Kommunens tilskud til fonden kommer minimum tilbage krone for krone i form af tilskud til programaktiviteter inden for xx kommunegrænse.

Transkript

1 Til: Den regionale styregruppe Til mødet 5. februar 2015 Den 2. februar 2015 Return on Investment 1. Beslutningsoplæg Det indstilles, at den Regionale Styregruppe beslutter 1. hvilken af de to beregningsmetoder, beskrevet i afsnit 3 og 4, Aarhus 2017 skal anvende som dokumentation for Return on Investment (ROI) i henhold til samarbejdsaftalerne mellem Fonden Aarhus 2017 og den enkelte kommune. 2. at den årlige afrapportering på Return on Investment sker således: Aarhus 2017 beregner hvor stort et Return on Investment hver enkelt kommune har modtaget i det forgangne år. Dette præsenteres for og drøftes med en arbejdsgruppe nedsat af Den Regionale Styregruppe. Efterfølgende orienteres Den Regionale styregruppe på et møde, og Aarhus 2017 fremsender informationerne til hver kommune. 2. Aarhus 2017s forpligtelse Aarhus 2017 har i aftalerne med kommune (eksklusiv Aarhus) forpligtet sig til at støtte projekter i alle kommuner. Formuleringen lyder: Kommunens tilskud til fonden kommer minimum tilbage krone for krone i form af tilskud til programaktiviteter inden for xx kommunegrænse. Aarhus 2017 vil løbende monitorere de enkelte projekter, der afvikles som del af Aarhus 2017s program. For hvert projekt registreres det, i hvilke kommuner projektaktiviteterne finder sted. For hvert projekt registreres det også, hvor projektejer og de øvrige operatører har hjemme. Aarhus 2017 vil på denne måde dokumentere, hvor projekterne er blevet afviklet. Aarhus 2017 vil én gang årligt afrapportere herpå overfor kommunen. Afrapporteringen udarbejdes i dialog med kommunernes repræsentanter i den regionale styregruppe.

2 Aarhus 2017 har udarbejdet to metoder til at beregne Return on investment i henhold til formuleringerne i aftalerne (Metoderne beskrives i afsnit 3+4). For at sikre, at Aarhus 2017 kan opfylde forpligtelsen i aftalen og undgå uklarhed og uenighed på et senere tidspunkt - er det vigtigt, at Den Regionale Styregruppe træffer beslutning om, hvilken af de to beregningsmetoder, anvendes i til at dokumentere, om Aarhus 2017 har levet op til aftalen. Aarhus 2017 vil uanset beslutningen udarbejde begge beregninger til kommunerne. Ved begge beregningsmetoder er der lagt vægt på - at operationaliseringen er enkel, gennemskuelig og let kommunikerbar. - at de spørgsmål, som projektejeren skal besvare, som led i dataindsamlingen, er meningsfulde og ikke alt for tidskrævende og vanskelige - at dataindsamlingen og beregningen er praktisk mulig og ikke alt for kompleks 3. ROI beregningsmetode 1: Publikumsaktiviteter og udviklingsaktiviteter I den første metode beregnes ROI som det tilskud, Aarhus 2017 har ydet til projektaktiviteter (publikums- og udviklingsaktiviteter), der er afholdt inden for den enkelte kommunes kommunegrænse: Dataindsamling: Projektejeren registrerer i hvilke kommuner projektaktiviteterne finder sted. Projektaktiviteter operationaliseres som a) publikumsrettede aktiviteter (f.eks. koncerter, teaterforestillinger, udstillingerosv.) b) udviklingsaktiviteter (workshops, konferencer og andre udviklingsaktiviteter, hvor der er deltagere). Projektejeren angiver i hvilke kommuner de publikumsrettede og udviklingsaktiviteterne har fundet sted, og dette er grundlaget for at beregne den enkelte komunes Return On Investment. Et simpelt fiktivt eksempel: Projekt X er et samarbejdsprojekt mellem en lydkunstnere og dansere fra en række kommuner. Slutproduktet er en forestilling, der er opført 10 gange: To gange i Horsens; fire gange i Silkeborg og fire gange i Holstebro. Projektet har modtaget et tilskud på kr. fra Aarhus Det samlede budget er kr. Projektejer indberetter, at de publikumsrettede aktiviteter har fordelt sig således: Horsens: 20%; Silkeborg 40%; Holstebro 40% På dette grundlag beregnes et return on investment til kommunerne svarende til: Horsens: 20% af kr. = kr. Silkeborg 40% af kr. = kr. Holstebro 40% af kr. = Side 2 af 5

