INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 2. juni 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 4. juni 2015 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Konstituering Kl. 17:15 17:45 a. Velkomst b. Godkendelse af forretningsorden (B) * c. Konstituering (B) * 2. Økonomi Kl 17:45 18:20 a. Tilskud til afdelingerne 2016 (B) * b. Tilskud til afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej (B) * c. Evt. tilskud til udviklingsprojekt med Teknologisk Institut (B) 3. Organisation Kl. 18:20 18: 50 a. Bestyrelsens arbejdsform (B) * b. Opsamling på repræsentantskabsmødet (D) * c. Bestyrelsesseminar juni (O) * 4. Afdelinger Kl. 18:50 19:10 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 5. Administration Kl. 19:10 19:30 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Brug af lejemål til feriebolig på delebasis (B) * 6. Mødeevaluering Kl. 19:30 19:40 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) 7. Kommende møder Kl. 19:40 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 13. august 2015 (B) b. Mødeplan 2015 (O) * c. Uddannelse (O) 8. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Der holdes 10 minutters pause hver hele time.

2 NOTAT TIL PKT. 1.b Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser

3 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere. 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang.

4 Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse

5 eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. Stk. 8. På dagsordenen optages på alle ordinære møder orientering fra afdelingerne, udvalgene og administrationen. Stk. 9. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. 7 Beslutningsdygtighed Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. 8 Afstemning Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9 Direktørens rolle På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. 10 Seminar Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger i relation til organisationens strategiske fokusområder samt evt. emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Derudover afholdes et seminar for bestyrelsens medlemmer i maj/juni måned, efter det ordinære repræsentantskabsmøde. 11 Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen.

6 Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. 15 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed.

7 16 Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse. Således vedtaget den 14. august 2014

8 NOTAT TIL PKT 1.c Konstituering DATO 2. juni 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget af formand og næstformand samt ét medlem valgt af organisationsbestyrelsen. Siden 30. maj 2013 har Johnny Defeuth Eriksen været valgt. ii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 22. maj Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Anne Tidemand-Dal og Henrik Autzen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Der bør også udpeget som minimum én suppleant til repræsentantskabet. På nuværende tidspunkt er Kristine Simonsen (1. suppleant) og Kirsten Hillebrandt (2. suppleant). iii) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender senere særskilt indstilling hertil, som behandles på bestyrelsesseminaret den juni. I den forbindelse udpeges også et bestyrelsesmedlem som støtte for hver enkelt afdeling for de bestyrelsesmedlemmer, der har et års anciennitet eller kortere. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen

9 At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. På bestyrelsesmødet den 7. maj 2015 opstillede organisationsbestyrelsen sine nærmere forventninger til kontaktpersonerne rolle, i prioriteret rækkefølge: 1. Konsulent for afdelingsbestyrelserne, evt. spørge dem til råds i strategiske spørgsmål 2. Opsøgende ift. nye eller dårligt fungerende afdelingsbestyrelser, herunder deling af viden om afdelingerne også med administrationen 3. Integrere kontaktpersonordningen fx ved at gruppere sig på dialogmøder osv., måske særligt udpeget dialogmøde, hvor det er på dagsordenen det kunne være dialogmødet i oktober. 4. Gerne deltage i afdelingsmøderne Det er vigtigt at understrege, at kontaktpersonen har en politisk rolle i modsætning til den faglig bistand, som hentes i administrationen og at det ikke altid er kontaktpersonen, der forventes at være den udfarende. Når kontaktpersonordningen er vedtaget, sendes oplysning herom til afdelingsbestyrelserne, og i den forbindelse beskrives også ovenstående forventningsafstemning. iv) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation.. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Det indstilles, at forretningsudvalget fremsender et forslag til kontaktpersoner til udvalgene, som godkendes på bestyrelsesseminaret den juni. v) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Søren Høgsberg har siden 30. maj 2013 repræsenteret Boligkontoret Århus. vi) Styregruppen for de boligsociale helhedsplaner Indtil nu har Johnny Defeuth Eriksen repræsenteret alle boligorganisationer i styregruppen for den boligsociale helhedsplan for Frydenlund og Henrik Autzen tilsvarende for Vandtårnsområdet. 2/3

10 Da det er en fælles udpegning for boligorganisationerne, kan disse ikke uden videre omkonstitueres. vii) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Olav Bertelsen siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen for den fælles portal for Møllevangskvarteret samt helhedsplanerne i Frydenlund og Herredsvang. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen gennemfører de beskrevne konstitueringer. 3/3

