres som en procentdel af omsætningen over 1 mio. kr. 3 af 7

4 Herudover betales der for forbrug af vand, varme, renovation og el svarende til kr ,00 pr. kvartal. Der skal stilles bankgaranti på kr. eller erlægges et tilsvarende beløb i depositum. 6.5 Tidsbegrænsning Cafedriften udbydes for en periode af 4 år, og er gensidig uopsigelig i 1 år efter overtagelsen. 6.6 Afståelse og fremforpagtning m.v. Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen til 3.mand (fremforpagtning). 6.7 Rygeforbud Caféen er beliggende i en ejendom ejet af Københavns Kommune og er derfor omfattet af Borgerrepræsentationens beslutning om, at der pr. 1. januar 2007 er forbud mod rygning. 6.8 Gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal på tro & love erklære, at pågældende ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag Bevillinger Det er en afgørende forudsætning for indgåelse af kontrakt, at forpagter opnår de nødvendige tilladelser og bevillinger, herunder alkoholbevilling og nattilladelse m.v. 7. Videre forløb 7.1 Spørgsmål Såfremt der er spørgsmål vedrørende udbuddet eller ønske om besigtigelse m.v., kan der rettes henvendelse til lederen af VerdensKulturCentret, Sara Bech Jakobsen, på telefon For at stille alle lige vil generelle spørgsmål og svar offentliggøres på hjemmesiden Ansøgningsfrist Tilbud skal være VerdensKulturCentret i hænde senest: på adressen anført i afsnit Åbning af bud og evt. afvisning 24. oktober kl Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for at budgiverne overværer åbningen af tilbudene. VerdensKulturCentret vil derefter gennemgå alle tilbud med henblik på at konstatere, hvorvidt tilbudene indeholder de krævede oplysninger. VerdensKulturCentret forbeholder sig ret, men har ikke pligt til at afvise tilbud, som ikke indeholder de krævede oplysninger. 4 af 7

5 7.4 Korrekt afgivet tilbud VerdensKulturCentret vil vurdere, hvilke tilbud/budgivere der bedst opfylder følgende kriterier: Tilbudsgiver har udfyldt tilbudsskemaet med angivelse af, hvilken minimumsafgift tilbudsgiver finder rimelig. Tilbudsgiver har godtgjort at have erfaring/kvalifikationer ved drift af café, restauration eller lignende relevant erfaring m.v. (fra egen virksomhed, ansættelse hos andre, uddannelse eller andet). Tilbudsgiver har i sit budget for cafédriften godtgjort et realistisk økonomisk grundlag for cafédriften. Tilbudsgiver har overbevisende godtgjort at kunne/ville leve op til målsætningen om, at cafédriften skal være en naturlig del af VerdensKulturCentret dagligdag, herunder ved konstruktiv dialog med VerdensKulturCentrets ledelse. Tilbudsgiver har taget stilling til hvordan man kan indgå i fællesskab ud fra VerdensKulturCentrets vision om fremtidig udvikling. Endvidere vil en vurdering af varesortimentets hensigtsmæssighed i forhold til VerdensKultur- Centret publikumsprofil indgå i vurderingen. Der vil også blive lagt vægt på tilbudsgivers overvejelse om prisniveauet i caféen. Budgiver har sandsynliggjort at have forudsætningerne for at opnå næringsbrev samt alkohol- og natbevilling. De budgivere, som vurderes bedst at kunne leve op til ovenstående kriterier, vil derefter enkeltvis blive indbudt til møde i VerdensKulturCentret. Ved dette møde vil budgiveren og VerdensKulturCentret gennemgå budgiverens ansøgning med henblik på en uddybning af tilbudet i form af spørgsmål og supplerende oplysninger. På mødet vil der endvidere være mulighed for forhandling om tilbudets enkelte elementer. 7.5 Indbydelse til videre drøftelse af tilbud Hvor mange tilbudsgivere, der indbydes til møde, afhænger af antallet af tilbud, der modtages. Afhængigt af behovet herfor, kan VerdensKulturCentret efter afholdelse af disse møder, indenfor en kort frist, udbede sig yderligere materiale og oplysninger. 7.6 Udvælgelse af tilbudsgiver Efter endt afholdelse af møderunden med de indbudte tilbudsgivere vil VerdensKulturCentret afgøre, hvilke budgivere der indgås forpagtningskontrakt med. Beslutningen vil blive truffet på baggrund af en vurdering af, hvilket tilbud, der bedømt ud fra tilbudene, samt efterfølgende øvrige oplysninger - bedst lever op til kriterierne anført i pkt VerdensKulturCentret vil herefter underskrive forpagtningskontrakten. VerdensKulturCentret vil efterfølgende bekendtgøre på hvilke personer, der er indgået forpagtningskontrakt med. 7.7 Krav om endelig politisk godkendelse 5 af 7