3 Et andet fiktivt eksempel: Projekt Y er et samarbejdsprojekt mellem en række kommuner i Regionen. Der er tale om et soft city projekt, der har fokus på byudvikling og udvikling af nye måde at udnytte potentialerne fra kulturevents og streetaktiviteter i den strategiske byudvikling. Projektets udviklingsaktiviteter omfatter fire workshops og to konferencer. Deltagerkredsen har været kommunale embedsfolk, repræsentanter fra skatermiljøet og repræsentanter fra forskellige byevents. Projektet omfatter ikke publikumsaktiviteter. Projektet har modtaget et tilskud på kr. fra Aarhus Det samlede budget er kr. Projektejer indberetter, at de udviklingsrettede aktiviteter (workshops og konferencer) er afviklet i følgende kommuner: Lemvig: 20%; Randers: 55%; Struer: 25% På dette grundlag beregnes et return on investment til kommunerne svarende til: Lemvig: 20% af kr. = kr. Randers: 55% af kr. = kr. Struer: 25% af kr. = kr. Denne ROI-beregning har altså fokus på resultatet af de enkelte projekter (slutproduktet). Mao. dét, som borgerne i kommunen kan tage del i (publikumsaktiviteter) og/eller aktiviteter, som kulturaktører, kunstnere, embedsmænd mfl. kan deltage i (udviklingsaktiviteter, f.eks. workshops, konferencer mv.). En borgmester vil - med afsæt heri - kunne udtale følgende: Her i X-kommune er der afholdt en række koncerter, en fuldmåneevent, tre konferencer, kunstudstillinger, en række workshops og meget andet som led i kulturhovedstadsprojektet. Aarhus 2017 har ydet 5,4 mio. kr. i tilskud til disse aktiviteter. Til sammenligning har vi (kommunen) bidraget med 3,4 mio. kr. til fondens budget (fiktivt eksempel). 4. ROI beregningsmetode 2: Investering i lokale aktører I den anden beregningsmetode opgøres ROI med afsæt i hvilke aktører, der deltaget i at forberede/gennemføre projekterne. Metoden har altså alene fokus aktørerne (projektejere og samarbejdspartnere). Dataindsamling: Projektejeren angiver hvilke institutioner/aktører, der har deltaget i forberedelsen og gennemførelsen af projektet og i hvilke kommuner, de har hjemme. Projektejeren angiver også, hvor stort en andel af opgaverne, de enkelte aktører har løftet. Denne metode dokumenterer således, hvor stort et beløb, der er en given kommunes organisationer/institutioner har fået del i. Metoden kan eksempelvis bruges til at fortælle denne fiktive historie: Kunstmuseet Isse, Teater Fly, Ungdomshuset Knag og Ydebys Håndboldklub er bare nogle af de mange kultur- og fritidsinstitutioner her i kommunen, der har Side 3 af 5

4 haft ansvar for at gennemføre projekter under kulturhovedstadsåret. I alt har Aarhus 2017 investeret 2,3 mio. kr. i vores kulturinstitutioner. Kommunen har til sammenligning ydet et tilskud til Fonden på 1,7 mio. kr. over en seksårig periode. 5. Bemærkninger til de to metoder De to ROI-beregningsmetoder er forskellige sider af samme sag. Man kan ikke meningsfuldt lægge de to beløb sammen eller finde et meningsfuldt gennemsnit. Begge beregninger er imidlertid interessante. De giver indsigt i forskellige aspekter - og giver grundlag for at fortælle forskellige historier. Af hensyn til Aarhus 2017s forpligtelse i aftalerne, er det vigtigt, at styregruppen træffer beslutning om, hvilken af de to beregningsmetoder, der bruges i aftalemæssig forstand. Aarhus 2017 vil udarbejde begge beregninger og kommunerne vil få begge tal uanset, hvilken metode, der anvendes til at dokumentere den aftalemæssige forpligtelse. 6. Arbejdsgruppen involvering og anbefaling En arbejdsgruppe, nedsat af RSG, har drøftet beregningsmetoderne på et møde den 12. november I mødet deltog: Fra Kulturaftale Midt-Vest: Maria Vandborg, Lisbet Gormsen Fra Vækstbåndskommunerne: Helga Hjerrild og Tone Lassen Fra Kulturing Østjylland og Hedensted: Frank Reeckmann Fra Aarhus 2017: Lene Øster, Ole Wolf og Line Wagener Arbejdsgruppen drøftede de overordnede og principielle hensyn, hvordan tallene skal bruges lokalt samt de helt konkrete metoder til at beregne de to forskellige ROI-tal. Gruppen blev præsenteret for de metodiske overvejelser og operationaliseringer. Vi gennemgik spørgsmålsformuleringerne, som projektejerne vil blive stillet. Og med afsæt i konkrete projekter, der er støttet af Aarhus 2017, beregnede vi, hvilket ROI det enkelte projekt gav den enkelte kommuner ud fra hver af de to metoder. Gruppen drøftede også muligheden for at udarbejde et gennemsnit af de to tal. Arbejdsgruppen havde mange konstruktive bemærkninger og ideer. Justeringer i de to beregningsmetoder er derfor også blevet indarbejdet. Der var enighed i arbejdsgruppen om, at begge de to beregningsmetoder er relevante samt at det vil være nyttigt at få udarbejdet begge tal. Side 4 af 5

5 På mødet træf arbejdsgruppen ikke beslutning om, hvilken af de to metoder, der skal anvendes, når vi skal vurdere, om Aarhus 2017 har levet op til aftalen. På styregruppemødet den 5. februar 2015 vil arbejdsgruppens medlemmer fremsætte synspunkter, så Den Regionale Styregruppe kan træffe en endelig beslutning. 6. Afrapportering - proces Aarhus 2017 vil påbegynde dataindsamling, når den regionale styregruppe har godkendt beregningsmetoderne. Én gang årligt beregnes ROI for det forgangne budgetår. Første afrapportering vil dog både omfatte 2013 og Resultatet præsenteres og gennemgås i detaljer for arbejdsgruppen. Herefter præsenteres resultatet på et møde i Den Regionale Styregruppe, og Aarhus 2017 vil efterfølgende fremsende resultatet til hver kommune, som en del af kontraktforpligtelsen. Side 5 af 5