11 NOTAT TIL PKT 2.a Tilskud til drift i budgetterne for 2016 PROBLEMSTILLING Der er udsendt budgetter for 2016 til afdelingsbestyrelserne i maj måned. Udover tilskud fra dispositionsfonden i forbindelse med hjemfald er der indregnet tilskud til 5 afdelinger, heraf 1 erhvervsafdeling. Det er afdeling 81, Finlandsgade 2. De 4 boligafdelinger, afdeling 34 og 39 i Hårup og afdeling 41, Virupvej i Hjortshøj og afdeling 42 i Løgten er i forbindelse med fusionsmaterialet garanteret tilskud til og med Afdeling 34 og 39 har for mange år fået bevilget tilskud som aftrappes over ca. 15 år i forbindelse med modernisering i afdelingen. De to afdelinger har en dårlig økonomi og har også fået tilskud til arbejder i vedligeholdelsesplanen. Ungdomsboligerne kan ikke dække de almindelige udgifter til planlagt vedligeholdelse og afdeling 42 er bevilget tilskud til arbejder i vedligeholdelsesplanen. Vi har ændret tilskud i forbindelse med budgettet til tilskud fra arbejdskapitalen i stedet for dispositionsfonden. Det sker for at undgå opkrævning af bidrag til dispositionsfonden. Der er bevilget tilskud til de to afdelinger i Hammel i 2015 men vi afventer afdelingsmødet den 11. juni 2015 om de skal overgå til Midtjysk Boligselskab. Jeg har lavet et budget til de to afdelinger hvis beboerne sig nej. Der er indregnet et tilskud på kr. til Mosevænget og kr. til Ryttervej. I forbindelse med vedtagelsen af energistrategien besluttede organisationsbestyrelsen, at der skulle målrettes tilskud hvert år til særlig energibesparende arbejder i afdelingerne. I 2016 bevilges jf. organisationsbestyrelsens beslutning fra den 3. april 2014 tilskud til udskiftning af vinduer i afdeling 17 Kongsvang, 24 Kirkedammen og 38 Visbjerg Hegn, hvilket vil føre til en mærkbar energibesparelse. Den samlede ramme for disse tilskud er 6,5 mio. kr. INDSTILLING Det er administrationens vurdering det stadig er nødvendig med tilskud til disse afdelinger. Vi har indregnet tilskud på til afdeling 34 ( ), kr. til afdeling 39 ( ), kr. til afdeling 41 ( ) og kr. til afdeling 42 ( ). Tallet i parentes er tilskuddet i 2015.

12 NOTAT TIL PKT 2.b Tilskud trækningsret afdeling 3 og 5 PROBLEMSTILLING I forbindelse med fusionsmaterialet blev der afsat kr. som et samlet tilskud fra trækningsretten til renovering af bad og nyt køkken i både afdeling 3 og 5. Der er afholdt 2 licitationer men det er væsentlig dyrere end vedtaget på afdelingsmødet. Der afholdes derfor ekstraordinært afdelingsmøde i de to afdelinger den 11. juni Her skal lejerne beslutte, om de fortsat renoveret bad, nye vandrør samt nyt køkken eller man vil nøjes med bad og vandrør. Da tilskuddet oprindelig var til både køkken og bad, skal bestyrelsen tage stilling til, om tilskuddet skal reduceres eller det fastholdes uændret. Ifølge det oprindelige skøn var fordelingen mellem køkken og bad på henholdsvis 45 % og 55 % mens licitationen viser ca. ⅓ og ⅔. Det vil betyde et reduceret tilskud, hvis køkkenerne ikke udskiftes nu. Det kan enten være kr. eller kr. Alternativt kan bestyrelsen godkende uændret tilskud på kr. selvom køkkenet ikke udskiftes nu for at reducere lejeforhøjelsen. Det betyder til gengæld afdelingen ikke kan få tilskud til køkkener, uanset om de udskiftes kollektivt eller individuelt. INDSTILLING Det indstilles til bestyrelsen at afdeling 3 og 5 hver især får et tilskud på kr. uanset om køkkenerne udskiftes nu eller senere. Indstillingen er begrundet i det er meget dyrere end forventet med renovering af bad. De to afdelinger kan ikke få tilskud når der på et senere tidspunkt udskiftes køkkener uanset om det sker kollektivt eller via finansieret råderet som de har godkendt. De har suspenderet ordningen vedrørende køkken og bad da det var meningen det skulle ske kollektivt i år.