6 Kontraktindgåelse er betinget af politisk godkendelse af Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg. VerdensKulturCentret forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt at annullere udbudet helt eller delvis. Annullation kan eksempelvis aktualiseres, såfremt VerdensKulturCentret vurderer, at ingen budgiver har godtgjort et realistisk økonomisk grundlag for at drive caféen. 7.8 Ansvarsforbehold Det understreges, at VerdensKulturCentret ved indgåelse af forpagtningskontrakten med den enkelte budgiver ikke har taget stilling til udstedelse af næringsbrev, ligesom beslutning om udstedelse af alkohol- og natbevilling træffes selvstændigt af bevillingsmyndigheden på grundlag af ansøgning fra budgiver. VerdensKulturCentret påtager sig som udbyder ikke ansvaret for, at den budgiver, der er indgået kontrakt med, kan opnå de nødvendige tilladelser til cafédrift. Det skal endvidere understreges, at VerdensKulturCentrets kendskab til budgivers økonomiske forhold, budgetudkast m.v. i forbindelse med tilbudet ikke medfører nogen form for ansvar for rentabiliteten af cafédriften eller andet. 8. Oplysninger og o materiale der skal fremsendes sammen med tilbudene Budgiver skal anvende tilbudsskemaet, vedlagt som bilag 2, til tilbudsmaterialet. 9. Afgivelse af tilbud 9.1 Sprog Tilbudet skal være affattet på dansk. 9.2 Alternative, begrænsede tilbud Et tilbud kan ikke begrænses til kun at omfatte dele af de opgaver, som indgår i forpagtningskontrakten. Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9.3 Fremsendelse af tilbud Tilbud skal fremsendes, overbringes eller sendes på til VerdensKulturCentret på nedenstående adresse i 1 eksemplar: VerdensKulturCentret Nørre Alle København N sabech@kff.kk.dk Att.: Sara Bech Jakobsen Ved fremsendelse af tilbudet med post skal tilbudet være placeret i en lukket konvolut eller tilsvarende tillukket indpakning, mærket Tilbud vedr. cafédrift / VerdensKulturCentret. 9.4 Ansøgningsfrist Tilbud skal være VerdensKulturCentret i hænde på ovenstående adresse senest den 24. oktober 2007 kl Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 9.5 Forpligtigelse af tilbud 6 af 7

7 Det afgivne tilbud er bindende for budgiver, indtil 3 måneder efter ansøgningsfristens udløb, medmindre tilbudet er endeligt afslået af VerdensKulturCentret. 10. Supplerende oplysninger o og spørgsmål til tilbudsmaterialet Oplysningerne i tilbudsmaterialet er indhentet i september Oplysningerne giver i videst muligt omfang et fyldestgørende indtryk af VerdensKulturCentrets profil, indretning samt hvilke krav, der stilles til en fremtidig forpagter. VerdensKulturCentret tager imidlertid forbehold for eventuelle ændringer i perioden efter indsamlingen af ovenstående oplysninger. Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen og VerdensKulturCentret tager forbehold for eventuelle ændringer og supplerende oplysninger til tilbudsmaterialet. Såfremt der efter budgivers opfattelse er uklarheder i tilbudsmaterialet eller i øvrigt i tilknytning til tilbudet, opfordres man til at rette henvendelse til lederen af VerdensKulturCentret. 11. Fortrolighed, omkostninger mv. VerdensKulturCentret vil så vidt muligt behandle de indkomne tilbud i fortrolighed. VerdensKulturCentret er imidlertid undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om aktindsigt og kan derfor være forpligtet til at videregive oplysninger om tilbudene og disses indhold. Offentlighedsloven omfatter ikke enkeltpersoners økonomiske forhold eller oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed oplysningerne angår. Budgivers omkostninger i forbindelse med tilbudet er VerdensKulturCentret uvedkommende. 12. Bilag der er vedlagt dette tilbudsmateriale 1 Udkast til forpagtningskontrakt 2 Tilbudsskema 3 Grundplanstegning plan 0 4 Inventarliste 5 Erklæring om offentlig gæld Der kan eller må ikke rettes hverken mundtlig eller skriftlig henvendelse vedrørende tilbuddet til andet personale end lederen i VerdensKulturCentret. 7 af 7