13 NOTAT TIL PKT 3.a Professionelt bestyrelsesarbejde og bestyrelsesservice, principper for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag for bestyrelsen DATO 28. maj 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus på linje med bestyrelserne i det daværende Bo83, Højbo og VesterBo tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering. På bestyrelsens seminar den juni 2014 besluttedes det endvidere, at bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Sætte virksomhedskodeks (organisationens leveregler for sociale forhold, etik, miljø/energi) g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse

14 Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forfor udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og sikre den besluttede efteruddannelse indenfor økonomi og lovgivning f) formulere et virksomhedskodeks på et bestyrelsesmøde ultimo 2014 til brug herfor nedsættes en lille arbejdsgruppe blandt bestyrelsens medlemmer g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, jf. pkt. a) h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde Bestyrelsen besluttede i øvrigt flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone For den forgangne bestyrelsesperiode besluttedes flg. arbejdsgrundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Arbejdsgrundlaget implementeredes ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) revidere forretningsorden for bestyrelsen som anført i særskilt bilag c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det enkelte bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette 2/3

15 INDSTILLING Det indstilles, at konceptet for professionel bestyrelsesservice fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen bekræfter principper for værdiskabelse og for samarbejde i bestyrelsen, og at bestyrelsen tager beslutning om arbejdsgrundlaget for indeværende bestyrelsesperiode på bestyrelsesseminaret den juni. 3/3

16 NOTAT TIL PKT 3.b Opsamling på repræsentantskabsmøde 21. maj 2015 DATO 28. maj 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 21. maj 2015 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskab 2014: Godkendt. Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag). Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom: Godkendt med tilføjelse af, at bemyndigelse til salg kun vedrører erhvervsejendomme.. Overdragelse af afdelinger i Hammel til Midtjysk Boligselskab: Godkendt (afhænger af afdelingsmøde 11. juni) Ny procedure for nedsættelse af udvalg m.m.: Godkendt Nyt kommissorium for demokratiudvalget: Godkendt Valg af årets afdeling 2015: Afdeling 67 Hørretløkken. Valgt som formand: Søren Høgsberg blev valgt for to år. Valgt til organisationsbestyrelsen: Anne Tidemand-Dal, Olav Bertelsen og Aske Ryge Holm blev valgt for to år. Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Peter Lykke Nielsen (1. suppleant), Hans-Jørgen Krickhahn (2. suppleant), Dorthe Nielsen (3. suppleant) og Brian Kristensen (4. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m.

17 Kirsten Thomsen, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Robert Wesley Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Som suppleanter valgtes: Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Udvalgene nedsættes fremover efter den beskrevne procedure. Flg. har meldt sig til udvalgene på repræsentantskabsmødet og alle udvalg er således besat: Demokratiudvalg Lise Ryde., afdeling 29 Kalmargade Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Anne Tidemand-Dal, afdeling 25 Reginehøj Olav Wedege Bertelsen, afdeling 9/14/18 Trøjborg Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken IT- og multimedieudvalg Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Henrik Degn Thomsen, afdeling 33 Vestre Ringgade Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Asbjørn Andersen, afdeling 13 Hammershusvej Martin Vad Odgaard, afdeling 25 Reginehøj Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Philip Damkær Mouritsen, afdeling 12/19 Majdalen/Tamperdalsvej Dan Villiom P Christiansen, afdeling 13 Hammershusvej Kommunikationsudvalg Brian Helge Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Helle Margrethe Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Kursusudvalg Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Defeuth Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Heidi Erler, afdeling 73 Virup Skovvej 2/11

18 Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Nielsen, afdeling 16 Hammershusvej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Nybyggeri og renoveringsudvalg Peter Arvid Hjarsen Dahl, afdeling 25 Reginehøj Per H. Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Thomas Hou Mandsfeldt, afdeling 25 Reginehøj Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Kenneth Åkjær Jensen, afdeling 60 Paludan-Müllers Vej Henrik Christian Autzen, afdeling 17 Kongsvang Råderetsudvalg Heidi Wulff Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Redaktionsudvalg Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken Dorthe Nielsen, afdeling 17 Kongsvang Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3/5 Viggo Stuckenbergs Vej/Otto Benzons Vej Søren Bach Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Mogens Carlsen, afdeling 67 Hørretløkken I øvrigt bør følgende punkter overvejes: A. Servicen og ikke mindst AV-udstyret på Scandic Århus Vest er under al kritik. Her bør vi ikke holde arrangementer fremover. Der træffes snarest beslutning om mødested for repræsentantskabsmødet Forslag: Godsbanen, Turbinehallen, Stakladen eller Radisson. B. Forberedelsen og afviklingen af punktet vedr. Hammel bør drøftes nærmere i lyset af repræsentantskabsmødet. C. Indlægget fra Kristian Würtz var fint, men hører bedre hjemme på fx organisationskonference e.l., hvor der er bedre tid, evt. også med andre synspunkter repræsentere INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet. 3/11

19 Bilag: Vedtægter for Boligkontoret Århus Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 4/11

20 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 5/11

21 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. 6/11

22 stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 7/11

23 Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 8/11

24 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. 9/11

25 stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. 10/11